Перечень документов управленческой деятельности и сроки хранения инструкция по применению

Перечень документов управленческой деятельности устанавливает сроки хранения типовых документов организаций. Для его применения в 2026 году используют приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 вместе с Инструкцией, утвержденной приказом от 20.12.2019 № 237: находят статью по содержанию документа, читают примечания и записывают основание в номенклатуру дел. Срок считают с 1 января следующего года после завершения делопроизводством. Приказ о приеме на работу хранится 50/75 лет с отметкой ЭПК, график отпусков — 3 года. Для источника комплектования государственного или муниципального архива и организации, которая таким источником не является, различаются порядок согласования уничтожения и применение отметки «Постоянно».

Рабочее решение по каждой папке должно объяснять, почему выбран этот срок, с какого события он начинается и кто проверит документы перед уничтожением. Одинаковое слово «приказ» в названии не дает одинакового срока, а сканирование не разрешает удалить бумажный оригинал. Во второй половине материала находятся порядок экспертизы ценности, проверка электронного архива, стоимость КЭДО на 2026 год и контрольный список перед утверждением акта. Частные ситуации со старыми делами, медосмотрами и архивными справками вынесены в ответы на вопросы.

Какие нормативные акты применять к управленческим документам

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Он охватывает общие управленческие функции организаций разных форм собственности. Частная компания также обязана соблюдать установленные временные сроки хранения; отсутствие собственного архивного подразделения эту обязанность не отменяет.

Инструкция по применению Перечня утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Она объясняет начало отсчета, отметки к срокам и составление номенклатуры. Полный порядок применения Перечня на сайте Росархива позволяет проверить конкретный пункт, прежде чем переносить его в локальный нормативный акт (ЛНА).

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» закрепляет обязанность обеспечивать сохранность документов и правила исчисления сроков. Организацию хранения, экспертизу ценности, учет и уничтожение регулируют Правила, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Перечень отвечает на вопрос о сроке, Инструкция — о его применении, Правила — о действиях с делами. Эти документы используются совместно. Нормы в материале проверены на 02.10.2026.

Когда общего Перечня недостаточно

Для специфических документов проверяют отраслевой или ведомственный перечень и круг организаций, на которые он распространяется. Медицинская карта пациента, личное дело студента и личное дело работника относятся к разным видам документов. Срок из кадрового раздела нельзя автоматически переносить на медицинскую или образовательную документацию. Научно-технические документы также требуют проверки специального перечня.

Для типовых управленческих документов отраслевой перечень не дает основания произвольно сократить срок: пункт 5.2 Инструкции № 237 запрещает устанавливать в перечнях меньшие сроки для документов того же вида. В рабочей номенклатуре указывают применимый перечень, статью и необходимое примечание. До классификации массива устанавливают статус организации как источника комплектования и проверяют специальные требования ее отрасли.

Как найти статью Перечня по содержанию документа

Перечень состоит из 12 разделов, но кадровые документы находятся в нескольких из них. Приказы по личному составу относятся к разделу 8 «Кадровое обеспечение», табели и документы об охране труда — к разделу 7 «Трудовые отношения», штатные расписания — к разделу 1 «Организация системы управления». Алфавитный указатель помогает найти статью, после чего проверяют ее полный текст.

В Перечне, утвержденном приказом Росархива № 236, читают все 4 графы: номер статьи, вид документа, срок и примечания. Примечание может изменить срок, задать событие для отсчета или разграничить экземпляры по месту хранения. Название файла и отдел, который его создал, сами по себе не определяют статью.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Таблица показывает, какие различия нужно сохранить при классификации кадрового массива.

Приказы о разных видах отпусков нельзя объединять под общим сроком 5 лет. Если документ содержит несколько кадровых решений, перед формированием дела проверяют, какое из них требует более длительного хранения. Копии приказов в личном деле не освобождают от учета оригиналов приказов как самостоятельного вида документов.

Для каждой позиции номенклатуры нужно сохранить именно свой подпункт и примечание; ссылка только на номер 434 не объясняет срок конкретного кадрового приказа.

Как рассчитать начало и окончание срока хранения

Дата подписания документа и дата завершения дела могут относиться к разным годам. Пункт 4.1 Инструкции № 237 и статья 21.1 закона № 125-ФЗ привязывают отсчет к завершению делопроизводством. Для книг, реестров и журналов временный срок начинается с 1 января года, следующего за годом завершения их ведения. Перед расчетом нужно установить, что дело действительно закончено.

Если статья предусматривает хранение после замены документа новым, истечения срока действия договора или прекращения обязательств, сначала проверяют наступление этого события. Активный договор нельзя отправить на уничтожение только потому, что со дня его подписания прошло 5 лет. Дату события фиксируют вместе с основанием срока; затем применяют правило календарного отсчета.

Расчетный пример: для дела со сроком 5 лет, завершенного в 2020 году без дополнительных условий, отсчет начинается 01.01.2021. Период хранения охватывает 2021-2025 годы. К 01.01.2026 срок истек, поэтому дело можно рассматривать при подготовке акта в 2026 году. Это дата допуска к отбору, а фактическое уничтожение возможно после экспертизы ценности и утверждения необходимых документов.

Что означает срок 50/75 лет

Для документов по личному составу с таким сроком проверяют год завершения делопроизводством. Документы, законченные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Год рождения работника, дата устройства на работу и дата сканирования в эту формулу не входят. Если личное дело начато до 2003 года, а закончено позднее, срок нельзя выбрать только по дате первого документа.

Эта формула применяется там, где Перечень устанавливает 50/75 лет. Она не заменяет специальные сроки 3 года для приказов о взысканиях или 45 лет для журналов инструктажа. Для документов о государственной службе, не являющейся государственной гражданской службой, пункт 4.8 Инструкции предусматривает особый порядок: 75 лет после прекращения службы с последующей экспертизой ценности. Такой срок нельзя переносить на всех работников коммерческой организации.

Как понимать «Постоянно», ЭПК и другие отметки

«Постоянно» у источника комплектования означает последующую передачу документов на постоянное хранение в соответствующий архив по установленным правилам. У организации, не выступающей источником комплектования, пункт 4.4 Инструкции предусматривает хранение таких документов не менее 10 лет. Однако сначала проверяют примечание к конкретной статье: для собственных штатных расписаний статья 40 устанавливает у таких организаций хранение до ликвидации. Общая оговорка о 10 годах не дает права уничтожить их раньше.

ЭПК расшифровывается как экспертно-проверочная комиссия. Отметка у срока означает возможность отбора документов или их части на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности. Наличие ЭПК не превращает временное дело в постоянное автоматически; отсутствие отметки не разрешает обходить общую процедуру экспертизы и уничтожения.

«До минования надобности» означает срок, который организация определяет сама, но не менее 1 года. «До замены новыми» требует дождаться отмены и замены соответствующих документов. «До ликвидации организации» предполагает хранение до ликвидации и экспертизу ценности при ее проведении. Эти формулировки переносят в номенклатуру вместе с условиями, без замены произвольным количеством лет.

Как перенести решение в номенклатуру дел

По пункту 5.3 Инструкции № 237 заголовок дела конкретизирует вид документов, а срок сопровождается ссылкой на статью Перечня. Запись «Кадровые документы — 5 лет» не позволяет проверить, относятся ли к ней трудовые договоры, графики отпусков или переписка. В номенклатуре отражают самостоятельные группы документов с их сроками.

Как применить Перечень к кадровому массиву: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Разделить текущие и законченные дела. Для открытых журналов установить дату окончания ведения; для завершенных дел проверить крайние даты.
2. Шаг 2. Проверить применимый общий, отраслевой или ведомственный перечень. Определить вид документа по содержанию и найти статью через раздел или указатель.
3. Шаг 3. Прочитать подпункт, срок и примечания. Установить особенности условий труда, место хранения экземпляра и событие, после которого начинается отсчет.
4. Шаг 4. Записать конкретный заголовок, срок и статью в проект номенклатуры. Дела с разными сроками сформировать раздельно; электронные документы также включить в учет.
5. Шаг 5. Передать проект на предусмотренное согласование и утверждение. После завершения дел подготовить их учет и передачу на хранение; истечение срока проверять при экспертизе ценности.

Важный нюанс из практики: при упорядочении документов об обучении сначала отделяют текущие журналы от законченных, затем завершенные документы разделяют по срокам до 10 лет включительно и свыше 10 лет. Внутри этих групп документы систематизируют по видам и годам. Это позволяет не включить журналы длительного хранения в одну группу с краткосрочными протоколами.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Я советую предусмотреть поиск сведений по конкретному работнику при организации длительного хранения. При расследовании ищут историю инструктажей человека, а не только журнал за определенный год. Проверьте, позволяет ли ваше описание документов найти эту историю.»

В сервисе Добыто подписанные кадровые документы учитываются в интерфейсе с вкладкой «Архив». Статус документа в системе помогает отделить завершенный маршрут от документов в работе, но статью Перечня и дату завершения дела все равно нужно определить. Номенклатура остается основанием для архивного учета.

Готовую номенклатуру сверяют с фактически существующими делами: название папки, содержание и основание срока должны соответствовать друг другу.

Как провести экспертизу ценности перед уничтожением

Истечение срока означает возможность рассмотреть дело для выделения к уничтожению. По пункту 26 Правил № 77 в акт включают документы, срок которых истек к 1 января года составления акта. Проверка возраста коробки без просмотра состава не подтверждает, что все ее документы можно уничтожить.

Экспертная комиссия организации (ЭК) рассматривает результаты экспертизы ценности. Для дел с отметкой ЭПК пункт 27 Правил предусматривает полистный просмотр, а для электронных документов — подокументный. Выявленные документы постоянного хранения выделяют в соответствующие дела; оставшиеся документы временного хранения включают в акт. Экспертная комиссия работодателя и ЭПК архивного учреждения выполняют разные функции, поэтому их согласования нельзя подменять друг другом.

Проекты описей постоянного хранения, описей по личному составу и актов о выделении к уничтожению рассматриваются ЭК одновременно. Для источников комплектования действует процедура представления документов на ЭПК архивного учреждения с последующим утверждением руководителем. Организация, не являющаяся источником комплектования, утверждает документы после согласования ЭК; отдельные требования сохраняются для находящихся у нее документов государственной или муниципальной собственности. Перед уничтожением проверяют применимую процедуру по пунктам 28-30 Правил № 77.

На электронные документы, не подлежащие хранению, составляют отдельный акт. Документы с персональными данными уничтожают способом, исключающим восстановление содержания. Для бумаги Правила предусматривают шредирование либо иной такой способ; подтверждение утилизации прикладывают к акту. Перенос файла в корзину без документированного отбора не заменяет эту процедуру.

Какая ошибка приводит к финансовым потерям

Сокращение срока ради освобождения места в архиве создает нарушение даже тогда, когда сведения продублированы в учетной системе. По статье 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрены предупреждение либо штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Конкретная квалификация зависит от состава нарушения, поэтому эти суммы нельзя считать универсальной ценой любой утраты.

Дополнительные расходы на восстановление, поиск копий и разбирательство заранее не определены. Подмена их придуманной средней суммой мешает оценить ситуацию. Проверяемый риск — утрата документа, которым нужно подтвердить трудовой стаж или проведение инструктажа. До передачи бумаги на переработку сверяют акт с делами, исключенными из уничтожения, и сохраняют документы об утверждении и утилизации.

Как применять сроки к электронным кадровым документам

По пункту 4.2 Инструкции № 237 сроки не зависят от носителя и ограничения доступа. Трудовой договор в кадровом электронном документообороте (КЭДО) хранится по той же статье, что и бумажный договор. Отдельно проверяют допустимость электронного оформления документа по Трудовому кодексу РФ: назначение срока хранения не разрешает перевести в электронный вид любой кадровый документ.

Как связать кадровый маршрут и архивное хранение

После завершения подписания электронный документ должен оставаться доступным для использования и поиска. При подготовке передачи в архив сверяют комплектность и сведения, которые позволяют идентифицировать документ. Требования к электронным архивным документам установлены главой IX Правил № 77; файл с изображением текста без необходимых компонентов не подтверждает сохранение электронного оригинала.

Важный нюанс из практики: форма хранения связана с формой создания. Протокол, оформленный и подписанный электронно, сохраняют как электронный документ; бумажный протокол остается бумажным оригиналом. Скан можно использовать для поиска, но он не дает самостоятельного основания уничтожить подлинник.

Что сохранить для проверки электронной подписи

При отсоединенной электронной подписи текст документа и файл подписи сохраняют связанным комплектом. Если документ подписан по доверенности, учитывают подтверждающий полномочия документ в предусмотренном составе. Возможность выгрузить такой комплект проверяют до выбора системы и до прекращения договора с оператором.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Я предлагаю проверять выгрузку полного комплекта: документа, файла подписи и доверенности, если подписывали по ней. При проверке или смене оператора потребуются сами файлы. Уточните формат выгрузки и порядок передачи архива при расторжении договора.»

В Добыто при оценке электронного архива мы отдельно рассматриваем комплектность выгрузки и порядок возврата документов. Возможность просматривать текст в интерфейсе сама по себе не подтверждает, что после смены оператора организация сохранит все необходимые файлы.

Права доступа к кадровым сведениям разграничивают, а целостность электронных документов проверяют при хранении. Для архива заранее определяют структуру, правила индексирования и поиск, контроль доступа и проверки целостности. Контрольный результат — найденный документ открывается, его комплект полный, а доступ соответствует полномочиям пользователя.

Что проверить перед утверждением сроков и актов

Проверка начинается с сопоставления номенклатуры и фактического состава дел. Утвержденный документ с верными сроками не подтверждает, что в папках и электронных группах действительно лежат только перечисленные материалы. Проверяют следующие позиции:

• Для отраслевых документов установлены применимые специальные требования, для типовых управленческих — соответствующие статьи № 236.
• Сроки в номенклатуре содержат подпункты и примечания; нет общей позиции, объединяющей приказы с разными сроками.
• Дата завершения дела или ведения журнала установлена; дополнительное событие из примечания подтверждено.
• Дела длительного хранения выделены отдельно, сведения о работнике можно найти по учетным данным.
• Электронные оригиналы и бумажные подлинники сохранены в надлежащей форме; комплектность выгрузки проверена.
• Отбор к уничтожению проведен после экспертизы ценности; описи и акт прошли необходимое согласование и утверждение.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я учитываю, что история инструктажей может понадобиться спустя годы при расследовании несчастного случая или профессионального заболевания. Журнал подтверждает работу по безопасности за весь период труда человека. Когда журнал закончен, его нужно включить в архивное хранение на установленный срок.»

Если хотя бы по одному делу не подтверждены срок, начало отсчета или порядок согласования, его оставляют на хранении до разрешения вопроса. Экспертная комиссия фиксирует результат проверки, чтобы решение можно было воспроизвести по документам.

Стоимость КЭДО для хранения кадровых документов

Стоимость зависит от численности сотрудников, тарифа и интеграций. Электронный архив указан в составе тарифа «Бизнес». КЭДО обслуживает кадровые процессы; его тариф нельзя использовать как цену упорядочения бумажного архива, разработки всей номенклатуры или физического уничтожения документов.

ПЭП означает простую электронную подпись, УНЭП — усиленную неквалифицированную электронную подпись. Их включение в тариф не делает эти подписи допустимыми для любого документа. При расчете бюджета проверяют численность и минимальную оплату по тарифам Добыто КЭДО; состав функций также сверяют перед заключением договора.

Заявленное на странице подключение за 5 минут не является сроком применения Перечня к архиву. Классификация накопленных дел, экспертиза ценности и передача документов требуют отдельного планирования. Установка модуля за один день также не означает завершение этих архивных работ.

Выводы

Применение Перечня заканчивается проверяемым решением: конкретная статья с примечанием, подтвержденное начало отсчета и оформленный порядок дальнейшего хранения. Отбор документов к уничтожению проходит экспертизу ценности и необходимые согласования. Электронная форма сохраняет нормативный срок, но добавляет проверку комплектности и долговременной доступности оригинала.

КЭДО Добыто включает электронный архив в тариф «Бизнес». При организации такого хранения мы рассматриваем сохранность кадрового комплекта и возможность получить файлы при смене системы вместе с правовыми основаниями хранения.

Частые вопросы о применении Перечня

Нужно ли пересчитывать сроки документов, созданных до 2020 года?

Росархив разъяснил, что сроки Перечня № 236 применяются и к документам, законченным делопроизводством до его вступления в силу 18.02.2020. Исключение касается документов, уже внесенных в описи постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению, утвержденные в установленном порядке до вступления приказа в силу. Перед изменением старой номенклатуры проверяют наличие таких утвержденных документов, а не только год создания дела.

Устанавливает ли приказ 29н сроки хранения всех кадровых документов?

Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры и медицинские противопоказания. Он не является общим перечнем сроков хранения управленческих документов. Документы, возникшие при медосмотре, классифицируют по конкретному виду и месту хранения экземпляра; срок медицинской документации нельзя переносить на все приказы работодателя или личные дела.

Как хранить копии выданных архивных справок?

По статье 178 Перечня № 236 копии архивных справок, выданных по запросам пользователей, и документы к ним хранятся 5 лет ЭПК. Это отдельная группа, отличающаяся от оригиналов кадровых документов, на основании которых подготовлена справка. Выдача справки бывшему работнику не прекращает хранение приказа о приеме или трудового договора: для них сохраняются собственные сроки и отметки.

Что делать, если нужного вида документа нет в Перечне?

Сначала проверяют указатель, обобщенные наименования и применимый отраслевой или ведомственный перечень. Если срок действительно не установлен, отсутствие строки не разрешает уничтожение. Экспертная комиссия готовит обоснованные предложения; пункт 32 Правил № 77 предусматривает направление предложений по типовым перечням на ЭПК архивного учреждения и, при необходимости, на центральную экспертно-проверочную комиссию при Росархиве. Найденная аналогия может помочь обосновать предложение, но не дает права произвольно сократить нормативный срок.

Меняются ли сроки при передаче документов на хранение в Москве?

Место расположения хранилища не меняет сроки, установленные федеральным Перечнем. При выборе внешнего хранения в Москве или другом городе в договоре проверяют учет переданных дел, доступ к ним, возврат и соблюдение назначенных сроков. Обязанность организации обеспечивать сохранность по статье 17 закона № 125-ФЗ сохраняется; для документов государственной и муниципальной собственности дополнительно проверяют ограничения передачи по этому закону.