МЧД на сайте налоговой создаётся в сервисе ФНС по одной доверенности: вы заполняете сведения о доверителе, представителе и полномочиях, сохраняете XML, подписываете его УКЭП руководителя отсоединённой подписью и регистрируете в распределённом реестре ФНС. Импорт списка сотрудников, пакетное создание и пакетная подпись в официальных инструкциях ФНС не описаны. Поэтому при большом штате время экономит подготовка: реестр сотрудников и систем, XML-черновик с выбранными полномочиями и проверка статуса каждой доверенности по уникальному номеру. Руководитель, который действует от имени компании без доверенности, подписывает своей УКЭП, и МЧД на себя ему не нужна. Сотрудник подписывает собственной УКЭП физического лица и только вместе с доверенностью.
Материал помогает выбрать между одной МЧД на группу и отдельной доверенностью на каждого сотрудника. По сценарной таблице можно посчитать, сколько доверенностей нужно одному человеку под разные системы, а по чек-листу собрать сведения о представителях до входа в сервис. Отдельно разобраны отмена доверенности при увольнении по статье 188 ГК РФ и порядок действий, при котором целевая система принимает МЧД. Пошаговая инструкция с подписанием и регистрацией, стоимость подписей и КЭДО для сотрудников на 2026 год и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.
Что умеет сервис ФНС, когда МЧД нужна десяткам сотрудников
Инструкция ФНС от 17.07.2026 описывает один цикл: выбор типа доверенности, ввод сведений о доверенности, доверителе и представителе, выбор полномочий из классификатора или вручную, проверка и формирование XML. Черновик можно сохранить в XML и после загрузки продолжить заполнение. XML, сформированный в стороннем сервисе, можно проверить. Импорт таблицы сотрудников, создание доверенностей по списку и пакетную подпись опубликованные инструкции ФНС не описывают. Запрета на такие функции нет, но на дату публикации ФНС их работу не подтверждает.
Внутри сервиса ФНС при большом штате время экономит сохранённый XML-черновик. Сведения о доверителе и подобранные полномочия вносятся в него один раз, а для следующего сотрудника черновик загружается, и заполнение продолжается. Подпись руководителя и регистрацию каждая доверенность проходит отдельно, и каждая получает свой уникальный номер для проверки статуса. Если XML формирует сторонняя программа, файл проверяют в сервисе ФНС до подписи.
Факт: МЧД — это файл в формате XML, сформированный по определённой структуре, поэтому площадки и системы считывают сведения из него автоматически. К файлу всегда прилагается электронная подпись руководителя, как правило отдельным файлом.
Одна МЧД на несколько сотрудников: что допускают ГК РФ и формат 5.03
Формат 5.03 позволяет предоставить полномочия нескольким представителям и предусматривает последующее передоверие. Это ФНС подтвердила в сообщении о приёме доверенностей формата 5.03. По пункту 5 статьи 185 ГК РФ каждый из нескольких представителей обладает полномочиями из доверенности, если в ней не указано, что представители действуют совместно. Пошаговые инструкции интерфейса ФНС добавление нескольких представителей в одну МЧД не описывают, поэтому эту возможность проверяют в сервисе до сбора сведений по группе.
При отмене прекращается действие доверенности как документа. Частичное исключение одного представителя из групповой МЧД не описывают ни ГК РФ, ни инструкции ФНС, и сохранение полномочий остальных не гарантировано. Отдельной операции замены представителя или полномочий в зарегистрированной МЧД интерфейсные инструкции тоже не содержат. Подписанный XML нельзя изменить без последствий для подписи, поэтому изменение состава или полномочий оформляют новой доверенностью.
Последствия двух подходов для кадровых изменений сведены в таблицу.
| Критерий | Отдельная МЧД на каждого сотрудника | Одна МЧД на группу (формат 5.03) |
|---|---|---|
| Описание в инструкциях ФНС | Порядок создания и регистрации описан | Несколько представителей поддерживает формат, добавление в интерфейсе не описано |
| Полномочия | Набор конкретного сотрудника | Каждый действует самостоятельно, если совместные действия не предусмотрены (п. 5 ст. 185 ГК РФ) |
| Увольнение одного сотрудника | Отменяется только его доверенность | Отмена прекращает документ, сохранение полномочий остальных не гарантировано |
| Изменение полномочий одного сотрудника | Новая доверенность только ему | Новая доверенность, замена в зарегистрированной МЧД не подтверждена |
| Подпись и регистрация руководителем | Отдельный цикл на каждого сотрудника | Один цикл на группу |
При текучке и разных полномочиях внутри отдела отдельная МЧД требует повторной работы только по тому сотруднику, которого коснулось изменение. Групповая доверенность сокращает число подписей руководителя при выпуске и подходит для стабильного состава с одинаковыми полномочиями.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кому в компании нужна МЧД, а кому хватает своей подписи
В практике Добыто вопрос, нужна ли МЧД директору, возникает чаще других: сертификат руководителя путают с сертификатом сотрудника. Различие закреплено статьёй 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». УКЭП юридического лица содержит указание на физическое лицо, которое действует от имени организации без доверенности. Представитель подписывает документ своей УКЭП и одновременно представляет доверенность. Для ИП статья 17.3 63-ФЗ устанавливает ту же схему: предприниматель подписывает УКЭП ИП, представитель подписывает своей УКЭП с доверенностью.
Сотруднику, который от имени компании сдаёт отчётность, подписывает документы с контрагентами или работает в государственных системах, нужны собственная УКЭП физического лица и МЧД. Порядок применения подписей руководителя и представителей описан в разъяснениях ФНС о применении электронной подписи.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше полномочия сотрудника были зашиты в сертификат, и понять, что именно организация разрешила подписывать, было невозможно. Теперь у человека один сертификат с его данными как физического лица. Полномочия вынесены в отдельный документ, который читает и проверяющий, и система. Специалисту, который работает на несколько организаций, вместо набора токенов нужна одна УКЭП физического лица и доверенность от каждой компании. При уходе из одной из них доверенность отзывается, а ключ остаётся прежним.»
Когда МЧД не нужна
- Руководитель с правом действовать от имени организации без доверенности подписывает сертификатом руководителя, полученным в удостоверяющем центре ФНС. Это касается и случая, когда руководитель сам работает в государственной системе.
- ИП подписывает свои документы УКЭП предпринимателя без доверенности.
- Работник подписывает собственные кадровые документы как сторона трудовых отношений по статьям 22.1-22.3 ТК РФ: МЧД не становится обязательным реквизитом такого документа.
В КЭДО Добыто работники подписывают свои кадровые документы ПЭП или УНЭП. Эти подписи выпускаются бесплатно на всех тарифах, и доверенность для такой подписи не оформляется. МЧД появляется в кадровом процессе там, где сотрудник подписывает документ от имени работодателя своей УКЭП физического лица.
Если бухгалтер сейчас хранит подпись директора и подписывает ею отчётность, эта практика нарушает требования законодательства об электронной подписи: по статье 10 63-ФЗ владелец обязан обеспечивать конфиденциальность ключа. Известны случаи, когда бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал фиктивную отчётность с ошибками. Организация получала штрафы, а разбирательства шли долго. МЧД на сотрудника снимает необходимость передавать ему токен руководителя.
Сколько МЧД нужно одному сотруднику: расчёт по системам
Правила работы с доверенностью устанавливает каждая площадка, где её применяют, и эти правила различаются. Сотруднику, который подписывает документы у оператора ЭДО, сдаёт отчётность, участвует в торгах и работает с маркировкой, одной доверенности не хватит. Работа на портале закупок и отчётность в фонд и налоговую по требованиям относятся к разным сценариям, и под них оформляют отдельные доверенности.
Место формирования доверенности зависит от сценария работы сотрудника:
| Сценарий | Где формируется МЧД | Что учесть |
|---|---|---|
| Налоговая отчётность и налоговые сервисы | Сервис ФНС, формат 5.03 или единая МЧД 003 | Полномочия выбираются из справочника, документ представителя должен сопоставляться с ними |
| Документооборот с контрагентами | Сервис ФНС, единая МЧД 003 | Требования конкретной системы сверяются до выпуска |
| Отчётность в фонд | По требованиям принимающей системы | Отдельный сценарий относительно налоговой отчётности |
| Закупки по 44-ФЗ и закупки у субъектов МСП по 223-ФЗ | Личный кабинет на портале закупок | Отдельная доверенность для работы с порталом |
| Прочие закупки по 223-ФЗ и коммерческие торги | По правилам конкретной площадки | Большинство площадок принимают ранее созданную доверенность |
| Система маркировки | Только личный кабинет системы маркировки | Действует только в этой системе, отзывается тоже только там |
| Система учёта алкоголя | Сервис ФНС, затем загрузка в систему учёта | При загрузке выбирают роль доступа и место деятельности, генерируют сертификат доступа |
Число доверенностей на сотрудника определяется числом систем с разными требованиями. Для большого штата расчёт ведут по каждому человеку: какие системы он использует и какие из них принимают доверенность с сайта налоговой.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда спрашивают, почему у одного человека в компании пять доверенностей, ответ один: каждая принимающая система устанавливает свои правила, и перестраховки в этом нет. При планировании перехода считайте сценарии. Выпишите по каждому сотруднику системы, где он подписывает от имени компании, и по этому списку определяйте число доверенностей.»
Формат 5.03 или единая МЧД 003
Налоговые органы принимают формат 5.03 с 10.01.2025, а единую МЧД 003 с 01.03.2025. Формат 5.03 предназначен для налоговых органов. МЧД 003 используют и для налоговой, и для контрагентов с учётом требований конкретной системы. При использовании 003 в налоговом ЭДО отдельное информационное сообщение о представительстве не нужно. Налоговый формат электронной доверенности утверждён приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@, который вступил в силу 01.03.2024. Формат 5.03 изменён приказом ФНС от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@.
Сотруднику, который работает и с налоговой, и с контрагентами, МЧД 003 покрывает оба направления, если система контрагента её принимает. Для большинства случаев сервис ФНС сам предлагает тип «Единая форма доверенности».
Что собрать до создания МЧД на группу сотрудников
С 01.02.2026 действуют изменения требований к форме доверенности: приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857 в редакции приказа от 05.11.2025 № 1001. О представителе указывают ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН, паспортные реквизиты относятся к дополнительным сведениям. Кроме того, применяются требования принимающей системы.
Перед входом в сервис ФНС проверьте по каждой доверенности:
- Действует ли УКЭП руководителя, который будет подписывать доверенности, и есть ли у него право действовать без доверенности.
- Есть ли у каждого представителя собственная УКЭП физического лица.
- Совпадают ли ФИО, СНИЛС и ИНН в кадровых сведениях со сведениями в сертификате сотрудника.
- В каких системах сотрудник подписывает от имени компании и какие из них требуют отдельной доверенности.
- Как система принимает полномочия: текстом или кодом из классификатора.
- Какие дата совершения и срок действия будут указаны в доверенности.
- Нужно ли сотруднику право передоверия.
- Будут ли представители групповой доверенности действовать совместно или каждый самостоятельно.
- Куда вносятся номер, срок и система по каждой доверенности для последующего отзыва.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Классификатор полномочий содержит уже несколько тысяч записей. Поэтому подобрать коды за пять минут не получается, и на этом шаге компании ошибаются. Сначала смотрите правила системы, где будет применяться доверенность: одна принимает полномочия текстом, другая требует код. С текстом вопросов меньше, с кодами сложнее, поэтому сверьте это требование до того, как начнёте подбирать полномочия.»
При переводе на МЧД мы используем приём: берём бумажную доверенность, которая была у сотрудника, и переводим её пункт за пунктом, не описывая его работу заново. Для группы с одинаковыми полномочиями переведённый перечень сохраняется в XML-черновике и затем используется при оформлении доверенностей остальным сотрудникам.
Образец доверенности в DOCX или PDF сам по себе МЧД не становится: ФНС описывает структурированный XML с отдельной УКЭП. Обычная доверенность применяется в других сценариях. Там, где действует статья 17.2 63-ФЗ, она не заменяет обязательную МЧД.
Образец структуры МЧД для подготовки сведений о сотрудниках
Шаблон показывает структуру XML и состав сведений, которые нужно собрать по каждому сотруднику; сам файл DOCX МЧД не становится и в реестр ФНС не загружается.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
Создание, подпись и регистрация МЧД в сервисе ФНС
ФНС прямо указывает, что сформировать доверенность в своём сервисе можно бесплатно. Последовательность экранов и требования к файлам приведены в инструкции ФНС по созданию и регистрации МЧД от 17.07.2026.
XML подписывает УКЭП руководитель организации или ИП, то есть лицо, имеющее право действовать без доверенности. Подпись создаётся отдельным файлом: в криптопровайдере при подписании включают создание отсоединённой подписи. Реестр ФНС принимает файл подписи с расширением SIG, P7S или SGN.
Связка XML и отдельного файла подписи устроена так же, как отсоединённая подпись при подаче документов в суд. В практике Добыто мы объясняем её сотрудникам один раз на этом примере, потому что механика одинаковая.
Как оформить МЧД на каждого сотрудника из списка: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте сервис ФНС и выберите тип доверенности. Для большинства случаев сервис предлагает «Единую форму доверенности».
- Шаг 2. Заполните сведения о доверенности, включая дату совершения и срок, затем сведения о доверителе и о представителе: ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН из подготовленного реестра.
- Шаг 3. Выберите полномочия из классификатора или впишите их вручную, если принимающая система допускает текстовое описание.
- Шаг 4. Проверьте сведения и сформируйте XML. Перед переходом к следующему сотруднику сохраните черновик в XML: после его загрузки заполнение продолжается.
- Шаг 5. Подпишите XML УКЭП руководителя и создайте отсоединённую подпись в криптопровайдере.
- Шаг 6. Загрузите в распределённый реестр ФНС XML в поле «Исходный документ», а файл SIG, P7S или SGN в поле «Файл с подписью».
- Шаг 7. Проверьте статус доверенности на сайте ФНС по уникальному номеру и внесите номер в реестр доверенностей.
- Шаг 8. После подтверждения регистрации передайте XML и файл подписи сотруднику или загрузите их в целевую систему.
Регистрация в реестре ФНС и проверка статуса
Загрузка файлов в реестр сама по себе не подтверждает регистрацию. Статус проверяют на сайте ФНС, и для этого достаточно уникального номера доверенности. Гарантированного срока регистрации опубликованные инструкции ФНС не содержат. Поэтому при большом штате номер и статус каждой доверенности фиксируют в реестре до передачи файлов сотруднику.
Внимание: регистрация в реестре налоговой идёт до загрузки доверенности в целевую систему, и порядок нарушать нельзя: незарегистрированную доверенность система не примет.
Отзыв МЧД при увольнении сотрудника и изменении полномочий
Статья 188 ГК РФ перечисляет основания прекращения доверенности: истечение срока, отмену доверителем, отказ представителя и другие. Увольнение среди них отдельно не названо, поэтому доверенность уволенного сотрудника прекращают отменой. Отмена совершается в той же форме, в которой выдана доверенность, либо в нотариальной форме.
Электронную МЧД отменяют через сервис ФНС. Он формирует заявление на отмену доверителем либо отказ представителя и направляет его в распределённый реестр. Порядок описан в сообщении ФНС о работе сервиса машиночитаемых доверенностей.
Передоверенная доверенность не может действовать дольше основной, а прекращение основной доверенности прекращает и передоверие по пункту 4 статьи 187 и пункту 3 статьи 188 ГК РФ.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Отзыв родительской доверенности отзывает все доверенности, выданные по ней в порядке передоверия, и цепочка прекращается сверху вниз. При увольнении это удобно. При планировании последствия обратные: отменяя доверенность руководителя среднего звена, вы прекращаете полномочия всех, кому он передоверил. Перед отменой проверьте по реестру, кто получил полномочия от этого сотрудника.»
В практике Добыто реестр доверенностей ведут в двух разрезах: по сотрудникам и по системам. Без такого реестра при увольнении невозможно восстановить, какие доверенности и где отзывать. Для маркировки отзыв идёт в её личном кабинете, для налоговой и контрагентов через сервис ФНС.
Полезно знать: доверенность не привязана к конкретному сертификату. В сертификате указаны сведения о физическом лице, и система сверяет их с доверенностью. При перевыпуске подписи сотрудника доверенность продолжает работать, если сведения о лице не изменились.
Проверка действительности МЧД на Госуслугах
Действительность доверенности и соответствие сведений сертификату представителя проверяют на Госуслугах. В разделе проверки загружают сертификат представителя, XML доверенности и файлы отсоединённой подписи. Единым хранилищем с реестром ФНС этот раздел на дату публикации не подтверждён, поэтому статус отмены сверяют по уникальному номеру в сервисе ФНС.
Стоимость подписей и КЭДО для сотрудников при переходе на МЧД
Расходы компании на электронные подписи сотрудников зависят от численности, видов подписей и нужных интеграций. В таблице приведены тарифы КЭДО Добыто. Оформление и регистрация МЧД в них не входят и на странице тарифов отдельно не заявлены.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указан |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | По запросу | не указан |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | не указан |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Подписи ПЭП и УНЭП нужны работникам для собственных кадровых документов. УКЭП физического лица сотрудник-представитель использует вместе с МЧД. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по численности и составу функций указаны на странице тарифы КЭДО Добыто.
Выводы
Сервис ФНС оформляет МЧД по одной доверенности, а пакетного выпуска по списку сотрудников опубликованные инструкции не описывают. Поэтому при большом штате работу ускоряют реестр систем по каждому сотруднику, сохранённый XML-черновик с полномочиями и контроль статуса по уникальному номеру. Групповая доверенность в формате 5.03 допустима, но её отмена затрагивает всех представителей сразу, а увольнение само доверенность не прекращает. Руководителю для собственных подписей МЧД не нужна. Сотруднику-представителю нужны своя УКЭП физического лица и доверенность, зарегистрированная до загрузки в целевую систему.
Кадровую часть перехода Добыто закрывает в КЭДО: сотрудники подписывают свои документы ПЭП и УНЭП, которые выпускаются без отдельной оплаты на всех тарифах, а в тарифе «Бизнес» документы синхронизируются с 1С:ЗУП автоматически.
Частые вопросы о МЧД для сотрудников
Продолжают ли действовать доверенности в форматах 5.01 и 5.02?
Да. Ранее оформленные доверенности в форматах 5.01 и 5.02 сохраняют действие, и смена формата их не прекращает. С 10.01.2025 ФНС прекратила приём новых доверенностей и заявлений об отзыве в формате 5.02, с 01.03.2025 в формате 5.01. Новые МЧД для налоговой оформляют в формате 5.03 или как единую МЧД 003.
Может ли сотрудник с МЧД передоверить полномочия коллеге?
По пунктам 1-2 статьи 187 ГК РФ передоверие допускается, если оно предусмотрено доверенностью либо представитель вынужден к нему обстоятельствами для охраны интересов доверителя, а доверенность передоверие не запрещает. О передоверии представитель извещает доверителя в разумный срок. Нотариальное удостоверение по общему правилу требуется, но не для доверенностей в порядке передоверия, которые выдают юридические лица и руководители филиалов и представительств. Срок передоверенной доверенности не превышает срок основной. В случаях пункта 3 статьи 185.1 ГК РФ передоверие не допускается.
Сколько представителей может работать в личном кабинете налогоплательщика ИП?
С 02.09.2026 представители ИП входят в личный кабинет налогоплательщика по своей КЭП физического лица и МЧД, и ФНС прямо указала, что число таких представителей не ограничено. Кабинет ИП должен быть зарегистрирован, а доступ представителя ограничен полномочиями из доверенности. Это правило о доступе представителей ИП: оно не вводит пакетный выпуск МЧД и не устанавливает количественных правил для юридических лиц.
Нужно ли извещать контрагентов об отмене МЧД сотрудника?
Да. По пункту 1 статьи 189 ГК РФ доверитель обязан известить об отмене представителя и известных ему третьих лиц, перед которыми тот представлял доверителя. Числового срока в днях для этой обязанности закон не устанавливает. Если более раннего уведомления не было, при нотариальной отмене третьи лица считаются извещёнными на следующий день после внесения сведений в реестр нотариальных действий. При отмене в простой письменной форме они считаются извещёнными на следующий день после записи в реестре распоряжений либо через месяц после публикации в предусмотренном законом издании. Срок подачи заявления об отмене МЧД в реестр ФНС эти правила не устанавливают.
На какой срок оформлять МЧД сотруднику?
Срок указывают в доверенности явно. По пункту 1 статьи 186 ГК РФ доверенность без указания срока действует 1 год со дня совершения, а доверенность без даты совершения ничтожна. Истечение срока прекращает доверенность по статье 188 ГК РФ, поэтому дата окончания каждой МЧД вносится в реестр доверенностей для своевременного перевыпуска.
Что происходит, если срок МЧД истёк, а сотрудник подписывает документ?
Система, которая проверяет МЧД, обнаруживает истёкший срок и не даёт подписать документ по такой доверенности. С бумажными доверенностями контрагентов срок отслеживают вручную, и документ может оказаться подписан человеком, у которого полномочий уже не было. Сотруднику с истёкшей МЧД оформляют новую доверенность: продлить срок в подписанном XML без последствий для подписи нельзя.
