Организация документов в делопроизводстве кадровой службы сводится к трём решениям: какие документы компания обязана вести, сколько лет хранить каждый вид и в какой форме. Сроки задаёт Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные карточки и личные дела хранятся 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних дел, а приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Номенклатуру дел, экспертизу ценности и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Форму хранения определяет форма создания: подписанный на бумаге документ хранится на бумаге, электронный документ с электронной подписью — в электронном архиве.
Материал помогает провести ревизию кадровых папок: отделить обязательные документы от лишних, свести сроки в номенклатуру дел, не уничтожить журналы и приказы, которые понадобятся бывшему работнику через десятилетия, и перевести новые документы в КЭДО без спорных подписаний. Сводная таблица сроков по статьям Перечня идёт в начале. Пошаговый план ревизии, образцы описи личного дела и приказа о приёме, штрафы за нарушение правил хранения, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы об архивных справках — во второй половине статьи.
Какие кадровые документы обязательны, а какие компания заводит по своему решению
Ревизию начинают с разбора содержимого папок на три группы, потому что у каждой группы свой правовой режим. Первая группа — документы, которые требует закон: трудовые договоры и соглашения к ним, приказы по личному составу, правила внутреннего трудового распорядка и другие ЛНА, трудовые книжки работников, которые их сохранили, и журнал учёта их движения. Форму и порядок ведения трудовых книжек сейчас утверждает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Вторая группа — документы, которые организация заводит по собственному локальному акту. Сюда относится личное дело. Статья 445 Перечня оставляет состав личных дел работников, кроме государственных служащих, на усмотрение ЛНА организации, поэтому личное дело не является универсально обязательным для каждого коммерческого работодателя. Если компания решила его вести, состав дела закрепляется в локальном акте и затем соблюдается одинаково для всех работников.
Третья группа — то, чего в кадровых папках быть не должно. Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый. ИНН и свидетельства о рождении детей работодатель требовать не вправе: работник приносит их сам, если хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии, и такие документы хранятся в бухгалтерии, а не в личном деле. Отсутствие ИНН не мешает сдаче отчётности: налоговая не вправе отказать в приёме отчёта, где ИНН физического лица не указан.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме могут расширить только федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. На практике в папках находятся справки о доходах с прошлого места работы и характеристики, которые запросила служба безопасности без законного основания. При ревизии проверьте каждую такую бумагу на основание: если его нет, документ в личном деле храниться не должен.»
Важный нюанс из практики: при ревизии старых папок часто находятся инструкции и памятки с устаревшими формами. Типичный пример — ссылка на форму СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в Социальный фонд России в составе единой формы ЕФС-1. В практике Добыто сроки, названия форм и реквизиты мы берём только из действующей редакции нормативного акта, а из обзоров и видеозаписей — лишь общую логику процедуры. Если в одной внутренней инструкции устарела одна деталь, проверять приходится весь документ.
Результат этого шага — список документов с пометкой по каждому виду: обязателен по закону, введён ЛНА или хранится без основания. С этим списком переходят к срокам.
Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236: сводная таблица
Срок хранения привязан к виду документа и к статье Перечня, а не к папке, в которой документ лежит. Ниже собраны статьи, которые чаще всего нужны при ревизии кадрового архива.
| Документ | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | ст. 434 Перечня | 50/75 лет, ЭПК |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, о командировках | ст. 434 Перечня | 5 лет; для работников с вредными и опасными условиями труда 50/75 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | ст. 434 Перечня | 3 года |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | ст. 435 Перечня | 50/75 лет, ЭПК |
| Личные карточки работников | ст. 444 Перечня | 50/75 лет, ЭПК |
| Личные дела | ст. 445 Перечня | 50/75 лет, ЭПК |
| Графики отпусков | ст. 453 Перечня | 3 года |
| Журналы и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей | ст. 463 Перечня | 50/75 лет |
| Трудовые книжки, не востребованные при увольнении | п. 43 Порядка, утв. приказом № 320н | до востребования |
| Штатные расписания и изменения к ним | ст. 40 Перечня | по месту утверждения постоянно; для организаций, не являющихся источником комплектования госархива, — до ликвидации |
| Положения и инструкции об обработке персональных данных | ст. 440 Перечня | по месту утверждения постоянно; в других организациях 3 года после замены новыми |
| Согласия на обработку персональных данных | ст. 441 Перечня | 3 года после истечения срока действия или отзыва, если иной срок не установлен законом или договором |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте по охране труда | ст. 423 Перечня | 45 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | ст. 422 Перечня | 5 лет |
Из таблицы видно, что одна папка «Приказы по кадрам» объединяет документы с тремя разными сроками: 50/75 лет, 5 лет и 3 года. Если приказы о приёме и о взысканиях подшиты в одно дело, через 3 года его нельзя уничтожить целиком, а через 50 лет в архиве окажутся приказы, срок которых давно истёк. Поэтому приказы по личному составу разводят по отдельным делам номенклатуры в соответствии со сроком хранения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отметка 50/75 лет читается так: 75 лет хранятся документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — законченные после этой даты. Отметка ЭПК означает, что по итогам экспертизы ценности часть документов может быть отобрана на постоянное хранение; срок временного хранения она не отменяет. Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Действующую редакцию и полный текст можно сверить по тексту Перечня № 236 на официальном сайте Росархива: Перечень зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020.
Внимание: статья 423 Перечня разделена на два подпункта. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет. Закончившийся журнал инструктажей уходит в архив, а не в утиль.
Отраслевой перечень и документы, которых нет в Перечне
Перечень № 236 — основной для большинства организаций, но для здравоохранения, образования и финансового сектора действуют отраслевые перечни, и для специфичных документов они имеют приоритет над общим. Порядок сверки обратный привычному: сначала проверяют, есть ли отраслевой перечень, и только потом ищут строку в Перечне № 236.
Если вида документа нет ни в одном перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким по содержанию видом документа, решение принимает экспертная комиссия, и его фиксируют в номенклатуре дел.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка обычно возникает в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не зная, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Второй источник ошибок — документы, которых в перечне нет. Для них я определяю срок по аналогии и обязательно записываю обоснование: при проверке вы показываете документированное решение экспертной комиссии, а не догадку.»
Личное дело и личная карточка Т-2: что в них хранить и как проверить комплектность
Личная карточка и личное дело хранятся одинаково долго — 50/75 лет по статьям 444 и 445 Перечня, но правовой режим у них разный. Личную карточку ведут по форме Т-2 или по форме, утверждённой в организации, и в ней фиксируют движение работника: приём, переводы, отпуска, увольнение. Личное дело — это папка, состав которой определяет ЛНА организации, поэтому проверять его комплектность можно только по собственному локальному акту компании.
Если ЛНА о составе личного дела нет, ревизию начинают с его утверждения. Без такого акта у кадровой службы нет критерия, по которому одно дело признаётся полным, а другое нет, и в папках разных работников оказываются разные наборы документов. Второй инструмент — опись документов личного дела: она вкладывается в начало папки, в ней перечисляются документы с датами и количеством листов, и по ней видно, что было подшито и что изъято.
При ревизии личных дел отдельно проверяют документы с собственным сроком хранения. Согласие на обработку персональных данных хранится 3 года после истечения срока его действия или отзыва (статья 441 Перечня), то есть срок считается от события, связанного с согласием, а не от увольнения. Копии документов, которые работник предъявлял при приёме, подшиваются только в том объёме, который прямо предусмотрен ЛНА.
Результат этого шага — утверждённый состав личного дела, опись в каждой папке и список дел, в которых не хватает документов или лежат лишние.
Соберите согласие на обработку персональных данных для личного дела
Конструктор формирует файл .docx с целями обработки, сроком действия согласия и оговоркой об отзыве по 152-ФЗ; дату согласия и срок его действия затем удобно перенести в опись личного дела.
Номенклатура дел по Правилам № 77: как разложить кадровые документы по делам
Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года (пункт 11 Правил, утверждённых приказом Росархива № 77). Проект согласуют с экспертной комиссией организации (ЭК) или центральной экспертной комиссией (ЦЭК), утверждает его руководитель или уполномоченное лицо. В номенклатуре по каждому делу указывают заголовок, срок хранения и статью перечня, на которой срок основан, а для документов, которых в перечне нет, — решение ЭК о сроке по аналогии.
Порядок утверждения и срок хранения части документов зависят от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.
| Ситуация организации | Номенклатура дел | Штатное расписание |
|---|---|---|
| Источник комплектования госархива | согласование с ЭК или ЦЭК, утверждение руководителем, представление на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архива 1 раз в 5 лет | постоянно по месту утверждения |
| Не является источником комплектования | утверждается организацией самостоятельно | до ликвидации организации |
| Ликвидация организации | документы по личному составу передаются на архивное хранение по статье 23 125-ФЗ | срок «до ликвидации» для организаций, не являющихся источником комплектования, на этом заканчивается |
Для большинства коммерческих компаний работает вторая строка: номенклатуру они утверждают сами, но сроки в ней всё равно берут из Перечня № 236 или отраслевого перечня. Самостоятельное утверждение не даёт права сократить срок, установленный перечнем.
Бумажное дело формируется объёмом не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см (пункт 51 Правил № 77). Если дело по приказам о приёме за год больше, его делят на тома, а не подшивают туда же приказы о взысканиях, срок которых 3 года.
Как навести порядок в кадровом архиве: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие приказы и ЛНА, дела работающих сотрудников; с ними продолжают работать в кадровой службе.
- Шаг 2. Для каждого вида завершённых документов найдите статью отраслевого перечня, а если его нет — Перечня № 236. Для документов без статьи вынесите вопрос о сроке по аналогии на экспертную комиссию.
- Шаг 3. Разделите завершённые документы по порогу 10 лет. До 10 лет — протоколы, приказы с краткими сроками, инструкции; свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, документы по личному составу со сроком 50/75 лет.
- Шаг 4. Внутри каждой категории рассортируйте документы по видам (журналы, протоколы, акты, ЛНА, переписка), а внутри вида — по годам от старых к новым.
- Шаг 5. Сформируйте дела: один вид документа и один срок хранения в деле, не более 250 листов и корешок не толще 4 см.
- Шаг 6. Составьте номенклатуру дел на следующий год с заголовками, сроками и статьями перечня, согласуйте её с экспертной комиссией и утвердите у руководителя до 1 января.
- Шаг 7. Для документов длительного хранения составьте опись, по которой можно найти сведения по конкретному работнику.
- Шаг 8. Документы с истёкшим сроком не уничтожайте до экспертизы ценности и оформления акта о выделении документов к уничтожению.
Лайфхак: опись документов длительного хранения удобнее вести не по годам, а по людям. При несчастном случае или профессиональном заболевании ищут не «журнал за 2019 год», а историю конкретного работника: выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Порог в 10 лет определяет физическое место хранения: документы до 10 лет остаются рядом с кадровой службой, ими пользуются, а документы свыше 10 лет уходят в архив организации. После восьмого шага у компании есть утверждённая номенклатура, дела, сформированные по срокам, и опись для поиска по работнику.
Образцы документов для ревизии личных дел и кадрового архива
Комплект закрывает оформление и учёт документов по личному составу; первой смотрите опись документов личного дела — с неё начинается проверка каждой папки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
Бумажный оригинал, скан и электронный документ: в какой форме хранить
Документ хранится в той форме, в которой он создан. Приказ или протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка не заменяет файл. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет оригинал. Решение о форме принимается один раз, при создании документа, и дальше компания живёт с ним весь срок хранения: для журнала инструктажей это 45 лет, для приказа о приёме — 50 лет.
Скан бумажного документа — это электронный образ, а не электронный документ. Пленум Верховного Суда РФ разграничил эти понятия в постановлении от 26.12.2017 № 57: электронный образ — электронная копия документа, изготовленного на бумаге, электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме. Проверить, что перед вами, можно по самому файлу: если в нём видно изображение собственноручной подписи, это образ; если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, это электронный документ. Поэтому отсканировать кадровый архив и уничтожить бумагу нельзя: бумажные оригиналы продолжают храниться весь срок по Перечню.
Для кадрового электронного документооборота статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге четыре вида документов: трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Составы и форматы электронных кадровых документов, которые оформляются без бумажного дубликата, установлены приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Часть 12 статьи 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных архивным законодательством, то есть по тем же статьям Перечня № 236, что и для бумаги.
Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести и в электронном, и в бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. При переводе охраны труда в электронную форму это разграничение часто упускают.
Электронная форма не отменяет права суда потребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, и готовиться к этому нужно заранее, а не в процессе. Прежде чем отказываться от бумажного архива, составьте список документов, которые у вас существуют только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Как сохранить проверяемость электронной подписи на весь срок хранения
Сертификат ключа электронной подписи действует ограниченное время, а приказ о приёме в электронном виде хранится 50 лет. Проверяемость подписи на таком горизонте сохраняют последовательностью действий: документ подписывают при действующем сертификате, добавляют метку времени, при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней и передают документ в архив в таком виде. В сервисе Добыто подписанный документ по маршруту согласования уходит в электронный архив, рассчитанный на хранение до 50 лет, и кадровой службе не нужно отдельно собирать файлы подписей.
Перед переводом архива в электронную форму проверьте у поставщика системы, в каком формате хранится подпись и как документ выгружается для суда или ГИТ вместе с подписью.
Экспертиза ценности, уничтожение и ликвидация: как не потерять документы по личному составу
Истечение срока хранения само по себе не даёт права выбросить дело. Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия организации, и уничтожать документы до экспертизы, до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу запрещено (пункты 14 и 17 Правил № 77). Отобранные к уничтожению дела вносят в акт о выделении документов к уничтожению (пункт 16), и только после его утверждения документы физически уничтожают.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок в 50 лет для документов по личному составу выбран не случайно: они нужны не работодателю, а самому человеку, и нужны тогда, когда компании может уже не существовать. Через 15 лет после увольнения бывший работник может связать заболевание с условиями труда, и без журнала инструктажей вы не докажете, что инструктажи проводились. Доказывать это придётся работодателю, поэтому дела длительного хранения отбирайте к уничтожению только по акту экспертной комиссии.»
При ликвидации организации документы по личному составу передаются на архивное хранение в порядке статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Какой именно архив примет документы, зависит от места хранения и передачи архива конкретной компании. Пока работодатель действует, бывший или действующий работник получает копии документов, связанных с работой, по письменному заявлению: статья 62 ТК РФ обязывает выдать их безвозмездно и не позднее 3 рабочих дней. Отдельного общего срока для выдачи коммерческим работодателем именно архивной справки ТК РФ не устанавливает.
Государственные архивы переходят на удалённый доступ. Постановление Правительства РФ от 30.06.2025 № 981 создало государственную информационную систему удалённого использования архивных документов (ГИС УИАД) для поиска архивной информации и просмотра электронных копий через интернет; в общем порядке оно действует с 10 июля 2025 года. По отчёту Росархива, к 31 декабря 2025 года в системе было доступно более 14 млн электронных образов документов. Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 473 перенесло вступление в силу пунктов 17, 35 и 36 Положения о ГИС УИАД с 1 января 2027 года на 1 января 2028 года. Для работодателя это не меняет обязанностей: собственный кадровый архив компания ведёт и хранит сама до передачи на архивное хранение.
Во что обходится нарушение правил хранения
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов квалифицируется по статье 13.20 КоАП РФ: в редакции, действующей с 1 сентября 2026 года, это предупреждение или штраф от 3 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц. Нарушение трудового законодательства, если оно не подпадает под специальные составы, наказывается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц. Конкретный состав определяется по той части статьи, которая описывает допущенное нарушение.
Штраф — меньшая часть цены ошибки. Уничтоженный раньше срока журнал вводного инструктажа не восстанавливается, и при расследовании несчастного случая или профессионального заболевания работодатель лишается доказательства проведения инструктажей за весь период работы человека. Перед отправкой любого дела в утиль сверьте его заголовок с номенклатурой и статьёй перечня.
Перевод новых кадровых документов в КЭДО после ревизии
Ревизия бумажного архива и переход на КЭДО решают разные задачи: первая упорядочивает то, что уже создано, второй меняет форму документов, которые будут созданы дальше. Архив прошлых лет остаётся бумажным весь срок хранения, а электронными становятся документы, оформленные после запуска системы. Внедрение идёт в пять этапов: принять локальный акт и издать приказ, выбрать систему и виды электронной подписи, получить письменное согласие работников по статье 22.2 ТК РФ, запустить пилотную группу и затем перевести весь штат с интеграцией учётной системы и электронным архивом.
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней проверяют, что работники действительно способны подписывать документы в системе, а не только расписались в журнале ознакомления.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре инстанции. У работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания, и районный суд в 2022 году работнику отказал. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решение отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, что зафиксировала система работодателя.
По итогам такой практики мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Проверьте у себя три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте такой порядок не описан, спор можно проиграть при технически исправной подписи.»
Как движется кадровый документ до электронного архива
В КЭДО кадровик загружает или создаёт документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона, после чего документ уходит в электронный архив. Место хранения каждого документа определяется при создании, а не при ежегодной ревизии папок.
Когда КЭДО не решает задачу порядка в документах
- Бумажный архив прошлых лет: сканирование не превращает его в электронные документы, оригиналы хранятся до конца сроков по Перечню.
- Трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда: статья 22.1 ТК РФ оставляет их на бумаге.
- Работники, которые не дали согласия там, где его требует статья 22.2 ТК РФ: с ними документооборот остаётся бумажным.
- Отсутствие номенклатуры дел и ЛНА о составе личного дела: система переносит в электронную форму тот порядок, который в компании уже есть, и без утверждённых сроков хранения электронный архив так же нуждается в ревизии.
Стоимость КЭДО с электронным архивом для кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | годовая оплата |
| Интеграция с 1С: готовый модуль для 1С:ЗУП в тарифе «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для задачи хранения кадровых документов со сроком 50/75 лет ориентир — этот тариф и выше. УКЭП для сотрудников получают через партнёров-удостоверяющие центры, а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по численности и функциям собраны на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Порядок в кадровых бумагах держится на трёх опорах: понятном составе документов, где лишнее убрано, а обязательное на месте; номенклатуре дел, в которой каждый вид документа привязан к статье перечня и своему сроку; и неизменной форме хранения, выбранной при создании документа. Уничтожение возможно только через экспертизу ценности и акт, а документы по личному составу компания обязана сохранить на десятилетия вперёд, в том числе на случай собственной ликвидации.
Добыто переводит новые кадровые документы в электронную форму с подписью, маршрутом согласования и электронным архивом, а ревизия бумажного архива по номенклатуре готовит компанию к такому переходу без спорных подписаний.
Частые вопросы
Как бывшему работнику получить архивную справку, если компания ликвидирована?
При ликвидации организации документы по личному составу передаются на архивное хранение по статье 23 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Запрос направляют в архив, куда переданы документы конкретной компании; определить его помогают сведения о месте хранения архива ликвидированной организации. Пока работодатель действует, копии документов, связанных с работой, он обязан выдать по письменному заявлению бесплатно и не позднее 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ.
Приказ 29н относится к кадровым документам и трудовым книжкам?
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников. Форму и порядок ведения трудовых книжек утверждает другой акт — приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Перечни вредных и опасных факторов и работ, при которых проводятся обязательные медосмотры, по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — до замены новыми (статья 411 Перечня № 236).
Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда, если его нет в Перечне?
Прямой статьи для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда в Перечне № 236 нет, поэтому срок определяют по аналогии. Ориентируются либо на срок, установленный для самих инструкций по охране труда, либо на срок журналов инструктажей — 45 лет по статье 423, в зависимости от содержания журнала. Решение принимает экспертная комиссия, обоснование фиксируют в номенклатуре дел.
Как рассчитать срок хранения личного дела работника, принятого в 1999 году и уволенного в 2010 году?
Граница 50/75 лет определяется датой окончания делопроизводства по делу, а не датой приёма. Дело закрыто в 2010 году, то есть после 1 января 2003 года, поэтому срок — 50 лет по статье 445 Перечня. Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства, то есть с 1 января 2011 года.
Сколько хранятся документы специальной оценки условий труда?
Отчёты по СОУТ и документы к ним — протоколы, заключения, карты, перечни рабочих мест, декларации соответствия — по месту проведения хранятся 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет. В других организациях срок — 5 лет (статья 407 Перечня № 236). Списки работающих с вредными и опасными условиями труда хранятся 50/75 лет по статье 414.
Распечатка электронного кадрового документа считается оригиналом для суда?
Нет. Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Суд при этом вправе потребовать оригинал, а электронный документ признаётся письменным доказательством по части 3 статьи 75 АПК РФ и статье 71 ГПК РФ.
