Дополнительное соглашение на перевод работника структура и электронная подпись сторон

Дополнительное соглашение на перевод работника оформляют, когда меняется трудовая функция, структурное подразделение, указанное в трудовом договоре, или местность работы вместе с работодателем. По статьям 72 и 72.1 ТК РФ такой перевод допускается только по письменному соглашению сторон. В соглашении фиксируют реквизиты трудового договора, новую должность, дату начала, срок временного перевода и изменившиеся оплату и режим работы. На его основании издают приказ, а сведения ЕФС-1 подают не позднее 25-го числа следующего месяца. В электронном виде работодатель подписывает соглашение УКЭП, а работник в системе работодателя — УКЭП или УНЭП. Перемещение в другое рабочее место без изменения условий договора соглашения не требует, а совмещение оформляют соглашением о дополнительной работе с доплатой по статье 151 ТК РФ.

Материал помогает определить вид перевода, собрать соглашение по пунктам и выбрать подпись, допустимую по статье 22.3 ТК РФ. Покажем, где перевод чаще всего оспаривают: уменьшение оклада без согласия, временный перевод, ставший постоянным, подпись, выданная работнику в день подписания. Пошаговая инструкция подписания в КЭДО, правила совмещения с доплатой, в том числе в детском саду, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Виды перемещений работника: когда нужно допсоглашение

Статья 72.1 ТК РФ считает переводом постоянное или временное изменение трудовой функции, изменение структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре, и перевод в другую местность вместе с работодателем. Перемещение к тому же работодателю на другое рабочее место, в другое подразделение в той же местности или на другой механизм согласия не требует, если не меняет определённые сторонами условия договора (часть 3 статьи 72.1). Переводить и перемещать на работу, противопоказанную работнику по состоянию здоровья, запрещено.

Оформление зависит от вида перемещения:

Допсоглашение нужно везде, где меняется хотя бы одно условие трудового договора. Если подразделение в договоре не названо, переход в другой отдел в той же местности остаётся перемещением. Если названо, тот же переход уже считается переводом, и без подписанного соглашения он не состоялся, даже когда приказ издан.

Временный перевод требует контроля даты окончания. Если по истечении срока прежнюю работу не предоставили, работник её не потребовал и продолжает работать, временный перевод по части 1 статьи 72.2 становится постоянным. Отдельное допсоглашение для этого не подписывают, но запись в трудовую книжку и сведения ЕФС-1 после этого нужны.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переписку с работником о переводе недооценивают. Городской суд признал, что работодатель законно уведомил работника о переводе по электронной почте, и мы используем это дело как аргумент против позиции, что переписка ничего не значит. Но уведомление только сообщает о переводе. Изменить трудовую функцию может только соглашение, подписанное обеими сторонами, поэтому письмо всегда дополняйте допсоглашением.»

Образцы допсоглашения о переводе и документов для электронного подписания

Начните с образца допсоглашения о переводе, остальные файлы понадобятся, если соглашение подписывают в КЭДО.

Структура допсоглашения о переводе на другую должность

Допсоглашение меняет только те условия трудового договора, которые затронуты переводом. Обязательные условия перечислены в статье 57 ТК РФ, и каждое изменённое условие должно получить в соглашении новую редакцию. Остальные пункты договора продолжают действовать без повторения.

Рабочая структура соглашения о переводе:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. Реквизиты. Номер и дата допсоглашения, номер и дата исходного трудового договора, к которому оно относится.
2. Стороны. Работодатель в лице уполномоченного представителя и работник.
3. Новая трудовая функция. Должность по штатному расписанию, профессия или специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы.
4. Структурное подразделение. Указывают, если оно было названо в договоре или меняется вместе с должностью.
5. Вид перевода и дата начала. Постоянный или временный; для временного — срок окончания либо условие окончания, например выход отсутствующего работника.
6. Оплата труда. Новый оклад или тарифная ставка, доплаты и надбавки по новой должности.
7. Режим рабочего времени. Включают, если он отличается от прежнего.
8. Место работы. Для перевода в другую местность вместе с работодателем.
9. Оговорка о прочих условиях. Условия трудового договора, не изменённые соглашением, остаются в силе.
10. Подписи сторон. Собственноручные для бумажного экземпляра или электронные подписи видов, допустимых статьёй 22.3 ТК РФ.

На практике соглашение чаще всего ослабляют пункты 5 и 6. Временный перевод без даты окончания или условия выхода отсутствующего работника по формулировке не отличается от постоянного. Оклад, не указанный в соглашении, работник в споре трактует как прежний. Перед отправкой на подпись сверьте должность и оклад со штатным расписанием: название должности в соглашении и в приказе должно совпадать дословно.

Дату начала перевода ставьте не раньше даты, когда соглашение подпишет вторая сторона. Если работник фактически приступил к новой работе до подписания, в споре это будет перевод без письменного согласия.

Приказ о переводе, трудовая книжка и ЕФС-1: сроки после подписания

Приказ о переводе издают на основании подписанного допсоглашения. Форма Т-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов необязательны: работодатель вправе утвердить собственный бланк приказа. Дальнейшие действия и сроки:

Самый короткий срок в цепочке — 5 рабочих дней на запись о постоянном переводе в бумажную трудовую книжку. Для бюджетных учреждений, включая детские сады, при переводе на новую должность код должности сверяют с обновлённым справочником: сведения со старым кодом в формате после 1 июля 2026 года не соответствуют справочнику. Порядок заполнения подраздела 1.1 и сроки по каждому кадровому мероприятию СФР приводит в разъяснениях для работодателей по ЕФС-1.

В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы между учётной системой и КЭДО синхронизируются автоматически. Приказ о переводе, сформированный в 1С, уходит на подпись без повторного ввода данных из соглашения.

Сформируйте приказ о переводе по условиям подписанного соглашения

Для приказа понадобятся прежняя и новая должность, оклад и вид перевода из подписанного допсоглашения.

Какой электронной подписью стороны подписывают допсоглашение

Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ для изменения трудового договора в информационной системе работодателя допускает со стороны работника УКЭП или УНЭП, в том числе выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Работодатель подписывает УКЭП. ПЭП работника для допсоглашения в системе работодателя статья 22.3 не предусматривает, даже если тем же ПЭП в компании подписывают заявления на отпуск.

На платформе «Работа в России» перечень шире: по части 7 статьи 22.3 работник подписывает УКЭП, УНЭП, выданной через инфраструктуру электронного правительства, или ПЭП, ключ которой получен при личной явке. Любая авторизация через Госуслуги этому требованию не равна.

Для собственного сервиса КЭДО работодателя связка выглядит так: УКЭП руководителя плюс УНЭП работника из Госключа либо УНЭП удостоверяющего центра с подписанным соглашением об её использовании. ПЭП в такой связке оставляют для документов, где закон её допускает.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Электронное допсоглашение суд принимает как письменное доказательство: равнозначность собственноручной подписи обеспечивает 63-ФЗ, дополнительно работает статья 160 ГК РФ. Споры проигрывают из-за того, как документ создавали и кто его фактически подписывал. Для ПЭП и УНЭП по соглашению сторон нужно соглашение между участниками обмена, и его теряют чаще всего. Перед первым электронным допсоглашением найдите в личном деле работника это соглашение или убедитесь, что его подпись выпущена в Госключе.»

Важный нюанс из практики: работник оспаривал увольнение из-за несогласия работать в новых условиях и утверждал, что уведомлять его электронно было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Соглашение об УНЭП, подписанное при приёме, закрывает этот довод и при последующих переводах.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющих центров. Отдельно покупать подписи для подписания допсоглашений не нужно.

Электронное подписание допсоглашения: что проверить до отправки

По статье 22.2 ТК РФ переход на КЭДО в общем случае требует письменного согласия работника, а отсутствие согласия считается отказом. Работнику, который отказался, работодатель обязан бесплатно выдавать связанные с работой документы на бумаге, поэтому его допсоглашение о переводе оформляют на бумаге. Второе условие — локальный акт: в положении о КЭДО закрепляют, в какой системе ведётся документооборот, какие документы и какими видами подписи в ней подписывают.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Типовой маршрут двустороннего подписания в КЭДО состоит из 4 шагов: специалист по кадрам создаёт документ, работодатель подписывает его УКЭП, работник получает уведомление и подписывает УНЭП. Когда приложение Госключ уже установлено, подписание кадрового документа со стороны работника укладывается в 1 минуту.

Как подписать допсоглашение о переводе в КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте основание для электронной формы: письменное согласие работника на КЭДО либо случай, когда согласие не требуется, и включение допсоглашений в перечень документов положения о КЭДО.
2. Шаг 2. Проверьте подпись работника: вид (УКЭП или УНЭП), срок действия сертификата, дату выдачи и наличие соглашения об использовании УНЭП, если подпись выпущена не в Госключе.
3. Шаг 3. Сформируйте допсоглашение со всеми изменёнными условиями: должность, подразделение, вид и дата начала перевода, срок для временного перевода, оплата и режим работы.
4. Шаг 4. Подпишите соглашение УКЭП со стороны работодателя и отправьте работнику на подпись с запасом времени до даты перевода.
5. Шаг 5. Дождитесь подписи работника. Если он отказался подписывать, перевод не состоялся: зафиксируйте отказ актом и сохраните прежние условия договора.
6. Шаг 6. Издайте приказ о переводе и ознакомьте с ним работника, внесите запись о постоянном переводе в бумажную трудовую книжку в течение 5 рабочих дней, подайте ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца.
7. Шаг 7. Сохраните в электронном архиве сам документ вместе с файлами подписей: в суде оценивают их, а визуальный штамп подписи на распечатке юридической силы не имеет.

Кейс из практики: работник оспорил увольнение по заявлению, поданному через систему КЭДО. У работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, согласие работника получено в срок. Суды первой и апелляционной инстанций отказали работнику, кассация акты отменила: в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл, потому что подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Правильно оформленный КЭДО защищает работодателя, пока спор идёт о документах. Когда суд доходит до того, когда выдали ключ и мог ли человек им пользоваться, положение и перечень уже не помогают. Поэтому выдачу подписи и первые кадровые действия с ней мы разводим по времени и отдельно смотрим, умеет ли работник работать в системе. Проверьте у себя, описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»

Совмещение должностей и доплата за совмещение

При совмещении работник выполняет дополнительную работу по другой должности наряду с основной в течение установленного рабочего дня, поэтому основная трудовая функция не меняется и перевода нет. Статья 60.2 ТК РФ различает формы дополнительной работы: по другой должности — совмещение, по той же должности — расширение зон обслуживания или увеличение объёма работ. Обязанности временно отсутствующего работника поручают по той же или по другой должности.

Для любой формы нужно письменное согласие работника, а срок, содержание и объём дополнительной работы стороны фиксируют письменно. Отказаться от дополнительной работы досрочно может работник, отменить поручение может работодатель, в обоих случаях с письменным предупреждением не позднее чем за 3 рабочих дня. В соглашении о совмещении закрепляют:

• должность или вид работы, которые поручают дополнительно;
• содержание и объём дополнительной работы;
• срок выполнения;
• размер доплаты.

Размер доплаты по статье 151 ТК РФ стороны устанавливают соглашением с учётом содержания и объёма дополнительной работы. В письме от 03.06.2026 № ТЗ/3908-6-1 Роструд разъяснил, что закон не устанавливает ни минимального, ни максимального размера доплаты за совмещение, расширение зон, увеличение объёма работ или замещение. Порядок расчёта можно закрепить в положении об оплате труда, а сумму конкретному работнику согласовать в допсоглашении.

Совмещение путают с совместительством. Совместительство по статьям 60.1 и 282 ТК РФ — другая регулярная оплачиваемая работа по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. Для совместителя заключают отдельный трудовой договор, где указывают, что работа является совместительством; для совмещения достаточно соглашения к действующему договору.

Совмещение должностей в ДОУ

В детских садах совмещение оформляют по общим правилам статей 60.2 и 151 ТК РФ. Учебную нагрузку педагогов с 01.09.2025 регулирует приказ Минпросвещения России от 04.04.2025 № 269, который действует до 01.09.2031: изменение нагрузки, указанной в трудовом договоре, допускается только по соглашению сторон в письменной форме. Запрета на совмещение воспитателем должности младшего воспитателя приказ не содержит. Нужны письменное согласие, соглашение с содержанием и объёмом работы и доплата. Единого обязательного размера доплаты для бюджетных ДОУ статья 151 не устанавливает, поэтому порядок расчёта закрепляют в положении об оплате труда учреждения.

Если совмещение оформляют допсоглашением к трудовому договору в КЭДО, требования к подписи те же, что и для соглашения о переводе: УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника.

Когда электронное подписание допсоглашения не подходит

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Допсоглашение о переводе и приказ о переводе в этот перечень не входят, их можно оформлять электронно. Бумага остаётся единственным вариантом в других ситуациях:

• Работник не дал согласия на КЭДО или отказался от него. Соглашение о переводе готовят на бумаге в двух экземплярах, и работодатель выдаёт документы бесплатно.
• У работника есть только ПЭП, а подписание идёт в системе работодателя. Для изменения трудового договора нужна УКЭП или УНЭП. Если перевод срочный, а подпись ещё не выпущена, быстрее подписать бумажный экземпляр, чем выдавать ключ в день подписания.
• Работник не умеет пользоваться системой или подписывает с чужой помощью. В этом случае электронная подпись свидетельствует против работодателя, а не в его пользу.
• Иностранный работник без подтверждённой учётной записи на Госуслугах. УНЭП в Госключе доступна и нерезидентам, но учётную запись им подтверждают только в центрах «Мои документы», банк в этом откажет. Пока запись не подтверждена, соглашение подписывают на бумаге.

Если часть сотрудников работает на бумаге, а часть в КЭДО, кадровая служба ведёт оба порядка одновременно. В личном деле каждого работника должно быть видно, в какой форме он подписывает документы: согласие на КЭДО или заявление об отказе.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Распечатка электронного допсоглашения оригиналом не становится, это копия электронного документа, и путают это постоянно. Чтобы распечатка что-то доказывала, её заверяют: оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Суд при этом вправе затребовать оригинал, то есть сам файл с подписями. Держите в архиве документ и файлы подписей вместе, а не только PDF со штампом.»

Ошибки при оформлении перевода и их цена

Перевод без подписанного соглашения суд признаёт незаконным. В решении от 06.07.2025 по делу № 2-2207/2025 суд признал незаконным перевод работника на другую должность без его согласия и указал, что приказ с уменьшением оклада не мог служить основанием для записи о переводе в трудовой книжке. Последствия такого перевода выходят за рамки переоформления документов: работника возвращают на прежнюю должность, а разницу в оплате он вправе взыскать в суде.

Нарушение порядка перевода подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для организаций. Повторное аналогичное нарушение квалифицируют по части 2 этой статьи с более строгими санкциями. Это общий состав нарушения трудового законодательства, итог конкретной проверки зависит от обстоятельств.

Все пять ошибок закрываются на этапе соглашения: до приказа проверьте, какие условия договора меняются, и подпишите их новую редакцию допустимой подписью.

Стоимость подписания допсоглашений в КЭДО Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма считается по числу сотрудников в КЭДО: для компании до 25 человек достаточно тарифа «Старт», а для подписания допсоглашений с УКЭП работников и синхронизацией с 1С нужен тариф «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП для сотрудников выпускается через партнёров — удостоверяющих центров.

Выводы

Перевод на другую должность, в другое указанное в договоре подразделение или в другую местность вместе с работодателем меняет трудовой договор, поэтому начинается с соглашения сторон, а приказ, запись в трудовой книжке и ЕФС-1 следуют за ним. Перемещение без изменения условий договора соглашения не требует, совмещение оформляют отдельным соглашением с объёмом работы и доплатой. В электронном виде соглашение действительно при УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника, а его доказательная сила зависит от того, как работнику выдали подпись и как система зафиксировала подписание.

Добыто выстраивает такой маршрут подписания на практике: усиленные подписи для работников входят в тариф, кадровые документы синхронизируются с 1С:ЗУП, а выдачу подписи мы отделяем по времени от первых кадровых действий с ней.

Частые вопросы о допсоглашении на перевод

Можно ли временно перевести работника без допсоглашения?

Да, но только в случаях из частей 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ: катастрофа, авария, пожар, наводнение, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства, а также простой, угроза уничтожения имущества или замещение отсутствующего работника, если они вызваны такими обстоятельствами. Срок перевода — до 1 месяца, оформляют его приказом. Перевод на работу более низкой квалификации и в этом случае допускается только с письменного согласия, а оплата идёт по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе.

Что будет, если работник откажется от перевода по медицинскому заключению?

По статье 73 ТК РФ при необходимости временного перевода на срок до 4 месяцев отказ работника или отсутствие подходящей работы обязывает работодателя отстранить его на весь указанный срок с сохранением места работы. Если перевод нужен на срок более 4 месяцев или постоянно, отказ или отсутствие работы ведёт к прекращению трудового договора по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Нужно ли согласие на КЭДО от работника, принятого после 2021 года?

Не нужно, если работник принят после 31.12.2021 и на эту дату у него не было трудового стажа. Такой работник работает в КЭДО по умолчанию, и допсоглашение о переводе с ним подписывают электронно. Остальные работники переходят на КЭДО только по письменному согласию по статье 22.2 ТК РФ.

Что будет с электронным допсоглашением, когда закончится срок сертификата подписи?

Сертификат подписи, как правило, действует 1 год. Подтвердить, что документ подписан при действующем сертификате, помогает усовершенствованная подпись: доверенная служба штампа времени фиксирует точное время подписания и хэш документа, а ответы о статусе сертификата подтверждают, что его не отозвали к этому моменту. Если штампа времени нет, время подписания подтверждают косвенно, например журналами входов и действий пользователя в системе.

Чем присоединённая подпись на допсоглашении отличается от открепленной?

Присоединённая подпись хранится в одном файле с документом, его нельзя потерять, но открыть первичный документ без специальной программы не получится. Открепленная подпись создаёт отдельный файл в формате .sig: документ открывается как обычный PDF, но для проверки в программу загружают оба файла, поэтому в архиве их хранят вместе.

Можно ли оформить перевод совместителя тем же допсоглашением, что и основному работнику?

Нет. Совместитель работает по отдельному трудовому договору по статьям 60.1 и 282 ТК РФ, поэтому соглашение о переводе заключают именно к этому договору с его номером и датой. Изменение условий по основному месту работы на договор о совместительстве не распространяется.