Приём на работу и НОБД: что делает кадровик в 2026

Приём на работу и внесение данных в НОБД — это две процедуры из разных юрисдикций. НОБД, Национальная образовательная база данных, работает в Казахстане: оператор — Информационно-аналитический центр, правила утверждены приказом Министра просвещения РК от 9 августа 2022 года № 354, сведения вносятся по факту изменений и не позднее 5 рабочих дней с момента их возникновения, а достоверность подтверждает ЭЦП руководителя организации образования. Российский кадровик в НОБД не работает: его отчёт о приёме — подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Школа в Казахстане до приёма проводит электронный конкурс в модуле hr-nobd, работодатель в России оформляет приём трудовым договором по статье 67 ТК РФ без конкурсных процедур.

Разберём оба контура по шагам: роли и сроки в модуле «Приём на работу педагога», комплект документов по статье 65 ТК РФ, кому с 1 сентября 2026 года запрещено устанавливать испытание и что закрыть по охране труда до допуска новичка к работе. Покажем, какие формулировки должности спорят с новым классификатором ОК 016-2025. Сроки отчётности, размеры штрафов, сценарная таблица по типам работодателей, чек-лист проверки перед днём выхода и тарифы на перевод приёма в электронный вид — во второй половине статьи.

НОБД и приём на работу: почему это две разные процедуры

НОБД — подсистема казахстанской системы электронного образования, куда организации образования подают первичные данные по сфере образования, включая сведения о работниках. Учётные записи создаёт и координирует оператор, а руководитель органа управления образованием или организации образования подтверждает достоверность данных электронной цифровой подписью и отвечает за своевременную актуализацию. Правило по срокам сформулировано в Правилах жёстко: данные вносятся постоянно, по факту возникновения изменений, но не позднее пяти рабочих дней с момента их возникновения. Приём нового педагога — как раз такое изменение.

В России аналогичной отраслевой базы, куда школа вносила бы карточку принятого учителя, нет. Российский работодатель отчитывается о приёме в Социальный фонд России, а кадровые данные ведёт у себя: в учётной системе, в личных карточках и в системе КЭДО. Поэтому запросы вида «нобд приём на работу педагога» и «приём на работу рф» ведут к разным алгоритмам, и смешивать их в одном регламенте нельзя.

Ниже сведены оба контура: слева — что делает кадровик российской компании, справа — что делает делопроизводитель организации образования в Казахстане.

Различие в сроках проверяется по календарю: российский кадровик считает один рабочий день от приказа, казахстанский — пять рабочих дней от подписания договора и отдельно пять рабочих дней на актуализацию карточки в НОБД. Эти сроки не суммируются и не заменяют друг друга.

Приём педагога через НОБД: что делает делопроизводитель

Роль в модуле называется «делопроизводитель», и от одной организации регистрируется только один такой пользователь. Регистрация требует ИИН, личной почты, номера телефона, пароля и подписи ЭЦП. Остальные роли конкурса — комиссия, секретарь комиссии, директор и педагог как соискатель. Директор школы не может быть председателем комиссии: система такую конфигурацию не примет, и это первая причина, по которой конкурс приходится перезапускать.

Опубликованную вакансию изменить нельзя. Удаление возможно, только пока на неё никто не откликнулся. Отсюда практическое правило: черновик вакансии сверяется с тарификацией и штатным расписанием до нажатия кнопки публикации, а не после. Если организации нужны два педагога на одну и ту же должность, вакансия публикуется дважды: на одну вакансию система предусматривает одного победителя.

Как провести приём педагога через модуль НОБД: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте свою роль и организацию. Если при добавлении вакансии подставляется чужая организация или не видна кнопка добавления, обновите информацию по текущему месту работы в настройках профиля и убедитесь, что вы зарегистрированы в разделе персонала.
2. Шаг 2. Сформируйте вакансию: должность, требования, условия. Незаполненные обязательные поля система показывает сообщениями об ошибке рядом с полем, и до их устранения публикация не проходит.
3. Шаг 3. Опубликуйте вакансию и отсчитайте 7 рабочих дней — это период подачи документов кандидатами.
4. Шаг 4. Проследите за работой комиссии: проверка загруженных кандидатами документов выполняется в течение 7 рабочих дней после даты окончания подачи.
5. Шаг 5. Дождитесь оценивания. На него в системе заложено 5 рабочих дней, после чего вакансия переходит в раздел «Завершённые». Победитель определяется по данным оценочного листа кандидата.
6. Шаг 6. При равных баллах у двух кандидатов секретарь конкурсной комиссии информирует состав о необходимости живого собеседования и назначает его через соответствующую кнопку с указанием места и даты. Заседание сопровождается аудиовидеозаписью.
7. Шаг 7. Свяжитесь с победителем: звонок из организации образования, инициировавшей конкурс, — штатный порядок завершения процедуры. Дальше оформляется трудовой договор, сведения о нём уходят в ЕСУТД, а карточка работника актуализируется в НОБД.

Нормативная рамка назначения педагогов государственных организаций образования задана приказом Министра образования и науки РК от 21 февраля 2012 года № 57. Действующая редакция учитывает изменения совместного приказа от 24 декабря 2024 года № 362, введённого в действие с 7 января 2025 года. Перечень случаев, когда конкурс не проводится, в этих Правилах закрытый, и сверять его нужно по актуальной редакции, а не по инструкции прошлого учебного года.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что кадровик оформляет при приёме по ТК РФ

Комплект документов, который работник предъявляет при заключении трудового договора, перечислен в статье 65 ТК РФ: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учёта; документы воинского учёта для военнообязанных; документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний. Для педагогических работников добавляется справка о наличии или отсутствии судимости: статьи 331 и 351.1 ТК РФ прямо ограничивают допуск к работе с несовершеннолетними.

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах. Если работника фактически допустили к работе без оформления, договор нужно оформить не позднее трёх рабочих дней со дня допущения. До подписания договора работодатель знакомит работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими ЛНА, связанными с его трудовой функцией. Приказ о приёме издаётся по решению работодателя: с 2021 года статья 68 ТК РФ прямо называет трудовой договор основанием оформления приёма, а приказ — правом, а не обязанностью. При этом дата приказа или иного решения о приёме остаётся точкой отсчёта для отчётности в Социальный фонд, поэтому большинство кадровых служб приказ сохраняют.

Наименование должности в приказе, трудовом договоре и штатном расписании должно совпадать буквально. Расхождение в одном слове превращается в спор о трудовой функции при любой проверке и при увольнении по несоответствию. В сервисе Добыто наименование подтягивается в шаблон из карточки штатного расписания, поэтому три документа расходятся только там, где данные правили руками.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Смена классификатора выглядит как техническая правка, а разбирается как изменение условий трудового договора. Если в новой редакции штатного расписания должность звучит иначе, одного приказа мало: нужно дополнительное соглашение с работником. Проверьте по своей штатке, какие наименования изменились с января, и закройте их допсоглашениями до того, как эти же должности начнут фигурировать в приказах о приёме.»

Соберите приказ о приёме по форме Т-1 под свои данные

Унифицированная форма Т-1 не обязательна с 2013 года, но остаётся удобной: в ней уже разведены условия приёма, оклад, надбавка, испытание и блок ознакомления работника. Если работодатель утвердил собственную форму приказа, состав реквизитов сохраняется, а не сокращается.

Образцы кадровых документов для оформления приёма

Комплект собран под первый день работника: начните с трудового договора, приказ и отчётные формы подтягиваются к нему по датам.

Испытательный срок: кому его нельзя устанавливать в 2026 году

Условие об испытании работает, только если оно записано в трудовом договоре. Нет условия в договоре — работник принят без испытания, и последующий приказ ситуацию не исправляет. Предельная продолжительность по статье 70 ТК РФ — три месяца, для руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и его заместителей, руководителей филиалов и представительств — шесть месяцев. При договоре на срок от двух до шести месяцев испытание не превышает двух недель.

Отдельная категория для школ и колледжей: испытание не устанавливается лицам, получившим среднее профессиональное или высшее образование по имеющим государственную аккредитацию программам и впервые поступающим на работу по полученной специальности в течение одного года со дня получения образования. Молодой учитель, который выходит в школу в первый год после выпуска, принимается без испытания, даже если завуч настаивает на обратном. Не устанавливается испытание и тем, кто приглашён на работу в порядке перевода от другого работодателя, и лицам до 18 лет.

Ещё одна поправка того же закона касается небольших работодателей: предельная численность работников, с которыми субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, выросла с 35 до 70 человек. Для частных школ и учебных центров это меняет способ оформления сезонных и проектных преподавателей.

Охрана труда при приёме: что закрыть до допуска к работе

Обучение по охране труда — зонтичное понятие, внутри которого пять разных процедур: инструктажи, стажировка на рабочем месте, обучение оказанию первой помощи, обучение по использованию средств индивидуальной защиты и обучение требованиям охраны труда по программам. Их путают чаще всего, и на проверке это выясняется по журналам. Обучение и проверка знаний — тоже разные процессы: проверку знаний проводит комиссия, а обучение проводят лица, назначенные приказом. Это могут быть одни и те же люди, но роли разведены.

Вводный инструктаж проводит специалист по охране труда либо иное лицо, назначенное приказом; если специалиста в штате нет, это может быть руководитель организации. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника, а не специалист по охране труда за него. Если начальник подразделения в отпуске или на больничном, инструктаж проводит тот, кто его замещает, либо вышестоящее лицо.

Педагогов от инструктажа на рабочем месте освободить нельзя. Учителя — не специалисты в терминах правил освобождения, а педагогические работники; кроме того, они ходят с детьми в походы, ездят на соревнования и выставки, и спектр опасностей там шире офисного. Освобождение вообще строится не от должности, а от фактических опасностей: если начальник отдела выезжает на строящиеся объекты, класс условий труда 2 по спецоценке его от инструктажа не спасает.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Самая частая ошибка первого дня — инструктаж «за подписью» специалиста по охране труда вместо непосредственного руководителя. Слесарь работает в цехе, а расписывается за инструктаж у начальника соседнего отдела. Возьмите свой журнал за последний квартал и сверьте, совпадает ли проводивший инструктаж с руководителем подразделения по штатному расписанию: расхождения обычно находятся в первых пяти строках.»

Куда уходят данные о приёме: ЕФС-1 в России и ЕСУТД в Казахстане

Подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного решения о приёме. Просрочка — административная ответственность должностного лица по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ, от 300 до 500 рублей. Привлекает к ней государственная инспекция труда, а фонд передаёт в ГИТ сведения о нарушении. Сумма выглядит небольшой ровно до момента, когда просрочка касается партии новичков: ответственность считается по каждому работнику.

В Казахстане сведения о заключённом трудовом договоре вносятся в ЕСУТД на портале enbek.kz не позднее 5 рабочих дней со дня подписания. Сведения об изменениях и дополнениях в договор — не позднее 15 календарных дней со дня их подписания обеими сторонами. Исправление ошибки при неправильном вводе — в течение 30 календарных дней со дня внесения первоначальных данных. Корректировка при восстановлении работника на работе — в течение 10 рабочих дней со дня восстановления. Параллельно карточка работника актуализируется в НОБД, и это отдельная обязанность, а не следствие выгрузки в ЕСУТД.

Из таблицы видно узкое место российского контура: единственный срок, который измеряется одним днём, — это ЕФС-1. Приём, оформленный в пятницу вечером без выгрузки, автоматически становится просрочкой в понедельник.

Порядок ведения кадровых документов в электронном виде и требования к системам разбирает Роструд: базовые разъяснения о кадровом электронном документообороте опубликованы на сайтах государственных инспекций труда и опираются на статьи 22.1-22.3 ТК РФ. В практике Добыто выгрузка ЕФС-1 привязывается к статусу приказа в системе: пока приказ не подписан обеими сторонами, задача на отчёт не закрывается.

Ошибки при приёме и во что они обходятся

Первая ошибка — использовать электронный документооборот без введённого КЭДО. Электронные кадровые документы признаются доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. В споре доказываются четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись, получил ли электронный документ. Если рассыпается первое, до остальных дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Порядок доказывания в таких спорах жёсткий: сначала суд смотрит, вправе ли компания вообще вести кадровые документы электронно, и только потом — подписан ли конкретный документ. Поэтому приказ о введении КЭДО, положение и согласия работников собираются до первого электронного приёма, а не задним числом. Проверьте, есть ли у вас письменное согласие каждого, кого вы уже оформили через систему.»

Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска. В обзорах практики встречается ситуация, когда заявление могло быть сформировано работником ошибочно при первичном использовании системы, работодатель не выяснил причины и не разъяснил право отозвать заявление, а увольнение признали незаконным с восстановлением работника. Любое значимое действие новичка в первую неделю стоит подтверждать вне системы.

Вторая ошибка — переводить работника на КЭДО без письменного согласия. Статья 22.2 ТК РФ требует согласия каждого работника; без него использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим человеком нельзя, а ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке. При приёме это решается одним листом в комплекте первого дня, при массовом переводе — неделями сбора. В сервисе Добыто согласие на КЭДО входит в комплект первого дня и уходит на подпись вместе с трудовым договором, поэтому у вновь принятых этот пробел не образуется.

Третья ошибка — ненадлежащее оформление трудового договора. Здесь цена считается не в переоформлении бумаги. Ответственность по статье 5.27 КоАП РФ ложится и на должностное лицо, и на организацию, при повторном нарушении добавляется дисквалификация руководителя, а отдельные составы работают по персональным данным, воинскому учёту и охране труда. К этому добавляется просрочка ЕФС-1 по каждому работнику и стоимость судебного спора, если работник оспорит условия приёма.

Когда электронный приём не подходит

Полностью электронного кадрового цикла не существует. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12 января 2023 года № 14-6/ООГ-97. Трудовая книжка и журнал инструктажей тоже остаются бумажными. Компания, которая планировала убрать бумагу целиком, получает гибрид, и это стоит закладывать в регламент заранее.

Второй случай — организация образования в Казахстане на этапе конкурса. Пока конкурс в модуле НОБД не завершён и победитель не определён по оценочному листу, никакой электронный кадровый сервис приём не ускорит: сроки 7, 7 и 5 рабочих дней заданы системой и не сокращаются внутренними регламентами школы.

Третий случай — разовый приём одного человека в год в компании до десяти сотрудников. Подключение системы, выпуск подписей и сбор согласий здесь дороже времени, которое экономится. Смысл появляется тогда, когда приёмы идут потоком или работники распределены по городам.

Что проверить до дня выхода: чек-лист кадровика

Список короткий, но каждая позиция снимает конкретный риск первого дня.

1. Наименование должности совпадает в штатном расписании, трудовом договоре и приказе и соответствует действующему классификатору.
2. Условие об испытании внесено в текст трудового договора, а категория работника проверена по статье 70 ТК РФ.
3. Собран комплект по статье 65 ТК РФ, для педагогических работников — со справкой о судимости.
4. Подписано согласие на обработку персональных данных, а при работе через КЭДО — согласие на электронное взаимодействие.
5. Назначен тот, кто проведёт вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте, и у него есть протокол и удостоверение об обучении.
6. Определён ответственный за подачу подраздела 1.1 формы ЕФС-1 и дата, с которой начинается отсчёт одного рабочего дня.
7. Для организации образования в Казахстане: конкурс завершён, победитель зафиксирован, запланированы внесение договора в ЕСУТД и актуализация карточки в НОБД.

Дальше критичность пунктов зависит от того, кого именно вы принимаете. Сценарии ниже собраны по типам работодателей, которые чаще всего задают вопросы про приём.

Важный нюанс из практики: система КЭДО должна давать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника, иначе при споре нечем подтвердить факт отправки и получения документа. Обратная сторона: тот же журнал покажет дату выдачи ключа и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Поэтому мы смотрим журнал подписания до того, как спор начался, — перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: одно подразделение проходит полный цикл приёма в системе, и на нём вылезают ошибки маршрутов и шаблонов. Это дешевле, чем ловить их на потоке новичков в сентябре. Если у вас сезонный набор, начните пилот минимум за месяц до пика.»

Стоимость перевода кадрового приёма на КЭДО: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из тарифа, фактической численности и того, нужна ли УКЭП: подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП получают через партнёров-удостоверяющие центры. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а перейти на другой тариф можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Кадровик, который ищет ответ про НОБД, на самом деле решает одну из двух задач. Либо он работает в организации образования Казахстана и ведёт конкурс в модуле «Приём на работу педагога» со сроками 7, 7 и 5 рабочих дней, а затем вносит договор в ЕСУТД за 5 рабочих дней и актуализирует карточку в НОБД в тот же пятидневный срок. Либо он оформляет приём по ТК РФ: комплект по статье 65, письменный договор, ознакомление с ЛНА до подписания, инструктажи до допуска и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа. Сроки в этих контурах разные, и календарь под них строится отдельно.

Мы в Добыто закрываем российскую часть этой работы: шаблоны договора и приказа с подстановкой данных из штатного расписания, маршруты подписания, выпуск подписей сотрудникам и электронный архив с выгрузкой журналов действий для проверок. Пилотная группа перед запуском на всю компанию снимает основную часть ошибок настройки до того, как через систему пойдёт поток новичков.

Частые вопросы

Что делать, если на вакансию в НОБД никто не откликнулся

Удалить вакансию можно, пока на неё не поступило ни одного отклика, после чего она публикуется заново с уточнёнными требованиями и условиями. Если отклики были, но конкурс завершился без победителя, вакансия уходит в раздел «Завершённые» после периода оценивания, и запускается новая публикация. Изменить уже опубликованную вакансию система не позволяет, поэтому пересборка требований делается в новой карточке.

Нужны два учителя на одну должность: публиковать одну вакансию или две

Две. На одну вакансию в модуле предусмотрен только один победитель, поэтому при потребности в двух педагогах по одной и той же должности вакансия публикуется дважды. Каждая из них проходит собственный цикл: 7 рабочих дней на подачу документов, проверка комиссией в течение 7 рабочих дней после окончания подачи и 5 рабочих дней на оценивание.

Нужно ли согласие на КЭДО от того, кто устраивается на работу впервые

Общее правило статьи 22.2 ТК РФ — письменное согласие каждого работника на взаимодействие через электронные документы. Часть 8 этой статьи снимает требование с тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа по состоянию на эту дату. Для всех остальных согласие собирается до первого электронного документа, а не после него: без согласия ведение КЭДО в отношении такого работника может быть признано незаконным.

Можно ли установить испытание молодому учителю после педагогического вуза

Нет, если он впервые поступает на работу по полученной специальности в течение одного года со дня получения среднего профессионального или высшего образования по имеющей государственную аккредитацию программе. Испытание в таком случае не устанавливается независимо от того, что записано в трудовом договоре, и увольнение по неудовлетворительному результату испытания в этой ситуации не работает.

Обязательно ли издавать приказ о приёме на работу

Статья 68 ТК РФ называет основанием оформления приёма трудовой договор, а издание приказа оставляет правом работодателя. Однако срок подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 отсчитывается от дня издания приказа или иного решения о приёме, поэтому при отказе от приказа в компании должен быть другой документ с датой решения. Проще сохранить приказ, чем каждый раз доказывать, от какой даты считался рабочий день.

Кто вносит данные в НОБД, если делопроизводитель уволился

От одной организации регистрируется только один делопроизводитель, поэтому при смене сотрудника роль переназначается через техническую поддержку оператора системы с указанием ИИН нового пользователя. До переназначения новый кадровик не сможет ни добавить вакансию, ни обновить сведения, а пятидневный срок актуализации данных при этом продолжает идти. Смену роли лучше запускать в день издания приказа об увольнении прежнего ответственного.