Хранение документов по личному составу длится 50 лет, если дело закончено делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Это требование статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Сохранность документов на весь срок работодатель обязан обеспечить по статье 17 того же закона. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом окончания дела: дело, законченное в 2026 году, хранится до 31 декабря 2076 года. Сокращать срок нельзя. При этом он зависит от вида документа по Перечню, утверждённому приказом Росархива № 236: приказ о приёме, трудовой договор и личное дело хранятся 50/75 лет, приказ о ежегодном отпуске — 5 лет, приказ о дисциплинарном взыскании — 3 года.
В материале есть таблица сроков кадровых документов со статьями Перечня и расчёт дат хранения для дел до и после 2003 года. Отдельно разобрано, почему приказ Минздрава № 29н и отменённый приказ Минкультуры № 558 не задают сроки кадрового архива. Во второй половине статьи: передача дел в архив организации, уничтожение через экспертизу ценности, электронные документы, выдача копий работнику за 3 рабочих дня, стоимость КЭДО с электронным архивом на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Какие документы по личному составу хранят 50 и 75 лет
Граница между 50 и 75 годами привязана к одной дате — 1 января 2003 года. Дела по личному составу, законченные делопроизводством до неё, хранятся 75 лет, законченные после неё — 50 лет. Норму ввёл в статью 22.1 закона № 125-ФЗ Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ, и она задаёт обязательный срок хранения. В Перечне такие документы обозначены записью «50/75 лет».
Закрытого списка документов по личному составу в законе нет. Виды документов и их сроки определяют по Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. В нём прямо названы кадровые приказы и основания к ним (ст. 434), документы об оплате труда и исчислении трудового стажа (ст. 403), штатные расстановки (ст. 42) и личные дела работников (ст. 445).
Часть 4 статьи 22.1 исключает из общего правила документы, для которых действующий перечень устанавливает иной срок. Поэтому проверка идёт в три действия: определить вид документа, найти его статью в тексте Перечня № 236 на сайте Росархива и только после этого внести срок в номенклатуру дел.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет установлены неспроста. Кадровые документы нужны прежде всего самому человеку, и понадобиться они могут тогда, когда компании-работодателя уже не существует. Поэтому срок определяйте по виду документа и статье Перечня, даже если организации этот документ давно не нужен.»
Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236: 50/75, 5 и 3 года
В одной папке «Приказы по личному составу» встречаются документы с тремя разными сроками. В таблице собраны статьи Перечня, которые касаются повседневного кадрового делопроизводства.
| Вид документа | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Приказы и документы к ним о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных | 50/75 лет ЭПК | ст. 434 «а» |
| Трудовые договоры, личные карточки, личные дела работников | 50/75 лет ЭПК | ст. 435, 444-445 |
| Документы об оплате труда и исчислении трудового стажа | 50/75 лет | ст. 403 |
| Тарификационные списки работников | 50/75 лет | ст. 400 |
| Приказы об ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, о дежурствах | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | ст. 434 «б» |
| Табели и журналы учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | ст. 402 |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | Перечень № 236 |
Подпункты статьи 434 разводят приказы по событиям. Приказ о приёме и приказ о ежегодном отпуске одного и того же работника хранятся 50 и 5 лет. Если работник трудится во вредных или опасных условиях, приказ о его отпуске переходит в группу 50/75. Вести такие приказы в одном деле нельзя: номенклатура распределяет их по делам с разными сроками.
В Добыто мы советуем закреплять вид документа и статью Перечня в номенклатуре до первого подписания. Решение о сроке и форме хранения принимается один раз, на входе, и потом не пересматривается при каждом новом приказе.
Факт: статья 423 Перечня № 236 разделена на два подпункта. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет. Протоколы результатов обучения по охране труда (ст. 422) тоже хранятся 5 лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Форма приказа о приёме на работу для дела со сроком 50/75 лет
В комплект входит унифицированная форма Т-1: приказ о приёме относится к статье 434 «а» Перечня и хранится 50/75 лет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
Приказ 29н, приказ № 558 и отраслевые перечни: откуда берутся неверные сроки
Что регулирует приказ Минздрава № 29н
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников. Перечнем сроков архивного хранения он не служит. Срок 50 лет в этом приказе относится к одному экземпляру заключительного акта периодического осмотра, и хранит этот экземпляр медицинская организация, которая проводила осмотры. Сроки для документов о медосмотрах, которые остаются у работодателя, определяют по архивным нормам и Перечню № 236. Указывать № 29н основанием срока в номенклатуре дел кадровой службы некорректно.
Приказ Минкультуры № 558 утратил силу
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утверждал прежний перечень типовых документов. Приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964 он признан утратившим силу. Росархив в разъяснении от 12.03.2020 указал, что Перечень № 236 действует с 18.02.2020. Если в номенклатуре дел основанием срока до сих пор указан № 558, графу со статьями нужно сверить с Перечнем № 236 и обновить номенклатуру.
Отраслевой перечень проверяют раньше общего
Для отдельных сфер действуют собственные перечни. Для документов отраслевой специфики они имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении сроки медицинских карт, заключений и медицинской документации задают приказы Минздрава. В образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе хранение отчётности, договоров и досье клиентов регулируют указания Банка России.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Сначала проверьте, есть ли перечень для вашей отрасли, и только потом открывайте общий. Ошибка возникает при обратном порядке: специалист по кадрам находит в Перечне № 236 подходящую строку и ставит срок, а для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Проверку отраслевого перечня сделайте первым пунктом при составлении номенклатуры дел.»
Важный нюанс из практики: журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязательно, но в Перечне № 236 этих видов нет. Отсутствие вида в Перечне не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким документом: с инструкциями по охране труда или с журналами инструктажа. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют, а обоснование фиксируют в номенклатуре дел. При проверке организация показывает документированный выбор.
Как рассчитать дату окончания срока хранения
Отсчёт начинается 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Правило закреплено в пункте 4.1 Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, и действует независимо от места хранения. Перенос начала отсчёта на следующий год не сдвигает границу 1 января 2003 года из статьи 22.1 закона № 125-ФЗ: дело, законченное в 2002 году, остаётся в группе 75 лет.
Для пяти типовых сочетаний года и вида документа даты получаются такие.
| Дело закончено | Документ | Срок | Начало отсчёта | Окончание срока |
|---|---|---|---|---|
| 2002 год | Личное дело работника | 75 лет | 01.01.2003 | 31.12.2077 |
| 2003 год | Трудовой договор | 50 лет | 01.01.2004 | 31.12.2053 |
| 2026 год | Приказ о приёме | 50 лет | 01.01.2027 | 31.12.2076 |
| 2026 год | Приказ о ежегодном отпуске (без вредных условий) | 5 лет | 01.01.2027 | 31.12.2031 |
| 2026 год | Приказ о дисциплинарном взыскании | 3 года | 01.01.2027 | 31.12.2029 |
Приказы одного 2026 года уходят из архива в разные десятилетия: в 2029, 2031 и 2076 году. Если дело ведётся несколько лет, отсчёт начнётся с 1 января года, следующего за годом его закрытия, даже если внутри лежат документы более ранних лет. Год закрытия каждого дела стоит сверить по номенклатуре и описи.
Как организовать хранение кадрового архива на 50 лет
Законченные дела передают в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дела. Этот порядок устанавливает пункт 47 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Для личных дел уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих установлен отдельный срок передачи — через 10 лет после увольнения.
Правила № 77 распространяются на документы постоянного и временного, свыше 10 лет, сроков хранения, включая документы по личному составу. Порог в 10 лет удобен и для внутренней логистики. Документы со сроком до 10 лет держат рядом с рабочими местами, ими пользуются. Дела длительного хранения уходят в архив, и поднимают их в ситуации, когда на поиск нет времени.
Как подготовить кадровый архив к хранению 50/75 лет: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень. Для документов отраслевой специфики он применяется раньше Перечня № 236.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел и укажите для каждого дела срок хранения и статью перечня. Приказы со сроками 50/75 лет, 5 лет и 3 года ведите в разных делах.
- Шаг 3. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы и действующие приказы, с которыми работают сейчас.
- Шаг 4. Разделите завершённые документы по порогу в 10 лет: со сроком до 10 лет и со сроком свыше 10 лет.
- Шаг 5. Внутри каждой категории разложите документы по видам (приказы, журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка), а внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Шаг 6. Передайте законченные дела в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения (п. 47 Правил № 77).
- Шаг 7. Ежегодно проводите экспертизу ценности. Документы с истёкшим сроком включайте в акт о выделении к уничтожению и уничтожайте только после утверждения акта.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Дела длительного хранения могут вообще не понадобиться. Но если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда: при несчастном случае или профзаболевании ищут сведения по конкретному человеку за весь период его работы. Поэтому опись дел длительного хранения я советую строить по работникам.»
Электронные кадровые документы: тот же срок, свои правила передачи
Электронная форма и цифровой носитель не меняют срок, установленный для вида документа. Трудовой договор, подписанный электронной подписью, хранится столько же, сколько бумажный. Передачу электронных документов на архивное хранение регулирует глава X Правил № 77. По пункту 143 их передают по защищённым каналам связи и/или на физически обособленных носителях, по пункту 144 порядок передачи устанавливают локальными актами организации.
Для электронного документа сохранность включает проверяемость подписи на весь срок хранения. Документ подписывают при действующем сертификате и дополняют подпись меткой времени. При смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную, а затем передают документ в архив с сохранением проверяемости.
Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Форма хранения определяется формой создания документа. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Зафиксируйте форму до подписания первого документа: менять её по ходу хранения не получится.»
Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде. Это разграничение часто упускают при переводе документов по охране труда в электронный вид.
Добыто работает в рамках 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в сервисе бесплатно, поэтому кадровые документы с самого начала создаются и хранятся в одной электронной форме.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Где искать электронные кадровые документы после подписания
В Добыто завершённые документы вынесены на отдельную вкладку «Архив» в разделе «Документы», рядом с вкладками «В работе», «Требуют действия» и «Контроль». Готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы между системами синхронизируются автоматически. Приказ о приёме, сформированный в 1С, после подписания попадает в архив вместе с подписями.
Когда кадровые документы можно уничтожить и чем грозит раннее уничтожение
Истечение срока не даёт кадровой службе права уничтожить документы по своему решению. Пункты 23, 26 и 31 Правил № 77 требуют ежегодной экспертизы ценности. Документы с истёкшим сроком включают в акт о выделении к уничтожению, а уничтожают после того, как акт оформлен и утверждён в установленном порядке. Для организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов часть 3 статьи 22.1 закона № 125-ФЗ отдельно предписывает экспертизу ценности документов по личному составу после окончания срока.
Раннее уничтожение лишает работодателя возможности исполнить статью 62 ТК РФ: без приказа о приёме или увольнении нечего копировать и заверять по заявлению работника. Обязанность обеспечить сохранность документов на весь срок по статье 17 закона № 125-ФЗ при этом не снимается.
Важный нюанс из практики: через 15 лет после увольнения бывший работник может связать заболевание с условиями труда. Если несчастный случай происходит с человеком, проработавшим 20 лет, расследование поднимает всю историю его инструктажей. В обоих случаях запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы, и статья 425 Перечня прямо называет такие выписки в составе документов о несчастном случае. Без журнала проведение инструктажей не доказать, а доказывать придётся работодателю.
Внимание: отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним, включая карты СОУТ, по месту проведения оценки хранятся 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет (ст. 407 Перечня № 236). В других организациях срок для этих документов — 5 лет.
Архивная справка и копии кадровых документов: сроки выдачи
По письменному заявлению работника работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней. Статья 62 ТК РФ называет копии приказа о приёме, приказов о переводах и приказа об увольнении. Туда же входят выписка из трудовой книжки, если она ведётся, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах и о периоде работы у этого работодателя. Копии заверяют надлежащим образом и выдают бесплатно.
Архивные справки и копии, связанные с пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций, по части 3 статьи 26 закона № 125-ФЗ предоставляются бесплатно, если у организации или архива есть соответствующие документы.
Если кадровые документы уже переданы в государственный архив, запрос направляют туда. Росархив публикует формы социально-правовых запросов для подтверждения стажа и заработной платы, по которым составляют обращение.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа. Электронный архив кадровых документов входит в тариф «Бизнес». Цены приведены на октябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | 1 год |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время; при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и актуальные условия опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Срок хранения кадрового документа складывается из трёх данных: вида документа, статьи Перечня № 236 и года закрытия дела. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры и личные дела, законченные после 2003 года, остаются в архиве на 50 лет, а приказы об обычных отпусках и взысканиях — на 5 и 3 года. Приказ Минздрава № 29н и отменённый приказ № 558 основанием этих сроков не служат. Уничтожение возможно только после экспертизы ценности и утверждённого акта, а электронная форма срок не сокращает.
Добыто ведёт кадровые документы в КЭДО с подписями ПЭП, УНЭП и УКЭП и отдельным электронным архивом. Номенклатуру и сроки хранения в сервисе удобно заложить с подписания первого документа.
Частые вопросы о сроках хранения документов по личному составу
Обязан ли индивидуальный предприниматель хранить документы по личному составу?
Да. Статья 17 закона № 125-ФЗ прямо называет среди обязанных обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, и нотариусов, занимающихся частной практикой. Правило статьи 22.1 о 50 годах для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 годах для более ранних действует для них так же.
Сколько хранить приказ об отпуске по уходу за ребёнком и об отпуске без сохранения заработной платы?
50/75 лет с отметкой ЭПК. Эти приказы перечислены в статье 434 «а» Перечня № 236 вместе с приказами о совмещении, совместительстве, ротации, присвоении классных чинов, разрядов и званий. Срок 5 лет по статье 434 «б» относится только к приказам об ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках и дежурствах.
Сколько хранят документы о прохождении государственной службы?
Для документов о прохождении государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, часть 5 статьи 22.1 закона № 125-ФЗ устанавливает 75 лет. Срок считают после прекращения службы, а по его окончании документы проходят экспертизу ценности.
Действует ли Перечень № 236 в 2026 году или его уже заменили?
На 24 октября 2026 года на сайте Росархива действующей остаётся редакция Перечня, утверждённая приказом от 20.12.2019 № 236. Росархив сообщал, что проект нового Перечня планировалось вынести на общественное обсуждение в I квартале 2026 года, но его принятие и вступление в силу официально не подтверждены. До вступления нового акта в силу сроки определяют по Перечню № 236.
Где найти официальный текст Перечня № 236?
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 официально опубликован 07.02.2020, номер опубликования 0001202002070036. На официальном портале правовой информации документ размещён сканом на 230 страницах, и текст из него не извлекается. Для работы со статьями удобнее текстовая версия Перечня на сайте Росархива.
Сколько хранить документы о профессиональных заболеваниях и работе во вредных условиях?
50/75 лет. Этот срок установлен для документов о расследовании и учёте профессиональных заболеваний (ст. 419 Перечня № 236), списков работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда (ст. 414) и протоколов и заключений психофизиологических обследований (ст. 413). Документы об обеспечении средствами защиты хранятся 3 года, но при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях акты и заключения хранятся 50/75 лет (ст. 427).
