Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации включает обязанности источника комплектования: обеспечить сохранность, провести экспертизу ценности, оформить учет и передать документы в соответствующий государственный или муниципальный архив. Основания — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правила Росархива от 31.07.2023 № 77. Источник комплектования согласовывает номенклатуру дел с ЭПК раз в 5 лет, а проекты описей представляет не позднее 3 лет после завершения делопроизводства. Для государственных и муниципальных документов передача на постоянное хранение обязательна; для документов в частной собственности действует договорный порядок.
Руководителю и ответственному за архив нужно установить свой статус, отделить постоянное хранение от временного и проверить комплект согласований. Срок передачи в собственный архив организации отличается от срока передачи в государственный архив; приказ о приеме на работу и личное дело также нельзя оценивать по одному общему правилу. Во второй половине материала приведены порядок подготовки передачи, требования к электронным файлам, последствия преждевременного уничтожения и контрольный перечень действий. Тарифы кадрового электронного документооборота выделены отдельно: они не определяют стоимость исполнения архивных обязанностей.
Как подтвердить статус источника комплектования
Список источников комплектования составляет принимающий государственный или муниципальный архив. Статья 20 125-ФЗ связывает этот статус с образованием документов, подлежащих приему в такие архивы. Для негосударственных организаций включение в список происходит на основании договора. Наличие кадровых документов с длительным сроком хранения само по себе не подтверждает включение компании в список.
Статус организации и принадлежность конкретных документов проверяют раздельно. Документы включаются в Архивный фонд Российской Федерации по результатам экспертизы ценности, а вопросы включения конкретных документов решает компетентная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Все папки организации автоматически такого статуса не приобретают. Для документов в частной собственности включение в состав фонда оформляется договором в порядке статьи 6 125-ФЗ.
Сценарий работы определяется собственностью на документы и отношениями с принимающим архивом.
| Ситуация | Что требуется | Что проверить |
|---|---|---|
| Государственный или муниципальный источник комплектования | Подготовка и передача документов фонда на постоянное хранение по статьям 21 и 23 125-ФЗ | Принимающий архив, форма приема, сроки передачи |
| Негосударственный источник, документы в частной собственности | Договорный порядок включения в список и поступления документов в архив | Договор, состав принимаемых документов, условия хранения |
| Негосударственная организация владеет документами публичной собственности | Отбор и передача в упорядоченном состоянии по части 3 статьи 23 125-ФЗ | Принадлежность документов и установленный порядок возмещения расходов |
Выборочный прием может охватывать только отдельные виды документов постоянного хранения. Объем передачи уточняется по решению о форме приема, а не по числу коробок в помещении. Начальная проверка заканчивается подтверждением принимающего архива, статуса организации и состава передаваемых документов.
Какие организационные документы и согласования нужны
Государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы; организации вправе создавать архивы, но сохранять документы обязаны независимо от наличия отдельного подразделения. Пункт 2 Правил № 77 допускает возложение архивных обязанностей на конкретного работника. Его трудовые обязанности оформляют в установленном порядке, а деятельность архива регламентируют локальными нормативными актами (ЛНА).
Для экспертизы ценности создается экспертная комиссия (ЭК) либо центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Она действует на основании положения и рассматривает ежегодный отбор документов, номенклатуру, описи и акты. У источника комплектования положение о комиссии согласовывается с ЭПК архивного учреждения либо с государственным или муниципальным архивом, наделенным соответствующими полномочиями. Внутренняя ЭК и внешняя ЭПК выполняют разные функции.
Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года, согласовывается с ЭК или ЦЭК, утверждается руководителем и вводится с 1 января следующего года. В ней отражают бумажные, электронные и смешанные дела, сроки хранения и особенности формирования. Раз в 5 лет источник представляет номенклатуру на рассмотрение ЭПК; при изменении функций или структуры пересоставление и согласование проводятся раньше. Ежегодное утверждение внутри организации сохраняется и между внешними согласованиями.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Для специфичных отраслевых документов я сначала проверяю специальный перечень. Общая строка Перечня № 236 может не учитывать особенности такого документа. Перед назначением срока проверьте применимый перечень и зафиксируйте основание в номенклатуре.»
Общий Перечень типовых управленческих архивных документов утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Порядок архивной работы установлен Правилами организации хранения документов: на странице Росархива можно проверить требования к номенклатуре, экспертизе и оформлению дел. Для контроля согласований сопоставляются действующая номенклатура, протоколы комиссий и утвержденные руководителем документы.
Граница кадрового процесса и архивного хранения
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) охватывает создание, согласование и подписание кадровых документов. Электронный архив включен в тариф «Бизнес» сервиса Добыто. Для источника комплектования хранение в кадровой системе дополнительно проверяется на соответствие архивным требованиям: необходимы учет, экспертиза ценности и подготовка к передаче принимающему архиву.
При проверке кадровой системы отдельно устанавливается, как из нее передаются документы и учетные сведения в архив организации.
Как разделить сроки хранения, оформления и передачи
Дата окончания дела запускает несколько разных сроков. По статье 21.1 125-ФЗ срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства, независимо от места хранения. Перемещение папки из отдела кадров в архив организации не начинает этот срок заново. Постоянное хранение означает сохранение документов и после их передачи государственному или муниципальному архиву.
Контрольный календарь источника комплектования должен различать внутреннюю сдачу дел, представление описей на ЭПК и поступление документов на постоянное хранение.
| Действие или категория | Срок | Основание и границы |
|---|---|---|
| Передача завершенных дел в архив организации | Не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года | Пункт 47 Правил № 77; после завершения делопроизводства |
| Представление проектов описей на ЭПК | Не позднее чем через 3 года | Пункт 29 Правил № 77; после завершения делопроизводства |
| Документы федеральных органов и организаций, государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций и компаний | 15 лет до поступления в государственный или муниципальный архив | Пункт 1 статьи 22 125-ФЗ; документы, включенные в состав Архивного фонда РФ |
| Документы органов и организаций субъектов РФ | 10 лет до поступления в архив | Пункт 2 статьи 22 125-ФЗ; документы фонда |
| Документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций | 5 лет до поступления в архив | Пункт 3 статьи 22 125-ФЗ; документы фонда |
Сроки 15, 10 и 5 лет нельзя применять ко всем документам соответствующей организации: статья 22 отдельно устанавливает сроки для специальных видов документов. Для проектной документации по капитальному строительству предусмотрены 20 лет, для видео- и фонодокументов — 3 года. Для документов в частной собственности дополнительно проверяют договорный порядок поступления в архив.
Проекты описей по пункту 29 представляются в 4 бумажных экземплярах и 1 электронном экземпляре в редактируемом формате. Вместе с описями постоянного хранения представляют проекты актов о выделении к уничтожению в 2 экземплярах; историческая справка к фонду также готовится в 2 экземплярах. Предусмотренный Правилами комплект нельзя заменить одним списком файлов, отправленным по электронной почте.
Историческая справка содержит историю фондообразователя, историю фонда и характеристику документов. При переименовании, изменении функций или состава документов сведения необходимо соотнести с фактическими делами и учетными документами. При подготовке комплекта проверяются название организации в соответствующий период, крайние даты и принадлежность документов фонду.
Кадровые документы и личные дела: отдельная проверка сроков
Статья 22.1 125-ФЗ устанавливает 75 лет для документов по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет для законченных после этой даты. Исключение — документы, которым действующий перечень назначает иной срок. По истечении 50 или 75 лет документы по личному составу источника комплектования подлежат экспертизе ценности.
Приказ о приеме на работу относится к документам по личному составу. Сроки приказов об иных кадровых действиях проверяют отдельно по Перечню № 236. Личное дело, внутренняя опись его документов и опись дел по личному составу выполняют разные задачи: внутренняя опись описывает содержимое папки, архивная опись учитывает дела как единицы хранения. Формы нельзя подменять друг другом при подготовке передачи.
Факт: журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет. Общая тематика документов не дает основания назначить им одинаковый срок: в Перечне № 236 это разные позиции.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «При расследовании несчастного случая или профессионального заболевания ищут историю инструктажей конкретного человека. Я проверяю, позволяет ли опись документов длительного хранения найти сведения о работнике. Проверьте возможность такого поиска до размещения дел на длительное хранение.»
Правила подготовки описей и электронных документов закреплены в приказе Росархива от 31.07.2023 № 77; PDF содержит также рекомендуемые формы. Рабочая проверка сроков завершается записью для каждого дела: основание хранения, год завершения, срок внутренней сдачи, срок представления описи и планируемая передача.
Исключения для личных дел служащих и краткосрочных документов
Внутренний срок передачи 1-3 года имеет исключения. По пункту 47 Правил № 77 личные дела уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения. Документы временного хранения до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях; при отсутствии условий сохранности руководитель может решить передать их в архив. Эти случаи проверяются до утверждения графика внутренней сдачи.
Как обеспечить сохранность бумажных дел и подтвердить учет
Для бумажных документов пункт 88 Правил № 77 устанавливает оптимальные условия: температура 17-19 °C и относительная влажность воздуха 50-55%. В специально оборудованном изолированном помещении параметры измеряют не реже 2 раз в неделю, при несоответствии нормативным требованиям — 1 раз в сутки. Результаты измерений и меры нормализации режима фиксируются.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документы размещают в коробках, папках или конвертах, защищают от света и несанкционированного доступа. При отсутствии архивохранилища в органе местного самоуправления или организации используются запирающиеся шкафы и сейфы. Одновременно обеспечиваются предусмотренные Правилами противопожарный, охранный и санитарно-гигиенический режимы. Для хранения документов в Москве действуют те же федеральные требования; местонахождение организации уточняет принимающий архив и региональный порядок взаимодействия.
При приеме бумажного дела работник архива и представитель подразделения проверяют его оформление по пункту 74 Правил № 77:
- Соответствует ли заголовок в описи содержанию дела.
- Правильно ли сформированы и сгруппированы документы.
- Надлежащее ли качество подшивки или переплета.
- Правильно ли пронумерованы листы.
- Правильно ли составлена внутренняя опись, если она предусмотрена.
- Правильно ли оформлена обложка.
- Есть ли лист-заверитель и правильно ли он заполнен.
Выявленные нарушения формирования и оформления устраняет работник передающего подразделения. В отметке о приеме фиксируют фактически принятые дела, номера отсутствующих дел, дату и подписи участников. Коробки, переданные без сверки с описью, не подтверждают полноту поступления.
Полезно знать: нормы обеспечения работников средствами защиты по месту утверждения хранятся постоянно; в других организациях — 3 года после замены новыми. При назначении срока учитывается место документа в процессе, а не только его название.
В обязательный учет входят книга поступления и выбытия дел, лист фонда, описи и дело фонда. Источник комплектования также представляет принимающему архиву сведения о составе и объеме документов в форме паспорта архива по установленному порядку государственного учета. Фактические дела, учетные записи и сведения паспорта должны быть сопоставимы; срок и порядок представления паспорта проверяются у принимающего архива.
Что требуется для хранения электронных архивных документов
Система хранения электронных документов (СХЭД) должна сохранять документы вместе с метаданными, обеспечивать учет, резервное копирование и восстановление. Для государственных органов применяются требования, предусмотренные пунктом 136 Правил № 77; для органов местного самоуправления и организаций функции СХЭД перечислены в пункте 137. Наличие файлов на сервере проверяют отдельно от наличия этих функций.
Порядок электронного хранения закрепляется в ЛНА: сохранность, поддержание юридической значимости, права доступа, прием-передача, использование документов и электронной подписи. Частным организациям пункт 133 допускает услуги третьих сторон; указанное разрешение не распространяется на государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации. Перед выбором облачного хранения проверяется применимость этого ограничения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Я определяю форму хранения по форме создания документа. Электронный протокол с электронной подписью хранится электронно, а бумажный протокол остается бумажным: скан не заменяет подлинник. Перед переводом архива проверьте, в какой форме создан каждый документ.»
Важный нюанс из практики: для документов по охране труда допустимую форму проверяют по виду документа. Протоколы проверки знаний могут оформляться электронно или на бумаге, удостоверения ведутся на бумаге. Единая настройка кадрового архива не определяет допустимый способ создания всех документов организации.
Как проверить комплект электронного документа
По пункту 141 Правил № 77 передаваемый электронный архивный документ содержит файл основной части в PDF/A, приложения при наличии, файлы электронных подписей при наличии и файл описания с метаданными. В метаданные включается результат проверки электронной подписи. Описи электронных документов сопровождаются реестрами файлов: проверяется каждый файл, его наименование, формат, объем и время последнего изменения.
При поступлении в СХЭД проверяются комплектность, вредоносный код и сведения о проверке подписи. Если автоматическая проверка воспроизводимости недоступна, работник архива выборочно проверяет не менее 1% поступивших электронных документов. Неполный комплект, расхождения с метаданными или невоспроизводимость препятствуют приему, а отправителю направляется уведомление об ошибке.
Как поддерживать воспроизводимость после приема
Ежегодная проверка включает протоколы СХЭД и выборочную воспроизводимость электронных документов. На физически обособленных носителях проверка наличия проводится раз в 5 лет. При конвертации контролируются аутентичность и полнота содержания; исходные файлы после конвертации сохраняются не менее 1 года, а выполненные изменения отражаются в акте и учетных сведениях.
Важный нюанс из практики: структуру электронного архива и правила индексирования определяют вместе с порядком поиска, контроля доступа и проверки целостности. Возможность открыть файл должна сочетаться с возможностью установить, какой документ найден и кто вправе с ним работать.
В сервисе Добыто выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников включен в тарифы; это простая и усиленная неквалифицированная электронные подписи. При архивном хранении вид выданной подписи рассматривают отдельно от сохранности файлов и проверочных сведений. Контроль электронного архива заканчивается проверкой воспроизводимости комплекта и возможности передать его принимающему архиву.
Как подготовить передачу в государственный или муниципальный архив
Передача на постоянное хранение проводится в упорядоченном состоянии, со справочно-поисковыми средствами. План-график и технический порядок согласуют с принимающим архивом. Для электронных документов согласование включает передачу из СХЭД в информационную систему архива по описям с реестрами файлов. Содержание процедуры не определяется одним приказом руководителя организации.
Как передать документы: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подтвердить принимающий архив, форму приема и правовое основание передачи. Для частной собственности проверить договор, для документов публичной собственности — требования статей 21-23 125-ФЗ.
- Шаг 2. Провести экспертизу ценности, подготовить описи и историческую справку. Представить предусмотренные Правилами № 77 проекты на ЭК или ЦЭК и ЭПК, получить необходимые решения и утвердить документы в установленной последовательности.
- Шаг 3. Проверить наличие и состояние передаваемых единиц хранения. Сопоставить дела с описями, устранить нарушения оформления; для электронных документов проверить комплектность и воспроизводимость. Рассмотреть предусмотренные Правилами вопросы рассекречивания и снятия пометки «Для служебного пользования».
- Шаг 4. Подготовить передачу по согласованному графику. Обеспечить упаковку и транспортировку бумажных дел либо согласованный способ передачи электронных документов. Отдельно проверить передачу справочного аппарата.
- Шаг 5. Оформить акт приема-передачи в 2 экземплярах и сохранить экземпляр передающей стороны. Вместе с документами передаются 4 экземпляра описи и 1 электронный экземпляр в согласованном формате; 1 бумажный экземпляр описи остается в организации. Отразить передачу в учетных документах.
Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации оплачивают отбор, подготовку, упорядочение и транспортировку передаваемых документов за счет своих средств по части 2 статьи 23 125-ФЗ. Для негосударственного владельца документов публичной собственности часть 3 этой статьи предусматривает право возмещения расходов в установленном бюджетном порядке. Возможность возмещения проверяют до включения расходов в договор.
Что меняется при ликвидации
При ликвидации передаются документы фонда, документы по личному составу и архивные документы с неистекшими сроками хранения. Для негосударственной организации, включая банкротство, часть 10 статьи 23 125-ФЗ возлагает передачу по договору и организацию упорядочения на ликвидационную комиссию, ликвидатора или конкурсного управляющего. До завершения работы подтверждаются место дальнейшего хранения и документальное оформление приема.
Как исключить преждевременное уничтожение и оценить последствия
Истечение срока хранения не разрешает уничтожение без экспертизы ценности и оформленного решения. Экспертиза проводится ежегодно. Проекты описей постоянного хранения, по личному составу и актов о выделении к уничтожению рассматриваются ЭК или ЦЭК одновременно; для источника комплектования затем соблюдается порядок рассмотрения на ЭПК и утверждения руководителем по пунктам 29-30 Правил № 77.
Отметка «ЭПК» у срока хранения требует полистного просмотра бумажных дел или подокументного просмотра электронных документов для выявления документов постоянного хранения. Снижение нормативного срока запрещено. Для электронных документов составляется отдельный акт; удаление затрагивает и резервные экземпляры, а в СХЭД сохраняются предусмотренные учетные сведения об уничтожении.
Документы с персональными данными и иной информацией ограниченного доступа уничтожаются способом, исключающим восстановление содержания. Подтверждение утилизации прикладывают к акту. Обычная передача неизмельченных кадровых папок в макулатуру не соответствует этому порядку.
Попытка освободить место без экспертизы и согласований может повлечь ответственность по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Статья исключает случаи, предусмотренные статьей 13.25 КоАП РФ. Состав нарушения и размеры санкций раскрыты в разъяснении об ответственности за нарушение архивных правил.
Штраф не компенсирует утрату доказательств и необходимость восстановления учета. Точную стоимость восстановления нельзя определить без состава утраченных документов и объема работ. Перед утилизацией проверяются срок, результаты экспертизы, решения комиссий, утверждение акта и способ уничтожения.
Стоимость электронного хранения кадровых документов
Стоимость КЭДО зависит от численности и набора функций. Эти тарифы не являются ценой упорядочения или передачи документов Архивного фонда РФ. Данные приведены из предоставленной копии страницы тарифов на дату подготовки материала 03.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Срок архивных процедур не указан |
| Тариф «Бизнес», электронный архив и интеграция с 1С | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Модуль 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день |
| Тариф «Корпорация», выделенный сервер и API | По запросу | Срок не указан |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | Бесплатно на всех тарифах | Срок выпуска не указан |
Для «Бизнес» установлена минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Численность, функции и актуальные условия проверяют на странице тарифов Добыто КЭДО. Срок настройки модуля 1С:ЗУП не является сроком выполнения экспертизы ценности, согласований или передачи в государственный архив.
Выводы
Исполнение обязанностей источника подтверждается согласованиями, достоверным учетом и оформленной передачей документов. Проверку начинают со статуса организации и принадлежности документов, затем сопоставляют сроки, описи и фактическую сохранность. Бумажный и электронный комплекты проходят разные технические проверки, сохраняя установленные для них сроки хранения.
Добыто предоставляет КЭДО с электронным архивом в тарифе «Бизнес». При выборе кадровой системы ее возможности сопоставляются с архивными процедурами и требованиями принимающего архива.
Частые вопросы
Приказ 29н устанавливает обязанности источника комплектования?
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры. Он не заменяет Правила Росархива № 77. Если пришел приказ или письмо с требованиями к хранению, проверяются издавший орган, дата, полный номер и предмет документа: совпадение слова «приказ» не означает одинаковую процедуру.
Как поступить, если вид документа отсутствует в перечне?
Отсутствие позиции не разрешает уничтожение. Пункт 32 Правил № 77 предусматривает подготовку ЭК или ЦЭК предложений об установлении сроков и внесении изменений в перечни через соответствующую процедуру рассмотрения. Для источника комплектования вопрос выносится на компетентную комиссию; самостоятельно назначенный срок без проверки применимых нормативов не заменяет эту процедуру.
Что делать, если дело из описи не найдено?
По пункту 104 Правил № 77 организуется розыск в течение 1 года с даты выявления отсутствия; допускается продление еще на 1 год. Если розыск не дал результата, оформляются акт и справка о проведенном поиске. Для утраченных документов Архивного фонда РФ акт представляется принимающему архиву или уполномоченному региональному органу для решения о снятии с учета.
Можно ли брать плату за архивную справку для оформления пенсии?
При наличии соответствующих документов часть 3 статьи 26 125-ФЗ обязывает бесплатно предоставлять архивные справки или копии, связанные с пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций. Это правило имеет конкретную цель запроса и не означает бесплатность любой информационной услуги. В запросе указываются необходимые сведения и цель получения документа.
Допускается ли передать документы раньше или продлить хранение у источника?
Пункт 221 Правил № 77 допускает продление временного хранения по решению ЭПК архивного учреждения. Досрочная передача возможна при отсутствии необходимых условий сохранности, угрозе утраты или уничтожения, а также на основании договора с государственным или муниципальным архивом. Односторонний перенос даты внутренним приказом не заменяет предусмотренное решение или договор.
Как передать архив при смене его руководителя?
По пункту 223 Правил № 77 прием-передачу проводит комиссия, назначенная руководителем организации или уполномоченным лицом. Проверяются документы, учет и справочно-поисковые средства; сплошной или выборочный объем проверки определяется в установленном порядке. Передача оформляется актом, поэтому доступ к помещению или системе сам по себе не подтверждает принятие архива.
