Приказ Росархива 236 от 20.12.2019 утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения и действует с 18.02.2020. На дату публикации он не отменён. Сроки для кадровой службы такие: приказы о приёме, переводе и увольнении (ст. 434), трудовые договоры (ст. 435), личные карточки (ст. 444) и личные дела (ст. 445) хранятся 50/75 лет. Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках хранятся 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Срок считают с 1 января года, следующего за годом, когда дело закончено делопроизводством. Какое число из пары 50/75 применять, определяет дата окончания дела: закончено до 01.01.2003 — 75 лет, после — 50 лет.
Материал помогает применить Перечень на практике. В нём показано, где искать кадровые документы (разделы 8 и 7), почему срок 50/75 лет нельзя переносить на приказы с коротким сроком, что означает отметка ЭПК и как оформить передачу дел в архив организации и их уничтожение по Правилам № 77. Отдельно разобраны дела, к которым сроки Перечня применяют с оговоркой, и проект нового Перечня: из-за него номенклатуру пересматривать не нужно. Во второй половине статьи — что подтверждает архивная справка, размеры штрафа по ст. 13.20 КоАП РФ, чек-лист проверки архива, стоимость электронного архива в КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Статус приказа Росархива № 236 в 2026 году и проект нового Перечня
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 зарегистрирован Минюстом 06.02.2020, официально опубликован 07.02.2020 и вступил в силу 18.02.2020. Он утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Порядок применения Перечня установлен Инструкцией, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Хранение, комплектование, учёт и использование документов регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Перечень распространяется на организации независимо от формы собственности. Поэтому хранение документов в Москве и в регионах подчиняется одним и тем же статьям, а коммерческая компания ставит сроки по тем же позициям, что и государственный орган. Для специальной отраслевой документации дополнительно проверяют ведомственный перечень. Реквизиты и формулировки акта можно сверить по тексту приказа № 236 на официальном сайте Росархива.
Полезно знать: на официальном портале правовой информации приказ № 236 размещён сканом на 230 страницах, и текст из него не извлекается. Для поиска нужной статьи удобнее текстовая версия Перечня, а для ссылки в документах организации пригодятся реквизиты: регистрация в Минюсте № 57449, номер опубликования 0001202002070036.
На дату публикации Росархив готовит новый Перечень взамен приказа № 236. Пока это проект: действующий Перечень применяется до принятия нового акта, и пересматривать номенклатуру дел на основании проекта не нужно. Проверьте, что у каждого срока в вашей номенклатуре указана статья Перечня № 236.
Правило 50/75 лет: дата 01.01.2003 и начало отсчёта срока
Запись «50/75 лет» в Перечне № 236 отсылает к статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». По этой статье документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а законченные после этой даты — 50 лет, если действующий перечень не установил иной срок.
Выбор между 50 и 75 годами зависит от года, в котором закончено дело. Год приёма работника и дата отдельного документа внутри дела на выбор не влияют. У организации, созданной после 2003 года, все дела по личному составу получают срок 50 лет. Срок 75 лет нужен там, где в архиве лежат дела, закрытые до 2003 года.
Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Для журналов и книг учёта отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их ведения. Это пункты 22-23 Инструкции по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива № 237.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Расчёт для личного дела работника, закрытого в 2026 году, выглядит так. Отсчёт идёт с 01.01.2027, и 50-летний срок истекает 31.12.2076. Включить дело в акт о выделении к уничтожению можно не раньше 2077 года и только после экспертизы ценности, потому что у личных дел стоит отметка ЭПК. Дело с приказами о приёме за 2025 год, закрытое в том же году, хранится с 01.01.2026 по 31.12.2075. Год окончания каждого дела фиксируйте в номенклатуре и описи: без него срок не рассчитать.
Сроки хранения кадровых документов по статьям Перечня № 236
Кадровые документы собраны в разделе 8 «Кадровое обеспечение». Часть документов о труде и его оплате находится в разделе 7, а охрана труда выделена в подраздел 7.3 (статьи 407-430). В таблицу сведены позиции, с которыми кадровая служба работает чаще остальных.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу о приёме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных и другим событиям из подпункта «а» | 434, подп. «а» | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках | 434 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — длительный срок по примечанию к статье |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 | 3 года |
| Трудовые договоры, служебные контракты и соглашения к ним | 435 | 50/75 лет |
| Личные карточки работников | 444 | 50/75 лет ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников | 445 | 50/75 лет ЭПК |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 423, подп. «а» | 45 лет |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда | 423, подп. «б» | 5 лет |
Срок приказа определяется его видом. В одной папке приказов по личному составу могут оказаться документы со сроками 3 года, 5 лет и 50/75 лет ЭПК. Журналы инструктажа хранятся в 9 раз дольше журналов проверки знаний.
Полный список кадровых событий из подпункта «а» статьи 434 приведён в официальном тексте Перечня на сайте Росархива. Сверяйте с ним вид приказа до того, как ставить срок в номенклатуру.
Важный нюанс из практики: нормы обеспечения работников средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно (ст. 426), хотя в обзорах для них встречается срок 5 лет. В других организациях такие нормы хранят 3 года после замены новыми. Сроки в номенклатуру переносите из текста Перечня.
В практике Добыто номенклатуру дел составляют с указанием срока и номера статьи Перечня. Так основание каждого срока видно при проверке без поиска по тексту акта.
Почему срок 50/75 лет не переносят на все приказы по личному составу
Часть 4 статьи 22.1 125-ФЗ разрешает перечню установить для документов по личному составу иной срок, и статья 434 этим пользуется. Подпункт «а» даёт 50/75 лет ЭПК приказам о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, поощрении и другим перечисленным событиям. Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках вынесены в позицию со сроком 5 лет, приказы о дисциплинарных взысканиях — в позицию со сроком 3 года. Для приказов об отпусках работников с вредными и опасными условиями труда установлен длительный срок, его проверяют по примечанию к статье.
Если перенести 50/75 лет на все приказы, архив будет хранить пятилетние и трёхлетние документы десятилетиями. Обратная ошибка опаснее: приказ из подпункта «а» относят к пятилетним по слову «отпуск» в названии и уничтожают до истечения срока.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неспроста. Эти документы нужны прежде всего самому человеку, причём тогда, когда компании, где он работал, может уже не существовать. Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу я отношу к документам, которые не выбрасывают ни при каких обстоятельствах. Проверьте, что в номенклатуре у них стоит срок 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних.»
Образец приказа о приёме на работу для личного дела
Шаблон оформлен как приказ по личному составу, а такие приказы хранятся 50/75 лет ЭПК по подпункту «а» статьи 434 Перечня.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
Отметка ЭПК и дела, к которым сроки Перечня применяют с оговоркой
Отметка ЭПК рядом со сроком означает, что по итогам экспертизы ценности часть документов может быть отобрана на постоянное хранение. Истечение 50 или 75 лет не даёт права уничтожить такое дело без экспертизы: решение принимает экспертная комиссия. Отметка стоит у приказов по подпункту «а» статьи 434, у личных карточек (ст. 444) и у личных дел (ст. 445).
Отдельно решается вопрос с делами, законченными до 18.02.2020. Росархив в разъяснении от 12.03.2020 распространил на них сроки Перечня № 236. Исключение составляют дела, уже внесённые в надлежаще утверждённые описи постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению: новые сроки к ним не применяются.
Когда срок из Перечня № 236 к документу не применяют
В четырёх ситуациях срок из Перечня № 236 нельзя взять напрямую: нужен другой акт или дополнительная процедура.
| Ситуация | Что делать | Основание |
|---|---|---|
| Документ специфичен для отрасли: медицинская документация, личные дела студентов и учебные планы, отчётность и досье клиентов в финансовом секторе | Взять срок из отраслевого перечня: для отраслевых документов он имеет приоритет над Перечнем № 236 | Приказы Минздрава, ведомственные перечни в образовании, указания Банка России |
| Вида документа нет ни в Перечне № 236, ни в отраслевом перечне | Определить срок по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа, оформить решение экспертной комиссии и внести срок в номенклатуру дел | Решение экспертной комиссии организации |
| Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива | Согласовать с архивным учреждением описи дел постоянного хранения и описи дел по личному составу | Правила, утверждённые приказом Росархива № 77 |
| Организация ликвидируется | Обеспечить сохранность документов и до уничтожения любых дел проверить порядок передачи документов по личному составу | Статья 23 125-ФЗ |
Первые две ситуации проверяют до составления номенклатуры дел, две последние — до составления описей и актов.
Важный нюанс из практики: ошибка возникает из-за обратного порядка поиска. Специалист открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Если у отрасли есть своя специфика обучения персонала, как правило, есть и своя специфика хранения, поэтому отраслевой перечень проверяют первым.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Форма хранения кадровых документов: бумага, электронный вид и КЭДО
Для документов в КЭДО действуют те же сроки Перечня № 236, что и для бумажных. Приказ о приёме, подписанный электронной подписью, хранится 50/75 лет ЭПК, как и бумажный. Отличается только форма, в которой документ лежит в архиве весь этот срок.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и хранить распечатку вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан его не заменяет. Решение о форме принимают один раз, на входе, поэтому определите её до того, как документ уйдёт на подпись.»
Перед переводом кадрового процесса в электронный вид составьте список документов, которые остаются на бумаге. Для них архив ведётся так же, как раньше.
Электронный архив в КЭДО: что проверить до запуска
В Добыто система строит для документа маршрут согласования, сотрудник подписывает его электронной подписью с телефона, после чего документ попадает в электронный архив. При интеграции с 1С:ЗУП документы синхронизируются автоматически, а модуль устанавливается и настраивается за один день.
В любой системе КЭДО проверьте две вещи. Архив должен хранить документ в той форме, в которой он подписан. Срок хранения должен соответствовать Перечню: для приказов о приёме, трудовых договоров и личных дел это 50 лет, а для дел с отметкой ЭПК — до решения экспертной комиссии.
Передача дел в архив организации и уничтожение по Правилам № 77
Законченные дела передают в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Это требование Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и зарегистрированных Минюстом 06.09.2023 под № 75119. Дату вступления Правил в силу, 17.09.2023, Росархив указал в сообщении о регистрации Правил № 77.
Отбор к уничтожению проводят после экспертизы ценности. В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта. Акт утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Передавать документы на утилизацию можно только после утверждения акта.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Завершённые документы я делю по порогу в 10 лет, потому что от него зависит физическое место хранения. Документы со сроком до 10 лет лежат рядом, ими пользуются, их достают. Документы со сроком свыше 10 лет уходят в архив, и если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда. Поэтому для длительного хранения заранее продумайте, как будете искать сведения.»
Лайфхак: опись документов длительного хранения стройте по работникам. При несчастном случае или профессиональном заболевании ищут сведения о конкретном человеке, и опись по годам этот поиск не ускоряет.
В Добыто законченные документы из раздела «Документы» переносят во вкладку «Архив», в том числе пакетом через массовое действие «В архив». Статусы согласования и подписания видны в той же таблице.
Как применить Перечень № 236 к кадровому архиву: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли ведомственный перечень. Для документов, специфичных для отрасли, он имеет приоритет над Перечнем № 236.
- Шаг 2. Найдите вид документа в разделе 8 «Кадровое обеспечение» Перечня, документы о труде и его оплате — в разделе 7. Если вида нет ни в одном перечне, определите срок по аналогии решением экспертной комиссии.
- Шаг 3. Внесите в номенклатуру дел срок и номер статьи Перечня по каждому делу. Приказы сверяйте по подпунктам статьи 434.
- Шаг 4. Зафиксируйте год окончания дела в делопроизводстве и считайте срок с 1 января следующего года. Для журналов и книг учёта отсчёт ведут с 1 января года, следующего за годом завершения их ведения.
- Шаг 5. Передайте законченные дела в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения.
- Шаг 6. По делам с отметкой ЭПК проведите экспертизу ценности до решения об уничтожении.
- Шаг 7. Включите в акт о выделении к уничтожению дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта. Передавайте документы на утилизацию только после утверждения акта руководителем или уполномоченным лицом.
Архивная справка и штраф по статье 13.20 КоАП РФ
Статья 17 125-ФЗ обязывает организацию обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков. Ответ на архивный запрос оформляют архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией или информационным письмом (раздел XIII Правил № 77).
Архивная справка подтверждает сведения архивными документами и не заменяет их. Если приказ о приёме или личная карточка уничтожены раньше срока, подтвердить сведения нечем. Сроки ответа государственных архивов на работодателя не переносятся: они зависят от вида запроса и применимых правил.
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение либо штраф. Для граждан штраф составляет от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Это не автоматическая санкция за любую неточность в кадровом деле: состав нарушения и обстоятельства оценивают отдельно.
Без нужного документа работодателю нечем подтвердить свою позицию в споре с работником или при расследовании.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Типичная ситуация: через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда. Или расследование несчастного случая с человеком, отработавшим 20 лет, поднимает всю историю его инструктажей. Если журнала нет, проведение инструктажей не доказать, а доказывать придётся работодателю. Поэтому заполненный журнал инструктажа передавайте в архив и храните 45 лет.»
Факт: журналы регистрации несчастных случаев на производстве и учёта аварий хранятся 45 лет (ст. 424 Перечня № 236). В состав документов о несчастном случае по ст. 425 прямо включены выписки из журналов инструктажа.
Если по бывшему работнику поступил запрос, ответ готовят по сохранённым документам. Проверьте, что опись позволяет найти их по фамилии работника.
Чек-лист проверки кадрового архива по Перечню № 236
Перед экспертизой ценности и составлением акта о выделении к уничтожению проверьте архив по 10 пунктам.
- Проверено, есть ли для отрасли ведомственный перечень с приоритетом над Перечнем № 236.
- В номенклатуре дел у каждого дела указаны срок и статья Перечня.
- Для дел по личному составу зафиксирован год окончания делопроизводства, а срок 50 или 75 лет выбран по дате 01.01.2003.
- Приказы разнесены по подпунктам статьи 434: 50/75 лет ЭПК, 5 лет и 3 года.
- Законченные дела переданы в архив организации в интервале от года до трёх лет после завершения.
- Дела с отметкой ЭПК не включены в акт о выделении к уничтожению без экспертизы ценности.
- Журналы инструктажа по охране труда отложены на хранение 45 лет и не уничтожены вместе с пятилетними документами.
- Форма хранения совпадает с формой создания: электронный документ хранится электронно, бумажный — на бумаге.
- Для документов, которых нет в перечнях, срок определён по аналогии, а решение экспертной комиссии оформлено.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
Каждый невыполненный пункт закрывают до утверждения акта о выделении к уничтожению: после утилизации документ не вернуть.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов
Стоимость зависит от тарифа и численности сотрудников: оплата идёт за сотрудника в месяц, а электронный архив входит в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма зависит от числа сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив. Срок в таблице — время подключения аккаунта к сервису. Состав тарифов и правила перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Перечень № 236 действует и в 2026 году, а проект нового Перечня номенклатуру пока не меняет. Срок кадрового документа складывается из его вида и года окончания дела. Приказы о приёме, трудовые договоры, личные карточки и личные дела хранятся 50 лет, а дела, закрытые до 2003 года, — 75 лет. Приказы о ежегодных отпусках и взысканиях хранятся 5 лет и 3 года. Отраслевой перечень проверяют первым, а дела с отметкой ЭПК уничтожают только после экспертизы ценности и утверждённого акта.
Сервис Добыто ведёт кадровые документы от создания и подписания до электронного архива. Документы хранятся в той форме, в которой их подписали, и на протяжении всего срока по Перечню их можно найти в одном разделе.
Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов
Сколько хранить приказы об отпуске по уходу за ребёнком и об отпуске без сохранения заработной платы?
Эти приказы прямо названы в подпункте «а» статьи 434 Перечня № 236 вместе с приказами о приёме и увольнении, их срок — 50/75 лет с отметкой ЭПК. Пятилетний срок статьи 434 относится только к приказам о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках. Срок определяет вид отпуска, поэтому приказ об отпуске по уходу за ребёнком нельзя уничтожать вместе с пятилетними приказами об отпусках.
Кто определяет, какие документы входят в личное дело работника коммерческой организации?
Состав личного дела государственных и муниципальных служащих определяет законодательство, а состав личного дела остальных работников — локальные нормативные акты организации. Так сказано в примечании к статье 445 Перечня № 236. Срок хранения самого личного дела от состава не зависит и составляет 50/75 лет ЭПК. Если ЛНА о составе личного дела в организации нет, его утверждают: без него неясно, какие документы подшивать в дело.
Сколько хранить отчёты и карты специальной оценки условий труда?
По статье 407 Перечня отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним хранятся по месту проведения 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. В других организациях их хранят 5 лет. К этим документам относятся протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ и перечни мероприятий.
Сколько хранить документы о профессиональных заболеваниях и списки работников с вредными условиями труда?
Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний (ст. 419), списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда (ст. 414) и протоколы и заключения психофизиологических обследований (ст. 413) хранятся 50/75 лет. Документы о причинах заболеваемости работников по статье 418 хранятся 5 лет с отметкой экспертной комиссии, поэтому без экспертизы их не уничтожают.
Сколько хранить протоколы обучения по охране труда и в какой форме их вести?
Протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет по статье 422. Программы, списки и переписка об обучении по статье 421 хранятся тоже 5 лет. Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся на бумаге. Протокол хранится в той форме, в которой его подписали.
Сколько хранить договоры добровольного страхования работников и сертификаты соответствия работ по охране труда?
Договоры добровольного страхования от несчастных случаев и профессиональных заболеваний хранятся 5 лет после истечения срока их действия (ст. 420). Сертификаты соответствия работ по охране труда хранятся столько же — 5 лет после истечения срока действия (ст. 408). Отсчёт для этих документов начинается после окончания срока действия, а не после подписания.
