Хранение копий документов работника законно, только если у копии есть цель, которую даёт закон или трудовые отношения. Статья 65 ТК РФ обязывает работника предъявить паспорт при приёме, но не обязывает работодателя снимать и хранить его копию. Копия паспорта, СНИЛС, ИНН или военного билета без конкретной цели нарушает часть 5 статьи 5 152-ФЗ: обрабатываемые данные не должны быть избыточными. Согласие работника эту проблему не снимает, а с 30 мая 2025 года обработка вопреки целям сбора стоит организации от 150 000 до 300 000 рублей. Для принятого работника копия попадает в личное дело со сроком хранения 50/75 лет, для отклонённого соискателя Роскомнадзор требует уничтожить сведения в течение 30 дней.
В статье — сценарная таблица: приём, воинский учёт, иностранный работник, соискатель, копии по статье 62 ТК РФ. Покажем, почему разъяснение Роструда о согласии не защищает от выводов арбитражных судов и как оформить уничтожение лишних копий актом по приказу Роскомнадзора № 179. Сроки хранения кадровых документов, чек-лист аудита личных дел, пошаговая инструкция по уничтожению, образцы документов, тарифы на электронный архив и ответы на частые вопросы — во второй половине материала.
Что требует закон при приёме: предъявить документ, а не сдать копию
Статья 65 ТК РФ использует глагол «предъявляет»: при заключении трудового договора человек показывает паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, документы воинского учёта, документ о регистрации в системе индивидуального учёта. Слова «копия» в норме нет. Та же статья запрещает требовать документы, не предусмотренные ТК РФ и федеральными законами, поэтому обязательная копия паспорта как условие приёма не имеет опоры в законе.
Статья 86 ТК РФ привязывает обработку персональных данных работника к трудовым целям: соблюдение законов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении, личная безопасность работников, контроль количества и качества работы, сохранность имущества. Часть 5 статьи 5 152-ФЗ добавляет требование соразмерности: содержание и объём данных соответствуют заявленной цели и не избыточны по отношению к ней. Копия паспорта целиком содержит сведения о регистрации, семейном положении, детях и ранее выданных паспортах. Для оформления трудового договора кадровику достаточно реквизитов документа, которые он переносит в договор и в карточку Т-2.
Арбитражные суды разбирали ровно этот вопрос. Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 28.10.2013 № 15АП-15175/13 по делу № А53-10287/2013 указал, что хранение копий страниц паспорта превышает объём обрабатываемых персональных данных работников, а для идентификации достаточно ФИО при предъявлении документа. ФАС Северо-Кавказского округа оставил этот вывод в силе постановлением от 11.03.2014 № Ф08-480/14. В деле № А53-13327/2013 тот же округ (постановление от 21.04.2014 № Ф08-1921/14) рассматривал копии страниц паспорта и военного билета работников и также признал их избыточными. Решения выносились до последних поправок в 152-ФЗ, но норма о недопустимости избыточных данных с тех пор не изменилась.
Подтверждённого решения Верховного суда о копиях паспортов работников нет, как нет и судебного акта, который признал бы законным хранение копии паспорта без цели. Позиция двух арбитражных инстанций остаётся главным ориентиром, и проверка Роскомнадзора будет строиться на той же логике цели и объёма.
Сценарная таблица показывает, что говорит норма в типовых ситуациях кадровой службы и нужна ли копия для её выполнения.
| Ситуация | Что требует норма | Нужна ли копия работодателю |
|---|---|---|
| Приём на работу, паспорт | Статья 65 ТК РФ: предъявить документ, удостоверяющий личность | Нет. Реквизиты переносятся в договор и карточку; суды признавали копии страниц паспорта избыточными (дело № А53-10287/2013) |
| СНИЛС, ИНН | Статья 65 ТК РФ: предъявить документ о регистрации в системе индивидуального учёта | Нет. Для отчётности нужен номер; суды признавали хранение копий ИНН и СНИЛС избыточным |
| Воинский учёт | Положение, утверждённое постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719: проверить документы воинского учёта и вести учётные сведения | Общего требования копировать военный билет нет; копии паспорта и военного билета признаны избыточными (дело № А53-13327/2013) |
| Иностранный работник | Статья 13 115-ФЗ и приказ МВД России от 30.07.2020 № 536: уведомить МВД о заключении и прекращении договора, указав сведения о документе | Эти нормы не требуют прикладывать копию паспорта к уведомлению и хранить её в деле |
| Соискатель, которому отказали | Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012: уничтожить сведения в течение 30 дней; статья 438 Перечня Росархива № 236: архивный срок 1 год | Копии документов кандидата не накапливаются: срок уничтожения закрепляется в локальном акте |
| Работник просит копии документов, связанных с работой | Статья 62 ТК РФ: выдать заверенные копии не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, бесплатно | Речь о копиях приказов, справок и договора для работника; копия его паспорта сюда не относится |
Ни в одной из типовых ситуаций норма не требует от работодателя держать копию паспорта в личном деле. Если копия всё же лежит в папке, проверьте, указана ли её цель хотя бы в одном локальном акте: при её отсутствии копию нужно уничтожить по процедуре, описанной ниже.
Почему согласие работника не делает копию паспорта законной
Согласие — одно из оснований обработки персональных данных, но принцип соразмерности из части 5 статьи 5 152-ФЗ действует независимо от основания. Подпись работника под фразой «согласен на хранение копии паспорта» не превращает избыточные данные в необходимые: цель обработки по-прежнему должна объяснять, зачем работодателю весь разворот паспорта, а не его реквизиты. В делах № А53-10287/2013 и № А53-13327/2013 суды оценивали именно объём данных относительно цели.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что об этом думает ГИТ: в опубликованных на сайте Государственной инспекции труда в Оренбургской области итогах обобщения ответов Роструда на вопросы работодателей сказано, что работодатель вправе хранить копии документов работника при условии получения согласия на хранение и обработку персональных данных. Это разъяснение, а не нормативный акт и не письмо с номером. Оно не отменяет требование о неизбыточности, и на проверке Роскомнадзора ссылка на него не заменит обоснования цели.
С 1 сентября 2025 года изменилась и форма согласия. Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ дополнил часть 1 статьи 9 152-ФЗ: согласие оформляется отдельно от иных информации и документов, которые субъект подтверждает или подписывает. Пункт о согласии внутри трудового договора, анкеты или заявления о приёме этому требованию не отвечает. Новое правило касается формы согласия и не расширяет перечень данных, которые работодатель вправе собирать.
Во что обходится избыточная копия
Часть 1 статьи 13.11 КоАП РФ наказывает обработку персональных данных без законного основания или вопреки целям сбора. С 30 мая 2025 года штраф для организации составляет от 150 000 до 300 000 рублей, при повторном нарушении — от 300 000 до 500 000 рублей. Должностному лицу, например руководителю кадровой службы, грозит от 50 000 до 100 000 рублей. Санкция применяется за сам факт избыточной обработки: утечка или жалоба работника для неё не нужна.
К штрафу добавляется работа по исправлению: кадровая служба проходит по всем личным делам, изымает копии, составляет акты уничтожения и хранит их 3 года. Для компании с несколькими сотнями личных дел это недели работы, которые проще не создавать, перестав снимать копии при приёме.
Личное дело: обязательно ли его вести и сколько хранить
Коммерческая организация не обязана вести личные дела работников, если специальный закон не требует иного. Если дела ведутся, их состав организация определяет локальным нормативным актом. Именно в этом ЛНА решается вопрос копий: перечень документов личного дела фиксирует, какие копии кадровая служба вправе в него помещать и с какой целью. Копия паспорта, которой нет в утверждённом перечне, лежит в деле без основания.
Сроки хранения задают два источника. Статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле» устанавливает для документов по личному составу 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет — если после этой даты, когда перечнем не установлен иной срок. Статья 445 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, даёт личным делам руководителей и работников срок 50/75 лет с отметкой ЭПК, то есть с экспертизой ценности по истечении срока. Отдельного срока для копии паспорта внутри личного дела Перечень не содержит: она хранится вместе с делом.
Из этого следует практический вывод: копия паспорта, вложенная в личное дело при приёме, будет храниться 50 лет после увольнения работника. Всё это время организация отвечает за её защиту.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Когда компания переводит личные дела в электронный вид, сроки из Перечня № 236 никуда не уходят. Поэтому при переходе сверяйте номенклатуру дел с Перечнем, а не с настройками системы по умолчанию.»
Для остальных кадровых документов сроки различаются от 5 лет до постоянного хранения.
Факт: пункт 2 статьи 13 125-ФЗ «Об архивном деле» даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. На практике в конце каждого календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив.
Архивная справка и копии документов для работника
Работник, которому нужны копии приказа о приёме на работу, трудового договора или справки о стаже, подаёт письменное заявление работодателю. По статье 62 ТК РФ копии выдаются не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, заверяются надлежащим образом и предоставляются бесплатно. Если организация ликвидирована, документы по личному составу передаются в архив, и архивную справку запрашивают уже там: это отдельная процедура, сроки статьи 62 ТК РФ на неё не распространяются.
Образцы документов для личного дела и согласия на обработку данных
Комплект закрывает оформление при приёме без лишних копий; начните с описи личного дела, где фиксируется закрытый перечень вложений.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
Согласие из комплекта подписывается отдельным документом, как того требует 152-ФЗ в редакции 156-ФЗ, а в описи стоит перечислить только документы, предусмотренные вашим ЛНА о личных делах.
Как убрать лишние копии из личных дел и подтвердить уничтожение
Изъятие копии из папки без документа об этом ничего не доказывает. Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, действующий с 1 марта 2023 года, определяет, чем подтверждается уничтожение персональных данных: при обработке без средств автоматизации — актом, при автоматизированной обработке — актом и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе. Акты и выгрузки хранятся 3 года с момента уничтожения.
Что проверить до начала чистки
- Есть ли утверждённый ЛНА о составе личного дела и упомянуты ли в нём копии документов.
- Какие цели обработки персональных данных работников указаны в локальных актах и какой из них соответствует каждой найденной копии.
- Как оформлены согласия: отдельным документом или пунктом в трудовом договоре и анкете.
- Где ещё лежат копии: в бумажных делах, в сканах на общем диске, в учётной системе, в почте кадровой службы.
- Кто имеет доступ к каждому из этих мест и ведётся ли журнал обращений.
- Сколько документов отклонённых соискателей хранится дольше срока, установленного вашим локальным актом.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Кадровые документы — это персональные данные, причём чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Доступ ко всему кадровому массиву сразу у всей кадровой службы — типовая ситуация и такое же типовое нарушение. Разграничьте доступ по ролям и проверьте, фиксирует ли система, кто и когда открывал документ.»
Как уничтожить избыточные копии документов работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите приказом комиссию по уничтожению персональных данных и перечень мест хранения, которые она проверит: бумажные личные дела, сетевые папки, учётную систему, почтовые ящики кадровой службы.
- Шаг 2. Сверьте содержимое каждого личного дела с описью и ЛНА о составе дела. Копии, для которых в локальных актах нет цели, отметьте к уничтожению.
- Шаг 3. Перенесите в карточку Т-2 и учётную систему реквизиты документов, которые нужны для отчётности и воинского учёта, если их там нет. После этого копия становится ненужной.
- Шаг 4. Уничтожьте бумажные копии способом, исключающим восстановление, а электронные удалите из всех систем и резервных мест хранения.
- Шаг 5. Составьте акт об уничтожении персональных данных по требованиям приказа Роскомнадзора № 179. Для электронных копий приложите выгрузку из журнала регистрации событий информационной системы.
- Шаг 6. Внесите изменения в опись личного дела и уберите из анкеты и чек-листа приёма требование сдавать копии.
- Шаг 7. Сохраните акты и выгрузки на 3 года в отдельном деле по номенклатуре.
После чистки скорректируйте процесс приёма: кадровик сверяет оригинал, переносит реквизиты и возвращает документ работнику. Без этого шага через год личные дела снова наполнятся копиями.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: скан паспорта в учётной системе или в облаке остаётся теми же персональными данными, что и бумажная копия. Если хранилище принадлежит внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника.
Документы соискателей: 30 дней или 1 год
По документам кандидатов, которым отказали, источники расходятся. Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012 требуют уничтожить сведения, предоставленные соискателем, в течение 30 дней, а резюме, по которому нельзя установить отправителя, — в день получения. Статья 438 Перечня Росархива № 236 устанавливает для заявлений, анкет и копий документов, удостоверяющих личность, лиц, не принятых на работу, архивный срок 1 год. Однозначного правила о соотношении этих сроков нет. Зафиксируйте в локальном акте выбранный срок и основание для него, а копию паспорта кандидата не запрашивайте вовсе: до приёма она не нужна ни для одной процедуры.
В практике Добыто анкета кандидата и согласие на обработку его данных подписываются в электронном виде, без сканов документов, поэтому при отказе уничтожать приходится только сами анкету и согласие, а не копии паспорта.
Копии документов в КЭДО: что меняется при электронном хранении
Перевод личных дел в электронный вид не снимает вопрос избыточности: скан паспорта в системе КЭДО так же требует цели, как бумажная копия в папке. Меняется другое — формат хранения и круг лиц, у которых оказываются данные.
Приказ 29н и приказ 578н: какой из них про кадровые документы
Запрос «приказ 29н» часто связывают с хранением кадровых документов, но приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников и действует до 1 апреля 2027 года. Требования к составу и форматам электронных кадровых документов установлены приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, действующим с 1 марта 2023 года. Комплект документа включает файл в формате PDF/A-1A, XML-описание, приложение при наличии, файл электронной подписи и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по ней. Официальное описание состава комплекта приведено на странице с требованиями Минтруда к электронным кадровым документам.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Обратите внимание на состав комплекта: сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней. Доверенность здесь не приложение к процессу, она входит в комплект хранения. Спрашивайте у оператора не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: при проверке, споре или смене оператора понадобятся файлы, а не картинка на экране.»
Облачное хранение и третьи лица
Важный нюанс из практики: при облачном КЭДО кадровые документы получает не одна компания. Как правило, это провайдер сервиса, владелец серверной инфраструктуры и удостоверяющий центр, выпускающий подписи. Каждый из них — третье лицо, и работники должны дать согласие на передачу им своих данных. Чем меньше копий документов загружено в систему, тем меньше персональных данных уходит этим лицам.
Лайфхак: до подключения КЭДО запросите у оператора письменно: где физически хранятся данные, полный перечень лиц с доступом к ним, есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений, в каком виде отдаётся архив при расторжении договора.
Мы советуем задавать эти вопросы любому оператору, в том числе нам. В Добыто подписанный документ попадает в электронный архив и хранится там весь срок, установленный для кадровых документов, а электронные подписи ПЭП и УНЭП выпускаются сотрудникам в рамках тарифа, без отдельной покупки.
Электронный архив меняет и сам подход к копиям. В бумажном деле копия паспорта появлялась, потому что кадровику нужно было подтвердить, что документ предъявлен. В КЭДО работник подписывает документы своей электронной подписью, а реквизиты паспорта уже внесены в учётную систему, поэтому скан страниц паспорта в карточке работника не выполняет никакой самостоятельной функции.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов
Стоимость зависит от численности работников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально | по запросу |
Электронный архив, в котором кадровые документы хранятся вместе с файлами подписей, входит в тариф «Бизнес». Итоговая сумма определяется численностью и набором функций, а при росте компании тариф можно повысить с пропорциональным пересчётом: условия по каждому варианту собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Работник обязан показать паспорт при приёме, но закон нигде не поручает работодателю держать его копию в личном деле. Арбитражные суды оценивали такие копии как избыточные, согласие этот вывод не меняет, а штраф для организации с мая 2025 года начинается со 150 000 рублей. Законная схема проще: реквизиты переносятся в карточку, состав личного дела закреплён ЛНА, лишние копии уничтожаются по акту, документы соискателей не копятся.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде с подписями работников и архивом на весь срок хранения, поэтому необходимость в сканах паспортов отпадает уже на этапе оформления. Мы помогаем выстроить такой процесс, начиная с согласий и состава личного дела.
Частые вопросы о копиях документов работника
Что делать работнику, если при приёме требуют копию паспорта?
Статья 65 ТК РФ обязывает предъявить паспорт, а не передать копию, и запрещает требовать документы, не предусмотренные законом. Работник вправе предложить кадровику сверить оригинал и переписать реквизиты. Если копию всё же сняли, можно письменно запросить её уничтожение: при отсутствии цели работодатель обязан прекратить обработку и подтвердить уничтожение актом по приказу Роскомнадзора № 179. Обработку персональных данных контролирует Роскомнадзор, соблюдение трудового законодательства — ГИТ.
Нужна ли копия паспорта для зарплатной карты?
Трудовое законодательство не требует от работодателя хранить копию паспорта для зарплатного проекта. Если банк просит данные работника, их передача банку — передача третьему лицу, и по статье 88 ТК РФ для неё нужно письменное согласие работника. Конкретный перечень сведений определяется договором с банком, и его стоит проверить до того, как собирать документы.
Нужно ли пересобирать согласия, оформленные до 1 сентября 2025 года?
Федеральный закон № 156-ФЗ требует оформлять согласие отдельно от других документов с 1 сентября 2025 года. Согласие, которое после этой даты включено пунктом в трудовой договор, анкету или заявление, требованию не отвечает. При новой цели обработки, например при передаче данных новому оператору КЭДО, согласие подписывается отдельным документом.
Сколько хранить документы работника, уволенного до 2003 года?
По статье 22.1 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Для документов, законченных после этой даты, срок 50 лет, если Перечнем Росархива № 236 не установлен иной. Дата окончания делопроизводства определяется по делу, а не по дате увольнения конкретного работника.
Где получить архивную справку, если работодатель ликвидирован?
При ликвидации документы по личному составу передаются на хранение в архив, и справку о стаже или заработке запрашивают в нём. Трёхдневный срок по статье 62 ТК РФ касается только действующего работодателя. Если неизвестно, куда переданы документы, сведения о месте их хранения можно запросить в архивном органе региона, где была зарегистрирована организация.
Чем электронный скан паспорта отличается от бумажной копии с точки зрения закона?
Ничем по существу: оба содержат персональные данные и подчиняются принципу неизбыточности из части 5 статьи 5 152-ФЗ. Различается порядок уничтожения: для бумажной копии по приказу Роскомнадзора № 179 достаточно акта, для электронной нужны акт и выгрузка из журнала регистрации событий информационной системы. Оба документа хранятся 3 года.
