МЧД сотруднику выдаёт руководитель организации, который действует без доверенности. Он формирует машиночитаемую доверенность в формате XML, подписывает её своей УКЭП отсоединённой подписью и регистрирует оба файла в распределённом реестре ФНС. Сотрудник подписывает документы от имени компании собственной УКЭП физического лица, а МЧД подтверждает его полномочия. Так устроен п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ, и с 1 сентября 2024 года переходного периода нет. Общего нормативного срока, через который зарегистрированная МЧД становится доступна адресатам, не установлено: результат загрузки проверяется по статусу доверенности на сайте реестра. Для налоговой и контрагентов одной доверенностью нужен единый формат 003, а формат ФНС 5.03 работает только с налоговыми органами.
Покажем, какие поля обязательны после изменений с 1 февраля 2026 года, когда паспортные реквизиты представителя стали необязательными. Объясним, как подобрать полномочия и сколько доверенностей нужно сотруднику, который работает в нескольких системах. Отдельно объясним, кому МЧД не нужна вовсе и почему подписание отчётности токеном директора её не заменяет. Пошаговая инструкция по сервису ФНС стоит в начале материала. Таблица маршрутов для налоговой, закупок и маркировки, порядок отзыва при увольнении, стоимость КЭДО с подписями сотрудников и ответы на частые вопросы собраны во второй половине.
Кто выдаёт МЧД и чьей подписью сотрудник подписывает документы
Электронный документ от имени юридического лица представитель подписывает своей квалифицированной электронной подписью и одновременно представляет доверенность. Это правило п. 2 ч. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Саму электронную доверенность подписывает УКЭП лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности, на практике руководитель. При передоверии доверенность подписывает тот, кто уполномочен передоверить, либо нотариус. Переходный период продлевался Федеральным законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ и закончился 31 августа 2024 года. С 1 сентября 2024 года правило действует для всех представителей.
До МЧД роль доверенности выполнял сертификат: в нём прописывали и сотрудника, и организацию, в которой он работает. Из такого сертификата нельзя было понять, для каких действий организация его выдала и что им разрешено подписывать. Теперь у сотрудника один сертификат с его сведениями как физического лица, то есть УКЭП ФЛ. От каждой организации, за которую он подписывает, у него отдельная МЧД с перечнем действий, определённых руководителем. ФНС в разъяснении о применении электронной подписи и машиночитаемых доверенностей формулирует правило так: для подтверждения полномочий сотрудника представляется МЧД на его имя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше полномочия сотрудника были записаны в сертификат и оставались невидимыми: нельзя было понять, что именно ему разрешено подписывать. МЧД вынесла их в отдельный документ, который читается и человеком, и системой. У работника остаётся один сертификат и столько доверенностей, сколько организаций, за которые он подписывает. Перед заполнением доверенности откройте сертификат сотрудника и убедитесь, что он выпущен на него как на физическое лицо.»
Важный нюанс из практики: бухгалтер, который ведёт несколько организаций, выпускает одну подпись на себя как на физическое лицо. Права к ней приходят через МЧД от каждой компании. Когда работа с одной из организаций заканчивается, подпись не перевыпускают: доверенность этой компании отзывают, а ключ остаётся прежним. Стопки токенов директоров, которые изнашивают порты и теряются, при такой схеме не нужны.
В КЭДО та же конструкция применяется к работнику, который подписывает кадровые документы от имени работодателя. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП подписанту можно получить через партнёров, удостоверяющие центры. Если подписант не руководитель, МЧД оформляется именно к этой УКЭП физического лица.
Кому МЧД не нужна
Доверенность оформляют на представителя. Директор работает по сертификату руководителя, полученному в удостоверяющем центре ФНС, поэтому МЧД от имени организации на него не оформляют. Доверенность не нужна и индивидуальному предпринимателю, который подписывает свои документы, а также в ситуации, когда руководитель и лицо, работающее в системе, один и тот же человек. Нужна ли доверенность конкретному подписанту, проверяется по выписке из ЕГРЮЛ: указан он там как лицо, имеющее право действовать без доверенности, или нет.
Как оформить МЧД в сервисе ФНС и зарегистрировать её в реестре
ФНС ведёт бесплатный сервис машиночитаемых доверенностей на портале ФНС и распределённый реестр. На портале хозяйствующие субъекты создают МЧД единого формата для обмена с государственными органами и между собой. Там же проверяют доверенность, сформированную в сторонней системе, и загружают её в реестр на хранение. Форма создания проходит через этапы выбора типа, ввода сведений и просмотра результата.
Что проверить до начала оформления
Каждый пункт ниже закрывается до входа в сервис ФНС. Если один из них не готов, оформление остановится на соответствующем шаге.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- У сотрудника есть действующая УКЭП, выпущенная на него как на физическое лицо: документы по МЧД он подписывает своей подписью.
- У руководителя есть УКЭП лица, действующего без доверенности. Если черновик готовят на Госуслугах, завершить оформление может только руководитель подписью УКЭП на токене.
- Составлен перечень систем, где сотрудник будет подписывать: налоговая отчётность, обмен с контрагентами, закупки, маркировка, отчётность в фонд.
- Выбран формат: единый формат 003 для налоговой и контрагентов или формат ФНС 5.03 только для налоговых органов.
- Полномочия выписаны по правилам целевой системы, текстом или кодом из классификатора.
- Определён срок действия доверенности.
- На компьютере руководителя установлено средство электронной подписи, которое создаёт отсоединённую подпись.
Внимание: в полном цикле для системы учёта алкоголя регистрация доверенности в реестре налоговой идёт до загрузки в целевую систему. Незарегистрированную доверенность система не примет, поэтому последовательность шагов менять нельзя.
Как выдать МЧД сотруднику через сервис ФНС: пошаговая инструкция
- Шаг 1. На портале ФНС выберите создание доверенности и единую форму. Заполните сведения о доверителе и представителе, выберите полномочия и срок действия, проверьте результат и скачайте XML-файл.
- Шаг 2. Подпишите XML-файл квалифицированной подписью руководителя, то есть лица, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Подпись создаётся отсоединённой: на выходе получаются XML и отдельный файл подписи в формате SIG, P7S или SGN.
- Шаг 3. Снова откройте страницу реестра доверенностей на портале ФНС и выберите раздел «МЧД». Загрузите XML-файл в поле «Исходный документ», а файл подписи в поле «Файл с подписью».
- Шаг 4. Проверьте статус доверенности на сайте: по нему видно, прошла ли регистрация.
- Шаг 5. Если сотрудник будет работать во внешней системе, загрузите в неё доверенность и файл подписи по её правилам. В системе учёта алкоголя после загрузки выбирают роль доступа, указывают место деятельности и генерируют сертификат доступа.
- Шаг 6. Передайте сотруднику XML доверенности и файл подписи или её идентификатор. Внесите МЧД в реестр доверенностей компании с указанием системы и срока.
Отсоединённая подпись руководителя: какие файлы получаются
Доверенность всегда идёт в паре файлов. Первый файл XML сформирован по утверждённой структуре, поэтому площадки и системы считывают из него сведения о доверителе, представителе и полномочиях автоматически. Второй файл содержит электронную подпись и сведения о том, что документ подписан сертификатом руководителя организации. В КриптоПро на вкладке создания подписи выбирают сертификат руководителя, ставят галочку «Создать отсоединённую подпись», указывают файл доверенности и место сохранения подписи. В материалах Добыто ту же конструкцию мы разбирали на примере подачи документов в суд: механика отсоединённой подписи не меняется, меняется только подписываемый файл.
Регистрация в реестре ФНС и проверка статуса
Пара файлов загружается в распределённый реестр через тот же портал: XML-файл в поле «Исходный документ», подпись в поле «Файл с подписью». Всю последовательность ФНС описывает в инструкции по оформлению и регистрации МЧД от 17 июля 2026 года. Сможет ли сотрудник работать по доверенности, зависит от двух условий: принял ли её реестр или система адресата и в каком виде адресат требует её предъявить. Поэтому сначала проверяют статус в реестре, а затем требования системы, куда сотрудник подаёт документ.
Подпишите документ электронной подписью онлайн
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Какие сведения обязательны в МЧД в 2026 году
Общие требования к доверенности в электронной форме установлены п. 2 Единых требований, утверждённых приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. ФНС требует, чтобы форма МЧД им соответствовала. С 1 февраля 2026 года действует приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001. Указывать вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность представителя, а также наименование и код выдавшего органа теперь не обязательно, эти сведения можно внести как дополнительные. Для налоговой доверенности формата ФНС действуют требования этого формата, поэтому изменение относится к МЧД общего формата.
От этих реквизитов зависит, примет ли доверенность получатель:
| Реквизит | Требование | Последствие ошибки или нюанс |
|---|---|---|
| Дата выдачи | Обязательна | Доверенность без даты ничтожна, п. 1 ст. 186 ГК РФ |
| Срок действия | Указывает доверитель | Если срок не указан, доверенность сохраняет силу в течение года со дня совершения |
| Доверитель | Идентифицирующие сведения организации | При приёме налоговой отчётности «ООО» в системе и полное наименование в МЧД ошибкой не считаются, если совпадают ИНН и КПП (разъяснение ФНС от 15.09.2026) |
| Представитель | Идентифицирующие сведения сотрудника | С 01.02.2026 паспортные реквизиты для МЧД общего формата необязательны, их можно указать дополнительно |
| Полномочия | Формулировка, которую распознаёт принимающая система | Текстом или кодом из классификатора, по правилам системы |
| Подпись доверителя | УКЭП лица, действующего без доверенности | Отсоединённый файл SIG, P7S или SGN; при передоверии подписывает уполномоченный передоверить или нотариус |
Ошибка в дате выдачи делает доверенность ничтожной по ГК РФ. Неточная формулировка полномочий оставляет доверенность действительной, но система, которая не распознала полномочие, её не применит. Перед выгрузкой XML сверьте строку полномочий с требованиями системы, куда сотрудник будет подавать документы.
Как подобрать полномочия, чтобы система приняла МЧД
Вид полномочий задаёт система, в которой применяется доверенность: текст или код из общего классификатора. С текстом вопросов меньше, формулировку можно взять из требований системы. С кодами работа идёт дольше.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Классификатор полномочий насчитывает несколько тысяч записей, поэтому выбор кодов не делается за пять минут, и компании в нём ошибаются. Код подбирают под конкретную систему: сначала откройте её правила и посмотрите, принимает ли она полномочие текстом. Если требуется код, заложите время на его поиск и сверку с требованиями системы.»
Лайфхак: возьмите бумажную доверенность, которая была у сотрудника, и переводите её в МЧД пункт за пунктом. Так полномочия переносятся из документа, по которому сотрудник уже работал, и не описываются заново.
Образец машиночитаемой доверенности и структура XML-файла
Шаблон «Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML» пригодится как подсказка при заполнении, но поля и коды полномочий сверяйте с формой в сервисе ФНС на дату оформления.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
Сколько МЧД нужно сотруднику и где их оформлять
Правила работы с доверенностью устанавливают площадки, где она применяется, и эти правила различаются. Сотрудник может подписывать документы у оператора документооборота, сдавать отчётность, участвовать в торгах и работать с маркировкой. Одной доверенности ему не хватит: число МЧД зависит от числа сценариев. Часть полномочий объединяется в одной доверенности: работа с системой учёта алкоголя и с маркировкой, подписание таможенных документов и документов по сделкам с контрагентами. Работа с порталом закупок и отчётность в фонд и налоговую относятся к разным сценариям по требованиям, и для них нужны отдельные доверенности.
Маршрут оформления определяется системой, в которой сотрудник будет подписывать:
| Сценарий | Где оформить | Особенность |
|---|---|---|
| Налоговая и контрагенты одной доверенностью | Сервис МЧД ФНС, единый формат 003 (ЕМЧД), реестр ФНС | Налоговые органы принимают формат 003 с 01.03.2025 |
| Только налоговые органы | Формат ФНС 5.03 | Принимается с 10.01.2025 вместо 5.02; для контрагентов не подходит |
| Закупки по 44-ФЗ и закупки у субъектов малого предпринимательства по 223-ФЗ | Личный кабинет на портале закупок | Правила зависят от вида торгов |
| Остальные закупки по 223-ФЗ и коммерческие торги | По правилам конкретной площадки | Большинство площадок работают с ранее созданной доверенностью |
| Система маркировки | Только личный кабинет системы | Доверенность используется только в этой системе, отзыв там же |
| Система учёта алкоголя | Портал ФНС, затем регистрация в реестре | После регистрации доверенность и подпись загружают в систему учёта |
| Отдельные услуги на Госуслугах | Кабинет организации на Госуслугах | МЧД может автоматически прикладываться к заявке; зависит от конкретной услуги |
По этой же таблице удобно планировать отзыв. Доверенность из системы маркировки отзывают только в её личном кабинете, поэтому для каждой МЧД фиксируйте, в какой системе она создана.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Пять доверенностей на одного человека объясняются правилами принимающих систем: каждая устанавливает свои требования. При планировании перехода на МЧД считайте сценарии: сколько разных систем у подписанта, столько потенциально и доверенностей. Выпишите для каждого сотрудника системы, где он подписывает, и по этому списку готовьте МЧД.»
Важный нюанс из практики: в системе маркировки доверенность формируется исключительно в личном кабинете этой системы и используется только там. Для другой государственной системы нужна отдельная доверенность. При добавлении сотрудника выбирают одну роль: администратор или сотрудник без права подписи, который только просматривает информацию. Указать две роли одновременно нельзя. Подписывает такую доверенность руководитель организации или доверенное лицо, уже зарегистрированное в системе и имеющее право передачи полномочий.
Что можно сделать с МЧД на Госуслугах
На Госуслугах размещён единый формат 003 и руководство к нему. Регистрацию в реестре ФНС описывает как действие своего специализированного сервиса. Отдельные госуслуги позволяют сформировать МЧД в кабинете организации и автоматически добавить её к заявке и пакету документов, но эта возможность есть не в каждой услуге.
Создать черновик МЧД в кабинете организации может руководитель, а сотрудник из группы доступа «Уполномоченные на создание черновиков доверенностей с передачей на подпись руководителю организации» готовит черновики на коллег. Любой другой сотрудник создаёт черновик только на себя. Завершает оформление подписью УКЭП на токене только руководитель. Сотрудник может подготовить документ заранее, но выдать МЧД без руководителя с токеном не получится.
Перед подачей документа МЧД проверяют в разделе проверки доверенности и сертификата представителя на Госуслугах. Туда загружают сертификат сотрудника, XML-файл доверенности и файл отсоединённой подписи, а сервис проверяет действительность доверенности и соответствие сведений.
Чем рискует компания, когда сотрудник подписывает токеном директора
Пока у бухгалтера и других подписантов нет своих УКЭП и МЧД, компании закрывают подпись документов одним из распространённых способов:
- бухгалтер хранит подпись директора и подписывает ею отчётность, что нарушает требования законодательства об электронной подписи;
- бухгалтер ведёт несколько организаций и хранит подписи всех директоров, а это неудобно и небезопасно;
- бухгалтер каждый раз просит директора подписать документ или забирает у него токен: работа идёт медленно, результат в сервисах не проверить оперативно, и появляется риск подписать несогласованный документ.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Контроль над ключом подписи и его конфиденциальность обязан обеспечивать владелец сертификата, это статья 10 63-ФЗ. Поэтому заявление руководителя о том, что ключом пользовался кто-то другой, подтверждает нарушение этой обязанности. Если бухгалтеру нужно подписывать отчётность, ему выпускают собственную УКЭП и оформляют МЧД, а токен директора остаётся у директора.»
Важный нюанс из практики: бывали случаи, когда бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал фиктивную отчётность с ошибками. Организация получала штрафы, а разбирательства шли долго. Когда бухгалтер подписывает собственной УКЭП по МЧД, из документа видно, кто его подписал и в пределах каких полномочий.
Отдельный риск связан со сроком. Срок доверенностей контрагентов организации нередко не отслеживают: доверенность пришла, её убрали, и позже выясняется, что человек подписал документ, когда полномочий уже не имел. С просроченной машиночитаемой доверенностью подпись не сработает: программа обнаружит истёкший срок и не даст подписать документ. Для собственных МЧД это означает, что срок, указанный в доверенности, становится датой, после которой сотрудник перестанет подписывать, поэтому новую доверенность готовят до его окончания.
Как отозвать МЧД при увольнении сотрудника или смене полномочий
По пп. 1-2 ст. 188 ГК РФ доверенность прекращается по истечении срока или после отмены. Отмена совершается в той же форме, в которой доверенность выдана, либо в нотариальной форме. Электронную доверенность отзывают электронным заявлением: по разъяснению ФНС от 15 сентября 2026 года в налоговый орган подают заявление в утверждённом ФНС формате. Его подписывает УКЭП руководитель организации или индивидуальный предприниматель. В заявлении указывают реквизиты отзываемой доверенности, и после подачи прежняя МЧД прекращает действие.
Доверенность, сформированная в личном кабинете системы маркировки, отзывается только в нём. При увольнении подписанта отзыв проводят в реестре ФНС и в каждой системе, где на сотрудника оформлена отдельная МЧД.
Факт: в системе маркировки отзыв родительской доверенности отзывает все дочерние. Если отозвать МЧД руководителя среднего звена, одновременно прекращаются полномочия всех, кому он их передоверил.
В практике Добыто мы рекомендуем вести реестр доверенностей по сотрудникам и системам. В нём фиксируют представителя, систему, в которой создана МЧД, её срок и идентификатор. Без такого реестра при увольнении невозможно восстановить, что и где отзывать. Сверять реестр удобно в момент подготовки приказа об увольнении подписанта, чтобы отзыв прошёл до последнего рабочего дня.
Стоимость КЭДО с электронными подписями сотрудников: тарифы на 2026 год
Стоимость подключения зависит от численности сотрудников и от того, какие виды подписи нужны внутри сервиса: на тарифе «Старт» доступны ПЭП и УНЭП, УКЭП входит в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров, удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и действующие условия собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
МЧД соединяет две подписи. Руководитель подтверждает полномочия своей УКЭП на XML-доверенности, а сотрудник подписывает документы собственной УКЭП физического лица. Регистрация в реестре ФНС предшествует загрузке во внешние системы. Нормативного периода ожидания нет, поэтому доверенность выдают в день обращения, если обе подписи уже выпущены, а формат и полномочия выбраны под правила конкретной системы. Число доверенностей определяется числом систем, а отзыв проходит в каждой из них.
Добыто работает с той же конструкцией внутри кадрового документооборота: работникам выпускаются подписи для КЭДО, а подписантам работодателя доступна УКЭП, к которой оформляется машиночитаемая доверенность.
Частые вопросы о МЧД
Связана ли МЧД с конкретным сертификатом сотрудника?
В системе маркировки доверенность не ссылается на сертификат. В сертификате указаны сведения о физическом лице, и система сверяет их со сведениями о представителе в МЧД. При перевыпуске подписи сотрудника доверенность продолжает работать, если сведения о нём не изменились. Сформировать МЧД в этой системе можно и до получения сертификата, заполнив поля вручную. Если при формировании выбрать сертификат сотрудника, сведения подтянутся из его открытой части.
Продолжают ли действовать доверенности форматов 5.01 и 5.02, которые подавали в налоговую раньше?
Да. Доверенности форматов 5.01 и 5.02, ранее представленные в налоговые органы, не прекратили действие из-за смены формата. Новые документы по прежним версиям в описанном порядке не принимаются. С 10 января 2025 года налоговые органы принимают версию 5.03 вместо 5.02, а с 1 марта 2025 года начали принимать и единую МЧД формата 003.
Как указать МЧД при сдаче налоговой отчётности и нужно ли информационное сообщение о представительстве?
С 1 марта 2024 года при налоговом ЭДО в XML-файле указывают 36-значный GUID электронной доверенности. Правило распространяется на прежние и новые версии налоговой доверенности, основание — письмо ФНС от 20.05.2024 № 26-1-03/0018@. ФНС разъяснила, что при использовании ЕМЧД прикладывать информационное сообщение о представительстве (ИСОП) к налоговой отчётности не нужно.
Может ли сотрудник сам отказаться от полномочий по МЧД?
Да. По ст. 188 ГК РФ представитель вправе отказаться от полномочий. Отзыв доверенности в реестре ФНС остаётся действием доверителя: заявление подписывает УКЭП руководитель организации или индивидуальный предприниматель. В системе маркировки сотрудник сам отозвать доверенность не может, это делает только руководитель организации.
Можно ли отменить МЧД через нотариуса?
Да. По п. 2 ст. 188 ГК РФ доверенность отменяют в той же форме, в которой она выдана, либо в нотариальной форме. Сведения о нотариальной отмене передаются в платформу ФНС автоматически после её регистрации в реестре нотариальных действий.
