Образец МЧД на сотрудника с разбором каждого блока полномочий

Образец МЧД на сотрудника в едином формате 003 — это XML-файл из пяти блоков: доверитель, представитель, дата и срок, полномочия, передоверие, к которому прилагается отдельный файл подписи руководителя. С 1 февраля 2026 года по приказу Минцифры России № 1001 о представителе обязательно указывают ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН, а паспортные сведения стали дополнительными. Полномочия из классификатора записывают кодом и наименованием одновременно. МЧД подписывает своей УКЭП руководитель или другое лицо, действующее без доверенности. После этого сотрудник подписывает документы собственной УКЭП физического лица. Формат выбирают под получателя: доверенность версии 003 работает и с налоговыми органами, и с контрагентами, а формат ФНС 5.03 — только с налоговыми органами.

Материал разбирает каждое поле образца. В нём показано, какие сведения о доверителе обязательны после поправок 2026 года, какие коды полномочий ФНС считает достаточными для отчётности и ответов на требования, в каких случаях сотруднику нужно несколько доверенностей и почему при смене КПП из-за переезда МЧД не перевыпускают. Ошибки, из-за которых файл не принимают, собраны в отдельный список. Пошаговая инструкция оформления в сервисе ФНС, порядок проверки и отзыва при увольнении, стоимость подключения КЭДО с подписями сотрудников и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.

Как устроена МЧД на сотрудника: XML-файл, файл подписи и личная УКЭП

Часть 1 статьи 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» допускает доверенность в электронной форме в машиночитаемом виде. МЧД — та же доверенность по главе 10 ГК РФ, только оформленная как структурированный электронный документ. Учётная система считывает её поля и сама сверяет, вправе ли представитель подписывать конкретный документ. Автоматическая сверка работает, когда полномочия выбраны из специального справочника. Полномочия, записанные произвольно, машина распознать и сравнить не может.

Это определение ФНС приводит в разделе о применении электронной подписи и машиночитаемых доверенностей. Там же ведомство указывает, что МЧД можно бесплатно создать в сервисе ФНС, если подходящего коммерческого сервиса нет.

Комплект МЧД состоит из двух файлов. Первый — XML с полями доверенности: машиночитаемость обеспечивает именно заданная структура файла. Второй — отдельный файл электронной подписи, который подтверждает, что XML подписан сертификатом руководителя организации. По пункту 4 статьи 185 ГК РФ доверенность от имени юрлица выдаётся за подписью руководителя или иного уполномоченного лица. ФНС требует подписывать файл МЧД электронной подписью генерального директора или лица, которое может работать без доверенности.

Сотрудник подписывает документы собственной УКЭП физического лица и ключ руководителя не использует. Переходный период, установленный Федеральным законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ, закончился 31.08.2024. С 1 сентября 2024 года представители работают по личным сертификатам физлиц, а полномочия подтверждают МЧД (статьи 17.2, 17.3 и 17.5 63-ФЗ). Раньше сведения о сотруднике и организации записывали прямо в сертификат, и по нему нельзя было понять, для каких действий организация его выдала.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Было много сертификатов, стал один сертификат и много доверенностей. Подпись у сотрудника одна, на него как на физическое лицо, а МЧД он получает от руководителя каждой организации, за которую подписывает. Поэтому, открывая образец, начинайте с вопроса о том, в каких системах и для каких действий сотрудник будет применять эту доверенность, а поля заполняйте потом.»

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. УКЭП, которая нужна сотруднику для подписания документов по МЧД, оформляется через партнёров сервиса — удостоверяющие центры. Перед заполнением образца составьте перечень организаций и систем, в которых сотрудник будет подписывать: от него зависят число доверенностей и набор полномочий в каждой.

Шаблон машиночитаемой доверенности со структурой XML для заполнения

Шаблон в формате DOCX показывает структуру XML-файла МЧД, и по нему удобно сверять поля, которые разбираются в следующем разделе.

Разбор образца МЧД по блокам: что указать в каждом поле

С 1 февраля 2026 года состав полей задаёт пункт 2 требований к форме доверенности, утверждённых приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857, в редакции приказа от 05.11.2025 № 1001 (зарегистрирован Минюстом 20.01.2026 № 84990). Сводка по блокам образца с правовым основанием каждого поля:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Из семи строк только паспортные сведения представителя можно не заполнять без правовых последствий. Пропуск даты делает доверенность ничтожной, а пропуск срока ограничивает её действие одним годом.

Блок 1. Сведения о доверителе: реквизиты организации и руководителя

Для российского юрлица, в том числе для его филиала, представительства или иного обособленного подразделения, указывают полное наименование, адрес юрлица в пределах места нахождения, ИНН, ОГРН и КПП. В тот же блок входят сведения о лице, действующем от имени юрлица без доверенности, или о руководителе филиала, представительства, обособленного подразделения: фамилия, имя, отчество при наличии и СНИЛС.

Смена КПП после переезда не обязывает перевыпускать МЧД. В разъяснении налоговой службы от 15.09.2026 сказано, что при смене КПП из-за нового адреса и перехода в другую инспекцию доверенность с актуальным КПП оформлять не требуется. Условие одно: МЧД выдана на все территориальные налоговые органы или новая инспекция есть в её списке. При оформлении налоговой МЧД решите заранее, указывать ли все территориальные органы, тогда смена адреса не потребует перевыпуска.

Блок 2. Сведения о представителе: что обязательно с февраля 2026 года

Обязательные сведения о представителе с 1 февраля 2026 года — фамилия, имя, отчество при наличии, дата рождения, СНИЛС и ИНН. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, указывают дополнительно: вид, серию, номер, дату выдачи, наименование и код выдавшего органа. Сведения сверяйте с сертификатом сотрудника. Сертификат содержит информацию о физическом лице, и при подписании система сопоставляет её с доверенностью.

В системе маркировки при формировании доверенности можно выбрать сертификат сотрудника, и поля подтянутся из его открытой части. Если сертификата ещё нет, это не препятствие: поля заполняют вручную, а наличие сертификата на этапе оформления необязательно.

Блок 3. Дата совершения и срок действия

Дата совершения — обязательный реквизит: по статье 186 ГК РФ доверенность без даты ничтожна. Если срок действия не указан, доверенность действует 1 год со дня совершения. С 1 февраля 2026 года срок включён и в требования к форме по приказу № 857 в редакции приказа № 1001, поэтому в образце его прописывают явно. Срок доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок основной. Дату окончания каждой МЧД внесите в реестр доверенностей компании вместе с указанием системы, где она применяется.

Блок 4. Полномочия: коды классификатора и текстовое описание

Статья 17.5 63-ФЗ отсылает к классификатору полномочий, предусмотренному статьёй 17.1. С 1 февраля 2026 года при выборе полномочий из классификатора в МЧД указывают одновременно идентификатор и наименование каждого полномочия. Для налоговых правоотношений ФНС ведёт собственный справочник. Свободное текстовое описание допустимо, если его разрешают формат и система-получатель, но смысл такого текста автоматическая проверка может не распознать.

Для налоговой отчётности рабочая связка кодов названа в разъяснении ФНС, опубликованном 15 сентября 2026 года. Для расшифровки полномочий и ответов на требования налогового органа, как правило, достаточно одновременно указать коды «03», «21» и «22». Они дают право подписывать и представлять документы при отсутствии отдельных кодов, а также получать документы от налоговых органов. Код «99» наделяет представителя всеми возможными полномочиями и заменяет остальные коды. Выбор между связкой и кодом «99» сводится к тому, какой объём полномочий перед налоговой руководитель готов передать сотруднику.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С текстом полномочий вопросов меньше, трудности начинаются с выбора кодов. Возьмите бумажную доверенность, по которой сотрудник уже работал, и переводите её пункт за пунктом в коды или текст по требованиям системы. Описывать работу человека заново не нужно: так меньше шансов передать лишнее или упустить действие, которое он реально выполняет.»

Блок 5. Передоверие: разрешение, форма и срок

По общему правилу передоверие допускается, если его разрешает доверенность, и в образце это решение фиксируется отдельным блоком. По статье 187 ГК РФ доверенность в порядке передоверия удостоверяется нотариально. Исключение — передоверие от юрлица, руководителей его филиалов и представительств. Последующее передоверие возможно, только если его разрешает первоначальная доверенность. С прекращением основной доверенности по пункту 3 статьи 188 ГК РФ прекращается и передоверие.

Важный нюанс из практики: в системе маркировки доверенность подписывает руководитель организации либо доверенное лицо, уже зарегистрированное в системе и имеющее право передачи полномочий. Отзыв родительской доверенности там автоматически отзывает дочерние. Если вы отзываете МЧД руководителя среднего звена, полномочия теряют все, кому он их передоверил, поэтому перед отзывом проверьте, на кого выданы доверенности следующего уровня.

Какой формат и набор полномочий нужен под каждую систему

Одна МЧД подходит и для налоговой, и для контрагентов только в едином формате версии 003, утверждённом Минцифры России (ЕМЧД). Формат ФНС версии 5.03 предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами. Остальные требования задают площадки, где доверенность применяют: правила работы с МЧД устанавливают сами системы, и у разных систем они различаются.

Если сотрудник подписывает документы у оператора документооборота, сдаёт отчётность, участвует в торгах от имени организации и работает с маркировкой, одной доверенностью он не обойдётся. Часть полномочий можно объединить в одной МЧД: работу с системой учёта алкоголя, подписание таможенных документов и документов по сделкам с контрагентами, если каждая из этих систем принимает такую доверенность. Работа с порталом закупок, отчётность в Социальный фонд России и отчётность в налоговую — разные сценарии с разными требованиями, и под них оформляют отдельные доверенности.

Число доверенностей на одного сотрудника определяется числом систем, в которых он подписывает. Формат зависит от того, уходит ли документ только в налоговую или ещё и контрагенту.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В Добыто мы советуем при планировании перехода на МЧД считать сценарии работы каждого сотрудника: сколько у него разных систем, столько потенциально нужно и доверенностей. Пять МЧД на одного человека означают, что каждая приёмная система устанавливает свои правила, перестраховки в этом нет.

Важный нюанс из практики: в системе маркировки при добавлении сотрудника выбирают одну роль — администратор или сотрудник без права подписи. Указать обе роли одновременно нельзя, при этом сотрудников с одной ролью может быть сколько угодно. Сотрудник без права подписи только просматривает информацию, поэтому роль выбирайте по тому, будет ли человек подписывать документы.

Когда МЧД на сотрудника не нужна

Индивидуальному предпринимателю, который подписывает свои документы, доверенность не нужна. Директор и любое лицо, действующее от имени юрлица без доверенности, работают по сертификату руководителя, полученному в удостоверяющем центре ФНС. Если руководитель и тот, кто работает в системе, — одно лицо, МЧД не оформляют.

МЧД нужна, когда представитель действует от имени юрлица или ИП по доверенности и подписывает документы УКЭП. Отдельные информационные системы могут добавлять собственные требования к формату и порядку подачи, поэтому исключения проверяют по регламенту конкретной системы.

МЧД заменяет распространённую практику, когда бухгалтер хранит подпись директора и подписывает ею отчётность. Такая практика нарушает требования законодательства об электронной подписи: по статье 10 63-ФЗ владелец обязан обеспечивать конфиденциальность ключа. Если бухгалтер каждый раз просит директора подписать документ или забирает его токен, работа идёт медленно, а бухгалтер рискует подписать несогласованный документ. Бухгалтер, который ведёт несколько организаций и хранит подписи всех директоров, накапливает стопку токенов, которые теряются и изнашивают порты.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Вопрос, нужна ли доверенность директору, задают снова и снова, потому что сертификат руководителя путают с сертификатом сотрудника. Директор подписывает сертификатом руководителя, сотрудник — своей подписью физического лица вместе с МЧД. Разберите это различие до заполнения образца: если документы будет подписывать сам руководитель, доверенность оформлять не нужно.»

Как оформить, подписать и зарегистрировать МЧД на сотрудника

Создать МЧД можно бесплатно в сервисе ФНС, в специализированных сервисах, на сайтах других контролирующих органов, которые работают с доверенностями, и на портале закупок. Для закупок по 44-ФЗ и закупок у субъектов малого предпринимательства по 223-ФЗ доверенность создаётся в личном кабинете на портале закупок. Для системы маркировки её формируют исключительно в личном кабинете этой системы.

Что подготовить до заполнения МЧД

• Перечень систем, где сотрудник будет подписывать от имени организации, и формат для каждой: 003 или 5.03.
• Сведения о представителе: ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН; паспорт указывается по решению доверителя.
• Реквизиты организации: полное наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, а также ФИО и СНИЛС руководителя.
• Перечень полномочий: коды и наименования из справочника системы-получателя или текст, если система его принимает.
• Срок действия доверенности и решение о передоверии.
• Для налоговой МЧД — список налоговых органов: все территориальные или конкретные инспекции.
• Действующую УКЭП руководителя или другого лица, действующего без доверенности, и программу, которая создаёт отсоединённую подпись.

Как оформить МЧД на сотрудника в сервисе ФНС: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите систему-получателя и формат: единый формат 003 нужен для налоговой и контрагентов, формат 5.03 подходит только для налоговых органов.
2. Шаг 2. В сервисе ФНС создайте доверенность, выберите единую форму и заполните сведения о доверителе и представителе.
3. Шаг 3. Выберите полномочия из справочника, указав код и наименование каждого. Для налоговой отчётности и ответов на требования достаточно связки «03», «21», «22», а полный объём полномочий передаёт код «99».
4. Шаг 4. Укажите дату совершения, срок действия и решение о передоверии, затем скачайте XML-файл.
5. Шаг 5. Руководитель или иное лицо, действующее без доверенности, подписывает XML своей УКЭП, а подпись сохраняется отдельным файлом.
6. Шаг 6. Загрузите XML и файл подписи в распределённый реестр МЧД ФНС.
7. Шаг 7. Если доверенность нужна для отраслевой системы, после регистрации загрузите оба файла в эту систему и назначьте сотруднику роль доступа.
8. Шаг 8. Передайте сотруднику идентификатор доверенности и внесите МЧД в реестр доверенностей по сотрудникам и системам.

Отсоединённая подпись руководителя к файлу МЧД

Подпись к МЧД создаётся отдельным файлом, который хранится рядом с XML. В КриптоПро при подписании отмечают параметр «Создать отсоединённую подпись», выбирают сертификат руководителя и файл доверенности. В реестр ФНС и в сервисы проверки загружают оба файла: XML доверенности и файл подписи.

Регистрация в реестре ФНС и передача МЧД получателю

После подписания доверитель размещает доверенность в реестре МЧД ФНС, загружая XML и файл подписи в распределённый реестр. При подаче налоговых документов МЧД прикладывают к пакету либо указывают идентификатор уже зарегистрированной доверенности.

В электронном документообороте с контрагентами МЧД передают вместе с документом или сообщают согласованный идентификатор зарегистрированной доверенности. В разъяснениях ФНС нет универсального требования регистрировать в реестре каждую МЧД для любого обмена с контрагентами. Порядок приёма задаёт оператор документооборота, поэтому его проверяют до первой отправки.

Важный нюанс из практики: для системы учёта алкоголя полный цикл состоит из 4 шагов. Доверенность формируют на портале ФНС, подписывают квалифицированной подписью руководителя и регистрируют XML вместе с подписью в реестре ФНС. Только после этого оба файла загружают в саму систему, выбирают роль доступа, указывают место деятельности и генерируют сертификат доступа. Незарегистрированную доверенность система учёта не примет.

Ошибки в МЧД, из-за которых документ не примут или полномочия не подтвердятся

• Нет даты совершения. По статье 186 ГК РФ такая доверенность ничтожна, и документы по ней подписаны без полномочий.
• Формат 5.03 для документов контрагентам. Этот формат предназначен только для налоговых органов. Для обмена с контрагентами нужна доверенность версии 003, иначе придётся оформлять вторую МЧД.
• Лишние реквизиты в XML налогового пакета. С 1 марта 2024 года в XML-документе указывают 36-значный GUID доверенности. Лишние реквизиты могут привести к отказу в приёме документа, и отчётность придётся подавать повторно.
• Полномочия свободным текстом там, где система ждёт код. Автоматическая проверка не сопоставит текст с действием, и система может не подтвердить полномочия представителя.

Как проверить и отозвать МЧД, в том числе при увольнении сотрудника

Проверка доверенности и подписи

На портале машиночитаемых доверенностей ФНС проверяют доверенность, в том числе стороннего формата, электронную подпись и целостность файла после подписания. Там же доверенность можно загрузить в распределённый реестр.

Проверка на Госуслугах подтверждает действительность МЧД и соответствие сведений. Для неё загружают сертификат представителя, XML-файл доверенности и файлы отсоединённой подписи. В системе маркировки доверенность проверяют по полным сведениям или по идентификатору, который ей присвоила система.

Отзыв МЧД: ГК РФ и заявление в налоговый орган

По статье 188 ГК РФ доверенность прекращается, в частности, по истечении срока, при отмене доверителем и при отказе представителя. Отмена совершается в той же форме, что и доверенность, либо нотариально.

Для налоговых доверенностей ФНС принимает электронное заявление об отзыве в утверждённом формате. Его подписывает квалифицированной электронной подписью руководитель организации или ИП. В заявлении указывают реквизиты отзываемой МЧД, и после подачи прежняя доверенность прекращает действие. Доверенность, оформленную в системе маркировки, отзывают только в личном кабинете этой системы.

Порядок при увольнении: сначала доверенность, затем сертификат

Сроки двух процедур различаются. По статье 14 63-ФЗ у удостоверяющего центра есть 12 часов на внесение записи об отзыве сертификата в реестр, и действие сертификата прекращается с момента внесения записи. Для отзыва может потребоваться заявление и личная явка владельца сертификата или лица, действующего без доверенности от имени юрлица. МЧД организация отзывает сама через личный кабинет, без обращения к третьим лицам.

В практике Добыто мы рекомендуем вносить отзыв доверенностей в процедуру увольнения отдельной строкой, до пункта про сертификат, и проходить её в таком порядке:

1. В день решения об увольнении, до последнего рабочего дня: отозвать МЧД, выданные работнику, и проверить, не выданы ли на их основе доверенности следующего уровня.
2. В последний рабочий день: принять носитель ключа под роспись с фиксацией актом или записью в журнале учёта носителей, подать заявление на отзыв сертификата, пока работник на месте, и закрыть доступы в информационные системы.
3. В течение суток после увольнения: проверить статус сертификата и доверенностей через сервис проверки и оценить, знал ли уволенный чужие ключи и пин-коды. Если знал, их тоже отзывают.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним, а полномочия принадлежат организации, и снимает их работодатель. Ни один нормативный акт прямо не говорит работодателю отзывать доверенность при увольнении, это выводится из логики конструкции. Поэтому в типовых чек-листах увольнения есть пункт про сертификат и нет пункта про МЧД. Проверьте свой чек-лист: строка про отзыв доверенности должна стоять раньше строки про сертификат.»

В трудовом договоре или ЛНА закрепите обязанность работника обеспечивать конфиденциальность ключа, не передавать носитель и пин-код третьим лицам и сдать носитель при увольнении или переводе. Туда же внесите обязанность уведомить удостоверяющий центр и работодателя о нарушении конфиденциальности ключа в срок не более 1 рабочего дня: это требование статьи 10 63-ФЗ.

Стоимость подключения КЭДО с электронными подписями сотрудников в 2026 году

Стоимость КЭДО зависит от тарифа, числа сотрудников и набора видов электронной подписи. Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужна ли сотрудникам УКЭП для подписания по МЧД. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

МЧД на сотрудника собирается из пяти блоков, и в 2026 году их состав определяет приказ Минцифры № 857 в редакции приказа № 1001. В сведениях о доверителе появился СНИЛС руководителя, о представителе обязательны ИНН и СНИЛС, а паспорт можно не указывать. Каждое полномочие из классификатора указывается кодом вместе с наименованием. Формат и полномочия подбирают под систему, которая будет принимать документ, поэтому у одного сотрудника может быть несколько доверенностей. При увольнении первой отзывают МЧД и только потом сертификат, иначе полномочия сохраняются после расторжения трудового договора.

Добыто ведёт кадровый электронный документооборот, в котором сотрудники подписывают документы ПЭП и УНЭП, а на тарифе «Бизнес» также УКЭП. При переводе кадровых процессов в электронный вид мы рекомендуем сразу заводить реестр доверенностей и отдельную строку про МЧД в процедуре увольнения.

Частые вопросы о МЧД на сотрудника

Можно ли оформить МЧД на сотрудника через Госуслуги?

Черновик МЧД в личном кабинете организации на Госуслугах может создать руководитель. Также это может сделать уполномоченный сотрудник из группы доступа «Уполномоченные на создание черновиков доверенностей с передачей на подпись руководителю организации», который создаёт черновики на сотрудников. Любой другой сотрудник создаёт черновик только на себя. Завершить оформление и подписать доверенность УКЭП на токене может только руководитель.

Может ли сотрудник сам отозвать МЧД, выданную на его имя?

Отмена доверенности — право доверителя. Представитель вправе отказаться от полномочий, и по статье 188 ГК РФ такой отказ прекращает доверенность. В системе маркировки сотрудник отозвать доверенность не может: это делает только руководитель организации в личном кабинете системы.

Нужно ли перевыпускать подпись бухгалтера, если он перестал вести одну из организаций?

Нет. Бухгалтер работает с одной УКЭП, выпущенной на него как на физическое лицо, а права от разных организаций подтверждаются отдельными МЧД. Когда он прекращает работу с одной из компаний, эта компания отзывает свою доверенность, а ключ остаётся прежним.

Можно ли подписать документ по МЧД с истёкшим сроком?

Нет. С бумажными доверенностями контрагентов организации часто не отслеживают срок: доверенность пришла, её убрали, и позже выясняется, что человек подписал документ, когда полномочий уже не имел. С МЧД программа обнаруживает просроченную доверенность и не даёт подписать документ.

Какие форматы МЧД сейчас принимают налоговые органы?

С 10 января 2025 года налоговые органы принимают формат 5.03 вместо 5.02 (приказ ФНС от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@). С 1 марта 2025 года прекращён приём формата 5.01 и начат приём единого формата 003. Заявление об отзыве налоговой доверенности ФНС принимает в формате 5.03, в том числе для доверенностей более ранних форматов.

Нужно ли сообщать сотруднику и контрагентам об отмене МЧД?

Да. По статье 189 ГК РФ доверитель, отменивший доверенность, обязан известить об этом представителя и известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми доверенность выдана. На практике извещение направляют сотруднику и контрагентам, которым МЧД передавалась вместе с электронными документами, с реквизитами отменённой доверенности.