Организованное хранение документов в компании опирается на три акта. Закон № 125-ФЗ обязывает сохранять документы весь срок. Перечень Росархива № 236 задаёт сроки. Правила Росархива № 77 определяют порядок: номенклатура, экспертиза ценности, описи, передача дел в архив. Систему запускают с номенклатуры дел: её утверждают в конце года после согласования с экспертной комиссией и вводят в действие с 1 января. Срок хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Приказ о приёме на работу и личное дело хранят 50/75 лет, приказ о ежегодном отпуске — 5 лет. Бумажное дело ограничено 250 листами и хранится в архивохранилище или запирающемся шкафу. Электронное хранят в системе хранения, и юридическая значимость подписи должна сохраняться весь срок.
Материал помогает собрать разрозненные папки в систему. Он разводит функции приказов № 77 и № 236, убирает из ЛНА ссылки на отменённые № 526 и № 558 и объясняет, почему приказ № 29н не регулирует хранение. Отдельно разобраны требования к электронному архиву, уничтожение дел по акту и срок ответа на запрос архивной справки. Пошаговая инструкция перехода стоит в середине материала. Во второй половине статьи: сравнение выдачи документов по статье 62 ТК РФ с архивным запросом, стоимость кадрового электронного документооборота (КЭДО) с электронным архивом на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Какие акты регулируют хранение кадровых документов в 2026 году
Обязанность хранить кадровые документы установлена частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, в том числе документов по личному составу. Порядок хранения и конкретные сроки закон оставляет актам Росархива, и у каждого акта своя функция.
Ниже перечислены акты, на которые на дату публикации ссылаются номенклатура дел, инструкция по делопроизводству и приказ об архиве.
| Акт | Что регулирует | Статус на дату публикации |
|---|---|---|
| Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ | Сохранность документов (ст. 17), право создавать архив (ст. 13), общие сроки по личному составу 50 и 75 лет (ст. 22.1), бесплатные справки социально-правового характера (ст. 26) | Действует |
| Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила) | Организация хранения, комплектования, учёта и использования документов: номенклатура, экспертиза ценности, описи, формирование дел, электронные документы, рекомендуемые образцы | Действует с 18.09.2023, зарегистрирован 06.09.2023 № 75119 |
| Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (Перечень) | Сроки хранения типовых управленческих архивных документов | Действует с 18.02.2020, зарегистрирован 06.02.2020 № 57449 |
| ГОСТ Р 7.0.8-2025 | Термины и определения делопроизводства и архивного дела | Действует с 01.03.2025, заменил ГОСТ Р 7.0.8-2013 |
| Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 | Прежние правила организации хранения | Утратил силу по приказу Минкультуры от 08.08.2023 № 2367, на смену пришли Правила № 77 |
| Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 | Прежний перечень со сроками хранения | Утратил силу со вступлением в силу Перечня № 236 (отменяющий акт — приказ Минкультуры от 17.12.2019 № 1964) |
Приказ № 236 отвечает на вопрос, сколько хранить документ. Приказ № 77 отвечает на вопрос, как его хранить. При обновлении ЛНА номер меняют с учётом функции акта: ссылку на № 558 заменяют на № 236, ссылку на № 526 — на № 77. Сроки, перенесённые в номенклатуру из старого перечня, сверяют со статьями № 236 заново. Перед внесением срока в номенклатуру проверьте статью по действующему тексту приказа № 236 с учётом изменяющих его актов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но порядка хранения в нём нет. Сроки дают перечни, порядок дают архивное законодательство и правила организации хранения. Откройте свою инструкцию по делопроизводству и посмотрите, на какие акты она ссылается. В актуальной версии это Правила № 77 и Перечень № 236.»
Полный текст Правил № 77 опубликован на официальной странице Росархива с Правилами хранения 2023 года. Там же приведены рекомендуемые образцы номенклатуры дел организации и структурного подразделения, описей и архивной справки.
Важный нюанс из практики: в методических материалах по электронным архивам до сих пор встречается ссылка на приказ Минкультуры № 526. Вместе с ней кочует правило хранить электронные документы только на материальных носителях: запись на жёсткие диски, контейнеры с шифром, полка в архивохранилище с заданной температурой и влажностью. Приказ № 526 отменён приказом Минкультуры от 08.08.2023 № 2367. Правила № 77 предусматривают хранение электронных документов в системе хранения и/или на физически обособленных носителях.
Приказ № 29н: почему он не регулирует хранение документов
Номер 29н без даты и органа не указывает на конкретный акт. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров и перечень противопоказаний. Он действует с 01.04.2021 до 01.04.2027. Приказ Минтруда от 03.02.2020 № 29н утверждает формы и порядок представления сведений о субвенциях регионам на меры социальной защиты. Приказ Минтруда от 28.01.2022 № 29н меняет перечень показаний и противопоказаний для обеспечения инвалидов техническими средствами реабилитации. Правил архивного хранения кадровых документов нет ни в одном из этих актов.
Если в компанию пришёл приказ или письмо со ссылкой на 29н, сначала установите дату, орган и заголовок акта. Срок хранения документов по медосмотрам определяют по Перечню № 236 и применимым нормам, приказ № 29н его не устанавливает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроки хранения кадровых документов: приказ о приёме, личное дело, табели, отпуска
По статье 22.1 закона № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Это общее правило не применяется, если действующий перечень устанавливает иной срок. Перечень № 236 делает это для многих кадровых документов, поэтому внутри группы кадровых приказов сроки различаются от 3 до 50/75 лет.
Сроки для основных видов кадровых и расчётных документов по статьям Перечня № 236:
| Документ | Срок | Условие, меняющее срок | Статья Перечня |
|---|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, аттестации и ряде других кадровых событий | 50/75 лет ЭПК | — | ст. 434 |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках | 5 лет | Отпуска работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет | ст. 434 |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | — | ст. 434 |
| Личные дела, личные карточки | 50/75 лет ЭПК | — | ст. 445-446 |
| Лицевые счета работников | 50/75 лет ЭПК | — | ст. 296 |
| Расчётные ведомости, документы о выплатах | 6 лет | При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | ст. 295 |
| Табели, журналы учёта рабочего времени | 5 лет | При вредных или опасных условиях труда — 50/75 лет | ст. 402 |
Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) означает, что по окончании срока судьбу документов определяет экспертиза. Приказы о приёме и приказы об отпусках формируют в разные дела номенклатуры. Через 5 лет дело с отпусками проходит экспертизу и может быть выделено к уничтожению. Приказ о приёме из той же папки пришлось бы хранить ещё 45 лет.
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончен делопроизводством. Табель за декабрь 2025 года лежит в деле, закрытом в 2025 году. Его хранят 5 лет начиная с 01.01.2026, то есть до 31.12.2030 включительно. После этого дело включают в акт о выделении к уничтожению только по итогам экспертизы ценности. Дата на самом листе отсчёт не запускает.
Факт: сроки хранения кадровых документов в КЭДО те же, что для бумажных. Перевод приказа по личному составу в электронный вид срок не сокращает.
Общие положения о порядке исчисления сроков и статьи перечня опубликованы на странице Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива. Сроки Перечня применяются и к документам, законченным до его вступления в силу. Исключение составляют документы, которые уже надлежащим образом включены в утверждённые описи постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению.
Диагностика архива перед переходом к системе хранения
Если в компании нет номенклатуры на текущий год, перестройка начнётся с неё. Но сначала нужно понять, что уже лежит в шкафах и в информационных системах, и какие условия меняют сроки.
Что проверить до начала работ
- Утверждена ли номенклатура дел на текущий год и согласована ли она с экспертной комиссией. Включены ли в неё электронные и смешанные дела с отметкой вида носителя.
- Кто отвечает за архив: возложены ли архивные функции на конкретного работника и создана ли экспертная комиссия.
- Где лежат бумажные дела: в архивохранилище или в запирающихся шкафах и сейфах. Хранить архивные документы в транспортной таре, в штабелях и на полу запрещено.
- Сколько листов в делах: бумажное дело не превышает 250 листов при толщине корешка не более 4 см.
- Когда проводилась плановая проверка наличия. Для бумажных документов она нужна не реже раза в 10 лет, для документов с пометкой «Для служебного пользования» — не реже раза в 5 лет.
- Какие документы существуют только в электронном виде и где они хранятся. Сохранены ли вместе с ними файлы электронной подписи и метаданные.
- На какие акты ссылаются инструкция по делопроизводству и номенклатура: остались ли в них ссылки на приказы № 526 и № 558.
- Есть ли работники с вредными или опасными условиями труда и ведутся ли лицевые счета. От этого зависят сроки по отпускам, табелям и расчётным ведомостям.
Сценарии: что критично для вашего архива
Приоритеты зависят от исходного состояния архива и от состава работников:
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Только бумажный архив, архивного помещения нет | Запирающиеся шкафы или сейфы, никакой тары, штабелей и пола, номенклатура на следующий год | Отдельное архивное подразделение: по ст. 13 закона № 125-ФЗ создание архива — право организации |
| Часть документов в КЭДО, часть на бумаге | Смешанные дела в номенклатуре с указанием носителя, хранение электронных документов в СХЭД с поддержанием юридической значимости | Оцифровка старых бумажных дел: срок хранения от носителя не зависит |
| Есть работники с вредными или опасными условиями труда | Приказы об их отпусках и табели хранят 50/75 лет, поэтому для них заводят отдельные дела | Приказы об отпусках и табели остальных работников — 5 лет |
| Зарплата начисляется без лицевых счетов | Расчётные ведомости хранят 50/75 лет | При ведении лицевых счетов ведомости хранят 6 лет |
| Есть документы с пометкой «Для служебного пользования» | Проверка наличия не реже раза в 5 лет | Плановая проверка остальных бумажных документов — не реже раза в 10 лет |
Сценарии совмещаются. Компания с КЭДО и вредным производством попадает сразу в строки 2 и 3, и номенклатура на следующий год должна отражать оба условия.
Если кадровые документы оформляются в 1С:ЗУП, в Добыто их синхронизирует с КЭДО готовый модуль для 1С:ЗУП. Модуль устанавливается и настраивается за один день.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Для электронных документов со сроком хранения 50 лет и дольше я опираюсь на ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности электронных документов. Стратегия сохранности в нём включает читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Сверьте по этому списку, сможет ли ваша система через несколько десятилетий открыть файл, подписанный сегодня, и подтвердить его подлинность.»
Лайфхак: перед выбором системы для электронного архива прочитайте приказ Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к СЭД и системам хранения электронных документов. Это перечень того, что должна уметь система, и функции в нём нацелены на поддержание юридической силы электронного документа.
Номенклатура, формирование дел, описи и экспертиза ценности
Номенклатура дел: обязательные действия и рекомендуемый образец
Правила № 77 распространяются на организации, в том числе на коммерческие. По пункту 11 номенклатуру дел разрабатывают ежегодно, в конце года. Её согласуют с экспертной комиссией (ЭК) и утверждают у руководителя или уполномоченного им лица. В действие номенклатура вводится с 1 января следующего календарного года. Пометка «Рекомендуемый образец» у приложения № 1 относится к форме документа. Обязанность разработать, согласовать и утвердить номенклатуру эта пометка не снимает.
В номенклатуру включают заголовки бумажных, электронных и смешанных дел. Вид носителя и особенности формирования дела указывают в графе «Примечания». Дело с приказами, подписанными в КЭДО, получает отметку электронного носителя. Бумажное личное дело того же работника отмечается как бумажное.
Важный нюанс из практики: финансовые документы регулируются строже кадровых. Это первичные учётные документы: по ним видно, на что потрачены средства организации, и они проходят аудит. При разборе архива бухгалтерские дела выносят в отдельные позиции номенклатуры, даже если папки стоят в одном шкафу с кадровыми.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В ДОБЫТО КЭДО специалист по кадрам загружает или создаёт документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, а сотрудник подписывает документ электронной подписью с телефона. После подписания документ уходит в электронный архив. Дело с такими документами в номенклатуре отмечают как электронное.
Формирование дел и передача в архив организации
Пункты 48-51 Правил № 77 регулируют формирование и оформление бумажных дел. Дело на бумажном носителе не должно содержать свыше 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передают в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводства (п. 47). Это касается и дел по личному составу.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Организация вправе сама создать архив и организовать хранение документов, а рабочий ритм этому архиву задаёт номенклатура. Каждое подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой в организации на этот год. Если вы перестраиваете архив, начинайте с номенклатуры на следующий год: без неё у подразделений нет перечня дел, по которому раскладывать документы.»
Экспертиза ценности и описи
Экспертизу ценности проводят ежегодно. Ей подлежат все документы независимо от вида носителя и способа записи (пп. 14-17, 20-25 Правил № 77). По итогам экспертизы определяют сроки, отбирают документы на постоянное хранение и выявляют документы к уничтожению. ЭК рассматривает проекты номенклатур, описей дел постоянного и длительного хранения, описей дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению. В организации со сложной структурой или с подведомственными организациями может создаваться центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Как перевести кадровый архив из разрозненных папок в систему: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Приказом руководителя возложите архивные функции на конкретного работника.
- Шаг 2. Создайте экспертную комиссию. В организации со сложной структурой или с подведомственными организациями решите вопрос о ЦЭК.
- Шаг 3. Разберите имеющиеся папки по видам документов и годам завершения. Отделите кадровые дела от бухгалтерских.
- Шаг 4. Определите срок каждого вида документов по статьям Перечня № 236. Отметьте документы, срок которых меняется из-за вредных или опасных условий труда или из-за отсутствия лицевых счетов.
- Шаг 5. В конце года составьте номенклатуру на следующий год по рекомендуемому образцу из приложения № 1 к Правилам № 77. Включите бумажные, электронные и смешанные дела и укажите носитель в графе «Примечания». Затем согласуйте номенклатуру с ЭК и утвердите у руководителя. В действие она вступает с 1 января.
- Шаг 6. Формируйте дела строго по номенклатуре. Документы с разными сроками раскладывайте в разные дела, бумажное дело не должно превышать 250 листов и 4 см корешка.
- Шаг 7. Через 1-3 года после завершения делопроизводства передайте дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, в архив организации. Передача идёт по описям, рассмотренным ЭК.
- Шаг 8. Ежегодно проводите экспертизу ценности. Дела с истёкшим сроком передавайте на уничтожение только после утверждения акта о выделении к уничтожению.
Электронный архив кадровых документов: требования к хранению и юридической значимости
По пунктам 131-144 Правил № 77 электронные архивные документы хранят в системе хранения электронных документов (СХЭД) и/или на физически обособленных носителях. Организация обеспечивает сохранность документов, разграничение доступа и поддержание юридической значимости в течение всего срока хранения. При передаче электронный архивный документ состоит из трёх частей: основной части в формате PDF/A, файла электронной подписи и метаданных. Передают его по защищённым каналам связи или на физическом носителе.
Папка со сканами на общем сетевом диске этим требованиям не отвечает. У скана бумажного документа нет файла электронной подписи и метаданных архивного документа. Носитель сам по себе юридическую значимость не гарантирует. Для документов, где она должна сохраняться, Правила предусматривают хранение в СХЭД.
Внимание: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронный документооборот. Электронный архив подчиняется тем же правилам организации хранения, что и бумажный.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Электронный архив должен обеспечивать сохранность документов, их поиск, идентификацию и восстановление. Сотрудник с доступом должен в короткий срок найти нужный документ и проверить его подлинность и актуальность. Для этого нужны чёткая структура архива, правила индексирования, настроенный поиск, контроль доступа и регулярная проверка целостности данных. Параметры архива организация определяет сама под свою специфику, но в рамках требований закона. Закрепите эти пять параметров в ЛНА до выбора системы.»
В ДОБЫТО КЭДО раздел «Документы» разделён на вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив». Массовое действие «В архив» переносит в архив сразу группу документов. Статус согласования, подписания или отказа и маршрут согласования видны по каждому приказу.
Когда электронный архив КЭДО не решает задачу хранения
Электронный архив КЭДО хранит документы, созданные и подписанные в системе. Бумажные дела прошлых лет он не упорядочивает. Номенклатура, описи, экспертиза ценности и проверка наличия бумажного архива остаются отдельной работой, а сроки бумажных дел продолжают течь по Перечню № 236. Скан бумажного приказа без электронной подписи не отвечает требованиям к электронному архивному документу, поэтому бумажный подлинник хранится весь установленный срок. Если в компании пока нет электронных кадровых документов, начинайте с номенклатуры и описей бумажного архива, а систему хранения выбирайте при переходе на КЭДО.
Уничтожение дел и архивная справка: процедуры, на которых проверяется система
Уничтожение документов после истечения срока
Истечение срока само по себе не даёт права уничтожить дело. По пунктам 20-31 Правил № 77 документы сначала проходят экспертизу ценности, затем их включают в акт о выделении к уничтожению. Передать документы на уничтожение можно после утверждения акта руководителем (п. 31). Организация, которая не служит источником комплектования государственного или муниципального архива, утверждает такие документы после согласования с ЭК или ЦЭК (п. 29). По документам с отметкой ЭПК решение принимают с учётом экспертизы.
Архивная справка бывшему работнику: сроки и порядок
Если у организации есть нужные документы, она обязана бесплатно выдать архивную справку или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан: пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций (ч. 3 ст. 26 закона № 125-ФЗ). Запрос социально-правового характера исполняют в срок до 30 календарных дней с даты регистрации. При необходимости срок продлевают не более чем на 30 дней и уведомляют об этом заявителя (пп. 182-187 Правил № 77). Ответ оформляют архивной справкой, выпиской или копией. Рекомендуемый образец справки приведён в приложении № 29 к Правилам.
Обращение работника по статье 62 ТК РФ и архивный запрос идут по разным правилам:
| Параметр | Выдача документов по ст. 62 ТК РФ | Запрос социально-правового характера |
|---|---|---|
| Основание | Письменное заявление работника | Запрос о сведениях архивных документов для пенсионного обеспечения, льгот и компенсаций |
| Срок | 3 рабочих дня | До 30 календарных дней с регистрации, продление не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя |
| Форма ответа | Связанные с работой документы или их копии | Архивная справка, выписка или копия |
| Норма | Ст. 62 ТК РФ | Ч. 3 ст. 26 закона № 125-ФЗ, пп. 182-187 Правил № 77 |
Срок ответа определяет процедура, по которой пришло обращение. Письменное заявление работника по статье 62 ТК РФ исполняют за 3 рабочих дня. Запрос социально-правового характера исполняют по правилам архивного запроса.
Если работодатель ликвидирован, обращаться нужно в архив, где фактически находятся документы. Куда направлять запрос в типичных случаях, Росархив поясняет в справочном разделе о подтверждении трудового стажа.
Цена ошибки в сроках и порядке уничтожения
Ошибка в архиве проявляется через годы, когда приходит запрос или проверка. Типовые сценарии:
- Приказы с разными сроками в одном деле. Отдельные папки не заводят, чтобы сэкономить место. Через 5 лет дело уничтожают по сроку приказов об отпусках, и вместе с ним уходит приказ о приёме со сроком 50/75 лет. Обязанность выдать справку закон связывает с наличием документов. Но сохранность этих документов весь срок — самостоятельная обязанность по статье 17 закона № 125-ФЗ, и досрочное уничтожение её нарушает.
- Уничтожение без экспертизы и акта. Срок истёк, но документы выведены из хранения с нарушением пунктов 20-31 Правил № 77. Восстановить уничтоженные дела и провести экспертизу задним числом уже невозможно.
- Электронный архив из сканов без файлов подписи. При запросе или проверке такой документ не подтверждает юридическую значимость, которую Правила требуют поддерживать весь срок хранения.
- Сроки из отменённого перечня № 558 в номенклатуре. Срок дела расходится с действующей статьёй № 236, и экспертиза отбирает дела к уничтожению по неверной отметке.
Стоимость КЭДО с электронным архивом для кадровых документов
Стоимость зависит от тарифа и численности сотрудников в системе. Электронный архив входит в тариф «Бизнес», в составе тарифа «Старт» он не указан.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | в год |
| Интеграция с 1С: готовый модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
Итоговая сумма зависит от числа сотрудников в КЭДО и выбранного плана. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав планов и условия опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Подключение за 5 минут относится к подключению к сервису, отдельный срок настройки электронного архива там не опубликован. Цен на разработку номенклатуры, описи, экспертизу ценности и разбор бумажных дел в тарифах нет.
Расходы на бумажный архив разобраны в материале о стоимости хранения бумажных документов в компании: помещение, шкафы, внешнее хранение коробов, архивная обработка дел и шредирование. Цены в нём приведены по предложениям конкретных поставщиков.
Выводы
Система хранения держится на разделении функций: Перечень № 236 определяет, сколько хранится каждый документ, Правила № 77 описывают, как дело формируют, проверяют, передают в архив организации и выводят из хранения. Номенклатура, утверждённая к 1 января, разносит документы с разными сроками по разным делам. Ежегодная экспертиза и акт о выделении к уничтожению замыкают цикл. Электронный архив живёт по тем же срокам и требует сохранять подпись и метаданные до конца срока.
Документы, которые компания оформляет в КЭДО, Добыто ведёт в электронном архиве вместе с маршрутами согласования и подписями ПЭП, УНЭП и УКЭП. Приказы и заявления попадают в архив уже подписанными, и для них не нужна отдельная оцифровка.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Обязана ли коммерческая компания создавать отдельный архив?
Отдельное структурное подразделение не обязательно: по части 2 статьи 13 закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы. Обязанность сохранять архивные документы, включая документы по личному составу, в течение сроков хранения действует при этом по части 1 статьи 17 того же закона. Пункт 3 Правил № 77 позволяет возложить архивные функции на конкретного работника, без создания архивного отдела.
До какого года хранить личное дело работника, уволенного в 2026 году?
Личные дела и личные карточки хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК (статьи 445-446 Перечня № 236). Для дела, законченного делопроизводством в 2026 году, действует 50-летний срок, отсчёт начинается 1 января 2027 года, и срок истекает 31 декабря 2076 года. Из-за отметки ЭПК дело и после этого не уничтожают автоматически: его судьбу решают по итогам экспертизы ценности.
Нужно ли пересматривать сроки по делам, заведённым при старом перечне № 558?
Сроки Перечня № 236 применяются и к документам, законченным делопроизводством до его вступления в силу 18.02.2020. Исключение составляют документы, которые уже надлежащим образом включены в утверждённые описи дел постоянного хранения или в акты о выделении к уничтожению. Остальные дела сверяют со статьями № 236 при очередной экспертизе ценности и при необходимости исправляют отметку о сроке в номенклатуре.
Можно ли выдать архивную справку по запросу родственника бывшего работника?
Справка отражает сведения архивных документов. Когда запрашивают сведения о другом лице, организация может потребовать подтверждение полномочий заявителя и обязана соблюдать ограничения доступа к документам, в том числе к персональным данным работника по 152-ФЗ. Срок ответа на запрос социально-правового характера тот же: до 30 календарных дней с регистрации, с возможным продлением не более чем на 30 дней и уведомлением заявителя.
Нужно ли обновлять ЛНА из-за ГОСТ Р 7.0.8-2025?
ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» действует с 01.03.2025 и заменил ГОСТ Р 7.0.8-2013. Стандарт устанавливает термины, порядок хранения задают Правила № 77. Если инструкция по делопроизводству или положение об архиве ссылаются на стандарт 2013 года, ссылку обновляют, а определения терминов в ЛНА сверяют с редакцией 2025 года при очередном пересмотре документа.
Отличаются ли сроки хранения кадровых документов для компаний в Москве?
Сроки и порядок хранения кадровых документов установлены федеральными актами: законом № 125-ФЗ, Правилами Росархива № 77 и Перечнем № 236. Компания в Москве работает по тем же срокам, что и в любом регионе: 50/75 лет для приказов о приёме и личных дел, 5 лет для приказов о ежегодных отпусках и табелей, 3 года для приказов о дисциплинарных взысканиях. Для документов конкретной отрасли регуляторы создают отраслевые перечни, поэтому срок определяют по виду документа и применимому перечню. Место регистрации компании на срок не влияет.
