Доверенность МЧД на сайте налоговой полный порядок действий для компании

Доверенность МЧД на сайте налоговой оформляется бесплатно в сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности». Руководитель вносит сведения о компании, представителе, полномочиях и сроке, формирует XML, подписывает его своей УКЭП откреплённой подписью и загружает оба файла в распределённый реестр. Затем сотрудник-представитель подписывает документы своей квалифицированной подписью физического лица, а полномочия подтверждает МЧД. Руководителю, который действует от имени компании без доверенности, МЧД не нужна. Если срок в доверенности не указан, она действует год со дня совершения. От формата зависит, кто примет доверенность: единая форма 003 подходит и для налоговой, и для контрагентов, формат ФНС 5.03 работает только с налоговыми органами.

Материал проходит весь путь компании: какие данные собрать до входа в сервис, какие коды полномочий ставить для налоговой, как подписать XML и проверить статус в реестре. Отдельно показываем три события, которые сами по себе не прекращают МЧД: смена директора, истечение сертификата руководителя и увольнение сотрудника. Порядок отзыва, типичные ошибки, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.

Кому в компании нужна МЧД и сколько доверенностей выдавать

МЧД нужна каждому, кто подписывает электронные документы от имени организации, но не относится к лицам, действующим без доверенности. Генеральный директор подписывает отчётность и договоры своей УКЭП без МЧД. Главный бухгалтер, юрист или специалист по закупкам подписывают своей квалифицированной электронной подписью физического лица, а право действовать за компанию подтверждает машиночитаемая доверенность. Такой порядок закреплён в статье 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», для налоговых отношений действует пункт 3 статьи 29 НК РФ.

До перехода на МЧД полномочия были зашиты в сертификат. В нём указывали и сотрудника, и организацию, но из сертификата нельзя было понять, для каких действий компания его выдала. Сейчас у сотрудника один сертификат с его данными как физического лица и отдельная доверенность от руководителя каждой организации, за которую он подписывает. Бухгалтер, который ведёт несколько компаний, работает с одним ключом вместо стопки токенов директоров. Если он прекращает работу с одной из компаний, подпись не перевыпускают: доверенность отзывают, а ключ остаётся прежним.

Число доверенностей на одного сотрудника определяется количеством систем, в которых он подписывает, а не его должностью или численностью штата. Каждая принимающая система вправе устанавливать свои правила работы с МЧД, поэтому одной доверенности на все случаи нет. Ниже показано, где создаётся МЧД в типовых сценариях компании.

Сотруднику, который сдаёт налоговую отчётность и участвует в торгах по 44-ФЗ, понадобятся минимум две доверенности: одна из сервиса ФНС и одна из кабинета на портале закупок. Если он ещё работает с маркировкой, добавится третья. В практике Добыто при планировании перехода мы советуем считать не сотрудников, а сценарии: сколько разных систем, столько потенциально и доверенностей. Под этот подсчёт сразу заводится реестр доверенностей с разбивкой по сотрудникам и системам.

Для индивидуального предпринимателя ФНС описывает отдельный сценарий. Представитель ИП работает в личном кабинете предпринимателя со своей КЭП физического лица и МЧД с нужными полномочиями, и число таких представителей не ограничено. Порядок изложен в сообщении ФНС о представителях предпринимателей. На личный кабинет юридического лица он автоматически не переносится.

Когда МЧД не нужна или оформляется не в сервисе ФНС

• Документ подписывает руководитель, действующий без доверенности. Он использует свою УКЭП, МЧД на самого себя не оформляется.
• Сотрудник работает в системе маркировки. Доверенность формируется исключительно в личном кабинете этой системы и в других государственных системах не используется.
• Компания участвует в закупках по 44-ФЗ или в закупках у субъектов малого предпринимательства по 223-ФЗ. Доверенность создаётся в личном кабинете на портале закупок.
• Нужен бумажный документ или образец в DOCX. Бумажная доверенность и шаблон в Word не являются XML МЧД, и в распределённый реестр их не загружают. Если представитель работает по МЧД, бумажную копию ФНС не требует.

Перед созданием доверенности откройте требования системы, в которой сотрудник будет подписывать документы. Форму, формат и способ указания полномочий задаёт именно она.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Единая форма 003 или налоговый формат 5.03: какую МЧД выбрать

Для большинства случаев ФНС рекомендует «Единую форму доверенности», выбранную с учётом назначения и формата. Разница между форматами описана в разъяснении УФНС по Пермскому краю от 15.09.2026: МЧД формата 003 подходит для налоговых органов и контрагентов, формат ФНС 5.03 предназначен только для налоговых органов.

Если доверенность нужна только для отчётности в ИФНС, подойдёт любой из двух форматов. Если тот же сотрудник подписывает документы с контрагентами, одна МЧД 003 закрывает оба направления. При этом приём конкретной доверенности 003 конкретной площадкой не гарантирован, поэтому сверяйтесь с требованиями системы, куда подаёте документ.

Формат 5.03 позволяет указать нескольких представителей и предусматривает последующее передоверие. Предыдущий налоговый формат 5.02 с 10.01.2025 не принимается.

Что изменилось в требованиях к МЧД с 01.02.2026

Приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001 зарегистрирован Минюстом 20.01.2026 под № 84990 и вступил в силу 01.02.2026. Он изменил пункт 2 требований, утверждённых приказом № 857, и расширил состав учитываемых сведений:

• дополнительные сведения о паспорте представителя;
• сведения о филиалах, представительствах, иных подразделениях и их руководителях;
• наименования полномочий вместе с идентификаторами классификатора, а при отсутствии идентификатора текстовое описание полномочия в соответствующем поле.

Эти изменения касаются единых требований. На обязательные поля XML налогового формата 5.03 их автоматически переносить нельзя: у этого формата своя схема по приказу ФНС. Состав полей 5.03 сверяйте с XSD-схемой, которую ФНС публикует на своём сайте.

Как оформить МЧД в сервисе ФНС: от заполнения до подписи XML

Что подготовить до входа в сервис

Чек-лист данных, которые нужно собрать заранее:

• УКЭП руководителя организации или ИП: этой подписью подписывается XML доверенности;
• сведения о доверителе-организации: ИНН, КПП, ОГРН и данные руководителя, действующего без доверенности;
• сведения о представителе-физлице: ФИО, ИНН, дата рождения, СНИЛС, гражданство и паспортные данные;
• сведения о представителе-юрлице, если полномочия передаются организации: ИНН, КПП, ОГРН и данные её руководителя;
• перечень полномочий: если у сотрудника была бумажная доверенность, возьмите её за основу;
• срок действия доверенности;
• квалифицированная электронная подпись физического лица у представителя, которой он будет подписывать документы.

Состав сведений о доверителе и представителе приведён в памятке ФНС «Как выдать МЧД». Памятка подготовлена до изменений 2026 года, поэтому обязательность каждого поля проверяйте по текущему интерфейсу сервиса.

Доверенность создают в сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности», плата за создание не взимается. Заполнение разбито на этапы: выбор типа, ввод сведений и просмотр результата. В единой форме доверенности сначала указывают категорию доверителя, затем его ФИО, дату рождения и пол.

Как создать МЧД на сайте налоговой: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Откройте сервис «Создание и проверка доверенности», примите условия и дайте согласие на обработку данных.
2. Шаг 2. Выберите тип доверенности. Для большинства случаев ФНС рекомендует «Единую форму доверенности», если налоговый формат 5.03 не нужен по назначению.
3. Шаг 3. Заполните сведения о доверенности и о доверителе: реквизиты организации или ИП, данные руководителя, срок действия.
4. Шаг 4. Заполните сведения о представителе. Для физического лица понадобятся ФИО, ИНН, дата рождения, СНИЛС, гражданство и паспорт, для юридического лица его реквизиты и данные руководителя.
5. Шаг 5. Выберите полномочия из классификатора или опишите их текстом, если система, где будет применяться доверенность, допускает текстовое описание.
6. Шаг 6. Проверьте введённые сведения и нажмите «Сформировать XML». Сохраните полученный файл.
7. Шаг 7. Подпишите XML квалифицированной подписью руководителя организации или ИП, создав откреплённую подпись.
8. Шаг 8. Загрузите в распределённый реестр файл XML в поле «Исходный документ» и файл подписи SIG, P7S или SGN в поле «Файл с подписью», затем проверьте статус доверенности.

Подпишите XML-файл доверенности откреплённой подписью

1 Загрузите файлы:

Перетащите или выберите файлы Максимальный размер файла 100 МБПринимаем файлы любого формата.

2 Выберите электронную подпись:

Выбрать подпись

Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ

3 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

Добавить существующую подпись

Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.

Нажимая кнопку «Подписать», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных. Подписать

Пришёл документ с подписью?

Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.

Проверить подпись

XML доверенности подписывает квалифицированной подписью руководитель организации или ИП, и подпись создаётся откреплённая: рядом с XML появляется отдельный файл подписи. В Добыто плагин подписи файлов работает бесплатно. Он создаёт прикреплённую или откреплённую подпись, подписывает несколько файлов за раз и позволяет скачать подпись отдельно или архивом вместе с исходным файлом. Для МЧД выбирайте откреплённую подпись и сертификат УКЭП руководителя. Плагин подписывает уже готовый XML, но не создаёт доверенность и не регистрирует её в реестре ФНС.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если подпись создаётся через «Инструменты КриптоПро», на вкладке «Создание подписи» выберите сертификат руководителя, отметьте «Создать отсоединённую подпись», укажите файл XML и место сохранения подписи.

Загрузка МЧД в распределённый реестр и передача в инспекцию

Подписанную доверенность загружают в распределённый реестр ФНС на портале m4d.nalog.gov.ru, в раздел машиночитаемых доверенностей. Порядок изложен в инструкции ФНС от 17.07.2026: файл XML загружают в поле «Исходный документ», файл подписи с расширением SIG, P7S или SGN загружают в поле «Файл с подписью», после этого проверяют статус доверенности.

Фиксированного срока регистрации ФНС не устанавливает. Отдельную обязательную квитанцию и точную формулировку успешного статуса инструкция тоже не называет. Статус проверяют сразу после загрузки и до того, как представитель подпишет первый документ.

При подаче документов в налоговую в электронный документ включается GUID доверенности. Если GUID указан, информационное сообщение о представительстве (ИСОП) не прикладывается: так следует из письма ФНС от 20.05.2024 № 26-1-03/0018@. ФНС также рекомендует один раз направить МЧД в инспекцию по месту учёта до сдачи отчётности. В XML отчёта при этом указывается только 36-значный GUID, без названия и даты доверенности.

В своих разъяснениях ФНС не уточнила, распространяется ли требование об отдельной отправке в инспекцию только на 5.03 или также на уже зарегистрированную доверенность 003. Если компания сдаёт отчётность по МЧД формата 003, уточните порядок передачи в инспекции по месту учёта до первой отчётной даты.

Полномочия в МЧД: коды налоговой и общий классификатор

Для налоговой полномочия выбирают из справочника «Полномочия представителя налогоплательщика». УФНС по Пермскому краю 15.09.2026 назвало коды 03, 21 и 22 для подписания, представления и получения документов и указало, что код 99 заменяет остальные. Эти коды относятся к налоговому справочнику. Подходят ли они к классификатору единого формата 003, публикация не подтверждает.

В едином формате 003 полномочия берут из общего классификатора, в котором уже несколько тысяч записей. С 01.02.2026 в доверенность вносят идентификатор и наименование полномочия, а при отсутствии идентификатора полномочие описывают текстом в соответствующем поле. Принимающая система может требовать либо текст, либо код из классификатора. С текстом проблем меньше: его сверяют с требованиями системы или с полномочиями из прежней бумажной доверенности сотрудника. Сложности возникают при подборе кодов, поэтому сначала откройте правила системы, где будет применяться МЧД, а уже потом выбирайте коды.

Срок действия МЧД, смена директора и увольнение сотрудника

Срок действия указывают в самой доверенности. Если его нет, по статье 186 ГК РФ доверенность действует год со дня совершения.

Основания прекращения доверенности перечислены в статье 188 ГК РФ: истечение срока, отмена доверителем, отказ представителя, прекращение юридического лица и другие основания из закона. Следующие события сами по себе доверенность не прекращают:

• Смена директора. Доверителем остаётся та же организация, поэтому МЧД, подписанная прежним руководителем, продолжает действовать.
• Истечение сертификата руководителя, которым подписан XML доверенности.
• Увольнение сотрудника. В статье 188 ГК РФ оно не названо основанием прекращения, поэтому доверенность уволенного работника нужно отменить отдельно.

Важный нюанс из практики: сроки бумажных доверенностей контрагентов в организациях почти не отслеживают. Документ получили, убрали в папку, а позже оказывается, что человек подписал его, когда полномочий уже не имел. С МЧД программа обнаружит истёкшую доверенность и не даст подписать документ.

Как отозвать доверенность МЧД

Для отзыва доверенности, представленной в налоговый орган, подают электронное заявление с реквизитами доверенности, подписанное УКЭП руководителя организации или ИП. Заявление оформляется в формате 5.03 по приказу ФНС от 11.12.2023 № ЕД-7-26/946@ в редакции приказа от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@. Тем же форматом отзывают и ранее поданные доверенности 5.01 и 5.02.

Для доверенностей в распределённом реестре ФНС предусматривает два разных заявления: заявление об отмене подаёт доверитель, заявление об отказе от полномочий подаёт представитель. В сервисе заявление формируют, проверяют и направляют в реестр.

Доверитель создаёт заявление об отмене в системе хранения доверенностей либо направляет его туда сам или через оператора. Сведения об отмене размещаются не позднее 12 часов с момента получения заявления, этот срок установлен пунктами 9 и 12-14 Требований, утверждённых постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223. Это предельный технический срок размещения сведений. Он не означает, что отмена мгновенно становится известной всем третьим лицам.

Для единой МЧД 003 инструкция ФНС 2026 года не описывает названия вкладок и состав файлов при отмене, поэтому порядок сверяйте с текущим интерфейсом реестра. Из инструкции по регистрации состав файлов для отмены не выводится.

Как отозвать МЧД при увольнении сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Найдите в реестре доверенностей компании все МЧД уволенного сотрудника и системы, в которых они применялись.
2. Шаг 2. Для доверенности, представленной в налоговую, подготовьте заявление об отзыве в формате 5.03 с реквизитами доверенности и подпишите его УКЭП руководителя.
3. Шаг 3. Для доверенности в распределённом реестре сформируйте заявление об отмене от имени доверителя и направьте его в реестр.
4. Шаг 4. Доверенность, созданную в личном кабинете системы маркировки, отзовите в этом кабинете.
5. Шаг 5. Убедитесь, что статус каждой доверенности изменился, и отметьте отзыв в реестре компании.

Кадровые документы об увольнении работодатель и работник подписывают в КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ, отдельно от МЧД. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, так что приказ и сопутствующие документы оформляются в той же системе, где ведётся кадровый документооборот.

Типичные ошибки компаний при работе с МЧД

Большинство ошибок связано с привычками, которые сложились до перехода на МЧД, когда полномочия были зашиты в сертификат организации.

• Бухгалтер подписывает отчётность подписью директора. Практика распространённая, но она нарушает законодательство об электронной подписи: по статье 10 63-ФЗ владелец ключа обязан обеспечивать его конфиденциальность. Решение: бухгалтер выпускает собственную КЭП физического лица и получает МЧД.
• Бухгалтер хранит токены всех директоров компаний, которые ведёт. Токены изнашивают порты и теряются, такое хранение небезопасно. Одна подпись бухгалтера и МЧД от каждой организации полностью заменяют эту стопку.
• Каждый документ отдают на подпись директору или передают ему токен. Процесс замедляется, бухгалтер не может оперативно работать с сервисами и проверять результат, растёт риск подписать несогласованный документ.
• Одна МЧД оформлена на все системы. Каждая принимающая система устанавливает свои правила. Доверенность, созданная в кабинете маркировки, в других системах не работает, а для закупок по 44-ФЗ нужна доверенность из кабинета на портале закупок.
• Коды полномочий подобраны без сверки с правилами системы. В классификаторе несколько тысяч записей. Полномочия начинают выбирать с требований принимающей системы, а не с поиска по классификатору.
• Вместо XML используется образец доверенности в Word. DOCX-файл не загружается в распределённый реестр и не заменяет МЧД.

Важный нюанс из практики: известны случаи, когда бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал отчётность с ошибками. Организация получала штрафы, а разбирательства длились долго. Когда бухгалтер подписывает своей КЭП по МЧД, каждый документ связан с конкретным представителем и его полномочиями, указанными в доверенности.

Стоимость МЧД в сервисе ФНС и тарифы КЭДО

Доверенность создаётся в сервисе ФНС бесплатно, поэтому расходы компании зависят от того, как организован остальной документооборот: численность сотрудников, виды подписей и нужна ли интеграция с учётной системой. Ниже приведены тарифы КЭДО на дату публикации, оформление МЧД отдельной услугой в них не входит.

Итоговая сумма определяется численностью сотрудников и набором подписей: УКЭП включена только в тарифе «Бизнес» и выше, а на «Старте» доступны ПЭП и УНЭП. Состав каждого плана и условия перехода между ними описаны на странице тарифов КЭДО Добыто. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Компания оформляет МЧД сама и бесплатно. Руководитель заполняет форму в сервисе ФНС, подписывает XML своей УКЭП откреплённой подписью, загружает пару файлов в реестр и проверяет статус, а сотрудник после этого подписывает документы собственной квалифицированной подписью физлица. Формат и полномочия выбирают под принимающую систему, количество доверенностей определяют сценарии работы, а отзыв при увольнении проводят отдельно в каждой системе, где МЧД оформлена.

Внешний документооборот работает по МЧД, внутренний кадровый идёт в КЭДО: в Добыто приём, переводы и увольнения сотрудники подписывают электронно, а подпись XML доверенности можно сделать в бесплатном плагине сервиса.

Частые вопросы о МЧД

Можно ли оформить МЧД через Госуслуги вместо сервиса ФНС?

На портале Госуслуг размещены формат единой доверенности 003 и руководство по нему. Универсальной заменой сервису ФНС для создания и регистрации МЧД Госуслуги не подтверждены. Для налоговых целей подтверждённый путь проходит через сервис «Создание и проверка доверенности» и распределённый реестр ФНС, а правила других принимающих систем задаются ими самими.

Действуют ли доверенности, поданные в форматах 5.01 и 5.02?

Да. Доверенности 5.01 и 5.02, представленные ранее, сохраняют действие: введение формата 5.03 само по себе их не прекратило. Новые доверенности 5.02 налоговая не принимает с 10.01.2025, формат 5.01 принимался до 28.02.2025 включительно. Отзывают старые доверенности заявлением в формате 5.03.

Может ли представителем по МЧД быть другая организация?

Может. Пункты 1 и 3 статьи 29 НК РФ допускают в налоговых отношениях представителя-физлицо и представителя-юрлицо. Если полномочия передаются организации, в доверенность вносят её ИНН, КПП, ОГРН и сведения о руководителе. Документы при этом подписывает конкретное физическое лицо своей УКЭП.

Сколько представителей можно указать в одной МЧД?

Налоговый формат 5.03 позволяет указать нескольких представителей и предусматривает последующее передоверие. Для представителей ИП в личном кабинете предпринимателя ФНС число представителей не ограничивает. Предельное количество представителей для единой формы 003 в разъяснениях ФНС не названо, поэтому его сверяют с требованиями принимающей системы.

Нужна ли бумажная копия, если оформлена МЧД?

Нет. Если представитель подтверждает полномочия машиночитаемой доверенностью, ФНС бумажную копию не требует, это следует из пункта 3 статьи 29 НК РФ и разъяснения ФНС от 10.09.2024. Бумажный бланк или образец в DOCX при этом не становится МЧД и в распределённый реестр не загружается.

Заменяет ли МЧД нотариальную доверенность?

Нет. Если закон требует нотариальной формы или речь идёт о передоверии, действуют статьи 185.1 и 187 ГК РФ. Электронный формат доверенности эти требования не отменяет.

Что проверить в МЧД компании из ХМАО-Югры?

С 23.03.2026 в отчётности налогоплательщиков ХМАО-Югры указывается код налогового органа 8600. ФНС рекомендует проверить, что в МЧД указана территория 8600 или 0000. Это региональное правило, на другие субъекты оно не распространяется.