Создание и хранение документов проходит шесть этапов: оформление, подписание, регистрацию, текущее хранение в делах, архивное хранение и уничтожение по акту либо передачу в государственный архив. Трудовые договоры, приказы по личному составу и личные дела хранятся 50 лет, если дело закрыто после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше; срок считают с 1 января года, следующего за годом закрытия дела. Копию документа, связанного с работой, работник получает не позднее 3 рабочих дней после заявления. Форма хранения следует за формой создания: бумажный подлинник хранится на бумаге, электронный документ из КЭДО — в электронном архиве, а трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и документы об инструктажах по охране труда остаются бумажными.
Материал помогает сверить номенклатуру дел с Перечнем Росархива № 236, не уничтожить журналы инструктажа, которые хранятся 45 лет, и собрать электронный архив так, чтобы его можно было выгрузить для ГИТ или суда. Отдельно разобраны приказ о приёме, медосмотр по приказу Минздрава № 29н и эксперимент Минтруда с подписанием через MAX. Архивная справка при ликвидации работодателя, сценарии ошибок со штрафами, тарифы на электронный архив и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Шесть этапов жизни кадрового документа и где они ломаются
Решение о форме документа принимается один раз, на входе, и дальше определяет всё: где лежит подлинник, как выдавать копию, что показывать инспектору и что передавать в архив. Протокол, подписанный электронной подписью, хранится файлом, и распечатка его не заменяет. Приказ, подписанный ручкой, хранится на бумаге, и скан не становится подлинником. Поэтому жизненный цикл удобно разбирать по этапам, у каждого из которых своя норма и своё типовое нарушение.
| Этап | Что происходит | Норма или документ | Где чаще ломается |
|---|---|---|---|
| 1. Создание | Готовится проект приказа, договора, уведомления; выбирается бумажная или электронная форма | Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, положение о КЭДО | Электронно оформлен документ из части 3 статьи 22.1 ТК РФ, который закон оставляет на бумаге |
| 2. Подписание и ознакомление | Стороны подписывают документ, работник знакомится с приказом | Приказ о приёме объявляется под подпись в течение 3 дней со дня фактического начала работы (статья 68 ТК РФ); 63-ФЗ об электронной подписи | Подпись выдана работнику в день первого кадрового действия, идентификация не зафиксирована |
| 3. Регистрация и учёт | Документ получает номер, дату и место в деле | Номенклатура дел по Правилам, утверждённым приказом Росархива № 77 | Номенклатуры нет, сроки хранения в ней не привязаны к статьям Перечня |
| 4. Текущее хранение | Документы лежат в делах и личных делах, ими пользуются | 152-ФЗ о персональных данных, ЛНА о доступе | Доступ ко всему кадровому массиву открыт всей кадровой службе |
| 5. Архивное хранение | Закрытые дела хранятся до истечения срока | Перечень, утверждённый приказом Росархива № 236; статья 22.1 125-ФЗ; статья 22.3 ТК РФ для электронных документов | Вместо файлов с подписями хранятся распечатки, система не выгружает комплект целиком |
| 6. Уничтожение или передача | Документы с истёкшим сроком уничтожаются по акту; при ликвидации дела по личному составу уходят в госархив | Акт о выделении к уничтожению (приложение № 3 к приказу Росархива № 77); статья 23 125-ФЗ | В акт попадают документы, срок которых не истёк к 1 января года его составления |
Четыре из шести типовых сбоев возникают до того, как документ попадает в архив: на выборе формы, при выдаче подписи, при составлении номенклатуры и при настройке доступа. Исправить их на этапе архивного хранения уже нельзя, поэтому проверку порядка стоит начинать с положения о КЭДО и номенклатуры дел, а не с архивной комнаты.
В электронной системе первые три этапа сливаются в один маршрут: кадровик создаёт документ или загружает его из учётной программы, система рассылает уведомления, сотрудник подписывает с телефона, документ уходит в архив. В Добыто документы синхронизируются с 1С:ЗУП автоматически через готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день, поэтому номер и дата приказа не набираются вручную во второй раз.
Создание и подписание: что можно перевести в КЭДО, а что остаётся на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под правил КЭДО четыре группы документов: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве установленной формы, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Их оформляют на бумаге даже в компании, которая полностью перешла на электронный документооборот. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы о приёме и переводе, заявления, уведомления, графики отпусков и ЛНА можно вести электронно.
Охрана труда разделяется внутри одной темы. Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся на бумаге, а журналы инструктажа подпадают под исключение из части 3 статьи 22.1 ТК РФ. При переводе охраны труда в электронный вид это разграничение теряется первым.
Внимание: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, нельзя заменить распечаткой, а бумажный подлинник нельзя заменить сканом: решение о форме принимается один раз и действует весь срок хранения.
Какая подпись нужна с каждой стороны
Закон знает два вида электронной подписи: простую и усиленную, а усиленная бывает квалифицированной и неквалифицированной. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу 63-ФЗ. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при соглашении между участниками обмена и ЛНА, где описаны правила определения лица по его подписи. Работодатель подписывает трудовой договор УКЭП: неквалифицированной подписью со стороны организации его подписать нельзя. Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно ПЭП или УНЭП, поэтому в одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов. С кандидатом, который ещё не стал работником, до подписания трудового договора неквалифицированной подписью заключают соглашение об электронном взаимодействии.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров — удостоверяющие центры. Вид подписи для каждого документа фиксируется в положении о КЭДО заранее, до первого маршрута.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО прошёл четыре инстанции. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: положение о КЭДО, перечень документов и порядок личного кабинета были утверждены, согласие работника получено в день уведомления. Кассация отменила решения: в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация при подписании заявления. При новом рассмотрении работник выиграл, потому что подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, сам он системой пользоваться не умел и за него подписывал другой человек, а система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Правильно оформленный КЭДО защищает работодателя, пока спор идёт о самих документах. Когда суд переходит к вопросу, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не помогают. В практике Добыто мы разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, умеет ли сотрудник работать в системе. Проверьте у себя три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
Приказ о приёме и медосмотр по приказу 29н
Приказ о приёме на работу объявляется работнику под подпись в течение 3 дней со дня фактического начала работы. В КЭДО ознакомление проходит в личном кабинете, на бумаге — отметкой на самом приказе. Подписанный приказ уходит в дело приказов по личному составу со сроком хранения 50 лет, копия — в личное дело.
Если должность требует предварительного медосмотра, до приказа появляются ещё два документа. По приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н осмотр проводится по направлению работодателя, а работодатель обязан вести учёт выданных направлений, в том числе электронных. Заключение медицинская организация оформляет в 3 экземплярах: один выдаёт работнику не позднее 5 рабочих дней, второй приобщает к медицинской карте, третий направляет работодателю. Приказ № 29н действует в редакции приказа Минздрава № 327н от 29.04.2026, часть его положений применяется с 01.09.2026, срок действия самого приказа установлен до 01.04.2027.
С 21 сентября по 15 декабря 2026 года идёт эксперимент Минтруда по приказу от 17.09.2026 № 423: часть операторов тестирует подписание кадровых документов УНЭП через национальный мессенджер MAX. Эксперимент временный и общие правила КЭДО для остальных работодателей не меняет, а законопроект о КЭДО через MAX на дату публикации остаётся проектом.
Проверьте подпись на пришедшем электронном приказе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для проверки нужен сам файл документа и файл подписи, если подпись отсоединённая: в КЭДО по приказу Минтруда № 578н они хранятся раздельно.
Сроки хранения кадровых документов по Перечню Росархива № 236
Базовый акт — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и действующий с 18.02.2020. Для документов по личному составу срок дополнительно закреплён в статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»: 75 лет для дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — после этой даты. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом закрытия дела: личное дело работника, уволенного в 2026 году, хранится по 31 декабря 2076 года. Текст Перечня с реквизитами регистрации в Минюсте размещён на официальной странице Росархива о Перечне № 236.
Сроки ниже сверены по тексту Перечня. Запись «50/75 лет» означает 50 лет для дел, закрытых после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних.
| Документ | Срок хранения | Статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| Личные дела работников | 50/75 лет | 445 |
| Трудовые договоры и соглашения к ним | 50/75 лет | 435 |
| Приказы по личному составу, личные карточки | 50/75 лет | статья 22.1 125-ФЗ |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | 423 «а» |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 5 лет | 423 «б» |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | 422 |
| Журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 45 лет | 424 |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50/75 лет | 419 |
| Документы периодических медосмотров | 3 года; заключительные акты по вредным и опасным работам — 50/75 лет | 635 |
| Списки и ведомости на выдачу средств индивидуальной защиты | 1 год | 428 |
Разрыв между протоколом обучения и журналом инструктажа — 5 и 45 лет — объясняется назначением документа. Протокол подтверждает разовое событие, которое через 3 года перекроет новая проверка знаний. Журнал доказывает, что инструктажи проводились весь период работы человека, и статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. Закончившийся журнал уходит в архив, а не в утиль.
Для части отраслей сроки задают ведомственные перечни, и для специфичных документов они имеют приоритет над общим: в здравоохранении это приказы Минздрава о медицинской документации, в образовании — ведомственные перечни по личным делам студентов и учебным журналам, в финансовом секторе — указания Банка России.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ошибка возникает из-за порядка действий: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не зная, что для его отрасли действует другой акт с другим сроком. Сначала проверьте, есть ли отраслевой перечень, и только потом общий. Где у отрасли своя специфика обучения, почти всегда есть и своя специфика хранения.»
Полезно знать: если вида документа нет в Перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия, а обоснование фиксируют в номенклатуре дел, чтобы при проверке показать документированный выбор.
Образцы для оформления приёма и ведения личного дела
Комплект закрывает путь документа от приказа о приёме до описи личного дела, а начинать стоит с положения о КЭДО, если часть документов вы переводите в электронный вид.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
Номенклатура дел, личные дела и уничтожение по акту
Номенклатура дел связывает каждый вид документа со статьёй Перечня и сроком хранения, и без неё ни экспертная комиссия, ни инспектор не смогут проверить, почему дело уничтожено или, наоборот, лежит в архиве. Рекомендуемые образцы номенклатуры приведены в приложениях № 1 и 2, а образец акта о выделении документов к уничтожению — в приложении № 3 к приказу Росархива от 31.07.2023 № 77. В акт включают только документы, срок хранения которых истёк к 1 января года его составления: дело со сроком, истекающим в середине текущего года, ждёт следующего акта.
Личное дело ведётся на каждого работника и хранится 50/75 лет по статье 445 Перечня. Его состав фиксирует внутренняя опись: она показывает, какие документы подшиты и на каких листах, и позволяет проверить комплектность при передаче дела в архив или по запросу. Если трудовой договор и приказы подписаны в КЭДО, личное дело частично становится электронным, а бумажная часть остаётся только для документов, которые создавались на бумаге.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение, причём и в бумажном архиве, и в электронном. Разграничьте доступ по ролям и проверьте, ведётся ли журнал обращений к делам.»
Лайфхак: делите завершённые дела по порогу 10 лет. Документы со сроком до 10 лет — протоколы, приказы по основной деятельности, инструкции — держите рядом с рабочими местами, ими пользуются. Документы со сроком свыше 10 лет, включая журналы инструктажа и карты специальной оценки условий труда, сразу уходят в архивное хранение.
Как подготовить кадровые дела к архивному хранению: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли ведомственный перечень сроков хранения. Если есть, специфичные документы сверяйте сначала с ним, остальные — с Перечнем № 236.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел по образцу из приказа Росархива № 77: для каждого дела укажите срок хранения и статью перечня, для отсутствующих в перечне видов — срок по аналогии с решением экспертной комиссии.
- Шаг 3. Разделите документы на текущие, с которыми работаете сейчас, и завершённые. Завершённые разделите по порогу 10 лет хранения.
- Шаг 4. Внутри каждой группы отсортируйте дела по видам — журналы, протоколы, акты, ЛНА, переписка — и внутри вида по годам, от старых к новым.
- Шаг 5. Для документов длительного хранения составьте опись, по которой можно найти сведения о конкретном работнике: при расследовании несчастного случая или профзаболевания запрашивают историю человека, а не журнал за определённый год.
- Шаг 6. Раз в год отберите дела, срок которых истёк к 1 января, проведите экспертизу ценности и оформите акт о выделении к уничтожению. Документы с неистёкшим сроком в акт не включайте.
Шаги 3 и 4 применимы и к электронному архиву: в системе КЭДО фильтр по виду документа и году заменяет полку, а поиск по сотруднику заменяет опись по людям.
Электронный архив КЭДО: какой комплект хранить и как его выгрузить
Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, независимо от того, ведётся КЭДО в собственной системе или на платформе «Работа в России». Сроки те же, что для бумаги: электронный трудовой договор хранится 50 лет.
Хранить нужно не картинку документа, а комплект. С 01.03.2023 действует приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н: кадровый электронный документ состоит из основной части в формате PDF/A-1A, XML-описания, приложений при их наличии и файлов отсоединённых подписей при их наличии. Если документ подписан уполномоченным работником по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в состав кадрового документа. Требования к составу и форматам Минтруд разъясняет на странице министерства об электронном кадровом документообороте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Главный вопрос к системе — не хранит ли она документы, а выгружает ли комплект целиком в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране. Если кадровые документы подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первой отзывается доверенность.»
Облачное хранение добавляет обязанность, которую часто не учитывают при выборе системы. Как только кадровые документы уходят к внешнему провайдеру, появляются третьи лица: сам провайдер, владелец серверов и удостоверяющий центр, если он другой. Передача им персональных данных требует согласия работников. Перед подключением запросите у оператора полный перечень лиц, получающих доступ к данным, и порядок передачи архива при расторжении договора: отдельной процедуры передачи документов от оператора к оператору статья 22.3 ТК РФ не устанавливает, а обязанность сохранить архив остаётся на работодателе.
Государственный инспектор труда по статье 357 ТК РФ вправе запрашивать и безвозмездно получать документы, включая информационные базы и иные носители информации. Для электронного архива это означает выгрузку файлов с подписями в разумный срок, а не демонстрацию экрана.
Факт: распечатка электронного документа оригиналом не становится, это копия. Чтобы она имела вес, её заверяют оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация отметкой о верности копии.
Кейс из практики: сервис бухгалтерского аутсорсинга на 235 сотрудников, из которых в офисе работает четверть, оформлял около 7 приёмов в месяц на бумаге. В процессе участвовали 3 человека: HR-специалист, офис-менеджер и бухгалтер, а доставка документов удалённым сотрудникам курьером растягивала оформление до 3-5 дней. После перехода на КЭДО кадровые задачи ведёт 1 бухгалтер, переход от первого объявления занял 2 недели, на подключение сотрудникам дали 2 дня. Срок кадровых задач сократился минимум вдвое, оформление укладывается в полдня, на курьерах за первые месяцы сэкономлено 60 000 рублей. Подписанные документы хранятся на сервере, бумажные копии компания не печатает.
В Добыто подписанные приказы и письма переносятся во вкладку «Архив» массовым действием, рядом остаются статусы согласования, отказа и подписания и цепочка участников маршрута. Электронный архив входит в тариф «Бизнес».
Архивная справка и копии документов: сроки для работника и при ликвидации
Пока организация работает, справку или копию документа выдаёт сам работодатель. По статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, выдаются безвозмездно не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления. Если документ ведётся в КЭДО, статья 22.3 ТК РФ позволяет выдать его электронным документом тем способом, который работник указал в заявлении, в тот же срок.
При ликвидации негосударственной организации действует часть 10 статьи 23 125-ФЗ: ликвидатор или конкурсный управляющий упорядочивает документы по личному составу и передаёт их на хранение в государственный или муниципальный архив по договору с ним. Дальше справку о стаже или зарплате выдаёт архив. Запросы социально-правового характера архивы исполняют в течение 30 календарных дней со дня регистрации, это пункт 182 Правил, утверждённых приказом Росархива № 77.
Если организация была зарегистрирована в Москве, документы ликвидированной компании принимают на хранение архивы Москвы, а запрос подают через услугу Главархива Москвы «Получение архивной справки из государственных архивов Москвы» на mos.ru. Перед запросом стоит собрать то, что поможет найти дело: точное наименование работодателя, годы работы, должность, данные о переименованиях.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «50 лет хранения назначены не случайно: кадровые документы нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Через 15 лет после увольнения бывший работник может связать заболевание с условиями труда, и расследование поднимет всю историю его инструктажей. Если журнала нет, проведение инструктажей не доказать, а доказывать придётся работодателю.»
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью о запросах бывших сотрудников, отдельный сотрудник для поиска по полкам не нужен: в КЭДО копию электронного документа находят по сотруднику и отправляют без курьера, а трёхдневный срок по статье 62 ТК РФ перестаёт зависеть от того, кто сегодня в офисе.
Ошибки жизненного цикла: сценарии, штрафы и границы КЭДО
Риск зависит от того, как устроен документооборот в компании. Таблица показывает, что проверить в каждом сценарии в первую очередь.
| Сценарий | Что критично | Что проверить |
|---|---|---|
| Бумажный документооборот | Номенклатура со статьями Перечня, сроки 50/75 лет для личного состава | Нет ли в акте о выделении к уничтожению дел с неистёкшим сроком |
| КЭДО в облаке оператора | Комплект по приказу № 578н, согласия работников на передачу данных третьим лицам | Выгружается ли комплект целиком, что происходит с архивом при расторжении договора |
| Смешанный документооборот | Бумажное дело для приказов об увольнении, журналов инструктажа, актов о несчастных случаях | Не оформлен ли электронно документ из части 3 статьи 22.1 ТК РФ |
| Подписание по доверенности | Машиночитаемая доверенность в составе документа | Отозвана ли доверенность уволенного подписанта |
| Производство с вредными условиями | Журналы инструктажа 45 лет, документы о профзаболеваниях 50/75 лет | Можно ли по описи найти историю инструктажей конкретного работника |
| Ликвидация организации | Упорядочение дел по личному составу и договор с государственным или муниципальным архивом | Включены ли в передачу электронные документы из КЭДО |
В каждом сценарии самая дорогая ошибка — необратимая: уничтоженный журнал или потерянный файл подписи восстановить нельзя, а штраф за них меньше, чем последствия в споре.
Во что обходится ошибка
За нарушение правил хранения архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для организаций от 5 000 до 10 000 рублей. Невыдача копий в 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Прямые штрафы невелики по сравнению с последствиями: без журнала инструктажа работодатель не докажет проведение инструктажей при расследовании несчастного случая, а без зафиксированной идентификации проигрывает спор об увольнении, как в деле, разобранном выше.
Когда переводить документ в КЭДО не нужно
- Документ входит в перечень части 3 статьи 22.1 ТК РФ: трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда.
- У работника нет смартфона: сервис государственных электронных подписей работает через мобильное приложение.
- Для подписания УКЭП через сервис государственных подписей нужен биометрический загранпаспорт, который есть далеко не у всех.
- Компания не готова собрать согласия работников на передачу персональных данных облачному оператору и его партнёрам.
В этих случаях документ оформляют на бумаге или выпускают подпись другим способом, а в положении о КЭДО фиксируют, какие документы и категории работников остаются в бумажном контуре.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и от того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, интеграция с 1С | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников в КЭДО и выбранного тарифа: для хранения кадровых документов в электронном архиве и подписания трудовых договоров УКЭП со стороны работодателя нужен тариф «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО, цены указаны на дату публикации.
Выводы
Жизненный цикл кадрового документа задаётся в первый день его существования: выбранная форма определяет, как он хранится все 50 лет, а вид подписи и способ её выдачи определяют, выдержит ли он спор. Сроки берутся из отраслевого перечня или Перечня № 236 и фиксируются в номенклатуре, уничтожение идёт только по акту и только после истечения срока к 1 января, а электронный архив проверяется по способности выгрузить полный комплект с подписями и доверенностями. Журналы инструктажа, приказы об увольнении и акты о несчастных случаях остаются на бумаге даже в полностью цифровой компании.
Добыто ведёт кадровые документы от создания и подписания до электронного архива: маршрут, подписи сотрудников и выгрузка комплекта настраиваются в одной системе, а бумажный контур остаётся только там, где его требует ТК РФ.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Можно ли уничтожить бумажные подлинники после того, как их отсканировали?
Нет. Скан бумажного документа остаётся копией, а подлинник хранится в течение срока по Перечню № 236: для трудовых договоров, приказов по личному составу и личных дел это 50 лет для дел, закрытых после 1 января 2003 года. Перевести в электронный вид можно только новые документы, созданные в КЭДО и подписанные электронной подписью; их хранят файлом в составе комплекта по приказу Минтруда № 578н.
С какого момента считать срок хранения, если дело закрыли в середине года?
По статье 21.1 125-ФЗ срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда дело закончено делопроизводством. Дело по личному составу, закрытое в июне 2026 года, начинает отсчёт 50 лет с 1 января 2027 года. Документы со сроком 5 лет, закрытые в 2026 году, можно включить в акт о выделении к уничтожению не раньше 2032 года, потому что в акт попадают только документы, срок которых истёк к 1 января года его составления.
Сколько хранить направления и заключения медосмотра по приказу 29н?
Статья 635 Перечня № 236 устанавливает 3 года для документов периодических медосмотров и 50/75 лет для заключительных актов медосмотров работников на вредных и опасных работах. Отдельного срока для направления и индивидуального заключения по предварительному осмотру в Перечне нет, поэтому срок определяют по аналогии решением экспертной комиссии и фиксируют в номенклатуре дел. Сам приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н действует в редакции приказа № 327н и установлен до 01.04.2027.
Можно ли вести журнал инструктажей по охране труда в электронном виде?
Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, входят в перечень части 3 статьи 22.1 ТК РФ, на который правила КЭДО не распространяются, поэтому журнал инструктажа ведётся на бумаге и хранится 45 лет по статье 423 Перечня. Протоколы проверки знаний можно вести электронно или на бумаге, удостоверения оформляются на бумаге, журналы проверки знаний хранятся 5 лет.
Обязан ли работодатель подключиться к эксперименту с подписанием через MAX?
Нет. Приказ Минтруда от 17.09.2026 № 423 ввёл временный эксперимент с 21 сентября по 15 декабря 2026 года: операторов кадрового документооборота отбирали 21-28 сентября, доработка систем идёт до 29 октября, предложения по итогам тестирования принимают 16-30 ноября. Общие правила КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ эксперимент не меняет, а законопроект о кадровом документообороте через MAX остаётся проектом.
Примет ли суд электронный кадровый документ как доказательство?
Электронный документ признаётся письменным доказательством в гражданском и арбитражном процессе, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдён 63-ФЗ. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена. По части 8 статьи 75 АПК РФ суд может потребовать оригинал, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу документа или подписи, поэтому файл подписи и данные системы о выдаче ключа хранят вместе с документом.
