Хранение документов в организации обязательно для любой компании, включая ООО из нескольких человек. Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, требуют обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, и размер бизнеса эту обязанность не снимает. Создать отдельный архив коммерческая организация вправе, но не обязана: функции архива можно поручить одному работнику, а документы при отсутствии архивохранилища держать в запирающихся шкафах и сейфах. Приказы о приёме, трудовые договоры и личные дела хранятся 50 лет, если дело закончено после 01.01.2003, и 75 лет, если раньше. Порядок утверждения номенклатуры зависит от статуса компании: у неисточника комплектования её утверждает руководитель после рассмотрения экспертной комиссией, а источник комплектования государственного или муниципального архива согласует документы с экспертно-проверочной комиссией этого архива.
Материал делит обязанности малой компании на обязательные и необязательные, привязывает сроки к конкретным статьям Перечня № 236 и показывает, какие документы нельзя уничтожать без экспертизы ценности. Отдельно разобраны приказ о приёме на работу, который ТК РФ издавать не обязывает, личное дело, документы вне Перечня и путаница с приказом 29н. Требования к электронному архиву, стоимость КЭДО с архивом и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что Правила Росархива обязывают делать любую организацию
Правила № 77 распространяются на документы Архивного фонда, документы постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу. Сохранность архивных документов обязана обеспечивать каждая организация, и численность персонала эту обязанность не отменяет. Обязанность создать архив установлена отдельно и только для государственных органов и органов местного самоуправления. Коммерческая организация создаёт архив по своему решению.
Минимальный штат архива Правила не устанавливают. По пунктам 2-3 обязанности по архиву можно возложить на работника, поэтому выделенная штатная единица архивиста малой компании не требуется.
Номера пунктов в статье приведены по тексту действующих Правил хранения архивных документов на сайте Росархива. При составлении номенклатуры и описей сверяйтесь с ним, а не с пересказами: в части методичек до сих пор упоминаются прежние акты.
Набор требований зависит от того, входит ли организация в число источников комплектования государственного или муниципального архива.
| Требование | Неисточник комплектования | Источник комплектования | Основание |
|---|---|---|---|
| Сохранность архивных документов | обязательна | обязательна | Правила № 77 |
| Отдельный архив коммерческой организации | вправе создать | вправе создать | Правила № 77 |
| Ответственный за архив | обязанности возлагаются на работника | обязанности возлагаются на работника | пп. 2-3 Правил № 77 |
| Экспертиза ценности | через ЭК или ЦЭК | через ЭК или ЦЭК | п. 14 Правил № 77 |
| Номенклатура дел | утверждает руководитель после рассмотрения ЭК, внешний архив её не утверждает | проходит внешнее согласование с архивом | пп. 7, 10 Правил № 77 |
| Описи дел постоянного хранения, свыше 10 лет и по личному составу | составляются, согласование с ЭПК архива не требуется | составляются, порядок утверждения включает ЭПК архива | пп. 10, 26-30 Правил № 77 |
| Дела со сроком хранения до 10 лет включительно | могут учитываться по номенклатуре | могут учитываться по номенклатуре | Правила № 77 |
Согласование с экспертно-проверочной комиссией архива (ЭПК) нужно источникам комплектования, общим требованием для каждого ООО оно не является. Компания без такого статуса выстраивает систему хранения внутри себя: ответственный работник, экспертная комиссия, номенклатура, описи и акт при уничтожении.
Когда отдельный архив и архивариус не нужны
Пункт 77 Правил при отсутствии архивохранилища разрешает размещать архивные документы в запирающихся шкафах и сейфах. Остальных требований шкаф не снимает: пункт 76 перечисляет комплекс мер сохранности, включая изолированные помещения, пожарную и охранную сигнализацию и режимы хранения, а их применимость зависит от условий и объёма документов.
Для электронных документов действует та же обязанность сохранности. Купить отдельную архивную систему Правила не требуют, они требуют, чтобы документ оставался связан с метаданными, резервировался, восстанавливался и воспроизводился. Проверьте, назначен ли у вас работник с обязанностями по архиву и где физически лежат закрытые дела по личному составу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Какие приказы Росархива действуют и что делать, если пришёл приказ 29н
На дату публикации хранение документов в организации регулируют следующие акты:
- приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 — Правила: организация хранения, экспертиза ценности, описи, передача и уничтожение документов;
- приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения, зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020;
- приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 — Инструкция по применению Перечня, действует с 25.02.2020, в реестре Росархива отмечена как актуальная;
- закон об архивном деле № 125-ФЗ — в статье 22.1 сроки хранения документов по личному составу;
- статья 22.3 ТК РФ — хранение кадровых электронных документов;
- часть 7 статьи 5 закона № 152-ФЗ — уничтожение персональных данных после достижения цели обработки.
Приказом 29н называют приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н. Он устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров и общих правил организации архива не содержит. Номер без ведомства и даты неоднозначен, поэтому, если вам пришёл приказ 29н как основание для работы с архивом, сначала сверьте ведомство и дату документа.
Ещё одно совпадение номеров: приказ Росархива № 77 от 25.06.2025 касается ограничения доступа к архивным материалам и поправкой к Правилам хранения не является. В старых материалах встречается приказ Минкультуры № 526, а текущий порядок задают Правила № 77 2023 года.
Полезно знать: для отдельных сфер действуют отраслевые перечни, и для специфичных документов отрасли они имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении сроки медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России.
Откройте утверждённую номенклатуру дел и проверьте, на какие акты в ней указаны сроки. Если в графе стоит прежний перечень или приказ без ведомства и даты, номенклатуру пересматривают по действующим актам.
Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236
Для документов по личному составу статья 22.1 закона № 125-ФЗ устанавливает 75 лет, если дело закончено делопроизводством до 01.01.2003, и 50 лет после этой даты; действующий перечень может установить иные сроки. Решает дата завершения дела, а не дата создания документа. По пунктам 4.1-4.2 Инструкции № 237 срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения дела: у дела, закрытого в 2026 году, отсчёт начинается 01.01.2027.
Отметка ЭПК в графе срока означает, что до уничтожения документ проходит экспертное рассмотрение. Срок «Постоянно» для неисточника комплектования по пункту 4.4 Инструкции № 237 означает хранение в организации не менее 10 лет. Это общее толкование не отменяет специальных примечаний к статьям и не даёт автоматического права уничтожить постоянные документы через 10 лет: штатное расписание по статье 40 у неисточника хранится до ликвидации организации.
Формулировки статей и примечаний сверяйте по тексту Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Росархива: сроки для вредных и опасных условий труда стоят в примечаниях, а не в основной графе.
Сроки по основным кадровым документам малой компании:
| Документ | Статья Перечня | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме и увольнении | 434 «а» | 50/75 лет ЭПК |
| Трудовые договоры | 435 | 50/75 лет ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников организаций | 445 | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках | 434 «б» | 5 лет; для работников во вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Табели (графики), журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 423 «а» | 45 лет |
| Штатное расписание по месту утверждения | 40 | постоянно; для неисточника комплектования — до ликвидации организации |
У компании без вредных и опасных условий труда короткие сроки остаются только у отпускных приказов, графиков отпусков и табелей. Документы о приёме, трудовые договоры и личные дела хранятся полвека и дольше, а уничтожить их можно только после экспертного рассмотрения.
Внимание: статья 423 Перечня разделена на два подпункта: журналы инструктажа хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет. В обзорах их подают слитно, и журналы инструктажа уходят в уничтожение вместе с пятилетними делами.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Протокол проверки знаний подтверждает разовое событие, а журнал инструктажа доказывает, что с работником работали по безопасности всё время, пока он был в компании. Понадобиться журнал может через 15 лет после увольнения, когда человек свяжет заболевание с условиями труда, или при расследовании несчастного случая: тогда запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы. Без журнала проведение инструктажей не доказать, а доказывать придётся работодателю. Закончившийся журнал отправляйте в архив, а не в утиль.»
Приказ о приёме на работу и личное дело: что обязательно создавать
По статье 68 ТК РФ приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать. Правила хранения уже изданного приказа обязанности его издавать не создают. Если приказ издан, он хранится по статье 434 «а» Перечня 50/75 лет с отметкой ЭПК.
С личным делом похожая конструкция. Статья 445 Перечня содержит одну строку «Личные дела руководителей и работников организаций» со сроком 50/75 лет ЭПК, отдельных подпунктов о постоянном хранении дел руководителей или награждённых в действующей редакции нет. По примечанию 1 состав личных дел государственных служащих определяет законодательство, а остальных работников — локальные акты. Перечень задаёт срок для дел, которые компания ведёт; если личные дела у вас заведены, закрепите их состав в ЛНА и фиксируйте комплект описью документов личного дела.
Образцы описи личного дела и приказа о приёме по форме Т-1
Если личные дела в компании ведутся, начните с описи: она фиксирует, какие документы лежат в деле на момент передачи в архив.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
Номенклатура дел, экспертная комиссия и описи в малой компании
Номенклатура дел — основание для формирования дел и их учёта. У неисточника комплектования её утверждает руководитель после рассмотрения экспертной комиссией, внешний архив номенклатуру не утверждает. Для каждого дела в ней указывают срок хранения и статью Перечня, по которой этот срок назначен.
По пункту 14 Правил для экспертизы ценности создаются ЭК или ЦЭК, минимального размера комиссии пункт не устанавливает. Примерное положение, утверждённое приказом Росархива от 11.04.2018 № 43, в пункте 2.1 называет не менее 3 человек, но это модель для локального положения, а не самостоятельное штатное требование к каждому ООО. Для фирмы из 1-2 работников обязанность проводить экспертизу ценности сохраняется, а специального исключения или готового способа сформировать комиссию меньшим составом проверенные нормы не дают. Норма сформулирована так, что малой компании решение о составе комиссии приходится принимать самостоятельно и фиксировать в локальном положении об ЭК.
Описи составляются на дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу. Дела со сроком до 10 лет включительно могут учитываться по номенклатуре без отдельной описи.
Важный нюанс из практики: порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Документы до 10 лет лежат рядом с рабочими делами, ими пользуются и их достают. Документы свыше 10 лет уходят в архив и востребованы редко, но если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда: при расследовании несчастного случая или споре бывшего работника.
В интерфейсе Добыто текущие и закрытые документы разведены по вкладкам «В работе» и «Архив», а перенос выполняется массовым действием «В архив». Деление на рабочие и архивные дела при этом остаётся решением компании по номенклатуре.
Лайфхак: опись документов длительного хранения составляйте по людям, а не по годам. При несчастном случае или профзаболевании ищут сведения о конкретном работнике, а не журнал за определённый год.
Если вида документа нет в Перечне
Отсутствие вида документа в Перечне не освобождает от хранения. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом, решение принимает экспертная комиссия, и оно фиксируется в номенклатуре дел. На практике такой вопрос возникает по журналам учёта и выдачи инструкций по охране труда: вести их нужно, а прямой строки в Перечне нет.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда я бы ориентировалась на срок самих инструкций либо на срок журналов инструктажа, в зависимости от того, что ближе по содержанию. Обоснование выбора записывается в решении экспертной комиссии и переносится в номенклатуру. При проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»
Как навести порядок в хранении документов малой компании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите статус и применимые перечни: входит ли компания в число источников комплектования государственного или муниципального архива и есть ли для вашей отрасли специальный перечень. От статуса зависит порядок согласования, от отраслевого перечня — сроки специфичных документов.
- Шаг 2. Возложите обязанности по архиву на работника (пп. 2-3 Правил № 77) и определите место хранения: архивохранилище или запирающиеся шкафы и сейфы (п. 77).
- Шаг 3. Создайте экспертную комиссию и утвердите положение о ней. Ориентир по составу — Примерное положение, утверждённое приказом Росархива № 43, где названо не менее 3 человек.
- Шаг 4. Составьте номенклатуру дел: для каждого дела срок хранения и статья Перечня № 236 или отраслевого перечня, для видов вне Перечня — срок по аналогии с решением ЭК. Неисточник комплектования утверждает номенклатуру у руководителя после рассмотрения ЭК.
- Шаг 5. Отделите текущие дела от завершённых, завершённые разделите по порогу 10 лет, дела по личному составу выделите отдельно.
- Шаг 6. Составьте описи на дела постоянного хранения, свыше 10 лет и по личному составу. Дела до 10 лет включительно учитываются по номенклатуре.
- Шаг 7. Выделяйте документы к уничтожению только актом после экспертизы ценности и истечения срока, и не раньше утверждения описей постоянного хранения и по личному составу.
Уничтожение документов, выдача копий и архивная справка
По пункту 17 и пунктам 26-30 Правил документы выделяют к уничтожению после экспертизы ценности и истечения срока хранения, с оформлением акта. Документы с отметкой ЭПК требуют экспертного рассмотрения. До утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу уничтожение не допускается, а порядок утверждения у источника и неисточника комплектования различается.
Закон № 152-ФЗ в части 7 статьи 5 требует уничтожать персональные данные после достижения цели обработки, если нет иного основания для хранения. Архивные обязанности и сроки Перечня и есть такое основание, поэтому личное дело уволенного работника по требованию о персональных данных до истечения срока не уничтожается. Документы, связанные с незавершённым спором или проверкой, разумно не выделять к уничтожению до их окончания: это практическая предосторожность, отдельной формулировки об этом в пункте 17 Правил нет.
Скан бумажного оригинала подлинником не становится и хранения бумаги не отменяет. Уничтожить бумажный трудовой договор после сканирования нельзя: срок 50/75 лет относится к оригиналу.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Перед отказом от бумажного архива составьте список документов, которые существуют только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Выдача копий бывшему работнику и архивная справка
По статье 62 ТК РФ работник, в том числе бывший, вправе запросить документы, связанные с работой. Работодатель выдаёт надлежаще заверенные копии безвозмездно, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Роструд подтверждает этот порядок в ответе о выдаче документов бывшему работнику на портале Онлайнинспекция.РФ.
Архивная справка по социально-правовому запросу выдаётся в другом порядке. По пункту 182 «а» Правил № 77 бесплатный запрос о социальной защите, пенсии, льготах и компенсациях архив исполняет в 30 календарных дней со дня регистрации. Этот срок не заменяет 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ: заявление бывшего работника о копиях документов исполняется по трудовому законодательству.
Сколько стоит нарушение правил хранения
Статья 13.20 КоАП РФ в действующей редакции предусматривает за нарушение правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов предупреждение или штраф: для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Автоматически суммировать этот штраф с кадровыми санкциями нельзя: для каждой нужен самостоятельный состав.
Прямой штраф невелик, затраты возникают в другом месте. Если трудовой договор или журнал инструктажа уничтожен раньше срока, компания не выдаст бывшему работнику заверенную копию за 3 рабочих дня и не докажет проведение инструктажей при расследовании. Сверьте акты уничтожения за последние годы с таблицей сроков выше.
Электронные кадровые документы: как КЭДО меняет хранение
По статье 22.3 ТК РФ работодатель хранит кадровые электронные документы своей системы в сроки, установленные законодательством об архивном деле, и выдаёт работнику электронные документы при КЭДО. Электронный носитель сам по себе срок хранения не меняет: электронный трудовой договор хранится столько же, сколько бумажный.
Состав и форматы кадровых документов, которые оформляются без бумажного дубля, задаёт приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, действующий с 01.03.2023. Распространять это разрешение на все документы по охране труда нельзя. Сведения о порядке ведения электронных кадровых документов Минтруд публикует на официальной странице об электронном кадровом документообороте.
Факт: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, распечатка вместо файла его не заменяет; документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Первая инстанция и апелляция поддержали работодателя: у него были Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, согласие работника. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, указав на отсутствие в деле сведений о порядке идентификации, и при новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, за работника подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Совпадение даты выдачи подписи работнику и даты его заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Эти даты система хранит вместе с документами. Сверьте по своей системе, что выдача подписи и первые кадровые документы с ней разнесены во времени.»
В практике Добыто выдачу подписи и первые кадровые действия с ней разводят во времени, а перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления, и пилот показывает эту способность до первого спорного документа.
Требования Правил № 77 к электронному архиву
Пункты 137 и 152-154 Правил требуют сохранять связь электронного документа с его метаданными, обеспечивать резервирование, восстановление и воспроизводимость. При утрате целостности документ восстанавливают из резервного экземпляра, при устаревании формата выполняют миграцию или конвертацию. Для подписанного документа воспроизводимость включает и возможность проверить подпись через годы после истечения сертификата.
Что проверить у оператора КЭДО до переноса архива
Кадровые документы содержат персональные данные, включая сведения о семье, здоровье и доходах. При облачном хранении данные получает провайдер, а передача третьему лицу должна быть основана на согласии работника. В перечне получателей встречаются три участника: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. До переноса архива запросите у оператора письменные ответы:
- где физически хранятся данные и полный список лиц, получающих к ним доступ;
- выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, отдельный файл подписи, доверенность, если подписано по ней;
- есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений;
- что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Спрашивайте оператора не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. При проверке, при споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране. Доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовое нарушение, поэтому роли проверяйте до запуска.»
Если документы дублируются в учётной системе, проверьте, откуда берётся архивный экземпляр. У Добыто есть готовый модуль для 1С:ЗУП, который устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, и архивным остаётся подписанный экземпляр из КЭДО.
Стоимость КЭДО с электронным архивом для малой компании
Стоимость зависит от численности сотрудников и состава тарифа: электронный архив в описании тарифов указан у тарифа «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не опубликованы |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не опубликованы |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не опубликованы |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП: установка и настройка | в составе тарифа «Бизнес» (интеграция с 1С) | за один день |
Цены на странице тарифов Добыто КЭДО указаны с оговоркой «от», дата их актуальности и НДС в тексте страницы не приведены. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Отдельная цена архивной обработки и подготовки архивной справки на странице не опубликована.
Выводы
Малая компания не обязана заводить архив и архивиста, но обязана сохранить документы по личному составу на 50 или 75 лет, провести экспертизу ценности через комиссию и уничтожать документы только по акту после утверждения описей. Сроки берутся из конкретных статей Перечня № 236 с учётом примечаний и отраслевых перечней. Электронные кадровые документы хранятся столько же, сколько бумажные, и в той форме, в которой созданы.
Мы ведём кадровый электронный документооборот с электронным архивом в тарифе «Бизнес»: подписанные документы переходят в архив системы, а номенклатуру, сроки и экспертизу ценности компания выстраивает по Правилам № 77 и Перечню № 236.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Есть ли особые правила хранения кадровых документов для компаний в Москве?
Правила № 77, Перечень № 236 и Инструкция № 237 утверждены Росархивом, закон № 125-ФЗ и ТК РФ — федеральные акты, поэтому компания в Москве применяет те же сроки и тот же порядок экспертизы ценности, что и компания в любом другом регионе. Различие возникает по статусу: если организация — источник комплектования государственного или муниципального архива, номенклатура и описи проходят согласование с ЭПК этого архива.
Что происходит с кадровым архивом при ликвидации ООО?
По статье 23 закона № 125-ФЗ и Правилам № 77 ликвидатор, ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий негосударственной организации передают документы по личному составу в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора. Безусловной бесплатной передачи всего архива это не означает, поэтому описи дел по личному составу готовят до начала ликвидации.
Как часто нужно проверять наличие документов в архиве?
По пункту 97 Правил № 77 бумажные документы проверяют не реже 1 раза в 10 лет, документы с пометкой ДСП — раз в 5 лет. Для электронных документов в системе хранения наличие и состояние проверяются автоматически, а ответственный ежегодно просматривает протоколы на несанкционированный доступ и изменение документов и метаданных и выборочно проверяет воспроизводимость (п. 152). Документы на физически обособленных носителях проверяют раз в 5 лет с визуальным и техническим контролем и проверкой файлов на вредоносные программы (п. 153).
Сколько хранить документы специальной оценки условий труда и о профессиональных заболеваниях?
Отчёты по СОУТ и документы к ним по статье 407 Перечня хранятся по месту проведения 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет, в других организациях — 5 лет. Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний по статье 419 и списки работающих во вредных и опасных условиях по статье 414 хранятся 50/75 лет.
Сколько хранить документы об обучении по охране труда?
Программы, списки и переписка об обучении по статье 421 Перечня и протоколы результатов обучения по статье 422 хранятся 5 лет. Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся на бумаге, и срок у каждого документа считается с 1 января года, следующего за годом завершения дела.
Можно ли считать распечатку электронного кадрового документа оригиналом?
Распечатка остаётся копией электронного документа. Чтобы она имела доказательственное значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии. Хранить распечатку вместо файла нельзя: документ, созданный и подписанный электронно, хранится в электронном виде весь срок по Перечню.
