Политика хранения документов компании — локальный нормативный акт, которым работодатель закрепляет, как документы формируются в дела, сколько хранятся, кто отвечает за архив и как оформляется уничтожение. Закон не требует документа с таким названием, но обязывает обеспечивать сохранность документов по личному составу (статья 17 закона № 125-ФЗ). Сроки в политике не придумываются: для трудовых договоров и личных дел это 50 лет, если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Политику утверждают приказом и знакомят с ней под роспись работников, чьей работы она непосредственно касается, новичков — до подписания трудового договора. Офисный работник ставит подпись в листе ознакомления или журнале, для дистанционного нужен способ, достоверно подтверждающий получение ЛНА по статье 312.3 ТК РФ.
Материал отделяет обязательные нормы от решений, которые компания принимает сама. В нём показаны разделы политики, порядок выбора срока для документа вне Перечня и способ хранить доказательство ознакомления для спора. Для электронных документов разобран комплект хранения и правило, по которому скан не заменяет бумажный подлинник. Таблица сроков по видам кадровых документов, штрафы по статье 13.20 КоАП РФ, пошаговая инструкция, стоимость КЭДО с электронным архивом на 2026 год и ответы про приказ 29н, архивную справку и приказ о приёме — во второй половине статьи.
Обязательна ли политика хранения документов: что требует закон и что решает компания
Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, опубликованы на сайте Росархива и действуют с 17.09.2023. Они распространяются на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу. О локальном регулировании в Правилах сказано прямо: деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами. Обязательной формы или названия «политика хранения документов» ни Правила, ни Трудовой кодекс РФ не устанавливают.
Работодатель вправе принимать такой акт по статье 8 ТК РФ и соблюдает требования этой статьи к содержанию и процедуре принятия ЛНА, если они применимы. На практике политику утверждают приказом руководителя, когда она устанавливает правила, обязательные для работников: кто формирует дела, кто передаёт их в архив, кто допускается к делам по личному составу.
Обязательной остаётся сама сохранность. По части 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 13.12.2024) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Собственный архив коммерческая организация создавать не обязана: часть 2 статьи 13 того же закона даёт ей это право, а обязанность сохранности при этом действует в полном объёме.
Граница между нормой и решением компании по каждому элементу порядка хранения:
| Элемент | Что установлено нормой | Что решает компания |
|---|---|---|
| Документ с названием «политика хранения» | Название и форма не установлены; деятельность архива регламентируется ЛНА (Правила № 77) | Название акта, его форма, объединение с другими ЛНА о делопроизводстве |
| Сохранность документов | Обязательна в течение сроков хранения (ч. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ) | Место хранения, ответственные, способ учёта дел |
| Собственный архив | Для коммерческой организации право, а не обязанность (ч. 2 ст. 13 закона № 125-ФЗ) | Создавать архив или хранить дела в подразделениях |
| Сроки хранения | 50/75 лет для документов по личному составу (ст. 22.1 закона № 125-ФЗ), иные сроки по позициям Перечня № 236 и отраслевых перечней | Срок для вида документа, которого нет в перечнях, через решение экспертной комиссии |
| Передача дел в архив | Не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел; документы временного хранения до 10 лет включительно остаются в подразделениях (п. 47 Правил № 77) | Конкретный график передачи внутри этого окна |
| Состав личного дела | Для работников коммерческой организации определяется её ЛНА (ст. 445 Перечня № 236) | Перечень документов, которые подшиваются в личное дело |
| Ознакомление работников | Под роспись с ЛНА, непосредственно связанными с работой; при приёме — до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ) | Носитель доказательства: лист ознакомления, журнал, подпись на экземпляре, электронный документ |
| Уничтожение | После истечения срока и отбора в порядке Правил № 77; документы Архивного фонда РФ уничтожать запрещено (ч. 2 ст. 17 закона № 125-ФЗ) | Состав экспертной комиссии, порядок оформления её решений |
Срок из перечня политика не сокращает, ознакомление под роспись не отменяет. Своим решением компания закрепляет способ исполнения: носитель доказательства, состав личного дела, график передачи дел и ответственных.
Когда отдельный документ с названием «политика» не нужен
Если порядок уже закреплён в номенклатуре дел, описях и действующем ЛНА о делопроизводстве, закон отдельного акта с названием «политика» не требует. Перечень № 236 относит номенклатуру дел организации к документам постоянного хранения, описи дел по личному составу хранятся 50/75 лет, и практическая схема хранения строится через них. Сверьте разделы из следующего блока статьи со своими ЛНА: недостающее можно внести изменением действующего акта.
Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236 и закону № 125-ФЗ
Базовый срок для документов по личному составу задаёт статья 22.1 закона № 125-ФЗ: 75 лет для дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет для более поздних. Отдельные позиции Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, устанавливают иные сроки. Поэтому в политике срок указывают для каждого вида документа: один общий срок на все кадровые приказы даёт ошибку в обе стороны.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Текст Перечня типовых управленческих архивных документов с полными формулировками статей размещён на сайте Росархива. Перечень действует с 18.02.2020 и распространяется на организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности; поправок к нему в каталоге приказов Росархива на 29.10.2026 нет. Сроки применяют к документам, завершённым делопроизводством, и исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания дела (Инструкция по применению Перечня, приказ Росархива от 20.12.2019 № 237). Дело, закрытое в 2026 году, отсчитывает срок с 1 января 2027 года.
Сроки по видам документов, которые входят в кадровый раздел политики хранения:
| Вид документа | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 50/75 лет, ЭПК | ст. 434 Перечня № 236 |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках | 5 лет | ст. 434 Перечня № 236 |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ст. 434 Перечня № 236 |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 50/75 лет, ЭПК | ст. 435 Перечня № 236 |
| Личные карточки работников | 50/75 лет, ЭПК | ст. 444 Перечня № 236 |
| Личные дела руководителей и работников | 50/75 лет, ЭПК | ст. 445 Перечня № 236 |
| Номенклатура дел организации | постоянно | ст. 157, 172 Перечня № 236 |
| Описи дел по личному составу | 50/75 лет | ст. 157, 172 Перечня № 236 |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | ст. 423 Перечня № 236 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | ст. 422 Перечня № 236 |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50/75 лет | ст. 419 Перечня № 236 |
Формула 50/75 означает 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Внутри одной статьи 434 сроки расходятся от 3 лет до 50/75 лет, поэтому приказы о приёме, об отпусках и о взысканиях формируют в разные дела с разными индексами номенклатуры.
Факт: статья 423 Перечня № 236 разделена на два подпункта: журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний по охране труда и профилактических работ — 5 лет. Статья 425 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае.
Перечень № 236 основной, но не единственный источник сроков. Для отдельных сфер действуют ведомственные перечни, и для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет перед общим.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Сначала я проверяю, нет ли для отрасли компании своего перечня, и только потом открываю Перечень № 236. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании сроки для личных дел студентов и учебных журналов задают ведомственные перечни, в финансовом секторе действуют указания Банка России. Если идти в обратном порядке, в номенклатуру попадает срок из общего перечня, хотя для этого вида документа установлен другой. Поэтому в разделе политики о сроках первым пунктом перечислите применимые перечни в порядке приоритета.»
Сверьте каждую строку номенклатуры дел с конкретной статьёй перечня и проставьте номер статьи рядом со сроком: при проверке номер подтверждает основание срока.
Что включить в политику хранения документов
Текст политики собирается из решений, которые компания уже приняла или обязана принять: номенклатура дел, применимые перечни, ответственные лица, порядок передачи в архив и уничтожения. Пока исходное состояние документов не проверено, писать текст рано.
Что проверить до написания текста политики
Проверка занимает меньше времени, чем переделка утверждённого акта после первой ревизии архива:
- Есть ли для отрасли компании специальный перечень сроков: для специфичных документов он имеет приоритет перед Перечнем № 236.
- Составлена ли номенклатура дел с указанием сроков и статей перечня.
- Разделены ли документы на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу 10 лет.
- Отложены ли на длительное хранение журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев, срок которых 45 лет, вместо уничтожения по истечении 5 лет.
- Соответствует ли форма хранения форме создания: электронный документ хранится электронно, бумажный — на бумаге.
- Определён ли по аналогии срок для документов, которых нет в перечне, и зафиксировано ли это решение.
- Позволяет ли опись документов длительного хранения найти сведения по конкретному работнику.
Важный нюанс из практики: порог 10 лет определяет физическое место хранения. Документы со сроком до 10 лет остаются рядом с теми, кто ими пользуется, документы свыше 10 лет уходят в архив и поднимаются редко, но в ситуации, когда искать некогда: при несчастном случае или профессиональном заболевании. Пункт 47 Правил № 77 закрепляет то же деление: документы временного хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях.
Разделы политики хранения и их содержание
Обязательной структуры у политики нет, поэтому разделы определяются тем, какие решения в ней фиксируются:
- Область применения. Какие группы документов охватывает политика (кадровые, по охране труда, бухгалтерские), в каком виде они создаются, на какие подразделения распространяется.
- Ответственные. Кто ведёт номенклатуру дел, кто отвечает за архив, кто входит в экспертную комиссию.
- Перечни и сроки. Применимые перечни в порядке приоритета, номер статьи у каждого срока, правило исчисления срока с 1 января года, следующего за годом окончания дела.
- Передача в архив. Не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве; документы временного хранения до 10 лет включительно остаются в подразделениях.
- Документы вне перечня. Порядок, по которому экспертная комиссия определяет срок по аналогии и оформляет решение.
- Электронные документы. Где хранятся, какие метаданные сохраняются, в каком составе выгружаются.
- Доступ. Кто и к каким делам допускается, как фиксируются обращения к делам по личному составу.
- Состав личного дела. Для коммерческой организации он определяется её ЛНА по статье 445 Перечня № 236.
- Архивные справки и копии. Кто готовит и подписывает справки по разделу XIII Правил № 77.
- Экспертиза ценности и уничтожение. Проверка истечения срока, отбор документов, оформление решения комиссии.
Лайфхак: опись документов длительного хранения составляйте по работникам, а не по годам: при расследовании несчастного случая или профессионального заболевания ищут сведения о конкретном человеке, в том числе выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы.
Как определить срок для документа, которого нет в Перечне
В Перечне № 236 нет журнала учёта инструкций по охране труда и журнала их выдачи, хотя их ведут. Пробел не означает, что документ можно не хранить: срок определяют по ближайшему по смыслу виду документа, и это решение оформляют.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в перечне, срок определяется по аналогии: находим наиболее близкий по содержанию вид документа и применяем его срок. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда логично ориентироваться на срок самих инструкций либо на срок журналов инструктажей, в зависимости от содержания. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел. При проверке вы показываете документированный выбор с обоснованием.»
Заведите в политике отдельный пункт о порядке таких решений и укажите, где хранится обоснование срока: в номенклатуре дел или в протоколе экспертной комиссии.
Электронные и бумажные документы: что закрепить в политике
Электронная форма срок хранения не сокращает: его выбирают по виду документа и применимому перечню так же, как для бумаги. Раздел X Правил № 77 (пп. 139-145) предусматривает для электронных архивных документов файл описания с метаданными, в том числе со сроком хранения, индексом и заголовком дела, а также сведения о проверке электронной подписи. В политике эти метаданные перечисляют и назначают сотрудника, который проверяет их полноту при передаче электронного дела в архив.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан его не заменяет. Решение о форме принимается на входе и действует весь срок хранения.
Для документов по охране труда разграничение конкретное: протоколы проверки знаний ведут в электронном или бумажном виде, удостоверения — в бумажном. Это разграничение переносится в политику при переводе охраны труда в электронный вид.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив. В комплект хранения входят сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. У оператора КЭДО я спрашиваю, выгружает ли система этот комплект целиком в требуемом формате: при проверке, споре или смене оператора нужны файлы, а не изображение на экране.»
Важный нюанс из практики: при облачном хранении кадровые документы передаются провайдеру, а в ряде схем ещё владельцу серверов и удостоверяющему центру. Передача персональных данных третьим лицам должна быть основана на согласии работника, поэтому полный список лиц с доступом к данным запрашивают у оператора и отражают в политике и согласии на обработку персональных данных. Внутри компании действует то же требование разграничения: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы — типовая ситуация и типовое нарушение.
В Добыто кадровик создаёт или загружает документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник подписывает документ электронной подписью с телефона, после чего документ уходит в электронный архив. Порядок доступа и сроки по каждому виду документа при этом задаёт политика компании.
Запросите у оператора КЭДО тестовую выгрузку одного подписанного документа и проверьте, есть ли в ней файл подписи, доверенность при подписании по ней и метаданные дела.
Как утвердить политику хранения и ознакомить с ней работников
Часть 2 статьи 22 ТК РФ (ред. от 25.05.2026) обязывает работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. По части 3 статьи 68 при приёме на работу с такими ЛНА и с коллективным договором, если он есть, знакомят до подписания трудового договора. Обязанности знакомить каждого работника с каждым документом организации у работодателя нет: с политикой хранения знакомят специалистов по кадрам, делопроизводителей, руководителей подразделений, которые формируют и передают дела, и членов экспертной комиссии.
Единственного носителя доказательства общие нормы не называют: подходит лист ознакомления, журнал или подпись на экземпляре акта. В споре ознакомление подтверждают датированная подпись и указание редакции документа, с которой работник ознакомлен. При электронном ознакомлении сохраняется запись, по которой устанавливаются работник, содержание документа и дата получения. Для дистанционных работников статья 312.3 ТК РФ требует способ, позволяющий достоверно подтвердить получение ЛНА. После утверждения новой редакции политики ознакомление проводят заново: подпись под прошлой редакцией относится к прошлому тексту.
Электронные кадровые документы признаются доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при соглашении между участниками обмена, а при ПЭП в ЛНА описывают правила определения лица по его подписи.
Кейс из практики: работодатель перевёл компанию на КЭДО с 01.02.2022: было положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, письменное согласие работника получено накануне перехода. Работник подал заявление об увольнении через систему, затем оспорил увольнение. Районный суд и апелляция поддержали работодателя, кассационный суд акты отменил: в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой, за него подписывал другой человек, и система это зафиксировала.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Правильно оформленный КЭДО защищает работодателя, пока спор идёт о документах. Когда суд переходит к вопросу, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень документов уже не решают дело: суд оценивает фактическую способность работника, а не подпись в журнале ознакомления. Проверьте, описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»
В практике Добыто мы разводим по времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, умеет ли работник пользоваться системой. Для ознакомления с ЛНА это означает, что подписание листа ознакомления не совпадает с днём выдачи подписи.
Как утвердить политику хранения документов и довести её до сотрудников: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите исходные данные: применимые перечни (сначала отраслевой, затем Перечень № 236), действующую номенклатуру дел, описи, список документов, которые создаются электронно.
- Шаг 2. Подготовьте проект по разделам: область применения, ответственные, сроки с номерами статей перечней, передача в архив, электронные документы, доступ, состав личного дела, справки, экспертиза ценности и уничтожение.
- Шаг 3. Сверьте проект с требованиями статьи 8 ТК РФ к содержанию и процедуре принятия ЛНА и выполните применимые процедуры до подписания приказа.
- Шаг 4. Утвердите политику приказом руководителя с датой вступления в силу.
- Шаг 5. Составьте список работников, чьей трудовой деятельности политика непосредственно касается.
- Шаг 6. Ознакомьте их под роспись: в листе ознакомления, журнале или электронно в системе КЭДО; дистанционных работников — способом, который достоверно подтверждает получение ЛНА по статье 312.3 ТК РФ.
- Шаг 7. Новых работников из этого круга знакомьте с политикой до подписания трудового договора.
- Шаг 8. Храните доказательство ознакомления вместе с редакцией политики, к которой оно относится, и повторяйте ознакомление при каждой новой редакции.
Шаблоны приказа, листа ознакомления и описи личного дела
Комплект закрывает утверждение политики, ознакомление с ней и формирование личных дел; начните с приказа об утверждении ЛНА.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
Штрафы и цена ошибки при нарушении правил хранения документов
Статья 13.20 КоАП РФ (ред. от 04.08.2026) за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов предусматривает предупреждение или штраф: для граждан 1 000-3 000 рублей, для должностных лиц 3 000-5 000 рублей, для организаций 5 000-10 000 рублей.
Штраф не единственное последствие. Документ, уничтоженный до истечения срока или без отбора по Правилам № 77, восстановить нельзя, а документы Архивного фонда Российской Федерации уничтожать запрещено (часть 2 статьи 17 закона № 125-ФЗ). Удаление файла из системы или вывоз бумаг без решения экспертной комиссии уничтожением по архивным правилам не считается.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Через 15 лет после увольнения бывший работник может связать заболевание с условиями труда, и расследование поднимет всю историю его инструктажей. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся именно ему. Поэтому закончившийся журнал инструктажа передают в архив и хранят 45 лет.»
Для документов по личному составу последствия растянуты на 50 лет: по ним бывшие работники подтверждают стаж и заработок, когда компании может уже не существовать. Перед любым уничтожением сверьте вид документа со статьёй перечня, проверьте дату окончания дела и наличие отметки ЭПК, затем оформите решение экспертной комиссии.
Стоимость КЭДО с электронным архивом для хранения кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуются ли электронный архив и интеграция с 1С: оба модуля входят в тариф «Бизнес». Тарифы приведены по состоянию на октябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | — |
Цены указаны за сотрудника в месяц; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Подготовка политики хранения, номенклатуры дел и ознакомление работников в срок подключения не входят. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Отдельного документа с названием «политика хранения» закон не требует, но сохранность документов по личному составу, сроки из закона № 125-ФЗ, Перечня № 236 и отраслевых перечней, порядок передачи дел в архив и уничтожения обязательны для любой компании. Политика фиксирует, как компания исполняет эти обязанности: кто отвечает, какой срок у каждого вида документа, как решаются пробелы в перечне, в какой форме хранится электронный комплект. Её утверждают приказом и знакомят под роспись тех, чьей работы она касается, сохраняя подпись вместе с редакцией текста.
Добыто ведёт маршруты согласования и подписания кадровых документов и переводит подписанные документы в электронный архив, поэтому правила из политики хранения применяются к каждому документу с момента подписания.
Частые вопросы о хранении документов и политике хранения
Какое отношение приказ 29н имеет к хранению документов?
Без ведомства и даты номер 29н неоднозначен, но распространённый действующий акт с этим номером — приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н о порядке обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников. Он применяется с 01.04.2021, изменялся в частности приказом Минздрава от 02.10.2024 № 509н, а с 01.09.2026 действует поправка, внесённая приказом от 29.04.2026 № 327н: она касается уведомления частных охранников о выявленных противопоказаниях и аннулирования медицинского заключения. Сроков хранения документов приказ 29н не устанавливает, их по-прежнему определяют Перечень № 236 и отраслевые перечни.
Нужен ли приказ о приёме на работу и сколько его хранить?
С 22.11.2021, после изменений, внесённых законом № 377-ФЗ, приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать (часть 1 статьи 68 ТК РФ). Если приказ издан, он хранится по статье 434 Перечня № 236: 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних, с отметкой ЭПК. Решение, издаёт ли компания приказы о приёме, стоит закрепить в номенклатуре дел, чтобы при проверке не искать несуществующие документы.
Сколько стоит архивная справка для бывшего работника и как её оформить?
Организация выдаёт архивную справку бесплатно, если располагает нужными документами и запрос связан с социальной защитой гражданина, пенсионным обеспечением, получением льгот или компенсаций (часть 3 статьи 26 закона № 125-ФЗ). По пунктам 184-185 Правил № 77 справку оформляют на бланке организации с заголовком «Архивная справка», датой и номером, подписью руководителя или уполномоченного лица. В тексте приводят сведения из документов, их даты и номера, архивные шифры и номера листов, в конце указывают основание. Рекомендуемый образец — приложение № 29 к Правилам.
Применяется ли Перечень № 236 к делам, закрытым до 2020 года?
Да. Росархив в разъяснении от 12.03.2020 указал, что Перечень действует с 18.02.2020 и применяется к ранее завершённым делам. Исключение — уже утверждённые описи и акты о выделении документов к уничтожению: их по новому Перечню не пересматривают. Если в старой номенклатуре стоит срок, отличный от нового Перечня, для неуничтоженных дел применяют срок Перечня № 236.
Можно ли представить в суд распечатку электронного кадрового документа?
Распечатка электронного документа оригиналом не становится, это копия. Чтобы она имела доказательственную силу, её заверяют: оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. По части 8 статьи 75 АПК РФ при представлении копий суд может потребовать подлинник, то есть сам электронный документ с файлом подписи, а при сомнениях в подлинности назначить экспертизу документа или подписи.
Сколько хранить бухгалтерские документы, если политика охватывает и их?
По статье 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 15.12.2025) первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерская отчётность хранятся в сроки по правилам архивного дела, но не менее 5 лет после отчётного года. Документы учётной политики и другие документы, связанные с ведением учёта, хранятся не менее 5 лет после года, в котором они использовались в последний раз. Если по Перечню № 236 для конкретного вида документа установлен срок больше пяти лет, действует срок Перечня.
