Регистрация и хранение документов по личному составу подчиняются разным актам: номер присваивают по ГОСТ Р 7.0.97-2025, дела формируют по номенклатуре и Правилам Росархива № 77, сроки берут из Перечня Росархива № 236. Трудовые договоры, приказы о приёме, личные дела и журналы учёта приёма и увольнения хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. В архив организации дело передают не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Общего требования вести журнал регистрации кадровых приказов нет, но книги и журналы учёта приёма, перевода и увольнения хранятся 50/75 лет по статье 463 Перечня, если организация их ведёт.
Материал описывает весь путь документа: от присвоения номера приказу до сдачи дела в архив организации и выдачи справки бывшему работнику. Отдельно разобрано, чем журнал регистрации отличается от номенклатуры и описи, почему с 2021 года приказ о приёме издаётся по решению работодателя и почему скан не даёт права уничтожить бумажный оригинал. Во второй половине статьи: пошаговая инструкция по передаче дел в архив, порядок получения архивной справки, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Журнал регистрации и номер документа: что требует закон, а что решает работодатель
Ни ТК РФ, ни Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован Минюстом 06.09.2023 № 75119), не обязывают каждого работодателя вести журнал регистрации кадровых приказов. Правила № 77 требуют архивного учёта документов, но общий журнал кадровых приказов для всех организаций не вводят. Единую для всех последовательность номеров кадровых приказов закон тоже не устанавливает.
Порядок регистрации работодатель описывает сам, в локальной инструкции по делопроизводству. В ней указывают, какие виды документов регистрируются, кто присваивает номер и где ведётся учёт: в бумажном журнале, в учётной системе или в электронном реестре. После утверждения инструкции журнал или реестр становится инструментом учёта, который работает по правилам этого ЛНА.
Срок хранения журнала зависит от того, что именно в нём учитывают. Книги, журналы и базы данных учёта приёма, перевода и увольнения работников, личных дел, карточек и трудовых договоров хранятся 50/75 лет по статье 463 Перечня типовых управленческих архивных документов. Перечень утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449). Срок 75 лет применяется к журналам, завершённым до 1 января 2003 года, 50 лет — к завершённым позднее. Статья 463 задаёт срок для регистра, который организация уже ведёт, и не обязывает его заводить.
Из чего состоит регистрационный номер по ГОСТ Р 7.0.97-2025
ГОСТ Р 7.0.97-2025 утверждён приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст и заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он устанавливает состав реквизитов документов и правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий. Сроков хранения стандарт не касается. По пункту 5.11 регистрационный номер — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор, который состоит из порядкового номера документа. Организация по своему усмотрению дополняет его кодами или индексами по используемым классификаторам: индексом дела по номенклатуре, кодом корреспондента, кодом должностного лица. Код корреспондента пригождается для входящих документов, поступивших из других организаций.
До начала года кадровая служба решает, какие индексы войдут в номер. Если к порядковому номеру добавлен индекс дела по номенклатуре, номер приказа сразу показывает, в какое дело документ попадёт и какой у этого дела срок хранения. По статье 434 Перечня № 236 приказы о приёме, переводе и увольнении хранятся дольше приказов об отпусках и дисциплинарных взысканиях. Поэтому раздельные серии номеров по срокам хранения и назначению снимают сортировку при формировании дел. Обязательной такую схему закон не делает: нумерацию он оставляет на усмотрение организации. Проверьте, описан ли состав номера в вашей инструкции по делопроизводству. Если раздела о регистрации в ней нет, журнал ведётся без утверждённого порядка.
Приказ о приёме, трудовой договор и личное дело работника
С 22.11.2021 действует часть 1 статьи 68 ТК РФ в редакции Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ о приёме работодатель вправе издать на основании заключённого договора. Если приказ издан, его содержание должно соответствовать трудовому договору. Обязательный документ приёма — трудовой договор. Приказ появляется в журнале регистрации и в деле только у тех работодателей, которые решили его издавать.
Форма Т-1 остаётся одним из вариантов оформления такого приказа, обязательного бланка нет. Решение об издании приказов о приёме стоит закрепить в инструкции одинаково для всех работников. Если часть приёмов оформлена с приказом, а часть без него, при поиске в архиве комплекты документов по разным людям будут отличаться.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если организация ведёт личные дела, Правила № 77 требуют формировать их отдельно на каждого работника. Документы внутри дела располагают в хронологическом порядке по мере поступления. Новый документ подшивают в момент поступления, сортировка по видам внутри личного дела не предусмотрена.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «ИНН при приёме требовать нельзя: налоговая не вправе отказать работодателю в приёме отчёта, где у получателя дохода нет ИНН. Свидетельства о рождении детей работник приносит сам, когда хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии. Это документы для бухгалтерии, а не для личного дела. Прежде чем подшивать документ в личное дело, проверьте, с какой целью его получили.»
Образец приказа о приёме на работу по форме Т-1
Шаблон нужен, если инструкция по делопроизводству предусматривает издание приказов о приёме. Перед регистрацией реквизиты приказа сверяют с трудовым договором.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
Номенклатура дел, журнал и опись: как документы распределяются по делам
Номенклатура дел связывает индекс дела, его заголовок и срок хранения со ссылкой на статью Перечня № 236. Правила № 77 называют её основой для формирования дел и для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу. Дела со сроком до 10 лет включительно учитывают по номенклатуре. Номенклатуру составляют в конце года и вводят в действие с 1 января следующего года.
По пункту 49 Правил № 77 в одно дело включают документы по одному вопросу или участку работы, которые соответствуют заголовку дела. Черновики, дублеты и документы, подлежащие возврату, в дела не группируют. Рекомендуемые формы номенклатуры и архивных описей приведены в тексте Правил № 77 на официальном сайте Росархива, их удобно взять за основу собственной номенклатуры.
Журнал регистрации, номенклатуру и опись часто смешивают. При этом каждый инструмент отвечает за свой этап пути документа:
| Инструмент | Что фиксирует | Обязательность | Норма |
|---|---|---|---|
| Журнал или электронный реестр регистрации кадровых приказов | Номер и дату документа | Общей обязанности нет, порядок закрепляет инструкция работодателя | ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.11 (состав номера) |
| Книги и журналы учёта приёма, перевода и увольнения | Движение работников | Ведение определяет работодатель; журнал, который ведётся, хранится 50/75 лет | Ст. 463 Перечня № 236 |
| Номенклатура дел | Индекс, заголовок и срок хранения дела | Основа формирования дел и описей | Правила № 77 |
| Опись дел | Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу | Составляется на основе номенклатуры для дел длительного хранения | Правила № 77 |
| Лист-заверитель и внутренняя опись | Состав и количество листов конкретного дела | Лист-заверитель при оформлении бумажного дела, внутренняя опись при необходимости | П. 50 Правил № 77 |
Журнал фиксирует момент регистрации, номенклатура определяет дело и срок, опись учитывает дело, которое хранится дольше 10 лет. Записи текущего журнала регистрации архивную опись не заменяют, при передаче дел её составляют отдельно.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Прежде чем ставить срок в номенклатуру, я проверяю, нет ли для отрасли своего перечня. В здравоохранении, образовании и финансовом секторе действуют ведомственные перечни и указания, и для специфичных документов они имеют приоритет над Перечнем № 236. Ошибка возникает при обратном порядке: кадровик находит подходящую строку в Перечне № 236 и не знает, что для его отрасли установлен другой срок. Откройте сначала отраслевой перечень, затем общий.»
В практике Добыто сроки, названия форм и реквизиты для номенклатуры берутся только из текста акта. Из обзоров и видеоразборов мы берём логику процедуры. В одном из разборов приёма на работу, записанном в 2024 году, ещё фигурировала форма СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Перед утверждением номенклатуры сверьте каждую строку со статьёй действующего перечня.
Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236
Для документов по личному составу рубеж 2003 года задаёт статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет, если Перечнем не предусмотрен иной срок. Для каждого вида документа срок сверяют с конкретной статьёй Перечня № 236.
Сроки временного хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Так установлено Инструкцией по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Приказ подписан в марте 2026 года, дело с ним закрыто в декабре 2026 года: срок хранения приказа отсчитывают с 1 января 2027 года.
Основные сроки по документам кадровой службы и службы охраны труда:
| Документ или регистр | Срок хранения | Статья Перечня № 236 | Что учесть |
|---|---|---|---|
| Трудовые договоры и соглашения к ним | 50/75 лет | 435 | Обязательный документ приёма по ч. 1 ст. 68 ТК РФ |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 50/75 лет | 434, подп. «а» | Приказ о приёме издаётся по решению работодателя |
| Приказы об ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, о дежурствах, не связанных с основной деятельностью | 5 лет | 434 | Формируются в отдельное дело |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 434 | Срок отличается от приказов о приёме той же статьи |
| Личные дела и личные карточки работников | 50/75 лет | 444, 445 | Личное дело формируется отдельно на каждого работника |
| Книги, журналы, базы данных учёта приёма, перевода, увольнения, личных дел, карточек, трудовых договоров | 50/75 лет | 463 | Срок для регистра, если он ведётся |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | 423, подп. «а» | Выписки из журнала входят в документы о несчастном случае |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда | 5 лет | 423, подп. «б» | Та же статья, что у журналов инструктажа, другой срок |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | 422 | Подтверждает обучение на конкретную дату |
Отметка 50/75 означает 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Внутри статьи 434 сроки расходятся от 3 до 50/75 лет, поэтому вид приказа определяют при регистрации, до подшивки в дело.
Важный нюанс из практики: статья 425 Перечня прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях. Журнал инструктажа хранится 45 лет, потому что из него делают выписки для расследования.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Срок 50 лет для кадровых документов установлен в интересах работника. Документы понадобятся человеку, причём тогда, когда компании-работодателя может уже не существовать. Перед уничтожением любого кадрового дела сверьте год окончания делопроизводства с рубежом 1 января 2003 года и статьёй перечня.»
Внимание: книги и журналы регистрации несчастных случаев на производстве и учёта аварий хранятся 45 лет (статья 424 Перечня), документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний — 50/75 лет (статья 419). При разборе архива охраны труда их отделяют от пятилетних протоколов.
Бумажный оригинал, скан и электронный документ: что и в какой форме хранить
Скан бумажного личного дела не даёт права уничтожить оригинал. Правила № 77 различают электронный архивный документ и электронную копию и предусматривают в системе хранения оба вида. Общего разрешения выбрасывать бумажный оригинал после сканирования в них нет. Документ хранят весь срок по Перечню № 236 и по требованиям к его виду.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Форму хранения определяет форма создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранят как электронный, и распечатка файл не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранят на бумаге, его скан остаётся копией.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме документа принимают один раз, при создании и подписании. В этой форме документ хранят весь срок, а для журналов инструктажа это 45 лет. Поэтому до перевода кадровых документов и документов по охране труда в электронный вид определите форму для каждого вида.»
Факт: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде. При переводе охраны труда в электронный вид эти документы разводят по разным формам хранения.
Электронные кадровые документы в КЭДО
Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 377-ФЗ. Электронная форма не отменяет срок хранения по Перечню № 236 и требования к архивному учёту. По Правилам № 77 электронные архивные документы, в том числе по личному составу, передают в архив в порядке и в сроки пункта 47, как и бумажные дела.
В Добыто кадровый документ после подписания по маршруту согласования поступает в электронный архив. Модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы с учётной системой автоматически. Срок хранения электронного документа берут из той же номенклатуры, что и для бумажного дела.
Путь дела в архив организации: оформление и сроки передачи
Перед передачей бумажное дело оформляют полностью: нумеруют листы, составляют лист-заверитель, при необходимости внутреннюю опись, оформляют обложку, подшивают или переплетают документы. Это требование пункта 50 Правил № 77. По пункту 51 в деле не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Документы подшивают на 4 прокола, малоформатные на 3.
Срок передачи установлен пунктом 47 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Дела передают в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Норма касается архива организации. Обязанность любого работодателя сдавать документы в государственный архив из неё не следует.
Важный нюанс из практики: завершённые документы удобно разделить по порогу 10 лет, от него зависит физическое место хранения. Документы со сроком до 10 лет, такие как протоколы проверки знаний, остаются под рукой: ими пользуются и их достают. Документы свыше 10 лет, в том числе журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда, уходят в архив. Внутри каждой группы документы сортируют по видам и годам, от старых к новым.
Лайфхак: опись дел длительного хранения стройте так, чтобы по ней можно было найти конкретного работника. При несчастном случае или профзаболевании ищут историю определённого человека, год журнала здесь вторичен.
Как наладить регистрацию и передачу кадровых дел в архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите инструкцию по делопроизводству. В ней укажите, какие кадровые документы регистрируются, из чего состоит номер, кто его присваивает и где ведётся учёт: в журнале, в учётной системе или в электронном реестре. Отдельно зафиксируйте, издаются ли приказы о приёме.
- Шаг 2. В конце года составьте номенклатуру дел на следующий год: индекс, заголовок дела, срок хранения со ссылкой на статью отраслевого перечня или Перечня № 236. Номенклатура вводится в действие с 1 января.
- Шаг 3. При регистрации присваивайте документу порядковый номер. Если инструкция это предусматривает, дополняйте его индексом дела по номенклатуре по пункту 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2025.
- Шаг 4. Группируйте документы в дела по номенклатуре: одно дело — один вопрос или участок работы. Черновики, дублеты и документы, подлежащие возврату, в дело не включайте. Личные дела ведите отдельно на каждого работника, в хронологическом порядке.
- Шаг 5. После завершения делопроизводства оформите бумажное дело по пунктам 50 и 51 Правил № 77: нумерация листов, лист-заверитель, внутренняя опись при необходимости, обложка, подшивка в пределах 250 листов и 4 см.
- Шаг 6. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, включите в опись. Дела со сроком до 10 лет включительно учитывайте по номенклатуре.
- Шаг 7. Передайте дела в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Электронные документы по личному составу передаются в том же порядке и в те же сроки.
- Шаг 8. Отсчитывайте срок хранения с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Перед любым уничтожением проверяйте, истёк ли срок.
Когда собственный архив организации создавать не нужно
Создавать собственный архив организация вправе, но не обязана: это часть 2 статьи 13 125-ФЗ. Обязательна сохранность документов. По части 1 статьи 17 125-ФЗ организация обеспечивает сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение установленных сроков. Если отдельного архива нет, документы всё равно хранят по срокам Перечня № 236, и по ним выдают справки и копии.
Бумажный журнал регистрации тоже не обязателен, если инструкция по делопроизводству закрепляет регистрацию в электронном реестре. Требования вести именно бумажный журнал для всех организаций нет. Срок хранения реестра при этом определяют по той же статье Перечня, что и для журнала с тем же содержанием.
Архивная справка и копии документов о работе: куда обращаться и в какой срок
Сведения о работе работник получает двумя путями с разными сроками. Первый путь — письменное заявление работодателю, второй — социально-правовой запрос в архив, где хранятся документы:
| Путь | Основание | Срок | Что выдают |
|---|---|---|---|
| Письменное заявление работодателю | Ст. 62 ТК РФ | Не позднее 3 рабочих дней со дня заявления | Заверенные копии документов, связанных с работой, бесплатно |
| Социально-правовой запрос в архив | Ст. 26 125-ФЗ, Правила № 77 | До 30 календарных дней с даты регистрации запроса | Архивная справка, архивная выписка, копия или информационное письмо |
Срок 3 рабочих дня относится к работодателю, срок 30 календарных дней — к исполнению запроса архивом. Подменять один другим нельзя: работодатель, который хранит документы у себя, отвечает на заявление работника в срок статьи 62.
Статья 26 125-ФЗ обязывает организации и индивидуальных предпринимателей, у которых есть соответствующие архивные документы, бесплатно предоставлять архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан. К ним относятся пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций. Если документы сохранились у работодателя, гражданин обращается к нему, и плату за такую справку закон не допускает.
Когда неизвестно, где хранятся документы, поможет страница Росархива о государственной услуге по запросам архивных справок, выписок и копий для пенсионного обеспечения, льгот и компенсаций. На ней описан порядок поиска сведений и направления запроса в федеральный архив. Обращение в архив конкретного региона или в архив организации эта услуга не заменяет.
Если вы работодатель и получаете такие заявления, учитывайте, что срок по статье 62 начинается с даты письменного заявления, и поиск дела в архиве входит в эти 3 рабочих дня. В Добыто документы, подписанные в КЭДО, хранятся в электронном архиве сервиса, поэтому копию для работника не приходится искать в бумажных делах.
Ошибки хранения кадровых документов и проверка архива
Журнал вводного инструктажа иногда уничтожают через 5 лет вместе с протоколами проверки знаний. Причина — слитное чтение статьи 423 Перечня, где у двух подпунктов разные сроки. Последствия проявляются через годы. При расследовании несчастного случая запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Если бывший работник через 15 лет после увольнения свяжет заболевание с условиями труда, проведение инструктажей доказывает работодатель, а без журнала доказательства нет.
Вторая частая ошибка — уничтожение бумажного оригинала после сканирования ради места в архиве. В архиве остаётся только копия, а оригинал, срок хранения которого не истёк, утрачен без законного основания. Обратная ошибка встречается при переходе на КЭДО: подписанный электронной подписью документ распечатывают и хранят бумагу вместо файла. Распечатка не заменяет электронный документ, и он остаётся без надлежащего хранения в своей форме.
Чек-лист проверки кадрового архива перед передачей дел
- Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: для отраслевых документов он имеет приоритет над Перечнем № 236.
- Составлена номенклатура дел с указанием сроков и статей перечня.
- Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
- Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение и не уничтожены по истечении 5 лет.
- Форма хранения соответствует форме создания: электронный документ хранится электронно, бумажный — на бумаге.
- Для документов, отсутствующих в перечне, срок определён по аналогии, и решение зафиксировано.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников и тарифа. Электронный архив и интеграция с 1С указаны в составе тарифа «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | интеграция с 1С указана в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Электронный архив кадровых документов | в составе тарифа «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены в таблице приведены по состоянию на 30.10.2026, актуальные условия сверяйте на странице тарифов Добыто КЭДО.
В карточке тарифа «Старт» указаны подписи ПЭП и УНЭП, а в ответах на частые вопросы на той же странице сказано, что тариф включает все виды электронных подписей. Состав подписей по вашему тарифу уточните до подключения.
Выводы
Номер, дело и архив образуют одну цепочку. Регистрационный номер с индексом по номенклатуре показывает, в какое дело ляжет документ. Номенклатура закрепляет за делом срок из отраслевого перечня или Перечня № 236. Архив организации принимает оформленное дело в промежутке от 1 до 3 лет после завершения делопроизводства. Журнал кадровых приказов остаётся решением работодателя, но любой учётный журнал приёма и увольнения, который организация ведёт, живёт в архиве столько же, сколько трудовые договоры, а форма создания документа исключает замену оригинала сканом.
В Добыто подписанные в КЭДО кадровые документы попадают в электронный архив и синхронизируются с 1С:ЗУП. К ним применяются те же номенклатура и сроки Перечня № 236, что и к бумажным делам.
Частые вопросы о регистрации и хранении кадровых документов
Какое отношение приказ 29н имеет к хранению кадровых документов?
Прямого отношения нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров, его редакция актуализирована приказом от 29.04.2026. Основанием для журналов регистрации кадровых приказов, номенклатуры или передачи дел в архив он не служит. Сроки берут из Перечня Росархива № 236 и отраслевых перечней. По статье 411 Перечня № 236 перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — до замены новыми.
Действуют ли особые правила хранения кадровых документов в Москве?
Сроки хранения и порядок передачи дел для работодателя в Москве определяют те же федеральные акты: 125-ФЗ, Перечень № 236 и Правила, утверждённые приказом Росархива № 77. Пункт 47 Правил говорит о передаче дел в архив организации и не обязывает работодателя сдавать документы в государственный архив. Единого официального прайса на услуги архивного хранения в Москве нет: стоимость и порядок приёма документов зависят от конкретного архива и договора с ним.
С какой даты отсчитывать срок хранения журнала, который вели несколько лет?
По Инструкции по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, срок хранения журнала исчисляют с 1 января года, следующего за годом завершения его ведения. Год первой записи на отсчёт не влияет. Журнал учёта приёма и увольнения, начатый в 2019 году и законченный в 2026 году, хранится 50 лет, и отсчёт начинается с 1 января 2027 года.
Сколько хранить журналы учёта и выдачи инструкций по охране труда, если их нет в Перечне?
Отсутствие вида документа в Перечне № 236 не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа: для журналов учёта и выдачи инструкций это срок хранения самих инструкций по охране труда или срок журналов инструктажа, 45 лет по статье 423. Выбор оформляют решением экспертной комиссии и фиксируют в номенклатуре дел. При проверке организация показывает документированное обоснование срока.
Нужно ли объявлять работнику приказ о приёме под подпись в течение 3 дней?
Нет. Требование объявлять приказ о приёме работнику под подпись в трёхдневный срок содержалось в части 2 статьи 68 ТК РФ, которая отменена. С 22.11.2021 приказ издаётся по решению работодателя на основании трудового договора и должен соответствовать ему по содержанию. Если работник просит копию приказа, работодатель выдаёт её по статье 62 ТК РФ бесплатно, не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления.
Можно ли подшить в одно дело приказы с разными сроками хранения?
Пункт 49 Правил № 77 допускает в одном деле только документы по одному вопросу или участку работы, соответствующие заголовку дела. Номенклатура закрепляет за каждым делом один срок хранения. Приказы о приёме, переводе и увольнении (50/75 лет), об отпусках (5 лет) и о дисциплинарных взысканиях (3 года) по статье 434 Перечня № 236 формируют в разные дела. При смешении документ с коротким сроком хранится весь срок дела, а документ с длинным сроком может попасть под уничтожение вместе с делом краткого хранения.
