Договор хранения документов с архивной компанией по закону — договор возмездного оказания услуг. Пункт 5 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, разрешает заключать его только с организацией, у которой хранение архивных документов предусмотрено уставом. Работодатель при этом остаётся обязанным: статья 17 125-ФЗ сохраняет за ним сохранность документов по личному составу на все 50 или 75 лет, а статья 62 ТК РФ — выдачу копий бывшему работнику не позднее 3 рабочих дней. Поэтому договор проверяют по двум группам условий: как хранитель бережёт дела и как быстро он отдаёт копии. При ликвидации компании частный хранитель не заменяет государственный или муниципальный архив: туда документы по личному составу передаёт ликвидатор по статье 23 125-ФЗ.
Ниже — сроки хранения по статьям Перечня № 236, которые задают горизонт договора, таблица условий с нормами ГК РФ, порядок передачи дел по описям и акту, требования 152-ФЗ к поручению на обработку персональных данных. Отдельно показано, когда бумажный архив у подрядчика не нужен вовсе. Пошаговая инструкция, цена типовых ошибок, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что работодатель передаёт архивной компании, а что остаётся на нём
Архивной компании переходит физическое хранение дел, но не ответственность перед работником и проверяющими. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организацию обеспечивать сохранность архивных документов, включая документы по личному составу, в течение сроков хранения. Договор с подрядчиком эту обязанность не прекращает: если дело утрачено у хранителя, перед ГИТ, работником и судом отвечает работодатель, а затем предъявляет убытки хранителю по договору.
Право привлечь внешнего хранителя прямо записано в пункте 5 Правил организации хранения архивных документов на сайте Росархива: договор возмездного оказания услуг заключается с организацией, уставными документами которой предусмотрено хранение архивных документов. Отсюда первая проверка до переговоров о цене — запросить устав хранителя и найти в нём этот вид деятельности. Код ОКВЭД в выписке из ЕГРЮЛ полезен как дополнительный ориентир, но Правила ссылаются именно на уставные документы.
Вторая обязанность, которая остаётся на работодателе, — выдача документов. По статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, выдаются безвозмездно не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления. Верховный Суд РФ в определении от 07.12.2020 № 56-КГ20-8-К9 распространил это правило и на бывших работников. Если личное дело лежит у подрядчика, 3 рабочих дня включают запрос в архивную компанию, поиск, изготовление копии и доставку. Единого обязательного срока ответа для коммерческого хранителя закон не устанавливает: его задаёт только договор.
Запросы приходят и от Социального фонда России. Заявление о корректировке сведений о трудовой деятельности СФР рассматривает 10 рабочих дней, а если направляет запрос работодателю или в архив, вправе приостановить рассмотрение не более чем на 3 месяца. Медленная выдача копий у хранителя затягивает назначение пенсии бывшему работнику.
Третья граница — ликвидация. По частям 8 и 10 статьи 23 125-ФЗ при ликвидации негосударственной организации, в том числе при банкротстве, ликвидатор или конкурсный управляющий передаёт документы по личному составу в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора с этим архивом. Договор с коммерческой архивной компанией такую передачу не заменяет, поэтому в нём стоит предусмотреть выдачу всего массива дел ликвидатору.
Сроки хранения кадровых документов, которые задают срок договора
Срок договора считают от самого длинного срока хранения в передаваемом массиве, а не от удобного для подрядчика горизонта в 3-5 лет. По статье 22.1 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Конкретные виды документов распределены по статьям Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и действующего с 18.02.2020.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме на работу и увольнении | 434, п. «а» | 50/75 лет |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках | 434, п. «б» | 5 лет; для работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 435 | 50/75 лет, ЭПК |
| Личные карточки работников, в том числе формы Т-2 | 444 | 50/75 лет, ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников | 445 | 50/75 лет, ЭПК |
| Невостребованные трудовые книжки и другие подлинники личных документов | 449 | до востребования; невостребованные — 50/75 лет |
| Лицевые счета работников, карточки-справки по зарплате | 296 | 50/75 лет, ЭПК |
| Расчётные листки, расчётно-платёжные ведомости | 295 | 6 лет; при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
Из таблицы видно, что в одной коробке оказываются дела со сроками от 3 до 75 лет. Договор, рассчитанный на типовые 5 лет с пролонгацией по согласию сторон, оставляет основной массив без гарантированного хранителя, а графики отпусков и расчётные листки через 3-6 лет нужно выделять к уничтожению по акту, а не оплачивать их хранение дальше. Отметка ЭПК означает, что часть дел экспертная комиссия может отобрать на постоянное хранение. Официальный текст Перечня размещён на странице Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива, сверять номенклатуру дел удобнее по нему, а не по пересказам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не случайно: эти документы нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу, завершённые после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. До передачи дел внешнему хранителю составьте номенклатуру с указанием сроков и статей перечня: по ней и считается срок договора.»
Полезно знать: Перечень № 236 основной для большинства организаций, но отраслевые перечни имеют приоритет для документов, специфичных для отрасли: в здравоохранении, образовании и финансовом секторе действуют свои сроки. Сначала проверяйте отраслевой перечень, затем общий.
Проверка для читателя простая: откройте номенклатуру дел и найдите дело с самым поздним годом окончания хранения. Этот год и есть горизонт, на который договор должен гарантировать хранение или передачу дел другому хранителю.
Какие условия проверить в договоре хранения документов
Правила № 77 называют договор с внешним хранителем договором возмездного оказания услуг, а условия о приёме, возврате, передаче третьим лицам и ответственности за утрату дел удобно строить по главе 47 ГК РФ «Хранение». Профессиональный хранитель по статье 901 ГК РФ отвечает за утрату, недостачу или повреждение принятых документов, если не докажет предусмотренные законом исключения. Но доказать, что именно было принято и в каком состоянии, работодатель сможет только по описям и акту, поэтому каждое условие договора привязано к документу-подтверждению.
| Условие | Что записать в договоре | Норма |
|---|---|---|
| Статус хранителя | Ссылка на устав, где предусмотрено хранение архивных документов; копия устава — приложение к договору | п. 5 Правил № 77 |
| Форма договора | Письменная; приём дел подтверждается подписанным хранителем документом | ст. 887 ГК РФ |
| Предмет | Состав дел по описям; акт приёма-передачи как неотъемлемая часть договора | приложение № 27 к Правилам № 77 |
| Срок хранения | Срок по самым длинным делам массива или порядок передачи дел при прекращении договора | ст. 889 ГК РФ, ст. 22.1 125-ФЗ |
| Возврат дел | Порядок уведомления, срок выдачи массива работодателю или ликвидатору, запрет распоряжаться делами без письменного согласия | ст. 899 ГК РФ, ст. 23 125-ФЗ |
| Условия хранения | Для бумаги в хранилище с кондиционированием 17-19 °C и влажность 50-55%, колебания не более 5 °C и 10% | пп. 88-91 Правил № 77 |
| Передача третьему лицу | Перевод дел на другой склад или к субподрядчику только с письменного согласия работодателя | ст. 895 ГК РФ |
| Выдача копий и справок | Срок исполнения запроса работодателя короче 3 рабочих дней, способ доставки, порядок срочных запросов | ст. 62 ТК РФ |
| Уничтожение | Только по утверждённому работодателем акту о выделении к уничтожению; хранитель сам дела не отбирает | пп. 19, 28-29 Правил № 77 |
| Ответственность | Возмещение убытков за утрату и повреждение дел, порядок их подтверждения: опись, состояние дел при приёме, расходы на восстановление | ст. 901, 902, 393 ГК РФ |
| Оплата | Периоды оплаты и цена хранения после окончания срока договора | ст. 896 ГК РФ |
Срок исполнения запроса хранителем и порядок возврата дел закон за стороны не определяет, их записывают в договор отдельно. Без условия о возврате работает общее правило статьи 899 ГК РФ: по истечении срока поклажедатель обязан немедленно забрать вещь, а если не забрал, хранитель после письменного предупреждения вправе её продать. Для личных дел такой исход невозможен по существу, но спор о том, кто платит за хранение после окончания договора и куда деваются коробки, начнётся именно отсюда.
С ответственностью нюанс другой. При возмездном хранении убытки возмещаются по общим правилам статьи 393 ГК РФ, и отсутствие денежной оценки дел не означает нулевой ответственности. Размер убытков доказывают: состав и состояние дел по описи, расходы на восстановление сведений, последствия утраты. Чем подробнее опись и акт, тем меньше спора о том, что было передано.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Спрашивайте внешнего хранителя не о том, хранит ли он документы, а о том, выгружает ли и выдаёт ли он их. При проверке, при споре или при смене подрядчика вам понадобятся сами документы, а не запись о том, что они где-то лежат. Отдельно уточните, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде вам отдают документы.»
Перед подписанием сверьте проект договора с таблицей построчно. Если строки нет ни в договоре, ни в приложениях, её добавляют протоколом разногласий до передачи первой коробки.
Персональные данные работников при передаче архива подрядчику
Личные дела, лицевые счета и трудовые договоры содержат персональные данные, в том числе сведения о семье, здоровье и доходах. Передавая их архивной компании, работодатель как оператор поручает обработку другому лицу. Часть 3 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует для такого поручения согласия субъекта, если федеральный закон не устанавливает иное, и определяет обязательное содержание поручения: перечень персональных данных, действия с ними, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и меры защиты.
Поэтому к договору хранения прикладывают поручение на обработку персональных данных или включают его разделом в сам договор. Оснований обработки нужно проверить два: есть ли законное основание передать данные хранителю без согласия или согласие требуется, и собрано ли оно у действующих работников. По части 5 статьи 6 152-ФЗ перед работником за действия хранителя отвечает работодатель, а хранитель отвечает перед работодателем.
Цена ошибки здесь выше, чем по архивной статье КоАП. Обработка персональных данных без законного основания по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ стоит юрлицу от 150 000 до 300 000 рублей, обработка без письменного согласия там, где оно обязательно, по части 2 — от 300 000 до 700 000 рублей.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Как только кадровые документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и работникам нужно объяснить, кому именно вы передаёте их данные. Вопрос подрядчику я советую задавать прямо: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Не «данные хранятся защищённо», а список лиц — обычно там не одна компания.»
Тот же набор вопросов мы советуем задавать любому внешнему хранителю кадровых данных, включая оператора КЭДО: где физически хранятся данные, кто получает к ним доступ, есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовое нарушение и у работодателя, и у подрядчика.
Проверочный шаг: найдите в проекте договора раздел о персональных данных и сверьте его с пятью элементами части 3 статьи 6 152-ФЗ. Если хотя бы одного нет, поручение неполное.
Как подготовить кадровые дела к передаче на хранение
Архивная компания принимает дела по описям, а описи составляет работодатель. Пункт 63 Правил № 77 требует составлять описи дел по личному составу отдельно от описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись фиксирует состав и учёт дел, но не заменяет акт приёма-передачи: для него в приложении № 27 к Правилам дана рекомендуемая форма акта приёма-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую их хранение.
Отбор к уничтожению идёт до передачи, а не у подрядчика. Экспертная комиссия организации проводит экспертизу ценности, дела с истёкшим сроком включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожить их можно только после утверждения акта и описей (пункты 19, 28-29 Правил № 77). Мы советуем начинать подготовку с номенклатуры дел, а не с выбора подрядчика: от неё зависят объём массива и срок договора.
Лайфхак: опись документов длительного хранения удобнее строить так, чтобы по ней находились сведения по конкретному работнику, а не только по годам. Через 15-20 лет ищут не «дело за 2019 год», а историю конкретного человека.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как передать кадровые документы архивной компании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте номенклатуру дел сначала с отраслевым перечнем, если он есть для вашей сферы, затем с Перечнем № 236. Проставьте у каждого дела статью перечня и срок хранения.
- Шаг 2. Проведите экспертизу ценности. Дела с истёкшим сроком включите в акт о выделении к уничтожению и утвердите его до передачи массива хранителю.
- Шаг 3. Составьте описи. Дела по личному составу описываются отдельно от дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
- Шаг 4. Проверьте хранителя: устав с видом деятельности по хранению архивных документов, помещение, температурно-влажностный режим 17-19 °C и 50-55% для бумаги в хранилище с кондиционированием.
- Шаг 5. Подпишите договор и поручение на обработку персональных данных с пятью обязательными элементами части 3 статьи 6 152-ФЗ.
- Шаг 6. Передайте дела по акту приёма-передачи по форме приложения № 27 к Правилам № 77, сверив фактическое наличие дел с описями. Экземпляр акта и описей с отметкой хранителя оставьте у себя.
Внимание: если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии с наиболее близким видом документа, решение принимает экспертная комиссия и оно фиксируется в номенклатуре дел.
Когда договор с архивной компанией не нужен: электронный архив кадровых документов
Своё хранилище организация вправе создать сама: пункт 2 статьи 13 125-ФЗ наделяет её правом создавать архив и организовывать хранение документов. Внешний хранитель нужен, когда у работодателя нет помещения с режимом хранения из пунктов 88-91 Правил № 77 или массив бумажных дел слишком велик для офиса. Для документов, которые изначально созданы в электронном виде, бумажный хранитель не нужен вовсе.
Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя хранить электронные кадровые документы в сроки, установленные архивным законодательством, и по заявлению работника предоставлять их или копии не позднее 3 рабочих дней. Для документов, подпадающих под приказ Минтруда № 578н, с 1 марта 2023 года комплект хранения включает файл PDF/A-1A, приложение при наличии, XML-описание, а при усиленной электронной подписи — файл подписи. Требования к составу комплекта опубликованы на странице Минтруда об электронном кадровом документообороте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Поэтому решение о форме принимается один раз, на входе, и с ним вы живёте весь срок хранения.»
После перехода на КЭДО у работодателя складывается смешанная схема: бумажные дела прошлых лет уходят к архивной компании по договору, а документы, подписанные после перехода, хранятся в системе КЭДО весь срок. В интерфейсе Добыто подписанные документы переводятся в раздел «Архив» массовым действием «В архив», а выгружать их приходится в виде комплекта файлов, а не картинки на экране.
Факт: ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» относит к стратегии сохранности читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
По электронной подписи кадровых документов идёт эксперимент: приказ Минтруда России от 17.09.2026 № 423, опубликованный 28 сентября 2026 года, запустил до 15 декабря 2026 года апробацию подписания электронных кадровых документов УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией. Требований к сроку хранения подписанных так документов он не меняет.
Какой вариант хранения выбрать в вашей ситуации
Выбор зависит от того, в какой форме созданы документы и продолжает ли компания работу.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Бумажный архив прошлых лет, помещения с режимом хранения нет | Устав хранителя, описи, акт по приложению № 27, срок выдачи копий короче 3 рабочих дней | Сканирование: скан бумажный подлинник не заменяет |
| Документы создаются и подписываются в КЭДО | Хранение в системе в сроки архивного законодательства, выгрузка комплекта по приказу № 578н, порядок передачи архива при смене оператора | Бумажный хранитель для этих документов: распечатка не заменяет электронный документ |
| Смешанный архив: бумага до перехода, электронные документы после | Два контура хранения и единая номенклатура дел с указанием формы каждого дела | Перевод старых дел в электронный вид |
| Ликвидация или банкротство | Договор ликвидатора с государственным или муниципальным архивом, передача дел по личному составу в упорядоченном состоянии | Продление договора с коммерческим хранителем |
| Небольшой массив и собственное помещение с режимом по пп. 88-91 Правил № 77 | Номенклатура, экспертная комиссия, описи, разграничение доступа | Внешний хранитель |
Если ваша ситуация попадает в две строки сразу, критичные условия обеих строк складываются: смешанный архив ликвидируемой компании передаётся ликвидатором в государственный или муниципальный архив целиком, включая выгрузку электронных документов.
Ошибки при передаче документов на хранение и их цена
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ влечёт для юрлица предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Штраф — наименьшая часть потерь: утраченное дело не восстанавливается, а доказывать факты из него через 15-20 лет придётся работодателю.
- Передача без описей. Делают, чтобы сэкономить недели на подготовке. Без описи нечем подтвердить, что именно принял хранитель, и требование о возмещении убытков по статьям 901-902 ГК РФ теряет основу.
- Уничтожение части дел при передаче без утверждённого акта. Делают, чтобы не платить за хранение лишних коробок. Это нарушение порядка из пунктов 19, 28-29 Правил № 77; если среди уничтоженного окажутся журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте со сроком 45 лет, работодатель не докажет проведение инструктажей при расследовании несчастного случая или профзаболевания.
- Срок договора короче сроков хранения. Договор на 3-5 лет без условия о передаче дел оставляет документы со сроком 50/75 лет без гарантированного хранителя.
- Нет поручения на обработку персональных данных. Риск штрафа по статье 13.11 КоАП РФ: от 150 000 до 300 000 рублей по части 1 и от 300 000 до 700 000 рублей по части 2 для юрлица.
- Распечатка электронных документов для бумажного архива. Бумажная копия не заменяет электронный документ, а оригинал при этом остаётся в системе, которую тоже нужно сохранить.
- Расчёт на коммерческого хранителя при ликвидации. Статья 23 125-ФЗ требует передать документы по личному составу в государственный или муниципальный архив, и договор с частной компанией эту обязанность не закрывает.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто
Добыто не принимает на хранение бумажные дела: цена ниже относится к хранению кадровых документов, созданных и подписанных в КЭДО, и зависит от тарифа и численности сотрудников.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | помесячно |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма определяется численностью сотрудников и набором функций: электронный архив входит в тариф «Бизнес», а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО. Цены приведены на дату публикации.
Выводы
Архивная компания берёт на себя физическое хранение кадровых дел, а обязанность сохранить их на 50 или 75 лет и выдать копию бывшему работнику в течение 3 рабочих дней остаётся на работодателе. Поэтому договор оценивают по уставу хранителя, описям и акту приёма-передачи, сроку исполнения запросов, порядку возврата, запрету передавать дела третьим лицам без согласия и поручению на обработку персональных данных. Отбор к уничтожению проводится до передачи и только по утверждённому акту, а при ликвидации дела по личному составу уходят в государственный или муниципальный архив.
Документы, созданные в электронной форме, хранятся в электронной форме, и для них договор с бумажным архивом не нужен. Добыто ведёт такие документы в КЭДО от подписания до раздела «Архив», поэтому бумажный контур у работодателя со временем ограничивается делами прошлых лет.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Приказ 29н устанавливает сроки хранения кадровых документов?
Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и перечень медицинских противопоказаний. Сроки хранения кадровых документов задают статья 22.1 125-ФЗ и Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а порядок хранения, описи и уничтожение — Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Обязан ли архив выдавать архивные справки бесплатно?
Бесплатность установлена не для любых справок. По части 3 статьи 26 125-ФЗ бесплатно предоставляются архивные справки и копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан: пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций. Копии документов, связанных с работой, работодатель по статье 62 ТК РФ выдаёт безвозмездно не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления, и плату хранителя за поиск дела на работника перекладывать нельзя.
Сколько хранить журналы инструктажей и протоколы обучения по охране труда?
Сроки разные, хотя документы часто лежат в одном деле. По статье 423 Перечня № 236 журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. Протоколы результатов обучения по охране труда (статья 422) и программы, списки, переписка об обучении (статья 421) хранятся 5 лет. Журналы инструктажей при истечении пяти лет не уничтожаются: из них делают выписки при расследовании несчастного случая.
Сколько хранятся документы специальной оценки условий труда?
По статье 407 Перечня № 236 отчёты по СОУТ и документы к ним, включая карты, протоколы и перечни рабочих мест, хранятся по месту проведения 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. В других организациях срок 5 лет. Списки работающих с вредными и опасными условиями труда (статья 414) и документы о расследовании профессиональных заболеваний (статья 419) хранятся 50/75 лет.
Можно ли хранить удостоверения и протоколы по охране труда в электронном виде?
Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся в бумажном виде. Протокол, созданный и подписанный электронной подписью, хранится электронно весь срок, а бумажный протокол — на бумаге: скан не заменяет подлинник. Форму выбирают при создании документа, и для бумажной части такого архива по-прежнему нужен хранитель или собственное помещение.
Влияет ли регион на требования к хранению, например в Москве?
Требования к хранению архивных документов федеральные: Правила № 77 и Перечень № 236 одинаково применяются в Москве и в регионах, включая температуру 17-19 °C и влажность 50-55% для бумаги в хранилище с кондиционированием. Регион влияет на логистику: если хранилище подрядчика расположено далеко от офиса, доставка копии должна укладываться в 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ, и этот срок закладывают в договор.
