Перевод в трудовой книжке на другую должность оформляется одной записью в разделе «Сведения о работе»: порядковый номер в графе 1, дата фактического начала работы в новой должности в графе 2, формулировка перевода в графе 3, вид документа с датой и номером в графе 4. Срок на внесение записи — не позднее 5 рабочих дней, это пункт 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Запись делается только при переводе на другую постоянную работу. Перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ, совмещение по статье 60.2 и временный перевод по статье 72.2 в книжку не попадают: по ним оформляются приказ и допсоглашение, а книжка остаётся нетронутой.
Дальше разберём готовые формулировки для графы 3 по каждому виду перевода, порядок действий кадровика от допсоглашения до отчёта в Социальный фонд России и способ исправить запись, если должность вписали неверно. Отдельно покажем, какие переводы вообще не отражаются в бумажной книжке и что делать с работниками, перешедшими на электронные сведения о трудовой деятельности. Сценарная таблица по всем видам перемещений работника, сроки сдачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП и стоимость перевода кадрового оформления в электронный вид — во второй половине статьи.
Перевод, перемещение и совмещение: что из этого попадает в трудовую книжку
Три разные процедуры кадровики регулярно оформляют одинаково, и именно отсюда берётся большинство лишних и недостающих записей. Перевод по статье 72.1 ТК РФ — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, если подразделение было указано в трудовом договоре. Перемещение — работа на другом рабочем месте, другом механизме или в другом подразделении в той же местности, когда определённые сторонами условия договора не меняются; согласия работника оно не требует. Совмещение по статье 60.2 — дополнительная работа по другой должности в течение установленной продолжительности рабочего дня, с доплатой по статье 151 ТК РФ.
Ниже сведены все виды перемещений работника с указанием того, какие документы нужны и появляется ли запись в книжке.
| Ситуация | Норма ТК РФ | Согласие работника | Запись в трудовой книжке | Подраздел 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|---|---|---|
| Постоянный перевод на другую должность у того же работодателя | ст. 72, ч. 1 ст. 72.1 | письменное | да, в течение 5 рабочих дней | да |
| Перемещение на другое рабочее место без смены трудовой функции | ч. 3 ст. 72.1 | не требуется | нет | нет |
| Временный перевод по соглашению сторон на срок до одного года | ч. 1 ст. 72.2 | письменное | нет | нет |
| Временный перевод, утративший срочный характер | ч. 1 ст. 72.2 | получено ранее | да, перевод считается постоянным | да |
| Перевод без согласия при катастрофе, аварии, простое — до одного месяца | ч. 2 и 3 ст. 72.2 | не требуется, кроме работы более низкой квалификации | нет | нет |
| Совмещение должностей, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы | ст. 60.2, доплата по ст. 151 | письменное | нет | нет |
| Постоянный перевод по медицинскому заключению | ст. 73 | письменное | да | да |
| Перевод к другому работодателю | п. 5 ч. 1 ст. 77 | письменное | да: увольнение и приём | да, обоими работодателями |
Из восьми строк запись в книжку появляется в четырёх, и все четыре объединяет одно свойство: изменение постоянное. Проверьте по своему приказу, есть ли в нём дата окончания работы в новой должности. Если дата окончания указана, книжку не трогаем.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Совмещение и перевод путают чаще всего, потому что в обоих случаях человек начинает делать что-то новое. Разница в том, освобождён ли он от прежней работы: при переводе прежняя трудовая функция уходит, при совмещении остаётся, а новая выполняется параллельно за доплату по статье 151. Посмотрите в своё дополнительное соглашение: если прежние обязанности в нём сохранены, записи в трудовой книжке быть не должно.»
Факт: с 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры и должностные инструкции: при изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание и дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Какие документы оформить до записи в трудовой книжке
Запись в книжке — последнее действие в цепочке, а не первое. Она воспроизводит текст приказа, приказ опирается на дополнительное соглашение, а соглашение возможно только тогда, когда новая должность существует в штатном расписании. Нарушение этого порядка даёт самую частую ошибку: приказ о переводе на должность, которой в штатке нет.
Что проверить до издания приказа о переводе
- Должность есть в штатном расписании. Если нет — сначала приказ об изменении штатного расписания или утверждение его в новой редакции, и только потом перевод.
- Наименование должности написано корректно. Если с работой связаны льготы, компенсации или ограничения, наименование должно соответствовать квалификационному справочнику или профессиональному стандарту. Формулировка в приказе, в допсоглашении, в штатном расписании и в книжке совпадает символ в символ.
- Структурное подразделение. Смотрим трудовой договор: если конкретное подразделение в нём указано, его смена уже является переводом и требует согласия.
- Основание перевода. Заявление работника, предложение работодателя с отметкой о согласии, медицинское заключение или результаты аттестации — что-то из этого должно лежать в деле.
- Дата фактического начала работы. Именно она уйдёт в графу 2 книжки, а не дата приказа и не дата подписания соглашения.
Лайфхак: если на время перевода обязанности работника кто-то принимает, в приказе о возложении обязанностей указывайте конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей» без перечня порождает ровно тот спор, который приказом и пытались предотвратить: был ли человек вправе подписывать именно этот документ.
Подпишите дополнительное соглашение о переводе электронной подписью
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Дополнительное соглашение и приказ о переводе закон разрешает оформлять в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, а вот саму трудовую книжку — нет: она остаётся бумажной. В практике Добыто на этом месте чаще всего спотыкаются: компания переводит в электронный вид весь кадровый блок и забывает, что книжки продолжают жить в сейфе и требуют записей в те же 5 рабочих дней.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки соглашения и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Образцы кадровых документов для оформления перевода
Комплект собран под один сценарий: постоянный перевод внутри организации; начните с дополнительного соглашения, остальное подтягивается под него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ) | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Как заполнить запись о переводе: графы 1-4 и готовые формулировки
Форма трудовой книжки и правила её заполнения утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который действует до 1 сентября 2027 года и заменил инструкции 2003 и 2016 годов. Записи вносятся арабскими цифрами: число и месяц двузначные, год четырёхзначный, чернила световодостойкие чёрного, синего или фиолетового цвета, сокращения не допускаются.
Как внести запись о переводе на другую должность: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте раздел «Сведения о работе» и найдите последнюю заполненную строку. Отдельный заголовок с наименованием организации при переводе внутри компании не пишется: он уже стоит перед записью о приёме.
- Шаг 2. В графе 1 поставьте следующий порядковый номер записи. Нумерация сквозная по всему разделу, а не по каждому работодателю заново.
- Шаг 3. В графе 2 укажите дату фактического начала исполнения обязанностей в новой должности. Это дата из приказа как дата перевода, а не дата, когда кадровик открыл книжку.
- Шаг 4. В графе 3 напишите формулировку перевода, дословно повторяющую текст приказа: наименование должности, а при необходимости — структурное подразделение и квалификацию.
- Шаг 5. В графе 4 укажите вид документа-основания, его дату и номер: приказ, распоряжение или иное решение работодателя.
- Шаг 6. Уложитесь в 5 рабочих дней. Пункт 10 Порядка требует вносить записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и квалификации не позднее 5 рабочих дней, а запись об увольнении — в день увольнения.
- Шаг 7. Подпись и печать под записью о переводе не ставьте. Все записи за период работы у данного работодателя заверяются один раз — при увольнении.
Формулировки графы 3 различаются в зависимости от того, что именно изменилось.
| Ситуация | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|
| Меняется только должность | Переведён на должность ведущего специалиста | Приказ от 12.01.2026 № 4-к |
| Подразделение указано в трудовом договоре и меняется вместе с должностью | Переведена в отдел логистики на должность руководителя группы | Приказ от 12.01.2026 № 5-к |
| Временный перевод стал постоянным | Переведён на должность начальника смены | Реквизиты обоих приказов: о временном переводе и о признании перевода постоянным |
| Увольнение в порядке перевода к другому работодателю | Трудовой договор прекращён в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 20.01.2026 № 9-к |
| Приём у нового работодателя после такого перевода | Принят в порядке перевода на должность технолога | Приказ от 21.01.2026 № 2-к |
Обратите внимание на третью строку: дата в графе 2 берётся не с момента признания перевода постоянным, а с фактического начала работы в новой должности, то есть с первого дня временного перевода. Основанием при этом служат оба приказа.
Частные случаи, из-за которых записи чаще всего переделывают
Переименование должности без изменения трудовой функции
Прямой нормы о переименовании должности в Порядке нет: там описано переименование организации. На практике применяют ту же конструкцию — отдельная запись со ссылкой на приказ, без порядкового номера как у перевода. Разграничение здесь важнее формулировки: если вместе с названием изменились обязанности, это перевод и запись делается по правилам перевода, с согласием работника и дополнительным соглашением. Если изменилось только наименование, согласие не требуется, но допсоглашение к трудовому договору всё равно нужно, потому что должность — обязательное условие договора по статье 57 ТК РФ.
Важный нюанс из практики: переход на классификатор ОК 016-2025 запускает массовое переименование должностей там, где старые наименования брались из ОК 016-94. Проблема не в записи, а в объёме: приказ по штатному расписанию, дополнительные соглашения с каждым работником, обновление должностных инструкций и настройка кадровой программы, включая 1С:ЗУП. Классификатор связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1, поэтому расхождение вылезет ещё и в отчётности.
Перевод на неполное рабочее время
Изменение режима рабочего времени трудовую функцию не затрагивает, поэтому в книжку не попадает. С 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ у работодателя есть 5 рабочих дней с даты заявления работника, чтобы заключить дополнительное соглашение и издать приказ о неполном рабочем времени.
Полезно знать: при переводе со снижением оклада сверяйте итоговую сумму с региональным МРОТ, а не с федеральным. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 рубля, в Москве на 2026 год — 32 916 рублей.
Перевод работника, у которого нет бумажной книжки
Работникам, выбравшим электронные сведения о трудовой деятельности, книжку на руки выдали один раз и записи в ней больше не ведут. Единственное действие по переводу для них — подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Ошибка возникает, когда кадровик по привычке запрашивает книжку и вносит запись в документ, который организации уже не принадлежит.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ошибки в записи о переводе и порядок исправления
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивание ранее внесённых неточных записей не допускается. Неверную запись признают недействительной новой записью и следом вносят правильную — с тем же документом-основанием, если ошибка была в тексте, или с реквизитами приказа об отмене, если отменён сам перевод.
Четыре типовые ошибки кадровика
- Запись о временном переводе. Временный перевод по статье 72.2 в книжку не вносится. Лишнюю запись придётся признавать недействительной, и в документе останутся обе строки.
- Дата приказа вместо даты перевода. В графе 2 стоит дата издания приказа, хотя нужна дата фактического начала работы в новой должности. Расхождение всплывает при сверке с подразделом 1.1 ЕФС-1, где указывается дата кадрового мероприятия.
- Наименование должности «по памяти». В приказе «специалист по закупкам», в книжке «менеджер по закупкам». При назначении досрочной пенсии такое расхождение работник будет разбирать уже сам.
- Пропуск срока. Запись внесена через месяц после приказа. Нарушен пункт 10 Порядка, и это самостоятельный состав для инспектора, даже если содержание записи верное.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Исправление записи опаснее самой ошибки, потому что кадровик торопится закрыть вопрос и правит книжку задним числом. В споре это читается однозначно: документ переписан после возникновения конфликта. Если ошибку нашли, фиксируйте порядок её обнаружения и исправления приказом и служебной запиской, чтобы дата исправления была объяснима.»
ЕФС-1 и СТД-Р: что уходит в Социальный фонд после перевода
Перевод на другую постоянную работу относится к кадровым мероприятиям, о которых работодатель отчитывается в СФР подразделом 1.1 формы ЕФС-1. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе. Приказ от 10 января 2026 года означает отчёт до 25 февраля 2026 года. Если 25-е выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день. Форма применяется в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1462.
В подразделе 1.1 указывается код выполняемой функции по ОКЗ: четыре цифры начальной группы занятий и пятая контрольная. Наименование должности в отчёте должно совпадать с приказом и с записью в книжке. Расхождение между этими тремя документами — основной источник возвратов и уточняющих форм.
Форма СТД-Р при переводе не оформляется: её выдают при увольнении либо по письменному заявлению работника в период работы. Внутренние переводы отдельного повода для выдачи СТД-Р не создают.
В сервисе Добыто приказ о переводе и дополнительное соглашение идут по одному маршруту согласования, а наименование должности подтягивается из штатного расписания, так что кадровик не перепечатывает его руками в трёх документах.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перевод — это всегда три документа, которые обязаны говорить одно и то же: приказ, запись в книжке и подраздел 1.1 ЕФС-1. Расхождение хотя бы в одном слове наименования должности разворачивает отчёт и создаёт работнику проблему на десятилетия вперёд, когда он придёт за назначением пенсии. Сверяйте формулировку по штатному расписанию до издания приказа, а не после.»
Цена ошибки: штрафы ГИТ и трудовые споры
Нарушение порядка ведения трудовых книжек инспектор квалифицирует по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Отдельно считается опоздание с отчётностью. За непредставление сведений персонифицированного учёта в срок предусмотрен штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица, а на должностное лицо дополнительно накладывается штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. Для компании на 200 человек, где подраздел 1.1 не сдавали три месяца по всем переводам, счёт идёт не на тысячи.
Денежная часть при этом не самая дорогая. Неверная запись о переводе всплывает через 10-15 лет при назначении пенсии, когда организации может уже не быть, и работник идёт в суд устанавливать факт работы в должности. Проверить свою зону риска можно за один вечер: выгрузите из кадровой программы все приказы о переводах за последние три года и сверьте наименования должностей с записями в книжках и с поданными подразделами 1.1.
Когда запись в бумажной книжке не нужна вообще
Бумажная трудовая книжка сегодня ведётся не для всех. Работникам, которые подали заявление о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности, книжку выдали на руки, и записи о переводах в ней больше не появляются. Тем, кто впервые поступил на работу после 1 января 2021 года, книжка не оформляется вовсе: у них есть только электронные сведения. Для этих двух категорий весь перевод закрывается приказом, дополнительным соглашением и подразделом 1.1 ЕФС-1.
Отсюда следует ограничение, о котором редко пишут: переход на КЭДО не избавляет от бумажных книжек, пока в компании остаётся хотя бы один работник, не отказавшийся от бумажного варианта. Смешанный режим — норма, а не переходное состояние. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно для того, чтобы такие развилки выявились на 20 сотрудниках, а не на трёх тысячах.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре этапа: районный суд, апелляцию, кассацию и новое рассмотрение. Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника у работодателя были. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления, фактически подписывал за него другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя. При новом рассмотрении работник выиграл.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи с датой подписания кадрового документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Стоимость перевода кадрового оформления в электронный вид: тарифы ДОБЫТО КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: нужны ли интеграция с 1С, электронный архив и УКЭП. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по мере подключения |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, тарифа и потребности в УКЭП: квалифицированная подпись выпускается через партнёров-удостоверяющих центров, тогда как ПЭП и УНЭП бесплатны на всех тарифах. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понизить тариф можно в любое время. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Запись в трудовой книжке появляется только при постоянном изменении трудовой функции: перемещение, совмещение и временный перевод оформляются приказом и соглашением, но книжку не затрагивают. Заполнение сводится к четырём графам, дословному повторению текста приказа и сроку в 5 рабочих дней, а само действие стоит последним в цепочке после штатного расписания, дополнительного соглашения и приказа. Ошибку исправляют не зачёркиванием, а признанием записи недействительной, и одновременно проверяют, что наименование должности одинаково звучит в приказе, в книжке и в подразделе 1.1 ЕФС-1.
Бумажная часть работы сокращается по мере того, как сотрудники переходят на электронные сведения о трудовой деятельности, а приказы и дополнительные соглашения уходят в электронный вид. Мы в Добыто выстраиваем этот смешанный режим так, чтобы кадровая служба видела, по каким работникам книжка ещё ведётся, а по каким перевод закрывается приказом и отчётом в Социальный фонд.
Частые вопросы о записи о переводе в трудовой книжке
Можно ли оформить перевод, пока работник на больничном?
Прямого запрета в законе нет, и практика допускает перевод: если работник в период нетрудоспособности способен подписать дополнительное соглашение, перевод произвести можно. Запрещено только увольнение по инициативе работодателя в период болезни по статье 81 ТК РФ. При этом перевод относится к документам, изменяющим условия трудового договора, и в споре работник скажет, что подписывал больным и не вникал. Если ждать нельзя, фиксируйте способ передачи документа, время на ознакомление и добровольность подписания перепиской.
Вносится ли запись о переводе по работе по совместительству?
По месту работы по совместительству трудовая книжка не ведётся. Сведения о работе по совместительству и о переводах на этой работе вносятся по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего совместительство: копии приказа или справки. Работодатель по основному месту вносит такую запись только при наличии подтверждающего документа, по устной просьбе этого делать нельзя.
Нужна ли запись, если изменился только оклад?
Нет. Размер оплаты труда — обязательное условие трудового договора, но не трудовая функция, поэтому изменение оклада оформляется дополнительным соглашением и приказом, а книжка не затрагивается. Подраздел 1.1 ЕФС-1 при изменении одного лишь оклада тоже не подаётся: кадрового мероприятия в смысле персонифицированного учёта здесь не происходит.
Что делать, если приказ о переводе издан позже фактического начала работы в новой должности?
В графе 2 книжки всё равно ставится дата фактического начала работы в новой должности, а в графе 4 — реальные дата и номер приказа. Подгонять дату приказа под дату перевода не нужно: расхождение объясняется, а исправленный задним числом приказ в споре выглядит хуже, чем опоздание. Срок сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 при этом отсчитывается от месяца издания приказа.
Нужно ли вести личную карточку Т-2 при переводе?
С 1 сентября 2021 года ведение личной карточки перестало быть обязательным требованием по трудовым книжкам: прежняя норма об ознакомлении работника с каждой вносимой записью под подпись в карточке не воспроизведена в действующем Порядке. Если компания продолжает вести карточки по своему локальному нормативному акту, заполнять раздел о переводах в них нужно по правилам этого ЛНА, а не по отменённой инструкции.
Можно ли перевести работника на должность более низкой квалификации?
Постоянный перевод на нижестоящую должность возможен только по соглашению сторон в письменной форме. Временный перевод без согласия работника в чрезвычайных обстоятельствах по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ допускается на срок до одного месяца, но перевод на работу, требующую более низкой квалификации, даже в этой ситуации производится только с письменного согласия работника. Оплата при таком переводе — не ниже среднего заработка по прежней работе.
