Больничный по беременности и родам: сведения в СФР 2026

Больничный лист по беременности и родам врач формирует только в электронном виде, с кодом причины нетрудоспособности 05: на 140 календарных дней в 30 недель при одноплодной беременности и на 194 дня в 28 недель при многоплодной. Пособие за весь период платит Социальный фонд России напрямую работнице, правило про первые 3 дня за счёт работодателя здесь не действует — оно применяется к кодам 01 и 02. От работодателя нужны два действия, и у обоих срок 3 рабочих дня: ответ на проактивный запрос СФР в СЭДО и подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом «Назначение выплат по ОСС». Различие, которое определяет весь порядок: при коде 05 работодатель ничего не начисляет и не выплачивает, он только передаёт сведения, а деньги приходят из фонда.

Разберём состав сведений, который изменился с 1 июля 2026 года, сроки фонда (10 рабочих дней на решение и 5 рабочих дней на выплату) и штрафы по статье 15.2 255-ФЗ. Покажем, какие кадровые документы остаются на бумаге, а какие сотрудница подписывает из дома электронной подписью. Суммы пособия 2026 года от 124 702,20 до 955 836 рублей, сценарная таблица «что подаём и когда», чек-лист подготовки, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Больничный по беременности и родам: коды, продолжительность и кто платит

Бумажных бланков в обороте нет: листок нетрудоспособности существует в информационной системе СФР, а работодатель получает данные о нём через систему электронного документооборота с фондом. Сотруднице достаточно сообщить номер ЭЛН, но в большинстве случаев кадровик и бухгалтер видят открытие и закрытие листка в своей программе отчётности раньше, чем работница напишет заявление.

Продолжительность считается по календарным дням и не зависит от того, когда родился ребёнок. При одноплодной беременности листок оформляют в 30 недель на 140 дней: 70 до родов и 70 после. При многоплодной — в 28 недель на 194 дня: 84 и 110. Если роды прошли с осложнениями, медицинская организация формирует дополнительный листок на 16 дней, и общая продолжительность становится 156 дней.

Сам листок не обязывает уйти в отпуск именно в тот день, которым он открыт. Дата начала отпуска берётся из заявления работницы: она вправе продолжать работать и после 30 недель. Общая продолжительность при этом не растёт, отпуск просто становится короче, а за отработанные дни идёт зарплата вместо пособия.

Коды в больничном листе определяют не диагноз, а порядок оплаты. По ним видно, участвует ли работодатель в расходах и с какого дня считает фонд.

Практический вывод для бухгалтерии: по декретному листку в расчётной ведомости не появляется строка «пособие за счёт работодателя». Если она появилась, значит листок обработали как обычное заболевание, и с фондом придётся объясняться на этапе сверки расходов.

Какие сведения работодатель подаёт в СФР и в какие сроки

Схема проактивная: заявление на назначение пособия работница фонду не пишет. СФР узнаёт о страховом случае от медицинской организации и сам направляет работодателю запрос через СЭДО. На ответ даётся 3 рабочих дня со дня получения информации о закрытом листке нетрудоспособности. Если запрос не пришёл в течение 3 дней после начала страхового случая, работодатель вправе инициировать процесс сам, направив через оператора сообщение о жизненной ситуации.

По отпуску по беременности и родам работодатель передаёт дату начала отпуска, продолжительность страхового стажа, количество дней освобождения от работы с сохранением заработка без начисления взносов, сведения о замене календарных лет в расчётном периоде, районный коэффициент и продолжительность рабочего времени при неполном режиме. С 1 июля 2026 года по постановлению Правительства от 10.05.2026 № 545 фонд сначала берёт данные индивидуального лицевого счёта работника, затем свои сведения и только потом обращается к работодателю. Стажевые данные, которые уже учтены на лицевом счёте, из состава передаваемых сведений исключены, и штраф за их непредставление не применяется даже при поступлении запроса.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Отдельная обязанность, о которой чаще всего забывают, — подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС». Его подают не позднее 3 рабочих дней со дня, когда работница подала заявление об отпуске по беременности и родам, и подают на всех, а не только на тех, кто занят в особых условиях труда. Период отпуска отражается кодом ДЕКРЕТ, отпуск по уходу до полутора лет — кодом ДЕТИ, до трёх лет — кодом ДЛДЕТИ. Годовой подраздел 1.2 со сведениями о стаже за прошедший год подаётся до 25 января следующего года.

Условия назначения, продолжительность отпуска и актуальные размеры выплаты фонд публикует в разделе о пособии по беременности и родам на сайте СФР, там же указан порядок для тех, кто не работает по трудовому договору. Решение фонд принимает в срок не более 10 рабочих дней с момента получения сведений, деньги перечисляет в течение 5 рабочих дней после решения.

Порядок зависит от того, какое событие произошло. Ниже разложены типовые ситуации и сроки по каждой.

Как подать сведения по декрету: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите номер электронного листка нетрудоспособности с кодом 05: от работницы или из уведомления о его открытии в системе электронного документооборота с фондом.
2. Шаг 2. Примите заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам и издайте приказ по форме Т-6 или по своей форме. Дата начала отпуска берётся из заявления, а не из листка.
3. Шаг 3. В течение 3 рабочих дней со дня заявления отправьте подраздел 1.2 ЕФС-1 с типом «Назначение выплат по ОСС» и кодом ДЕКРЕТ.
4. Шаг 4. Ответьте на проактивный запрос фонда в течение 3 рабочих дней. Проверьте по своей учётной системе исключаемые дни и наличие заявления о замене календарных лет.
5. Шаг 5. Сверьте банковские реквизиты в сведениях о застрахованном лице. Если карта менялась, передайте обновлённые сведения в течение 3 рабочих дней.
6. Шаг 6. Отметьте период в табеле учёта рабочего времени и в графике отсутствий, чтобы бухгалтерия не начислила зарплату за декретные дни.
7. Шаг 7. Проконтролируйте статус в личном кабинете страхователя: решение фонда — до 10 рабочих дней, выплата — в течение 5 рабочих дней после решения.

Кадровое оформление и подписание документов, когда сотрудница уже не выходит в офис

Основание для отпуска — заявление работницы и листок нетрудоспособности, порядок установлен статьёй 255 ТК РФ. На этом кадровый пакет не заканчивается: нужен приказ, отметка в личной карточке, если компания её ведёт, корректный табель и решение по ежегодному отпуску, если он попадал на этот период.

В табеле отпуск по беременности и родам обозначается буквенным кодом «Р» или цифровым 14, отпуск по уходу за ребёнком — «ОЖ» или 15. Обычный больничный с кодами 01 и 02 идёт под «Б» или 19, и путаница между «Б» и «Р» в табеле — самая частая причина, по которой в расчёте появляются лишние дни.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я делю документы не по формальному признаку, а по последствиям. Заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными локальными актами — это группа, где спор в принципе не возникает: если работница потом скажет, что подписала на больничном, встречный вопрос будет простой, что именно она потеряла. А вот соглашение об изменении условий трудового договора в этот период я советую отложить: формально это законно, но вы создаёте себе спор там, где можно подождать неделю.»

Заявление, приказ, уведомления и согласия закон разрешает оформлять в электронном виде по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и 377-ФЗ. На бумаге по-прежнему остаются акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журнал инструктажей по охране труда и трудовая книжка.

Важный нюанс из практики: в Добыто КЭДО отсутствия сведены в один график: больничный подсвечен красным, отпуск и прочие отсутствия оранжевым, командировка синим. Фильтр по отделу за месяц показывает, кого замещать и на какой период оформлять срочный трудовой договор, без выгрузок из учётной системы.

Отметьте декретный период в табеле рабочего времени

Дальше вопрос доставки. Сотрудница в 30 недель беременности не поедет в офис за подписью на приказе, а курьер с папкой документов решает задачу медленно и без фиксации факта ознакомления. В маршруте подписания документ уходит работнице с уведомлением, она открывает его с телефона и подписывает, после чего файл с подписью отправляется в электронный архив.

Образцы документов для оформления декретного отпуска

Комплект собран под один сценарий: сначала заявление, затем приказ, потом табель; согласие на КЭДО понадобится, если работница подписывает документы удалённо.

Сколько заплатят в 2026 году и как считается пособие

Пособие по беременности и родам считается как 100 процентов среднего дневного заработка независимо от страхового стажа. Стажевые проценты 60 и 80, которые применяются к обычному больничному, здесь не работают. Расчётный период — два календарных года, предшествующих году начала отпуска: для декрета, начавшегося в 2026 году, это 2024 и 2025 годы, заработок за каждый год берётся в пределах базы для начисления взносов — 2 225 000 и 2 759 000 рублей соответственно.

Механика расчёта простая, но именно в ней прячутся расхождения между ожиданием работницы и суммой из фонда. Заработок за два года складывается, делится на число календарных дней в этих годах (для 2024 и 2025 это 731 день) и умножается на количество дней отпуска. Из знаменателя исключаются периоды временной нетрудоспособности, прошлого отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребёнком, а вот отпуск за свой счёт и прогулы из него не исключаются и среднедневной заработок занижают. Максимальный среднедневной заработок в 2026 году равен 6 827,40 рубля, и любая зарплата выше предельной базы на сумму пособия уже не влияет.

Нижняя граница привязана к МРОТ: с 1 января 2026 года он равен 27 093 рублям, и при стаже менее 6 месяцев пособие не может превышать эту сумму за календарный месяц. НДФЛ и страховые взносы с пособия по беременности и родам не удерживаются, поэтому сумма в расчёте равна сумме на карте. Обратиться за пособием можно в течение 6 месяцев со дня окончания отпуска, это статья 12 255-ФЗ.

Если в 2024 или 2025 году женщина уже была в декрете или в отпуске по уходу, средний заработок за эти годы окажется низким. В такой ситуации она вправе подать заявление о замене календарных лет на более ранние, но замена применяется только тогда, когда пособие от неё вырастет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если вы работодатель и читаете этот раздел, чтобы понять свою часть работы: считает и платит фонд, а от вас требуются корректные сведения о стаже, исключаемых днях и заявлении о замене лет. Кадровую часть — заявление, приказ, ознакомление — в Добыто КЭДО закрывают из браузера, а сведения в фонд всё равно уходят отдельным каналом через программу отчётности.

Ошибки, из-за которых пособие задерживается, и их цена

Нарушение срока представления сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, обходится в 5 000 рублей штрафа по статье 15.2 255-ФЗ. Недостоверные сведения или их сокрытие — 20 процентов суммы излишне понесённых фондом расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 рублей. Отказ представить документы для проверки полноты и достоверности сведений — 200 рублей за каждый непредставленный документ. Санкции перечислены в разделе об ответственности страхователя на сайте фонда.

Денежная часть штрафа здесь не главная. Пропущенный запрос СЭДО означает, что работница не получит деньги в срок и придёт с вопросом к кадровику, а не в клиентскую службу фонда. Неверные банковские реквизиты дают возврат платежа и повторный круг: новые сведения о застрахованном лице, новое решение, новые 10 рабочих дней. Неподанный подраздел 1.2 ЕФС-1 оставляет назначение в подвешенном состоянии, при этом формально срок нарушен уже на четвёртый рабочий день после заявления.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Подписать документ из системы КЭДО, находясь на больничном, технически проще, чем бумажный: не нужно ни курьера, ни поездки в офис, ни сканов. Значит, таких ситуаций будет всё больше, а правил для них в законе до сих пор нет. Отсюда простое рабочее решение: в электронном виде спокойно закрывайте заявления, приказы и ознакомления, а документы, которые ухудшают положение работника, оставляйте до выхода.»

Важный нюанс из практики: схема «сотрудница вышла с больничного, а на столе стопка документов, подписывай сегодня» читается судом ровно так, как выглядит. Если пакет накопился, отправьте его в маршрут подписания заранее и дайте реальное время на чтение.

Что проверить до того, как сотрудница уйдёт в декрет

Подготовка занимает один рабочий день, а экономит две-три недели переписки с фондом. Проверять есть смысл ещё на этапе, когда работница принесла справку о постановке на учёт или просто сообщила о беременности.

1. Канал обмена с фондом. Настроена ли подписка на события по листкам нетрудоспособности в программе отчётности и кто в компании видит входящие запросы СЭДО.
2. Сведения о застрахованном лице. Актуальны ли банковские реквизиты, СНИЛС и паспортные данные: именно по ним фонд перечисляет деньги.
3. Расчётные данные. Есть ли в учётной системе заработок за 2024 и 2025 годы, посчитаны ли исключаемые дни, нужна ли замена календарных лет.
4. Ежегодный отпуск. Остаток дней и решение по статье 260 ТК РФ: отпуск перед декретом или сразу после него.
5. Замещение. Кто закрывает функции и на каком основании: срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника или приказ о возложении обязанностей.
6. Подписание. Подключена ли работница к электронному документообороту и выпущена ли подпись: после 30 недель собирать подписи очно уже неудобно.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «График отпусков обязателен для обеих сторон, но ежегодный отпуск продлевается или переносится, если работник оказался временно нетрудоспособным. Поэтому перед декретом я всегда смотрю остаток дней и график вместе: если запланированный отпуск попадает на период листка, его переносят по заявлению, а не сжигают.»

В практике Добыто кадровики чаще всего спотыкаются именно на реквизитах: работница сменила карту, сообщила об этом в чате, а сведения о застрахованном лице так и остались со старым счётом.

Ежегодный отпуск, замещение и увольнение: граничные ситуации

По статье 260 ТК РФ женщина вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, независимо от стажа работы у этого работодателя. Правило про шесть месяцев непрерывной работы здесь не применяется, отказать нельзя. Если ежегодный отпуск уже шёл и на него наложился декретный листок, ежегодный переносится на другой срок по заявлению работницы.

Замещение оформляется двумя способами. Первый — срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника: он прекращается с выходом основной сотрудницы, и дата окончания в нём не ставится, указывается событие. Второй — перераспределение обязанностей внутри штата приказом с доплатой за совмещение.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда обязанности передаются на время отсутствия, в приказе нужен конкретный перечень полномочий, а не формулировка «возложить исполнение обязанностей». Общая формулировка порождает ровно тот спор, который приказом и пытались предотвратить: был ли человек вправе подписывать именно этот документ. И при разборе дисциплинарных ситуаций наличие такого приказа показывает, чьи обязанности не были исполнены.»

Работа во время декрета разводится по двум периодам. За дни, когда женщина работает и получает зарплату, пособие по беременности и родам не назначается: одновременно получать и то, и другое нельзя. А вот в отпуске по уходу за ребёнком с 2024 года право на ежемесячное пособие сохраняется, даже если сотрудница вышла на работу, в том числе на полный день.

Когда этот порядок не применяется

Описанная схема работает для женщин, застрахованных по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, то есть для работающих по трудовому договору. За пределами этого круга правила другие.

• Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Листок нетрудоспособности с кодом 05 им не оплачивается: заказчик не является страхователем. С 1 января 2026 года действует эксперимент добровольного страхования самозанятых на случай болезни со страховой суммой 35 000 или 50 000 рублей и взносом 1 344 или 1 920 рублей в месяц, но пособие по беременности и родам в этот эксперимент не входит.
• Индивидуальные предприниматели. Право на декретное пособие появляется, только если ИП добровольно вступила в правоотношения по социальному страхованию и уплатила взносы за предшествующий календарный год.
• Студентки очной формы и уволенные при ликвидации. Они обращаются напрямую в клиентскую службу фонда или через Госуслуги, работодатель в цепочке не участвует.
• Стаж менее 6 месяцев. Порядок подачи сведений тот же, но размер пособия ограничен МРОТ за календарный месяц.
• Система КЭДО не заменяет СЭДО. Кадровый электронный документооборот закрывает заявления, приказы и ознакомления, но сведения для назначения пособия уходят в фонд через оператора отчётности. Если вы ждёте, что после перехода на КЭДО подраздел 1.2 ЕФС-1 отправится сам, это не так.

Стоимость перевода кадровых документов по декрету в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, кастомных шаблонов и электронного архива. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций: для компании до 25 человек достаточно тарифа «Старт», а интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Декретный больничный отличается от обычного тремя вещами: код 05, фиксированная продолжительность 140, 156 или 194 дня и оплата фондом за весь период без участия работодателя в расходах. Работодатель здесь не плательщик, а поставщик сведений, и оба его срока равны 3 рабочим дням: ответ на запрос в СЭДО и подраздел 1.2 ЕФС-1 после заявления работницы. Сумма в 2026 году укладывается в диапазон от 124 702,20 до 1 324 515,60 рублей в зависимости от заработка и длительности отпуска, а с 1 июля 2026 года часть стажевых сведений фонд берёт с лицевого счёта сам.

Кадровая часть при этом остаётся на работодателе целиком: заявление, приказ, табель, ознакомления и замещение. Мы в Добыто собираем этот пакет как типовой маршрут с шаблонами и электронным архивом, чтобы сотрудница подписывала документы из дома, а у кадровой службы оставались доказательства ознакомления на случай проверки.

Частые вопросы

Можно ли получать пособие по беременности и родам и зарплату одновременно?

Нет. За дни, когда женщина фактически работает, начисляется заработная плата, и пособие за эти дни не назначается. Если сотрудница решила уйти в отпуск позже даты открытия листка, отпуск начинается со дня, указанного в её заявлении, а пособие считается за оставшуюся часть периода. Дни работы при этом попадают в табель обычными явками, а не кодом «Р».

Удерживается ли НДФЛ с декретных выплат?

Нет. Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поэтому начисленная сумма и сумма к получению совпадают. Этим оно отличается от пособия по обычному больничному с кодами 01 и 02, с которого НДФЛ удерживается.

Что делать, если сотрудница работает у двух работодателей?

Если в двух предшествующих календарных годах она была занята у тех же двух страхователей, пособие назначается по каждому месту работы, и сведения в фонд подают оба работодателя. Если состав работодателей за два года менялся, пособие назначается по одному месту работы по выбору сотрудницы, а заработок у других работодателей учитывается на основании сведений фонда.

Где посмотреть, назначено ли пособие и на какую сумму?

Работнице сведения об электронном листке нетрудоспособности и о назначенных выплатах доступны в личном кабинете на Госуслугах и в личном кабинете получателя услуг СФР. Работодатель видит движение по страховому случаю в личном кабинете страхователя и в своей программе отчётности: там же видно, приняты ли переданные сведения о застрахованном лице.

Как быть, если декрет наступил во время отпуска по уходу за первым ребёнком?

Одновременно находиться в двух отпусках нельзя. Сотрудница пишет заявление о прекращении отпуска по уходу за первым ребёнком и заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам, работодатель издаёт два приказа. После окончания декретного отпуска отпуск по уходу за первым ребёнком при необходимости оформляется заново, если ребёнку ещё не исполнилось три года.

Что делать, если проактивный запрос из фонда так и не пришёл?

Ждать дольше 3 дней с даты начала страхового случая смысла нет. Работодатель направляет через оператора сообщение о жизненной ситуации и тем самым запускает процесс сам. Параллельно стоит проверить, подписан ли работодатель на события по листкам нетрудоспособности: без подписки уведомления об открытии и закрытии ЭЛН в программу не поступают.