Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236
Срок хранения кадрового документа задаёт статья Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень действует с 18.02.2020. Порядок его применения установлен Инструкцией, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 и действующей с 25.02.2020. Обязанность хранить документы в течение этих сроков вытекает из статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Текст Перечня с номерами статей опубликован на странице Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива. По этому тексту удобно сверять номер статьи, прежде чем вносить срок в номенклатуру дел.
Для документов по личному составу Перечень использует двойной срок «50/75 лет». Критерий — год, в котором дело закончено делопроизводством. Если это произошло до 1 января 2003 года, срок составляет 75 лет, если после — 50 лет (части 1-2 статьи 22.1 закона № 125-ФЗ, примечание 3 к Перечню № 236). По пункту 4.1 Инструкции № 237 отсчёт ведётся с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Дата рождения работника и дата подписания документа на начало отсчёта не влияют. Личное дело, открытое до 2003 года и закрытое позже, по этому критерию хранится 50 лет.
Сроки по основным видам кадровых документов:
| Вид документа | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении и о других перечисленных в статье длительных кадровых событиях | 434 | 50/75 лет |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, о служебных проверках | 434 | 5 лет |
| Приказы о длительных отпусках по уходу за ребёнком и без сохранения заработной платы | 434 | 50/75 лет |
| Трудовые договоры и соглашения к ним | 435 | 50/75 лет |
| Личные карточки работников | 444 | 50/75 лет |
| Личные дела руководителей и работников | 445 | 50/75 лет ЭПК |
| Табели и журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| Сводные расчётные и платёжные ведомости и документы к ним | 295 | 6 лет; при отсутствии лицевых счетов 50/75 лет |
| Согласия на обработку персональных данных | 441 | 3 года после истечения срока действия или отзыва, если иное не предусмотрено законом или договором |
Отметка ЭПК у статьи 445 оставляет за личными делами срок 50/75 лет. Слово «постоянно» в статье 462 относится к перечисленным там спискам и на личные дела автоматически не распространяется. Состав личного дела работников, кроме государственных и муниципальных служащих, определяет ЛНА работодателя. Отдельного исключения для личного дела руководителя статья 445 не делает.
Внимание: статья 423 Перечня № 236 делится на два подпункта. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет. Закончившийся журнал инструктажа передают в архив, по истечении 5 лет его не уничтожают.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет в Перечне установлены неслучайно: документы по личному составу нужны прежде всего самому человеку, и понадобиться они могут тогда, когда компании уже не существует. К ним относятся личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу: 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Отложите эти дела на длительное хранение отдельно от документов со сроком 5 лет.»
Сверьте номенклатуру дел. У каждого кадрового дела в ней указываются статья Перечня № 236 и срок хранения. У дел по личному составу дополнительно указывается год окончания делопроизводства, от которого считается срок.
Медосмотры по приказу № 29н: какие документы хранит работодатель
Порядок предварительных и периодических медосмотров установлен приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, зарегистрированным в Минюсте 29.01.2021 № 62277. Приказ действует с 01.04.2021 до 01.04.2027. Актуальная редакция от 29.04.2026 учитывает изменения, внесённые приказом № 327н. По этому порядку работодатель получает заключения по результатам медосмотров и заключительный акт. Медицинская карта и история обследований работника к работодателю не поступают.
Пункт 34 приложения 1 к приказу № 29н предусматривает пять экземпляров заключения, и третий из них направляется работодателю. Срок хранения этого индивидуального заключения пункт 34 не устанавливает. Пункт 47 касается другого документа: один экземпляр заключительного акта хранится 50 лет в медицинской организации. Переносить этот срок на любой документ работодателя оснований нет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В Перечне № 236 медосмотрам посвящена статья 635. Документы о периодических медосмотрах хранятся 3 года. Исключение — заключительные акты медосмотров работников с вредными и опасными условиями труда, для них срок 50/75 лет. Исключение сформулировано для заключительных актов и автоматически на индивидуальные заключения не распространяется. Поэтому срок для заключений в своей компании закрепляют в номенклатуре дел решением экспертной комиссии со ссылкой на выбранную статью Перечня.
Статья 13 Федерального закона № 323-ФЗ относит сведения о здоровье и диагнозе к врачебной тайне. Если в личных делах лежат медицинские материалы сверх заключений и заключительного акта, проверьте правовое основание их получения и открытого к ним доступа.
Полезно знать: для документов, специфичных для отрасли, отраслевые перечни имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава, поэтому сначала проверяют отраслевой перечень и только потом общий.
Приказ № 29н действует до 01.04.2027. Перед этой датой проверьте, не утверждён ли новый порядок медосмотров, и при необходимости обновите номенклатуру дел.
Электронный архив кадровых документов: требования ТК РФ, приказа № 578н и Правил № 77
Статья 22.1 ТК РФ позволяет при КЭДО создавать, подписывать, использовать и хранить кадровый документ в электронном виде без дублирования на бумаге. Скан или фотография бумажного оригинала считаются электронным образом. Подлинником электронного документа они автоматически не становятся.
Состав электронного кадрового документа определён приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, зарегистрированным в Минюсте 30.09.2022 № 70317 и действующим с 01.03.2023. В комплект входят:
- основная часть в формате PDF/A-1A;
- приложения, если они есть, в допустимых форматах;
- файлы электронных подписей;
- машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней;
- отдельное XML-описание wredc_data.xml.
При подписании ПЭП отдельный файл подписи не прикладывается. Факт подписания записывается в XML-описание.
Требования приказа № 578н относятся к кадровому документу без бумажного дублирования. Универсальный формат для любого архива они не задают. Материалы ведомства по этой теме собраны в разделе Минтруда об электронном кадровом документообороте. Для архивного хранения пункт 155 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, называет формат PDF/A без уточнения версии 1A.
Правила № 77 зарегистрированы в Минюсте 06.09.2023 № 75119 и действуют с 17.09.2023. Они распространяются на документы постоянного хранения и временного хранения свыше 10 лет, включая документы по личному составу. Архивный электронный документ хранится вместе с метаданными:
- учётными сведениями;
- датой и номером;
- видом и заголовком;
- сведениями о доступе;
- результатом проверки электронной подписи;
- именами и форматами файлов;
- индексом и сроком хранения дела.
Функции системы хранения электронных документов (СХЭД) Правила № 77 описывают в пунктах 137 и 151-155:
| Пункт Правил № 77 | Что требуется |
|---|---|
| 137 | Функции резервного копирования и восстановления документов и метаданных, замена повреждённых документов резервными экземплярами |
| 151 | Раздельное хранение физически обособленных электронных носителей и иных носителей |
| 152 | Автоматическая проверка наличия и состояния документов в СХЭД. Ежегодно: проверка журналов на несанкционированный доступ и изменения, выборочная проверка воспроизводимости |
| 153 | Проверка носителей раз в 5 лет |
| 154 | Восстановление из резервного экземпляра в четырёх случаях: при повреждении, при невозможности воспроизведения, при некорректном воспроизведении и при обнаружении вредоносного кода |
| 155 | При миграции и конвертации сохраняются аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования. Исходные файлы хранятся не менее 1 года после завершения конвертации. Архивный формат — PDF/A |
В этих пунктах нет универсальной частоты тестового восстановления, обязательного числа резервных экземпляров и требования географически разносить копии. Тестовое восстановление из резерва остаётся технической мерой. Ежегодную выборочную проверку воспроизводимости по пункту 152 оно не заменяет.
Проверьте электронную подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Для откреплённой подписи понадобятся два файла: сам документ и файл подписи .sig. Форма покажет, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат.
Когда электронный архив не заменяет бумагу
Переход на КЭДО не переводит в электронный вид уже существующий бумажный архив. Личные дела, трудовые договоры и приказы, подписанные собственноручно, хранятся на бумаге до истечения сроков по Перечню № 236.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания документа. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка вместо файла его не заменяет. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, при создании документа, а для журналов инструктажа это решение действует 45 лет.»
Важный нюанс из практики: при переводе охраны труда в электронный вид о разной форме документов часто забывают. Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся в бумажном виде.
Закрепите в Положении о КЭДО, какие виды документов создаются электронно, а какие остаются бумажными. От этой записи зависит, в каком архиве документ будет храниться весь срок.
Что спросить у оператора КЭДО до переноса архива
Перед переносом кадрового архива в систему оператора задайте шесть вопросов:
- где физически хранятся данные и кто поимённо получает к ним доступ;
- какие виды подписи поддерживаются со стороны работника и работодателя и можно ли их комбинировать в одном документе;
- есть ли интеграция с государственным сервисом электронных подписей;
- выгружает ли система комплект документа целиком: документ, файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней;
- есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам;
- что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
Вопрос о выгрузке касается именно файлов. При проверке, в споре или при смене оператора понадобится комплект документа, а изображение на экране его не заменит.
В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес». Для 1С:ЗУП предусмотрен готовый модуль: его устанавливают и настраивают за один день, документы синхронизируются автоматически.
Бумажный архив: помещение, режим хранения и передача дел
Дела передают в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводства (пункт 47 Правил № 77). Личные дела работников формируют отдельно и пополняют в хронологическом порядке в течение всего периода работы.
Для бумажного архивохранилища Правила предусматривают изолированное помещение и размещение документов на стеллажах или в шкафах. Расстояния при расстановке стеллажей в пункте 82 даны как рекомендуемые.
Температурно-влажностный режим задан пунктами 88-90 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Температура должна быть 17-19 °C, влажность 50-55 %. Сезонные и суточные колебания допускаются не более 5 °C и 10 %. Измерения проводят не реже 1 раза в неделю в специализированном здании архива и 2 раз в неделю в изолированном оборудованном помещении. При отклонениях от режима измерения ведут ежедневно. Это режим архивохранилища, на офисный шкаф с текущими делами он не распространяется.
Разбор архива на практике начинают с разделения документов на текущие и завершённые. Завершённые делят по порогу 10 лет. В охране труда к первой группе относятся протоколы, приказы и инструкции, ко второй — журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда. Кадровые документы со сроком 50/75 лет тоже попадают во вторую группу. Порог совпадает с границей применения Правил № 77, которые распространяются на документы временного хранения свыше 10 лет. Документы до 10 лет остаются рядом с кадровой службой и используются регулярно. Документы длительного хранения понадобятся редко, но в ситуации, когда искать некогда.
Лайфхак: опись документов длительного хранения ведите по работникам, а не по годам. При несчастном случае или профзаболевании ищут сведения о конкретном человеке.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. По части 8 статьи 75 АПК РФ суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Проверьте два условия. Первое: изолировано ли помещение архива. Второе: ведутся ли в нём измерения температуры и влажности с частотой, которую задают Правила № 77.
Кто отвечает за хранение документов: руководитель, комиссия и ответственные
Часть 1 статьи 17 закона № 125-ФЗ обязывает обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков и негосударственные организации. Часть 2 той же статьи запрещает уничтожать документы Архивного фонда Российской Федерации.
По пункту 18 Правил № 77 экспертная комиссия — совещательный орган при руководителе. Её создают приказом, и она работает по утверждённому положению. Отдельной должности архивиста норма не требует. Если архивиста нет, функции по номенклатуре, передаче дел и выдаче копий удобно закрепить в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству и в матрице ответственности отдела кадров.
Экспертную комиссию организации отличают от экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного органа. Представлять документы на ЭПК по пункту 29 Правил должны две категории: источники комплектования государственных и муниципальных архивов и негосударственные организации, у которых есть архивные документы в публичной собственности. Для частного ООО, которое не относится ни к одной из этих категорий, пункт 29 такой процедуры не предусматривает.
Статья 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от оператора ограничивать доступ к персональным данным и защищать их, в том числе в кадровом архиве. Законный архивный срок при этом сохраняет основание для хранения документов.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы — типовая ситуация и типовое нарушение требования о разграничении доступа. При облачном хранении к данным получает доступ и внешний круг лиц: обычно это провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Попросите оператора перечислить всех, кто получит доступ к данным. Общая фраза о защищённом хранении на этот вопрос не отвечает.»
Если компании нужна обособленная инфраструктура, в тарифе «Корпорация» Добыто есть выделенный сервер с SLA 99.9%.
Важный нюанс из практики: когда кадровые документы подписывает уполномоченный работник, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения документа. При увольнении такого работника первой отзывается доверенность. Сама МЧД остаётся в комплекте документов, подписанных по ней.
Утвердите приказом состав экспертной комиссии и положение о ней. Назначьте ответственных за архив и КЭДО и закрепите права доступа к делам по ролям.
Образцы документов для распределения ответственности за кадровый архив
Комплект закрепляет роли в кадровой службе и в КЭДО, и первой стоит заполнить матрицу ответственности отдела кадров.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
Номенклатура дел, экспертиза ценности и уничтожение документов
По Правилам № 77 номенклатуру дел составляют ежегодно. Она вводится в действие с 1 января следующего года и служит основой для формирования дел и описей. Сроки в номенклатуру переносят из отраслевого перечня, если он есть, и из Перечня № 236. Произвольно снижать установленные сроки хранения запрещено.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Если вида документа нет в Перечне, хранить его всё равно нужно. Срок определяют по аналогии: находят наиболее близкий по смыслу вид документа и применяют его срок. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и фиксируется в номенклатуре дел. При проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»
Уничтожать документы до экспертизы ценности и утверждения описей дел постоянного хранения запрещено. Отобранные к уничтожению дела вносят в акт о выделении архивных документов к уничтожению по рекомендуемой форме приложения № 3 к Правилам. Акт фиксирует только отбор. Саму утилизацию по пунктам 31-32 Правил подтверждают отдельно.
Полный текст Правил с приложениями, в том числе с рекомендуемыми формами номенклатуры дел и акта, размещён в разделе Росархива о правилах хранения архивных документов.
Для персональных данных действуют отдельные правила уничтожения. Подтверждение оформляют по требованиям, утверждённым приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Отзыв согласия на обработку не отменяет обязательного архивного хранения: срок по Перечню остаётся законным основанием. С 01.09.2025 согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от иных документов, которые работник подписывает. Это требование закреплено частью 1 статьи 9 закона № 152-ФЗ в редакции Федерального закона от 24.06.2025 № 156-ФЗ.
Положение о КЭДО тоже входит в регламенты хранения, и в споре суд читает его вместе с записями системы.
Важный нюанс из практики: в споре об увольнении 2022-2023 годов работник подал заявление через систему КЭДО. У работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника. Кассационный суд отменил решения в пользу работодателя, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл. Записи системы показали, что подпись выдана в день заявления, а подписывал за работника другой человек. Собственная система работодателя дала доказательства другой стороне.
В практике Добыто выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней разводят во времени. Перед развёртыванием КЭДО на всю компанию мы закладываем пилотную группу, потому что суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой.
Чек-лист проверки архива перед экспертизой ценности
- для отрасли проверено наличие специального перечня, и он применяется в приоритете;
- номенклатура дел составлена с указанием сроков и статей перечня;
- документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет;
- журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение и по истечении 5 лет не уничтожены;
- форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге;
- для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, решение зафиксировано;
- опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
Как провести экспертизу ценности и уничтожить дела с истёкшим сроком: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Создайте экспертную комиссию приказом руководителя и утвердите положение о ней (пункт 18 Правил № 77).
- Шаг 2. Сверьте дела с номенклатурой и статьями отраслевого перечня или Перечня № 236. Для дел по личному составу установите год окончания делопроизводства и считайте срок с 1 января следующего года.
- Шаг 3. Проведите экспертизу ценности. Комиссия отбирает дела с истёкшим сроком. Документам, которых нет в Перечне, она назначает срок по аналогии и фиксирует это решение.
- Шаг 4. Если организация — источник комплектования или хранит архивные документы в публичной собственности, представьте документы на ЭПК по пункту 29 Правил. До утверждения описей дел постоянного хранения документы не уничтожаются.
- Шаг 5. Оформите акт о выделении архивных документов к уничтожению по рекомендуемой форме приложения № 3 к Правилам.
- Шаг 6. Подтвердите утилизацию по пунктам 31-32 Правил. Для документов с персональными данными дополнительно оформите подтверждение уничтожения по приказу Роскомнадзора № 179.
Ответственность за нарушение порядка хранения архивных документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов квалифицируется по статье 13.20 КоАП РФ. Наказание — предупреждение или штраф:
- для граждан — 1 000-3 000 руб.;
- для должностных лиц — 3 000-5 000 руб.;
- для юридических лиц — 5 000-10 000 руб.
Нарушения корпоративных обязанностей АО и ООО из статьи 13.20 исключены, их квалифицируют по статье 13.25 КоАП. У трудовых нарушений и нарушений в сфере персональных данных свои составы. Единого штрафа за любую утрату кадровых документов нет.
Кроме штрафа, утрата документа лишает работодателя доказательства. Допустим, через 15 лет после увольнения бывший работник свяжет заболевание с условиями труда. При расследовании запросят выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать это придётся именно ему.
Копии документов работнику и архивная справка: разные сроки
По письменному заявлению работника работодатель бесплатно выдаёт документы, связанные с работой, или их копии не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Сюда относится, например, копия приказа о приёме на работу. Если работник участвует в КЭДО, документы направляются в электронном виде способом, который он указал (статья 22.3 ТК РФ).
Архивная справка и архивная копия относятся к отдельному виду использования архивного документа. Его регулируют статья 26 и глава 6 закона № 125-ФЗ. Сроки исполнения архивного запроса и 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ установлены для разных процедур, и подменять одну другой нельзя.
Факт: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Регистрируйте заявление работника с датой поступления: от этой даты считаются 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ.
Реорганизация, ликвидация и внешнее хранение документов в Москве
Порядок обращения с архивом зависит от статуса организации и сценария. Внешнее хранилище меняет только место хранения дел.
| Ситуация | Что обязательно | Чего норма не требует |
|---|---|---|
| Частная организация, не являющаяся источником комплектования | Хранить документы по срокам Перечня № 236. Документам с отметкой «Постоянно» назначается срок не менее 10 лет (примечание 1 к Перечню) | Передавать дела в государственный архив в ходе обычной работы; представлять документы на ЭПК |
| Источник комплектования или организация с архивными документами в публичной собственности | Представлять документы на ЭПК в порядке пункта 29 Правил № 77 | Применять режим примечания 1 к Перечню, установленный для организаций, которые не являются источниками комплектования |
| Реорганизация негосударственной организации | Место и условия хранения определяют учредители или орган, уполномоченный учредительными документами (часть 9 статьи 23 закона № 125-ФЗ) | Применять порядок частей 6-7 о правопреемнике: он установлен для государственных и муниципальных организаций |
| Ликвидация, в том числе с участием конкурсного управляющего | Три вида документов передаются соответствующему государственному или муниципальному архиву по договору: документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу и документы с неистёкшими временными сроками хранения. Упорядочивает документы ликвидатор или конкурсный управляющий (часть 10 статьи 23) | Передавать документы, не входящие в эти три группы |
| Внешнее коммерческое хранение, в том числе в Москве | Обязанность обеспечить сохранность документов остаётся у организации | Приравнивать такое хранение к передаче в государственный архив |
В Москве при ликвидации тоже действует федеральный порядок части 10 статьи 23 закона № 125-ФЗ. Договор с коммерческим хранилищем определяет, где лежат дела, но обязанности организации по их хранению не снимает.
Если планируется ликвидация, проверьте, кто назначен ликвидатором или конкурсным управляющим. На него ложатся упорядочение документов и их передача в архив по договору.
Стоимость КЭДО с электронным архивом: тарифы на 2026 год
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа. Электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченное число сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из тарифа и числа сотрудников. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Отдельной цены за архивное хранение или архивный аутсорсинг на странице тарифов Добыто КЭДО нет. Цены указаны по состоянию на 05.10.2026.
Выводы
Сохранность кадрового архива обеспечивают три вещи. Первая — техника: изолированное помещение с контролем температуры и влажности для бумаги и система, которая держит электронный комплект вместе с подписями, метаданными и резервными экземплярами. Вторая — люди: руководитель, экспертная комиссия и ответственные с разграниченным доступом. Третья — регламенты: номенклатура со статьями Перечня, экспертиза ценности перед любым уничтожением и отдельный порядок для персональных данных.
Добыто закрывает электронную часть этой системы. Документы создаются и подписываются в КЭДО, попадают в электронный архив тарифа «Бизнес» и синхронизируются с 1С:ЗУП, а с настройкой при подключении помогает персональный менеджер.
Частые вопросы о хранении документов
Приказ Росархива № 77 от 25.06.2025 заменил правила хранения?
Нет. Приказ Росархива от 25.06.2025 № 77 касается ограничения доступа и является отдельным актом, а не поправкой к Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. На 05.10.2026 на странице приказов Росархива нет актов, которые заменяли бы Правила 2023 года, Перечень № 236 или Инструкцию № 237. Поэтому, ссылаясь на правила хранения, указывайте не только номер приказа, но и его дату.
Как считать срок хранения трудового договора, подписанного до 2003 года?
Срок определяет год окончания делопроизводства, дата подписания сама по себе на него не влияет (примечание 3 к Перечню № 236). Если договор подписан до 2003 года, а действовал после, сначала устанавливают фактическую дату завершения делопроизводства. Если она приходится на период после 01.01.2003, срок составляет 50 лет. По пункту 4.1 Инструкции № 237 он считается с 1 января следующего года.
Сколько хранить акт об уничтожении персональных данных?
Акт хранится 3 года с даты уничтожения персональных данных (пункт 8 требований, утверждённых приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179). Сам приказ действует с 01.03.2023 до 01.03.2029. При обработке без средств автоматизации составляют акт. При автоматизированной или смешанной обработке нужны акт и выгрузка из журнала событий информационной системы персональных данных. Если в выгрузке не хватает обязательных сведений, их вносят в акт.
Какой подписью работодатель подписывает трудовой договор в КЭДО?
Если трудовой договор оформляется в информационной системе работодателя, работодатель подписывает его УКЭП (статья 22.3 ТК РФ). Со стороны работника для части документов допустимы другие виды подписи, поэтому в одном документе у двух сторон могут стоять подписи разных видов. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП такая равнозначность возникает только при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия.
Меняет ли эксперимент Минтруда с УНЭП порядок хранения кадровых документов?
Нет. Эксперимент по приказу Минтруда России № 423 проходит с 21.09.2026 по 15.12.2026: кадровые документы подписывают УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией. В нём участвуют операторы информационных систем электронного кадрового документооборота, подавшие заявки, и организации, которые используют их программы и тоже подали заявки. Общий порядок архивного хранения для остальных работодателей приказ не заменяет. Дата приказа в официальных источниках указана по-разному: 17 или 18 сентября 2026 года. Поэтому реквизиты сверяйте на сайте Минтруда.
Сколько хранить документы о выдаче СИЗ и наряды-допуски?
Сроки различаются по видам документов (статьи Перечня № 236):
- нормы обеспечения СИЗ, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием — постоянно по месту утверждения, в других организациях 3 года после замены новыми (статья 426);
- документы об обеспечении этими средствами — 3 года; если других документов о вредных и опасных условиях нет, акты и заключения хранятся 50/75 лет (статья 427);
- списки и ведомости выдачи — 1 год (статья 428);
- наряды-допуски на работы во вредных и опасных условиях и журнал их выдачи — 1 год после закрытия, а при травмах, авариях и несчастных случаях 45 лет (статьи 415-416).
Сколько хранить документы по специальной оценке условий труда?
Статья 407 Перечня № 236 охватывает отчёты по СОУТ и документы к ним: протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ и перечни мероприятий. Срок хранения такой:
- по месту проведения — 45 лет;
- по месту проведения при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет;
- в других организациях — 5 лет.
Протоколы и заключения психофизиологических обследований хранятся 50/75 лет (статья 413), списки работающих во вредных и опасных условиях — тоже 50/75 лет (статья 414).
