Прием на работу в ЗУП как связать кадровый учет и подписание

Приём на работу в ЗУП связывают с подписанием через систему КЭДО: 1С:ЗУП формирует документ «Приём на работу» и печатные формы трудового договора и приказа Т-1, а подписи собирает 1С:Кабинет сотрудника или подключённый к базе сервис КЭДО. Работодатель подписывает УКЭП в базе 1С, работник — УНЭП или УКЭП в личном кабинете, и подписанный файл со статусом возвращается к сотруднику в ЗУП. Сведения ЕФС-1 о приёме уходят в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, и этот срок не ждёт подписи новичка. Порядок зависит от стажа: у того, кто не имел трудового стажа на 31 декабря 2021 года, согласие на КЭДО не требуется, у остальных без письменного согласия комплект оформляется на бумаге.

Ниже — порядок действий в ЗУП от штатной позиции до подписанного комплекта, таблица документов с видами подписи и перечень того, что в КЭДО не переводится: инструктажи по охране труда и трудовая книжка. Отдельно разобраны испытательный срок, приём педагога, совместителя и дистанционного новичка, а также настройки, без которых кабинет сотрудника не создаётся. Сроки по ТК РФ, ошибки связки и их цена, стоимость подключения с модулем для 1С:ЗУП и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Как ЗУП и система подписания делят работу при приёме

ЗУП остаётся учётной системой: в ней создаётся сотрудник, проводится документ «Приём на работу», занимается позиция штатного расписания и регистрируется мероприятие для ЕФС-1. Подписывает документы не сама ЗУП, а информационная система КЭДО, которую работодатель выбирает при переходе на электронный документооборот по статье 22.2 ТК РФ. Это может быть встроенный 1С:Кабинет сотрудника или внешний сервис, подключённый к базе модулем.

Маршрут у обоих вариантов одинаковый. Кадровик выводит печатную форму из проведённого документа и передаёт её на подпись. Документ от имени организации подписывается в базе 1С, где ведётся кадровый учёт, а в личном кабинете сотрудника этого сделать нельзя: руководитель, у которого нет пользователя в ЗУП, документ из кабинета не подпишет. Работник получает уведомление в кабинете или мобильном приложении, подписывает своей подписью, и подписанный комплект оседает в архиве КЭДО внутри ЗУП, откуда его выгружают для проверяющих органов.

Не каждый документ из пакета приёма можно провести через КЭДО. Статья 22.1 ТК РФ исключает трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Для приёма это значит, что инструктаж остаётся на бумаге даже при полностью электронном оформлении.

Из таблицы видно, где связка рвётся чаще всего: два нижних документа ведутся параллельным бумажным контуром, а лист ознакомления с ЛНА должен уйти работнику раньше договора. Если маршрут в ЗУП отправляет договор и ЛНА одним пакетом без порядка, дата ознакомления может оказаться позже даты договора.

В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день: трудовой договор и приказ уходят из базы в сервис на подпись, а подписанные документы синхронизируются обратно автоматически.

Что подготовить в ЗУП и в ЛНА до первого электронного приёма

Первый электронный приём чаще всего останавливается на настройках, а не на самом документе. У сотрудника без мобильного телефона или адреса электронной почты в карточке ЗУП личный кабинет не публикуется: такие записи система подсвечивает как ошибки заполнения и не отправляет приглашение. Проверку стоит пройти до того, как новичок придёт подписывать договор.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Чек-лист готовности к приёму через КЭДО

1. Изданы ЛНА о введении КЭДО и положение о КЭДО, в положении описан порядок идентификации работника при подписании и выдачи ему подписи.
2. Решено, кто подписывает от работодателя: руководитель своей УКЭП или сотрудник кадровой службы по машиночитаемой доверенности, зарегистрированной в ФНС. Доверенных подписантов лучше выделить нескольких, чтобы приём не зависел от одного человека.
3. Штатное расписание в ЗУП актуально: маршруты согласования в кабинете сотрудника строятся от штатного расписания и подразделений.
4. В карточке нового сотрудника указаны мобильный телефон или электронная почта, хотя бы что-то одно.
5. Подготовлено соглашение об использовании УНЭП с порядком проверки подписи: без него подпись работника не считается юридически значимой.
6. Определено, нужно ли новичку согласие на КЭДО: оно требуется, если трудовой стаж на 31 декабря 2021 года у него был.
7. Произвольные документы, которые не формирует ЗУП (например, положения и инструкции для ознакомления), подготовлены в формате PDF/A-1.
8. Назначены исполнители заявок и подписанты: заявление из кабинета поступает в ЗУП задачей тому пользователю, который указан в правилах обработки.

Со стороны работника в 1С:Кабинете сотрудника используется облачная УНЭП: сотрудник выпускает её сам в кабинете, задаёт пароль, и участие отдела кадров не требуется. Подпись выпускается и перевыпускается бесплатно, но работает только внутри кабинета: скопировать или использовать её в другой системе нельзя. Работодатель подписывает только УКЭП, полученной в ФНС или у её доверенных лиц, либо УКЭП сотрудника с МЧД.

Порядок идентификации в положении о КЭДО легко пропустить. В споре о заявлении, поданном через КЭДО, работодатель проиграл при действующем положении, утверждённом перечне документов и полученном согласии: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Для выигрыша спора мало доказать, что документ сформирован в системе от имени работника. Суд отдельно проверяет, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Откройте положение о КЭДО и найдите в нём, как вы устанавливаете личность подписанта: если такого раздела нет, технически исправная подпись вас не защитит.»

В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней проверяется, что работники реально умеют подписывать в системе, а не только числятся ознакомленными с инструкцией. Для приёма пилотом удобно сделать одно подразделение с регулярным наймом.

Оформление приёма в ЗУП и отправка комплекта на подпись

Если новичок имел трудовой стаж на 31 декабря 2021 года, электронный комплект начинается с согласия на КЭДО, а не с трудового договора: пока согласия нет, договор и приказ оформляются на бумаге. У тех, кто стажа на эту дату не имел, КЭДО применяется без согласия, и первым документом становится соглашение об использовании УНЭП. Всё остальное кадровик делает в привычном интерфейсе ЗУП, а сотрудник видит документы в кабинете с телефона или компьютера.

Как провести приём в ЗУП и получить подписанный комплект: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте штатную позицию. Должность и ставка должны быть в штатном расписании ЗУП. С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025: если наименование или код должности изменились, сначала оформляется приказ об изменении штатного расписания, затем принимается человек.
2. Шаг 2. Заведите сотрудника и контакты. Внесите личные данные и обязательно мобильный телефон или электронную почту: по ним уходит приглашение в личный кабинет.
3. Шаг 3. Подключите сотрудника к КЭДО. Опубликуйте кабинет, отправьте приглашение, а для имевших стаж на 31.12.2021 создайте документ «Согласие на присоединение к КЭДО». Сотрудник выпускает УНЭП в кабинете или подписывает через Госключ, если этот вид подписи включён работодателем.
4. Шаг 4. Отправьте ЛНА на ознакомление. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, должностную инструкцию и другие акты, связанные с работой, передайте как произвольные документы КЭДО в формате PDF/A-1. Ознакомление должно завершиться до подписания договора.
5. Шаг 5. Создайте и проведите документ «Приём на работу». В разделе «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» укажите организацию, подразделение, должность или позицию штатного расписания, дату приёма, вид занятости (основное место, внешнее или внутреннее совместительство), количество ставок, условия оплаты, номер и дату трудового договора. Условие об испытании вносите только если оно согласовано с работником.
6. Шаг 6. Передайте печатные формы на подпись. Выведите трудовой договор и приказ Т-1 и нажмите передачу в кабинет сотрудника или в подключённый сервис КЭДО. Подписант с УКЭП находит документы в списке кадровых документов КЭДО с отбором «На подпись мне» и подписывает их в базе 1С.
7. Шаг 7. Дождитесь подписи работника. Сотрудник подписывает договор и ставит подпись об ознакомлении с приказом. Статус возвращается в ЗУП, документ попадает в архив КЭДО.
8. Шаг 8. Отправьте ЕФС-1. Сформируйте подраздел 1.1 о приёме и направьте в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
9. Шаг 9. Проведите инструктаж по охране труда на бумаге. Подписи в журнале инструктажа ставятся собственноручно до начала самостоятельной работы: этот документ в КЭДО не переводится.

ТК РФ не требует заявления о приёме: основанием служит трудовой договор, а приказ издаётся на его основании по статье 68 ТК РФ. Многие компании всё же берут заявление как подтверждение инициативы работника, особенно при приёме совместителей и на временную работу. В электронном контуре его подписывают так же, как остальные документы работника.

Соберите заявление о приёме, если оно нужно вашей компании

Для заполнения понадобятся ФИО кандидата, должность, подразделение и желаемая дата выхода. Готовый файл перед отправкой в КЭДО переводят в PDF/A-1, иначе его придётся дублировать на бумаге.

Шаблоны договора, приказа и согласий для электронного приёма

Комплект собран в порядке подписания, и начинать стоит с заявления о согласии на переход на КЭДО, если у новичка был стаж на 31.12.2021.

Сроки приёма: что и к какому дню должно быть подписано и отправлено

Электронное подписание не сдвигает сроки ТК РФ и закона о персонифицированном учёте: они считаются от фактического допуска к работе и от даты приказа, а не от момента, когда работник открыл кабинет. Если новичок подписал договор на третий день, а приказ датирован первым, ЕФС-1 всё равно надо было отправить на следующий рабочий день после приказа.

Самый короткий срок в таблице — ЕФС-1, поэтому приказ в ЗУП удобнее проводить после того, как трудовой договор подписан обеими сторонами. Тогда кадровику не приходится подавать сведения о приёме, пока судьба договора ещё не ясна.

Сроки по исполнителям ГПХ считаются иначе, и переносить на них правила трудового договора нельзя. Особые случаи — договоры ГПХ, перевод дистанционного работника на стационарное рабочее место, отмена приказа — разобраны в ответах СФР по подразделу 1.1 формы ЕФС-1: по договору ГПХ сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём его заключения, а при переводе дистанционного работника на стационарную работу — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Испытательный срок и должность: что проверить до отправки договора на подпись

Условие об испытании существует только тогда, когда оно записано в трудовом договоре по соглашению сторон. Если в подписанном договоре такого пункта нет, работник считается принятым без испытания, даже если в документе «Приём на работу» в ЗУП поле испытательного срока заполнено. Поэтому перед отправкой на подпись сверяют печатную форму договора с данными документа: в доработанных печатных формах пункт об испытании иногда не выводится.

Предельный срок испытания — 3 месяца. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений — 6 месяцев, если иное не установлено федеральным законом. С 1 сентября 2026 года, по Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ, испытание не устанавливается женщинам с детьми до трёх лет: раньше запрет касался детей до полутора лет. Не устанавливается оно и беременным, лицам до 18 лет и тем, с кем договор заключается на срок до 2 месяцев. Периоды, когда работник фактически отсутствовал, например болел, в срок испытания не засчитываются.

Кассационные суды отменяют увольнения по итогам испытания, если работника не ознакомили с должностной инструкцией, а обязанности не описаны ни в договоре, ни в других ЛНА. В одном из дел суд отдельно учёл, что у сотрудника не было доступа к удалённому рабочему столу. КЭДО здесь даёт работодателю доказательство: дата подписи об ознакомлении с инструкцией фиксируется системой, и её видно рядом с датой договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Испытание проверяет, подходит ли человек поручаемой работе, а работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если инструкции работник не видел и обязанностей нет в договоре, предмета проверки просто нет. До начала работы убедитесь, что обязанности зафиксированы в договоре или инструкции, работник ознакомлен под подпись, задачи на период испытания ему доведены и доступ к рабочим системам открыт.»

Порядок оценки результатов испытания лучше описать в ЛНА заранее. В деле, где увольнение устояло, правилами внутреннего трудового распорядка было установлено, что для оценки достаточно служебной записки руководителя, а сама записка была подкреплена скриншотами переписки и данными системы учёта заявок. Там, где записка осталась единственным документом, суды увольнение отменяли: обязанность доказать неудовлетворительный результат лежит на работодателе.

Дистанционный приём: новичок подписывает комплект, не приезжая в офис

Статья 312.2 ТК РФ позволяет заключить трудовой договор о дистанционной работе обменом электронными документами, поэтому для удалённого новичка связка ЗУП и КЭДО закрывает приём целиком, кроме бумажного инструктажа по охране труда там, где он обязателен. Дистанционных и офисных работников при этом разделяют: для дистанционного договор прямо фиксирует дистанционный характер работы, и в ЗУП это отражается в условиях приёма.

В 1С:Кабинете сотрудника для дистанционного приёма предусмотрен Госключ: УКЭП Госключа используется для согласия на КЭДО, а УНЭП Госключа — для подписания комплекта документов на приём. Вид подписи Госключа настраивается в кадровом приложении, и сотрудник выбирает его из тех, что разрешил работодатель. Для входа нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах.

Кейс из практики: компания бухгалтерского аутсорсинга на 235 сотрудников, из которых треть работает удалённо в других регионах, принимала в среднем 7 человек в месяц. В приёме участвовали 3 человека: HR готовил документы, офис-менеджер отправлял их курьером и следил за трек-номером, бухгалтер проводил подписанные документы в 1С. От печати до подписанного комплекта проходило от 3 до 5 дней. После перехода на КЭДО бухгалтер отправляет документы из 1С в систему подписания сразу руководителю и сотруднику, и приём ведёт один человек. Срок сократился до половины дня, сроки кадровых задач — минимум вдвое, экономия на курьерах за первые месяцы составила 60 000 рублей. Весь переход занял 2 недели, из них 2 дня ушло на подключение сотрудников.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП работник может получить через партнёров — удостоверяющие центры. Для дистанционного приёма этого достаточно, чтобы новичок подписал комплект в день оформления.

Педагог, совместитель, иностранец: что добавить к стандартному комплекту

Перечень документов в статье 65 ТК РФ закрытый. Расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства, а приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании этого сделать не могут. Справку о доходах с прошлого места или характеристику требовать нельзя, и отказ кандидата её принести не основание для отказа в приёме. Обязательный набор для всех: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (кроме тех, кто устраивается впервые или по совместительству), СНИЛС, документы воинского учёта для военнообязанных, документы об образовании. Дальше комплект зависит от категории.

Сильнее всего отличаются строки про педагога и совместителя: в первом случае отсутствие справки не даёт допустить человека к работе, во втором ответственность за совмещение вредных условий ложится на работодателя. После приёма военнообязанного сведения направляются в военкомат, это действие ЗУП за кадровика не выполняет.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Со справкой с основного места работы у совместителей компании ошибаются регулярно. Норма запрещает работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству, поэтому при приёме совместителя на вредное производство вы обязаны выяснить, что у него на основном месте. Если не спросили, а человек два года отработал в двойной вредности, отвечает работодатель, а не работник. Запросите справку до того, как проведёте документ о приёме.»

Ошибки в связке ЗУП и КЭДО и во что они обходятся

Большая часть ошибок возникает там, где кадровик переносит в электронный контур бумажные привычки. Каждая из них стоит дороже, чем кажется при оформлении.

Скан вместо электронного документа. Договор распечатывают, подписывают от руки, сканируют и загружают в КЭДО, чтобы не ждать, пока новичок выпустит подпись. Получается электронный образ бумажного документа: Пленум Верховного Суда в постановлении от 26.12.2017 № 57 разделяет образ и изначально электронный документ, и требования к ним разные. Оригиналом в таком случае остаётся бумага, и её придётся хранить.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В любом споре о подписи мы сначала выясняем, в каком режиме создавался документ. Скан договора с подписью от руки и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам. Откройте файл из архива: если в нём видно изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Произвольный документ не в том формате. ЛНА для ознакомления отправляют в Word или обычном PDF. Система 1С предупреждает о несоответствии, но документ можно передать, и в итоге его придётся дублировать на бумаге.

Договор не подписан вовремя при фактическом допуске. Работник вышел на работу, договор висит в кабинете неподписанным, кадровик ждёт. Если трудовой договор не оформлен в течение 3 рабочих дней со дня фактического допуска, это ненадлежащее оформление по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: для организации штраф от 50 000 до 100 000 рублей.

Подпись выдана в день первого кадрового действия. Новичок выпускает подпись и сразу подписывает весь комплект, а порядок идентификации в ЛНА не описан.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл 4 инстанции. Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил решения в пользу работодателя, потому что в деле не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Всё это зафиксировала система самого работодателя. В практике Добыто мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно умеет подписывать.

Когда связка ЗУП и КЭДО для приёма не подходит

• Работник имел стаж на 31 декабря 2021 года и не дал согласие на КЭДО. Его документы остаются бумажными, а отказ не основание для санкций или увольнения.
• У сотрудника нет ни смартфона, ни компьютера, как у части работающих пенсионеров. Для таких людей либо сохраняют бумагу, либо оборудуют рабочее место, где они входят в кабинет под своим логином.
• Документ относится к исключениям статьи 22.1 ТК РФ: инструктаж по охране труда, трудовая книжка. Для них связка не работает ни при каких настройках.

Стоимость КЭДО с интеграцией 1С:ЗУП для приёма сотрудников

Итоговая сумма зависит от численности, от того, нужна ли интеграция с 1С и УКЭП, и от требований к инфраструктуре. Цены действуют на дату публикации.

Для связки с ЗУП подходит тариф «Бизнес»: интеграция с 1С в тариф «Старт» не входит. При переходе между тарифами разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, а состав каждого тарифа и условия подключения собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

ЗУП отвечает за учёт приёма, а юридическую силу электронным документам дают система КЭДО и правильно подобранные подписи: УКЭП работодателя в базе 1С и УНЭП или УКЭП работника в кабинете. Связка работает, когда до первого приёма настроены ЛНА с порядком идентификации, контакты сотрудника и формат PDF/A-1, а порядок подписания соблюдает сроки ТК РФ и ЕФС-1. Инструктаж по охране труда и трудовая книжка остаются вне электронного контура.

Добыто подключает КЭДО к 1С:ЗУП отдельным модулем, выпускает сотрудникам ПЭП и УНЭП и помогает выстроить маршрут приёма так, чтобы подписанный комплект возвращался в карточку сотрудника без ручного переноса.

Частые вопросы о приёме на работу через ЗУП и КЭДО

Нужно ли вносить педагога в НОБД при приёме в российскую школу или детский сад?

Нет. НОБД — национальная образовательная база данных Республики Казахстан, и запросы про приём педагога через НОБД относятся к казахстанской практике. Российский работодатель оформляет педагога по ТК РФ: проверяет справку об отсутствии судимости по статьям 331 и 351.1 ТК РФ, медицинскую книжку и подаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 в СФР не позднее рабочего дня после приказа.

Что делать, если новичок со стажем отказался переходить на КЭДО?

Оформлять его трудовой договор, приказ и ознакомление с ЛНА на бумаге. Отказ не основание для увольнения или иных санкций, а учёт в ЗУП ведётся так же, как для остальных. Работник вправе дать согласие позже. Тех, у кого трудового стажа на 31 декабря 2021 года не было, об этом не спрашивают: КЭДО применяется к ним без согласия.

Можно ли подписать документы в 1С:Кабинете сотрудника личной УКЭП или Госключом?

Встроенная УНЭП выпускается только для кабинета и работает только в нём, а личную УКЭП физического лица, полученную в другом удостоверяющем центре, в кабинете не используют. Госключ подключается как отдельный вид подписи, если работодатель включил его в настройках кадрового приложения, и тогда сотрудник выбирает его сам из разрешённых вариантов.

Нужно ли распечатывать электронный трудовой договор для личного дела?

Обязанности нет: подписанный комплект хранится в архиве КЭДО. Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом, и имеет значение, только если заверена оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии. При сомнениях в подлинности суд может назначить экспертизу документа или подписи.

Можно ли снова установить испытательный срок, если бывшего сотрудника берут на ту же должность?

Это высокий риск. Верховный Суд поддержал вывод о злоупотреблении правом, когда с работником неоднократно заключали договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливали новое испытание, и увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ признали незаконным. Повторное испытание допустимо при приёме на другую должность после реального перерыва. Восстановленному по суду работнику испытание не устанавливается вовсе.

Кто подписывает приказ о приёме, если руководитель не работает в ЗУП?

Документы от имени организации подписываются только в базе 1С, поэтому есть 2 варианта. Руководителю создают пользователя с ограниченными правами: он открывает документы КЭДО с отбором «На подпись мне» и подписывает своей УКЭП. Либо право подписи передают сотрудникам кадровой службы по машиночитаемой доверенности. Пользователь без подписи может передать документ на подпись тому, у кого это право есть.

Можно ли требовать у новичка ИНН и свидетельства о рождении детей?

Нет, их нет в перечне статьи 65 ТК РФ. Налоговая не может отказать работодателю в приёме отчётов, где у получателя дохода не указан ИНН, так что отсутствие номера отчётности не мешает. Свидетельства о рождении работник приносит сам, если хочет получить налоговый вычет или гарантии: их место в бухгалтерии, а не в комплекте приёма.