Хранение документов по личному составу — обязанность каждого работодателя. Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки Т-2 и личные дела хранятся 50 лет, если дело закрыто после 1 января 2003 года, и 75 лет, если закрыто раньше. Срок считается с 1 января года, следующего за годом закрытия дела. За нарушение правил хранения статья 13.20 КоАП предусматривает штраф от 5 000 до 10 000 рублей для организации. Дороже обходится другое: без документа работодатель не выдаст копию за 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ и ничего не докажет в споре. Бумажный архив держится на номенклатуре дел, описи и экспертной комиссии. Для электронного архива действует статья 22.3 ТК РФ: файл весь срок хранится в электронном виде вместе с подписью, и распечатка его не заменяет.
Здесь есть таблица сроков по основным кадровым документам, порядок сборки личного дела и вопросы, которые нужно задать оператору КЭДО до переноса архива. Отдельно разобраны документы, которых нет в Перечне Росархива № 236, заключения медосмотров по приказу 29н и передача архива при ликвидации компании. Штрафы собраны в таблицу в первом разделе. Пошаговая инструкция, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Штрафы за утрату кадровых документов: кто и сколько платит
Если дело утрачено, санкцию выбирают по тому, какую обязанность нарушил работодатель. Правила хранения архивных документов — это КоАП. Обязанность хранить документы общества по корпоративному закону — другая статья. Если утрата лишила работника права на копию документа — это нарушение трудового законодательства, и его проверяет ГИТ.
| Статья КоАП РФ | За что | Должностное лицо | Организация |
|---|---|---|---|
| 13.20 | Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов. Не применяется в случаях, которые подпадают под статью 13.25 | предупреждение или от 3 000 до 5 000 руб. | предупреждение или от 5 000 до 10 000 руб. |
| 13.25, часть 2 | ООО или унитарное предприятие не исполнило обязанность хранить документы, предусмотренные законодательством | от 2 500 до 5 000 руб. | от 200 000 до 300 000 руб. |
| 5.27, часть 1 | Нарушение трудового законодательства, например невыдача работнику копий документов, связанных с работой | предупреждение или от 1 000 до 5 000 руб. | предупреждение или от 30 000 до 50 000 руб. |
| 5.27, часть 2 | Повторное аналогичное нарушение | от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года | от 50 000 до 70 000 руб. |
Самая крупная сумма в таблице относится к статье 13.25, но она касается документов, которые общество обязано хранить по корпоративному закону. На кадровое дело чаще распространяются статьи 13.20 и 5.27: штраф по ним меньше, но выписать его могут не один раз. Каждый бывший работник, которому вы не выдали копию приказа или справку, — это отдельный эпизод.
Сколько на самом деле стоит утраченное дело
Штраф — только видимая часть расходов. Кадровые документы нужны прежде всего самому человеку, и нужны они через годы после увольнения: чтобы подтвердить стаж, работу во вредных условиях, факт инструктажа. Если документа нет, в споре работодателю нечем обосновать свою позицию, а обязанность доказывать в таких делах лежит на нём.
Факт: протоколы обучения по охране труда хранятся 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет (статья 423 Перечня № 236). Когда расследуют несчастный случай, запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Типовая ситуация: через 15 лет после увольнения бывший работник связывает своё заболевание с условиями труда у вас. Или с человеком, который проработал 20 лет, происходит несчастный случай, и при расследовании поднимают всю историю его инструктажей. Если журнала нет, вы не докажете, что инструктажи проводились, а доказывать придётся именно вам. Отработанный журнал отправляйте в архив, а не в утилизацию.»
Прежде чем что-то уничтожать, сверьте опись архива с номенклатурой дел и отметьте дела, срок хранения которых ещё не истёк.
Сроки хранения кадровых документов: от 3 до 75 лет
Базовые сроки для документов по личному составу задаёт статья 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 75 лет для дел, законченных до 1 января 2003 года, и 50 лет для законченных позже. Отсчёт по статье 21.1 того же закона начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закрыто. Сроки для остальных документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Как хранить, учитывать и уничтожать документы, определяют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Статьи 21.1, 22.1 и 23 действующей редакции можно проверить по тексту закона № 125-ФЗ «Об архивном деле» на портале Правительства России. Часть 4 статьи 22.1 делает оговорку: если перечень архивных документов устанавливает для документа по личному составу другой срок, применяется он.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроки по документам, которые чаще всего теряют при переездах и сменах кадровика:
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу (о приёме, переводе, увольнении), личные карточки Т-2, личные дела | 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года; 75 лет для законченных до этой даты |
| Табели учёта рабочего времени (статья 402 Перечня) | 5 лет; при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| Графики отпусков (статья 453 Перечня) | 3 года |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет |
| Протоколы обучения и проверки знаний по охране труда, программы обучения | 5 лет |
| Списки работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда; документы о расследовании профзаболеваний | 50/75 лет |
| Книги и журналы регистрации несчастных случаев на производстве | 45 лет |
Сроки внутри одной темы расходятся на порядок: протокол обучения по охране труда хранится 5 лет, а журнал инструктажа по той же охране труда — 45 лет. Поэтому уничтожать документы «по годам», целыми коробками, нельзя. Каждое дело проверяется по своей строке номенклатуры.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Документы по личному составу хранятся 50 лет по понятной причине: они нужны не работодателю, а самому работнику, и нужны тогда, когда компании может уже не быть. Протокол проверки знаний подтверждает событие, значение которого через три года уходит, потому что пройдёт следующая проверка. Приказ о приёме или журнал инструктажей подтверждает весь период работы. Когда определяете срок для папки, спросите себя, какой факт этот документ докажет через 20 лет.»
Важный нюанс из практики: Перечень № 236 основной для большинства организаций, но у некоторых отраслей есть собственные перечни, и для отраслевых документов они приоритетнее общего. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании сроки для личных дел студентов и учебных журналов устанавливают ведомственные перечни, в финансовом секторе действуют указания Банка России. Порядок проверки такой: сначала отраслевой перечень, затем Перечень № 236.
Частный случай — приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н о порядке обязательных предварительных и периодических медосмотров. Он описывает, как проводятся осмотры и как оформляются заключения, но срок, в течение которого работодатель хранит эти заключения, в нём не указан. Такой срок определяют так же, как для любого документа, которого нет в перечне.
Полезно знать: если вида документа нет в перечне, хранить его всё равно нужно. Срок подбирают по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия, а выбранный срок и обоснование фиксируются в номенклатуре дел. На проверке вы показываете задокументированное решение.
Откройте свою номенклатуру дел: у каждого дела должна быть ссылка на статью перечня или на решение экспертной комиссии. Если у дела указан только срок без основания, его нужно проверить первым.
Личное дело и приказ о приёме на работу: как собрать и описать дело
ТК РФ не обязывает коммерческую организацию вести личные дела. Если компания их всё-таки ведёт, дело становится документом по личному составу и хранится 50 лет. Личная карточка Т-2 и приказ о приёме на работу хранятся столько же независимо от того, заведено личное дело или нет. Эти три документа проверяют первыми, когда бывший работник просит подтвердить стаж.
Опись внутри личного дела фиксирует, какие листы в нём лежат. Когда уходит кадровик или архив переезжает, по описи проверяют, что из папки ничего не пропало. Без описи пропажу отдельного листа установить невозможно.
Что не нужно класть в личное дело: ИНН, который работник принёс по своей инициативе, и свидетельства о рождении детей. Работодатель не вправе требовать эти документы при приёме, поскольку перечень в статье 65 ТК РФ закрытый. Свидетельства нужны бухгалтерии для налогового вычета, и храниться они должны там, чтобы не превращать личное дело в хранилище лишних персональных данных.
В сервисе Добыто модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы с учётной системой автоматически. Приказ о приёме, созданный в 1С, и его подписанная версия в КЭДО не живут как две независимые копии, которые потом приходится сверять вручную.
Образцы документов для личного дела и кадрового архива
В комплекте документы, которые попадают в дело при приёме, и акты для электронного хранения; начните с описи личного дела, по ней проверяется полнота папки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Как навести порядок в кадровом архиве: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень документов со сроками хранения. Для отраслевых документов он применяется раньше Перечня № 236.
- Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы и действующие приказы, с которыми работают сейчас.
- Шаг 3. Завершённые документы разделите по сроку хранения: до 10 лет (протоколы, приказы, инструкции) и свыше 10 лет (журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, документы по личному составу). От этого деления зависит, где физически будет храниться дело.
- Шаг 4. Внутри каждой группы разложите документы по видам (журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка), а внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Шаг 5. Оформите номенклатуру дел: у каждого дела укажите срок и статью перечня, для документов, которых в перечне нет, — решение экспертной комиссии со сроком, выбранным по аналогии.
- Шаг 6. Составьте опись дел длительного хранения так, чтобы по ней можно было найти сведения о конкретном работнике.
- Шаг 7. Проверьте форму: документ, созданный в электронном виде, хранится электронно, бумажный — на бумаге.
Лайфхак: опись дел длительного хранения удобнее вести по людям, а не по годам. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за 2019 год, а все документы по конкретному человеку, и искать приходится в спешке.
После инструкции у вас должны быть два документа: утверждённая номенклатура дел на текущий год и опись дел, переданных в архив. Если одного из них нет, архив нельзя считать упорядоченным, в том числе для передачи при ликвидации.
Электронный архив кадровых документов: что требует статья 22.3 ТК РФ
Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить хранение электронных кадровых документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Обязанность не меняется от того, где ведётся КЭДО: в собственной информационной системе работодателя или на платформе «Работа в России». Электронный приказ о приёме хранится столько же, сколько бумажный, — 50 лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и заменить файл распечаткой нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан его не заменяет.
Часть документов в электронный вид не переводится: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажей по охране труда, приказы об увольнении. Даже после перехода на КЭДО их архив остаётся бумажным, поэтому номенклатура дел получается смешанной. Для каждого дела в ней указывают не только срок, но и форму хранения.
Состав электронного кадрового документа определяют единые требования Минтруда к составу и форматам документов, связанных с работой (приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н). Комплект включает сам документ в формате XML, его визуальное представление, отдельный файл усиленной электронной подписи, а если документ подписал уполномоченный работник — ещё и машиночитаемую доверенность. Доверенность входит в комплект хранения и хранится столько же, сколько сам документ.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Выбирая систему, спросите, умеет ли она выгружать комплект документа целиком в требуемом формате: документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Хранить и выгружать — это разные функции. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобятся файлы, а не изображение документа в интерфейсе. Проверьте выгрузку на одном подписанном приказе до того, как переносить в систему весь архив.»
Как подпись на документе остаётся проверяемой через десятилетия
Сертификат подписи действует ограниченное время, а приказ о приёме хранится 50 лет. Чтобы подпись в архиве можно было проверить, к ней добавляют метку времени, пока сертификат ещё действует. Когда меняются криптоалгоритмы, поверх старой подписи формируют усовершенствованную. После этого документ передают в архив, и подпись остаётся проверяемой.
Уточните у оператора КЭДО, добавляет ли система метку времени при подписании и как она сохраняет подписи при смене алгоритмов.
Что проверить у оператора КЭДО до переноса архива
В кадровых документах есть персональные данные, в том числе чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Если архив хранится в облаке, к данным получают доступ третьи лица, обычно сразу несколько: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Передача данных третьим лицам по 152-ФЗ должна опираться на согласие работников, и работникам нужно объяснить, кому именно передаются их данные. До подписания договора получите от оператора ответы на четыре вопроса:
- где физически хранятся данные и кто, поимённо по организациям, получает к ним доступ;
- выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность;
- есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам;
- что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде оператор отдаёт документы.
Если доступ ко всему кадровому массиву открыт всей кадровой службе целиком, требование о разграничении доступа нарушено, и такая настройка встречается часто. В Добыто раздел «Документы» разбит на вкладки «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив». Подписанные документы переносятся в архив, в том числе массовым действием «В архив».
Электронный архив как доказательство в трудовом споре
Кейс из практики: работник уволился по заявлению, поданному через КЭДО, а затем оспорил увольнение. У работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и согласие работника. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) отменил решения в пользу работодателя: в материалах дела не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении, решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл. Подпись выдали ему в день подписания заявления об увольнении, сам он пользоваться системой не умел, и за него подписывал другой человек. Все эти обстоятельства зафиксировала информационная система самого работодателя.
Электронный архив хранит не только документы, но и сведения о том, когда и кому выдали подпись и кто её контролировал. Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу, чтобы проверить, что сотрудники действительно умеют работать в системе. Сверьте в своей системе дату выдачи подписи с датой первого подписанного кадрового документа: совпадать они не должны.
Когда электронный архив не подходит
Работники, чья трудовая деятельность началась до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на КЭДО. Их документы ведутся и хранятся на бумаге параллельно с электронными, и так будет, пока они работают в компании. Бумажный архив прошлых лет тоже остаётся бумажным до истечения сроков хранения: по части 8 статьи 75 АПК РФ суд вправе потребовать подлинник, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу. Скан такой запрос не закрывает.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если процесс переведён в электронный вид и работник на это согласился, документы по этому процессу вы на бумаге уже не оформите. Переход меняет способ оформления, запасного бумажного канала не остаётся. Решение о форме принимается один раз, на входе, а кадровые документы хранятся десятилетиями. До перехода выпишите, какие процессы вы переводите и сколько работников останутся на бумаге.»
Копии документов и архивные справки: 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ
По письменному заявлению работника работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой: приказов о приёме, переводе, увольнении, справок о заработной плате и периоде работы. Статья 62 ТК РФ даёт на это не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Копии заверяются надлежащим образом и выдаются бесплатно. Для электронных документов статья 22.3 ТК РФ устанавливает тот же срок, 3 рабочих дня, а способ получения выбирает работник, указывая его в заявлении.
Чаще всего работодатель нарушает трёхдневный срок из-за утраченного или ненайденного дела. За 3 рабочих дня бумажный архив без описи не всегда удаётся даже открыть, и отказ в выдаче копии квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП. Проверьте, можно ли по вашей описи найти любой приказ по личному составу за 3 рабочих дня. Если нельзя, опись нужно пересобрать по фамилиям работников.
Ликвидация и реорганизация: куда передать документы по личному составу
При ликвидации негосударственной организации, в том числе через банкротство, документы по личному составу и архивные документы с неистёкшими сроками хранения передаются в государственный или муниципальный архив. Это пункт 10 статьи 23 закона № 125-ФЗ. Передаёт их ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий по договору с архивом, и документы должны быть в упорядоченном состоянии. Упорядочение организует тот же ликвидатор.
При реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения определяют учредители или орган, уполномоченный учредительными документами (пункт 9 той же статьи). Для организаций в Москве действует тот же порядок, что и в других регионах: договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом и передача упорядоченных дел. Архив, где нет номенклатуры и описей, придётся приводить в порядок за счёт ликвидируемой компании, прежде чем архив его примет.
Если ликвидация или реорганизация уже запланирована, сначала закройте номенклатуру и описи. Для электронной части архива проверьте, что комплекты документов выгружаются из системы целиком.
Стоимость электронного архива кадровых документов на 2026 год
Стоимость зависит от тарифа и численности сотрудников. Электронный архив и УКЭП входят в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовая оплата |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма зависит от тарифа и числа подключённых сотрудников. Если тариф повышается, разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия по каждому тарифу приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Сам аккаунт подключается быстро, а сбор согласий работников и подготовка ЛНА занимают больше времени, и насколько больше, зависит от численности.
Выводы
От штрафа за утраченное дело защищает порядок в архиве, заведённый заранее: номенклатура со ссылками на статьи перечня, опись, по которой документ находится за 3 рабочих дня, и экспертная комиссия, чьи решения оформлены письменно. Документы по личному составу живут 50 или 75 лет, дольше самой компании, поэтому при ликвидации их передают в государственный или муниципальный архив. Электронный архив подчиняется тем же срокам, но сохраняет юридическую силу, только если файл, подпись и доверенность хранятся вместе и выгружаются одним комплектом.
Добыто ведёт кадровые документы от подписания до электронного архива: разграничивает доступ, связывает документы с 1С:ЗУП и сохраняет полный комплект подписанного документа для проверки или спора.
Ответы на частые вопросы о хранении кадровых документов
Можно ли уничтожить кадровые документы сразу после истечения срока хранения?
Сразу нельзя. Сначала экспертная комиссия организации проверяет дела с истёкшими сроками. Затем отбор оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который утверждает руководитель по Правилам, утверждённым приказом Росархива № 77. Если организация входит в список источников комплектования государственного или муниципального архива, по части 3 статьи 22.1 закона № 125-ФЗ её документы по личному составу после 50 или 75 лет проходят экспертизу ценности, и часть из них может перейти на постоянное хранение.
Где бывшему работнику получить архивную справку, если компания ликвидирована?
Документы по личному составу ликвидированной организации ликвидатор или конкурсный управляющий передаёт в государственный или муниципальный архив по договору (пункт 10 статьи 23 закона № 125-ФЗ). Справку о стаже или заработке выдаёт этот архив. Чтобы узнать, в какой архив ушли документы, обращаются в архивный орган региона, где была зарегистрирована организация.
Кто отвечает за сохранность документов, если архив хранится у оператора КЭДО?
Работодатель. Статья 22.3 ТК РФ возлагает обязанность хранить электронные документы весь архивный срок на него, где бы ни работала система. Сервис обрабатывает персональные данные по поручению работодателя, который остаётся оператором по 152-ФЗ. Поэтому в договоре с сервисом должно быть прописано, в каком виде и в какой срок документы вернутся к работодателю, если договор расторгнут.
Можно ли выдать работнику распечатку электронного приказа вместо копии?
Распечатка электронного документа — это копия, а не оригинал. Юридическое значение она получает после заверения: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии. Если работник просил документ в электронном виде, работодатель направляет файл тем способом, который указан в заявлении, в течение 3 рабочих дней.
Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда, если его нет в Перечне № 236?
Прямого срока для журналов учёта и выдачи инструкций в Перечне нет. Срок определяют по аналогии: берут либо срок, установленный для самих инструкций по охране труда, либо срок журналов инструктажа (45 лет), в зависимости от того, что ближе по содержанию. Выбор утверждает экспертная комиссия, а обоснование записывается в номенклатуру дел.
