Приказы по основной деятельности и по личному составу различаются адресатом. Первые управляют организацией в целом: вводят КЭДО, утверждают локальные нормативные акты, меняют структуру. Вторые оформляют трудовую историю конкретного работника: приём, перевод, отпуск, командировку, поощрение, взыскание, увольнение. От этого зависят журнал регистрации, дело в номенклатуре и срок хранения по Перечню Росархива № 236. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет, по личному составу — 50/75 лет, 5 лет или 3 года. Внутри личного состава срок определяет предмет приказа: приказ о приёме хранится 50 лет, а приказ о ежегодном отпуске — 5 лет, если работник не занят на вредных или опасных работах.
В материале — таблица видов приказов со статьями Перечня, разбор спорных случаев (обучение, отпуск по уходу за ребёнком, командировка на вредном производстве), правила нумерации с индексами и формирования дел, требования к электронным приказам в КЭДО. Отдельно показываем, какой приказ закон не разрешает оформлять электронно и что происходит с делами при передаче в архив и ликвидации организации. Пошаговая инструкция по разделению приказов, образцы, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как отличить приказ по личному составу от приказа по основной деятельности
Критерий один: чьи права и обязанности меняет распоряжение. Если приказ создаёт, изменяет или прекращает права и обязанности конкретного работника по трудовому договору, это приказ по личному составу. Если он организует работу всей компании или подразделения и не адресован конкретному работнику как стороне трудового договора, это приказ по основной деятельности. Отдельную группу Перечень выделяет для приказов по административно-хозяйственным вопросам: у них свой, короткий срок хранения.
Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, разносит эти группы по разным статьям, и для каждой задаёт свой срок.
| Группа приказов | Что оформляют | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| По основной деятельности | Решения по работе организации: введение КЭДО, утверждение ЛНА, изменение структуры | ст. 19 | Постоянно; для организаций, которые не сдают документы в госархив, — до ликвидации |
| По административно-хозяйственным вопросам | Хозяйственное обеспечение работы организации | ст. 19б | 5 лет |
| По личному составу, долгий срок | Приём, перевод, перемещение, совмещение, совместительство, увольнение, оплата труда, аттестация, повышение квалификации, поощрение, награждение, изменение анкетно-биографических данных, отпуска по уходу за ребёнком, отпуска без сохранения заработной платы | ст. 434, п. «а» | 50 лет; 75 лет для дел, законченных до 01.01.2003 |
| По личному составу, 5 лет | Ежегодные оплачиваемые отпуска, учебные отпуска, дежурства, служебные проверки, командировки | ст. 434, пп. «б»-«г» | 5 лет; отпуска и командировки работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет |
| По личному составу, 3 года | Дисциплинарные взыскания | ст. 434, п. «д» | 3 года |
В группе «личный состав» три разных срока. Если все кадровые приказы за год подшиты в одно дело, его нельзя уничтожить ни через 3, ни через 5 лет: дело живёт по самому длинному сроку, то есть 50 лет, и вместе с ним хранятся документы, которые давно можно было списать. Поэтому кадровые приказы делят не на две группы, а минимум на три: долгого хранения, пятилетние и о взысканиях.
Чтобы проверить свою классификацию, достаточно открыть номенклатуру дел: напротив каждого дела с приказами должны стоять статья Перечня и срок. Если стоит только «приказы по личному составу» без пункта статьи 434, номенклатуру пора уточнять.
Спорные приказы: отпуск, обучение, командировка, премия
Ошибки возникают на приказах, которые касаются работника, но попадают в разные пункты статьи 434. Ежегодный отпуск и отпуск по уходу за ребёнком внешне похожи, однако первый хранится 5 лет, второй — 50/75. Приказ о направлении на повышение квалификации и приказ о командировке часто оформляют на одну поездку, а сроки у них расходятся в 10 раз. Полный текст статьи с примечаниями есть в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива № 236: при спорной классификации сверяйтесь с формулировкой пункта, а не с названием приказа.
| Ситуация | Куда относится приказ | Срок хранения |
|---|---|---|
| Ежегодный оплачиваемый отпуск офисного работника | Личный состав, ст. 434 п. «б» | 5 лет |
| Ежегодный отпуск работника с вредными или опасными условиями труда | Личный состав, ст. 434 п. «б», примечание | 50/75 лет |
| Отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения заработной платы | Личный состав, ст. 434 п. «а» | 50/75 лет |
| Направление на повышение квалификации | Личный состав, ст. 434 п. «а» | 50/75 лет |
| Служебная командировка | Личный состав, ст. 434 п. «г» | 5 лет; при вредных или опасных условиях — 50/75 лет |
| Поощрение, награждение, оплата труда | Личный состав, ст. 434 п. «а» | 50/75 лет |
| Служебная проверка | Личный состав, ст. 434 п. «в» | 5 лет |
| Замечание, выговор | Личный состав, ст. 434 п. «д» | 3 года |
| Введение КЭДО в организации | Основная деятельность, ст. 19 | Постоянно |
Самый частый сбой в таблице — строка про вредные условия. Кадровая служба привычно кладёт все отпускные приказы в пятилетнее дело, а через 5 лет экспертная комиссия списывает вместе с ними приказы работников, для которых Перечень требует 50/75 лет. Если на предприятии есть рабочие места с вредными или опасными условиями по результатам СОУТ, отпускные и командировочные приказы таких работников формируются в отдельное дело.
Важный нюанс из практики: обучение и командировку отличают по результату поездки. Если по её итогам работник получит документ о профессиональной переподготовке или повышении квалификации, это обучение, и приказ о направлении на курсы относится к п. «а» статьи 434. Если документа об образовании не предполагается, ситуация рассматривается как командировка с пятилетним сроком.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: при обучении в другой местности документально оформляется командировка со всеми выплатами, а в табеле ставится код ПМ, а не К. На этом расхождении между приказом и табелем ошибаются постоянно.
Отдельный вопрос — нужен ли приказ о направлении на обучение вообще. Трудовое законодательство такого приказа не требует, форма у него произвольная. Но отдельные виды обучения работодатель обязан организовать: охрана труда, первая помощь, средства защиты.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Протокол проверки знаний подтверждает, что человек обучился, а приказ подтверждает, что работодатель его направил. Разница проявляется, когда работник обучение не прошёл: приказ с датой, уведомление и зафиксированная неявка показывают, что меры приняты, а работник уклонился. Без приказа этого следа нет, поэтому формально необязательный документ я рекомендую издавать всегда, когда обучение обязательно по закону.»
Приказ о приёме, унифицированные формы и личная карточка: что обязательно в 2026 году
С 22 ноября 2021 года приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ о приёме работодатель издаёт по своему усмотрению. Это прямо следует из статьи 68 ТК РФ: приказ — право, а не обязанность, и если он издан, его содержание должно соответствовать заключённому договору. С изданным приказом работника знакомят под роспись в течение 3 рабочих дней со дня фактического начала работы.
Если компания приказ о приёме всё же издаёт, он попадает в п. «а» статьи 434 и хранится 50 лет. Регистрировать его в одном журнале с приказом об утверждении положения об оплате труда или о введении КЭДО нельзя: у них разные сроки и разные дела в номенклатуре, а приказ по основной деятельности хранится постоянно.
С формами то же разделение «право или обязанность». Унифицированные формы Т-1, Т-5, Т-6 и Т-8 коммерческий работодатель применять не обязан и может утвердить собственные бланки. Однако обязанность издать приказ об увольнении сохраняется независимо от того, используется ли бланк Т-8. Личную карточку по форме Т-2 вести тоже не обязательно: письмо Минтруда России от 24.12.2021 № 14-6/В-1487 разъясняет, что действующие нормы такой обязанности не устанавливают. Если компания карточки ведёт, они хранятся по тем же правилам, что и приказы по личному составу: 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних.
Отказ от приказа о приёме не отменяет других приказов по личному составу. Перевод, отпуск по уходу за ребёнком, поощрение и увольнение по-прежнему оформляются распорядительными документами, поэтому журнал приказов по личному составу нужен даже компании, которая принимает людей только по трудовому договору.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Приказ — распорядительный документ: он организует процесс, а не устанавливает взаимные обязательства сторон. Обязанность отработать после дорогого обучения создаёт соглашение с работником, приказ её не создаёт. Порядок здесь простой: сначала соглашение или условие в трудовом договоре, затем приказ, и никогда приказ вместо соглашения.»
Соберите приказ о приёме по форме Т-1 для своего сотрудника
Готовый файл в формате .docx содержит таблицу показателей и блок ознакомления. Перед подписанием сверьте должность, дату начала работы и условия оплаты с трудовым договором: расхождение приказа с договором статья 68 ТК РФ не допускает.
Нумерация, журналы и дела: как развести приказы в делопроизводстве
Раздельное формирование дел — требование архивных правил, а не только удобство кадровика. Пункт 49 Правил организации хранения, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, требует формировать приказы в отдельные дела с учётом сроков хранения. Приказы о приёме и об ежегодных отпусках, оказавшиеся в одной папке, этому пункту не соответствуют.
Буквенные индексы вроде «-к», «-лс» или «-о» ни Перечень № 236, ни Правила № 77 не предписывают. ГОСТ Р 7.0.97-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст и действующий с 18 августа 2025 года вместо ГОСТ Р 7.0.97-2016, в пункте 5.11 допускает дополнять регистрационный номер цифровыми или буквенными индексами. Конкретную схему компания выбирает сама и закрепляет в инструкции по делопроизводству, согласовав её с номенклатурой дел. Типовой вариант на практике: порядковый номер плюс индекс группы, например 12-о для основной деятельности, 12-лс для приказов долгого хранения по личному составу, отдельные индексы для отпусков, командировок и взысканий.
Отдельная нумерация для каждой группы снимает два вопроса. Номер сразу показывает, в какое дело подшит приказ и когда его можно выделить к уничтожению. А пропуск в нумерации внутри группы виден при проверке без сверки нескольких журналов.
Свежие изменения 2026 года коммерческих компаний не касаются. Приказ Росархива от 09.07.2026 № 91, вступивший в силу 23 августа 2026 года, изменил Правила делопроизводства № 71, в том числе положения об УКЭП и электронных копиях бумажных документов. Эти правила адресованы государственным органам и органам местного самоуправления; для обычной организации по-прежнему действуют Правила № 77 и собственная инструкция по делопроизводству.
Полезно знать: для документов, специфичных для отрасли, отраслевые перечни имеют приоритет над Перечнем № 236. Свои перечни есть в здравоохранении, образовании и финансовом секторе, поэтому сначала проверяют отраслевой акт и только потом общий.
Бывает, что приказ не подходит ни под одну строку Перечня. Отсутствие строки не означает, что документ можно не хранить.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в перечне, срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. Решение принимает экспертная комиссия, и его нужно оформить и отразить в номенклатуре дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор с обоснованием.»
Как развести приказы по видам: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите все приказы за текущий год и разделите их на три группы: основная деятельность, административно-хозяйственные вопросы, личный состав.
- Шаг 2. Внутри личного состава разнесите приказы по пунктам статьи 434 Перечня № 236: п. «а» (50/75 лет), пп. «б»-«г» (5 лет), п. «д» (3 года).
- Шаг 3. Отметьте работников с вредными или опасными условиями труда по результатам СОУТ и перенесите их отпускные и командировочные приказы в дело со сроком 50/75 лет.
- Шаг 4. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень, и при расхождении применяйте его срок.
- Шаг 5. Утвердите в инструкции по делопроизводству схему индексов и порядок отдельной регистрации каждой группы.
- Шаг 6. Внесите в номенклатуру дел отдельное дело для каждой группы с указанием статьи Перечня и срока хранения.
- Шаг 7. Для приказов, которых нет в Перечне, определите срок по аналогии решением экспертной комиссии и зафиксируйте его в номенклатуре.
На тарифе «Бизнес» в Добыто доступны кастомные шаблоны и интеграция с 1С:ЗУП, поэтому приказы по личному составу и по основной деятельности ведутся отдельными шаблонами, а документы синхронизируются с учётной системой автоматически. Модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы приказов по личному составу и по основной деятельности
В комплекте приказы из разных групп и с разными сроками хранения; начните с формы Т-1 о приёме, если компания решила такой приказ издавать.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 (личный состав, 50/75 лет) | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6 (личный состав, 5 лет) | Скачать |
| Приказ о направлении в командировку по форме Т-9 (личный состав, 5 лет) | Скачать |
| Приказ о направлении на курсы повышения квалификации (личный состав, 50/75 лет) | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО (основная деятельность, постоянно) | Скачать |
Электронные приказы в КЭДО: подпись, комплект и исключения
Перевод приказов в электронный вид классификацию не отменяет. Электронный приказ о ежегодном отпуске хранится 5 лет, электронный приказ о переводе — 50 лет, приказ о введении КЭДО — постоянно, как и их бумажные аналоги. Меняются требования к подписи и к составу файлов, которые сохраняются в архиве.
Какой приказ закон оставляет на бумаге
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ, введённая Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, прямо говорит, что правила статей 22.1-22.3 не применяются к приказу (распоряжению) об увольнении работника. Приказ об увольнении оформляется на бумаге, даже если все остальные приказы по личному составу компания подписывает электронно. В день увольнения работник вправе потребовать надлежащим образом заверенную копию этого приказа по части 2 статьи 84.1 ТК РФ. На бумаге также остаются трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей.
Подпись и состав электронного приказа
Вид подписи зависит от вида приказа. Электронный приказ о дисциплинарном взыскании работодатель по статье 22.3 ТК РФ подписывает только УКЭП. Для других кадровых электронных документов допустимый вид подписи определяется видом документа и способом взаимодействия с работником, поэтому в положении о КЭДО его прописывают для каждой группы приказов отдельно. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: приказ о взыскании, подписанный УНЭП, требованию статьи 22.3 не соответствует.
Состав хранимого комплекта задаёт приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, действующий с 1 марта 2023 года. Кадровый электронный документ без бумажного дубля хранится как комплект: файл в формате PDF/A-1A, приложения при наличии, файлы электронных подписей, машиночитаемая доверенность при необходимости и XML-описание. Требования к формату и структуре опубликованы на странице Минтруда об электронном кадровом документообороте; по ней удобно сверить, что выгружает ваша система.
Внимание: если приказ подписывает уполномоченный работник, машиночитаемая доверенность является обязательной частью кадрового документа и входит в комплект хранения. При увольнении такого работника первой отзывается доверенность.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Приказ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет; приказ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет оригинал. Решение о форме принимается один раз, на входе, поэтому у вендора стоит спросить не только, хранит ли система комплект, но и выгружает ли она его целиком: документ, файл подписи, доверенность.»
В Добыто приказ проходит четыре шага: специалист по кадрам загружает или создаёт документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник читает и подписывает приказ с телефона, после чего документ уходит в электронный архив. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП для подписи приказов о взыскании можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.
Ошибки при разграничении приказов и во что они обходятся
Смешение приказов само по себе не образует отдельного состава правонарушения. Ответственность наступает за конкретное нарушение трудового законодательства, к которому смешение приводит: не выдана копия приказа, нарушен порядок взыскания, документ подписан не той подписью. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за первичное нарушение грозит предупреждение или штраф: должностному лицу и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, юридическому лицу — от 30 000 до 50 000 рублей.
- Все кадровые приказы в одном деле. Так проще вести журнал. Цена: дело с отпусками и взысканиями нельзя выделить к уничтожению через 3 или 5 лет, архив растёт, а при ошибочном списании пропадают приказы со сроком 50/75 лет. Бывший работник вправе запросить копии приказов о приёме, переводе и увольнении по статье 62 ТК РФ, и работодатель обязан выдать их бесплатно и не позднее 3 рабочих дней.
- Отпускные приказы работников с вредными условиями в пятилетнем деле. Причина — привычка держать все отпуска вместе. Цена: через 5 лет документы списывают, хотя примечание к статье 434 требует 50/75 лет, и подтвердить отпуска при споре о стаже или профзаболевании нечем.
- Электронный приказ об увольнении. Компания переводит в КЭДО все приказы по личному составу, не проверив исключения. Цена: документ оформлен вне режима, который допускает статья 22.1 ТК РФ, и его приходится переоформлять на бумаге.
- Приказ о взыскании без УКЭП или с поздним ознакомлением. По части 6 статьи 193 ТК РФ работника знакомят с приказом под роспись в течение 3 рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия на работе. Нарушение порядка даёт основание для штрафа по статье 5.27 КоАП РФ и ставит под сомнение само взыскание.
- Приказ о приёме расходится с трудовым договором. Приказ составляют по старому шаблону и забывают обновить оклад или должность. Статья 68 ТК РФ требует соответствия, поэтому при споре сторона опирается на договор, а приказ приходится исправлять.
Важный нюанс из практики: в приказах о направлении на обучение с сохранением среднего заработка до сих пор встречается ссылка на утратившее силу постановление № 922. Средний заработок рассчитывается по постановлению № 540, и шаблоны таких приказов стоит проверить при очередной ревизии номенклатуры.
Передача приказов в архив, архивная справка и ликвидация организации
Завершённые дела с приказами передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства: это пункт 47 Правил № 77. До передачи дела хранятся в кадровой службе, и раздельное формирование упрощает передачу: дело с приказами о взысканиях архиву не нужно, его выделяют к уничтожению по истечении 3 лет, а дела по п. «а» статьи 434 уходят на хранение на 50 лет. Сам 50-летний срок для документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75-летний для более ранних закреплены в статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле».
Пока компания работает, бывший или действующий работник получает копии приказов и справки о периоде работы и зарплате у работодателя по статье 62 ТК РФ. Архивную справку составляет архив, в котором хранятся документы организации; в государственных и муниципальных архивах запрос социально-правового характера исполняется в течение 30 календарных дней со дня регистрации. Для справки о зарплате основанием служат лицевые счета и расчётные ведомости, поэтому их архивная судьба не менее важна, чем судьба приказов.
При ликвидации негосударственной организации документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив; передачу проводит ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий по статье 23 125-ФЗ. В Москве документы по личному составу ликвидированных организаций принимает ГБУ «Мосархив», порядок приёма заявлений установлен приказом ГБУ «Мосархив» от 25.05.2023 № 137. Требования к комплектованию описаны в методических рекомендациях Мосархива по работе с источниками комплектования; упорядоченное состояние означает в том числе раздельные дела и описи, поэтому смешанные папки приходится разбирать уже в ходе ликвидации.
Мария Ж, юрист и соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Документы длительного хранения почти никогда не нужны, но если нужны, то в критической ситуации, когда искать некогда. Поэтому опись дел долгого хранения я советую составлять так, чтобы по ней находились сведения о конкретном работнике, а не только дело за определённый год. Запрос через 15 лет придёт по фамилии человека, а не по номеру папки.»
В электронном архиве Добыто, который входит в тариф «Бизнес», приказ хранится вместе с файлами подписей, поэтому поиск по сотруднику не требует ручного разбора дел.
Стоимость КЭДО для электронных приказов в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив. Цены актуальны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовая оплата |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается по числу сотрудников, которые подписывают приказы электронно, и по набору подписей: если компания подписывает электронные приказы о взыскании, руководителю нужна УКЭП: она указана в составе тарифа «Бизнес» и выдаётся через партнёров — удостоверяющие центры. Условия и состав каждого пакета — на странице тарифов Добыто КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Приказ относят к основной деятельности или к личному составу по тому, чьи права он меняет: организации в целом или конкретного работника. Внутри кадровых приказов решает пункт статьи 434 Перечня № 236, а не название документа, поэтому отпуск, командировка, обучение и взыскание живут в разных делах с разными сроками. Индексы и порядок регистрации компания выбирает сама, но закрепляет их в инструкции и номенклатуре, а электронная форма меняет только подпись и состав комплекта, не сроки. Приказ об увольнении остаётся бумажным.
Мы в Добыто строим КЭДО так, чтобы приказы разных групп шли по своим шаблонам и маршрутам и сохранялись в архиве вместе с подписями, а бумажными оставались только документы, которые закон не разрешает переводить в электронный вид.
Частые вопросы о приказах по основной деятельности и по личному составу
Регулирует ли приказ 29н сроки хранения кадровых приказов?
Нет. Под номером 29н известен приказ Минздрава России о медицинских осмотрах работников, к срокам хранения документов он отношения не имеет. Сроки хранения приказов устанавливают Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (статьи 19, 19б и 434), и статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ. Порядок формирования дел, передачи в архив и уничтожения определяют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Какой подписью работник знакомится с электронным приказом?
Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно ПЭП или УНЭП, тогда как работодатель для отдельных документов обязан использовать УКЭП. В одном приказе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, это законно. Условие для ПЭП и УНЭП — соглашение между участниками электронного взаимодействия и локальный акт с правилами определения лица по его подписи: без них равнозначность собственноручной подписи не возникает. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона.
Нужно ли знакомить работников с приказом по основной деятельности?
С приказом по основной деятельности как таковым — нет, если он не адресован конкретному работнику. Но если таким приказом утверждается локальный нормативный акт, непосредственно связанный с трудовой деятельностью работников, статья 22 ТК РФ обязывает ознакомить их с этим актом под роспись. В КЭДО ознакомление проходит электронной подписью работника, вид которой определяет положение о КЭДО.
Что происходит с электронными приказами, если компания меняет оператора КЭДО?
Сроки хранения не меняются: электронный приказ о переводе по-прежнему хранится 50 лет. Распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя, потому что форма хранения определяется формой создания. Поэтому до заключения договора с оператором проверяют, в каком виде отдаются документы при расторжении: нужен полный комплект по приказу Минтруда № 578н — файл PDF/A-1A, файлы подписей, машиночитаемая доверенность при подписании по ней и XML-описание.
Приказ об обучении хранится 50 лет, а протоколы и журналы по охране труда?
У них свои статьи Перечня № 236. Протоколы результатов обучения по охране труда, а также программы, списки и переписка об обучении хранятся 5 лет (статьи 421 и 422). Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет (статья 423). Документы об обучении поэтому формируют в отдельные дела, а не подшивают к приказам о направлении на курсы.
