Новые правила оплаты больничных листов: что перенастроить в компании

Новые правила оплаты больничных листов в 2026 году не изменили распределение расходов: при собственной болезни или бытовой травме работника первые 3 календарных дня оплачивает работодатель, с 4-го дня пособие выплачивает Социальный фонд России (СФР). Поменялись параметры, которые заложены в зарплатную программу. Это расчётный период 2024-2025 годов, дневной максимум 6 827,40 руб. и МРОТ 27 093 руб. с минимальной дневной базой 890,73 руб. Кроме того, появилась отдельная база НДФЛ для части пособия, рассчитанной с районным коэффициентом или северной надбавкой, и порог взносов 7 809,12 руб. за 2025 год для исполнителей по ГПХ. Кто платит больничный, определяет код причины в ЭЛН. По кодам 01 и 02 первые 3 дня оплачивает работодатель. По кодам 03, 05, 06, 08, 09 и при подтверждённой производственной травме СФР платит с первого дня.

Материал помогает перенастроить процесс по шагам: сверить справочник кодов, разделить дни работодателя и фонда, поставить контроль сроков 3, 5 и 10 рабочих дней в обмене через СЭДО и проверить, каких изменений 2026 года ваша компания не касается. Отдельно разобраны кадровые последствия больничного: продление испытательного срока и подписание документов в КЭДО в период нетрудоспособности. Штрафы по ст. 15.2 255-ФЗ, пошаговая инструкция, проверка выплаты в личном кабинете СФР и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что изменилось в оплате больничных в 2026 году и что перенастроить

Статья 183 ТК РФ закрепляет гарантию оплаты временной нетрудоспособности, а размеры пособий и условия их выплаты отсылает к федеральным законам. Основной из них — Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ, который регулирует пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. На 23.10.2026 действует редакция ч. 2 ст. 3 этого закона: первые три дня временной нетрудоспособности оплачиваются за счёт страхователя, остальной период начиная с 4-го дня — за счёт бюджета СФР. Закон от 15.12.2025 № 455-ФЗ с 01.01.2026 внёс изменения в ст. 1.1 и 3. Закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ с 01.07.2026 изменил ст. 2. При этом трёхдневная доля работодателя при собственной болезни и бытовой травме работника по трудовому договору осталась прежней.

Новыми в 2026 году стали параметры расчёта, налоговый учёт и условия для отдельных категорий получателей. В таблице по каждому изменению указано, кого оно касается и какую настройку требует.

Возьмём компанию, где нет работников в местностях с районными коэффициентами, нет договоров ГПХ, авторских договоров и самозанятых — участников эксперимента. Ей обязательно перенастроить только первые две строки: годы расчёта, предельные базы, дневной максимум и МРОТ.

Когда изменения 2026 года перенастройки не требуют

Часть новаций касается узких категорий. Границы их применения прописаны в самих нормах:

• Отдельная база НДФЛ не нужна, если районный коэффициент и северная надбавка в расчёте пособия не участвовали.
• Порог взносов 7 809,12 руб. проверяется только у исполнителей по ГПХ. Для работника по трудовому договору такое условие назначения не установлено.
• Поправки закона № 29-ФЗ затрагивают авторов результатов интеллектуальной деятельности и связанные договоры. Трудовые договоры и долю работодателя за первые 3 дня они не меняют.
• Приказ № 222н добавил положения для участников эксперимента самозанятых. Основной порядок выдачи ЭЛН штатным работникам он не заменил.

Строки таблицы, которые к компании не относятся, в задание на доработку зарплатной программы не включайте.

Кто платит больничный: коды ЭЛН и источник оплаты по дням

Работодатель больничный лист не пишет и не заполняет. По приказу Минздрава от 23.11.2021 № 1089н листок нетрудоспособности формируется в форме электронного документа. СФР получает его от медицинской организации и запускает обмен со страхователем. Бумажный лист сохраняется для исключений, установленных ст. 13 255-ФЗ. Срок действия приказа № 1089н продлён до 01.03.2029.

Источник оплаты зарплатная программа определяет по коду причины нетрудоспособности. В таблице правила оплаты сведены по ч. 2-3 ст. 3 255-ФЗ, ст. 8-9 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ о страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и п. 68 приложения к приказу № 1089н.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Доля работодателя возникает только по кодам 01 и 02 и исчезает, когда травму признают производственной. Поэтому условие начисления первых 3 дней в программе привязывают к коду причины и признанию страхового случая. Сам факт поступления ЭЛН для этого условия не годится.

Больничный лист с травмой требует отдельной проверки. Код 02 обозначает травму, но производственный характер не подтверждает: для этого нужны документы и признание страхового случая (ч. 4 ст. 9 125-ФЗ). До 01.09.2022 несчастный случай на производстве обозначался кодом 04. Таблицы, собранные до этой даты, в справочник зарплатной программы не переносятся. Актуальный перечень сверяйте по справочнику кодов ЭЛН и выплат по обязательному социальному страхованию СФР.

В старых памятках и архивных редакциях закона, которые по-прежнему открываются на ведомственных сайтах, встречается формулировка о первых двух днях за счёт работодателя. Это устаревшая норма: действующая ч. 2 ст. 3 255-ФЗ устанавливает 3 календарных дня. Если расчётный алгоритм или внутренний регламент собран по такому тексту, его переписывают по действующей редакции.

Отметьте дни больничного в табеле перед расчётом пособия

Конструктор собирает .docx табеля по форме Т-13 на 31 день. В нём есть условные обозначения явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Табель сверяют с периодом ЭЛН до назначения пособия. Отдельно проверяют, не работал ли человек фактически в дни больничного.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Закон не запрещает человеку на листке нетрудоспособности бывать на работе. Но если в дни больничного он полноценно работал, возникает вопрос к обоснованности пособия. Подписать несколько документов и выйти на работу с больничного — разные ситуации, и в табеле их стоит различать.»

Сроки обмена со СФР через СЭДО: 3, 5 и 10 рабочих дней

СФР автоматически уведомляет работодателя об открытии ЭЛН на сотрудника и о каждом изменении статуса: открыт, продлён, закрыт, аннулирован. Для получения этих сведений с 01.01.2022 страхователь подключается к сервису «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). Условия подключения фонд описывает на странице СФР об электронных листках нетрудоспособности для работодателей.

После закрытия ЭЛН идёт проактивный обмен. СФР запрашивает недостающие сведения, работодатель сверяет предзаполненные поля и при необходимости исправляет их. Затем ответ подписывается УКЭП и отправляется через СЭДО. Порядок и сроки этого обмена закреплены постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010, срок выплаты фондом — ч. 1 ст. 15 255-ФЗ.

Сроки обмена считаются по-разному. Одни идут в рабочих днях, другие — в календарных, а выплата части работодателя привязана к графику зарплаты:

10 календарных дней на назначение своей части и 10 рабочих дней фонда — разные сроки с разной точкой отсчёта. В одном таймере контроля их не объединяют.

Проверить ход больничного помогают статусы ЭЛН. Фонд расшифровывает их, описывает порядок действий при ошибке и получение дубликата в разъяснении Отделения СФР о статусах электронного больничного. Для мониторинга в зарплатной системе выводят весь перечень:

• 010 — открыт;
• 020 — продлён;
• 030 — закрыт;
• 040 — направлен на МСЭ;
• 050 — дополнен результатами МСЭ;
• 060 — заполнен страхователем;
• 070 — сведения направлены;
• 080 — пособие выплачено;
• 090 — действия прекращены, лист аннулирован.

Переход из 030 в 060 и 070 зависит от работодателя. Его и ставят на контроль по сроку 3 рабочих дней.

Расчёт пособия в 2026 году: параметры для зарплатной программы

Для страхового случая 2026 года расчётный период — 2024 и 2025 годы (ч. 1 ст. 14 255-ФЗ). Заработок за эти годы берётся с учётом годовых предельных баз и делится на 730. К полученному среднедневному заработку применяется процент по страховому стажу (ст. 7): менее 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и более — 100%. Результат умножается на число календарных дней больничного. Для стажа менее 6 месяцев и болезни после увольнения закон устанавливает специальные ограничения. Их настраивают отдельными правилами.

Верхняя граница пособия в 2026 году — 6 827,40 руб. за день. Нижняя опирается на федеральный МРОТ 27 093 руб.: 27 093 × 24 / 730 = 890,73 руб. в день до районного коэффициента. Эта величина корректируется на районный коэффициент там, где он установлен. Она не равна выплате каждому работнику: итог зависит от месяца, стажа, режима занятости и коэффициента. Обе границы приведены в памятке СФР о выплатах по обязательному социальному страхованию в 2026 году.

НДФЛ с больничного: отдельная база для районного коэффициента и северной надбавки

С 01.01.2026 часть пособия, приходящаяся на районный коэффициент и северную надбавку, облагается в отдельной налоговой базе по п. 6.2 ст. 210 НК РФ, по шкале п. 1.2 ст. 224 НК РФ. Изменение внёс Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Письмом от 18.02.2026 № ЗГ-35-11/1411@ ФНС распространила абз. 2 п. 6.2 ст. 210 на все выплаты, которые определяются из среднего заработка, включая пособия по временной нетрудоспособности.

Правило работает, только если коэффициент или надбавка участвовали в расчёте. К пособию из среднего заработка без них п. 6.2 ст. 210 не применяется: это ФНС отдельно оговаривает в разъяснении о налоговой базе для выплат с районными коэффициентами и надбавками. Автоматическое выделение процента из любой суммы больничного первоисточники не предписывают. Долю определяют по исходным сведениям конкретного работника. Поэтому в зарплатной программе нужна аналитика, которая хранит, какая часть пособия рассчитана с учётом коэффициента.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Исполнители по ГПХ: порог взносов за 2025 год

Право исполнителя по договору ГПХ на пособие в 2026 году зависит от суммы взносов на ВНиМ (страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством), начисленной с выплат ему за 2025 год. Она должна быть не ниже стоимости страхового года (ч. 4.2 ст. 2, ч. 3 ст. 4.5 255-ФЗ). В местности без районного коэффициента порог — 7 809,12 руб., с коэффициентом он выше. С порогом сравнивают сумму взносов. Заработок исполнителя и размер пособия в этой проверке не участвуют.

Требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ не переносятся. Проверку порога настраивают как отдельное условие назначения для договоров ГПХ. Формулу и пример расчёта на 2026 год приводит ответ Отделения СФР о праве исполнителей по ГПХ на пособие.

Ошибки настройки оплаты больничных и их цена

Ошибка в настройке оборачивается для компании двумя видами расходов. Первый — выплаты из собственных средств там, где платить должен фонд. Второй — штрафы по ст. 15.2 255-ФЗ:

• за несвоевременную передачу сведений — 5 000 руб.;
• за недостоверные сведения, повлёкшие излишние расходы фонда, — 20% переплаты, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.;
• за каждый непредставленный документ — 200 руб.

1. Правило 3 дней на все листки. Условие «пришёл больничный — начислить 3 дня за счёт работодателя» срабатывает и по кодам 03, 05, 06, 08 и 09, хотя по ч. 3 ст. 3 255-ФЗ эти основания фонд оплачивает с первого дня. Такую настройку оставляют, когда алгоритм писали под самый частый случай — болезнь работника. Цена — лишние 3 дня за счёт работодателя по каждому такому листку.
2. Справочник кодов до 01.09.2022. Программа ждёт код 04 для производственной травмы и все листки с кодом 02 считает бытовыми. Цена — перерасчёт пособия и корректировка сведений для СФР после признания страхового случая.
3. Расхождения в ФИО и СНИЛС. После смены фамилии, при ошибочном кадровом мероприятии или без протокола отправки ЕФС-1 проактивный запрос или выплата срываются. Чаще всего это ошибки ввода в кадровой программе, которые никто не сверяет с отправленными сведениями. Цена — задержка выплаты работнику и риск штрафа 5 000 руб. за просрочку.
4. Ответ из двух систем. Если ответ в СЭДО может уйти и из зарплатной программы, и из сервиса отчётности, появляются дубли. Отдельная ошибка того же блока — правка полей ЭЛН, которые работодателю менять нельзя. Цена — повторный обмен и тот же риск просрочки.
5. Фиксированный процент для НДФЛ. Долю районного коэффициента вычитают из всей суммы пособия по единой ставке, чтобы не вести аналитику. Цена — неверная налоговая база по работникам, у которых коэффициент в расчёте не применялся.

Технические причины срыва обмена и порядок их устранения СФР собрал в базе знаний для страхователей по техническим вопросам.

Порядок перенастройки: диагностика и пошаговая инструкция

Если больничный пришёлся на отпуск, в 1С:ЗУП период нетрудоспособности отражают в документе-исправлении «Отпуск» на вкладке «Продления, переносы, отзывы». Оттуда же оформляется перенос дней отпуска на новые периоды.

Интеграция Добыто с 1С:ЗУП синхронизирует кадровые документы, модуль устанавливается и настраивается за один день. Отдельной услуги по настройке расчёта больничных и обмена через СЭДО в тарифах Добыто нет. Эти настройки делаются в зарплатной программе и канале обмена с фондом.

Что проверить до начала перенастройки

• Работают ли сотрудники в местностях с районным коэффициентом или северной надбавкой и участвовали ли эти выплаты в расчёте пособий.
• Есть ли договоры ГПХ и авторские договоры, на которые распространяется ст. 2 255-ФЗ в редакции закона № 29-ФЗ.
• Взаимодействует ли компания с самозанятыми — участниками эксперимента.
• Подключена ли компания к СЭДО и у кого из сотрудников УКЭП для подписи ответов СФР.
• Из скольких систем может уйти ответ на запрос фонда.
• Совпадают ли ФИО и СНИЛС в кадровой программе с отправленными сведениями и есть ли протоколы ЕФС-1 по всем кадровым мероприятиям.

Как перенастроить оплату больничных: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Обновите справочник причин нетрудоспособности по действующему перечню кодов ЭЛН и удалите из таблиц код 04 для несчастного случая на производстве, действовавший до 01.09.2022.
2. Шаг 2. Привяжите оплату первых 3 календарных дней за счёт работодателя к кодам 01 и 02. Для кодов 03, 05, 06, 08, 09 и признанных производственных случаев настройте оплату фондом с первого дня.
3. Шаг 3. Введите параметры 2026 года: расчётные годы 2024 и 2025, делитель 730, годовые предельные базы, дневной максимум 6 827,40 руб., МРОТ 27 093 руб. и минимальную дневную базу 890,73 руб. до районного коэффициента.
4. Шаг 4. Для работников с районным коэффициентом или северной надбавкой включите аналитику доли пособия, рассчитанной с их учётом, и отдельную базу НДФЛ по п. 6.2 ст. 210 НК РФ.
5. Шаг 5. Добавьте для договоров ГПХ условие назначения: взносы на ВНиМ за 2025 год не ниже стоимости страхового года, без районного коэффициента — 7 809,12 руб.
6. Шаг 6. Поставьте контроль сроков: 3 рабочих дня на ответ на запрос СФР, 3 рабочих дня на подтверждение и 5 рабочих дней на ответ по извещению, 10 календарных дней на назначение своей части и выплату в ближайший день зарплаты.
7. Шаг 7. Закрепите одну систему для ответов через СЭДО, проверьте действующую УКЭП подписанта, сверку ФИО и СНИЛС и протоколы ЕФС-1.
8. Шаг 8. Внесите в кадровый регламент пересчёт срока испытания при открытом ЭЛН и запрет увольнения по инициативе работодателя в период нетрудоспособности.

Больничный в испытательном сроке и при отсутствии руководителя

Открытый ЭЛН запускает и кадровые процедуры: продление испытания, запрет увольнения, порядок подписания документов. Их настраивают в кадровой программе и регламенте отдельно от расчёта пособия.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Больничный в испытательный срок не входит: испытание продлевается на дни болезни, и вместе с ним сдвигается дата трёхдневного предупреждения об увольнении по итогам испытания. Если уведомление вручили до больничного по прежней дате окончания испытания, увольнение по нему окажется преждевременным. Пересчитывайте даты каждый раз, когда в испытательном сроке появляется больничный.»

Полномочия руководителя на больничном не прекращаются. Их прекращает решение уполномоченного органа, а больничный служит основанием для выплаты пособия. Договор, который директор подписал в период нетрудоспособности, действителен, и оспорить его по мотиву болезни не получится.

Важный нюанс из практики: руководитель вправе назначить уполномоченное лицо для подписания документов на период своего отсутствия. Это может быть отпуск, командировка, временная нетрудоспособность, выходные и праздничные дни. В приказе, как и в доверенности, указывают конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня оставляет открытым вопрос, вправе ли заместитель подписывать именно этот документ. Такой приказ пригодится и при разборе дисциплинарных ситуаций: без него работодателю сложнее доказать, чьи обязанности не исполнены.

Подписание кадровых документов в КЭДО во время больничного

ТК РФ не запрещает издавать распорядительные акты в отношении работника на листке нетрудоспособности. Но и правил подписания документов в этот период закон не устанавливает: вопрос надлежащим образом не урегулирован, и на практике распространены две альтернативные позиции.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Из отсутствия запрета не следует безопасность. В КЭДО подписать документ с больничного технически проще, чем бумажный, поэтому такие ситуации будут встречаться чаще. Делите документы по последствиям для работника, а не по форме, и не создавайте спор там, где можно подождать неделю.»

По последствиям документы делятся на три группы:

• Можно подписывать в период болезни. Документы в интересах работника или нейтральные: заявление на отпуск, согласие на обработку персональных данных, ознакомление с информационными ЛНА.
• Формально допустимо, но подписание лучше отложить. Документы, которые ухудшают положение работника или ограничивают его: соглашение о расторжении, изменение условий трудового договора, соглашение о возмещении затрат на обучение.
• Нельзя. Увольнение по инициативе работодателя.

Важный нюанс из практики: спор о документе второй группы строится на состоянии здоровья. Работник заявляет, что подписал документ с температурой, не читал его и не понимал. У работодателя есть подпись, у работника — листок нетрудоспособности и состояние, подтверждённое медиками. Опровергать его позицию придётся работодателю.

Личный кабинет сотрудника в Добыто объединяет карточку профиля, учёт рабочего времени, сведения о последней выплате и историю начислений с лентой запросов и панелью отсутствий. Документ на подпись и сведения об отсутствиях работник видит в одном интерфейсе.

Как работник проверяет, оплатят ли больничный

Сведения об ЭЛН, расчёте и выплате пособия работник видит в личном кабинете получателя услуг СФР. Вход — через подтверждённую учётную запись Госуслуг, туда же приходят уведомления о больничном.

Статус 060 означает, что работодатель заполнил сведения, 070 — что они направлены в фонд, 080 — что пособие выплачено. Если ЭЛН закрыт, а статус не меняется дальше 030, следующий шаг за работодателем: это его ответ на запрос фонда. Часть за первые 3 дня по кодам 01 и 02 работодатель начисляет сам. Выплачивает он её в ближайший после назначения день выплаты зарплаты, и эта сумма отражается в расчётном листке.

В Добыто расчётный листок поступает в личный кабинет сотрудника и сохраняется в электронном архиве. Согласие на получение расчётных документов в электронном виде работник подписывает электронной подписью, и оно хранится в личном деле.

Стоимость КЭДО для кадровых документов по больничным в 2026 году

Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С. Расчёт пособий и обмен с СФР через СЭДО в тарифах не заявлены.

Итоговая сумма считается по числу сотрудников и выбранному тарифу. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав и условия каждого тарифа приведены на странице тарифов КЭДО Добыто.

Выводы

Схема оплаты больничных в 2026 году прежняя: работодатель оплачивает первые 3 календарных дня по кодам 01 и 02, всё остальное и прочие основания финансирует СФР. Перенастраивать нужно параметры: годы расчёта, лимиты, МРОТ, отдельную базу НДФЛ для доли с районным коэффициентом, порог взносов для исполнителей по ГПХ и контроль сроков обмена через СЭДО. Кадровые сроки при больничном требуют собственных правил в регламенте: продление испытания, запрет увольнения, подписание документов.

Кадровую часть этого процесса закрывает КЭДО. В Добыто сотрудники подписывают документы электронной подписью, расчётные листки попадают в личный кабинет и электронный архив, а кадровые документы синхронизируются с 1С:ЗУП.

Ответы на частые вопросы

Что делать, если СФР не прислал запрос после закрытия ЭЛН?

Если спустя 3 дня после закрытия ЭЛН проактивного запроса от фонда нет, СФР рекомендует работодателю начать процесс самостоятельно: направить сообщение о жизненной ситуации. Параллельно стоит проверить, совпадают ли ФИО и СНИЛС работника в отправленных сведениях и есть ли протокол ЕФС-1 по его кадровым мероприятиям. Расхождения в этих сведениях срывают запрос.

Можно ли оплатить больничный, если работник сообщил о нём через несколько месяцев?

Да, если не истёк срок обращения: он составляет 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности (ч. 1 ст. 12 255-ФЗ). В пределах этого срока обращение обрабатывается в общем порядке. Работодатель назначает свою часть в течение 10 календарных дней, выплачивает её в ближайший день выплаты зарплаты и передаёт сведения в СФР.

Что перенастроить, если бытовую травму позже признали производственной?

После признания страхового случая пособие по ст. 9 125-ФЗ выплачивает СФР за весь период нетрудоспособности, в размере 100% среднего заработка с установленным ограничением. Правило первых 3 дней за счёт работодателя к такому случаю не применяется. В зарплатной программе нужен перерасчёт: начисление за первые 3 дня как доли работодателя пересматривается, и весь период переходит в выплату фонда.

Получит ли пособие исполнитель по ГПХ, который параллельно работает по трудовому договору?

Получит, если взносы на обязательное социальное страхование, уплаченные в его пользу в 2025 году, составляют не менее 7 809,12 руб. в местности без районного коэффициента. В эту сумму СФР включает и взносы работодателя по трудовому договору. При районном коэффициенте порог выше.

Как считается минимальное пособие работнику на неполной ставке?

Если пособие исчисляется из МРОТ, при неполной ставке его размер определяется пропорционально продолжительности рабочего времени. Отправная точка — минимальный дневной заработок 2026 года 890,73 руб. Он корректируется на районный коэффициент, если работник трудится в регионе, где коэффициент установлен.

Можно ли перевести работника на другую должность, пока он на больничном?

Можно. ТК РФ не запрещает издавать распорядительные акты в отношении работника в период нетрудоспособности, а практика допускает перевод, если работник в это время сможет подписать дополнительное соглашение о переводе. Изменение условий трудового договора относится к документам, которые в споре сложнее защитить. Если перенести подписание нельзя, работодатель фиксирует передачу документа, время на ознакомление и добровольность подписания.

Платит ли работодатель первые 3 дня самозанятому, который добровольно застраховался?

С 01.01.2026 по закону № 456-ФЗ идёт эксперимент: самозанятый может добровольно, по своему выбору, застраховаться на случай временной нетрудоспособности. Автоматически в штатную схему, где первые 3 дня оплачивает страхователь, это его не переводит. Для участников эксперимента приказ Минздрава № 222н с 26.04.2026 внёс отдельные положения в порядок формирования ЭЛН.