Какие полномочия в МЧД для ЭТрН нужны водителю экспедитору и логисту

Полномочия в МЧД для ЭТрН подбираются по двум параметрам: какой файл накладной человек подписывает и от имени какого участника перевозки. ЭТрН состоит из 4 обязательных файлов: грузоотправителя, перевозчика о приёме груза, грузополучателя и перевозчика о выдаче груза. Логисту грузоотправителя нужна МЧД от грузоотправителя, логисту перевозчика — от перевозчика, водителю-экспедитору — от каждой организации, за которую он подписывает. Руководителю, действующему без доверенности, и ИП, подписывающему от своего имени, МЧД на себя не нужна. Для водителя порядок зависит от вида подписи: файл о приёме или выдаче груза он вправе подписать ПЭП или УНЭП, после чего этот же файл подписывает перевозчик, а при подписи своей УКЭП ФЛ от имени перевозчика водителю нужна МЧД от перевозчика.

Материал помогает собрать доверенность под конкретную роль: какие файлы и документы перечислить, когда оператор ИС ЭПД принимает текстовую формулировку, а когда ждёт код из классификатора, какой формат МЧД согласовать заранее. Отдельно показано, почему успешная отправка накладной через ГИС ЭПД не подтверждает, что полномочий хватило. Таблица ролей и файлов — в первом разделе; пошаговое оформление МЧД в сервисе ФНС, чек-лист проверки, порядок отзыва, стоимость подписей для сотрудников и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие файлы ЭТрН подписываются и от чьего имени

С 01.09.2026 вступил в силу переход к электронным транспортным накладным и экспедиторским документам по Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ и статье 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Участники перевозки обмениваются файлами через оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), сведения направляются в ГИС ЭПД. Для отдельных случаев бумажное оформление сохраняется, поэтому формулировка «электронная накладная обязательна для всех без исключения» норме не соответствует.

Структуру ЭТрН задаёт формат, утверждённый приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Приказ ФНС от 24.07.2026 № ЕД-1-26/502@ исключил из него ограничение срока действия до 01.09.2026, и формат продолжает применяться. По приложению № 1 к постановлению Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 накладная складывается из обязательных файлов, которые в практике называют титулами:

• файл грузоотправителя;
• файл перевозчика о приёме груза;
• файл грузополучателя;
• файл перевозчика о выдаче груза.

Кроме обязательных, формат предусматривает дополнительные файлы, в том числе для переадресовки и для замены водителя или транспортного средства. Каждый файл подписывает свой участник перевозки или лицо, которое он уполномочил. Доверителем в МЧД выступает тот участник, чей файл подписывает представитель.

Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки относятся к отдельным документам. Правила их электронного обмена и направления в ГИС ЭПД с 01.09.2026 установлены постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469, форматы утверждены приказом ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@. Если экспедитор подписывает эти документы, их перечисляют в его МЧД наряду с ЭТрН.

Заполнение полей и передача файла юридически не равны подписанию. Ответственность за достоверность сведений несёт тот, кто подписал файл, а сотрудник, который только вносит данные, права подписывать за компанию от этого не получает.

Сводная таблица показывает, от чьего имени подписывает каждая роль и в какой момент появляется МЧД.

Одна и та же должность встречается в разных строках: водитель-экспедитор у перевозчика и у экспедитора подписывает разные файлы. Сотруднику, который подписывает за двух участников перевозки, нужна МЧД от каждого из них.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Полномочия водителя, экспедитора и логиста по ролям

МЧД нужна сотруднику, который подписывает файлы от имени работодателя своей УКЭП как представитель. Основание — статьи 17.1 и 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». УКЭП ФЛ подтверждает, кто подписал файл. Право действовать за компанию подтверждает МЧД, подписанная УКЭП доверителя.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше данные организации прописывали прямо в сертификат сотрудника, и по самому сертификату нельзя было понять, для каких действий его выдали. Теперь полномочия вынесены в отдельный документ, который читает и человек, и система. У сотрудника один сертификат физического лица и доверенности от каждой организации, за которую он подписывает. Если водитель или логист работает на нескольких участников перевозки, планируйте несколько доверенностей при одном сертификате.»

Водитель: подпись ПЭП или УНЭП и подпись УКЭП ФЛ

Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (пункт 110) и постановление № 931 (приложение № 1, пункт 3, подпункт «б») допускают, что водитель подписывает файл перевозчика о приёме груза ПЭП или УНЭП физического лица. Подпись ставится после сверки груза и внесения оговорок, затем этот же файл подписывает УКЭП или УНЭП перевозчика. Для файла о выдаче груза действует то же правило. Порядок этого сценария Минтранс описывает в ответах на вопросы об электронных перевозочных документах.

Водитель, который подписывает ЭТрН своей УКЭП ФЛ как представитель перевозчика, работает по другому сценарию. Ему нужна МЧД от перевозчика: статья 17.5 63-ФЗ, приложение № 1 к постановлению № 931, пункт 13 постановления № 469. В полномочиях перечисляют файлы перевозчика, которые водитель подписывает в рейсе, в том числе о приёме и о выдаче груза.

Сертификат УКЭП ФЛ водитель получает в удостоверяющем центре. В сервисе Добыто УКЭП для сотрудников оформляется через партнёров — удостоверяющие центры. Перед первым рейсом определите, по какому из двух сценариев подписывает водитель: в сценарии ПЭП или УНЭП файл досписывает перевозчик, при подписи УКЭП ФЛ на водителя выпускается МЧД.

Водитель-экспедитор и экспедитор: подпись только в своей роли

Должность «водитель-экспедитор» не даёт полномочий от грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя одновременно. В ЭТрН экспедитор подписывает файл только в той роли участника перевозки, в которой выступает, и от соответствующего доверителя.

Набор документов в МЧД экспедитора шире, чем у перевозчика. В шаблоне Контур.Логистики для перевозчика предусмотрены ЭТрН, заказ-заявка и путевой лист, для экспедитора дополнительно — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки. Это набор шаблонов конкретного оператора, обязательной законодательной матрицей для всех операторов ИС ЭПД он не служит. Сверьте, в какой роли экспедитор участвует в конкретной перевозке, и перечислите в МЧД документы этой роли.

Логист грузоотправителя, логист перевозчика и сотрудник грузополучателя

Логист грузоотправителя подписывает файл грузоотправителя, и МЧД ему выдаёт грузоотправитель. Логист перевозчика работает с файлами перевозчика, включая файлы о приёме и о выдаче груза, если их подписывает он, а водитель только участвует в сверке груза. Сотрудник грузополучателя подписывает файл грузополучателя по МЧД от грузополучателя. Логисту, который сам не подписывает, а готовит файлы на подпись руководителю, МЧД на подписание накладной не выпускают.

Если вы работодатель и выпускаете МЧД водителям и логистам, кадровые документы тех же сотрудников переводятся в КЭДО отдельно: в Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Когда МЧД для ЭТрН не нужна

МЧД на себя не оформляют:

• руководитель, который вправе действовать от имени юрлица без доверенности и подписывает файлы своей УКЭП;
• ИП, который подписывает файлы от собственного имени;
• сотрудник, который только заполняет поля и передаёт файл, не подписывая его.

Водитель в сценарии ПЭП или УНЭП подписывает файл о приёме или выдаче груза по правилам постановления № 931, а файл затем подписывает перевозчик. Отдельно стоят случаи бумажного оформления транспортной накладной по приказу Минтранса от 01.06.2026 № 262: если перевозка попадает в перечень, вопрос о МЧД для ЭТрН по этой перевозке не возникает.

Код из классификатора или текст: как записать полномочие для ЭТрН

Порядок записи полномочий задаёт приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 857 в редакции приказа от 05.11.2025 № 1001, действующей с 01.02.2026. Полномочие из классификатора указывают с идентификатором и наименованием. Если нужного полномочия в классификаторе нет, допускается описать его в текстовой форме. Правила «один код на каждый титул ЭТрН» приказ не устанавливает.

Сам классификатор ведётся по приказу Минцифры от 18.08.2021 № 856. В нём есть актуальная и архивная части, у каждой записи — идентификатор и наименование, а неизменных кодов для должностей вроде «водитель» или «логист» приказ не закрепляет. Универсальные актуальные коды для каждой роли в ЭТрН на дату публикации не подтверждены.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Вопрос, чем наделить сотрудника, вызывает трудности: в классификаторе полномочий несколько тысяч записей, и выбор не делается за 5 минут. Начинайте с правил системы, в которой будет работать доверенность: одна просит текст, другая — код из классификатора. С текстом вопросов меньше, а на выборе кодов компании и ошибаются. Поэтому сначала требования системы, потом выбор полномочия.»

Текстовая форма разрешена приказом № 857, но для автоматической обработки она подходит хуже. ФНС поясняет: машинное сопоставление полномочий возможно, когда они взяты из специального справочника, свободный текст система понять и сравнить не может. Примет ли текстовое полномочие конкретный оператор ИС ЭПД, зависит от его технической реализации. Законодательного запрета на текст при этом нет.

Контур.Логистика в своей инструкции рекомендует код KLASS_2.0_SIGN_ELECTRONIC_DOCUMENTS («Подписывать электронные документы») с ограничением по видам перевозочных документов. Это рекомендация одного оператора. Законодательно установленным кодом для водителя, экспедитора и логиста у всех операторов она не служит.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В коде с ограничением или в тексте МЧД для ЭТрН отвечает на те же вопросы, что и строка таблицы ролей: от имени какого участника подписывает представитель, какие файлы накладной и какие сопутствующие документы, от заказ-заявки и путевого листа до поручения экспедитору и расписок.

До выпуска МЧД запросите у своего оператора ИС ЭПД перечень принимаемых кодов полномочий или требования к текстовой формулировке.

Сколько МЧД нужно одному сотруднику и какой формат подходит для ЭТрН

Правила работы с доверенностью устанавливают сами площадки и системы, где её применяют, и эти правила различаются. Количество МЧД у сотрудника зависит от числа сценариев: подписание документов у оператора документооборота, отчётность, участие в торгах, маркировка. Единого универсального решения на дату публикации нет.

Важный нюанс из практики: часть полномочий объединяется в одной доверенности: работа с системой учёта алкоголя, с маркировкой, подписание таможенных документов и документов по сделкам с контрагентами. Работа с порталом закупок и отчётность в фонд и налоговую относятся к разным сценариям с точки зрения требований, и для них оформляют отдельные доверенности.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Пять доверенностей на одного человека появляются в компании потому, что каждая приёмная система устанавливает свои правила. При планировании перехода считайте сценарии: сколько у сотрудника разных систем, столько потенциально и доверенностей. Обмен ЭТрН через оператора ИС ЭПД добавляет к этому списку ещё один сценарий.»

Формат МЧД согласуйте с оператором заранее. Единый межведомственный формат 003 (EMCHD_1) опубликован на Госуслугах, ФНС создала для него хранилище, при этом отдельным приказом ФНС этот формат не утверждён. Налоговый формат 5.03 не равен формату 003 для контрагентов. Приём новых налоговых доверенностей формата 5.01 прекращён с 01.03.2025: ранее выданные доверенности от этого автоматически не отменились, и правилом приёма МЧД операторами ЭПД это решение не служит.

Формат 002 ФНС описывает как базовую форму для контрагентов и органов, которые ещё не принимают 003. Наличие формата не означает, что его примет конкретный оператор ИС ЭПД: на октябрь 2026 года это подтверждается у самого оператора, письменно или по его инструкции.

Как оформить МЧД для ЭТрН: доверитель, подпись, размещение

МЧД составляется в формате XML и подписывается УКЭП надлежащего доверителя: руководителя или другого лица, которое действует от имени организации без доверенности, а при передоверии — надлежащего лица. Скан бумажного бланка доверенности XML-МЧД не заменяет там, где она требуется. Создать МЧД можно бесплатно в сервисе ФНС для машиночитаемых доверенностей: там же доступны проверка сторонней МЧД, загрузка в хранилище и проверка статуса.

Важный нюанс из практики: доверенность создают на сайте налоговой службы, в специализированных сервисах, на сайтах других контролирующих органов, которые с ней работают, и на портале закупок. Где бы МЧД ни создавалась, формат файла сверяется с требованиями оператора ИС ЭПД.

Подпись доверителя: XML-файл и отсоединённая подпись

Доверитель подписывает XML-файл своей УКЭП, и дальше в работу идут оба файла: доверенность и подпись к ней. При подписании в криптопровайдере для этого выбирают создание отсоединённой подписи.

Как оформить МЧД для подписания ЭТрН: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите роль представителя: от имени какого участника перевозки он подписывает и какие файлы ЭТрН, а также сопутствующие документы, входят в его работу.
2. Шаг 2. Запросите у оператора ИС ЭПД принимаемый формат МЧД (003 или 002) и требования к полномочиям: код из классификатора или текстовая формулировка.
3. Шаг 3. Заполните МЧД: доверитель — участник перевозки, представитель — конкретное физическое лицо, полномочия с идентификатором и наименованием из классификатора либо текстом, если нужного кода нет, дата совершения и срок действия.
4. Шаг 4. Подпишите XML-файл УКЭП руководителя или другого лица, действующего без доверенности, с созданием отсоединённой подписи.
5. Шаг 5. Загрузите МЧД в хранилище ФНС или передайте оператору ИС ЭПД в порядке, который он установил.
6. Шаг 6. Проверьте статус МЧД и отправьте первый файл ЭТрН. Форматная и криптографическая проверки подтверждают техническую совместимость, соответствие полномочия подписанному файлу компания сверяет сама по чек-листу.

Как проверить МЧД и полномочия перед первой ЭТрН

Постановление № 931 предусматривает для ЭТрН форматную проверку и проверку действительности электронной подписи, для экспедиторских документов аналогичное правило установлено пунктом 9 постановления № 469. Регистрация XML-файла МЧД в ФНС и её действительность не равнозначны приёму конкретного файла ЭТрН оператором и не подтверждают, что полномочий достаточно для этого файла.

После загрузки в распределённый реестр ФНС по МЧД доступна проверка статуса, а контрагент может проверить её как стороннюю доверенность.

Чек-лист проверки МЧД для ЭТрН

Перед первой накладной сверьте параметры технической и юридической проверки подписи:

• роль участника перевозки и файл ЭТрН, который подписывает представитель, совпадают с доверителем в МЧД;
• сертификат принадлежит тому физическому лицу, которое указано представителем;
• МЧД подписана надлежащей УКЭП доверителя;
• доверенность действительна, а содержание полномочий охватывает этот файл и вид документа;
• формат МЧД совместим с оператором ИС ЭПД;
• файл ЭТрН успешно прошёл форматную и криптографическую проверки.

Действительность доверенности и соответствие сведений проверяют по 3 файлам: сертификату представителя, XML-файлу доверенности и файлу отсоединённой подписи.

Чем рискует компания при неверно подобранных полномочиях

Минтранс указывает, что правила не обязывают ГИС ЭПД проверять объём полномочий подписанта по МЧД по существу. Принятие подписи системой не подтверждает, что полномочие соответствует фактическому действию представителя. Ответственность за достоверность сведений несёт подписавший файл, поэтому соответствие МЧД роли и файлу компания проверяет до первого рейса, а не после спора с контрагентом.

Как отозвать МЧД и что происходит с подписанными накладными

По подпунктам 1-2 пункта 1 и пункту 2 статьи 188 ГК РФ доверитель может отменить доверенность, и она прекращается при истечении срока или при отмене. Статус МЧД меняется в том сервисе или хранилище, где она размещена.

Отменивший доверенность обязан известить представителя и известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми она выдана (пункты 1-2 статьи 189 ГК РФ). Для ЭТрН это водитель или логист и контрагенты по перевозкам. Права и обязанности, приобретённые третьим лицом, которое не знало и не должно было знать о прекращении доверенности, сохраняются. Отзыв не аннулирует автоматически накладные, правомерно подписанные до отмены.

Статус проверяют через проверку статуса МЧД на сайте ФНС. Что поиск по идентификатору находит любую МЧД вне хранилища ФНС, включая специальные ведомственные системы, не подтверждено: доверенность, размещённую в другой системе, проверяйте там.

В практике Добыто мы рекомендуем вести реестр доверенностей по сотрудникам и системам. Без него при увольнении водителя или логиста не восстановить, какие МЧД и где отзывать. При увольнении отмените МЧД в сервисе размещения, известите сотрудника и контрагентов и проверьте, что статус изменился.

Стоимость МЧД и электронных подписей для сотрудников в 2026 году

Создание МЧД в сервисе ФНС бесплатно. Цены операторов ИС ЭПД за обмен ЭТрН в таблицу не включены. Тарифы Добыто относятся к КЭДО и подписям сотрудников; оформление МЧД, подключение к ГИС ЭПД и обмен ЭТрН в них не входят. Цены указаны на 15.10.2026.

Итоговая стоимость КЭДО зависит от числа сотрудников и набора функций: УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес». Состав и условия тарифов опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф меняется в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

МЧД для ЭТрН собирается от роли: доверитель совпадает с участником перевозки, чей файл подписывается, а представителю перечисляют только файлы и документы этой роли. Руководителю без доверенности и ИП МЧД на себя не нужна, водитель с ПЭП или УНЭП работает по отдельному сценарию с последующей подписью перевозчика, а водитель с УКЭП ФЛ подписывает за перевозчика только по МЧД. Код или текст полномочия, формат 003 или 002 и порядок передачи доверенности определяет оператор ИС ЭПД, а прохождение проверок в ГИС ЭПД не подтверждает достаточность полномочий.

Кадровую часть той же задачи, от приёма водителей и логистов до подписания их документов электронной подписью, мы ведём в Добыто: ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тарифы, УКЭП оформляется через партнёров — удостоверяющие центры.

Частые вопросы о МЧД для ЭТрН

Действует ли МЧД, если в ней не указан срок?

По пункту 1 статьи 186 ГК РФ доверенность без указанного срока по общему правилу действует 1 год со дня совершения. Доверенность без даты совершения ничтожна. Отсутствие срока и отсутствие даты различаются: в первом случае МЧД работает год, во втором не действует вовсе, поэтому дату совершения сверяйте в каждом выпущенном XML-файле.

Нужно ли указывать паспортные данные водителя в МЧД?

С 01.02.2026 приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001, зарегистрированный 20.01.2026, отменил обязательность подробных паспортных реквизитов представителя в МЧД. Эти сведения допускается указать как дополнительные. Сертификат УКЭП ФЛ представителя при этом должен принадлежать тому физическому лицу, которое указано в доверенности.

Может ли водитель-экспедитор передать полномочия по МЧД другому водителю?

Передоверие допускается, если право на него предусмотрено исходной доверенностью, либо в исключительных обстоятельствах, установленных пунктом 1 статьи 187 ГК РФ. При прекращении основной доверенности передоверие тоже прекращается (пункт 3 статьи 188 ГК РФ). Отменили МЧД первому водителю — перестаёт действовать и доверенность, выданная от него второму.

Можно ли указать представителем в МЧД транспортную компанию-юрлицо?

Указание юрлица представителем не подтверждает автоматически полномочия любого его работника с сертификатом. Должна прослеживаться правовая цепочка до конечного физического лица, которое подписывает файл ЭТрН, и эту цепочку проверяет применимая система. Перед выпуском такой МЧД уточните у оператора ИС ЭПД, как он принимает цепочку доверенностей.

Можно ли включить в одну МЧД нескольких водителей?

Общего требования выпускать отдельную МЧД каждому работнику приказ Минцифры № 857 не устанавливает. ФНС подтверждает возможность нескольких представителей для налогового формата 5.03, техописание Контура говорит о поддержке нескольких представителей в формате 003. Совместимость такой МЧД со всеми операторами ИС ЭПД не подтверждена, поэтому общую доверенность на группу водителей согласуйте с оператором до выпуска.

В каких случаях транспортную накладную оформляют на бумаге?

Случаи бумажного оформления транспортной накладной для автомобильных перевозок регулирует приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262, с 19.09.2026 он действует с изменениями, внесёнными приказом от 02.09.2026 № 391. Для экспедиторских документов установлен иной перечень, по приказу Минтранса от 03.04.2026 № 115, и на ЭТрН он не распространяется. Перечень сверяйте с действующей редакцией приказа № 262 на дату перевозки.