Организованный прием на работу как навести порядок в кадровых процессах

Приём на работу по Трудовому кодексу РФ оформляется трудовым договором. Приказ работодатель издаёт по своему решению, а обязательного заявления кандидата статья 68 ТК РФ не предусматривает. Порядок держится на четырёх сроках. С правилами внутреннего трудового распорядка и ЛНА знакомят под роспись до подписания договора. Письменный договор заключают не позднее 3 рабочих дней после фактического допуска. Вводный инструктаж проводят до начала работы. Подраздел 1.1 ЕФС-1 подают в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём документа о приёме. Набор проверок зависит от должности. Для офисного сотрудника это документы по статье 65, ознакомление и вводный инструктаж. Для педагога добавляются справка о судимости и запреты статьи 331 ТК РФ, для работ повышенной опасности — обучение с проверкой знаний до допуска.

Материал помогает собрать приём в рабочий регламент: какие документы нельзя требовать у кандидата, кому с 1 сентября 2026 года запрещено устанавливать испытательный срок, какие кадровые документы остаются на бумаге при КЭДО и почему казахстанская система НОБД не касается приёма педагогов в России. Штрафы по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ за типовые ошибки, сценарная таблица по категориям работников, чек-лист до первого рабочего дня и тарифы КЭДО на 2026 год — во второй половине статьи.

Порядок приёма на работу по ТК РФ: этапы и сроки в 2026 году

После поправок Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ статья 68 ТК РФ называет основанием приёма трудовой договор, а издание приказа оставляет правом работодателя. Приказ о приёме и заявление кандидата остаются внутренними документами компании: закон их не требует и не запрещает.

Сроки внутри процедуры заданы разными актами. Это ТК РФ, Правила обучения по охране труда, утверждённые постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, и приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 о форме ЕФС-1.

Ознакомление и испытание привязаны к моменту подписания договора, инструктажи — к началу работы, отчётность — к документу о приёме. Если работник вышел до подписания договора, соглашение об испытании оформляют до начала его работы. Соглашение, подписанное позже, требованию статьи 70 уже не соответствует.

Последовательность подписантов задают заранее: кто готовит договор, кто его согласует, кто подписывает от работодателя и когда документ уходит работнику. В Добыто договор, лист ознакомления и приказ создаются из шаблонов. При создании документа выбирают сотрудника, и переменные заполняются его данными. Маршрут определяет порядок согласования и подписания.

Наименование должности в трудовом договоре

Трудовую функцию указывают в договоре по части 2 статьи 57 ТК РФ. Если с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения, её название и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. Сверку делают до подписания договора. Изменение наименования после приёма потребует правки штатного расписания и дополнительного соглашения с работником.

Как оформить приём на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите форму отношений и должность. Выбор между трудовым договором и договором ГПХ определяется существом отношений. Наименование должности с льготами или ограничениями сверьте с профстандартом или квалификационным справочником.
2. Шаг 2. Проверьте ограничения по должности: запреты на педагогическую деятельность по статье 331 ТК РФ, обязательный предварительный медосмотр по статье 220 ТК РФ, категории работников, которым нельзя устанавливать испытание.
3. Шаг 3. Получите документы по статье 65 ТК РФ. Документы сверх неё запрашивайте только при прямом основании в федеральном законе, указе Президента или постановлении Правительства.
4. Шаг 4. Ознакомьте кандидата под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, ЛНА, относящимися к его работе, и коллективным договором. Это делается до подписания трудового договора.
5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор, включив условие об испытании, если оно допустимо для этого работника. Бумажный договор оформляется в двух экземплярах.
6. Шаг 6. Проведите вводный инструктаж до начала работы. Первичный проводится до начала самостоятельной работы, если работник от него не освобождён.
7. Шаг 7. Издайте приказ о приёме, если он предусмотрен вашим порядком. Подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём документа о приёме.
8. Шаг 8. Направьте сведения о принятом военнообязанном в военный комиссариат. Включите работника в план обучения по охране труда с учётом 60-дневного срока.

Документы при приёме на работу: что требовать по статье 65 ТК РФ

Статья 65 ТК РФ разрешает требовать дополнительные документы, только когда их необходимость установлена ТК РФ, федеральным законом, указом Президента РФ или постановлением Правительства РФ. Документы без такого основания кандидат вправе не приносить. Работодатель не вправе ставить их условием приёма.

Перечень удобнее держать в разрезе того, кому документ нужен. Часть позиций обязательна для всех, часть — только для отдельных должностей и статусов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Две позиции таблицы расходятся с распространёнными образцами. Отсутствие регистрации по месту жительства само по себе не основание для отказа в приёме по статье 64 ТК РФ. Документы воинского учёта связаны со статусом военнообязанного или призывника. Призывной возраст по закону о воинской обязанности № 53-ФЗ — от 18 до 30 лет, и с границами воинского учёта он не совпадает.

Официальные образцы заявлений и уведомлений по приёму, увольнению, оплате и охране труда собраны в банке документов портала Онлайнинспекция.рф, о котором сообщает ГИТ. Нормы, на которые ссылается образец, сверяйте с действующей редакцией ТК РФ отдельно: дата образца и дата последних поправок могут не совпадать.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов при приёме расширяют только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит у кандидата справку о доходах с прошлого места работы или характеристику, законного основания у этого требования нет. Кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Сверьте анкету и список документов для кандидатов со статьёй 65 ТК РФ.»

Образцы трудового договора, приказа о приёме и документов отдела кадров

Комплект закрывает оформление приёма и распределение обязанностей в кадровой службе; начинать стоит с трудового договора по основному месту работы.

Приём на работу через КЭДО: подписи, согласия и бумажные исключения

Статья 22.2 ТК РФ разрешает кандидату предъявить документы при приёме в электронной форме, а работодателю — знакомить его с ЛНА в электронном виде. КЭДО остаётся способом оформления кадровых документов и не меняет режим работы. Дистанционную работу регулируют отдельно статьи 312.1-312.3 ТК РФ. Для электронного договора с дистанционным работником нужны УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника.

Письменное согласие на КЭДО нужно от работника, у которого на 31.12.2021 был трудовой стаж. У принятых после этой даты и не имевших стажа на неё согласие не запрашивают. Отказ кандидата от электронного документооборота или отсутствие его подписи под согласием не основание отказать в приёме. С таким работником документы оформляются на бумаге бесплатно для него.

Важный нюанс из практики: в одном споре работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО. У работодателя были Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов, порядок подписания и согласие работника. Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил решения в пользу работодателя: в материалах не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл. Подпись ему выдали в день заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней мы разводим во времени. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя, даже если Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Отдельно суд смотрит, умеет ли работник пользоваться системой: отметка в журнале ознакомления этого не доказывает. Проверьте, описан ли в вашем локальном акте порядок идентификации работника при подписании.»

Кадровые данные при электронном приёме остаются в учётной системе. Модуль Добыто для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически: договор и приказ уходят из 1С на подписание в КЭДО и возвращаются со статусом.

Какой электронной подписью подписывают трудовой договор

Для трудового договора в информационной системе работодателя части 1 и 4 статьи 22.3 ТК РФ задают перечень подписей. Работодатель подписывает УКЭП. Работник подписывает одним из трёх способов:

• УКЭП;
• УНЭП при соглашении сторон о порядке проверки подписи;
• УНЭП, выданной через инфраструктуру электронного правительства.

ПЭП в этот перечень не входит. На платформе «Работа в России» действуют отдельные правила той же статьи, и переносить их на собственную систему работодателя нельзя.

Когда КЭДО не закрывает всё оформление приёма

Статья 22.1 ТК РФ не распространяет КЭДО без бумажного дублирования на следующие документы:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акты о несчастных случаях на производстве установленной формы;
• приказы об увольнении;
• документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Для приёма это касается инструктажей: вводный и первичный инструктаж нового работника оформляют вне режима КЭДО. Исключение из статей 22.1-22.3 не означает запрета иных специальных электронных режимов для этих документов.

Скачайте положение о ведении КЭДО до первого электронного приёма

Испытательный срок при приёме: пределы, запреты с 1 сентября 2026 года и доказательства

Испытание устанавливают только по соглашению сторон, и оно не может превышать 3 месяцев. Для отдельных должностей предел — 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное. Это руководители организаций и их заместители, главные бухгалтеры и их заместители, руководители филиалов, представительств и иных обособленных подразделений.

Статья 70 ТК РФ называет категории, которым испытание не устанавливают. Среди них:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• беременные женщины;
• женщины, имеющие детей в возрасте до трёх лет, — с 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 09.04.2026 № 91-ФЗ;
• лица, не достигшие 18 лет;
• впервые поступающие на работу по полученной специальности в течение года после окончания образовательной организации среднего профессионального или высшего образования, при соблюдении условий нормы;
• переведённые от другого работодателя по согласованию между работодателями;
• избранные по конкурсу на замещение должности;
• заключающие трудовой договор на срок до 2 месяцев.

Шаблон трудового договора с условием об испытании, вписанным по умолчанию, сверяют с этим списком. Для каждой из перечисленных категорий такое условие противоречит статье 70.

Важный нюанс из практики: работодатель несколько раз заключал с работником трудовые договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливал новое испытание. Верховный Суд РФ поддержал вывод о злоупотреблении правом. Каждый договор в отдельности укладывался в 3 месяца, но цепочку суды оценили как обход гарантии части 5 статьи 70 ТК РФ. Увольнение по части 1 статьи 71 признали незаконным.

Кассационные суды признавали увольнения по итогам испытания незаконными, когда предмет оценки не был определён заранее. Работника не знакомили с должностной инструкцией, обязанности не были описаны в договоре, задачи на период испытания не доводились. В одном из дел у работника не было доступа к удалённому рабочему столу. Обязанность доказать неудовлетворительный результат лежит на работодателе.

Мария Ж, HR-эксперт, более 13 лет занимается наймом персонала: «Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а её определяют трудовой договор и должностная инструкция. Если инструкцию работник не видел и в договоре обязанности не описаны, оценивать по итогам испытания нечего. Служебная записка руководителя фиксирует оценку. Доказательством её делают приложенные переписка, выгрузки из систем учёта и порядок оценки, заранее описанный в правилах внутреннего трудового распорядка. До начала работы проверьте, что работник ознакомлен с инструкцией под подпись и знает задачи на период испытания.»

Охрана труда при приёме на работу: инструктажи, обучение и медосмотры

Вводный инструктаж по Правилам обучения по охране труда проводят каждому принятому до начала выполнения трудовых функций, первичный — до начала самостоятельной работы. От первичного инструктажа работодатель вправе освободить отдельные категории при одновременном выполнении условий:

• риски связаны только с офисной и бытовой техникой вне производственного процесса;
• других источников опасности нет;
• по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) установлен 1 или 2 класс условий труда.

Освобождение не снимает обязанности довести до работника сведения о выявленных опасностях.

Обучение по охране труда новый работник проходит не позднее 60 календарных дней после заключения трудового договора. Этот срок не разрешает допускать человека к работам, для которых обучение, инструктаж, стажировка при её необходимости и проверка знаний обязательны до начала работы. Работник, который непосредственно выполняет работы повышенной опасности, проходит обучение по программе подпункта «в» пункта 46 Правил с проверкой знаний. Это же требование действует для ответственного за организацию таких работ.

С 31.08.2026 действует постановление Правительства РФ от 30.06.2026 № 805. Оно продлило Правила № 2464 до 01.09.2032 и добавило правило для новичков. Работникам, которые впервые приступили к трудовой деятельности и допущены к работам повышенной опасности, повторный инструктаж в первый год проводят не реже одного раза в 3 месяца.

Предварительный медосмотр по статье 220 ТК РФ обязателен для установленных категорий. Это работники с вредными или опасными производственными факторами, на подземных работах и на работах, связанных с движением транспорта. В целях охраны здоровья населения медосмотр проходят также работники пищевой сферы, медицинских организаций и детских учреждений.

Ответственность за охрану труда распределяют приказом. При численности свыше 50 человек нужен специалист по охране труда, допускается неполная ставка. При меньшей численности назначают ответственного, которым может быть кадровый работник.

Важный нюанс из практики: в офисной компании на 10-15 человек работник получил тяжёлые травмы в неисправном лифте бизнес-центра. Он шёл между этажами по рабочим делам. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но случай пришлось расследовать как несчастный случай на производстве с проверкой инструктажей и обучения.

Приём педагога на работу: требования ТК РФ и система НОБД

Статья 331 ТК РФ не допускает к педагогической деятельности лиц с отдельными видами судимости и уголовного преследования. Поэтому при приёме педагога статья 65 ТК РФ требует справку о наличии или отсутствии судимости. Справку принимают в электронном или бумажном виде. Работодатель также проверяет документы об образовании и квалификации, которых требует должность по закону об образовании № 273-ФЗ. Если педагог принимается в детское учреждение, он проходит предварительный медосмотр по статье 220 ТК РФ.

Запросы о приёме педагога через НОБД ведут к системе «Приём на работу педагога» на казахстанской платформе НОБД. Она работает в рамках процедуры Республики Казахстан и приказа Министра образования и науки Республики Казахстан от 21.02.2012 № 57. Для российских школ, детских садов и колледжей такого маршрута нет. Приём педагога в России оформляется по общим правилам ТК РФ с ограничениями статей 65 и 331. Для отдельных должностей действуют специальные требования, которые сверяют по конкретной должности.

Ошибки при приёме на работу и штрафы по КоАП РФ

Оформление трудового договора и другие нарушения трудового законодательства квалифицируют по статье 5.27 КоАП РФ. Допуск к работе без обучения и медосмотров квалифицируют по статье 5.27.1. Размеры штрафов указаны по редакции КоАП РФ от 04.08.2026.

Суд не признаёт кадровый документ недействительным автоматически из-за любого дефекта. Последствия зависят от обстоятельств дела и представленных доказательств.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если в образце или обучающем материале устарела одна деталь, проверять приходится весь документ. Из таких источников мы берём логику и перечни, которые меняются реже, а сроки, названия форм и реквизиты сверяем с действующей редакцией. Характерный признак устаревшего шаблона приёма — форма СЗВ-ТД: с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Откройте свой чек-лист приёма и проверьте, какие отчётные формы в нём названы.»

Неподписанный договор выявляется контролем статусов до первого рабочего дня. В разделе «Документы» Добыто есть вкладки «В работе», «Требуют действия» и «Контроль». Договор или лист ознакомления с незавершённым маршрутом остаётся в этих списках со сроком и цепочкой подписантов.

Как выстроить порядок приёма в компании: роли, сценарии, чек-лист

Регламент приёма начинают с распределения ответственности: кто запрашивает документы, кто знакомит с ЛНА, кто проводит инструктаж и кто подаёт ЕФС-1. В охране труда работает схема, при которой соблюдение требований подчинёнными обеспечивает руководитель подразделения. Этот пункт вносят в его должностную инструкцию.

Сценарная таблица: что проверить до первого рабочего дня

Состав проверок различается по категориям работников.

Сценарии пересекаются: педагог может трудоустраиваться впервые, а работник на опасных работах — отказаться от КЭДО. Требования в таких случаях складываются.

Чек-лист перед первым рабочим днём нового сотрудника

• Наименование должности сверено со штатным расписанием. Если с должностью связаны льготы или ограничения, оно сверено с профстандартом или квалификационным справочником.
• Проверено, нужны ли для должности справка о судимости и предварительный медосмотр.
• Документы запрошены только по статье 65 ТК РФ и прямым требованиям федеральных актов.
• Для несовершеннолетнего получены согласия родителя, законного представителя или органа опеки в случаях, предусмотренных законом.
• Для иностранного работника проверены патент, разрешение на работу или вид на жительство.
• Обязанности описаны в договоре или должностной инструкции. С инструкцией работник ознакомлен под подпись до начала работы.
• Проверено, можно ли устанавливать испытание. Задачи на период испытания доведены и зафиксированы, доступ к рабочим системам обеспечен.
• Порядок оценки результатов испытания описан в локальном акте.
• Назначены даты вводного и первичного инструктажа и обучения по охране труда.
• Для договора в КЭДО определён вид подписи и при необходимости получено согласие. Выдача подписи не совпадает с первыми юридически значимыми действиями.
• Назначен ответственный за подачу ЕФС-1 и сведения для военного комиссариата.

В практике Добыто перед развёртыванием электронного приёма на всю компанию закладывается пилотная группа. На одном подразделении мы проверяем, что новые работники действительно подписывают документы в системе сами.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Электронная форма сама по себе нарушением не считается: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Споры проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа, неоформленных полномочий представителя. Прежде чем переводить приём на электронные документы целиком, проверьте каждую из этих точек в своём регламенте.»

Стоимость перевода приёма на работу в КЭДО: тарифы 2026 года

Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграций с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Цены указаны на дату публикации; оплата считается за сотрудника в месяц. Состав функций каждого тарифа и условия перехода между ними приведены на странице тарифов КЭДО Добыто. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Порядок в приёме держится на привязке каждого действия к своему моменту. Ознакомление с ЛНА и условие об испытании оформляют до подписания договора, инструктажи и обучение проводят до допуска к работе, ЕФС-1 подают по документу о приёме. Требования к кандидату ограничены статьёй 65 ТК РФ и категорией должности. С сентября 2026 года круг работников, которым нельзя устанавливать испытание, шире. При электронном приёме вид подписи для договора задаёт статья 22.3, а инструктажи остаются за рамками КЭДО.

Сервис Добыто ведёт приём в КЭДО по настроенным маршрутам: шаблоны договора, ЛНА и приказа заполняются данными сотрудника, а статусы подписания видны кадровой службе до первого рабочего дня. Модуль для 1С:ЗУП оставляет кадровый учёт в привычной системе.

Частые вопросы о приёме на работу

Можно ли установить испытательный срок по срочному договору на 3 месяца?

Можно, но не более 2 недель. Для трудового договора сроком от 2 до 6 месяцев статья 70 ТК РФ ограничивает испытание этим пределом. При договоре на срок до 2 месяцев испытание не устанавливается вовсе. Запреты для отдельных категорий работников действуют и при срочном договоре.

Как уволить работника, не прошедшего испытание?

Работодатель предупреждает работника письменно до окончания испытания, не позднее чем за 3 дня. В предупреждении указывают причины, по которым результат признан неудовлетворительным. Работник вправе оспорить это решение. Порядок дисциплинарных взысканий к такому увольнению не применяется. Конституционный Суд РФ указал: отсутствие взысканий не доказывает успешного прохождения испытания, а дисциплинарный проступок сам по себе не означает неудовлетворительного итога. Опоздания суды не признавали подтверждением непрофессионализма.

Нужна ли справка с основного места работы от внешнего совместителя?

Справку о характере и условиях труда по основному месту работы работодатель вправе потребовать по статье 283 ТК РФ. Это относится к приёму совместителя на работу с вредными или опасными условиями труда. Часть 5 статьи 282 ТК РФ запрещает совместительство на вредной или опасной работе, если основная работа связана с такими же условиями. Справка позволяет проверить этот запрет до приёма. Для остальных совместителей такая справка не предусмотрена.

Можно ли включить согласие на обработку персональных данных в трудовой договор?

С 01.09.2025 действуют изменения, внесённые Федеральным законом от 24.06.2025 № 156-ФЗ в статью 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. По ним согласие оформляется отдельно от иных документов, которые работник подтверждает или подписывает. Пункт о согласии внутри трудового договора этому требованию не соответствует. Согласие при этом требуется не для всей кадровой обработки. Исполнение обязанностей работодателя по трудовому законодательству само служит законным основанием обработки.

Кто оплачивает электронную подпись нового работника при КЭДО?

Если у работника нет электронной подписи, расходы на её получение несёт работодатель по статье 22.2 ТК РФ. Для трудового договора в информационной системе работодателя работнику нужна УКЭП или УНЭП по частям 1 и 4 статьи 22.3 ТК РФ. Для УНЭП, выданной не через инфраструктуру электронного правительства, соглашение сторон должно описывать порядок проверки подписи.

Засчитывается ли в испытательный срок время, когда работник не выходил на работу?

Периоды фактического отсутствия работника, в том числе из-за болезни или отпуска, в срок испытания не включаются. Это правило не защищает работника, который перестал выходить на работу без уважительных причин. Восьмой кассационный суд общей юрисдикции поддержал увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ в такой ситуации. Довод работника о незасчитанном времени отсутствия суд отклонил.

Можно ли установить испытание работнику, восстановленному по решению суда?

Нет. Восстановление возвращает работника в прежние трудовые отношения, новый трудовой договор с ним не заключается. Оснований проверять соответствие работе, которую он уже выполнял, нет. Девятый кассационный суд общей юрисдикции поддержал вывод о незаконности условия об испытании на 3 месяца в дополнительном соглашении с восстановленным работником. Работнику взыскали компенсацию морального вреда.