Хранение медицинских документов работников строится по виду документа и месту его получения: работодатель сохраняет свой экземпляр заключения и документы организации осмотров, медицинская организация — медицинскую карту и результаты исследований. Для списков, планов-графиков и переписки о периодических осмотрах установлен срок 3 года; для заключительных актов по работам с вредными, опасными условиями труда — 50/75 лет. Бумажная личная медицинская книжка остаётся документом работника, который возвращают при увольнении. Электронная книжка формируется в государственной подсистеме ЭЛМК, а порядок хранения экземпляров работодателя закрепляют в номенклатуре дел.
Индивидуальное медицинское заключение и заключительный акт по организации требуют разной классификации: одинаковое слово в названии не означает одинаковый срок. Материал помогает определить состав кадрового комплекта, отделить его от врачебной документации и ограничить доступ к сведениям о здоровье. Во второй половине статьи находятся инструкция по организации хранения, порядок возврата книжки и уничтожения завершённых дел, стоимость кадрового электронного архива и ответы на частные вопросы. Правила разобраны для работодателей в Российской Федерации по состоянию на 3 октября 2026 года.
Какие медицинские документы должен получать работодатель
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н утверждает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров и перечень медицинских противопоказаний. Он определяет, кому передают заключения, но не устанавливает единый срок хранения всего комплекта у работодателя. Обязанности по организации обязательных осмотров работников закреплены в статье 220 Трудового кодекса РФ.
Для кадровой службы документ подтверждает возможность выполнения конкретной трудовой функции. Направление на осмотр и заключение должны относиться к соответствующей должности, видам работ и производственным факторам. Отметка о прохождении обследования без итогового заключения не позволяет установить, выявлены ли противопоказания к работе.
Заключение работнику и заключительный акт организации
Предварительный осмотр заканчивается индивидуальным заключением. По пункту 17 порядка № 29н его составляют в 3 экземплярах: для поступающего на работу, медицинской карты и работодателя. Экземпляр поступающему на работу выдают не позднее 5 рабочих дней. Этот срок выдачи не является сроком архивного хранения.
После периодического осмотра также оформляют индивидуальное заключение. Отдельно медицинская организация обобщает результаты обследования коллектива в заключительном акте. По пункту 47 порядка № 29н один экземпляр такого акта направляют работодателю. Подмена индивидуального заключения общим актом оставляет без документального подтверждения результат осмотра конкретного работника.
Медицинская карта с записями врачей и результатами исследований относится к документации медицинской организации. Работодатель не должен формировать собственную копию врачебного архива из анализов, выписок и снимков, полученных при осмотре. Для данных, необходимых по специальной норме, например при расследовании профессионального заболевания, основание получения проверяют отдельно.
В Добыто при разборе архивных вопросов мы разграничиваем общий управленческий перечень и специальные отраслевые правила. Для экземпляра медицинской организации и документа, поступившего работодателю, применимость нормы проверяется отдельно. В номенклатуре должно быть понятно, чей именно экземпляр хранится.
Где хранить бумажную и электронную медицинскую книжку
Приказ Минздрава России от 18.02.2022 № 90н утверждает форму, порядок ведения отчётности, учёта и выдачи личных медицинских книжек, в том числе электронных. По состоянию на 3 октября 2026 года выдача и ведение бумажных книжек прежней формы допускаются до 1 сентября 2027 года: переходный период продлён приказом Минздрава России от 29.07.2026 № 705н. Дата 1 сентября 2026 года из предыдущей редакции уже не подходит для решения о допустимом носителе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
У бумажной книжки прежнего образца предусмотрено хранение у администрации организации или индивидуального предпринимателя и выдача владельцу по его требованию. При увольнении и переходе на другую работу книжка остаётся у владельца. Работодатель организует её сохранность и доступ для предусмотренных проверок; включать оригинал в закрытое личное дело увольняемого работника для длительного хранения не следует.
Для учёта передачи практично фиксировать номер книжки, владельца, дату получения, место хранения и дату возврата. Такая запись помогает подтвердить движение документа. Это организационная рекомендация: перечисленные реквизиты не представлены здесь как обязательная унифицированная форма журнала.
Электронная личная медицинская книжка формируется в подсистеме ЭЛМК Федеральной государственной информационной системы сведений санитарно-эпидемиологического характера. Её выдачу нельзя заменить созданием файла кадровой службой. В Едином реестре выданных ЭЛМК Роспотребнадзора работодатель проверяет наличие книжки и сведения о гигиенической подготовке и аттестации. Получение результата проверки не даёт права собирать дополнительные диагнозы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я начинаю выбор срока с проверки специального перечня для соответствующей сферы. Общий перечень не заменяет правила для отраслевых документов. Перед включением документа в дело проверьте, распространяется ли выбранная норма на вашу организацию и этот вид документа.»
Сроки хранения заключений и документов медосмотров
Статья 635 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, устанавливает 3 года для документов периодических медицинских осмотров. Примечание к этой статье выделяет заключительные акты осмотров работников на работах с вредными, опасными условиями труда: для них установлен срок 50/75 лет. Наименование документа проверяют вместе с примечанием.
Текст Перечня № 236 на государственном портале Татарстана позволяет сверить строку 635 и её исключение. Статьи 644 и 645 этого Перечня относятся к жилищному обеспечению, поэтому назначать по ним срок медицинским заключениям нельзя. Номер статьи без названия действующего перечня не подтверждает выбор срока.
Для разных документов и получателей применяются следующие правила.
| Документ и получатель | Срок или порядок хранения | Основание и граница применения |
|---|---|---|
| Списки, планы-графики, отчёты и переписка о периодических осмотрах у работодателя | 3 года | Статья 635 Перечня № 236; исключение для заключительных актов выделено отдельно |
| Заключительный акт осмотров работников на работах с вредными, опасными условиями труда у работодателя | 50/75 лет | Примечание к статье 635 Перечня № 236 |
| Индивидуальное заключение предварительного осмотра у работодателя | Определяется после классификации документа в номенклатуре дел | Пункт 17 порядка № 29н определяет получателей, но не отдельный срок хранения у работодателя |
| Заключительный акт в медицинской организации, проводившей периодические осмотры | 50 лет | Пункт 47 порядка № 29н; это срок экземпляра медицинской организации |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50/75 лет | Статья 419 Перечня № 236; отдельный комплекс документов |
| Бумажная медицинская книжка прежней формы у администрации | Хранение с выдачей владельцу по требованию; возврат при увольнении | Порядок обращения с книжкой нельзя заменять сроком хранения кадрового дела |
Срок 50 лет из порядка № 29н нельзя автоматически переносить на все экземпляры работодателя. Обратная ошибка — уничтожение заключительного акта по вредным, опасным работам вместе с организационной перепиской после 3 лет.
Как определить срок индивидуального заключения
В статье 635 прямо перечислена документация периодических осмотров. Самостоятельное заключение предварительного осмотра в ней отдельно не названо. Объявлять для любого индивидуального медицинского заключения универсальные 3 года или 5 лет без классификации документа было бы неточно.
Для документов периодического осмотра проверяют возможность отнесения к статье 635. Если заключение сформировано как документ к приказу о приёме на работу, отдельно оценивают применимость статьи 434 о приказах по личному составу и документах к ним. Подход зависит от функции документа и состава дела; одно лишь нахождение бумаги в папке не служит юридическим обоснованием.
При отсутствии прямого соответствия вопрос рассматривает экспертная комиссия организации. Предложение по сроку фиксируют с обоснованием в номенклатуре; при необходимости его согласуют с уполномоченным архивным органом. До разрешения вопроса спорный документ не включают в акт уничтожения. Такой порядок отделяет документированный выбор от неподтверждённой цифры в памятке.
Полезно знать: отсутствие вида документа в перечне не означает, что его можно сразу удалить. При подборе срока по аналогии обоснование и решение экспертной комиссии фиксируют документально.
От какой даты считать архивный срок
По пункту 4.1 Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом завершения документа делопроизводством. Для реестров, книг и журналов учитывают год завершения их ведения. Привязка к дате очередного медицинского осмотра не заменяет это правило.
Обозначение 50/75 в Перечне № 236 раскрывается в сноске: документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранят 75 лет; после этой даты — 50 лет. Для архивных дел проверяют дату завершения и применимую норму, а не только дату увольнения владельца документа.
Важный нюанс из практики: завершённые дела удобно разделять по порогу 10 лет, а затем по видам и годам. Такое разделение из архивного разбора Добыто помогает отделить документы для текущего использования от комплекта длительного хранения. Само место на полке срок не устанавливает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кто может видеть сведения о здоровье работника
Сведения о состоянии здоровья относятся к специальным категориям персональных данных по статье 10 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Статья 88 ТК РФ ограничивает запрос медицинской информации сведениями, которые относятся к возможности выполнения трудовой функции. Должность в HR-отделе сама по себе не даёт доступа ко всему медицинскому комплекту.
Обработка, необходимая для исполнения трудового законодательства, допускается по пункту 2.3 части 2 статьи 10 закона № 152-ФЗ. Поэтому утверждение, что любое хранение обязательного медицинского заключения возможно только после отдельного согласия работника, неверно. Однако это основание не распространяется на сбор медицинских сведений для посторонних целей.
Если обработка опирается именно на согласие, для специальных категорий требуется письменная форма. В статьях 5 и 10 закона № 152-ФЗ можно проверить одновременно основание обработки и запрет избыточного сбора данных. Общая анкета кандидата или согласие на КЭДО не служат универсальным разрешением на получение врачебной документации.
Как разграничить доступ кадровой службы и руководителей
Список допущенных лиц и объём доступных сведений закрепляют в локальном порядке обработки персональных данных. Специалисту по охране труда может потребоваться заключение для контроля допуска; руководителю подразделения — информация об ограничении работы и принятых работодателем мерах. Предоставлять всем руководителям полный комплект анализов для этой цели избыточно.
Бумажные документы размещают в месте, доступном только уполномоченным сотрудникам. Для электронного хранения проверяют права на просмотр, скачивание и передачу: доступ к общей кадровой папке не должен автоматически открывать медицинские сведения. Настройку прав проверяют отдельно от возможности найти файл по фамилии.
Врачебная тайна и режим персональных данных действуют одновременно. Статья 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» защищает сведения о здоровье, диагнозе и обследовании. Перед отправкой документа внешнему архивному подрядчику устанавливают законное основание передачи и условия обработки; один договор аренды места хранения этого вопроса не решает.
Практический результат проверки доступа — перечень лиц с полномочиями по конкретным документам и понятный порядок выдачи. Если для должности нужны только сведения о допуске, объём доступа ограничивают этой задачей.
Как хранить электронные заключения и бумажные оригиналы
Пункт 16 порядка № 29н допускает электронное заключение, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), с передачей по защищённым каналам связи и соблюдением законодательства о персональных данных. Загруженный скан бумажного заключения имеет другой статус: он не превращается в медицинский электронный оригинал после подписания кадровой службой.
Для электронного оригинала сохраняют исходный документ и данные электронной подписи, позволяющие проверять его подлинность. Для бумажного оригинала скан можно использовать как рабочую копию, не уничтожая основание её создания. Выбор носителя хранения фиксируют при приёме документа, чтобы в архив не попала только копия.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Я связываю форму хранения с тем, как документ был создан. Электронный документ с электронной подписью сохраняется электронно, бумажный оригинал — на бумаге. При приёме в архив проверьте, что распечатка или скан не подменили исходный документ.»
Факт: в архивном комплекте форма хранения соответствует форме создания документа. Наличие электронной копии не позволяет убрать бумажный оригинал до завершения установленного порядка хранения.
Когда обычного КЭДО недостаточно
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) организует работу с кадровыми документами работодателя. Электронную личную медицинскую книжку формируют уполномоченные учреждения в государственной подсистеме по приказу № 90н. Медицинское заключение выдаёт медицинская организация по приказу № 29н. Кадровая система не получает полномочий создавать эти медицинские документы.
Простая электронная подпись (ПЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), применяемые для допустимых кадровых документов, не заменяют УКЭП, предусмотренную специальным порядком выдачи электронного медицинского заключения. Допустимость подписи проверяют по виду документа и роли подписанта.
Важный нюанс из практики: в архивном разборе форма создания проверяется до распределения документов по делам. Решение о носителе принято на входе, а длительное хранение продолжается в выбранной форме. Проверка исходного документа позволяет заранее отделить оригиналы от рабочих копий.
Как организовать дела и найти документ при проверке
Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, регулируют организацию хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. Для работодателя рабочей основой служит номенклатура дел с названиями документов, сроками и основаниями. Название папки «Медицинские документы» без дальнейшего разделения не позволяет управлять разными сроками.
Для поиска достаточно связать документ с работником, видом осмотра, датой и индексом дела. Сведения о диагнозах не нужны для того, чтобы найти заключение о допуске. В Добыто раздел документов показывает статусы, маршруты согласования и архив; наличие такого раздела не освобождает работодателя от классификации медицинского комплекта и проверки прав доступа.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Для длительного хранения я рекомендую организовать поиск по людям. При обращении по поводу профессионального заболевания ищут сведения о конкретном работнике. Проверьте, позволяет ли ваша опись найти нужный комплект, а не только папку за определённый год.»
Как настроить хранение медицинских документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите текущие и завершённые документы. Действующее заключение для контроля допуска учитывайте отдельно от дела, завершённого делопроизводством.
- Шаг 2. Разделите завершённые дела по срокам до 10 лет включительно и свыше 10 лет. Заключительные акты с длительным сроком не объединяйте с краткосрочной перепиской.
- Шаг 3. Систематизируйте документы внутри каждой категории по видам и годам. Для длительного хранения предусмотрите поиск сведений по работнику.
- Шаг 4. Оформите номенклатуру дел. Укажите название дела, срок, статью применимого перечня и примечание; для документа без прямого соответствия зафиксируйте обоснование выбора.
Перед передачей дела сверяют фактический состав, форму оригиналов и ограничения доступа. Эта проверка подтверждает, что в архив ушёл комплект, который можно найти и использовать на предусмотренном основании.
Возврат книжек и уничтожение завершённых медицинских дел
Увольнение работника прекращает необходимость текущего контроля его допуска у этого работодателя, но не отменяет обязательное архивное хранение документов. Оригинал бумажной медицинской книжки возвращают владельцу; экземпляр заключения работодателя и заключительный акт сохраняют в соответствующих делах. Возврат желательно подтвердить записью о выдаче или распиской.
Дела с истёкшими сроками проходят экспертизу ценности и установленный порядок выделения к уничтожению по Правилам № 77. До уничтожения проверяют наличие оснований для дальнейшего сохранения, в том числе незавершённого расследования или спора. Простого удаления папки из кадровой системы для оформления уничтожения недостаточно.
Бумажные документы уничтожают способом, исключающим восстановление сведений. Для электронных документов учитывают рабочие экземпляры и копии, на которые распространяется решение об уничтожении, и оформляют подтверждение прекращения хранения персональных данных. Архивные сроки и достижение цели обработки проверяют совместно; хранение без основания после завершения всех обязательных сроков также требует пересмотра.
Какие ошибки проверить перед передачей в архив
Размещение заключительного акта по вредным, опасным работам в краткосрочном деле создаёт риск утраты документа с длительным сроком хранения. Объединение всех медицинских сведений с общим личным делом расширяет доступ к ним. Эти ошибки устраняют на этапе формирования дел, до передачи папок архивному работнику.
Срок в номенклатуре, форма исходного документа и круг допущенных лиц должны соответствовать друг другу. Если остаётся только скан или неясно, кто забрал оригинал, сначала восстанавливают комплект через установленное взаимодействие с выдавшей организацией. Расходы на восстановление зависят от обстоятельств; неподтверждённую стоимость повторного осмотра считать обязательной ценой архивной ошибки нельзя.
Стоимость КЭДО для кадровой части медицинского документооборота
Стоимость кадрового электронного архива зависит от выбранного тарифа и численности сотрудников. Тариф КЭДО не является оплатой медосмотра, выдачи ЭЛМК или медицинского архивного хранения; условия работы со сведениями о здоровье проверяют отдельно.
| Тариф или услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Старт: до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Срок внедрения тарифа не указан |
| Бизнес: электронный архив и интеграция с 1С | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Срок внедрения тарифа не указан |
| Корпорация: выделенный сервер, API и кастомные интеграции | По запросу | Срок внедрения тарифа не указан |
| Настройка готового модуля для 1С:ЗУП | Отдельная цена не указана; по запросу | 1 день на установку и настройку модуля |
Для тарифа «Бизнес» предусмотрена минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Эти условия и состав функций приведены в тарифах кадрового документооборота; сумма для конкретного проекта уточняется с учётом его состава. Срок настройки модуля 1С не означает завершения всего перехода на электронное хранение за 1 день.
Выводы
Медицинский комплект работодателя разделяют по назначению, носителю и срокам. Документ о допуске конкретного человека, общий заключительный акт и личная медицинская книжка имеют разные функции и правила обращения. Номенклатура дел и разграничение доступа позволяют сохранить доказательства исполнения обязанностей, не создавая избыточный архив сведений о здоровье.
Добыто организует кадровый электронный документооборот с электронным архивом. Для медицинских документов границы такого решения определяются специальными порядками выдачи, законным основанием обработки и требуемой формой оригинала.
Частые вопросы
В какой срок работнику выдают копию заключения, которое находится у работодателя?
По статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, выдают по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней. Копию документа работодатель заверяет и предоставляет бесплатно. Для копии заключительного акта с данными других работников объём выдаваемых сведений ограничивают информацией, относящейся к заявителю: заявление не открывает ему доступ к медицинским данным коллег.
Что происходит с медицинской картой, если клиника, проводившая осмотры, ликвидирована?
Пункт 40 порядка № 29н предусматривает передачу карты в центр профпатологии субъекта Российской Федерации либо в определённую региональным органом здравоохранения медицинскую организацию при отсутствии такого центра; предусмотрены также случаи передачи в центры профпатологии ФМБА. В указанном порядке карта хранится 50 лет. Работодатель не становится её новым хранителем только потому, что заключал договор на осмотры.
Можно ли выдать архивную справку вместо утраченного медицинского заключения?
Архивная справка подтверждает сведения из сохранившихся документов; она не является новым медицинским заключением о пригодности к работе. Для восстановления медицинского документа обращаются в организацию, которая его выдала, либо выясняют место хранения её документации. При текущем решении о допуске проверяют наличие надлежащего заключения, а не только подтверждение старой записи в кадровом учёте.
Нужно ли создавать такой же комплект на исполнителя по договору ГПХ?
Обязанности работодателя по статье 220 ТК РФ относятся к трудовым отношениям и автоматически на исполнителя по гражданско-правовому договору не переносятся. Вместе с тем санитарные требования могут быть связаны с выполняемой деятельностью по Федеральному закону от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Основание медицинских требований и обработки данных такого исполнителя устанавливают отдельно от кадрового порядка для работников.
Для организации в Москве действуют отдельные сроки хранения медицинских заключений?
Само нахождение работодателя в Москве не заменяет федеральные нормы приказа № 29н и Перечня № 236. При выборе срока учитывают вид документа и применимые специальные правила деятельности организации. Место размещения архива и условия договора с хранителем не позволяют сократить обязательный срок или предоставить подрядчику неограниченный доступ к сведениям о здоровье.
