Калькулятор расчета больничного листа и контрольные точки для бухгалтера

Калькулятор расчёта больничного листа в 2026 году сводится к одной формуле: заработок за 2024 и 2025 годы, каждый в пределах предельной базы своего года, делят на 730, умножают на процент по стажу (60, 80 или 100%) и на число дней нетрудоспособности. Результат бухгалтер сверяет с двумя границами: не больше 6 827,40 ₽ в день и не меньше суммы, рассчитанной из МРОТ 27 093 ₽ за полный календарный месяц. При обычной болезни или бытовой травме первые 3 дня оплачивает работодатель, с 4-го дня платит СФР; при уходе за членом семьи, карантине, протезировании в стационаре и долечивании в санатории фонд платит с первого дня, а производственную травму оплачивают по 125-ФЗ в размере 100% за весь период.

Материал построен как проверочный лист: контрольные точки идут в том порядке, в котором ошибка влияет на сумму. Покажем расчёт на цифрах, коды ЭЛН, при которых пособие ограничивают МРОТ, и новое основание замены лет по 330-ФЗ для работников с приостановленным трудовым договором. Работнику материал помогает сверить сумму из личного кабинета на Госуслугах. Сроки обмена с СФР после перехода СЭДО на новые типы сообщений в сентябре 2026 года, штрафы по статье 15.2 255-ФЗ, чек-лист бухгалтера и тарифы — во второй половине статьи.

Кто платит больничный: работодатель, СФР и код причины в ЭЛН

Код причины нетрудоспособности в электронном листке нетрудоспособности (ЭЛН) определяет, кто платит первые дни, по какому закону считают пособие и есть ли лимит дней. Поэтому первая контрольная точка бухгалтера — не сумма, а код. ЭЛН формируется в электронном виде, а коды причин утверждены приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н.

С 1 сентября 2022 года прежние коды 04 (несчастный случай на производстве) и 07 (профзаболевание) для поля причины заменены: производственная травма идёт кодом 02, профессиональное заболевание — кодом 01. Коды 04 и 07 встречаются в старых ЭЛН и в отдельных отметках, поэтому при кодах 01 и 02 бухгалтер уточняет, бытовой это случай или производственный: от этого зависит, платит ли работодатель 3 дня. Расшифровку полей и порядок выплат фонд публикует в разделе базы знаний СФР для страхователей по ЭЛН и выплатам.

Коды, с которыми бухгалтер сталкивается чаще всего, и распределение оплаты по ним:

Работодатель начисляет деньги только при кодах 01 и 02, и только если случай бытовой. Во всех остальных строках бухгалтер ничего не выплачивает из средств компании, а его задача сводится к передаче сведений в СФР. Код 10 (иное состояние, в том числе отравление) и код 11 (отдельные социально значимые заболевания) в таблицу не вошли: по ним бухгалтер сверяет запись врача и правила 255-ФЗ для конкретного случая.

Кто выплачивает больничный за дни после третьего: СФР перечисляет пособие работнику напрямую, без участия работодателя в выплате. Фонд назначает пособие не позднее 10 рабочих дней после того, как получил все необходимые сведения, поэтому задержка ответа работодателя на запрос фонда сдвигает и выплату работнику.

Формула расчёта больничного в 2026 году: пять контрольных точек

Пособие по временной нетрудоспособности считают по статье 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Текст закона можно сохранить из PDF-версии 255-ФЗ на сайте Социального фонда России. Формула одна, но в ней пять мест, где бухгалтер или учётная программа ошибаются.

Точка 1. Расчётный период — два календарных года до года болезни

Для больничного, открытого в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы. Привязка идёт к году наступления нетрудоспособности: листок, открытый в декабре 2025 года и закрытый в январе 2026 года, считают по заработку за 2023 и 2024 годы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Точка 2. Предельная база по каждому году отдельно

Заработок за каждый год ограничивают предельной базой именно этого года: 2 225 000 ₽ за 2024 год и 2 759 000 ₽ за 2025 год. Ошибка возникает, когда программа складывает доход за два года и сравнивает сумму с общим лимитом: работник с 3 000 000 ₽ в 2024 году и 1 500 000 ₽ в 2025 году должен получить расчёт из 2 225 000 + 1 500 000, а не из 4 500 000.

Точка 3. Делитель 730

Сумму заработка за два года делят на 730. Максимальный средний дневной заработок в 2026 году равен (2 225 000 + 2 759 000) / 730 = 6 827,40 ₽. Если в расчёте получилось больше, программа не применила предельную базу хотя бы к одному году.

Точка 4. Процент по страховому стажу

По статье 7 255-ФЗ пособие по болезни или бытовой травме составляет 60% среднего заработка при стаже менее 5 лет, 80% при стаже от 5 до 8 лет и 100% при стаже от 8 лет. Производственную травму и профзаболевание оплачивают в размере 100% независимо от стажа по статье 9 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, а уход за ребёнком до 8 лет — 100% по части 3 статьи 7 255-ФЗ.

Точка 5. Верхняя и нижняя граница

Дневное пособие не может превышать 6 827,40 ₽ при 100% и не может быть меньше суммы из МРОТ. Средний дневной заработок из МРОТ для полной ставки — 27 093 × 24 / 730 = 890,73 ₽. Итог за полный месяц дополнительно проверяют на минимум в размере МРОТ с учётом ставки и районного коэффициента: для 31-дневного месяца минимальное дневное пособие составляет 873,97 ₽, при неполном рабочем времени минимум уменьшают пропорционально.

Пример расчёта больничного на цифрах 2026 года

Условия: страховой стаж работника 6 лет, заработок 900 000 ₽ за 2024 год и 1 020 000 ₽ за 2025 год, код причины 01 (бытовое заболевание), ЭЛН на 7 календарных дней в марте 2026 года.

Из 14 728,77 ₽ работодатель начисляет и выплачивает только 6 312,33 ₽ и удерживает НДФЛ только с этой части. С 8 416,44 ₽ налог удерживает СФР как налоговый агент, поэтому в 6-НДФЛ работодателя пособие фонда не попадает. Работник видит обе суммы раздельно: одну в расчётном листке, другую в личном кабинете на Госуслугах.

Как рассчитать больничный вручную: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Откройте ЭЛН и выпишите код причины, даты начала и окончания. При кодах 01 и 02 уточните, бытовой случай или производственный.
2. Шаг 2. Определите расчётный период по году начала нетрудоспособности: для 2026 года это 2024 и 2025 годы. Если в них был отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком или приостановление трудового договора по статье 351.7 ТК РФ, запросите у работника решение о замене лет.
3. Шаг 3. Ограничьте заработок каждого года предельной базой: 2 225 000 ₽ за 2024 год, 2 759 000 ₽ за 2025 год.
4. Шаг 4. Сложите два года и разделите на 730. Сравните результат с 6 827,40 ₽ и с 890,73 ₽.
5. Шаг 5. Умножьте средний дневной заработок на процент по стажу или на 100% для производственной травмы и ухода за ребёнком до 8 лет.
6. Шаг 6. Проверьте ограничения МРОТ: стаж менее 6 месяцев, отметки о нарушении режима, опьянение.
7. Шаг 7. Разделите дни: первые 3 дня бытовой болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные передаются в СФР.

Когда пособие ограничивают МРОТ: стаж, нарушения режима, опьянение

При страховом стаже менее 6 месяцев пособие за полный календарный месяц не может превышать МРОТ, а там, где действует районный коэффициент, — МРОТ с его учётом (часть 6 статьи 7 255-ФЗ). Средний заработок работника может быть высоким, но выплата всё равно упирается в 27 093 ₽ за месяц.

Статья 8 255-ФЗ добавляет три основания снижения до МРОТ. При нарушении режима без уважительной причины и при неявке без уважительной причины к врачу или на медико-социальную экспертизу пособие ограничивают со дня нарушения. При заболевании или травме вследствие алкогольного, наркотического или токсического опьянения ограничение действует за весь период нетрудоспособности. Врач отражает нарушение кодом в ЭЛН по приказу № 1089н, и бухгалтер видит его в листке:

Код сам по себе не заменяет основание из закона и оценку уважительности причины. Если работник подтверждает, что пропустил приём из-за госпитализации или по вызову врача на другую дату, ограничение не применяют, а документ, подтверждающий причину, остаётся в деле вместе с расчётом.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Подписать с больничного несколько документов и полноценно выйти на работу — это разные ситуации. Если человек в дни больничного фактически работал, возникает вопрос к обоснованности пособия за эти дни. Поэтому при коде 25 я сначала сверяю табель и начисления за те же даты и только потом закрываю расчёт.»

Замена лет расчётного периода: когда заявление увеличивает пособие

По части 1 статьи 14 255-ФЗ, если в одном или обоих годах расчётного периода работник был в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребёнком, эти годы по его заявлению заменяют предшествующими. Условие одно: замена должна увеличить пособие. Бухгалтер считает оба варианта и применяет тот, который даёт большую сумму; если замена сумму уменьшает, заявление не исполняют.

Федеральный закон от 31.07.2025 № 330-ФЗ с 11 августа 2025 года добавил второе основание. Годы можно заменить, если в одном или обоих из них трудовой договор был приостановлен по статье 351.7 ТК РФ либо была приостановлена государственная гражданская служба. Правило распространяется на страховые случаи с 1 января 2025 года, поэтому больничные таких работников за 2025 год, уже оплаченные по обычному расчётному периоду, пересчитывают, если работник подал заявление и новый вариант выше.

Практическая проверка: при каждом больничном работника, который вернулся из отпуска по уходу за ребёнком или после приостановления договора, сравните заработок за расчётные годы с заработком за предшествующие. Если разница в пользу предшествующих лет, у работника есть основание для заявления, и ответственность за выбор варианта остаётся за ним.

Уход за ребёнком и травма: где стандартная формула не работает

Уход за больным ребёнком, код 09

Пособие по уходу за ребёнком до 7 лет платят за весь период лечения, но не более 60 календарных дней в году, а по заболеваниям из специального перечня — не более 90 дней. Размер зависит от возраста ребёнка, а не только от стажа родителя:

• ребёнок до 8 лет — 100% среднего заработка независимо от стажа, правило действует с 1 сентября 2021 года по Федеральному закону от 26.05.2021 № 151-ФЗ;
• ребёнок от 8 лет, амбулаторное лечение — первые 10 дней по стажу, дальше 50% среднего заработка;
• ребёнок от 8 лет, лечение в стационаре — по стажу за весь период.

Если уход за ребёнком совпал с ежегодным оплачиваемым отпуском родителя, пособие за совпавшие дни не назначают, а сам отпуск не продлевают и не переносят. Исключение в пункте 1 части 1 статьи 9 255-ФЗ сделано только для болезни или травмы самого работника в период отпуска.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Бытовая и производственная травма, код 02

Бытовую травму оплачивают по общей формуле: 3 дня работодатель, дальше СФР, процент по стажу. Производственную травму и профзаболевание оплачивают по Федеральному закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ: 100% среднего заработка за весь период, без правила трёх дней за счёт работодателя. Код в обоих случаях один, поэтому до начисления бухгалтер уточняет у специалиста по охране труда, признан ли случай связанным с производством. Если три дня уже начислены из средств компании, а случай потом признан производственным, расчёт переделывают.

Сроки выплаты больничного и обмен сведениями с СФР

Работодатель назначает пособие за свои 3 дня в течение 10 календарных дней со дня, когда работник обратился с необходимыми документами, и выплачивает его в ближайший день выплаты зарплаты (часть 1 статьи 15 255-ФЗ). Срок привязан к обращению с документами, а не к дате закрытия ЭЛН: при электронном листке обращением фактически служит поступление сведений о закрытом больничном.

На запрос СФР о недостающих сведениях страхователь отвечает за 3 рабочих дня (часть 8 статьи 13 255-ФЗ). Тот же срок, не позднее 3 рабочих дней, действует для передачи сведений после получения данных о закрытом ЭЛН по пункту 22 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Порядок и сроки взаимодействия с фондом собраны на странице СФР о сроках обмена сведениями по ЭЛН.

Работник со своей стороны может обратиться за пособием не позднее 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, а при уходе, карантине, протезировании или долечивании — со дня окончания периода освобождения от работы (часть 1 статьи 12 255-ФЗ). Для бухгалтера это означает, что больничный, о котором работник не сообщил вовремя, не теряет силу сразу после закрытия.

Переход СЭДО в ГИС ЕЦП в сентябре 2026 года

С 19 сентября 2026 года СФР прекратил приём и отправку прежних типов сообщений СЭДО и перенёс проактивный обмен по пособиям из ФГИС «Соцстрах» в ГИС ЕЦП. Сообщения 10010 и 32210 включены 19 сентября, типы 10110, 10910, 11210, 10510, 12410, 10710, 32010 и 32110 — 21 сентября. Контрольная точка на ближайшие недели: запросы фонда по больничным, открытым до перехода, должны приходить и уходить уже в новых типах. Если учётная программа не обновлена, ответ за 3 рабочих дня не уйдёт, а срок назначения пособия фондом не начнётся.

Обмен с фондом по СЭДО идёт из учётной программы, КЭДО его не заменяет. В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль, его устанавливают и настраивают за один день, после чего кадровые документы — заявления, приказы, ознакомления — синхронизируются с учётом автоматически, и бухгалтер видит подписанный документ в той же базе, где считает пособие.

Выплата в день зарплаты и расчётный листок

Пособие за 3 дня работодателя попадает в ближайшую выплату зарплаты и отражается в расчётном листке отдельной строкой. Часть, которую платит СФР, в расчётный листок работодателя не входит: работник видит её в личном кабинете на Госуслугах вместе со статусом больничного. Когда работник спрашивает, оплатят ли больничный и почему сумма меньше ожидаемой, первое, что сверяют, — какую часть он уже получил от компании и пришла ли выплата фонда.

В КЭДО Добыто расчётный листок уходит в личный кабинет работника и хранится в электронном архиве, согласие на электронную выдачу работник подписывает электронной подписью, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Цена ошибки: штрафы по статье 15.2 255-ФЗ

Если из-за недостоверных сведений работодателя СФР переплатил пособие, страхователь возмещает фонду излишние расходы и платит штраф 20% от суммы переплаты, не менее 1 000 ₽ и не более 5 000 ₽. За нарушение срока передачи сведений штраф составляет 5 000 ₽, за непредставление затребованных для контроля документов — 200 ₽ за каждый документ. Пример: неверно указанный заработок за 2025 год дал переплату 12 000 ₽; компания возвращает фонду 12 000 ₽ и платит штраф 2 400 ₽. Та же ошибка в ответе, отправленном на 4-й рабочий день, добавляет ещё 5 000 ₽.

Образцы учётных документов для больничного и выплаты пособия

Первым откройте табель Т-12: по нему сверяют дни ЭЛН с отработанными днями и начислениями за тот же период.

Больничный и кадровые документы: что проверить помимо суммы

Больничный во время ежегодного отпуска

Если работник сам заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске, отпуск по части 1 статьи 124 ТК РФ продлевают или переносят на другой срок, который определяет работодатель с учётом пожеланий работника. Письменное заявление статья для этого случая обязательным не называет, но оно фиксирует выбранный вариант и новые даты. Больничный по уходу за членом семьи права на продление не даёт.

При продлении отпуска число отпускных дней не меняется, пересчёт отпускных не делают, и удерживать уже выплаченные отпускные работодатель не вправе. Такую позицию Роструд подтвердил в ответе на портале Онлайнинспекция.рф от 10.06.2026. При переносе дней на другой срок отпускные за новый период считают заново, а зачёт прежней выплаты оформляют отдельно: одностороннее удержание из зарплаты неправомерно.

Периоды, за которые пособие не назначают

По части 1 статьи 9 255-ФЗ пособие не назначают за дни, совпавшие с периодами, когда работник освобождён от работы или не получает зарплату:

• отпуск без сохранения зарплаты: если нетрудоспособность продолжается после его окончания, пособие платят со следующего дня;
• отпуск по уходу за ребёнком: если работник досрочно вышел на работу, в том числе на неполное время, право на пособие сохраняется;
• простой, начавшийся раньше болезни; если болезнь началась до простоя и продолжилась в нём, за дни простоя платят в размере сохраняемой зарплаты, но не выше пособия по общим правилам (часть 7 статьи 7 255-ФЗ);
• отстранение от работы, если за этот период не начисляется зарплата.

Увольнение и испытательный срок во время больничного

Больничный влияет не только на расчёт, но и на даты кадровых решений. Если ЭЛН открыт у работника на испытании, бухгалтер и специалист по кадрам сверяют новую дату окончания испытания до того, как готовить документы об увольнении.

Подписание документов работником на больничном

Прямого ответа в законе нет: Трудовой кодекс не запрещает издавать приказы в отношении работника на больничном, и закон не запрещает человеку с открытым ЭЛН находиться на работе. Вопрос в последствиях документа для работника. Через КЭДО подписать документ с больничного технически проще, чем бумажный, поэтому ситуация встречается чаще. Маршрут документа в Добыто сохраняет дату отправки и дату подписания, и эти данные пригодятся, если подписание потом оспорят.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Документы я делю по последствиям, а не по форме. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными ЛНА подписываются спокойно: работник ничего не теряет. Соглашение о расторжении, изменение условий договора, соглашение о возмещении затрат на обучение формально подписать можно, но лучше подождать выхода с больничного, чтобы не создавать спор там, где можно подождать неделю.»

Чек-лист бухгалтера перед закрытием расчёта больничного

Каждый пункт чек-листа закрывает одну из ошибок, разобранных выше. Если хотя бы один пункт не проверен, расчёт отправлять рано.

1. Код причины в ЭЛН определён, для кодов 01 и 02 известно, бытовой случай или производственный.
2. Расчётный период взят по году начала нетрудоспособности: для 2026 года — 2024 и 2025 годы.
3. Проверено, был ли в расчётных годах отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком или приостановление договора по статье 351.7 ТК РФ, и есть ли заявление о замене лет.
4. Заработок каждого года ограничен своей предельной базой: 2 225 000 ₽ и 2 759 000 ₽.
5. Сумма разделена на 730, средний дневной заработок не выше 6 827,40 ₽.
6. Процент по стажу применён верно, для производственной травмы и ухода за ребёнком до 8 лет взято 100%.
7. Проверены ограничения МРОТ: стаж менее 6 месяцев, коды нарушений 23-28, опьянение.
8. Итог за месяц не ниже МРОТ с учётом ставки и районного коэффициента.
9. Дни больничного не совпадают с отпуском без сохранения зарплаты, простоем, отстранением, а уход за ребёнком — с ежегодным отпуском родителя.
10. Табель за дни ЭЛН сверен с начислениями: нет дней, оплаченных и зарплатой, и пособием.
11. Свои 3 дня назначены в течение 10 календарных дней и включены в ближайшую выплату зарплаты.
12. Ответ на запрос СФР отправлен за 3 рабочих дня в новых типах сообщений СЭДО.

Кто подписывает документы, если болеет руководитель

Полномочия руководителя на время болезни не прекращаются: они прекращаются решением уполномоченного органа, а больничный служит основанием для выплаты пособия. Приказы и договоры, подписанные директором с открытым ЭЛН, действительны. Чтобы работа с больничными и выплатами не останавливалась на время отсутствия руководителя, заранее оформляют приказ о передаче права подписи.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Руководитель вправе назначить уполномоченное лицо для подписания документов на период своего отсутствия, в том числе временной нетрудоспособности. В приказе, как и в доверенности, указывайте конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня порождает тот самый спор, который приказ должен был предотвратить: был ли заместитель вправе подписать именно этот документ.»

Стоимость КЭДО для учёта больничных и кадровых документов: тарифы Добыто

Стоимость зависит от числа сотрудников, видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив. Цены действуют на дату публикации.

Итоговая сумма складывается из тарифа и численности: компании до 25 сотрудников хватает «Старта», а интеграция с 1С и электронный архив, в котором хранятся расчётные листки и заявления, есть в «Бизнесе». Условия каждого тарифа и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Расчёт больничного в 2026 году проверяют в строгом порядке: сначала код причины и характер случая, потом расчётные годы и возможность их замены, затем лимит по каждому году, делитель 730, процент по стажу и обе границы — 6 827,40 ₽ сверху и МРОТ снизу. Большинство расхождений с СФР возникает не в арифметике, а в исходных данных: в пропущенном ограничении МРОТ, в незамеченной отметке о нарушении режима, в ответе фонду позже 3 рабочих дней или в старом формате сообщений СЭДО.

Добыто закрывает кадровую часть этой работы: заявления, приказы и расчётные листки подписываются электронной подписью и синхронизируются с 1С:ЗУП, поэтому бухгалтер сверяет больничный с документами в одной базе.

Частые вопросы о расчёте больничного

Как считают пособие, если в 2024 и 2025 годах заработка не было?

Если заработка за расчётный период нет или он ниже МРОТ, средний дневной заработок берут из МРОТ: 27 093 × 24 / 730 = 890,73 ₽. Дальше применяют процент по стажу, а итог за полный месяц сверяют с МРОТ с учётом ставки и районного коэффициента.

Какой минимальный больничный за день в месяцах разной длины в 2026 году?

Минимум считают делением МРОТ 27 093 ₽ на число календарных дней месяца: в 28-дневном феврале это 967,61 ₽, в 30-дневном месяце — 903,10 ₽, в 31-дневном — 873,97 ₽. При неполном рабочем времени минимум уменьшают пропорционально ставке.

Какой максимальный больничный можно получить за месяц в 2026 году?

При стаже от 8 лет максимум — 6 827,40 ₽ в день, то есть 204 822 ₽ за 30 дней и 211 649,40 ₽ за 31 день. При стаже от 5 до 8 лет верхняя граница — 5 461,92 ₽ в день (80%), при стаже менее 5 лет — 4 096,44 ₽ в день (60%).

Сколько дней ухода за ребёнком от 7 до 15 лет оплачивается?

До 15 календарных дней по каждому случаю, но не более 45 дней в календарном году (пункт 2 части 5 статьи 6 255-ФЗ). Пока ребёнку не исполнилось 8 лет, пособие платят в размере 100% среднего заработка; с 8 лет при амбулаторном лечении первые 10 дней оплачивают по стажу, остальные — в размере 50%.

Можно ли заменить только один год расчётного периода?

Да. Заменяют тот год, в котором был отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком или приостановление трудового договора по статье 351.7 ТК РФ, на предшествующий год. Замена допускается только по заявлению работника и только если пособие в итоге увеличивается.

Может ли руководитель на больничном подписывать приказы и договоры?

Может. Полномочия директора не прекращаются на время болезни, и договор, подписанный им с открытым ЭЛН, по этому мотиву не оспорить. Вопрос возникает к самому пособию: подписать несколько документов и полноценно работать в дни больничного — разные ситуации, во втором случае обоснованность пособия за эти дни проверяют.