Хранение первичных документов регулируют сразу три акта. 402-ФЗ требует хранить первичку не менее 5 лет после отчётного года. 125-ФЗ устанавливает для документов по личному составу 50 лет, а если дело закрыто до 1 января 2003 года, 75 лет. По приказу Росархива № 236 приказ о приёме на работу, трудовой договор, личная карточка и лицевые счета работников хранятся 50/75 лет, табели и приказы о ежегодных отпусках — 5 лет, графики отпусков — 3 года. Для электронных документов сроки те же: статья 22.3 ТК РФ отсылает к законодательству об архивном деле. Срок табеля и приказа об отпуске зависит от условий труда: у обычного работника 5 лет, при вредных или опасных условиях — 50/75 лет.
Материал поможет составить номенклатуру дел без пересечений между бухгалтерией и кадровой службой, найти зарплатные документы, которые нельзя уничтожать вместе с первичкой, и проверить, что электронный архив отдаёт файлы с подписью. Работнику он подскажет, где получить архивную справку, если работодатель ликвидирован. Таблица сроков по статьям перечня — в первом разделе. Пошаговый порядок организации архива, штрафы по статьям 13.20 и 15.11 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Сроки хранения первичных и кадровых документов по 402-ФЗ, 125-ФЗ и приказу № 236
Базовый срок для бухгалтерии задаёт часть 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерская отчётность хранятся в сроки, установленные по правилам государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчётного года. Для кадровых документов основа — статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Сроки по конкретным видам документов перечислены в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В перечне такой срок записан как «50/75 лет».
Таблица собрана по статьям перечня № 236 и 402-ФЗ для документов, которые чаще всего попадают одновременно в бухгалтерию и в кадровую службу.
| Документ | Срок хранения | Основание | Оговорка |
|---|---|---|---|
| Первичные учётные документы, кассовые и банковские документы, регистры, бухгалтерская отчётность | не менее 5 лет после отчётного года | ст. 29 402-ФЗ, ст. 277 перечня | 5 лет — при условии проведения проверки; при спорах и разногласиях документы сохраняются дольше |
| Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате | 50/75 лет, ЭПК | ст. 296 перечня | зарплатный документ с кадровым сроком |
| Табели (графики), журналы учёта рабочего времени | 5 лет | ст. 402 перечня | при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Приказы о приёме, переводе, совместительстве, увольнении, оплате труда и документы к ним | 50/75 лет | ст. 434 «а» перечня | сюда же относятся заявления и докладные к приказам |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, о командировках | 5 лет | ст. 434 «б», «г» перечня | для работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ст. 434 «д» перечня | — |
| Трудовые договоры и соглашения об их изменении, расторжении | 50/75 лет, ЭПК | ст. 435 перечня | — |
| Личные карточки работников | 50/75 лет, ЭПК | ст. 444 перечня | — |
| Личные дела руководителей и работников | 50/75 лет, ЭПК | ст. 445 перечня | — |
| Графики отпусков | 3 года | ст. 453 перечня | — |
| Книги и журналы учёта приёма, перевода, увольнения, движения трудовых книжек и вкладышей | 50/75 лет | ст. 463 перечня | касается и баз данных учёта |
| Договоры ГПХ с физическими лицами, акты сдачи-приёмки работ и услуг | 50/75 лет | ст. 301 перечня | акт по ГПХ — первичный документ, но хранится как кадровый |
| Номенклатура дел организации | постоянно | ст. 157 перечня | номенклатура структурного подразделения — 3 года |
Из 13 строк таблицы 5-летний срок имеют только первичка, табели и приказы об отпусках и командировках, причём у двух последних он удлиняется до 50/75 лет при вредных условиях труда. Отметка ЭПК означает, что часть таких дел может быть отобрана на постоянное хранение по решению экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, поэтому уничтожать их без экспертизы ценности нельзя.
Как считать срок и когда 5 лет превращаются в 50/75 лет
По 402-ФЗ срок хранения первички отсчитывается с 1 января года, следующего за отчётным. Авансовый отчёт за март 2026 года можно уничтожить не раньше 1 января 2032 года, и только если по этому периоду нет налоговой проверки или спора. Кадровые дела считаются от года, в котором дело закрыто: личное дело работника, уволенного в 2026 году, хранится 50 лет с начала следующего года.
Формулировка статьи 29 402-ФЗ «не менее пяти лет» — это нижняя граница, а не единый срок для всей бухгалтерии. Если перечень № 236 даёт документу более длинный срок, действует он. Лицевые счета работников формально относятся к бухгалтерским регистрам, но хранятся 50/75 лет. Акт сдачи-приёмки по договору ГПХ с физическим лицом бухгалтерия проводит как первичный документ, а срок у него тот же, что у личной карточки. Проверьте свою номенклатуру дел: у каждого дела бухгалтерии должна стоять ссылка на статью перечня, а не общая отметка «5 лет».
Где бухгалтерская первичка пересекается с кадровым архивом
Зарплатные документы образуются в бухгалтерии, но значительная их часть подтверждает трудовой стаж и заработок работника, поэтому попадает под кадровые сроки. Табель учёта рабочего времени одновременно служит первичным документом для начисления зарплаты и кадровым документом о режиме работы. Лицевой счёт и карточка-справка по заработной плате через десятилетия становятся основанием для архивной справки о зарплате, которую бывший работник запрашивает для назначения пенсии.
На практике пересечение приводит к одной и той же ошибке: бухгалтерия раз в год отбирает к уничтожению всё, что старше 5 лет, и в эту партию попадают лицевые счета, табели работников вредных производств и акты по ГПХ с физическими лицами. Восстановить такие документы нельзя, а подтвердить заработок бывшего работника становится нечем. Цена ошибки складывается из штрафа по статье 13.20 КоАП за нарушение правил хранения архивных документов и из запросов бывших работников, на которые организация не сможет ответить архивной справкой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Граница проходит не по отделу, который создал документ, а по статье перечня № 236. Если табель, расчётная ведомость и лицевой счёт хранятся в одной папке бухгалтерии, у них три разных срока. Поэтому в номенклатуре их разносят по отдельным делам: иначе при отборе к уничтожению придётся разбирать каждую папку вручную.
Второй источник путаницы — документы, которые работник приносит по своей инициативе. ИНН при приёме требовать нельзя, отсутствие его не мешает отчётности, но работник вправе его принести. Свидетельства о рождении детей работник передаёт, чтобы получить стандартный налоговый вычет или дополнительные гарантии, и это документ для вычета, а не для приёма.
Полезно знать: копии свидетельств о рождении детей хранятся в бухгалтерии вместе с документами на вычет, а не в личном деле. Личное дело комплектуется документами, связанными с трудовыми отношениями.
Сверьте состав личных дел с этим правилом: документы на вычет, оставшиеся в личном деле, получат срок 50/75 лет вместо срока бухгалтерского документа и увеличат объём персональных данных, за доступ к которым отвечает кадровая служба.
Личное дело и приказ о приёме на работу: состав и сроки в кадровом архиве
Приказ о приёме на работу по форме Т-1 вместе с заявлением работника хранится 50/75 лет по статье 434 «а» перечня № 236, трудовой договор — по статье 435, личная карточка Т-2 — по статье 444, личное дело — по статье 445. Все четыре документа закрываются одним сроком, но формируются в разные дела: приказы по личному составу подшиваются в дело приказов за год, а договор, карточка и копии документов работника — в личное дело или в отдельные дела по номенклатуре. Для государственных и муниципальных служащих личное дело обязательно, коммерческая организация ведёт личные дела по своему решению и закрепляет состав в ЛНА.
Наполнение личного дела ограничено статьёй 65 ТК РФ. Перечень документов при приёме закрытый: расширить его могут федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент. Копия справки о доходах с прошлого места работы или характеристика, запрошенные сверх перечня, не должны оказываться в личном деле: законного основания для их сбора нет, а хранить их придётся 50/75 лет вместе с остальными документами.
После оформления приёма появляются ещё два архивных следа. Запись о приёме вносится в трудовую книжку или её электронный аналог, а выдача и приём трудовых книжек регистрируются в журнале учёта движения трудовых книжек и вкладышей: он хранится 50/75 лет по статье 463 перечня, в том числе если ведётся как база данных. Сведения о приёме уходят в Социальный фонд России в составе ЕФС-1: с 2023 года форма СЗВ-ТД в ней объединена, и ссылаться на неё в номенклатуре дел текущего года не нужно.
Внимание: доступ ко всему массиву личных дел у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные о семье, здоровье и доходах, и доступ к архиву разграничивается по ролям.
Опись документов личного дела закрывает сразу две задачи: фиксирует, что лежит в деле на момент передачи в архив организации, и показывает проверяющему, что в деле нет документов сверх перечня статьи 65 ТК РФ. Составьте опись при закрытии дела уволенного работника, а не в день, когда дело понадобится для ответа на запрос.
Образцы кадровых и первичных документов с длинным сроком хранения
В комплект вошли документы, которые хранятся 50/75 лет, и один документ бухгалтерской первички с 5-летним сроком для сравнения; начните с описи документов личного дела.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Авансовый отчёт по форме АО-1 | Скачать |
Электронный кадровый архив: те же сроки, другой комплект хранения
Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе когда документооборот идёт в информационной системе работодателя или на платформе «Работа в России». Расходы на систему и на хранение документов несёт работодатель. Отдельного перечня сроков для электронных документов нет: электронный трудовой договор хранится 50/75 лет, как бумажный.
В самом 125-ФЗ понятия «электронный документ» нет, поэтому порядок хранения задают подзаконные акты. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Требования к функциям систем электронного документооборота и хранения описаны в приказе Росархива от 15.06.2020 № 69, а стратегия долговременной сохранности — в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив.
Факт: электронный кадровый документ хранится комплектом: файл документа в XML, отдельный файл подписи, PDF-визуализация и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. Доверенность входит в комплект хранения как обязательная часть документа.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «У вендора я советую спрашивать не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: сам документ, файл подписи и доверенность, если подписывали по ней. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не картинка на экране. Попросите выгрузить один подписанный трудовой договор и проверьте, что в архиве есть все три части.»
Проверяемость подписи через 50 лет
Сертификат ключа подписи действует ограниченное время, а трудовой договор хранится 50 лет. Чтобы подпись оставалась проверяемой после окончания срока сертификата, к ней добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней и только потом передают документ в архив. Документ без метки времени через несколько лет покажет недействительный сертификат, и доказывать, что подпись была поставлена в период его действия, придётся другими средствами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Журнал событий системы — часть той же доказательственной базы. В споре об увольнении по электронному заявлению (дела № 8Г-10825/2022 Девятого кассационного суда общей юрисдикции и № 2-33/2023) работник выиграл при наличии у работодателя Положения о КЭДО и перечня документов: система зафиксировала, что подпись выдана в день подписания заявления и что за работника подписывал другой человек.
Важный нюанс из практики: технически исправная подпись и установленный факт формирования заявления работником не закрывают спор, пока не выяснено, как работодатель идентифицировал подписанта. Поэтому в Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а архив хранит не только документы, но и сведения о выдаче подписи.
Облачный архив и третьи лица
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровые документы уходят к внешнему провайдеру, и у персональных данных появляется третье лицо, передача которому должна опираться на согласие работника. Обычно таких лиц не одно, а три: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Задайте вендору прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным, и сверьте этот список с текстом согласия на обработку персональных данных.»
Отдельно выясните, что происходит с архивом при расторжении договора с оператором и в каком виде отдаются документы: обязанность хранить их 50/75 лет остаётся у работодателя, а не у сервиса. В сервисе Добыто подписанные документы попадают в раздел «Архив» с сохранением статуса и цепочки согласующих, откуда их можно найти по сотруднику и типу документа.
Когда электронный архив не заменяет бумажный
Часть кадровых документов закон оставляет на бумаге: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, журнал инструктажей и приказ об увольнении не переводятся в КЭДО. Поэтому даже при полном переходе на электронный документооборот у организации остаётся бумажный архив с теми же сроками хранения, и отказаться от помещения, шкафов и ответственного за бумажные дела не получится.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он подтверждает обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатанный электронный документ остаётся копией, и её заверяют оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией. Перед отказом от бумажного архива проверьте, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Сканы бумажных документов в электронном архиве — электронные образы, а не электронные документы. Скан подписанного от руки трудового договора не заменяет оригинал, и бумажный экземпляр хранится 50/75 лет наравне с электронной копией.
Как организовать хранение первичных и кадровых документов в организации
Часть 2 статьи 13 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. Трудовой кодекс обязывает хранить кадровые документы, но порядок хранения в нём не описан, а у первички нормативная база строже: это документы для учёта расходов организации, и они подлежат аудиту. Связующее звено для обоих массивов — номенклатура дел: в течение календарного года каждое подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, а закрытые дела передаются в архив организации.
Электронный архив подчиняется тем же правилам и дополнительно должен обеспечивать поиск, идентификацию и восстановление документов. Для этого определяют структуру архива, устанавливают правила индексирования, настраивают поиск, контролируют доступ и регулярно проверяют целостность данных. Параметры архива организация выбирает сама, но в рамках требований законодательства.
Как организовать архив первичных и кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте номенклатуру дел на календарный год. Для каждого дела укажите статью перечня № 236 и срок хранения, а документы с разными сроками разнесите по разным делам: табели, расчётные ведомости и лицевые счета не подшиваются в одну папку.
- Шаг 2. Назначьте приказом ответственного за архив и определите, кто и к каким делам имеет доступ. Личные дела и зарплатные документы открываются только тем, кому они нужны по должностным обязанностям.
- Шаг 3. В течение года формируйте дела строго по номенклатуре, а после окончания года закройте их и составьте описи. Опись дел по личному составу хранится 50/75 лет, как и сами дела.
- Шаг 4. Передайте закрытые дела в архив организации. Для электронного архива на этом шаге проверьте структуру, индексирование, поиск, разграничение доступа и контроль целостности.
- Шаг 5. Проверьте выгрузку электронных документов: по одному документу каждого вида должен выгружаться полный комплект с файлом подписи и доверенностью, если она использовалась.
- Шаг 6. После истечения срока проведите экспертизу ценности. Документы с отметкой ЭПК и первичку по периодам, где идёт проверка или спор, не уничтожайте; остальное оформите актом о выделении документов к уничтожению.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доверенность уполномоченного работника — не приложение к процессу подписания, а часть комплекта хранения кадрового документа. Если кадровые документы у вас подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первой отзывается доверенность, а ранее подписанные по ней документы хранятся вместе с ней. Проверьте, что в электронном архиве у каждого такого документа доверенность лежит рядом с файлом подписи.»
При переходе на КЭДО мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней проверяется, что работники действительно подписывают документы сами, а не через коллег. От этого зависит, чего будут стоить электронные документы из архива, если их придётся предъявить в суде.
Что проверить перед уничтожением документов
- Срок истёк по конкретной статье перечня № 236, а не по общему правилу «5 лет» из 402-ФЗ.
- У документа нет отметки ЭПК, либо экспертиза ценности уже проведена.
- По периоду не идёт налоговая проверка, спор или разногласия: для первички по статье 277 перечня 5-летний срок действует при условии проведённой проверки.
- Табели, приказы об отпусках и командировках не относятся к работникам с вредными или опасными условиями труда.
- В деле нет лицевых счетов, карточек-справок по зарплате и актов по договорам ГПХ с физическими лицами, которые хранятся 50/75 лет.
Если хотя бы один пункт не подтверждён, дело остаётся в архиве до следующей экспертизы.
Ответственность за нарушение сроков хранения и цена ошибки
За кадровый архив организация отвечает по статье 13.20 КоАП: нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или штраф на граждан от 1 000 до 3 000 рублей, на должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Для бухгалтерии санкция жёстче. По примечанию к статье 15.11 КоАП отсутствие первичных учётных документов, регистров или бухгалтерской отчётности в течение сроков хранения считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учёту: штраф на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет.
Штраф — меньшая часть цены ошибки. Уничтоженный лицевой счёт невозможно восстановить, и на запрос бывшего работника о заработке организация ответить не сможет. Утраченная электронная подпись без метки времени или выгруженный из системы PDF без файла подписи лишают документ доказательной силы в трудовом споре, хотя формально он хранится весь положенный срок.
Какие действия критичны, зависит от ситуации, в которой оказался архив:
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Ликвидация организации | передать документы по личному составу в государственный или муниципальный архив по статье 23 125-ФЗ | документы с истёкшим 5-летним сроком, по которым нет споров |
| Смена оператора КЭДО | выгрузить комплекты: документ, файл подписи, доверенность | внешний вид документов и интерфейс новой системы |
| Налоговая проверка или спор по периоду | сохранить первичку за этот период до окончания проверки или спора | формальное истечение 5 лет |
| Работники с вредными или опасными условиями труда | хранить табели и приказы об отпусках и командировках 50/75 лет | общий 5-летний срок для этих документов |
| Переход на КЭДО с бумажным архивом | сохранить бумажные оригиналы и документы, которые остаются только на бумаге | сканирование старых дел |
Во всех пяти ситуациях решение принимается по статье перечня № 236, а не по тому, в какой форме или в каком отделе лежит документ.
Архивная справка о стаже и зарплате: куда обращаться работнику
Пока организация работает, копии документов, связанных с работой, работник получает у неё по статье 62 ТК РФ: не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления и безвозмездно. Это касается копий приказа о приёме, приказов о переводе и увольнении, справок о заработной плате и периоде работы. Отдельная архивная справка из госархива в этом случае не нужна.
Если организация ликвидирована, её документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив, и справку выдаёт он. Жители Москвы запрашивают архивные справки о заработной плате, трудовом стаже и учёбе через портал mos.ru: копии архивных документов в электронном виде приходят в личный кабинет не позднее 20 рабочих дней со дня передачи запроса, бумажный вариант выдаёт центр госуслуг «Мои документы». В запросе о стаже указывают период работы, наименование организации в то время и должность.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что справки бывшим работникам готовит бухгалтерия по старым папкам, ответ на такой запрос собирается из приказов по личному составу и лицевых счетов, которые хранятся 50/75 лет. В тарифе «Бизнес» сервиса Добыто электронный архив входит в состав тарифа, поэтому подписанные в КЭДО приказы и договоры остаются в одном месте весь срок работы с сервисом.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто на 2026 год
Итоговая стоимость зависит от численности работников, нужных видов подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для задачи хранения кадровых документов ориентир — тариф «Бизнес»: электронный архив и работа с УКЭП на стороне работодателя входят только в него, а минимальный платёж рассчитан на 50 сотрудников. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав тарифов и условия для вашей численности приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Срок хранения определяется статьёй перечня № 236, а 5 лет по 402-ФЗ — только нижняя граница для бухгалтерии. Лицевые счета, акты по ГПХ с физическими лицами, табели и приказы об отпусках работников с вредными условиями живут по кадровым срокам 50/75 лет, поэтому номенклатура дел разносит их по отдельным делам. Электронные документы хранятся столько же, сколько бумажные, но комплектом с файлом подписи, меткой времени и доверенностью, а часть документов остаётся только на бумаге.
Добыто закрывает электронную часть этой задачи: кадровые документы подписываются и хранятся в одном архиве с сохранением подписей и статусов, а мы помогаем выстроить переход так, чтобы архив выдержал и проверку, и спор.
Частые вопросы о сроках хранения документов
Распространяются ли кадровые сроки хранения на договоры ГПХ и самозанятых?
Нормы о личных делах и личных карточках на исполнителей по ГПХ не переносятся: личное дело и карточка Т-2 на них не заводятся. Но сами договоры гражданско-правового характера с физическими лицами на выполнение работ и оказание услуг, а также акты сдачи-приёмки хранятся 50/75 лет по статье 301 перечня № 236. Исполнитель-самозанятый остаётся физическим лицом, и этот срок распространяется на договоры с ним.
Можно ли уничтожить личные дела сразу после истечения 50 лет?
Нет, если организация — источник комплектования государственного или муниципального архива: по части 3 статьи 22.1 125-ФЗ после истечения 50 или 75 лет её документы по личному составу проходят экспертизу ценности. У личных дел, личных карточек и трудовых договоров в перечне № 236 стоит отметка ЭПК, поэтому часть из них может быть отобрана на постоянное хранение. Уничтожение оформляется актом о выделении к уничтожению только после экспертизы.
Сколько хранить документы работника, который проработал несколько дней?
Столько же, сколько документы работника со стажем 20 лет: срок хранения по перечню № 236 не зависит от продолжительности работы. Приказ о приёме и увольнении, трудовой договор и личная карточка хранятся 50 лет, отсчёт идёт с года, следующего за годом закрытия дела. Короткий срок работы не делает документы временными.
Как хранить приказ об отпусках, если в нём есть работники с обычными и вредными условиями труда?
По статье 434 перечня приказы о ежегодных отпусках хранятся 5 лет, а для работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет. Если в одном приказе перечислены работники обеих категорий, документ целиком получает срок 50/75 лет. Чтобы не хранить все отпускные приказы полвека, приказы по работникам с вредными условиями оформляют отдельно и подшивают в отдельное дело по номенклатуре.
Можно ли хранить первичку только в электронном виде?
Первичный документ, изначально созданный в электронной форме и подписанный электронной подписью, хранится в электронном виде не менее 5 лет после отчётного года, как бумажный. Бумажный первичный документ после сканирования становится электронным образом, а не электронным документом, и скан не заменяет подлинник: при отсутствии оригинала в течение срока хранения возникает состав грубого нарушения по статье 15.11 КоАП.
Какой срок у личного дела работника, уволенного в декабре 2002 года?
75 лет. Граница по статье 22.1 125-ФЗ проходит по дате окончания делопроизводства: документы по личному составу, законченные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Дело, закрытое в декабре 2002 года, попадает в 75-летний срок, даже если опись к нему составлена в 2003 году.
