Хранение рабочих документов сотрудников что относится к кадровым делам

Хранение рабочих документов сотрудников ведётся по номенклатуре дел. На каждого работника заводится отдельное личное дело, а остальные кадровые документы распределяются по делам номенклатуры. Закон не фиксирует состав личного дела у коммерческого работодателя: его устанавливает ЛНА. Сроки задаёт Перечень Росархива №236. Личные дела, трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты. Графики отпусков хранятся 3 года, табели — 5 лет, расчётные листы — 6 лет. Если работник занят на работах с вредными или опасными условиями труда, его приказы об отпусках и командировках и табели хранятся 50/75 лет, у остальных работников — 5 лет.

Материал помогает разложить кадровый архив по делам и срокам. Он показывает, как отделить заключения медосмотров по приказу Минздрава №29н от медицинской карты, которую работодатель не получает. Ещё одна задача — не уничтожить дела раньше времени: срок считается с 1 января года, следующего за окончанием делопроизводства. В первой половине статьи — таблица сроков по статьям Перечня, сценарии для 50 и 75 лет и правила электронного хранения в КЭДО. Во второй половине — сроки выдачи копий и архивной справки, пошаговый порядок организации архива с чек-листом, тарифы электронного архива и ответы на частые вопросы.

Что относится к кадровым делам и что входит в личное дело

Правила утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 №77, зарегистрированы Минюстом 06.09.2023 №75119 и действуют с 17.09.2023. Они требуют формировать дела по номенклатуре и вести личное дело отдельно на каждого работника. Номенклатуру составляют в конце года и утверждают у руководителя. Действовать она начинает с 1 января следующего календарного года.

Частный работодатель не обязан вести личные дела, и единого обязательного состава личного дела нет. Статья 445 Перечня №236 отсылает к ЛНА: организация сама устанавливает состав личного дела работников, которые не состоят на государственной или муниципальной службе. Для государственных и муниципальных служащих действуют специальные правила.

У приказов по личному составу, графиков отпусков, табелей и расчётных документов в Перечне свои статьи и свои сроки: от 3 лет до 50/75 лет. Если складывать такие документы в личное дело, в одной папке окажутся листы с разными сроками хранения.

С 22.11.2021 приказ о приёме на работу не обязателен. По статье 68 ТК РФ в редакции 377-ФЗ приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему решению. Изданный приказ хранится 50/75 лет по статье 434а Перечня, столько же, сколько трудовой договор по статье 435.

Сверьте ЛНА о составе личного дела с содержимым папок. Опись документов личного дела показывает, что фактически лежит в каждом деле, и расхождения с ЛНА видны сразу.

Сроки хранения кадровых документов по Перечню №236

Перечень типовых управленческих архивных документов утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 №236. Он зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 №57449 и действует с 18.02.2020. Перечень федеральный, поэтому сроки по нему одинаковы для компании в Москве и в любом другом регионе. Запись «50/75 лет» означает 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для законченных до этой даты. Ту же формулу содержат части 1 и 2 статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Текст Перечня с примечаниями опубликован на сайте Росархива. Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения удобно держать открытым при составлении номенклатуры: часть условий, в том числе о вредных и опасных работах, записана в примечаниях к статьям.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сроки по основным видам кадровых документов сведены в таблицу.

Перед тем как разбирать дела с истёкшим 5-летним сроком, проверьте, нет ли среди них приказов об отпусках и командировках и табелей работников с вредными или опасными условиями труда. На эти документы распространяется срок 50/75 лет, и вместе с остальными пятилетними делами их не уничтожают.

При переходе на КЭДО расчётный листок выдаётся в личный кабинет работника и остаётся в электронном архиве. Согласие работника на электронный порядок он подписывает электронной подписью, и это согласие хранится в личном деле. Образец согласия на электронный расчётный листок есть в комплекте документов в конце этого раздела.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для документов по личному составу назначены не ради удобства работодателя. Эти документы нужны самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому законченное дело по личному составу передаётся в архив организации и хранится до конца срока, даже если оно ни разу не понадобилось.»

Образцы для личного дела и кадрового архива

Комплект нужен для оформления личного дела и согласий работника, начинать стоит с описи: по ней состав папки сверяется с ЛНА.

С какого момента считать срок хранения и когда документы можно уничтожить

Срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства, и досрочно уничтожать документы запрещено. Это правило установлено пунктом 4.3 инструкции по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 №237. Для дела, законченного делопроизводством в 2026 году, срок идёт с 1 января 2027 года.

Граница между 50 и 75 годами для документов по личному составу проходит по той же дате окончания делопроизводства. Дата создания отдельного листа в деле на выбор срока не влияет.

Срок для строки номенклатуры ищите в таком порядке: сначала ведомственный перечень своей отрасли, затем Перечень №236. Если идти в обратном порядке, можно поставить общий срок там, где отраслевой документ требует другого.

Важный нюанс из практики: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, хранятся 45 лет. Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда хранятся 5 лет. В обзорах эти подпункты часто объединяют, и в номенклатуре из-за этого возникает путаница.

Во что обходится уничтожение кадровых документов раньше срока

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов, если оно не подпадает под статью 13.25 КоАП РФ, рассматривается по статье 13.20 КоАП РФ в редакции от 04.08.2026. Санкция — предупреждение или штраф: для граждан 1000-3000 руб., для должностных лиц 3000-5000 руб., для юридических лиц 5000-10000 руб.

Штраф для юрлица не превышает 10 000 руб., но без документов работодатель теряет доказательства. При расследовании несчастного случая или профзаболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Если журнала нет, работодатель не подтвердит, что инструктажи проводились.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Журналы хранят на случай таких ситуаций. Через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда у вас. Или несчастный случай происходит с человеком, который проработал 20 лет, и расследование поднимает всю историю его инструктажей. Без журнала проведение инструктажей не доказать, а доказывать придётся работодателю, поэтому закончившийся журнал инструктажа отправляйте в архив на 45 лет.»

Медицинские заключения по приказу 29н: что хранит работодатель

Порядок предварительных и периодических медосмотров установлен приказом Минздрава России от 28.01.2021 №29н. Приказ действует с 01.04.2021 до 01.04.2027. Изменения в него внесены приказом Минздрава от 29.04.2026 №327н: часть положений действует с 01.09.2026, остальные перечисленные в нём положения вступают только с 01.03.2027. На октябрь 2026 года применяется лишь та часть изменений, которая уже вступила в силу.

Медицинская карта по результатам осмотра оформляется в медицинской организации (пункт 16 Порядка). В неё входят заключения врачей и результаты исследований, и в кадровое личное дело работодателю она не передаётся. Заключение предварительного осмотра оформляется в трёх экземплярах (пункт 17). Первый получает поступающий на работу не позднее 5 рабочих дней, второй приобщается к медкарте, третий получает работодатель. Заключение периодического осмотра тоже направляется работодателю, приобщается к медкарте и выдаётся работнику (пункты 33-34).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сведения о здоровье работодатель запрашивает только в части, которая касается возможности выполнять трудовую функцию (статья 88 ТК РФ). В кадровый архив поэтому попадает заключение медосмотра, а диагнозы и результаты исследований туда не попадают.

Универсального срока для всех медицинских документов Перечень №236 не устанавливает, сроки различаются по статьям:

• перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров (статья 411) хранятся постоянно по месту утверждения, в других организациях — до замены новыми;
• документы периодических медосмотров: отчёты, акты, списки, планы-графики, переписка (статья 635) — 3 года;
• заключительные акты медосмотров на вредных и опасных работах (статья 635) — 50/75 лет;
• протоколы и заключения психофизиологических обследований (статья 413) — 50/75 лет; этот срок не распространяется на все медицинские заключения;
• порядки, рекомендации и психофизиологические требования по диагностике профпригодности (статья 412) хранятся постоянно по месту утверждения, в других организациях — до замены новыми; к индивидуальным заключениям эта статья не относится.

Если вид документа не подпадает ни под одну статью, срок определяют по аналогии с ближайшим по смыслу видом и фиксируют решение в номенклатуре дел. Проверьте, нет ли в личных делах копий медкарт или результатов анализов: по статье 88 ТК РФ работодателю нужно только заключение.

Электронное хранение кадровых документов в КЭДО

По статье 22.1 ТК РФ КЭДО включает создание, подписание, использование и хранение документов в электронной форме без бумажного дубля. По части 7 статьи 22.3 ТК РФ работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в сроки, установленные архивным законодательством. Для документов по личному составу это те же 50/75 лет.

Правила хранения, утверждённые приказом Росархива №77, требуют сохранять юридическую значимость электронного документа на весь срок хранения с использованием электронной подписи (пункт 131). Вместе с документом хранятся файлы подписи, если они есть, метаданные и результаты проверки подписи (пункт 141).

Состав и форматы кадровых электронных документов устанавливает приказ Минтруда от 20.09.2022 №578н, он действует с 01.03.2023. Минтруд публикует требования к кадровым электронным документам и их форматам. Новой общей даты обязательного перехода на XML в 2026 году нет.

С 21.09.2026 по 15.12.2026 действует эксперимент по приказу Минтруда от 17.09.2026 №423: кадровые документы подписывают УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией. Эксперимент ограничен по сроку, и общие правила КЭДО он не меняет.

Важный нюанс из практики: если кадровые документы подписывает уполномоченный работник по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения вместе с документом и файлом подписи. Когда такой работник увольняется, первой отзывают его доверенность.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Сравнивая системы КЭДО, спросите поставщика про выгрузку. Отдаёт ли система комплект документа целиком в требуемом формате: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся именно эти файлы, изображения на экране для этого недостаточно.»

В практике Добыто мы советуем задать поставщику шесть вопросов до покупки системы:

• где физически хранятся данные и кто входит в полный перечень лиц, получающих к ним доступ;
• какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон и можно ли их комбинировать в одном документе;
• есть ли интеграция с сервисом государственных подписей;
• выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность;
• есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений;
• что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.

Когда электронный архив не заменяет бумажный

Перевод в КЭДО закрывает не весь кадровый архив. Бумажное хранение остаётся в таких случаях:

• документы, которые статья 22.1 ТК РФ исключает из КЭДО: среди исключений трудовые книжки, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда;
• удостоверения по охране труда, которые ведутся на бумаге; протоколы проверки знаний можно вести и в электронном, и в бумажном виде;
• документы, подписанные на бумаге до перехода на КЭДО: скан не заменяет бумажный оригинал, поэтому они хранятся на бумаге до конца срока.

Перед переводом составьте реестр дел: какие из них остаются бумажными до конца срока, а какие ведутся только в электронном виде.

Доступ к личным делам и персональные данные работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников определяет работодатель с соблюдением закона (статья 87 ТК РФ). Этот порядок закрепляют в ЛНА о персональных данных.

Внутри компании к персональным данным допускаются только специально уполномоченные лица, и каждый получает лишь те данные, которые нужны для его функции. Без письменного согласия работника передавать его данные третьим лицам нельзя, кроме случаев, предусмотренных законом (статья 88 ТК РФ). Если вся кадровая служба имеет доступ ко всему массиву личных дел, это расходится со статьёй 88.

С 01.09.2025 действует статья 9 152-ФЗ в редакции Федерального закона от 24.06.2025 №156-ФЗ. Согласие на обработку персональных данных теперь оформляется отдельно от других документов, которые работник подтверждает или подписывает. Согласие, включённое отдельным пунктом в трудовой договор или анкету, этому требованию не соответствует.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В кадровых документах есть чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Если документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника. Поэтому у поставщика стоит запросить перечень всех, кто получит доступ к данным. Как правило, в нём три организации: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»

Для компаний, которым нужна отдельная инфраструктура, в Добыто есть тариф «Корпорация» с выделенным сервером и API для интеграций. Проверьте, совпадает ли список лиц с доступом к личным делам с должностями, которым этот доступ дан по ЛНА.

Копии документов и архивная справка: сроки ответа

Срок ответа зависит от того, у кого хранятся документы. Работодатель по письменному заявлению работника выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ). К запросу в архив этот срок не относится.

Если документы находятся в архиве, ответ на социально-правовой запрос в архив даётся не позднее 30 дней с даты регистрации. При необходимости архив продлевает срок ещё не более чем на 30 дней и уведомляет об этом заявителя.

Пока организация работает и документы у неё, копии быстрее получить у работодателя: 3 рабочих дня против 30 дней с возможным продлением в архиве.

Как организовать хранение кадровых документов в компании

Описанный ниже порядок рассчитан на организацию, которая не входит в число источников комплектования государственного архива. Для источников комплектования согласование описей и актов перед уничтожением шире (пункт 17 Правил №77).

Если документы создаются в КЭДО, кадровик готовит документ, система проводит его по маршруту согласования, работник подписывает электронной подписью, и подписанный файл попадает в электронный архив. Для компаний на 1С:ЗУП в Добыто есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, а документы синхронизируются автоматически.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Когда я сортирую завершённые дела, я делю их по порогу в 10 лет, потому что от этого зависит физическое место хранения. Документы со сроком до 10 лет лежат рядом: ими пользуются и их достают. Документы со сроком больше 10 лет уходят в архив и, скорее всего, не понадобятся. Но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда.»

Как организовать хранение кадровых документов: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Утвердите ЛНА о составе личного дела и порядке хранения персональных данных работников (статья 87 ТК РФ, статья 445 Перечня №236).
2. Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — это документы, с которыми работают сейчас: открытые журналы и действующие приказы.
3. Шаг 3. Разделите завершённые дела по сроку. До 10 лет хранятся протоколы обучения, приказы об отпусках и командировках, графики отпусков. Свыше 10 лет хранятся личные дела, трудовые договоры, приказы по личному составу и журналы инструктажа.
4. Шаг 4. Внутри каждой группы рассортируйте документы по видам: журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка. Внутри вида разложите их по годам, от старых к новым.
5. Шаг 5. Оформите номенклатуру дел: вид документа, срок хранения, статья Перечня №236 или ведомственного перечня. Составьте её в конце года и утвердите у руководителя, чтобы она действовала с 1 января.
6. Шаг 6. Ограничьте доступ к личным делам: допуск получают только уполномоченные лица и только к данным, нужным для их функции (статья 88 ТК РФ).
7. Шаг 7. Когда срок истечёт, проведите экспертизу ценности, утвердите описи и составьте отдельный акт на уничтожение (пункт 17 Правил №77). Срок отсчитывайте с 1 января года, следующего за окончанием делопроизводства.

Чек-лист проверки кадрового архива перед экспертизой ценности

• Проверено, есть ли для вашей отрасли ведомственный перечень: для отраслевых документов он приоритетен.
• Номенклатура дел составлена с указанием сроков и статей перечня и утверждена руководителем.
• ЛНА о составе личного дела утверждён, и опись в каждой папке ему соответствует.
• Документы разделены на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу в 10 лет.
• Журналы инструктажа и журналы регистрации несчастных случаев отложены на 45 лет и не уничтожены через 5 лет.
• Приказы об отпусках и командировках и табели работников с вредными или опасными условиями труда отмечены сроком 50/75 лет.
• Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится в электронном виде, бумажное — на бумаге.
• Для видов документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, и решение зафиксировано.
• Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.

Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы КЭДО

Стоимость КЭДО в Добыто считается за сотрудника в месяц. От тарифа зависят число сотрудников, доступные виды электронной подписи и наличие электронного архива.

Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и набора подписей. Электронный архив и интеграция с 1С указаны в составе тарифа «Бизнес». Полные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, а хранение бумажного архива там не указано.

Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Кадровый архив строится на двух документах организации: ЛНА о составе личного дела и номенклатуре дел со сроками по Перечню №236 или ведомственному перечню. Личные дела, трудовые договоры, приказы по личному составу и лицевые счета хранятся 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. Вредные условия труда и отсутствие лицевых счетов переводят часть документов из коротких сроков в длинные. Электронный документ хранится вместе с подписью и метаданными, бумажный — на бумаге, а уничтожить дело можно только после экспертизы ценности и акта.

В Добыто кадровые документы подписываются электронной подписью и хранятся в электронном архиве, а при работе с 1С:ЗУП синхронизируются с учётной системой. Сроки и состав дел при этом определяет номенклатура, которую утверждает сама организация.

Частые вопросы о хранении кадровых документов

Нужно ли хранить копии паспорта и СНИЛС в личном деле?

В обязательное содержимое личного дела копии паспорта и СНИЛС не входят. Статья 5 152-ФЗ ограничивает обработку персональных данных заранее определёнными целями и запрещает избыточную обработку. Универсального запрета на любые копии нет: копия допустима, если у работодателя есть основание и конкретная необходимость. Это основание фиксируют в ЛНА о персональных данных.

Что происходит с личным делом, если работник отозвал согласие на обработку персональных данных?

Отзыв согласия не прекращает обработку на других законных основаниях. Часть 2 статьи 9 152-ФЗ сохраняет обработку по основаниям из пунктов 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11, и обязательное архивное хранение из-за отзыва не прекращается. Если хранить данные больше не нужно и иного законного основания нет, обработку прекращают, а данные уничтожают в срок до 30 дней (часть 5 статьи 21 152-ФЗ).

Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда, если его нет в Перечне?

Отсутствие вида документа в Перечне не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа. Для журналов учёта и выдачи инструкций ориентиром служит срок самих инструкций по охране труда либо 45 лет, установленные для журналов инструктажа, в зависимости от содержания журнала. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел, чтобы на проверке показать документированный выбор.

Какой срок применять к делу, открытому до 2003 года и законченному позже?

Статья 22.1 125-ФЗ и примечание к сроку 50/75 лет в Перечне связывают выбор между 50 и 75 годами с датой окончания делопроизводства, дата создания отдельного листа на срок не влияет. Официального разъяснения для дела, открытого до 1 января 2003 года и законченного после, нет. Нет его и для дел, законченных ровно 1 января 2003 года. Выбранный срок и обоснование выбора фиксируют в номенклатуре дел.

Куда передаются кадровые документы при ликвидации компании?

При ликвидации негосударственной организации ликвидатор или конкурсный управляющий передаёт документы в соответствующий государственный или муниципальный архив по договору (статья 23 125-ФЗ). Передаются документы по личному составу, документы Архивного фонда РФ и документы с неистёкшими сроками хранения. После передачи бывшие работники запрашивают справки в этом архиве.

Нужно ли сохранять электронные документы после смены оператора КЭДО?

Да. Часть 7 статьи 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в сроки архивного законодательства. Смена оператора и отключение пользователя эту обязанность не отменяют. Вместе с документами сохраняются файлы подписи, метаданные и результаты проверки (пункт 141 Правил №77), поэтому до перехода к другому оператору архив выгружают полными комплектами.

Может ли работник получить доступ к своим медицинским документам у работодателя?

Да. По статье 89 ТК РФ работник вправе получить полную информацию о своих персональных данных, бесплатно ознакомиться с ними и получить копию любой записи. К медицинской документации доступ предоставляется с помощью медицинского работника по выбору самого работника. Это право распространяется на все сведения о работнике, которые хранит работодатель, включая заключения медосмотров.