Номенклатура и сроки хранения документов как заголовок дела определяет срок

Номенклатура и сроки хранения документов связаны через заголовок дела: срок ставится не на отдельный приказ, а на дело, и в графе «Срок хранения и № статьи по перечню» стоит один срок на весь том. Поэтому приказы по личному составу раскладываются минимум на три дела. Приказы о приёме, переводе, увольнении хранятся 50/75 лет по статье 434 Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236. Приказы о ежегодных отпусках и командировках хранятся 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, 50/75 означает 50 лет. Срок решает вид приказа внутри заголовка: приказ об отпуске без сохранения зарплаты идёт в дело на 50 лет, приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске — в дело на 5 лет.

В статье — таблица кадровых заголовков дел со статьями и сроками, порядок заполнения номенклатуры по графам и правило для документов, которых в Перечне нет. Отдельно разобраны электронные дела в КЭДО: где указывается вид носителя и почему скан не заменяет подписанный оригинал. Выдача архивных справок, уничтожение по акту, штрафы по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине материала.

Почему срок хранения задаёт заголовок дела, а не отдельный документ

Правила организации хранения архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (действуют с 17.09.2023), прямо требуют группировать приказы в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Там же закреплены ещё три условия формирования дела: документы постоянного и временного сроков хранения собираются в разные дела, в дело попадают только документы, соответствующие заголовку по номенклатуре, и в одно дело группируются документы одного календарного года. Исключение — личные дела: их ведут весь период работы человека в организации.

Рекомендуемая форма номенклатуры из приложения № 1 к Правилам № 77 состоит из пяти граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов (частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания. Строка номенклатуры — это заголовок одного дела, и в четвёртой графе у неё один срок. Если в заголовке «Приказы по личному составу» нет уточнения в скобках, в одном томе окажутся приказы о приёме со сроком 50/75 лет и приказы о командировках со сроком 5 лет. Дальше два исхода: пятилетние приказы полвека занимают место в архиве либо, что хуже, дело целиком уничтожают через 5 лет вместе с приказами о приёме, которые понадобятся бывшему работнику для подтверждения стажа.

Сами сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива: приказ от 20.12.2019 № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Двойной срок 50/75 лет для документов по личному составу установлен статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: законченные делопроизводством до 1 января 2003 года хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не для удобства работодателя. Эти бумаги нужны самому человеку, причём тогда, когда компании, в которой он работал, может уже не существовать. Поэтому, решая, в какое дело положить приказ, я исхожу из вопроса: понадобится ли он бывшему работнику для стажа или выплат через двадцать лет. Если да, ему место в деле на 50/75 лет.»

Номенклатура разрабатывается в конце каждого года, согласуется с экспертной комиссией организации, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года. Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором закончено их делопроизводство. Для проверки действующей номенклатуры найдите в кадровом разделе заголовки без уточнения вида документа в скобках и разделите их в проекте на следующий год.

Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236: заголовки дел для номенклатуры

Раздел 8.1 Перечня № 236 закрывает основную часть кадровых дел, но несколько частых документов лежат в других разделах: табели — в 7.2, штатные расписания — в 1.3.1, номенклатура дел и описи — в 1.5. Таблица собрана под заполнение четвёртой графы номенклатуры: формулировка заголовка, статья с подпунктом и срок.

Два срока в таблице расходятся с интуицией кадровика. Правила внутреннего трудового распорядка хранятся 1 год после замены новыми, хотя это ЛНА, а должностные инструкции работников — 50/75 лет. Отдельное дело на 50/75 лет нужно для приказов об отпусках и командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда: сноска к статье 434 выводит их из пятилетнего подпункта.

Внимание: журналы вводного инструктажа и инструктажа по охране труда на рабочем месте хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний по охране труда — 5 лет. Это подпункты «а» и «б» статьи 423, и под одним заголовком дела их не объединяют: закончившийся журнал инструктажей уходит в архив, а не на уничтожение.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что означают отметки 50/75, ЭПК, «Постоянно» и «До минования надобности»

Примечания к Перечню № 236 расшифровывают каждую отметку, и от неё зависит, что будет с делом после истечения срока.

• 50/75 лет — 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет для законченных после. У источников комплектования государственных и муниципальных архивов по истечении срока проводится экспертиза ценности.
• ЭПК — после истечения срока документы могут быть отобраны на постоянное хранение. Дела с этой отметкой просматриваются полистно, электронные — подокументно, прежде чем включить их в акт на уничтожение.
• Постоянно — у источников комплектования документы передаются в государственный или муниципальный архив. В остальных организациях срок их хранения не может быть меньше 10 лет.
• До ликвидации организации — документы хранятся до ликвидации независимо от статуса источника комплектования, после чего проходят экспертизу ценности.
• До минования надобности — срок определяет организация, но он не может быть меньше 1 года.

Отметку ЭПК переносят в четвёртую графу номенклатуры вместе со сроком: «50/75 лет ЭПК, ст. 434 а». Без неё дело формально уйдёт в акт на уничтожение без полистного просмотра.

Как разделить приказы по личному составу на дела: фрагмент номенклатуры кадровой службы

Раздел номенклатуры для отдела кадров строится от статьи 434: сколько у неё подпунктов с разными сроками, столько минимум дел с приказами. Индексы в примере условные, их задаёт схема индексации организации; заголовки, сроки и статьи взяты из Перечня № 236.

Дело 02-03 чаще всего отсутствует в номенклатурах, скопированных из типовых образцов. Если в организации есть рабочие места с вредными или опасными условиями труда по итогам спецоценки, приказы об их отпусках из дела 02-02 через 5 лет уничтожать нельзя, поэтому их регистрируют и подшивают отдельно с первого дня года.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Правило простое: сначала смотрите, есть ли отраслевой перечень, и только потом общий. Ошибка возникает в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Для документов, специфичных для отрасли, приоритет у отраслевого перечня: в здравоохранении это приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России.»

Как проставить сроки хранения в номенклатуре дел: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли ведомственный или отраслевой перечень со сроками хранения. Для специфичных документов отрасли срок берётся из него, для общих управленческих — из Перечня № 236.
2. Шаг 2. Найдите вид документа через алфавитный указатель к Перечню № 236: он отсылает к номеру статьи. Проверьте текст статьи целиком, включая подпункты и графу «Примечания».
3. Шаг 3. Выберите подпункт по месту образования документа: «по месту утверждения» (издания, проведения) или «в других организациях». Для штатного расписания, положений и ЛНА это разные сроки.
4. Шаг 4. Сформулируйте заголовок дела так, чтобы под него подпадали одна статья и один подпункт. Вид документа и вопросы уточняются в скобках: «Приказы по личному составу (о приёме, переводе, увольнении…)».
5. Шаг 5. Заполните четвёртую графу: срок, отметку ЭПК, если она есть в Перечне, и номер статьи с подпунктом, например «50/75 лет ЭПК, ст. 434 а».
6. Шаг 6. В графе «Примечания» укажите вид носителя (электронные документы, бумажные или оба) и особенности формирования дела. Этого требует пункт 11 Правил № 77 для дел с электронными документами.
7. Шаг 7. Передайте проект на подпись руководителю службы делопроизводства и на визу руководителю архива или лицу, ответственному за архив. Затем согласуйте его с экспертной комиссией, утвердите у руководителя до конца года и введите в действие с 1 января.
8. Шаг 8. По окончании года внесите итоговую запись: сколько заведено дел постоянного и временного хранения на бумаге и сколько электронных дел.

Если документа нет в Перечне или заголовок спорный: как определить срок

Отсутствие вида документа в Перечне № 236 не означает, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия организации, а результат фиксируется в номенклатуре. Типовой пример — журналы учёта инструкций по охране труда и журналы их выдачи: вести их нужно, а отдельной статьи нет. Ориентиром служит срок самих инструкций по охране труда либо срок журналов инструктажей, в зависимости от того, что ближе по содержанию.

Личное дело — второй источник спорных сроков. По примечанию к статье 445 состав личного дела работника, кроме государственных и муниципальных служащих, определяет ЛНА организации. Любой документ, подшитый в личное дело, живёт по его сроку, то есть 50/75 лет. Поэтому в личное дело не кладут документы, у которых свой короткий срок и свой адресат.

Мария Ж, HR-эксперт, занимается наймом персонала более 13 лет: «ИНН и свидетельства о рождении детей работник приносит по своей инициативе, требовать их при приёме нельзя. Свидетельство о рождении нужно для налогового вычета или дополнительных гарантий, поэтому его место в бухгалтерии, а не в личном деле. Перед тем как подшить документ, сверьтесь с ЛНА о составе личного дела: если вида документа там нет, ищите для него отдельный заголовок в номенклатуре.»

Документы по медицинским осмотрам работников, которые проводятся по приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н, по Перечню делятся на два дела. Отчёты, акты, списки, планы-графики периодических медосмотров хранятся 3 года по статье 635. Заключительные акты медосмотров работников, выполняющих работы с вредными и опасными условиями труда, хранятся 50/75 лет по примечанию к той же статье.

Важный нюанс из практики: нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими средствами и молоком по месту утверждения хранятся постоянно (статья 426 а), а не 5 лет, как иногда пишут в обзорах. Протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге, и при переводе охраны труда в электронный вид это разграничение теряют.

Образцы кадровых документов для формирования дел по номенклатуре

Комплект закрывает документы, которые попадают в дела со сроком 50/75 лет; начните с описи документов личного дела, по ней сверяется состав дела с ЛНА.

Электронные кадровые документы в номенклатуре: те же сроки, отдельный вид носителя

Для кадровых электронных документов Перечень № 236 отдельных сроков не устанавливает: электронный приказ о приёме хранится 50/75 лет, электронный приказ о командировке — 5 лет, как их бумажные аналоги. Меняется оформление строки номенклатуры. По пункту 11 Правил № 77 заголовки дел с электронными документами и дел, где есть и электронные, и бумажные документы, включаются в номенклатуру, а в графе «Примечания» указываются особенности формирования и вид носителя. Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив.

Смешанное дело собирается по пункту 159 Правил № 77. Если документы одного индекса и заголовка есть и на бумаге, и в электронной форме, бумажные оцифровываются и включаются в электронное дело. Электронные документы и электронные копии бумажных составляют первый том, бумажные оригиналы — второй и последующие. Так выглядит типичный кадровый раздел в год перехода на КЭДО, когда часть приказов подписана собственноручно, а часть — электронной подписью.

В сервисе Добыто подписанный документ уходит в электронный архив, где хранится весь установленный срок, до 50 лет для кадровых дел по личному составу. Маршрут повторяет схему ниже: кадровик создаёт или загружает документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник подписывает с телефона, документ попадает в архив.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Комплект хранения электронного документа и его выгрузка

Электронный кадровый документ хранится комплектом: сам документ в формате XML, файл подписи, если документ подписан усиленной электронной подписью, PDF-представление и машиночитаемая доверенность, если подписант действовал по доверенности. Доверенность входит в комплект хранения, а не остаётся отдельным файлом у юриста. При увольнении работника, который подписывал кадровые документы по доверенности, её отзывают первой.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос вендору формулируйте так: выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате. Не хранит, а именно выгружает, потому что при проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы: документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Попросите тестовую выгрузку одного закрытого дела до того, как переносить в систему весь кадровый раздел номенклатуры.»

Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день: документ передаётся из учётной системы на подпись, а подписанный возвращается обратно со статусом. Номенклатура от этого не упрощается. Для электронного дела всё равно нужны индекс и заголовок, по которым документ попадёт в опись электронных документов, и срок хранения, который система не подберёт вместо экспертной комиссии.

Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому архиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение требования о разграничении доступа. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах работника, поэтому права на просмотр закрытых дел настраиваются по ролям, а обращения к архиву фиксируются в журнале.

Архивные справки и копии документов, связанных с работой: какие дела поднимать

По статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней со дня его подачи. Бывшие работники чаще всего запрашивают подтверждение стажа и заработка, и ответ собирается из дел со сроком 50/75 лет: приказов по статье 434 а, трудовых договоров, лицевых счетов и карточек-справок по заработной плате (статья 296, 50/75 лет ЭПК). Расчётные ведомости и расчётные листы хранятся 6 лет по статье 295, а при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет.

Сама выдача справок порождает ещё четыре заголовка дел, и сроки у них разные:

• заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — 1 год, статья 451;
• книги и журналы учёта выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы — 5 лет, статья 463 д;
• журналы и базы данных учёта выдачи архивных справок, копий, выписок из документов — 5 лет, статья 177;
• копии выданных архивных справок с заявлениями и запросами к ним — 5 лет ЭПК, статья 178.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Для документов длительного хранения я советую делать опись не по годам, а по людям. Через пятнадцать или двадцать лет ищут не дело за конкретный год, а сведения о конкретном человеке, и чаще всего в ситуации, когда искать некогда. Проверьте, позволяет ли ваша опись дел по личному составу найти все документы работника по фамилии, не перебирая годовые тома.»

В электронном архиве поиск по работнику решается фильтром. В Добыто закрытые документы лежат во вкладке «Архив» раздела «Документы», туда же их переводят массовым действием после подписания, поэтому копию приказа для справки выгружают из архива, не поднимая бумажные тома.

Когда срок истёк: экспертиза ценности, акт о выделении к уничтожению и штрафы

Дело включается в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, только если его срок истёк к 1 января года, в котором составлен акт. Проект акта по рекомендуемому образцу из приложения № 3 к Правилам № 77 готовит работник службы делопроизводства, подписывает руководитель службы, визирует руководитель архива. Дела с отметкой ЭПК перед этим просматриваются полистно, электронные — подокументно: найденные документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные. Утверждённые акты о выделении к уничтожению подшиваются в дело фонда, которое хранится постоянно (статья 170 Перечня).

Ошибка в номенклатуре обходится дороже штрафа. По статье 13.20 КоАП нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Основные потери возникают позже: уничтоженный вместе с командировками приказ о приёме уже нельзя предъявить, когда бывший работник подтверждает стаж или оспаривает увольнение, и восстановить сведения из других дел удаётся не всегда.

Источник комплектования или нет: что меняется в работе с номенклатурой

Порядок согласования зависит от одного статуса организации — включена ли она в список источников комплектования государственного или муниципального архива.

Организация, которая не включена в список источников комплектования, согласовывать номенклатуру с государственным архивом не обязана. Для московских организаций — источников комплектования рассмотрение идёт в ЭПК архивного учреждения, в чей архив они сдают документы. Статус проверяется запросом в архив, указанный в договоре о передаче документов на хранение, а при отсутствии договора — в уполномоченный орган субъекта в сфере архивного дела.

Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников и тарифа: электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», а на «Старте» доступны ПЭП и УНЭП для компаний до 25 человек. Цены действуют на сентябрь 2026 года.

Итоговая сумма считается от числа сотрудников, которые подписывают документы в системе, и выбранного тарифа; при переходе на более высокий тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полные условия и состав каждого тарифа — на странице тарифов Добыто КЭДО. Подключение аккаунта занимает минуты, а перенос кадрового раздела номенклатуры в маршруты и настройка прав доступа к архиву — отдельная работа кадровой службы, её планируют до 1 января, когда вводится новая номенклатура.

Выводы

Срок хранения живёт в номенклатуре на уровне заголовка дела, поэтому кадровые приказы раскладываются по делам в точном соответствии с подпунктами статьи 434 Перечня № 236, с отдельным делом для отпусков и командировок работников с вредными условиями труда. Для документов, которых в Перечне нет, срок определяет экспертная комиссия по аналогии, а электронные дела оформляются теми же строками номенклатуры с указанием вида носителя в примечаниях. Когда срок истекает, дело уходит в акт на уничтожение только после 1 января и после полистного просмотра, если у него стоит отметка ЭПК.

В Добыто кадровые документы подписываются электронной подписью и хранятся в электронном архиве сервиса по срокам своих дел, а интеграция с 1С:ЗУП связывает архив с учётной системой. Кадровой службе остаётся та часть работы, которую за неё не сделает ни одна система: заголовки дел и сроки в номенклатуре.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить трудовую книжку, которую уволенный работник не забрал?

Нет. Подлинные личные документы, в том числе трудовая книжка, дипломы и удостоверения, по статье 449 Перечня № 236 хранятся до востребования, а невостребованные работниками — 50/75 лет. Для них заводится отдельный заголовок дела, а движение книжки отражается в книге учёта движения трудовых книжек, которая хранится 50/75 лет по статье 463 в.

Сколько хранить договоры ГПХ с физическими лицами и акты к ним?

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг физическими лицами вместе с актами сдачи-приёмки хранятся 50/75 лет по статье 301 Перечня № 236. Общий срок 5 лет ЭПК по статье 11 к ним не применяется: она касается договоров, не указанных в отдельных статьях Перечня. Для таких договоров в номенклатуре нужен отдельный заголовок дела вне дела с трудовыми договорами.

Сколько хранить документы кандидатов, которым отказали в приёме?

Заявления, анкеты, справки и копии документов лиц, не принятых на работу, хранятся 1 год по статье 438 б. Согласия кандидатов на обработку персональных данных хранятся 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва по статье 441, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором. Это два разных заголовка дела с разными сроками.

С какой даты отсчитывать срок хранения личного дела работника, уволенного в 2026 году?

Личное дело формируется весь период работы и закрывается в год увольнения. Закрытое в 2026 году дело становится архивным с 1 января 2027 года, и 50-летний срок считается от этой даты. В акт о выделении к уничтожению дело можно включить только в том году, к 1 января которого срок уже истёк, то есть не раньше 2077 года, и только после полистного просмотра по отметке ЭПК.

Сколько хранить листки нетрудоспособности и документы о выплате пособий?

Листки нетрудоспособности и книги, журналы их регистрации хранятся 5 лет по статьям 618 и 619 Перечня № 236. Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и материальной помощи, включая копии отчётов, заявления и списки работников, также хранятся 5 лет по статье 298.

Сколько хранить журналы инструктажей по пожарной безопасности и гражданской обороне?

Журналы учёта инструктажей по пожарной безопасности хранятся 3 года по статье 613, журналы инструктажа по антитеррористической защищённости и гражданской обороне — 3 года по статье 598, журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций — 3 года по статье 608. Срок 45 лет относится только к журналам инструктажа по охране труда, поэтому эти журналы в одно дело не объединяются.

Сколько хранить договоры о полной материальной ответственности?

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица хранятся 5 лет после увольнения или смены этого лица по статье 279 Перечня № 236. Отсчёт идёт не от даты подписания договора, поэтому в графе «Примечания» номенклатуры полезно указать событие, с которого начинается срок.