Личное дело работника образец описи и структуры для кадровой службы

Личное дело работника — систематизированный комплект документов о его трудовых отношениях с работодателем. При отсутствии специальной нормы коммерческая организация решает сама, вести ли такие дела; для государственного гражданского служащего предусмотрен обязательный специальный порядок. Рабочая структура бумажного дела включает обложку, внутреннюю опись и документы, расположенные хронологически, а при архивном оформлении — лист-заверитель. Личные дела руководителей и работников организаций хранят 50/75 лет с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия): срок зависит от завершения делопроизводства до или после 1 января 2003 года. Электронная папка со сканами помогает искать документы, но бумажные подлинники продолжают хранить.

Макет обложки, образец внутренней описи и скачиваемые формы находятся в первом разделе. Они позволяют связать каждый документ с его регистрационным номером, датой и листами дела, проверить комплект перед подшивкой. Состав папки определяется законной целью обработки персональных данных: документы, предъявленные при найме, не требуется автоматически копировать целиком. Отдельно разобраны медицинское заключение по приказу № 29н и ограничения электронного хранения. Во второй половине — расчёт срока хранения, передача дела в архив, стоимость кадрового электронного документооборота (КЭДО) на 2026 год и ответы на вопросы об архивных справках.

Образец структуры и внутренней описи личного дела

Для бумажного личного дела внутреннюю опись составляют по пункту 54 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 об организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. Рекомендуемые образцы находятся в приложениях № 4, 5 и 6: лист-заверитель, внутренняя опись и обложка соответственно. Заготовку на странице заполняют фактическими реквизитами работника.

Обложка идентифицирует дело, опись учитывает документы, лист-заверитель фиксирует число листов и особенности комплекта. Документы добавляют по мере поступления. Статус подписания в кадровой системе проверяют отдельно от записи в описи.

Макет обложки личного дела

Реквизиты обложки берут из пункта 55 Правил № 77. Поля, относящиеся к архивному учёту, заполняют на соответствующей стадии оформления, а не присваивают произвольно при трудоустройстве.

• Наименование организации: полное, сокращённое в скобках при наличии; непосредственная подчинённость при наличии.
• Структурное подразделение: указывается при наличии.
• Индекс дела по номенклатуре: _____.
• Номер тома или части: _____.
• Заголовок: личное дело; фамилия, имя, отчество работника при наличии.
• Крайние даты: _____.
• Количество листов: _____.
• Срок хранения: _____, основание для срока _____.
• Архивный шифр: фонд _____, опись _____, дело _____.
• Пометка или гриф ограничения доступа: при наличии.

Количество листов окончательно переносят из листа-заверителя. Индекс по номенклатуре и архивный шифр выполняют разные функции: первый используется при формировании, второй включает номера фонда, описи и единицы хранения. Правила № 77 определяют даты личного дела по приказам о приёме и увольнении; если коммерческий работодатель не издаёт приказ о приёме, порядок отражения начала дела нужно согласовать в своей инструкции по делопроизводству.

Внутренняя опись: образец для заполнения

Внутренняя опись документов дела № _____. Заготовка воспроизводит состав граф приложения № 5 к Правилам № 77; названия в строках показывают возможные документы, если они включены в утверждённый состав дела.

Нумерация строк учитывает документы, графа с листами — их расположение в папке. После проверки комплекта удаляют строки отсутствующих документов. Если регистрационного номера нет, отмечают это в принятом порядке, не придумывая реквизит.

Итоговая запись: «Итого _____ документов. Количество листов внутренней описи _____»; оба количества указывают цифрами и прописью. Затем указывают должность составителя, подпись, расшифровку подписи и дату. Листы описи нумеруют отдельно. Внутренняя опись описывает одну папку; опись дел для передачи в архив учитывает сами дела.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Шаблоны описи и кадровых документов для комплекта

Комплект помогает подготовить опись и документы к ней; первым проверяют шаблон внутренней описи, остальные формы используют по своей процедуре.

Приказ о приёме на работу работодатель вправе издать по статье 68 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ТК РФ); обязательным способом оформления приёма остаётся трудовой договор. Согласие на обработку персональных данных используют, когда выбранное основание обработки требует согласия. Перед применением шаблонов сверяют условия договора, актуальные требования к согласию и реквизиты работодателя.

Кому нужно личное дело и как определить его состав

ТК РФ не устанавливает общей обязанности коммерческого работодателя заводить личное дело на каждого сотрудника. Обязательные кадровые документы при этом оформляются и хранятся независимо от наличия папки с таким названием. Решение о ведении дел закрепляют в локальном нормативном акте (ЛНА) вместе с составом, ответственными лицами и порядком доступа.

Для государственного гражданского служащего действует Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 о персональных данных и ведении личного дела. Его специальный перечень документов нельзя автоматически использовать как обязательный для работника обычной компании. Порядок личного дела работника по трудовому договору также не переносится на исполнителя по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

Статья 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, относит определение состава личных дел иных работников к ЛНА организации. Работодатель решает, какие подлинники входят в дело, какие копии допустимы и где хранится самостоятельный комплект документов по отдельной процедуре. Название раздела папки не создаёт основания для сбора дополнительных сведений.

В Добыто предусмотрены базовые и кастомные шаблоны кадровых документов. Возможность создать документ в системе не определяет его место в деле: состав проверяют по ЛНА и цели обработки данных.

Когда отдельная папка не требуется

Если коммерческий работодатель не ввёл личные дела и специальная норма этого не требует, кадровые документы хранят в соответствующих делах по номенклатуре. Отдельная папка не заменяет обязательные документы или сроки их хранения. Второй комплект подлинников ради совпадения с чужим образцом не требуется.

В инструкции по делопроизводству и номенклатуре проверяют индекс личного дела и место хранения документов вне его состава. Если состав не утверждён, сначала определяют правила формирования, затем заполняют опись.

Копии паспорта, СНИЛС и документов об образовании

Документы из статьи 65 ТК РФ предъявляют при заключении трудового договора с учётом исключений. Предъявление паспорта, документа о регистрации в системе индивидуального учёта, документов воинского учёта или об образовании не означает обязанности сохранить полную копию каждого. СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счёта. Документ об образовании требуется для работы, предполагающей специальные знания или подготовку.

Содержание и объём персональных данных должны соответствовать целям обработки по статье 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Полная копия может содержать сведения, которые для конкретной кадровой процедуры не нужны. Хранение обосновывают целью, правовым основанием и необходимым объёмом данных; согласие не отменяет запрета избыточной обработки.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Я сначала проверяю основание для каждого дополнительного документа, который хотят запросить у кандидата. Перечень могут дополнять закон, указ Президента или постановление Правительства, но внутренний регламент компании его не расширяет. Перед включением требования в кадровую процедуру найдите нормативное основание.»

Для обработки, необходимой работодателю по закону, согласие не является единственным возможным основанием: применяют соответствующие положения статьи 6 152-ФЗ. Если обработка ведётся на основании согласия, с 1 сентября 2025 года оно оформляется отдельно от других подтверждаемых или подписываемых документов. Требование и его правовое основание раскрыты в официальном разъяснении об оформлении отдельного согласия на обработку персональных данных.

Важный нюанс из практики: свидетельство о рождении ребёнка, переданное для налогового вычета, относится к документам для этой цели. В кадровом комплекте отдельно оценивают сведения, нужные для трудовых гарантий. Одна цель передачи документа не обосновывает его использование для всех кадровых процедур.

Что хранить после медосмотра по приказу № 29н

Порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров регулирует приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н в редакции от 02.10.2024. На дату публикации, 4 октября 2026 года, он действует; установленный срок действия — до 1 апреля 2027 года. Приказ относится к медицинским осмотрам, а не устанавливает общий образец личного дела.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Медицинскую карту с заключениями врачей и результатами исследований оформляет медицинская организация. Работодателю передаётся предусмотренное порядком заключение по результатам осмотра. Вопрос о включении такого заключения в личное дело решают по принятому составу документов и режиму доступа; перенос всей медицинской карты в кадровую папку из этого порядка не следует.

Сведения о здоровье относятся к специальной категории персональных данных по статье 10 152-ФЗ. Документы о здоровье не включают в доступный всем сотрудникам каталог. До подшивки заключения проверяют основание обязательного осмотра, подтверждение допуска и круг получателей.

Как сформировать дело и вести опись

Личное дело формируют отдельно на каждого работника в течение всего периода работы. Пункт 49 Правил № 77 предусматривает хронологическое расположение по мере поступления, включение приложений вместе с документом и исключение черновиков, дублетов и документов, подлежащих возврату. Повторять в папке весь кадровый архив организации не требуется.

Как сформировать личное дело: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определить применимый порядок. Проверить специальный статус работника, ЛНА о составе дела и позицию в номенклатуре; установить ответственного за формирование и хранение.
2. Шаг 2. Сверить документы. Отделить подлинники работодателя от предъявляемых работником документов, проверить реквизиты, подписи, приложения и основания включения копий.
3. Шаг 3. Сформировать комплект. Разместить документы хронологически по мере поступления, сохранив приложения и листы ознакомления вместе с соответствующим документом.
4. Шаг 4. Оформить учёт. Указать индекс и заголовок дела, внести фактические документы во внутреннюю опись; номера листов сверить с бумажным комплектом.
5. Шаг 5. Организовать дальнейшее ведение. Установить доступ уполномоченных лиц, учёт выдачи и возврата, порядок отражения новых документов и изменений, а также подготовку к закрытию дела.

Нумерация листов и изменения состава

Пункт 52 Правил № 77 предусматривает валовую нумерацию листов дела арабскими цифрами графитным карандашом либо нумератором с водостойкой штемпельной краской. Номер обычного листа проставляют в правом верхнем углу. Нумеруют листы, поэтому оборот того же листа не получает отдельный номер как новая страница.

Самостоятельные фотографии и другие иллюстративные документы нумеруют с оборота в левом верхнем углу. Для конверта сначала указывают номер самого конверта, затем каждого вложения. Внутреннюю опись и лист-заверитель в общую нумерацию не включают; листы описи имеют отдельную нумерацию, их количество отражают в листе-заверителе.

Если после оформления документ изымают или заменяют, изменение состава фиксируют в примечании описи со ссылкой на соответствующий акт. По пункту 53 Правил № 77 последующие изменения состава и состояния отмечают и в листе-заверителе. Обнаруженную ошибку в нумерации исправляют перенумерацией либо применением литерных номеров в установленном порядке.

Перед архивной передачей опись сверяют с окончательной нумерацией. Номера листов из шаблона не переносят в дело с другим количеством приложений или объёмом документов.

Бумажное и электронное личное дело: что хранить

Бумажный подлинник, его скан и электронный подлинник учитываются по-разному. В КЭДО документ создаётся и подписывается по применимым правилам; графическое изображение подписи на скане не подтверждает соблюдение этой процедуры. Оцифровка бумажного комплекта сама по себе не разрешает уничтожить бумажные документы до окончания срока хранения.

Общий порядок КЭДО установлен статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Он не распространяется на трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности по статье 66.1, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником. Для дистанционных работников особенности взаимодействия проверяют отдельно по главе 49.1 ТК РФ.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Я начинаю с выяснения, как документ был создан. Скан договора, подписанного от руки, и изначально электронный документ относятся к разным формам, поэтому требования к их подтверждению различаются. Перед подготовкой комплекта проверьте, где находится подлинник и в какой форме он существует.»

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» разграничивает простую электронную подпись (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП). Допустимость подписи для конкретного кадрового документа определяют с учётом ТК РФ. При заключении трудового договора в информационной системе работодателя работодатель использует УКЭП; ПЭП работника для такого договора не подходит. УНЭП работника применяют при соблюдении условий статьи 22.3 и соглашения сторон.

Важный нюанс из практики: в Добыто мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию. При подготовке проверяем фактическую способность работника пользоваться системой и самостоятельно подписывать документы. Ознакомление с регламентом и самостоятельное выполнение действий подтверждают разные обстоятельства.

Проверка хранения, выгрузки и доступа

Для электронного архива определяют структуру, правила индексирования, поиск, контроль доступа и регулярную проверку целостности данных. Доступ к кадровому массиву разграничивают по полномочиям. Состав получателей данных у внешнего провайдера проверяют до передачи документов.

Выгрузка должна сохранять комплект, необходимый для подтверждения документа: содержание, файлы подписи и сведения о полномочиях при подписании по доверенности. Формат кадровых электронных документов проверяют по единым требованиям, утверждённым приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н; архивное хранение и сроки регулируются отдельно. В ЛНА и договоре с оператором фиксируют порядок доступа и получения файлов, в том числе при прекращении обслуживания.

При приёмке проверяют подписанный документ с приложениями и файлом отсоединённой подписи, если она использована. Для сканов фиксируют место хранения бумажного подлинника. Их учёт отделяют от реестра изначально электронных документов.

Сроки хранения личного дела и передача в архив

Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства, по статье 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для личных дел статья 445 Перечня № 236 устанавливает 50/75 лет ЭПК. Правило применяется к дате окончания дела; дата рождения работника или дата открытия папки его не заменяет.

Для выбора срока сравнивают завершение делопроизводства с установленной границей.

Если дело закончено в 2026 году и к нему применяется срок 50 лет, отсчёт начинается 1 января 2027 года. Срок закончится 31 декабря 2076 года; выделение к уничтожению возможно с 2077 года после предусмотренной экспертизы и оформления. Это расчёт по общему правилу, а не разрешение уничтожить документы автоматически.

Отметка ЭПК означает возможность отбора на постоянное хранение при экспертизе ценности документов. Электронная форма не сокращает срок. Для хранения документов в Москве применяется тот же федеральный порядок; передача другому хранителю не меняет срок или начало отсчёта.

Закрытие дела и архивное оформление

Перед закрытием проверяют состав, окончательную нумерацию и итоговую запись описи. Полное оформление бумажного комплекта по пункту 50 Правил № 77 включает следующие действия.

• Изъять файлы-вкладыши, скрепки, металлические скобы, стикеры и физически обособленные электронные носители.
• Пронумеровать листы дела.
• Составить лист-заверитель.
• Составить внутреннюю опись для предусмотренной категории дела.
• Оформить обложку.
• Подшить или переплести документы; неформатные документы хранить в закрытых твёрдых папках или коробках.
• Оформить лист использования при необходимости.

В деле должно быть не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см по пункту 51 Правил № 77; превышение требует разделения на тома. Изъятые электронные носители оформляют как самостоятельные единицы хранения: их шифр и заголовок указывают в описи и листе-заверителе. Передача в архив организации производится по описи дел через 1-3 года после завершения делопроизводства; личные дела уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих передают по истечении 10 лет со дня увольнения.

В Добыто электронный архив предусмотрен в тарифе «Бизнес». Условия долговременного хранения и полной выгрузки проверяют вместе с архивными правилами работодателя; название раздела в системе не определяет срок хранения конкретного дела.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я советую проверять полную выгрузку ещё при выборе системы. При отсоединённой подписи проверяю файл документа вместе с файлом подписи, а при подписании по доверенности — также доверенность. Запросите у поставщика полный комплект: он потребуется при проверке, споре или смене оператора.»

Уничтожение документов и выдача архивных сведений

Истечение срока проверяет экспертная комиссия организации. Документы отбирают и оформляют акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с соблюдением порядка согласования и утверждения по Правилам № 77. Перенос файлов в новую систему или закрытие карточки сотрудника не служат основанием для досрочного уничтожения подлинников.

За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение либо штраф: для гражданина от 1 000 до 3 000 рублей, для должностного лица от 3 000 до 5 000 рублей, для организации от 5 000 до 10 000 рублей, кроме случаев, предусмотренных статьёй 13.25. Последствия утраты также включают необходимость искать подтверждение стажа и восстанавливать документы; универсальную стоимость такого восстановления без конкретного состава работ определить нельзя.

Архивные справки, выписки и копии составляют по фактически хранящимся документам. Для справки указывают архивные шифры и номера листов по пункту 185 Правил № 77. По запросу социально-правового характера применяется бесплатное исполнение в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса по пункту 182 Правил. Запросы работника работодателю по статье 62 ТК РФ имеют отдельный порядок; перед обработкой обращения определяют его основание и запрашиваемые документы.

Стоимость КЭДО для хранения кадровых документов

Цена КЭДО зависит от численности и набора функций; электронный архив указан в тарифе «Бизнес». Тарифы относятся к электронному документообороту, а не к переплёту бумажных личных дел или услугам физического архивного хранения.

Для тарифа «Бизнес» установлена минимальная оплата: 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговый бюджет сверяют с численностью и условиями тарифов Добыто КЭДО; для планирования отдельно проверяют сроки подготовки ЛНА, сбора необходимых согласий и переноса архивного комплекта.

Выводы

Для коммерческого работодателя образец личного дела применяется после определения состава документов в ЛНА. Опись связывает документ с реквизитами и листами; срок хранения определяют по завершению делопроизводства и применимому перечню. Бумажные подлинники и электронные документы учитывают с сохранением их формы и подтверждений.

Добыто используется для работы с кадровыми шаблонами, электронными подписями и документами в электронном архиве. В практике внедрения мы проверяем самостоятельное подписание на пилотной группе; правила формирования и архивного учёта остаются частью кадрового процесса работодателя.

Частые вопросы

Может ли работник забрать своё личное дело целиком?

Статья 89 ТК РФ даёт работнику право на доступ к своим персональным данным и получение копий записей с предусмотренными законом исключениями. Это право не означает передачу всего комплекта подлинников работодателя. По письменному заявлению копии документов, связанных с работой, выдают бесплатно и надлежаще заверенными не позднее 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ; в заявлении указывают нужные документы.

Нужно ли внешнему совместителю приносить личное дело с основной работы?

Общего требования о передаче личного дела другому работодателю нет. Для работы по совместительству применяют статью 283 ТК РФ. При приёме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда требуется справка о характере и условиях труда по основному месту работы; её нельзя подменять требованием принести всю кадровую папку.

Нужно ли уничтожать кадровые документы после отзыва согласия на обработку данных?

Отзыв согласия не отменяет обязанности хранить документы, для которых действует законное основание обработки. По части 2 статьи 9 152-ФЗ оператор вправе продолжить обработку без согласия при наличии предусмотренных законом оснований. Работодатель отдельно проверяет документы с обязательным сроком хранения и данные, для которых после отзыва основания больше нет.

Где искать личное дело, если организация ликвидирована?

Сначала устанавливают, имеется ли правопреемник и кто принял документы. При ликвидации негосударственной организации документы по личному составу передают в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив по договору: это предусмотрено частью 10 статьи 23 125-ФЗ. В запросе указывают наименование работодателя, период работы и сведения, необходимые для идентификации работника.

Можно ли заполнить архивную справку по памяти, если документа нет?

Пункт 185 Правил № 77 требует воспроизводить данные архивных документов и указывать архивные шифры и номера листов. Предположения о датах работы, должности или суммах не заменяют документального подтверждения. При отсутствии запрашиваемых сведений сообщают об их отсутствии; информационное письмо о наличии, отсутствии или местонахождении документов предусмотрено пунктом 190 Правил.