Архив и архивное хранение документов чем отличается текущее дело от архивного

Архивное хранение документов начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. С этой даты дело становится архивным по пункту 12 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и с неё же отсчитывается срок хранения. До этой даты дело текущее: в него подшивают исполненные документы по номенклатуре дел. Передать дело в архив организации можно не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения. Дела со сроком хранения до 10 лет включительно остаются в подразделении. Обычное дело по номенклатуре закрывают по итогам календарного года, личное дело работника ведут весь период его работы. Приказы о приёме, трудовые договоры и личные дела хранятся 50 лет, а законченные до 2003 года — 75 лет.

В статье есть сравнительная таблица текущего и архивного дела с нормами и сроки по статьям Перечня № 236. Отдельно разобран приказ Минздрава № 29н: он регулирует медосмотры и сроков хранения не устанавливает. Покажем, когда отдельный архив компании не нужен и почему скан бумажного оригинала остаётся копией. Порядок передачи дел в архив, чек-лист, сроки выдачи архивных справок, штрафы по КоАП и тарифы электронного архива на 2026 год — во второй половине статьи.

Чем текущее дело отличается от архивного: дата, место и правовой режим

Текущее дело формируют в течение календарного года из исполненных документов по номенклатуре дел, архивным оно становится с 1 января следующего года. Пришёл приказ, подписан трудовой договор, поступило заявление работника — после исполнения документ подшивают в дело, открытое по номенклатуре на этот год. Статус меняется по дате и не требует ни приказа, ни переноса папок. Физическая передача в архив организации — отдельное действие со своим сроком.

Организация, которая не относится к источникам комплектования государственного архива, утверждает номенклатуру дел самостоятельно. По пункту 10 Правил № 77 номенклатура служит основой для формирования дел, составления описей и учёта дел краткосрочного хранения. Поэтому срок хранения будущего дела определяют уже при его открытии.

По пяти параметрам текущее и архивное дело различаются так.

Возьмём дело, законченное делопроизводством в 2025 году. Оно архивное с 1 января 2026 года, и с этой же даты идёт его срок хранения. При этом в подразделении оно может оставаться ещё до 3 лет.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Порядок в хранении я начинаю с разделения документов на текущие и завершённые. Текущие — это то, с чем вы работаете сейчас: открытые журналы, действующие приказы. Завершённые я делю по порогу 10 лет, потому что от него зависит физическое место хранения. Документы до 10 лет остаются рядом, ими пользуются, а документы свыше 10 лет уходят в архив. Проведите это разделение до того, как оформлять номенклатуру дел.»

Когда отдельный архив организации не нужен

Право создавать архив у организации закреплено частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле. Обязанность по части 1 статьи 17 того же закона касается сохранности архивных документов, включая документы по личному составу, в течение установленных сроков. Отдельное архивное подразделение для обычного ООО безусловной обязанностью закон не называет.

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно остаются в подразделениях. После истечения срока и экспертизы их выделяют к уничтожению. В архив организации их передают по решению руководителя, когда в подразделении нет условий для сохранности (пункт 47 Правил № 77). Документы по личному составу хранятся 50/75 лет и включаются в опись независимо от того, есть ли у компании архив как подразделение. Правила № 77 и Перечень № 236 федеральные, поэтому хранение документов в Москве и в регионах подчиняется одним нормам. Первое, что стоит проверить в своей компании: указаны ли в номенклатуре срок и статья Перечня у каждого кадрового дела.

Приказ 29н, Правила № 77 и Перечень № 236: какой акт за что отвечает

Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, сроков архивного хранения в нём нет. На дату публикации он действует с изменениями, внесёнными приказом Минздрава от 29.04.2026 № 327н (зарегистрирован 01.06.2026 № 86769). Поправки, вступившие с 01.09.2026, касаются медицинских заключений о противопоказаниях для частных охранников и детективов, часть изменений начнёт действовать с 01.03.2027. Сам приказ № 29н установлен до 01.04.2027.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Предмет каждого акта, с которым работает кадровая служба при хранении документов, показан в таблице.

Сам срок хранения берут из Перечня № 236 или отраслевого перечня. Правила № 77 определяют, что делать с делом до истечения этого срока и после него. Формы из приложений к Правилам рекомендуемые, их адаптируют к структуре организации.

Действующий текст приказа размещён на странице Правил № 77 на официальном сайте Росархива. Там же сверяют редакцию, если в обзорах встречаются расходящиеся формулировки.

Для служебной записки или акта, к которому нужно приложить первоисточник, подойдёт PDF-файл приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 с сайта регионального государственного архивного органа.

Важный нюанс из практики: на официальном портале правовой информации Перечень № 236 размещён сканом на 230 страницах, и текст из него не извлекается. Сроки сверяют по текстовой версии акта, а при расхождении с обзорами ориентируются на сам акт.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Сначала я проверяю, есть ли для отрасли свой перечень, и только потом открываю общий. Типовая ошибка возникает при обратном порядке: специалист по кадрам находит подходящую строку в Перечне № 236 и ставит срок. При этом для его отрасли может действовать другой документ с другим сроком. Где у отрасли своя специфика обучения, там, скорее всего, будет и своя специфика хранения, поэтому сверьте это до утверждения номенклатуры.»

Личное дело работника: дело, которое остаётся текущим весь период работы

По подпункту «г» пункта 49 Правил № 77 документы группируют в дела по календарному году, но для личного дела сделано исключение: его формируют в течение всего периода работы человека. Подпункт «ж» требует заводить отдельное дело на каждого работника и располагать документы в хронологии поступления. Пока человек работает, его личное дело остаётся текущим, сколько бы лет ни прошло с приёма.

На обложке личного дела в качестве дат указывают даты приказов о приёме и увольнении (пункт 58 Правил № 77). Это правило оформления обложки, к исчислению срока хранения оно отношения не имеет. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Бумажное дело ограничено 250 листами и толщиной корешка 4 см, при превышении его делят на тома. Для личных дел уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих Правила устанавливают особый срок передачи в архив — через 10 лет после увольнения.

Единого обязательного шаблона личного дела для работников, не относящихся к государственным и муниципальным служащим, нет: его состав определяют локальные нормативные акты организации. Приказ о приёме на работу в личном деле есть не всегда. По статье 68 ТК РФ в редакции, действующей с 22.11.2021, приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать, но не обязан. Если приказ издан, он хранится 50/75 лет с отметкой ЭПК по статье 434 Перечня. Тот же срок статья 435 устанавливает для трудового договора и соглашений к нему. Если в компании приказы о приёме не издаются, эту позицию стоит убрать из ЛНА о составе личного дела, чтобы перечень совпадал с практикой.

Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236

Отметка «50/75 лет» в Перечне № 236 расшифровывается статьёй 22.1 закона № 125-ФЗ. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет. Документы о государственной службе, не относящейся к гражданской, хранятся 75 лет после прекращения службы. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за окончанием делопроизводства, а для журналов, книг и реестров — после завершения их ведения (пункт 4.1 приказа Росархива № 237).

Сроки для основных кадровых документов и документов по охране труда, которые чаще всего лежат в кадровой службе, собраны в таблице.

Внутри одной группы приказов по личному составу сроки расходятся в 10 раз. Приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске хранится 5 лет, а приказ об отпуске без сохранения заработной платы — 50/75 лет. Сокращать нормативные сроки организация не вправе (пункт 33 Правил № 77). У постоянного срока для организации, не относящейся к источникам комплектования, есть нижняя граница: не менее 10 лет (пункт 2.4 приказа № 237).

Важный нюанс из практики: нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, а в других организациях — 3 года после замены новыми (статья 426 Перечня). В обзорах для них нередко указывают 5 лет.

Факт: статья 425 Перечня прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о производственных травмах и несчастных случаях. По месту составления такие документы хранятся 45 лет, при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Срок 50 лет для кадровых документов заложен неспроста. Эти документы понадобятся самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому личные карточки, трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении я отношу к документам, которые нельзя выбрасывать ни при каких обстоятельствах. Для документов, законченных после 1 января 2003 года, это 50 лет, для более ранних — 75 лет. Отложите их на длительное хранение отдельно от дел, срок которых истекает через 3-5 лет.»

Электронные кадровые документы: в какой форме хранить и что входит в архивный пакет

Состав электронного кадрового документа по приказу № 578н

Состав электронного кадрового документа задаёт приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н (зарегистрирован 30.09.2022 № 70317, действует с 01.03.2023). Документ хранится комплектом:

• основная часть в формате PDF/A-1A;
• приложения, если они есть;
• файлы электронной подписи;
• машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней;
• XML-описание.

Для подписания разрешена только отсоединённая подпись, поэтому файл подписи хранится отдельным файлом рядом с документом.

Проверяемость подписи через годы держится на статье 11 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Квалифицированная подпись признаётся действительной при трёх условиях: проверка дала положительный результат, документ не менялся после подписания, а сертификат был действителен. Действительность сертификата оценивают на момент подписания, если этот момент достоверно установлен, либо на день проверки, если момент не определён. Распечатка электронного документа проверяемую подпись не сохраняет. Поэтому в архиве хранят файл и все составляющие пакета.

Официальные материалы о работе с электронными кадровыми документами, включая требования к их составу и форматам, Минтруд публикует на странице об электронном кадровом документообороте на сайте Минтруда России.

В Добыто после завершения документооборота документ переходит во вкладку «Архив». Выгрузка содержит основную часть в PDF/A-1A, файл электронной подписи и машиночитаемое описание wredc_data.xml. Перед включением дела в опись электронных документов проверьте, что в выгрузке каждого документа есть все три файла.

Бумажный и электронный комплект: форма хранения следует за формой создания

Скан бумажного оригинала остаётся электронным образом, то есть копией. Форма исходного документа при сканировании не меняется (пункт 17 Правил № 77). То же правило действует в обратную сторону: документ, созданный и подписанный электронно, после распечатки бумажным оригиналом не становится.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и заменить файл бумажной распечаткой нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимайте один раз, на входе: для журналов оно будет действовать все 45 лет хранения.»

Когда электронный архив не заменяет бумажный

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из режима электронного кадрового документооборота несколько категорий документов: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Даже в компании, которая перевела на КЭДО весь штат, эти документы оформляются по своим правилам вне данного режима. Поэтому приказ об увольнении в личном деле и журналы инструктажей остаются в той форме, в которой созданы. При смешанном архиве опись электронных документов ведут отдельно от бумажных (пункты 63-64 Правил № 77), а форму каждого дела отмечают в номенклатуре.

Статус «Архив» в системе КЭДО и требования Правил № 77

Перевод документа в статус «Архив» в программе фиксирует, что по нему завершён маршрут подписания. Экспертизу ценности, опись и акт о выделении к уничтожению этот статус сам по себе не заменяет. Электронные документы проходят те же процедуры, что и бумажные: для них составляют отдельную опись, а уничтожение идёт через экспертизу и акт, утверждённый руководителем.

В Добыто в разделе «Документы» рядом с вкладками «В работе» и «Требуют действия» есть вкладка «Архив» и массовое действие «В архив». Закрытые документы переносятся группой, и к концу года в рабочих вкладках остаются только незавершённые маршруты. Сверку архивной вкладки с номенклатурой проводят перед составлением описи за год.

В проекте внедрения КЭДО электронный архив подключают на последнем этапе. Ему предшествуют принятие локального акта, выбор системы и вида подписи, получение письменных согласий работников по статье 22.2 ТК РФ и пилотная группа. К этому этапу в номенклатуре дел уже нужны позиции для электронных дел.

Как передать дела из текущего хранения в архив организации

Передаче предшествует экспертиза ценности. По пунктам 14-17 и 20-31 Правил № 77 экспертизе подлежат все документы, а отбор проводится ежегодно. Если в номенклатуре нет сроков и ссылок на статьи перечня, экспертизу приходится начинать с её исправления.

Что проверить до передачи дел в архив

• Проверено, есть ли для отрасли специальный перечень: для документов, специфичных для отрасли, он имеет приоритет над Перечнем № 236.
• Номенклатура дел составлена с указанием сроков и статей перечня.
• Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
• Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение и не уничтожены по истечении 5 лет.
• Форма хранения соответствует форме создания: электронный документ хранится электронно с файлом подписи, бумажный — на бумаге.
• Для документов, которых нет в перечне, срок определён экспертной комиссией, и решение оформлено.
• Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Опись документов длительного хранения я советую строить по работникам. При несчастном случае или профзаболевании ищут сведения о конкретном человеке, причём в ситуации, когда искать некогда. Через 15 лет после увольнения бывший работник может связать заболевание с условиями труда у вас, и тогда понадобится история его инструктажей за весь период работы. Проверьте, что по описи находятся все документы одного работника за все годы.»

Как перевести закрытое дело из текущего хранения в архив: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Закройте дело. Дело по номенклатуре закрывают по окончании календарного года, личное дело — после увольнения работника. Проверьте хронологию документов и объём бумажного дела: не более 250 листов и не более 4 см корешка. При превышении дело делят на тома.
2. Шаг 2. Зафиксируйте дату перехода. С 1 января года, следующего за годом закрытия, дело архивное, и с этой даты отсчитывается срок хранения. Для журналов и книг срок отсчитывают после завершения ведения.
3. Шаг 3. Проведите экспертизу ценности. Сверьте срок дела с номенклатурой и статьёй Перечня № 236 или отраслевого перечня. У организаций — источников комплектования решение принимает экспертно-проверочная комиссия.
4. Шаг 4. Оформите дела. Дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу полностью оформляют и включают в опись (пункт 48 Правил № 77).
5. Шаг 5. Составьте описи. Дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет, по личному составу и электронные документы описывают отдельными описями (пункты 63-64).
6. Шаг 6. Передайте дела в архив организации. Срок передачи — не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения дела (пункт 47). Дела со сроком до 10 лет включительно остаются в подразделении. В архив их передают только по решению руководителя, если в подразделении нет условий для сохранности.
7. Шаг 7. Выделите к уничтожению дела с истёкшим сроком. В акт включают документы, срок которых истёк к 1 января года составления акта. Акт утверждает руководитель после необходимых согласований. Уничтожать документы до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу запрещено.

Архивная справка, выписка и копии документов: кто выдаёт и в какой срок

Срок ответа зависит от того, кто держит документы и на каком основании поступил запрос. Документы, связанные с работой, работодатель выдаёт работнику по статье 62 ТК РФ не позднее 3 рабочих дней и безвозмездно. Статья 22.3 ТК РФ определяет, когда такие документы выдаются в электронном виде и когда на бумаге. Буквально норма говорит о работнике, однако судебная практика допускает её применение и к бывшим работникам.

По социально-правовому запросу держатель архивных документов готовит ответ в течение 30 календарных дней с регистрации запроса (пункт 182 Правил № 77). Ответом может быть архивная справка, архивная выписка, архивная копия или информационное письмо (пункты 184-186). Для социальной защиты граждан — назначения пенсии, льгот, компенсаций — оформленные архивные справки и копии выдаются бесплатно (часть 3 статьи 26 закона № 125-ФЗ). Образцы обращений за справкой, выпиской и копией есть в методических рекомендациях Росархива по социально-правовым запросам. Адресованы они прежде всего работникам архивных учреждений.

Если вы работодатель и такие запросы от бывших работников приходят регулярно, срок ответа на практике упирается в поиск документа. В Добыто подписанные документы скачиваются на устройство в любой момент, в том числе пачкой. Поэтому копию электронного приказа о приёме на работу или договора из закрытого дела не приходится искать в бумажном архиве. Дату поступления каждого запроса фиксируют при регистрации: от неё считаются 3 рабочих дня или 30 календарных дней.

Штрафы и цена ошибки при хранении кадровых документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов квалифицируется по статье 13.20 КоАП РФ. За него грозит предупреждение или штраф: для должностных лиц от 3 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 ₽, кроме случаев, подпадающих под статью 13.25. Часть 1 статьи 5.27 КоАП — другой состав, нарушение трудового законодательства. По ней предусмотрено предупреждение или штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 ₽, для юридических лиц от 30 000 до 50 000 ₽. Автоматически за любую архивную ошибку эта санкция не применяется.

Помимо штрафа, ошибки в хранении приводят к последствиям, которые деньгами не исправить. Дело, уничтоженное без экспертизы и утверждённого акта, восстановить нельзя, а документы Архивного фонда РФ уничтожать запрещено статьёй 17 закона № 125-ФЗ. Электронный документ, сохранённый только распечаткой, теряет проверяемую подпись. Журнал инструктажей, выброшенный через 5 лет вместо 45, оставляет работодателя без доказательства проведённых инструктажей при расследовании несчастного случая или профзаболевания. Доказывать их проведение в этой ситуации придётся работодателю. Перед утверждением акта о выделении к уничтожению каждую позицию сверяют со статьёй Перечня, а журналы по охране труда проверяют отдельно по статье 423.

Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы КЭДО на 2026 год

Стоимость электронного хранения кадровых документов в КЭДО считается за сотрудника в месяц. Она зависит от численности штата, нужных видов подписи и того, входит ли электронный архив в тариф. Условия приведены на 16.10.2026.

Электронный архив указан в составе тарифа «Бизнес», в описании тарифа «Старт» его нет. Отдельной цены архива как услуги и отдельных сроков хранения по тарифам на странице тарифов Добыто КЭДО не указано. Поэтому расчёт для компании, которой нужен электронный архив, строится от тарифа «Бизнес» и численности штата. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Текущее и архивное дело разделяет дата — 1 января года после закрытия дела, с которой начинается срок хранения. Физическая передача в архив организации происходит позже, в окне от года до 3 лет, а дела со сроком до 10 лет могут вообще остаться в подразделении. Личное дело остаётся текущим, пока человек работает, и после увольнения хранится 50 или 75 лет. Электронный документ архивируется вместе с файлом подписи и XML-описанием, бумажный — на бумаге, и ни скан, ни распечатка не превращают одну форму в другую.

В Добыто закрытые документы уходят во вкладку «Архив» с полным пакетом для хранения. Выгрузку можно сделать в любой момент, и её хватает для сверки с номенклатурой при составлении описи и для ответа на запрос работника.

Частые вопросы об архивном хранении документов

Можно ли уничтожить документ, срок хранения которого не указан в Перечне № 236?

Ценность такого документа определяет экспертиза на основе нормативных актов, перечней и номенклатуры дел (пункт 20 Правил № 77). Срок предлагает и согласовывает экспертно-проверочная комиссия, при необходимости — Центральная экспертно-проверочная комиссия Росархива (пункт 32). Назначить срок по аналогии с похожим документом и уничтожить документ только на этом основании нельзя. Снижать нормативные сроки запрещено пунктом 33. Решение комиссии оформляют документально, и при проверке предъявляют именно его.

Что происходит с кадровым архивом при реорганизации и ликвидации компании?

При реорганизации документы передаются правопреемнику (пункт 224 Правил № 77). При ликвидации негосударственной организации документы в упорядоченном состоянии передают в соответствующий государственный или муниципальный архив по договору (пункт 225). Поэтому описи по личному составу должны быть готовы до начала ликвидации. После передачи архивные справки бывшим работникам выдаёт архив, принявший документы, в срок 30 календарных дней по социально-правовому запросу.

Как считать срок хранения документа с отметкой «до замены новыми»?

Отметка «до замены новыми» привязывает срок к событию — замене документа новым, а не к окончанию календарного года (пункт 4.2 приказа Росархива № 237). Правила внутреннего трудового распорядка хранятся год после замены новыми (статья 381 Перечня). Нормы обеспечения средствами защиты в организациях, которые их не утверждали, хранятся 3 года после замены новыми (статья 426). Единого срока для всех локальных нормативных актов нет, срок определяют по статье для конкретного вида ЛНА.

Распространяется ли приказ Росархива № 91 от 09.07.2026 на коммерческие компании?

Приказ № 91 опубликован 13.08.2026 и вступил в силу 23.08.2026. Он изменяет правила делопроизводства государственных органов и органов местного самоуправления. Для коммерческого работодателя базовыми остаются Правила № 77 и Перечень № 236: на 16.10.2026 они действуют. Сроки по ним прежние: 50/75 лет для документов по личному составу и от года до 3 лет для передачи дел в архив организации.

Как хранить журнал инструктажа, который ещё не закончен?

Пока в журнал вносят записи, он остаётся текущим и находится в подразделении, которое проводит инструктажи. Срок хранения журналов отсчитывают после завершения их ведения (пункт 4.1 приказа № 237). Для журнала вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте этот срок составляет 45 лет по статье 423 «а» Перечня. Документы о прохождении инструктажей выведены из режима электронного кадрового документооборота частью 3 статьи 22.1 ТК РФ. Поэтому законченный журнал отправляют в архив вместе с остальными делами длительного хранения, а не в утилизацию.

Нужно ли хранить документы дольше срока, если работник оспаривает увольнение?

Универсального правила о продлении срока на время любого спора в Правилах № 77 нет. Однако требования проверки, расследования или судебного процесса могут обязать сохранить документы, которые служат доказательствами. Документы по личному составу хранятся 50/75 лет, поэтому вопрос касается прежде всего дел с короткими сроками: графиков отпусков (3 года) и табелей учёта рабочего времени (5 лет). Перед составлением акта о выделении к уничтожению проверяют, не участвуют ли такие документы в открытой проверке, расследовании или споре.