Замещение работником вакантных должностей внутри компании условия и оплата

Замещение работником вакантных должностей внутри компании оформляют тремя способами: переводом на другую должность по статьям 72.1 и 72.2 ТК РФ, совмещением должностей по статье 60.2 или внутренним совместительством по отдельному трудовому договору. Любой из них требует письменного согласия работника, а исключения ограничены частями 2 и 3 статьи 72.2 и сроком до одного месяца. При переводе работник получает оплату по новой должности, при совмещении — доплату, размер которой стороны согласуют по статье 151, при совместительстве — оплату пропорционально отработанному времени. Способ определяет одно: освобождается ли работник от своей работы. При переводе он переходит на вакантную должность целиком, при совмещении выполняет её обязанности в пределах своего рабочего дня, при совместительстве работает сверх него, не более 4 часов в день.

Материал помогает выбрать способ под конкретную задачу: закрыть вакансию на время поиска кандидата, заменить сотрудницу в отпуске по уходу за ребёнком, назначить исполняющего обязанности руководителя. Покажем, при каком условии временный перевод сам становится постоянным и какие сведения уходят в ЕФС-1. Порядок оплаты и доплаты за совмещение, пошаговая инструкция, образцы документов и тарифы на электронное оформление на 2026 год — во второй половине статьи.

Способы замещения вакантной должности: перевод, совмещение, совместительство, перемещение

Трудовой кодекс РФ даёт работодателю четыре инструмента, и только три из них закрывают вакансию. Перемещение по части 3 статьи 72.1 меняет рабочее место, структурное подразделение в той же местности или механизм, на котором работает сотрудник, но не трогает трудовую функцию и другие условия трудового договора. Поэтому перемещение оформляют приказом без согласия работника, и занять им вакантную должность нельзя: как только меняется должность, это уже перевод.

Перевод по статье 72.1 — постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, если подразделение указано в трудовом договоре. Совмещение по статье 60.2 — дополнительная работа по другой или такой же должности в течение установленного рабочего дня наряду с основной. Внутреннее совместительство по статьям 60.1 и 282 — другая регулярная оплачиваемая работа у того же работодателя в свободное от основной работы время.

Из таблицы видно, где чаще всего путаются: совмещение и совместительство отличаются временем выполнения, а временный перевод от постоянного — только сроком и отражением в отчётности. Проверьте, в какое время сотрудник фактически будет выполнять обязанности вакантной должности: от этого зависит, какой документ готовить.

Как выбрать способ замещения: сценарии и границы применимости

Если вакансия освободилась на время, а сотрудник, за которым сохраняется место, вернётся, выбор сужается до временного перевода или исполнения обязанностей временно отсутствующего. Если должность свободна насовсем, работают постоянный перевод, совмещение по свободной штатной единице или совместительство. Одну занятую ставку двум работникам сразу не оплачивают, поэтому перед оформлением сверьте позицию со штатным расписанием.

В последней строке инициатива замещения вакансии переходит к закону: если подходящая вакансия была, а работнику её не предложили, увольнение по сокращению суд признаёт незаконным. Та же обязанность предложить другую работу возникает, когда работнику по медицинскому заключению нужен перевод по статье 73.

Когда перевод и совмещение не подходят

• Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый. Статьи 60.2 и 72.1 действуют только в трудовых отношениях. Дополнительную задачу исполнителю оформляют новым договором или дополнением к договору ГПХ, без доплаты по статье 151.
• Работа сверх рабочего дня. Если обязанности вакантной должности сотрудник выполняет после окончания своей смены, это не совмещение. Нужен договор о внутреннем совместительстве, иначе часы придётся оплачивать как сверхурочную работу.
• Работа противопоказана по здоровью. Часть 4 статьи 72.1 запрещает переводить и перемещать работника на такую работу, в том числе с его согласия.
• Ставка занята, а её владелец на месте. Совмещать можно по свободной штатной единице или за временно отсутствующего работника. Доплата за чужую занятую ставку превращается в скрытое увеличение объёма работ без оснований в штатном расписании.

Прежде чем готовить документы, определите по сценарной таблице свою строку и проверьте, нет ли у вашего случая признаков из этого списка.

Перевод на другую должность: постоянный и временный по статьям 72.1 и 72.2 ТК РФ

Постоянный перевод меняет трудовую функцию бессрочно: работник освобождает прежнюю ставку и занимает вакантную, а в трудовой договор вносят новую должность, оклад и, если нужно, режим работы. Инициатором может быть и работник, и работодатель, но без письменного согласия работника постоянный перевод невозможен ни в одном случае.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Временный перевод по соглашению сторон ограничен сроком до 1 года. Если сотрудника переводят на место временно отсутствующего работника, за которым по закону сохраняется место работы, срок определяется событием: перевод длится до выхода этого работника. Типовой случай — отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет, когда точную дату выхода заранее не знает никто.

У временного перевода есть условие, которое срабатывает без приказа. Если срок закончился, прежнюю работу работнику не предоставили, а он не потребовал её и продолжает работать на новой должности, условие о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным (часть 1 статьи 72.2). Вернуть человека на прежнюю ставку после этого можно только с его согласия. Поставьте дату окончания каждого временного перевода в календарь кадровой службы и за несколько дней решите: возврат или постоянный перевод.

Перевод без согласия работника: до одного месяца

Части 2 и 3 статьи 72.2 разрешают временно перевести работника без согласия на срок до 1 месяца. Основания закрытые: катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия и другие исключительные случаи, угрожающие жизни или нормальным условиям жизни населения. Сюда же относятся простой, необходимость предотвратить уничтожение или порчу имущества и замещение временно отсутствующего работника, если они вызваны теми же чрезвычайными обстоятельствами.

Обычный отпуск или больничный коллеги к этим основаниям не относится, поэтому замещать отсутствующего без согласия нельзя. Перевод на работу, требующую более низкой квалификации, и в чрезвычайной ситуации возможен только с письменного согласия. Оплату при таком переводе начисляют по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней должности.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Перевести работника, пока он на больничном, закон не запрещает: если он в состоянии подписать дополнительное соглашение о переводе, перевод можно провести. Но всё, что меняет условия трудового договора, в споре оценивают через состояние человека в момент подписи, и опровергать его версию о том, что он подписал не читая, придётся работодателю. Если перевод может подождать неделю, дождитесь выхода с больничного и подпишите документы в обычном порядке.»

Что проверить до оформления перевода

• Вакантная должность есть в штатном расписании, и ставка действительно свободна или её владелец временно отсутствует с сохранением места.
• Работник отвечает требованиям к должности: образование, квалификация, допуски, если они обязательны для этой работы.
• Нет медицинских противопоказаний к новой работе.
• Определены условия: должность, подразделение, оклад и надбавки, режим, место работы, для временного перевода — дата окончания или событие.
• Подготовлены локальные нормативные акты, с которыми работника нужно ознакомить по новой должности, включая должностную инструкцию.
• Понятно, кто подписывает документы от имени работодателя, и у этого лица есть полномочия.

Как оформить перевод на вакантную должность: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте вакансию со штатным расписанием и требованиями к должности, отметьте, свободна ставка или временно не занята.
2. Шаг 2. Передайте работнику предложение о переводе с условиями новой работы и получите письменное согласие. При переводе по инициативе работника основанием служит его заявление.
3. Шаг 3. Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору: новая трудовая функция, оплата, режим, дата начала, для временного перевода — дата окончания или формулировка «до выхода основного работника».
4. Шаг 4. Издайте приказ о переводе и ознакомьте с ним работника под подпись. Унифицированная форма Т-5 с 2013 года не обязательна, компания может использовать собственную форму.
5. Шаг 5. До начала работы ознакомьте работника с должностной инструкцией и локальными нормативными актами по новой должности.
6. Шаг 6. При постоянном переводе внесите запись в бумажную трудовую книжку, если работник её сохранил, и подайте сведения в подразделе 1.1 ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода. Временный перевод в ЕФС-1 и трудовой книжке не отражается.
7. Шаг 7. Контролируйте дату окончания временного перевода и до неё оформите возврат на прежнюю должность или постоянный перевод.

Составьте приказ о переводе по данным своего сотрудника

Конструктор собирает приказ в формате .docx с таблицей прежней и новой должности, оклада и вида перевода. Сверьте в готовом приказе вид перевода с дополнительным соглашением: расхождение в сроке между двумя документами делает дату окончания спорной.

Совмещение должностей и доплата за совмещение по статьям 60.2 и 151 ТК РФ

При совмещении работник остаётся на своей должности и в течение того же рабочего дня выполняет дополнительную работу. Статья 60.2 различает три формы: совмещение профессий (должностей), когда дополнительная работа идёт по другой должности; расширение зон обслуживания и увеличение объёма работ, когда она идёт по такой же должности; исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей работы, которое возможно по той же или по другой должности.

Срок, содержание и объём дополнительной работы устанавливает работодатель, но только с письменного согласия работника. Работник вправе досрочно отказаться от совмещения, работодатель вправе досрочно отменить поручение, и в обоих случаях другую сторону предупреждают письменно не позднее чем за 3 рабочих дня. Требования к согласию, оплате и досрочному прекращению собраны в памятке по совмещению профессий на портале Онлайнинспекция.РФ: там же указано, что за отказ от совмещения работника нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Как определить размер доплаты за совмещение

Статья 151 не задаёт ни минимума, ни максимума: размер доплаты стороны устанавливают соглашением с учётом содержания и объёма дополнительной работы. На практике доплату фиксируют твёрдой суммой в месяц, процентом от оклада основной должности или процентом от оклада вакантной должности. Условный расчёт: если работник берёт на себя 30% обязанностей вакантной должности с окладом 50 000 руб., доплата по этой логике составит 15 000 руб. в месяц.

Доплата входит в заработную плату: с неё удерживают НДФЛ, на неё начисляют страховые взносы, её учитывают при расчёте среднего заработка для отпускных. Если объём дополнительной работы вырос, размер доплаты меняют отдельным соглашением, а не устным распоряжением руководителя.

Исполнение обязанностей руководителя на время отсутствия

Когда руководитель уходит в отпуск, командировку или на больничный, заместителю поручают исполнение его обязанностей без освобождения от своей работы. Это форма совмещения, поэтому нужны письменное согласие, приказ и доплата по статье 151. Если исполняющий обязанности освобождается от своей работы полностью, это уже временный перевод на место отсутствующего работника.

Важный нюанс из практики: приказ о возложении обязанностей нужен и для дисциплинарной практики. Если руководитель отсутствовал, а приказа о том, кто исполняет его обязанности, нет, работодателю сложнее доказать, чьи именно обязанности не были исполнены.

Совмещение в ДОУ и других бюджетных учреждениях

В детских садах совмещение применяют чаще, чем в коммерческих компаниях: воспитатель или помощник воспитателя выполняет обязанности отсутствующего коллеги, работник кухни или прачечной берёт на себя свободную ставку. Правила статей 60.2 и 151 действуют без изъятий, но размер доплат в бюджетном учреждении ограничен фондом оплаты труда и порядком, закреплённым в положении об оплате труда учреждения. Перед согласованием доплаты проверьте, какие виды и размеры выплат за дополнительную работу предусматривает этот ЛНА.

Если вы работодатель и замещаете вакансии совмещением регулярно, документы по каждому поручению можно готовить без ручной правки шаблона: в Добыто конструктор приказа о совмещении формирует документ со сроком, доплатой и блоком согласия работника.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Оплата при замещении вакантной должности: что гарантирует ТК РФ

Размер оплаты зависит от способа замещения, и у каждого способа своя гарантия:

• Постоянный перевод и временный перевод по соглашению сторон — оплата по условиям новой должности, закреплённым в дополнительном соглашении.
• Временный перевод без согласия по частям 2 и 3 статьи 72.2 — оплата по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.
• Перевод по медицинскому заключению на нижеоплачиваемую работу — по статье 182 средний заработок по прежней работе сохраняется 1 месяц со дня перевода, а при трудовом увечье или профессиональном заболевании — до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности либо до выздоровления.
• Совмещение, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ, исполнение обязанностей отсутствующего — доплата по соглашению сторон по статье 151.
• Внутреннее совместительство — по статье 285 пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки или на других условиях трудового договора.

Отдельно проверяйте временный перевод на нижеоплачиваемую должность по соглашению сторон: гарантия среднего заработка на него не распространяется, и работник получает оклад вакантной должности. Эту разницу работнику стоит увидеть в дополнительном соглашении до подписания.

Во что обходятся ошибки при замещении

Совмещение без письменного согласия и без доплаты, перевод без дополнительного соглашения, пропущенная дата окончания временного перевода квалифицируются как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП: для должностного лица это предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб., для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб. Повторное нарушение по части 2 той же статьи стоит юридическому лицу от 50 000 до 70 000 руб., должностному лицу — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.

Сведения о постоянном переводе, поданные в СФР позже 25-го числа следующего месяца, обходятся в 500 руб. за каждого работника. Кроме штрафов, работник вправе взыскать недоплату за фактически выполненную дополнительную работу, а при забытом временном переводе компания получает постоянный перевод, который без согласия работника не отменить.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда документ об изменении условий нужно подписать срочно, работайте с доказательствами. Зафиксируйте, как документ передали работнику, что у него было время с ним ознакомиться и что он подписал добровольно, лучше всего перепиской, где человек сам подтверждает готовность подписать. Не кладите документы на стол в день выхода с больничного с требованием подписать сегодня: суд прочитает такую схему ровно так, как она выглядит.»

Образцы документов для перевода и совмещения

Начните с дополнительного соглашения о переводе: в нём закрепляются должность, оплата и срок, а остальные документы нужны для отдельных сценариев.

Уведомление по статье 74 пригодится, если меняется не должность, а организационные или технологические условия труда: такие изменения вводят через 2 месяца после уведомления, и переводом они не считаются.

Перевод и совмещение в КЭДО: документы, подписи, маршрут согласования

Дополнительное соглашение о переводе, приказ о переводе, согласие на совмещение и приказ о нём оформляют в электронном виде по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, если в компании введён КЭДО и работник дал согласие на электронное взаимодействие. Бумажный экземпляр при этом не нужен: электронный документ, подписанный надлежащей подписью, имеет ту же силу.

Какие документы о замещении подписывают электронно

Весь комплект по замещению вакансии укладывается в колонку электронных документов: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления работника, уведомления и согласия, локальные нормативные акты для ознакомления. Если сотрудник при постоянном переводе сохранил бумажную трудовую книжку, запись о переводе в неё вносят вручную, остальные документы остаются электронными.

Какой электронной подписью подписывают дополнительное соглашение

От имени работодателя документы подписывает руководитель или сотрудник по доверенности, например руководитель отдела кадров, и делает это УКЭП. Работник подписывает ПЭП или УНЭП: выбор зависит от вида документа и от того, что закреплено в положении о КЭДО. УНЭП или УКЭП работник может бесплатно получить в мобильном приложении Госключ и подписывать кадровые документы с телефона.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП работник может получить через партнёров — удостоверяющие центры. Перед запуском перевода проверьте в положении о КЭДО, какой вид подписи закреплён за дополнительными соглашениями.

Маршрут согласования и подписание в период отсутствия

Приказ о переводе или совмещении проходит несколько подписантов: кадровик готовит документ, руководитель утверждает, бухгалтерия проверяет оплату, работник знакомится и подписывает. Цепочку настраивают последовательно, когда каждый следующий участник видит решение предыдущего, или параллельно, когда юрист, бухгалтерия и руководитель получают документ одновременно.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Больничный руководителя не останавливает подписание: полномочия директора прекращаются решением уполномоченного органа, а листок нетрудоспособности — основание для пособия, а не приостановка полномочий. Приказ о переводе, подписанный директором в эти дни, действителен. Помните только, что полноценная работа во время больничного ставит вопрос к обоснованности пособия, поэтому подписание нескольких документов и выход на работу лучше не смешивать.»

Важный нюанс из практики: в КЭДО дополнительное соглашение о переводе доходит до работника за минуты, в том числе когда он на больничном, поэтому вопрос о подписании в период нетрудоспособности возникает чаще, чем при бумажном документообороте. К электронному документу применяют те же правила: фиксируют дату отправки, время на ознакомление и подтверждение добровольности.

В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль, который устанавливают и настраивают за один день: приказ о переводе, созданный в ЗУП, уходит на подписание, а подписанный документ возвращается со статусом автоматически. Проверьте, совпадает ли маршрут в системе с тем, кто по приказу о полномочиях вправе подписывать кадровые документы.

Стоимость электронного оформления переводов и совмещений в Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграций, цены действительны на дату публикации.

Для компании, где переводы и совмещения оформляются каждый месяц, итог определяет численность и то, нужна ли УКЭП работникам и синхронизация с 1С. Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Вакансию внутри компании закрывают переводом, совмещением или внутренним совместительством, и выбор определяется тем, освобождается ли работник от своей работы и в какое время выполняет новую. Временный перевод без контроля срока превращается в постоянный, совмещение требует письменного согласия и согласованной доплаты, а перевод без согласия допустим только в чрезвычайных обстоятельствах и не дольше месяца. Постоянный перевод отражается в ЕФС-1, временный перевод и совмещение нет.

В Добыто дополнительные соглашения, приказы о переводе и совмещении и согласия работников проходят по маршруту согласования и подписываются электронной подписью, поэтому сроки поручений и доплаты фиксируются в документах с отметкой времени, а не в устных договорённостях.

Частые вопросы о переводе и совмещении должностей

Устанавливают ли испытательный срок при переводе на другую должность?

Нет. Статья 70 ТК РФ предусматривает испытание только при заключении трудового договора. При переводе действующего работника на вакантную должность, в том числе на руководящую, испытательный срок в дополнительное соглашение не включают, а условие об испытании в таком соглашении не порождает права уволить по статье 71.

Что грозит работнику за отказ от перевода?

От перевода по соглашению сторон и от совмещения работник вправе отказаться, и дисциплинарной ответственности за это нет. Исключение — временный перевод без согласия по частям 2 и 3 статьи 72.2 на срок до 1 месяца: по разъяснению Пленума Верховного Суда РФ в постановлении от 17.03.2004 № 2 отказ от такой работы без уважительных причин считается нарушением трудовой дисциплины, а невыход на работу — прогулом. Работу более низкой квалификации работник вправе не выполнять и в этом случае, если не давал письменного согласия.

Сколько должностей можно совмещать одновременно?

Статья 60.2 не ограничивает число совмещаемых должностей. Ограничение одно: вся дополнительная работа выполняется в пределах установленной продолжительности рабочего дня. По каждому поручению оформляют отдельное согласие с указанием объёма и доплаты по статье 151, иначе в споре невозможно подтвердить, за какую работу начислена доплата.

Начисляется ли доплата за совмещение во время отпуска работника?

За дни отпуска доплату не начисляют, потому что дополнительная работа в это время не выполняется. Поручение при этом не прекращается само по себе: если его нужно отменить, работника предупреждают письменно не позднее чем за 3 рабочих дня. Доплаты за фактически отработанное время включают в расчёт среднего заработка для отпускных.

Можно ли временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия?

Да, по статье 312.9 ТК РФ: при катастрофе природного или техногенного характера, производственной аварии, эпидемии и в иных исключительных случаях работника можно временно перевести на дистанционную работу на период действия этих обстоятельств. Работодатель принимает локальный нормативный акт о временном переводе и знакомит с ним работников. Трудовая функция при этом не меняется, поэтому вакансию таким способом не закрывают.

Что происходит с временным переводом, если основной работник вышел из отпуска по уходу за ребёнком досрочно?

Временный перевод «до выхода основного работника» заканчивается в день его выхода, даже если это произошло раньше ожидаемого. Замещавшему сотруднику предоставляют прежнюю работу, приказ о возврате издают с той же даты. Если прежней работы не предоставили, а сотрудник продолжил работать на новой должности и не потребовал возврата, перевод считается постоянным по части 1 статьи 72.2.