Номер МЧД — это уникальный идентификатор машиночитаемой доверенности из 36 символов (GUID), который присваивается автоматически при её создании. Он стоит в верхнем поле формы сервиса ФНС, в имени XML-файла и внутри файла; его же показывают профиль организации на Госуслугах, 1С ЗУП и оператор ЭДО, а по нему проверяют статус в реестре ФНС. Номер нужен тому, кто подписывает документы от имени компании своей УКЭП физического лица; руководитель и ИП подписывают без доверенности. В УПД и счёте-фактуре формата 5.03 номер и дата выдачи попадают в сведения о подписанте при выборе МЧД в программе, а к договору в PDF или кадровому приказу доверенность привязывает система ЭДО или КЭДО: метаданными или файлом в пакете.
Разберём, чем GUID отличается от внутреннего номера в журнале доверенностей, в какое поле УПД, налоговой отчётности, ЕФС-1 и кадровых документов уходит номер и как проверить доверенность контрагента до подписания. Покажем, почему одному бухгалтеру или кадровику нужно несколько МЧД и что происходит с передоверием после отзыва. Таблица подписантов с ответом, нужна ли доверенность, образцы документов, стоимость КЭДО с подписантами по МЧД и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что такое номер МЧД и чем он отличается от внутреннего номера доверенности
Машиночитаемая доверенность состоит из двух файлов: XML-документа, сформированного по утверждённому формату, и отдельного файла электронной подписи руководителя. Формат XML позволяет площадкам и учётным системам считывать сведения автоматически, без участия человека. При создании каждой МЧД присваивается уникальный номер (GUID) из 36 символов, например b539f4a9-4e5f-4abb-bec6-aae430c254f2. Подобрать такой номер невозможно, а по нему доверенность находят в распределённом реестре ФНС и в системах операторов ЭДО.
Правовая основа — статья 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если от имени юридического лица действует представитель по доверенности, электронный документ подписывается квалифицированной подписью этого представителя и одновременно предоставляется машиночитаемая доверенность. Единые требования к формам таких доверенностей утверждены приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. С 1 сентября 2023 года документы от имени организации подписывают двумя способами: руководитель или ИП своей УКЭП либо сотрудник УКЭП физического лица с приложением МЧД. Сертификаты сотрудников с реквизитами организации, выданные аккредитованными удостоверяющими центрами до этой даты, действовали не позднее 31 августа 2024 года.
GUID не заменяет внутренний номер. В формате МЧД предусмотрено отдельное поле для внутреннего регистрационного номера: его компания присваивает по своему журналу доверенностей. У бумажной доверенности GUID нет вовсе, только внутренний номер. Когда контрагент, банк или инспекция просят номер машиночитаемой доверенности, речь идёт о GUID: проверка статуса в реестре ФНС идёт по нему.
Тип доверенности выбирают при создании, и от него зависит, где номер примут. В сервисе ФНС доступны три варианта:
- единая форма версии 003 (EMCHD_1) — для контрагентов, Банка России, Росалкогольтабакконтроля (ЕГАИС), Федерального казначейства, «Честного знака» (маркировка товаров и лекарственных средств) и для нотариального удостоверения;
- базовая форма версии 002 — для контрагентов и органов власти, которые ещё не принимают единую форму;
- доверенность для налоговых органов — для взаимодействия с налоговой.
Схема работы одна для всех типов: руководитель-доверитель подписывает доверенность своей УКЭП, а сотрудник-представитель подписывает документы компании личной УКЭП в пределах полномочий, которые перечислены в МЧД.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше полномочия были зашиты в сертификат сотрудника, и из него нельзя было понять, что именно организация разрешила ему подписывать. Теперь полномочия вынесены в отдельный читаемый документ: у сотрудника один сертификат физического лица и доверенность от каждой организации, за которую он подписывает. Бухгалтеру, который ведёт несколько компаний, это заменяет стопку токенов одним ключом. Проверяя входящий документ, смотрите на обе части: сертификат показывает, кто подписал, а доверенность — что руководитель ему разрешил.»
Узнать номер своей доверенности можно без сервисов: GUID содержится в имени XML-файла МЧД и внутри файла, а файл подписи называется так же и имеет расширение .sig, .p7s или .sgn.
Где взять номер МЧД: сервис ФНС, Госуслуги, 1С ЗУП и оператор ЭДО
Номер хранит каждая система, где доверенность создавали или загружали, а если файла под рукой нет, МЧД находят в реестре ФНС по ИНН сторон:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Где искать | Где виден номер | Что учесть |
|---|---|---|
| Сервис ФНС «Единое блокчейн хранилище МЧД» (распределённый реестр) | Верхнее поле формы создания, номер генерируется автоматически | Сохраните номер сразу при создании: по нему проверяют статус и указывают реквизиты доверенности при отмене |
| XML-файл доверенности | Имя файла и содержимое файла | Файл подписи называется так же, расширение .sig, .p7s или .sgn |
| Профиль организации на Госуслугах | Вкладка «Доверенности и доступы» | Конструктор портала закрывает ограниченный круг задач: заявления от организации или ИП в госорганы |
| 1С ЗУП | Раздел «Настройка», пункт «Машиночитаемые доверенности (КЭДО)» | Здесь хранят МЧД сотрудников, которые подписывают кадровые документы от имени работодателя |
| Система оператора ЭДО | Карточка доверенности в интерфейсе | По номеру система найдёт МЧД, только если та уже загружена в реестр ФНС, иначе загружают файл |
| Входящий документ контрагента | Сведения о подписанте в УПД версии 5.03 или сопроводительное письмо | Номер из документа проверяют в реестре до подписания ответного титула |
| Реестр ФНС, раздел «Посмотреть доверенность» | Результат поиска по ИНН доверителя и ИНН представителя | Выручает, если файл потерян, а стороны доверенности известны |
Одно исключение из этой схемы — система маркировки. Доверенность, оформленную в её личном кабинете, ищут и отзывают только там же, и для другой государственной системы она не подходит: нужна отдельная МЧД.
МЧД для налоговой и для контрагентов создают в бесплатном сервисе ФНС «Единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей». Полный перечень данных доверителя и представителя, которые готовят заранее, есть в памятке ФНС о выдаче машиночитаемой доверенности: в него входят СНИЛС, ИНН и гражданство директора, без которых форму не заполнить.
Как создать МЧД в сервисе ФНС и сохранить номер: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Подготовьте данные представителя-физлица: ФИО, ИНН, дату рождения, СНИЛС, гражданство, паспортные данные или данные военного билета. Для доверителя-юрлица нужны ИНН, КПП, ОГРН и сведения о директоре: СНИЛС, ИНН и гражданство.
- Шаг 2. Выберите тип доверенности под систему, где она будет работать: единую форму 003, базовую форму 002 или доверенность для налоговых органов.
- Шаг 3. Заполните обязательные поля, отмеченные звёздочкой, и укажите полномочия текстом или кодами классификатора — так, как требует принимающая система.
- Шаг 4. Скопируйте GUID из верхнего поля формы и скачайте XML-файл доверенности.
- Шаг 5. Подпишите XML-файл УКЭП руководителя откреплённой подписью. Файл подписи получит то же имя и расширение .sig, .p7s или .sgn.
- Шаг 6. Загрузите XML-файл и файл подписи в распределённый реестр ФНС и дождитесь результата загрузки.
- Шаг 7. Загрузите доверенность в систему, где сотрудник будет подписывать документы: в сервис ЭДО, КЭДО или учётную систему. Регистрация в реестре идёт до этого шага: незарегистрированную доверенность система не примет.
На шаге 5 нужна именно откреплённая подпись. В «Инструментах КриптоПро» это галочка «Создать отсоединённую подпись» на вкладке создания подписи: программа сохранит подпись отдельным файлом рядом с XML, и реестр примет пару файлов.
Полномочия в МЧД: текст или код из классификатора
Правила работы с доверенностью устанавливает площадка, где её применяют, поэтому полномочия подбирают под требования принимающей системы. Одна система принимает их текстом, другая — только кодом из классификатора полномочий, размещённого в Единой системе нормативной и справочной информации. Каждое полномочие в классификаторе имеет код, дату и уникальный идентификационный номер, и в МЧД включают именно код: по нему алгоритм проверяет, вправе ли подписант подписать конкретный документ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Выбор полномочий за пять минут не делается: в общем классификаторе уже несколько тысяч записей, и компании в нём ошибаются. С текстовыми полномочиями вопросов меньше, с кодами трудностей больше. Прежде чем заполнять этот блок, откройте требования системы, где будет работать доверенность, и выясните, просит она текст или код.»
Лайфхак: не описывайте работу сотрудника заново. Возьмите бумажную доверенность, которая у него уже была, и переводите её в МЧД пункт за пунктом.
Как проверить номер и статус МЧД до подписания документа
Статус доверенности проверяют по GUID на странице проверки статуса МЧД в распределённом реестре ФНС: после ввода номера сервис показывает, действует ли доверенность, когда перестанет действовать и не отозвана ли она. Проверка бесплатная.
Номер открывает только статус. Чтобы увидеть полномочия представителя и сведения о доверителе, в разделе «Посмотреть доверенность» кроме номера указывают ИНН доверителя и данные представителя. Полное содержание доверенности получает тот, кто знает эти параметры, так что GUID в УПД контрагента сам по себе полномочия подписанта не раскрывает.
На Госуслугах проверка идёт по файлам. Загружают сертификат представителя, XML-файл доверенности и файл отсоединённой подписи, и сервис проверяет действительность доверенности и соответствие сведений о представителе его сертификату.
Доверенность не ссылается на конкретный сертификат: система сверяет данные физического лица из сертификата с данными в МЧД. Если сотрудник перевыпустил подпись, а его данные не изменились, доверенность продолжает работать. Сроки действия МЧД и сертификата между собой не связаны, и за время действия одной доверенности человек может сменить несколько сертификатов.
Важный нюанс из практики: оператор ЭДО может доставить документ, даже если приложенная МЧД не прошла проверку. У одного из крупнейших операторов статус доверенности только подсвечивается цветом в интерфейсе: серый — проверка ещё не проведена, оранжевый — выявлены недочёты, зелёный — замечаний нет. Проверять полномочия подписанта — задача получателя, поэтому оранжевый статус на входящем УПД разбирают до подписания ответного титула.
Полезно знать: подпись по истёкшей МЧД не сработает: программа обнаружит, что срок полномочий закончился, и не даст подписать документ. Сроки бумажных доверенностей контрагентов организации обычно не отслеживают, и подписание без полномочий выясняется позже.
Реестр отвечает на вопрос, действует ли доверенность. Кто подписал сам XML-файл и действовал ли сертификат руководителя, показывает проверка откреплённой подписи: на проверку загружают XML доверенности и файл .sig. Форма проверки подписи в Добыто показывает, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат, без регистрации. Статус отзыва МЧД она не проверяет, его смотрят в реестре ФНС.
Проверьте подпись руководителя на файле доверенности
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Куда вписать номер МЧД: УПД, договоры, отчётность и кадровые документы
Место номера зависит от того, формализован ли документ. В XML-документе утверждённого формата для реквизитов доверенности есть отдельные поля, а в договор или приказ в PDF их программно не встроить, и сведения о МЧД передаются вместе с документом. Для каждого вида документов номер уходит в своё место и заполняется разными участниками:
| Документ | Куда уходит номер МЧД | Кто заполняет |
|---|---|---|
| УПД и счёт-фактура по формату приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, версия 5.03 | Сведения о подписанте, блок СвДоверЭл: номер (НомДовер), дата выдачи (ДатаВыдДовер), внутренний номер (ВнНомДовер), идентификатор системы хранения (ИдСистХран) | Программа ЭДО при выборе МЧД подписанта |
| Договор, акт, письмо в PDF или DOCX | Метаданные оператора ЭДО: регистрационный номер, ИНН доверителя, ИНН представителя, ссылка на ресурс хранения; либо XML-файл МЧД и файл подписи в пакете с документом | Оператор ЭДО по выбранному способу передачи |
| Налоговая и бухгалтерская отчётность в ФНС | Доверенность для налоговых органов; при отправке отчёта представитель выбирает её из списка зарегистрированных | Программа сдачи отчётности |
| ЕФС-1 в СФР с 1 июля 2025 года | МЧД по формату СФР с полномочием SFR_000001 или вышестоящим по иерархии; уведомление о полномочиях представителя (УПУП) вместо неё больше не принимается | Сервис отчётности при регистрации доверенности |
| Кадровые документы в КЭДО | Карточка подписанта от работодателя в системе КЭДО или в 1С ЗУП; отметка об электронной подписи на печатной форме, если система это поддерживает | Кадровая служба при настройке подписанта |
| Документы в системе маркировки | Доверенность оформляется и хранится в личном кабинете системы и работает только в ней | Руководитель или доверенное лицо, у которого есть право передачи полномочий |
С 1 апреля 2025 года УПД и счёт-фактуру формируют только в версии 5.03, поэтому поля для МЧД есть в каждом таком документе, и вручную номер в них не вводят. Вручную его пишут в текстовых документах: если договор подписывает сотрудник по МЧД, в преамбуле и в блоке подписей указывают номер доверенности, дату выдачи и место хранения — распределённый реестр ФНС. По этим реквизитам контрагент сам проверит статус доверенности.
Номер МЧД в отчётности для ФНС и СФР
Для налоговой и для фонда доверенности оформляют отдельно: это разные сценарии со своими требованиями к МЧД. Налоговую МЧД направляют в инспекцию до подачи документов за организацию, после чего представитель подписывает декларацию или расчёт личной КЭП. Разделы ЕФС-1 сдаются в разные сроки, поэтому МЧД по формату СФР на сотрудника, который отчитывается в фонд, готовят заранее, до ближайшего срока сдачи.
Номер МЧД в кадровых документах КЭДО
По статье 22.3 ТК РФ трудовой договор и ряд других кадровых документов работодатель подписывает только УКЭП. Если от имени работодателя подписывает не директор, а специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник, он использует УКЭП физического лица с МЧД по статье 17.2 63-ФЗ. Работник свои документы, например заявление или лист ознакомления, подписывает от своего имени: УКЭП, УНЭП или, для части документов, ПЭП, и доверенность ему не нужна.
В 1С ЗУП доверенности подписантов собраны в разделе «Настройка», пункт «Машиночитаемые доверенности (КЭДО)». Туда загружают МЧД специалиста, который подписывает кадровые документы от имени работодателя: без неё его личная УКЭП полномочия работодателя не подтверждает.
В Добыто связка устроена так же: подписант от работодателя работает с УКЭП, работники подписывают ПЭП или УНЭП, которые сервис выпускает сам, а при интеграции с 1С:ЗУП документы синхронизируются автоматически.
Важный нюанс из практики: в споре 2022-2023 годов об увольнении через КЭДО работодатель выиграл в первой инстанции и в апелляции: положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника были оформлены. Кассация отменила решения, потому что в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация, и при новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, а за работника подписывал другой человек. Суд оценивает момент выдачи ключа и фактическую способность человека пользоваться системой, поэтому в практике Добыто выдачу подписи и первые кадровые действия с ней разводят по времени.
Факт: любое изменение XML-файла ломает подпись руководителя. Дополнить полномочия в действующей МЧД нельзя: новые полномочия оформляют новой доверенностью с новым номером.
Образцы МЧД и кадровых документов для подписания по доверенности
Комплект собран под подписание документов от имени компании; первым откройте образец МЧД в XML, чтобы увидеть, из каких блоков состоит доверенность.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Шаблон машиночитаемой доверенности в формате XML (образец) | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата электронной подписи | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата электронной подписи | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи (образец) | Скачать |
Когда МЧД нужна, а когда номер указывать не нужно
МЧД нужна, когда документ от имени организации подписывает человек, который не вправе действовать от её имени без доверенности. Руководитель работает по сертификату руководителя, полученному в удостоверяющем центре ФНС, ИП подписывает свои документы своей подписью, и номер доверенности им указывать не нужно. Ситуации подписантов различаются так:
| Кто подписывает | Нужна ли МЧД | Чем подписывает |
|---|---|---|
| Руководитель, действующий без доверенности | Нет | УКЭП руководителя из удостоверяющего центра ФНС, выдаётся бесплатно |
| ИП, подписывающий свои документы | Нет | УКЭП ИП из удостоверяющего центра ФНС |
| Бухгалтер, сдающий отчётность | Да, отдельно для ФНС и отдельно для СФР | УКЭП физического лица |
| Специалист по кадрам, подписывающий документы от имени работодателя в КЭДО | Да | УКЭП физического лица |
| Бухгалтер на аутсорсе, ведущий несколько компаний | Да, от каждой организации | Один сертификат физического лица на все организации |
| Работник, подписывающий свои кадровые документы | Нет | УКЭП, УНЭП или ПЭП в случаях, которые допускает статья 22.3 ТК РФ |
| Представитель, которому полномочия передоверены | Да, МЧД в порядке передоверия | УКЭП физического лица; доверенность удостоверяется нотариально, кроме случаев, предусмотренных ГК РФ |
Директору МЧД не нужна и тогда, когда он сам работает в системе маркировки или ЭДО наравне с сотрудниками: он подписывает по сертификату руководителя. Доверенность требуется только там, где подписант и лицо, действующее без доверенности, — разные люди.
Число доверенностей на одного человека определяется числом сценариев: правила работы с доверенностью устанавливает каждая площадка. Работу с системой учёта алкоголя, маркировкой, таможенными документами и документами по сделкам с контрагентами можно объединить в одной МЧД, а портал закупок, отчётность в фонд и в налоговую требуют отдельных доверенностей.
В практике Добыто перед подключением подписантов мы составляем перечень сценариев: кто, в каких системах и от имени какой организации подписывает. Доверенности считаем по этим сценариям, и тот же перечень потом служит реестром для отзыва.
Какие схемы с подписью директора заменяет МЧД
До перехода на МЧД в бухгалтериях были распространены три схемы:
- бухгалтер хранит подпись директора и подписывает ею отчётность, что нарушает требования законодательства об электронной подписи;
- бухгалтер ведёт несколько организаций и хранит подписи всех директоров: токены теряются и изнашивают порты, это неудобно и небезопасно;
- бухгалтер каждый раз просит директора подписать документ или отдаёт ему токен: работа идёт медленно, результат не проверить оперативно, и есть риск подписать несогласованный документ.
С МЧД бухгалтер выпускает одну подпись на себя как на физическое лицо, и к ней прикрепляются полномочия от разных организаций. Когда работа с одной из компаний заканчивается, подпись не перевыпускают: доверенность отзывают, а ключ остаётся прежним.
Важный нюанс из практики: известны случаи, когда бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал фиктивную отчётность с ошибками. Организация получала штрафы, а разбирательства шли долго.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Популярная линия защиты руководителя, который передал токен бухгалтеру, — сослаться на то, что он не контролировал ключ. От ответственности она не освобождает: обеспечивать конфиденциальность ключа обязан владелец подписи по статье 10 63-ФЗ, и ссылка на утрату контроля только подтверждает нарушение. Выпустите бухгалтеру УКЭП физического лица, оформите МЧД на его сценарии, а подпись директора оставьте директору.»
Как отозвать МЧД и что происходит с номером после отзыва
Отзывает доверенность доверитель. Заявление об отмене подают в ту информационную систему, где хранится МЧД, и подписывают КЭП руководителя организации или ИП; в заявлении указывают реквизиты отменяемой доверенности, дату, с которой она перестаёт действовать, и причину.
Для доверенностей из распределённого реестра заявление формируют в разделе отмены доверенности в сервисе ФНС. Сведения об отмене система размещает в течение 12 часов с момента получения заявления оператором. Номер из реестра не удаляется: по тому же GUID сервис проверки показывает, что доверенность отозвана.
С прекращением доверенности теряет силу и передоверие, это пункт 3 статьи 188 ГК РФ. Отмена в реестре не заменяет извещения: по статье 189 ГК РФ доверитель сообщает об отмене представителю и известным ему третьим лицам, для представительства перед которыми выдавалась доверенность.
Внимание: отзыв родительской доверенности отзывает дочерние. Отменяя МЧД руководителя среднего звена, вы одновременно прекращаете полномочия всех, кому он передоверил подписание.
В системе маркировки доверенность отзывается только в личном кабинете самой системы, и сделать это может руководитель организации: сотрудник отозвать выданную ему доверенность там не может.
Отзыв МЧД и аннулирование сертификата — разные процедуры. При увольнении отзывают доверенности, а сертификат физического лица остаётся у человека: это его личная подпись, и без МЧД полномочий компании она не подтверждает. Сертификат аннулируют отдельным заявлением в удостоверяющий центр.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «У одного сотрудника бывает несколько доверенностей, потому что каждая приёмная система устанавливает свои правила. Без реестра при увольнении вы физически не вспомните, что и где отзывать. Ведите реестр доверенностей в разрезе сотрудников и систем: номер, срок действия и место хранения каждой МЧД.»
Стоимость КЭДО с подписанием кадровых документов по МЧД
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для подписанта от имени работодателя через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается по числу сотрудников в месяц, а на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата: 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены указаны на сентябрь 2026 года по странице тарифов Добыто КЭДО, там же описан состав каждого тарифа.
Выводы
Номер МЧД — 36-символьный GUID, который появляется при создании доверенности и дальше хранится в имени файла, в самом XML и в реестре ФНС; внутренний номер из журнала компании его не заменяет. В УПД и счетах-фактурах номер подставляет программа ЭДО, к договорам и кадровым документам доверенность привязывает оператор или система КЭДО, а для отчётности в налоговую и в фонд оформляют отдельные доверенности. Статус входящих МЧД проверяют по номеру до подписания, а при увольнении отзывают все доверенности сотрудника, учитывая, что вместе с ними прекращается и передоверие.
В Добыто кадровую часть этой схемы закрывает тариф «Бизнес»: УКЭП для подписанта от работодателя, ПЭП и УНЭП для работников и синхронизация с 1С:ЗУП, а перечень сценариев подписания мы составляем ещё до подключения.
Частые вопросы о номере МЧД
Нужно ли переоформлять МЧД при смене директора?
Нет. Доверителем по МЧД выступает организация, а не физическое лицо, которое её возглавляет, поэтому доверенности, подписанные прежним руководителем, действуют до окончания срока или до отмены. Смены руководителя среди оснований прекращения доверенности в статье 188 ГК РФ нет. Если какие-то МЧД новому директору не нужны, он отменяет их заявлением об отмене, подписанным своей УКЭП.
Можно ли выдать МЧД человеку, который не работает в компании?
Да. Как и бумажную, машиночитаемую доверенность можно выдать любому физическому лицу, например бухгалтеру на аутсорсе. В МЧД указывают его ФИО, ИНН, дату рождения, СНИЛС, гражданство и паспортные данные, а документы он подписывает своей УКЭП физического лица. Правила КЭДО из статей 22.1-22.3 ТК РФ на такого представителя не распространяются: работником компании он не является.
Нужно ли прикладывать МЧД к каждому документу или декларации?
Для отчётности нет: МЧД один раз направляют в налоговый орган или регистрируют для СФР, после чего представитель выбирает её при каждой отправке. В обмене с контрагентами закон допускает передачу доверенности в пакете с каждым документом, но тогда к каждому титулу УПД, уточнению и аннулированию прикладывается файл МЧД, растёт объём передаваемых данных, а статус такой доверенности без загрузки в систему хранения не проверить. Удобнее один раз загрузить МЧД в реестр ФНС и передавать с документом её номер и место хранения.
Что делать, если входящий УПД подписан по МЧД, которая не прошла проверку?
Проверьте номер в реестре ФНС: доверенность может быть отозвана, просрочена или выдана другому лицу. Дальше есть два пути: отклонить документ и запросить у контрагента корректную МЧД либо урегулировать вопрос с контрагентом иначе. Подписание без полномочий создаёт риск оспаривания сделки, но по пункту 2 статьи 183 ГК РФ последующее одобрение сделки представляемым создаёт для него права и обязанности с момента её совершения: одобрить действия сотрудника может руководитель контрагента.
Как передоверить полномочия по МЧД другому сотруднику?
Формат МЧД предусматривает передоверие, и к нему применяются нормы ГК РФ. По общему правилу такую доверенность удостоверяет нотариус: он проверяет паспортные данные нового представителя и актуальную выписку из ЕГРЮЛ, формирует МЧД, подписывает её своей квалифицированной подписью и размещает в информационной системе. Без нотариуса обходится цепочка «юрлицо — юрлицо — физлицо», когда обе доверенности подписывают руководители организаций. Перед визитом уточните, работает ли нотариус с электронными доверенностями: техническое оснащение контор различается.
Нужна ли новая МЧД, если сотрудник сменил фамилию?
Да. Доверенность не привязана к конкретному сертификату, но система сверяет данные физического лица в сертификате с данными в МЧД. После смены фамилии сотрудник перевыпускает сертификат на новые данные, и прежняя доверенность им больше не соответствует. Оформите новую МЧД с актуальными ФИО и паспортными данными, а старую отмените, чтобы в реестре не оставалось действующей доверенности на прежние данные.
