Срок хранения первичных документов и кадровых бумаг задают разные нормы. Первичные учётные документы и регистры бухгалтерского учёта хранят не менее 5 лет после отчётного года по статье 29 402-ФЗ. Приказы о приёме, трудовые договоры, личные дела и личные карточки Т-2 хранят 50 лет, если дело закрыто после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Срок определяют по виду документа и статье Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236. Отдел, в котором лежит папка, на срок не влияет. Отсчёт ведут с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Граница проходит по зарплатным документам: расчётные ведомости и расчётные листки хранят 6 лет, если в компании ведутся лицевые счета, и 50/75 лет, если их нет.
Материал помогает разложить архив компании по срокам и не уничтожить документ раньше времени. Покажем, почему табель хранится 5 лет, а у работников на вредных работах — 50/75 лет, чем налоговый срок отличается от архивного и почему при КЭДО сроки не сокращаются. Сводная таблица сроков по статьям Перечня, инструкция по определению срока, порядок уничтожения и передачи архива при ликвидации, тарифы на электронное хранение и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем первичные документы отличаются от кадровых: законы, сроки и отсчёт
Первичка и кадровые документы подчиняются разным законам, и у каждого закона своя цель. Бухгалтерские документы нужны для налогового контроля и аудита: по ним подтверждают, на что организация потратила деньги. Документы по личному составу нужны работнику спустя десятилетия: по ним архивы отвечают на запросы о стаже и заработке. Поэтому статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ставит для кадровых документов срок, который в 10-15 раз длиннее бухгалтерского.
| Параметр | Первичные учётные документы | Документы по личному составу |
|---|---|---|
| Что входит | Первичные учётные и оправдательные документы, регистры бухгалтерского учёта, отчётность | Приказы о приёме, переводе, увольнении, трудовые договоры, личные дела, личные карточки |
| Основная норма | Часть 1 статьи 29 402-ФЗ, подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ | Статья 22.1 125-ФЗ, Перечень № 236 |
| Базовый срок | Не менее 5 лет после отчётного года | 50 лет для дел, законченных после 01.01.2003, 75 лет для дел, законченных до этой даты |
| Статьи Перечня № 236 | Статья 276 (регистры) и статья 277 (первичные документы): 5 лет при условии проведения проверки | Статьи 434, 435, 444, 445: 50/75 лет ЭПК |
| Когда срок продлевается | При споре или разногласиях — до решения по делу; документы по убытку — весь срок, пока убыток уменьшает налоговую базу (пункт 4 статьи 283 НК РФ) | Часть краткосрочных документов по работникам на вредных и опасных работах переходит в срок 50/75 лет |
| Ответственность за отсутствие документов | Часть 1 статьи 15.11 КоАП РФ, статья 120 НК РФ | Статья 13.20 КоАП РФ |
Вывод из таблицы такой: у бухгалтерского документа срок нижний, а у кадрового верхний. Пятилетний срок 402-ФЗ сформулирован как «не менее», поэтому его перекрывают специальные нормы, в том числе НК РФ и Перечень. Срок 50/75 лет по статье 22.1 125-ФЗ применяется, если Перечень не установил для конкретного документа другой срок. Из-за этого правила приказ об отпуске и приказ о приёме, подписанные одним руководителем, хранятся по-разному.
Отметка ЭПК рядом со сроком означает, что часть таких документов может иметь историческую ценность. По пункту 27 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, дело с отметкой ЭПК по истечении срока просматривают полистно, а электронное дело — подокументно. Только после этого решают, уничтожать документы или передавать их на постоянное хранение.
Факт: пункт 2 статьи 13 125-ФЗ разрешает организации самой создать архив и организовать хранение документов. На практике это означает, что в конце каждого календарного года каждое подразделение формирует дела по номенклатуре дел, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Путаница начинается, когда сроки и форматы ищут в одном документе. Формат кадрового электронного документа задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив, и у первички есть ещё свой контур через 402-ФЗ и НК РФ. Прежде чем спорить с бухгалтерией о сроке, определите, какой регулятор отвечает за этот вид документа.»
Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236
Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, разбивает кадровые документы на две группы. Первая хранится 50/75 лет, потому что подтверждает трудовой путь. Вторая хранится 3-5 лет, потому что оформляет текущие события: отпуска, командировки, взыскания. Название «приказ» ничего не говорит о сроке: срок определяет предмет приказа.
| Документ | Срок хранения | Статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| Приказ о приёме на работу, переводе, увольнении | 50/75 лет ЭПК | 434, подпункт «а» |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 50/75 лет ЭПК | 435 |
| Личные карточки работников, в том числе Т-2 | 50/75 лет ЭПК | 444 |
| Личные дела работников | 50/75 лет ЭПК | 445 |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках | 5 лет; 50/75 лет при вредных и (или) опасных условиях труда | 434, подпункт «б» и примечание |
| Приказы о направлении в командировку | 5 лет | 434, подпункт «г» |
Кадровые документы с коротким сроком почти всегда связаны с условиями труда: стоит работнику оказаться на вредном или опасном производстве, срок по отпускному приказу вырастает с 5 лет до 50/75 лет. Поэтому перед уничтожением дел за год кадровая служба сверяет приказы со списком должностей с вредными условиями по итогам спецоценки. Действующий текст Перечня с примечаниями к каждой статье Росархив публикует на странице Перечня типовых управленческих архивных документов: по нему удобно сверять номенклатуру дел.
Приказ 29н и документы о медосмотрах
Приказ 29н — это приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н о порядке обязательных предварительных и периодических медосмотров. Сроков хранения он не устанавливает. Порядок определяет, сколько экземпляров заключения оформляют и кому их передают: предварительное медицинское заключение составляют в трёх экземплярах, один из которых направляют работодателю. Срок хранения экземпляра работодателя берут из статьи 635 Перечня № 236. Документы и переписку о периодических медосмотрах хранят 3 года. Заключительные акты по работникам на вредных и опасных работах хранят 50/75 лет по примечанию к той же статье.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы кадровых и учётных документов с разными сроками хранения
В комплекте собраны документы из обеих групп, начните с описи личного дела: по ней видно, какие бумаги уходят в дело на 50/75 лет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
| Лицевой счёт работника по форме Т-34 | Скачать |
| Согласие работника на получение расчётного листка в электронном виде | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Зарплатные документы и табели: где проходит граница между первичкой и кадровыми бумагами
Расчётная ведомость оформляет начисление зарплаты и проходит через бухгалтерию, но срок ей задаёт не 402-ФЗ, а Перечень № 236. Статьи 295-296 Перечня связывают срок ведомостей и расчётных листков с тем, ведёт ли организация лицевые счета работников. Если лицевые счета есть, сведения о заработке на 50/75 лет сохраняются в них, а ведомости хранят 6 лет. Если лицевых счетов нет, единственным источником данных о заработке остаются ведомости, и их хранят 50/75 лет. Табели учёта рабочего времени по статье 402 Перечня хранят 5 лет, а для работников на вредных и опасных работах — 50/75 лет.
| Ситуация в компании | Документ | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Лицевые счета работников ведутся | Расчётные и платёжные ведомости, расчётные листки | 6 лет | Статьи 295-296 Перечня |
| Лицевых счетов нет | Расчётные и платёжные ведомости, расчётные листки | 50/75 лет | Статьи 295-296 Перечня |
| Любая | Лицевые счета работников | 50/75 лет ЭПК | Статьи 295-296 Перечня |
| Обычные условия труда | Табели учёта рабочего времени | 5 лет | Статья 402 Перечня |
| Вредные и опасные работы | Табели учёта рабочего времени | 50/75 лет | Статья 402 Перечня |
| Любая | Документы для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | Подпункт 6 пункта 3.4 статьи 23 НК РФ |
Для компании без лицевых счетов зарплатная ведомость по сроку приравнивается к кадровому документу и хранится столько же, сколько личные дела. Проверить свой режим просто: откройте учётную систему и посмотрите, формируются ли по каждому работнику лицевые счета по форме Т-34 или аналогичный регистр. Если да, ведомости можно планировать к уничтожению через 6 лет, а лицевые счета остаются в архиве на 50/75 лет.
При электронном документообороте расчётный листок не меняет срок хранения от того, что он не распечатан. В Добыто расчётные листки уходят в личный кабинет работника и хранятся в электронном архиве, а согласие работника на электронную выдачу подписывается электронной подписью и хранится в личном деле.
Налоговые сроки поверх архивных: какой срок выбрать для документа
Один документ часто подпадает сразу под несколько норм, и тогда храните его по самой длинной из них. Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ требует 5 лет хранить данные бухгалтерского и налогового учёта. Подпункт 6 пункта 3.4 той же статьи увеличивает срок до 6 лет для документов, по которым исчислены и уплачены страховые взносы. Пункт 4 статьи 283 НК РФ обязывает хранить документы, подтверждающие убыток, весь срок, пока убыток уменьшает налоговую базу: пока убыток прошлых лет переносится, первичку года его возникновения не уничтожают, даже если 5 лет уже прошли.
Пример с зарплатной ведомостью при наличии лицевых счетов: 402-ФЗ даёт не менее 5 лет, Перечень даёт 6 лет, НК РФ по страховым взносам даёт 6 лет. Итоговый срок — 6 лет. Та же ведомость в компании без лицевых счетов хранится 50/75 лет, и налоговые сроки на это не влияют. Срок, указанный в Перечне «при условии проведения проверки», означает, что после 5 лет документ уничтожают, только если налоговая проверка за этот период уже прошла. При споре или разногласиях первичку по статье 277 Перечня хранят до решения по делу.
Как определить срок хранения документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, к какой группе относится документ: бухгалтерский (первичный учётный документ, регистр, отчётность) или документ по личному составу (приказ, трудовой договор, личное дело, личная карточка).
- Шаг 2. Найдите статью Перечня № 236 для этого вида документа и выпишите срок вместе с отметками ЭПК и «при условии проведения проверки».
- Шаг 3. Прочитайте примечания к статье: для зарплатных документов проверьте, ведутся ли лицевые счета, для табелей и отпускных приказов — есть ли работники на вредных и опасных работах.
- Шаг 4. Сверьте срок с НК РФ: 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23, 6 лет для документов по страховым взносам, весь период переноса убытка по пункту 4 статьи 283.
- Шаг 5. Возьмите самый длинный из найденных сроков.
- Шаг 6. Рассчитайте дату окончания: срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по делу (статья 21.1 125-ФЗ). Для журналов, книг и карточек отсчёт начинается после завершения их ведения.
- Шаг 7. Внесите срок и номер статьи Перечня в номенклатуру дел на год, чтобы при отборе дел к уничтожению не искать основания заново.
Электронные кадровые документы при КЭДО: сроки те же, требования к комплекту другие
Часть 12 статьи 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Отдельных сокращённых сроков для электронной формы ТК РФ не вводит: трудовой договор, подписанный в КЭДО, хранится 50 лет, как и бумажный. Различается состав того, что хранится. С 01.03.2023 приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н требует, чтобы кадровый электронный документ без бумажного дубля включал основную часть в формате PDF/A-1A, описание в XML, а при наличии — приложения, файлы электронных подписей и машиночитаемую доверенность. Требования к составу и форматам Минтруд разъясняет на странице об электронном кадровом документообороте.
Машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения, если документ со стороны работодателя подписал уполномоченный работник. Без неё в архиве не остаётся подтверждения, что подписант имел полномочия на дату подписания. При увольнении такого работника первой отзывают доверенность.
В сентябре 2026 года пришёл приказ Минтруда России от 17.09.2026 № 423: с 21.09.2026 по 15.12.2026 идёт эксперимент по подписанию электронных кадровых документов усиленной неквалифицированной электронной подписью через многофункциональный сервис обмена информацией. Это эксперимент, а не новое правило хранения: сроки по Перечню № 236 и обязанность по части 12 статьи 22.3 ТК РФ для участников и неучастников эксперимента остаются прежними.
Подпись должна оставаться проверяемой весь срок хранения, в том числе после окончания действия сертификата подписанта. Для этого к подписи добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную подпись и только после этого передают документ в архив.
Когда скан не заменяет бумажный подлинник
Оцифровка бумажного архива не даёт права уничтожить бумагу. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 разграничивает электронный документ, изначально созданный в электронной форме, и электронный образ — электронную копию бумажного документа. Скан приказа о приёме 2015 года остаётся копией, а подлинник хранится в бумажном деле до истечения 50 лет. По части 8 статьи 75 АПК РФ суд вправе потребовать оригинал, если ему представили копию в электронном виде.
Внимание: распечатанный электронный документ — это копия, а не оригинал. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, составьте список документов, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Где лежат данные и кто к ним имеет доступ
Электронный архив хранит не только документы, но и журнал событий: кто, когда и под чьим контролем выдал подпись, кто подписал документ. Эти данные хранятся вместе с документом и попадают в суд.
Кейс из практики: работник уволился по заявлению, поданному через систему КЭДО, а потом оспорил увольнение. Положение о КЭДО, перечень документов и письменное согласие работника у работодателя были, и первая инстанция в иске отказала. После отмены решения кассационным судом при новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: система зафиксировала, что подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, а подписывал за работника другой человек, потому что сам он пользоваться системой не умел. Данные, которые работодатель хранил для доказательств, получила другая сторона. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: при облачном хранении кадровые документы получает не одна компания, а часто три: провайдер сервиса, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, поэтому передачу их третьим лицам нужно основать на согласии работника на обработку персональных данных по 152-ФЗ.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Формулировка «данные хранятся защищённо» ничего не проверяет. Просите у оператора список всех лиц, которые получат доступ к кадровому архиву, и смотрите, как разграничен доступ внутри вашей кадровой службы. Доступ ко всему массиву у всех кадровиков сразу встречается часто и является нарушением, которое проще закрыть ролями в системе, чем объяснять при проверке.»
Уничтожение, передача архива при ликвидации и архивная справка
Документы с истёкшим сроком уничтожают только по акту, который рассматривает экспертная комиссия организации. По Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, экспертную комиссию создаёт каждая организация, а центральную — органы власти и организации со сложной структурой. Комиссия ежегодно отбирает дела и рассматривает проекты описей и актов о выделении к уничтожению. Рекомендуемый образец акта приведён в приложении № 3 к Правилам, образец номенклатуры дел — в приложении № 12. Документ включают в акт, если его срок хранения истёк к 1 января года, в котором составляется акт. Полный текст Правил с приложениями размещён на странице Правил организации хранения архивных документов на сайте Росархива.
При ликвидации негосударственной организации кадровые и бухгалтерские документы расходятся окончательно. Первичка с истёкшим сроком уничтожается по акту, а документы по личному составу и архивные документы с неистёкшим сроком хранения ликвидатор или конкурсный управляющий передаёт в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора (часть 10 статьи 23 125-ФЗ). Упорядоченное состояние означает описи, номенклатуру и сформированные дела, поэтому архив, который годами не разбирали, к ликвидации приходится упорядочивать в сжатые сроки.
Московские организации передают документы в государственные архивы Москвы. Требования к подготовке документов по личному составу, включая документы ликвидированных организаций, Главное архивное управление Москвы изложило в методических рекомендациях по упорядочению документов.
Лайфхак: при выборе оператора КЭДО спрашивайте не «хранит ли система документы», а выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: документ, файл подписи и доверенность. При проверке, споре или смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос о судьбе архива задают до подписания договора с оператором, а не при ликвидации. Уточните, что происходит с электронным архивом при расторжении договора и в каком виде вам отдадут документы. Если ответ сводится к доступу в личный кабинет, считайте, что выгрузки у вас нет.»
Работающему или уволенному сотруднику копии документов, связанных с работой, работодатель выдаёт по письменному заявлению бесплатно, не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ). При КЭДО по статье 22.3 ТК РФ копии выдают и в электронном виде способом, указанным в заявлении. Если организация ликвидирована и документы переданы в госархив, сведения о стаже и заработке выдаёт архив в форме архивной справки, выписки или копии. Социально-правовой запрос архив исполняет бесплатно, не дольше 30 календарных дней со дня регистрации, и может продлить срок ещё на 30 дней, уведомив заявителя (пункт 254 Правил № 77). Подача через Госуслуги доступна не во всех регионах, поэтому канал подачи уточняют на сайте конкретного архива.
Ошибки при определении сроков и во что они обходятся
Ошибки со сроками почти всегда возникают из-за попытки уничтожить всё «бухгалтерское» одним актом через 5 лет или посчитать срок от даты документа. Ниже — пять ошибок, которые встречаются чаще других, с последствиями по действующим нормам.
- Зарплатные ведомости уничтожены через 5 лет при отсутствии лицевых счетов. Бухгалтерия относит ведомости к первичке и включает их в общий акт. Без лицевых счетов это единственный источник сведений о заработке со сроком 50/75 лет, и архивную справку о зарплате бывшему работнику выдать будет не из чего. Нарушение правил хранения архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 3 000 до 5 000 рублей для должностного лица и от 5 000 до 10 000 рублей для юридического лица.
- Табели и отпускные приказы по вредным работам хранятся по общему сроку. Документы складывают в одно дело со всеми табелями года и уничтожают через 5 лет. По статьям 402 и 434 Перечня для этих работников срок 50/75 лет, а санкция та же — статья 13.20 КоАП РФ.
- Срок считают от даты документа. Приказ о командировке от марта 2021 года лежит в деле, закрытом 31.12.2021. Пятилетний срок считают с 01.01.2022, он истекает 31.12.2026, и включить дело в акт о выделении к уничтожению можно только в 2027 году.
- Первичку уничтожили до налоговой проверки, при споре или при переносе убытка. Отсутствие первичных документов — грубое нарушение по статье 120 НК РФ: 10 000 рублей за один налоговый период, 30 000 рублей за период более одного года, а при занижении базы — 20% неуплаченного налога или взносов, но не менее 40 000 рублей. Должностному лицу по части 1 статьи 15.11 КоАП РФ грозит штраф от 5 000 до 10 000 рублей, при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на 1-2 года.
- Бумажный архив уничтожен после сканирования. Скан остаётся электронным образом, а подлинники кадровых документов прошлых лет продолжают храниться в сроки Перечня. Мы всегда предупреждаем клиентов Добыто при переходе на КЭДО: электронный документооборот отменяет бумагу для новых документов, а архив прошлых лет остаётся бумажным.
Стоимость электронного хранения кадровых документов в Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, видов подписи и того, нужен ли электронный архив и интеграция с 1С. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | модуль для 1С:ЗУП настраивается за один день |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально | по запросу |
Для хранения кадровых документов в сроки Перечня ориентируйтесь на тариф с электронным архивом: в «Старт» его нет, в «Бизнес» он входит. Итоговую сумму по вашей численности и условия смены тарифа смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО: при переходе на старший тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Бухгалтерская первичка живёт по нижнему порогу в 5 лет, который продлевают налоговые нормы, споры и убытки, а документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет в зависимости от года закрытия дела. Спорная зона — зарплатные документы, табели и отпускные приказы: их срок определяют наличие лицевых счетов и вредные условия труда, а не название документа. Электронная форма сроки не сокращает, но требует хранить полный комплект с подписями и доверенностями и не освобождает от бумажных подлинников прошлых лет.
В Добыто кадровые документы подписываются и сразу попадают в электронный архив с полным комплектом файлов, поэтому сроки Перечня закрываются без отдельного бумажного хранилища для новых документов. Мы выстраиваем внедрение так, чтобы выгрузка архива и разграничение доступа были настроены до первого подписанного приказа.
Частые вопросы о сроках хранения документов
Сколько хранить приказ о дисциплинарном взыскании?
Приказы о дисциплинарных взысканиях хранят 3 года по подпункту «д» статьи 434 Перечня № 236. Документы, связанные с применением взыскания (объяснительные, акты об отказе дать объяснения, служебные записки), тоже хранят 3 года по статье 454. Срок считают с 1 января года, следующего за годом закрытия дела.
Сколько хранить график отпусков и заявление на отпуск?
Графики отпусков хранят 3 года по статье 453 Перечня № 236. Заявление, на основании которого издан приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске, хранят 5 лет по подпункту «б» статьи 434, если оно не включено в личное дело. Если заявление подшито в личное дело, оно хранится столько же, сколько дело, — 50/75 лет по статье 445.
Сколько хранить договор о полной материальной ответственности?
5 лет после увольнения работника или смены материально ответственного лица, статья 279 Перечня № 236. Срок отсчитывают не от даты подписания договора, поэтому договоры с работающими сотрудниками в акт о выделении к уничтожению не включают.
Как долго хранить сведения персонифицированного учёта, отправленные в СФР?
Сведения, которые страхователь подаёт для индивидуального (персонифицированного) учёта, хранят у страхователя 5 лет по статье 624 Перечня № 236. В тексте Перечня 2019 года получателем назван ПФР, на дату публикации это Социальный фонд России. Документы, по которым исчислены и уплачены страховые взносы, хранят 6 лет по подпункту 6 пункта 3.4 статьи 23 НК РФ.
Нужно ли хранить штатное расписание постоянно?
Штатные расписания и изменения к ним хранятся постоянно в организации, которая их утвердила, по статье 40 Перечня № 236. В других организациях, куда поступили копии, срок иной. Тезис «все локальные нормативные акты хранятся постоянно» неточен: срок каждого ЛНА определяет своя статья Перечня.
Сколько хранить журнал учёта движения трудовых книжек?
Книги, журналы и базы данных учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним хранят 50/75 лет по подпункту «в» статьи 463 Перечня № 236. Срок отсчитывают после завершения ведения журнала, а не после каждой записи. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ ведутся отдельно и журнал не заменяют.
Можно ли хранить первичные документы только в электронном виде?
Да, если документ изначально создан и подписан в электронной форме. Часть 3 статьи 29 402-ФЗ требует защищать бухгалтерские документы от исправлений, поэтому электронный архив первички должен исключать изменение файлов и сохранять проверяемость подписи весь срок хранения. Бумажные подлинники, по которым сделаны сканы, хранятся в бумажном виде до истечения своего срока.
