Хранение архива документов в организации помещение сроки и ответственный

Хранение архива документов в организации означает обязанность сохранить каждый документ весь срок, установленный Перечнем Росархива № 236. Отдельная комната и ставка архивиста для этого не обязательны. Коммерческая организация по 125-ФЗ вправе создать архив, а Правила Росархива № 77 при отсутствии архивохранилища допускают запирающиеся шкафы и сейфы. Приказы о приёме, переводе и увольнении, личные дела и личные карточки хранятся 50 лет, если дело закончено с 01.01.2003, и 75 лет, если раньше. Хранение организует руководитель, а функции он поручает конкретному работнику. Дела со сроком до 10 лет остаются в подразделении. Дела по личному составу и дела со сроком свыше 10 лет передают на архивное хранение не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения.

Материал помогает решить, хватит ли шкафа или нужно архивохранилище, проверить помещение по Правилам № 77 и отделить обязательные требования от рекомендательных, например расстояний между стеллажами. Сроки разобраны по конкретным кадровым документам вместе с исключениями: журналы инструктажа по охране труда хранятся 45 лет, протоколы обучения — 5 лет. Во второй половине статьи — порядок передачи и уничтожения дел, состав электронного комплекта, санкции по статье 13.20 КоАП, тарифы КЭДО с электронным архивом и ответы о ликвидации и смене ответственного.

Когда нужен отдельный архив, а когда достаточно шкафа

Создавать архивы обязаны государственные органы и органы местного самоуправления. Это установлено частями 1 и 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Коммерческая организация создаёт архив по собственному решению. Её обязанность определена статьёй 17 того же закона: обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.

ГОСТ Р 7.0.8-2025 разводит два термина, которые в обиходе смешивают. Стандарт утверждён Росстандартом 28.01.2025 № 30-ст и действует с 01.03.2025 вместо версии 2013 года. Архив по стандарту — учреждение или структурное подразделение, которое хранит, комплектует, учитывает и использует документы. Архивохранилище — специально оборудованное помещение. По статье 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ национальный стандарт применяется добровольно, если организация публично не заявила о соответствии ему, поэтому выделять комнату стандарт не обязывает. Правила хранения утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован Минюстом 06.09.2023 № 75119, действует с 17.09.2023). Они допускают хранение в запирающихся шкафах и сейфах, если архивохранилища нет.

Место хранения конкретного дела зависит от его стадии и от срока по номенклатуре:

Отдельное помещение нужно тогда, когда дела по личному составу и дела длительного хранения не помещаются в запирающиеся шкафы, а также когда организация решает создать архив как структурное подразделение. Требования к архивохранилищу, включая рекомендуемые расстояния между стеллажами, на офисный шкаф автоматически не переносятся.

Когда отдельная комната и ставка архивиста избыточны

Небольшой частной компании с одним специалистом по кадрам отдельная комната и должность архивиста не нужны. Правила № 77 требуют сохранности документов, учёта и назначенного исполнителя. Штатную единицу они не требуют и выделение помещения к численности персонала не привязывают. Достаточно запирающегося шкафа или сейфа, приказа о назначении ответственного, номенклатуры дел и описей. Если часть документов уже оформляется в КЭДО, например в Добыто, шкаф всё равно нужен для подлинников, подписанных на бумаге до перехода: электронная копия бумажный оригинал не заменяет.

Проверьте номенклатуру дел. У каждого дела должны быть указаны срок хранения и статья перечня, и по ним понятно, останется дело в подразделении или уйдёт на архивное хранение.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как выбрать и оборудовать помещение для хранения документов

Архивохранилище, если организация его оборудует, размещают в отдельном помещении, изолированном от остальных. Приспосабливаемую комнату перед размещением документов обследуют (п. 79 Правил № 77). Если архивохранилища нет, дела хранят в запирающихся шкафах и сейфах, и архитектурные требования к хранилищу к таким шкафам не применяются. Пункт 80 требует оснастить место хранения оборудованием, которое обеспечивает сохранность: стеллажами, шкафами, сейфами.

Порядок обследования, режим и учёт мест хранения подробно описаны в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённых приказом Росархива № 77. Пункты 77-95 этого приказа сверяют при каждом выборе нового помещения.

Чек-лист осмотра помещения перед размещением архива

Пункты списка относятся к помещению, которое приспосабливают под архивохранилище. Для шкафа в кабинете из них применимы запирание, учёт места, запрет хранения на полу и пожарная безопасность.

• Помещение изолировано от остальных помещений и запирается.
• Через помещение не проходят трубы водоснабжения и канализации, в нём нет технологических и бытовых вводов и выводов.
• Обследованы электросети, отопление и вентиляция.
• Если помещение находится в подвале, на чердаке или рядом с ними, это оценено при обследовании. Пригодность определяется результатами осмотра.
• Проверена прочность перекрытий с учётом нагрузки от стеллажей и документов.
• Результаты обследования зафиксированы письменно.
• Есть оборудование для хранения: стеллажи, шкафы или сейфы.
• Дела не будут лежать на полу, подоконниках и лестничных площадках.
• Для бумажных документов можно поддерживать 17-19 °C и относительную влажность 50-55 % и фиксировать замеры.
• Руководитель утвердил инструкцию о мерах пожарной безопасности для объекта.
• Определено, кто хранит ключи и как нумеруются стеллажи, шкафы и полки для учёта места каждого дела.

Температура, влажность и фиксация замеров

Для документов на бумажной основе пункт 89 Правил № 77 устанавливает температуру 17-19 °C и относительную влажность 50-55 %. Пункт 91 требует фиксировать температурно-влажностный режим и меры, принятые для его нормализации. Периодичность замеров в этих пунктах не названа. Её закрепляют в локальном акте об архиве и соблюдают последовательно, чтобы по записям было видно, когда режим отклонился и что сделано.

ГОСТ Р 7.0.8-2025 включает в режим хранения пожарную безопасность, охрану, климатические, санитарно-гигиенические и световые условия. Это определение термина, новых технических норм оно не создаёт. Пожарные требования к частному офису задают Федеральный закон от 21.12.1994 № 69-ФЗ и Правила противопожарного режима, утверждённые постановлением Правительства от 16.09.2020 № 1479. По пункту 2 этих Правил руководитель утверждает инструкцию о мерах пожарной безопасности для объекта. Специальные нормы для государственных архивов на коммерческий офис автоматически не распространяются.

Расстановка стеллажей: обязательные и рекомендуемые параметры

Пункт 81 Правил № 77 предписывает ставить стеллажи предпочтительно перпендикулярно стенам с окнами и не ближе 1 м от источников тепла. Пункт 82 приводит расстояния со словом «рекомендуется». Это ориентиры для расстановки в архивохранилище:

Расстояния пункта 82 подбирают под размеры конкретного помещения. Обязательными для любого места хранения остаются запрет класть дела на пол, подоконники и лестничные площадки и нумерация стеллажей, шкафов и полок для учёта места каждого дела (п. 94-95).

Документ об обследовании, записи замеров и схему нумерации храните вместе с приказом о назначении ответственного. По этому комплекту видно, как в организации обеспечена сохранность документов.

Кто отвечает за архив и что закрепить в приказе

Сохранность архивных документов обеспечивает организация по статье 17 125-ФЗ. Организует хранение её руководитель (п. 2, 17-18 Правил № 77): он поручает конкретному работнику приём дел, учёт, выдачу и контроль условий хранения. Ответственность организации на исполнителя при этом не переходит. Должность архивиста не обязательна: функции можно поручить специалисту по кадрам или делопроизводителю.

У экспертной комиссии (ЭК) другая задача. По пунктам 18-23 Правил № 77 она проводит экспертизу ценности документов, отбирает дела на хранение и к уничтожению, рассматривает описи и акты о выделении дел к уничтожению. Эти документы затем утверждает руководитель. Ответственный за архив хранит дела и ключи, а вопрос о том, можно ли уничтожить дело, решает ЭК.

Полный текст норм о назначении исполнителя и о работе комиссии опубликован на странице Правил организации хранения на официальном сайте Росархива. Там же сверяют действующую редакцию перед подготовкой приказа.

Что закрепить в приказе о назначении ответственного

Перечень составлен по практике и не является нормативно утверждённой формой приказа:

• Ф. И. О. и должность ответственного, а также работник, который замещает его на время отсутствия.
• Приём дел от подразделений по описям и учёт мест хранения.
• Выдача дел во временное пользование и контроль возврата.
• Круг лиц, допущенных к делам по личному составу, и порядок допуска.
• Контроль температуры, влажности и состояния шкафов или хранилища, фиксация замеров.
• Порядок хранения ключей.
• Порядок передачи дел при смене ответственного.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Разграничение доступа к кадровым данным одинаково нужно и бумажному архиву, и электронному. Когда вся кадровая служба целиком имеет доступ ко всему массиву личных дел, это типовая ситуация и одновременно типовое нарушение. Пропишите в приказе, кто и к каким делам допускается, и сверяйте этот список с фактической выдачей.»

Проверьте, что ответственный ознакомлен с приказом, что у замещающего работника есть доступ к ключам и что список допущенных к личным делам совпадает с теми, кто фактически их получает.

Сроки хранения кадровых документов и начало отсчёта

Сроки хранения документов задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и действующий с 18.02.2020, с учётом статьи 22.1 125-ФЗ. Для документов по личному составу установлено правило двух сроков. Дела, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, законченные с этой даты — 50 лет, если специальные нормы не устанавливают иное. Срок считают с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Личное дело работника, уволенного в марте 2026 года, хранится 50 лет начиная с 01.01.2027. До истечения срока документ не уничтожают, даже если в работе он больше не нужен.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Формулировки статей и примечания к ним удобно проверять по тексту Перечня № 236 на сайте Росархива. Внутри одного раздела Перечня сроки различаются, поэтому статью проверяют отдельно для каждого дела номенклатуры:

Приказ о приёме на работу и приказ об ежегодном отпуске относятся к одной статье 434, но хранятся 50/75 и 5 лет соответственно. Срок 50/75 лет нельзя присваивать всем кадровым приказам подряд. В ГОСТ Р 7.0.8-2025 термин «документы по личному составу» обозначает документы о трудовых отношениях, подлежащие хранению свыше 10 лет или постоянно. График отпусков со сроком 3 года к этой группе не относится. Хранение документов в Москве для коммерческой организации подчиняется тем же федеральным срокам, что и в других регионах: Перечень № 236 и Правила № 77 действуют на всей территории России.

Важный нюанс из практики: статья 425 Перечня № 236 прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях. При расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Срок 45 лет у журнала связан именно с таким использованием.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Для большинства организаций основной документ — Перечень № 236. В здравоохранении, образовании и финансовом секторе действуют отраслевые перечни, и для документов своей отрасли они имеют приоритет. Ошибка возникает, когда специалист открывает общий перечень, находит похожую строку и ставит срок, не проверив отраслевой документ. Сначала проверьте, есть ли перечень для вашей отрасли, и только после этого берите срок из общего.»

Приказ 29н: какие документы о медосмотрах хранятся 50 лет

Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры. Архивным актом он не является. На дату публикации приказ действует в редакции от 29.04.2026 и сохраняет силу до 01.04.2027. Пункт 47 устанавливает срок 50 лет для одного экземпляра заключительного акта, который хранится в медицинской организации, проводившей осмотры. Направления, списки и свой экземпляр заключительного акта работодатель относит к видам документов по Перечню № 236 и своей номенклатуре. Срок 50 лет из приказа 29н на весь кадровый комплект не переносится.

Сверьте номенклатуру: у каждого дела должен стоять номер статьи Перечня № 236 или отраслевого акта, а не один только срок.

Как подготовить дела и передать их на архивное хранение

Пункт 31 Правил № 77 касается дел постоянного хранения, дел со сроком хранения свыше 10 лет и дел по личному составу. Их передают на архивное хранение не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве. Дела со сроком до 10 лет остаются в подразделении до уничтожения. Руководитель может разрешить их передачу, если в подразделении нет условий хранения.

Электронный кадровый документ проходит к архиву тот же путь, только без физической передачи: создание, маршрут согласования, подписание, перевод в архивный раздел системы. В Добыто для этого в разделе «Документы» есть вкладка «Архив» и массовое действие «В архив». Перевод в этот статус означает, что документ закрыт в работе. Экспертизу ценности, опись и решение об уничтожении он не заменяет.

Как передать кадровые дела на архивное хранение: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Отделите текущие документы от завершённых. Открытые журналы, действующие приказы и дела текущего года остаются в работе у подразделения.
2. Шаг 2. Для каждого завершённого дела определите срок: сначала по отраслевому перечню, если он есть, затем по Перечню № 236. Разделите дела на группы: до 10 лет, свыше 10 лет, по личному составу, постоянного хранения.
3. Шаг 3. Сверьте дела с номенклатурой. Каждое дело должно быть сформировано под своим индексом, а документы внутри вида разложены по годам, от старых к новым.
4. Шаг 4. Оформите дела и составьте опись по Правилам № 77. Указатель по фамилиям работников ведите как дополнительный инструмент поиска, опись он не заменяет.
5. Шаг 5. Передайте дела ответственному по описи не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дела. Дела со сроком до 10 лет передавайте, только если руководитель разрешил это из-за отсутствия условий в подразделении.
6. Шаг 6. Отразите в учёте место хранения: номер шкафа или стеллажа и номер полки.
7. Шаг 7. Выдавайте дела во временное пользование по порядку, закреплённому в приказе об ответственном, и отмечайте дату возврата.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Дела длительного хранения поднимают при несчастном случае или профзаболевании, иногда через 15 лет после увольнения человека. В такой ситуации ищут не журнал за определённый год, а сведения о конкретном работнике за весь период его работы. Поэтому для документов длительного хранения я советую предусмотреть поиск по людям, а не только по годам.»

Когда дело можно уничтожить

Окончание срока хранения не означает, что дело уничтожают в тот же день. Порядок установлен пунктами 23-26 Правил № 77 и пунктами 4.3, 4.10-4.11 Инструкции к Перечню, утверждённой отдельным приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Сначала ЭК проводит экспертизу ценности. Затем составляют акт о выделении дел к уничтожению, его рассматривает ЭК и утверждает руководитель. Уничтожение возможно после того, как описи дел за соответствующий период утверждены в установленном порядке. Раньше срока дело не уничтожают.

Последствия нарушения правил хранения

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов квалифицируется по статье 13.20 КоАП РФ. Санкция — предупреждение или штраф: для граждан 1000-3000 руб., для должностных лиц 3000-5000 руб., для юридических лиц 5000-10 000 руб. Санкция альтернативная, поэтому штраф не назначается автоматически за каждое отступление от Правил № 77.

Кроме штрафа, утрата документа лишает работодателя доказательств. Без журнала инструктажа он не подтвердит проведение инструктажей при расследовании несчастного случая или профзаболевания, а доказывать это должен именно работодатель. Без приказов и личных карточек невозможно исполнить заявление работника по статье 62 ТК РФ о выдаче заверенных копий в течение 3 рабочих дней.

Что сохранять в электронном архиве

Документ, созданный и подписанный в электронном виде, хранится в электронном виде. Скан бумажного подлинника этот подлинник не заменяет и срок его хранения не сокращает. Ни статья 17 125-ФЗ, ни пункты 4.2-4.3 Инструкции к Перечню (приказ № 237) не дают права уничтожить бумагу до истечения срока только потому, что она отсканирована.

Для кадровых документов, оформляемых электронно без дублирования на бумаге, состав и формат хранения установлены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н (зарегистрирован Минюстом 30.09.2022 № 70317, действует с 01.03.2023). Основная часть документа хранится в формате PDF/A-1A, его описание — в XML-файле wredc_data.xml, приложения — в подходящих форматах при их наличии. В комплект входят файлы электронной подписи основной части и приложений. Машиночитаемую доверенность включают, если она выдана для подписания этого электронного документа. Изображение подписи на странице PDF файл подписи не заменяет.

Глава X Правил № 77 (п. 142-155) требует вести учёт электронных файлов с указанием имени, даты, объёма и формата, проверять их техническое состояние, обеспечивать резервное восстановление и миграцию. При конвертации и миграции сохраняют аутентичность, достоверность, целостность и пригодность документов для использования. Исходные файлы после конвертации хранят не менее 1 года. Этот год не даёт права уничтожить бумажный подлинник до истечения обязательного срока.

Важный нюанс из практики: в облачном КЭДО кадровые документы со сведениями о семье, здоровье и доходах работников оказываются у внешних лиц. Попросите вендора назвать полный список лиц, получающих доступ к данным. Обычно это не одна компания, а три: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.

Как сохранить проверяемость электронной подписи

ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы и различаются основанием равнозначности. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками электронного взаимодействия. В одном документе работник и работодатель могут подписаться подписями разных видов. В архиве поэтому сохраняют не только документ, но и основания проверки подписи: файлы усиленной подписи, а для ПЭП — соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи.

Сертификат подписи действует ограниченное время, а дела по личному составу хранятся десятилетиями. Метка времени подтверждает, что подпись поставлена при действующем сертификате. Усовершенствованная подпись, сформированная поверх прежней при смене криптоалгоритмов, сохраняет проверяемость документа в архиве.

Комплект документа при выгрузке и смене оператора

Форматы CAdES-BES, CAdES-T и CAdES-A показывают, как подпись последовательно дополняют штампом времени, ответами о статусе сертификата и архивной меткой с периодическим переподписанием. CAdES-A — техническое решение для длительного хранения, а не универсальная обязанность каждой организации. На практике проверяют другое: все ли файлы комплекта можно получить из системы.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. В комплект входят сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Спрашивайте оператора не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. При проверке, споре или смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране.»

В Добыто по каждому приказу и письму в разделе «Документы» видны статус согласования, отказа или подписания, цепочка участников маршрута и сроки. Чтобы проверить комплект, возьмите в своей системе один подписанный трудовой договор и убедитесь, что при выгрузке есть PDF/A, XML-описание, файлы подписей и, если подписывал уполномоченный по доверенности, машиночитаемая доверенность.

Стоимость КЭДО с электронным архивом

Расходы на бумажный архив и на электронный сервис считают раздельно. Шкафы, сейфы, приборы контроля температуры и влажности и приспособление помещения оплачиваются по смете под конкретное помещение и объём дел. Плата за КЭДО зависит от тарифа и численности сотрудников. Условия Добыто приведены по состоянию на 05.10.2026.

Итог зависит от численности, нужных видов подписи и интеграции с 1С. Электронный архив в составе тарифа указан для «Бизнес», где действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Полные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Один день на настройку модуля 1С:ЗУП не равен сроку организации архива, а тариф не меняет сроки хранения по Перечню № 236.

Выводы

Организация обязана сохранить документы на весь срок по Перечню № 236, а форму хранения выбирает по объёму дел. Небольшой компании хватает запирающегося шкафа или сейфа с назначенным ответственным, номенклатурой и описями. Архивохранилище требует обследования, режима 17-19 °C и 50-55 % и учёта мест хранения. Срок определяется статьёй перечня для каждого вида документа и считается с 1 января следующего года. Уничтожить дело можно только после экспертизы ценности и утверждения акта. Электронный подлинник хранится комплектом вместе с файлами подписи, и скан бумаги его не заменяет.

В Добыто подписанные кадровые документы переводятся на вкладку «Архив» прямо из раздела «Документы», и электронная часть архива формируется в ходе обычной работы. Бумажные подлинники, приказ об ответственном и решения ЭК остаются в контуре организации.

Частые вопросы о хранении архива документов

Как передать архив при смене ответственного работника?

При смене ответственного Правила № 77 (п. 98а, 223) предусматривают внеплановую проверку наличия и состояния дел и их приём-передачу. Проверку проводит комиссия, которую назначает руководитель или уполномоченное им лицо. Результат оформляют актом приёма-передачи. Образец такого акта приведён в приложении 31 к Правилам как рекомендуемый, обязательной унифицированной формой он не является. Наличие дел сверяют по описям.

Нужна ли проверка наличия дел при переезде архива?

Новое помещение перед размещением документов обследуют по пункту 79 Правил № 77: инженерные сети, перекрытия, условия хранения. Внеплановую проверку наличия дел пункт 98в связывает с массовым перемещением документов или с угрозой их утраты или повреждения. При переезде всего архива её проводят. Перестановка одного шкафа внутри кабинета под это основание не подпадает.

Как определить срок хранения, если вида документа нет в Перечне № 236?

Сначала проверяют отраслевые перечни и специальные нормы: по пункту 4.10 Инструкции к Перечню (приказ Росархива № 237) их учитывают все организации при составлении номенклатуры. Если подходящей нормы нет, вопрос выносят на ЭК. По пункту 23 Правил № 77 комиссия готовит предложения об установлении срока хранения. В решении фиксируют обоснование, например близкий по содержанию вид документа, и вносят срок в номенклатуру дел. Срок, выбранный без такого решения, при проверке подтвердить нечем.

Что означает отметка «ЭПК» у срока хранения личных дел?

ЭПК — экспертно-проверочная комиссия. У статьи 445 Перечня № 236 срок записан как «50/75 лет ЭПК». По пункту 4.9 Инструкции к Перечню после истечения 50 или 75 лет проводится экспертиза ценности, и отдельные дела или их части могут быть отобраны на постоянное хранение. Отметка не делает все личные дела постоянными и не разрешает уничтожить их без экспертизы.

Что делать с кадровым архивом при ликвидации компании без правопреемника?

По части 10 статьи 23 125-ФЗ ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий организуют упорядочение документов. Документы по личному составу, документы Архивного фонда РФ и документы с неистёкшими сроками хранения они передают в соответствующий государственный или муниципальный архив по договору. Уничтожать такие документы при закрытии компании нельзя.

Как работнику получить архивную справку или копии кадровых документов?

Если документы хранятся у работодателя, действует статья 62 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель не позднее 3 рабочих дней безвозмездно выдаёт копии документов, связанных с работой, заверенные надлежащим образом. Если организация ликвидирована и документы переданы в государственный или муниципальный архив, запрос направляют в этот архив. Срок 3 рабочих дня из статьи 62 ТК РФ на архив не распространяется: запрос исполняется в порядке, установленном для архивов.