МЧД ФНС — машиночитаемая доверенность в формате XML. Руководитель организации или ИП создаёт её в сервисе налоговой службы, подписывает своей УКЭП и регистрирует в распределённом реестре ФНС. С 01.09.2024 сотрудник, который действует от имени компании, подписывает документы только собственной УКЭП физического лица с приложенной МЧД. Онлайн-оформление состоит из четырёх действий: заполнить форму, сформировать XML, подписать его отсоединённой подписью руководителя и загрузить оба файла в реестр с проверкой статуса. Обязательного входа через Госуслуги инструкция ФНС не называет. Для налоговой подходят формат 5.03 и единая МЧД версии 003, для контрагентов — единая форма 003, а для системы маркировки доверенность формируют только в её личном кабинете.
Материал помогает определить, кому в компании МЧД действительно нужна, сколько доверенностей понадобится одному сотруднику при работе с несколькими системами и какую форму выбрать, чтобы её приняла налоговая или площадка. Отдельно показываем, почему подписанный XML нельзя поправить вручную и что отзывать при увольнении сотрудника. Сравнительная таблица форм МЧД стоит в начале материала. Пошаговая инструкция по сервису ФНС, порядок отмены с 12-часовым сроком размещения сведений и тарифы на подписи для сотрудников в 2026 году — во второй половине статьи.
Кому нужна МЧД, а кому доверенность не требуется
Порядок для представителя организации задаёт Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», статья 17.2, часть 1, пункт 2. Электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью представителя юрлица, и одновременно представляется доверенность от имени юрлица. Для представителя ИП правила закреплены в статье 17.3: он подписывает своей УКЭП физического лица и действует по доверенности. С 01.09.2024 ФНС формулирует требование так: физлица, действующие по доверенности от организации или ИП, подписывают документы «только электронной подписью (КЭП) физлица с приложением машиночитаемой доверенности (МЧД)».
Доверенность нужна физическому лицу, которое подписывает электронный документ от имени организации или ИП как представитель. На практике это бухгалтер, который сдаёт отчётность, и специалист по кадрам, который своей УКЭП подписывает документы от имени работодателя. Сюда же относится сотрудник, который участвует в торгах, работает с маркировкой или подписывает документы у оператора ЭДО. Работник, который подписывает в КЭДО собственное заявление или ознакомление с приказом, действует от своего имени, и МЧД ему не нужна.
Механика держится на разделении ролей. Руководитель своей УКЭП подписывает только саму доверенность, в которой указаны представитель, полномочия и срок. Сотрудник подписывает рабочие документы собственной УКЭП физического лица, то есть УКЭП ФЛ. Принимающая система по МЧД видит, какие действия ему разрешены.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше сертификат сотрудника содержал сведения и о нём, и об организации, но из сертификата нельзя было понять, для каких действий компания его выдала. Теперь у сотрудника один сертификат физического лица, а полномочия вынесены в отдельные доверенности от каждой организации, за которую он подписывает. Было много сертификатов — стал один сертификат и много доверенностей. Перед оформлением МЧД проверьте, что у сотрудника есть личная УКЭП: доверенность работает только в связке с ней.»
Кому МЧД не нужна
Оператор системы маркировки получает этот вопрос на каждом вебинаре и отвечает одинаково:
- ИП, который подписывает собственные документы, доверенность не нужна.
- Директору доверенность не нужна: он работает по сертификату руководителя.
- Если руководитель и лицо, которое работает в системе, совпадают, доверенность не требуется. Используется сертификат руководителя или предпринимателя, полученный в удостоверяющем центре налоговой службы.
Передача токена директора бухгалтеру или кадровику этот перечень не расширяет. В таком случае сотрудник подписывает чужой подписью. Законный способ дать ему право подписи — МЧД на его собственную УКЭП.
Бумажного бланка доверенности у МЧД нет. Это XML-файл установленной структуры, поэтому до заполнения формы удобнее посмотреть образец этой структуры.
Образец машиночитаемой доверенности в формате XML
Шаблон в формате DOCX на 1 странице показывает образец и структуру XML-файла МЧД; откройте его до того, как заполнять форму в сервисе ФНС.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
Какую МЧД выбрать: единая форма, налоговый формат, Госуслуги и личные кабинеты систем
Правила приёма доверенности устанавливает площадка, где её применяют, и у разных систем эти правила отличаются. Налоговые органы принимают два формата: налоговый версии 5.03 с 10.01.2025 и единую МЧД версии 003 с 01.03.2025. Налоговый формат утверждён приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@ и изменён приказом от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@. Общие требования к формам доверенностей для УКЭП задаёт приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 857 в редакции приказа от 05.11.2025 № 1001.
Границу между форматами УФНС по Пермскому краю провело в разъяснении о форматах и отзыве МЧД от 15.09.2026. Если одна доверенность нужна и для подачи документов в налоговую, и для документов контрагентам, её оформляют по единому формату 003. Формат 5.03 предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами.
Каналы оформления МЧД различаются тем, где доверенность создают и где её примут:
| Форма или канал | Где оформляют | Где применяют | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Единая МЧД, версия 003 | Сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме (машиночитаемом виде) для предоставления в налоговые органы»; хранится в распределённом реестре ФНС | Налоговые органы (с 01.03.2025) и документы контрагентам | Приём в конкретной системе зависит от её правил |
| Налоговая МЧД, версия 5.03 | Тот же сервис ФНС | Только налоговые органы, с 10.01.2025 | Для документов контрагентам не предназначена; новые доверенности версии 5.02 с 10.01.2025 не принимают |
| МЧД на Госуслугах | Портал Госуслуг | Заявки, поданные через портал: МЧД добавляется к пакету автоматически | Приём в налоговых и коммерческих системах вне портала не подтверждён |
| Доверенность в системе маркировки | Только личный кабинет системы маркировки; отзыв там же | Только эта система | Для другой государственной системы нужна отдельная доверенность |
| Доверенность для закупок | Для 44-ФЗ и закупок у субъектов малого предпринимательства по 223-ФЗ — личный кабинет на портале закупок | Остальные закупки по 223-ФЗ и коммерческие торги — по правилам конкретной площадки | Ранее созданную доверенность принимают большинство площадок, но не все |
Форму выбирают после того, как составлен перечень систем, где сотрудник будет подписывать документы. Налоговая 5.03 закрывает только отношения с ФНС. МЧД с Госуслуг прикладывается к заявкам, поданным через портал. Для смешанных задач подходит единая МЧД 003, если её принимает целевая система.
Сколько доверенностей нужно одному сотруднику
Единого решения на дату публикации нет: количество доверенностей зависит от того, в скольких сценариях работает сотрудник. Часть полномочий можно объединить в одной МЧД: работу с системой учёта алкоголя, подписание таможенных документов и документов по сделкам с контрагентами. Портал закупок, отчётность в Социальный фонд России и отчётность в налоговую предъявляют разные требования, поэтому для каждого из этих сценариев оформляют отдельную доверенность. В практике Добыто расчёт при планировании перехода ведут по сценариям: сколько разных систем, столько потенциально и доверенностей.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «На вопрос, почему у одного сотрудника пять доверенностей, ответ один: каждая принимающая система устанавливает свои правила. Так устроен приём доверенностей, и компания здесь ничего лишнего не делает. Прежде чем выпускать МЧД, уточните требования каждой системы к форме и способу указания полномочий.»
Что подготовить до оформления МЧД на сайте ФНС
Сервис ФНС запрашивает сведения о доверителе, представителе и полномочиях. До того как открыть форму, проверьте по списку:
- Системы и форма. Составьте список систем, где сотрудник будет подписывать документы, и выберите под них формат: единую МЧД 003 или налоговую 5.03.
- Доверитель. Подготовьте сведения об организации или ИП и о руководителе, который подпишет доверенность своей УКЭП. С 01.02.2026 в требования к форме вошли сведения о филиалах и подразделениях доверителя.
- Представитель. С 01.02.2026 по приказу Минцифры № 1001 обязательны ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН представителя. Паспортные сведения можно не указывать.
- Полномочия. Система может требовать полномочия текстом или кодом из классификатора. Сервис ФНС допускает оба способа: выбор из классификатора или ввод вручную.
- Налоговые органы. Для налоговой МЧД укажите инспекции, для которых она предназначена.
- Срок и передоверие. Определите срок действия доверенности и решите, нужно ли представителю право передоверия. Формат 5.03 допускает передоверие, если оно предусмотрено исходной доверенностью.
- Подпись руководителя. Проверьте, что УКЭП руководителя действует и на компьютере установлен криптопровайдер: им создают отсоединённую подпись XML-файла.
- Подпись сотрудника. Убедитесь, что у представителя есть УКЭП физического лица. Без неё он не сможет подписывать документы по МЧД.
Лайфхак: возьмите бумажную доверенность, которая была у сотрудника, и переносите её в МЧД пункт за пунктом. Описывать его работу заново не нужно.
Как оформить МЧД на сайте ФНС онлайн
Актуальный порядок ФНС опубликовала в инструкции по созданию машиночитаемой доверенности от 17.07.2026. Сервис называется «Создание и проверка доверенности в электронной форме (машиночитаемом виде) для предоставления в налоговые органы». ФНС пишет, что «для большинства случаев подходит «Единая форма доверенности»».
Обязательного входа через единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) или Госуслуги в опубликованной процедуре нет. Перед заполнением сервис запрашивает согласие на обработку сведений. Полномочия доверенности подтверждает подпись руководителя на XML-файле.
Как оформить МЧД в сервисе ФНС: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме (машиночитаемом виде) для предоставления в налоговые органы» и подтвердите согласие, которое он запрашивает.
- Шаг 2. Выберите тип доверенности: единую форму или налоговый формат. Выбор зависит от системы, где доверенность будут применять.
- Шаг 3. Внесите сведения о доверителе и представителе: ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН сотрудника.
- Шаг 4. Укажите полномочия: выберите их из классификатора или введите текстом, если так требует принимающая система.
- Шаг 5. Сформируйте XML-файл и сохраните его без изменений.
- Шаг 6. Подпишите XML сертификатом УКЭП руководителя организации или ИП и создайте отсоединённую подпись.
- Шаг 7. Загрузите XML и файл подписи с расширением SIG, P7S или SGN в распределённый реестр ФНС.
- Шаг 8. Проверьте статус доверенности в реестре. Только после подтверждения регистрации передайте файлы сотруднику или загрузите их в целевую систему.
Заполнение формы и выбор полномочий в сервисе ФНС
Сервис проводит через три экрана: выбор типа, ввод сведений и просмотр результата. В единой форме блок доверителя начинается с категории доверителя, затем идут ФИО, дата рождения и пол. На экране просмотра результата все сведения сверяют до формирования XML, потому что после подписания файл менять нельзя.
Отсоединённая подпись XML-файла руководителем
Доверенность хранится в XML-файле. Этот формат и делает её машиночитаемой: файл сформирован по определённой структуре, и площадки считывают сведения автоматически. К файлу всегда прилагается электронная подпись. В процедуре ФНС подпись отсоединённая, то есть хранится отдельным файлом и подтверждает, что XML подписан сертификатом руководителя. В «Инструментах КриптоПро» на вкладке «Создание подписи» выбирают сертификат руководителя, ставят галочку «Создать отсоединённую подпись» и указывают файл доверенности.
Связка из файла и отдельного файла подписи устроена так же, как при подаче документов в суд, и в материалах Добыто мы разбираем её на этом примере. Подпись относится к конкретному файлу. Если после подписания нашлась ошибка, XML формируют в сервисе заново, подписывают и регистрируют повторно.
Регистрация в распределённом реестре ФНС и проверка статуса
Загрузка доверенности и проверка статуса выполняются в отдельном сервисе — едином блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей ФНС России. В реестр загружают 2 файла: XML доверенности и файл подписи SIG, P7S или SGN.
ФНС указывает: «Уточнить, успешно ли прошла регистрация, можно, проверив статус доверенности на сайте». После регистрации, по формулировке ведомства, «готовый файл можно использовать при подписании документов от лица организации или ИП».
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: сначала регистрируйте доверенность и подпись в реестре налоговой службы и только потом загружайте их в целевую систему. Незарегистрированную доверенность система не примет.
Как сотрудник подписывает документы по МЧД
Отчётность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) ФНС рекомендует сопровождать 36-значным GUID доверенности, вписанным в XML налогового документа. Если GUID включён в документ, отдельное информационное сообщение о представительстве не требуется. Саму МЧД направляют в налоговый орган один раз, до начала сдачи отчётности. Фиксированного запаса в днях ФНС в разъяснении от 04.05.2026 не устанавливает.
С 01.03.2024 в предусмотренных законом налоговых сценариях представители действуют на основании электронной доверенности. Это правило ввёл Федеральный закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ, который изменил статью 29 НК РФ. Дата касается представительства в налоговых отношениях. Общий переход на подпись представителя УКЭП физического лица с МЧД ФНС связывает с другой датой — 01.09.2024.
Представитель ИП входит в личный кабинет ИП на сайте ФНС со своей УКЭП физического лица и выбирает режим «по доверенности». Система автоматически проверяет МЧД и открывает доступ в пределах указанных в ней полномочий.
В отраслевых системах файлы доверенности загружают в саму систему, и порядок задаёт её оператор.
Важный нюанс из практики: полный цикл для системы учёта алкоголя состоит из 4 действий. Доверенность формируют на портале налоговой службы по единой форме и подписывают УКЭП руководителя. Затем её регистрируют вместе с подписью в реестре налоговой. После этого оба файла загружают в систему учёта, выбирают роль доступа, указывают место ведения деятельности и генерируют сертификат доступа. Регистрация в реестре всегда предшествует загрузке в систему.
В КЭДО действует то же правило 63-ФЗ. Специалисту по кадрам, который своей УКЭП подписывает приказы и трудовые договоры от имени работодателя, нужна МЧД в формате, который принимает КЭДО-система. В Добыто УКЭП для таких подписантов можно получить через партнёров — удостоверяющие центры.
Полезно знать: оператор системы маркировки разъясняет, что доверенность не ссылается на сертификат: система сверяет сведения о физическом лице. При перевыпуске подписи сотрудника доверенность продолжает работать, если его сведения не изменились.
Ошибки при оформлении МЧД и во что они обходятся
- Подписывать документы токеном директора. Бухгалтер или кадровик хранит подпись руководителя и подписывает ею отчётность, потому что так быстрее, чем согласовывать каждый документ. Практика распространённая и нарушает требования законодательства об электронной подписи. Если бухгалтер ведёт несколько организаций, к этому добавляется стопка токенов: они теряются и изнашивают порты.
- Выбирать налоговый формат 5.03 для документов контрагентам. Ошибка возникает, когда форму выбирают по названию сервиса ФНС, а не по системе, где доверенность будут применять. Формат 5.03 предназначен только для налоговых органов. Для контрагентов придётся выпускать вторую доверенность по единой форме 003.
- Править XML после подписания. Подпись создаётся для конкретного файла и регистрируется вместе с ним. Исправленный вручную XML с прежней подписью использовать нельзя: файл формируют заново, подписывают и регистрируют повторно.
- Загружать доверенность в целевую систему до регистрации в реестре ФНС. Незарегистрированную доверенность система не примет, и сотрудник не сможет подписать документ.
- Подбирать коды полномочий без сверки с требованиями системы. Неверный код означает новую доверенность, потому что исправить полномочия в подписанном XML нельзя.
Факт: общий классификатор полномочий насчитывает несколько тысяч записей. С текстовыми полномочиями вопросов меньше, а при выборе кодов компании ошибаются.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Когда бухгалтер или кадровик подписывает документы токеном директора, ключ выходит из-под контроля владельца. При этом контроль над ключом по статье 10 63-ФЗ — обязанность владельца подписи. С МЧД сотрудник выпускает одну УКЭП на себя как на физическое лицо, а права от разных организаций прикрепляются к ней доверенностями. Если токен директора сейчас хранится в бухгалтерии, оформите на бухгалтера МЧД и верните ключ руководителю.»
Важный нюанс из практики: на вебинаре для бухгалтеров разбирали случаи, когда бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал фиктивную отчётность с ошибками. Организация получала штрафы, а разбирательства шли длительное время. Подпись сотрудника по МЧД показывает, кто именно подписал документ и в пределах каких полномочий.
Как отозвать МЧД и что сделать при увольнении сотрудника
Статья 188 ГК РФ называет основания прекращения доверенности, в том числе истечение срока, отмену доверителем и отказ представителя от полномочий. Истёкшая МЧД не сработает: программа обнаружит, что срок полномочий закончился, и не даст подписать документ.
Отмену оформляют в системе, где хранится доверенность. Для реестра ФНС предусмотрен сервис «Создание заявления на отмену доверенности». По разъяснению ФНС об отмене машиночитаемой доверенности сведения об отмене размещаются в течение 12 часов с момента получения заявления. ФНС приводит этот срок со ссылкой на постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 223.
Налоговую МЧД отзывают электронным заявлением по формату, утверждённому ФНС. Заявление подписывает УКЭП руководитель организации или ИП. В личных кабинетах юрлица и ИП на сайте ФНС, в разделе «Доверенности», доступны отмена МЧД и отказ от полномочий по выбранной доверенности.
Важный нюанс из практики: в системе маркировки сотрудник не может сам отозвать доверенность, это вправе сделать только руководитель организации. Если отозвать родительскую доверенность, дочерние отзываются вместе с ней. Перед отзывом доверенности руководителя среднего звена проверьте, кому он передоверил полномочия: их права прекратятся одновременно с его правами.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда сотрудник прекращает работу с компанией, перевыпускать его подпись не нужно: доверенность отзывают, а ключ остаётся прежним. Так же устроена схема для бухгалтера, который ведёт несколько организаций и уходит из одной из них. Отзыв оформляйте в той системе, где хранится доверенность, а после отмены проверяйте её статус.»
Мы рекомендуем вести реестр доверенностей по сотрудникам и системам. Без него при увольнении невозможно восстановить, что и где нужно отозвать. В день увольнения сверьте реестр, отзовите МЧД в каждой системе хранения и проверьте статус доверенностей в реестре ФНС.
Стоимость КЭДО с электронными подписями для сотрудников в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников и видов подписи в документообороте: тариф «Старт» рассчитан на ПЭП и УНЭП, а УКЭП входит в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из тарифа и количества подключённых сотрудников. Тариф можно повысить или понизить в любое время, и при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав пакетов и актуальные условия на дату публикации указаны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Электронную доверенность на сотрудника оформляют в двух сервисах налоговой службы. В первом формируют XML и подписывают его отсоединённой подписью руководителя, во втором регистрируют оба файла и проверяют статус. Формат подбирают под систему, где сотрудник будет подписывать: налоговый 5.03 работает только с ФНС, единый 003 подходит и для контрагентов, а маркировка и закупки по 44-ФЗ требуют доверенность из собственного кабинета. Количество доверенностей на одного человека определяется количеством сценариев, и при увольнении каждую из них отзывают там, где она хранится.
В Добыто кадровые документы подписывают ПЭП, УНЭП и УКЭП. При переходе на КЭДО мы советуем с первого дня вести реестр доверенностей по сотрудникам и системам.
Частые вопросы о машиночитаемой доверенности
Перестаёт ли действовать МЧД, если закончился сертификат директора, которым её подписали?
Нет. ФНС разъяснила, что истечение срока сертификата руководителя, которым подписана МЧД, само по себе доверенность не прекращает. Основания прекращения перечислены в статье 188 ГК РФ, в том числе истечение срока самой доверенности, отмена доверителем и отказ представителя от полномочий. Поэтому перевыпуск сертификата руководителя не означает, что действующие доверенности нужно переоформлять.
Действует ли налоговая МЧД версии 5.02, поданная до 10.01.2025?
Да, если она не прекратилась по другому основанию. С 10.01.2025 налоговые органы принимают формат 5.03, а доверенности версии 5.02 не принимают. МЧД версий 5.01 и 5.02, поданные раньше, не прекращаются только из-за смены формата и действуют до истечения срока или иного основания по статье 188 ГК РФ.
Кто вправе подписать МЧД, кроме директора?
Статья 17.2, часть 1, пункт 2 63-ФЗ допускает 3 варианта. Подписать доверенность может своей УКЭП лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности. Также её может подписать УКЭП представитель, которому передано право передоверия, а в предусмотренных законом случаях — нотариус. В инструкции к сервису ФНС подписантом названы руководитель организации или ИП.
Можно ли передоверить полномочия по МЧД другому сотруднику?
Можно, если право передоверия указано в исходной доверенности. Налоговый формат 5.03 допускает передоверие и наделение полномочиями нескольких представителей, а прежний формат 5.01 такой возможности не давал. Если доверенность передоверена, вместе с документом представляют файлы всех МЧД цепочки.
Как узнать, что МЧД отменил нотариус?
Сведения о нотариальной отмене после регистрации в реестре нотариальных действий автоматически передаются в цифровую платформу распределённого реестра ФНС. Отмена отображается при проверке статуса доверенности. Проверка статуса в реестре ФНС показывает и нотариальную отмену, и отмену самим доверителем.
Где посмотреть МЧД, которую контрагент выдал своему сотруднику?
В личном кабинете юрлица или ИП на сайте ФНС есть раздел «Доверенности» с вкладкой «Доверенности между организациями». В ней собраны МЧД, выданные организацией, и доверенности, где организация указана представителем. Вкладка позволяет искать доверенность по номеру или реквизитам, смотреть детальные сведения и скачивать PDF-визуализацию. Эта возможность особенно полезна потому, что срок бумажных доверенностей контрагентов компании, как правило, не отслеживают, и подпись лица без полномочий выясняется уже после подписания документа.
