Реестр МЧД ФНС России — распределённый реестр на блокчейне, где хранятся машиночитаемые доверенности и их статусы. Компания проверяет в нём каждую выданную МЧД по уникальному номеру GUID, а полные сведения с полномочиями получает по связке из трёх параметров: GUID, ИНН организации и ИНН представителя. С 1 сентября 2024 года сотрудник подписывает документы от имени компании только личной УКЭП физического лица вместе с МЧД, а новые доверенности в формате 002 реестр с 1 марта 2025 года не регистрирует. Директору и ИП, которые подписывают своей подписью из удостоверяющего центра ФНС, доверенность не нужна. Работнику с УКЭП ФЛ нужна доверенность, и часто не одна: каждая система, где он подписывает, устанавливает свои правила.
Покажем, как собрать перечень доверенностей компании по сотрудникам и системам, какие данные сверить с сертификатом сотрудника и в каких случаях МЧД приходится выпускать заново вместо правки. Отдельно разберём отзыв: кто вправе отменить доверенность, что происходит с цепочкой передоверия и почему при увольнении доверенности остаются действующими. Пошаговый план ревизии, сценарии увольнения и смены директора, типичные ошибки, стоимость КЭДО с УКЭП и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что хранится в реестре МЧД ФНС и какие доверенности компании там искать
Машиночитаемая доверенность — это XML-файл, собранный по утверждённой структуре, поэтому информационные системы считывают из него сведения автоматически. Файл доверенности сам по себе не работает: к нему всегда идёт электронная подпись руководителя, как правило отдельным файлом отсоединённой подписи с расширением .sig, .p7s или .sgn. Внутри XML и в имени файла записан GUID — уникальный номер из 36 символов, который присваивается автоматически. По этому номеру доверенность находят в реестре, а контрагенты проверяют полномочия подписанта.
Основание для всей конструкции — статья 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Сертификат руководителя организации или ИП выдаёт удостоверяющий центр ФНС, для первичного получения нужна личная явка. Сотрудник получает квалифицированный сертификат как физическое лицо в коммерческом аккредитованном УЦ, и в этом сертификате нет ни названия организации, ни должности. Полномочия действовать от имени компании подтверждает только МЧД, подписанная УКЭП руководителя. Переходный период, когда можно было работать по сертификату сотрудника с реквизитами юрлица, закончился 31 августа 2024 года.
Для ревизии важно, в каком формате выпущена доверенность. От формата зависит, где её примут и попадёт ли она в реестр ФНС:
- Единая форма, версия 003 (EMCHD_1) — для контрагентов в B2B, Банка России, ЕГАИС, Федерального казначейства, системы маркировки «Честный знак» и нотариального удостоверения.
- Базовая форма, версия 002 — с 1 марта 2025 года новые доверенности в ней не регистрируются. Ранее загруженные остаются доступны для проверки и действуют до окончания срока или до отмены.
- Доверенность для налоговых органов — отдельный формат для взаимодействия с ФНС. С 1 марта 2025 года налоговые органы не принимают доверенности в формате версии 5.01.
Факт: у машиночитаемой доверенности есть 36-значный GUID, по которому её находят в реестре. У бумажной доверенности такого номера нет, в лучшем случае внутренний учётный.
Одному сотруднику часто нужно несколько доверенностей, и это не перестраховка. Правила работы с МЧД задаёт каждая площадка, где она применяется. Часть полномочий можно объединить в одной доверенности: ЕГАИС, маркировку, таможенные документы, сделки с контрагентами. Портал закупок и отчётность в СФР и ФНС предъявляют разные требования, для них оформляют отдельные МЧД. Доверенность, созданная в личном кабинете системы маркировки, работает только в этой системе.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше у сотрудника была стопка сертификатов на каждую организацию, теперь сертификат один, а доверенностей много: столько, сколько систем и доверителей. Поэтому при планировании считайте не людей, а сценарии, в которых они подписывают. Возьмите список систем, где компания подписывает документы, и напротив каждой впишите сотрудников, которым там нужна подпись. Получится минимальное число доверенностей, которые компания обязана держать под контролем.»
Когда машиночитаемая доверенность не нужна
Руководитель, который действует от имени организации без доверенности, подписывает документы сертификатом, полученным в удостоверяющем центре ФНС. Индивидуальный предприниматель, подписывающий свои документы, тоже работает без МЧД. Если руководитель и лицо, которое работает в системе, — один человек, доверенность не требуется. Проверять в реестре стоит только доверенности на сотрудников и внешних представителей: бухгалтера на аутсорсе, юриста, специалиста по кадрам.
Полезно знать: вопрос «нужна ли МЧД директору» задают чаще остальных, потому что сертификат руководителя путают с сертификатом сотрудника. Директор работает по сертификату руководителя из УЦ ФНС, и доверенность ему не нужна.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Первый практический шаг — выписать всех, кто подписывает документы от имени компании личной УКЭП, и отделить их от руководителя. Для каждого из этих людей ниже в статье показано, где проверить доверенность.
Где проверить доверенность компании: реестр ФНС, Госуслуги и оператор ЭДО
Статус доверенности проверяют по GUID, полномочия — по связке из трёх параметров, а подлинность файла — загрузкой XML вместе с подписью. Официальная точка входа — распределённый реестр машиночитаемых доверенностей ФНС России: там доступны проверка статуса, загрузка МЧД, созданных в сторонних сервисах, и отмена. Проверка бесплатная. Способы отличаются набором входных данных и тем, что вы получите на выходе.
| Способ | Что нужно ввести или загрузить | Что покажет | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Реестр ФНС, раздел «Проверить статус доверенности» | Номер МЧД (GUID) и код с картинки | Действует доверенность или отменена, срок действия | Находит только доверенности, загруженные в реестр |
| Реестр ФНС, полные сведения | GUID, ИНН компании-доверителя, ИНН представителя | Сведения о доверителе, представителе, полномочиях и статус | Без всех трёх параметров полномочия не открываются; скачать файл можно после входа через Госуслуги |
| Сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме» | XML-файл доверенности | Соответствует ли файл форматам, утверждённым ФНС | Проверяет формат, а не действие доверенности |
| Госуслуги, проверка МЧД и сертификата представителя | Сертификат представителя, XML доверенности, файлы отсоединённой подписи | Действительность доверенности и соответствие сведений в ней сертификату | Нужны все три файла на руках |
| Оператор ЭДО | Номер МЧД или файл, если в реестр она не загружена | Статус проверки доверенности у конкретного подписанного документа | Полномочия по тексту неформализованных документов операторы не проверяют |
Для самопроверки компании удобнее реестр ФНС: у кадровой службы или бухгалтерии уже есть и GUID, и ИНН сотрудника. Проверка на Госуслугах нужна, когда надо подтвердить, что конкретный сертификат сотрудника подходит к конкретной доверенности. Если МЧД хранится не в реестре ФНС, а в другой информационной системе, ссылка на место хранения записана в самом XML-файле.
Определите, какой файл подписи лежит рядом с вашей доверенностью
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Файл остаётся на вашем устройстве — мы его не получаем и не хранимНет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
Госуслуги и реестр ФНС принимают доверенность вместе с отсоединённой подписью. Если в папке с МЧД лежит файл с незнакомым расширением или архив, форма выше покажет, присоединённая это подпись или откреплённая.
Ревизия доверенностей: перечень по сотрудникам и системам
Проверка в реестре ФНС идёт по конкретной доверенности: связку GUID, ИНН компании и ИНН представителя невозможно подобрать, её нужно знать заранее. Поэтому перечень выданных МЧД компания ведёт сама. Без такого перечня при увольнении сотрудника невозможно вспомнить, в каких системах и какие доверенности на него нужно отозвать. Для каждой доверенности в перечне фиксируют: сотрудника, систему, GUID, формат, дату выдачи и срок действия, право передоверия, место хранения XML и файла подписи.
Кейс из практики: бухгалтер на аутсорсе обслуживал три организации и раньше оформлял три сертификата на имя каждой из них. После перехода у него один сертификат физического лица и три машиночитаемые доверенности от руководителей этих компаний. Когда он прекращает работу с одной из организаций, подпись не перевыпускают: компания отзывает свою доверенность, ключ бухгалтера остаётся прежним.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как проверить все доверенности компании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте список сотрудников и внешних представителей, которые подписывают документы от имени компании личной УКЭП. Руководителя в список не включайте: он работает без доверенности.
- Шаг 2. Для каждого человека выпишите системы, где он подписывает: ЭДО с контрагентами, отчётность в ФНС и СФР, портал закупок, маркировку, ЕГАИС, КЭДО. Напротив каждой системы укажите GUID доверенности или отметку, что её нет.
- Шаг 3. Проверьте статус каждой доверенности по GUID в реестре ФНС. Если доверенность не находится, проверьте, загружали ли её в реестр: МЧД, созданную в стороннем сервисе и не загруженную, по номеру не найти.
- Шаг 4. Откройте полные сведения по GUID, ИНН компании и ИНН представителя. Сверьте ФИО, ИНН и СНИЛС представителя с данными его сертификата, проверьте перечень полномочий и срок действия.
- Шаг 5. Отметьте доверенности в формате 002 и 5.01: новые в этих форматах не выпускаются, при замене оформляйте единую форму 003 или актуальный формат для налоговых органов.
- Шаг 6. Отмените доверенности уволенных сотрудников и представителей, с которыми прекращено сотрудничество, а также доверенности с лишними полномочиями.
- Шаг 7. Сохраните в перечне GUID новых доверенностей и назначьте ответственного, который отмечает выдачу и отзыв при каждом кадровом событии.
Доверенность, созданная вне сервиса ФНС, попадает в реестр после загрузки: XML-файл и файл подписи руководителя переносят в окно загрузки и ждут результата проверки. После этого представитель указывает в документах реквизиты доверенности и адрес реестра как место её хранения, а компания видит статус и может досрочно прекратить доверенность.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень доверенностей по сотрудникам и системам — единственный способ не пропустить отзыв при увольнении. Кадровое событие и доверенность живут в разных местах: приказ об увольнении подписан, а МЧД в системе маркировки или на портале закупок продолжает действовать. Добавьте в обходной лист строку об отзыве доверенностей и сверяйте её с перечнем.»
Образец машиночитаемой доверенности для сверки структуры
Шаблон показывает, из каких блоков состоит XML-файл МЧД; сверяйте с ним доверенности, выпущенные в разных сервисах.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
Что сверить в каждой доверенности: данные, полномочия, срок, формат
Доверенность не ссылается на сертификат сотрудника. Система сверяет данные физического лица: ФИО, ИНН, СНИЛС в МЧД должны совпадать с открытой частью сертификата, которым подписан документ. Расхождение в одной букве фамилии после смены паспорта даёт отрицательный результат проверки, хотя и доверенность, и подпись формально действуют.
Полномочия указывают либо текстом, либо кодами из классификатора полномочий. В классификаторе уже несколько тысяч записей, и выбор кодов вызывает больше всего ошибок. Способ указания диктует система, где будут применять доверенность: одна принимает текст, другая требует код. При ревизии проверьте, что полномочия в каждой МЧД соответствуют требованиям той площадки, для которой она выпущена.
Лайфхак: при переводе сотрудника с бумажной доверенности на МЧД берите его бумажную доверенность и переносите полномочия пункт за пунктом. Описывать работу сотрудника заново дольше, и в классификаторе легко выбрать не тот код.
Любое изменение XML-файла ломает подпись руководителя. Исправить опечатку, продлить срок или добавить полномочие в уже выданной доверенности нельзя: оформляют новую МЧД, а старую при необходимости отменяют. Отдельно сверьте срок действия доверенности и срок сертификата сотрудника. Они между собой не связаны: доверенность на 5 лет переживёт несколько перевыпусков подписи, а сертификат может закончиться раньше доверенности.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Полномочие, которого нет в доверенности, в неё не допишешь: изменённый файл больше не совпадает с подписью руководителя. Если сотруднику в течение года добавили обязанности, выпускайте новую МЧД. Настройте процесс так, чтобы выпуск новой доверенности занимал день, а не месяц, и держите в перечне отметку, какая МЧД заменила какую.»
Сценарии ниже показывают, что делать с доверенностью при типовых кадровых и организационных событиях.
| Событие | Что происходит с МЧД | Действие компании |
|---|---|---|
| Увольнение сотрудника | Доверенности продолжают действовать до конца срока | Отменить все МЧД по перечню, в каждой системе, где их выдавали |
| Смена руководителя | Доверитель — юридическое лицо, а не прежний директор | Переподписывать все доверенности не нужно; новый директор получает свой сертификат в УЦ ФНС |
| Расширение или сужение полномочий | Правка файла невозможна | Выпустить новую МЧД, старую отменить |
| Доверенность в формате 002 | Действует до окончания срока или до отмены, новые в этом формате не регистрируются | При замене оформить единую форму 003 |
| Передоверие полномочий | Цепочка зависит от исходной доверенности | Проверить право передоверия в исходной МЧД и требование нотариального удостоверения по статье 187 ГК РФ |
Чаще всего компании пропускают первую строку: кадровый приказ оформлен, а доверенности уволенного работника остаются действующими. Сверьте перечень доверенностей с приказами об увольнении за последний квартал.
Как отозвать доверенность и что происходит с передоверием
Отменить МЧД вправе доверитель, то есть руководитель организации. В сервисе ФНС формируют заявление на отмену доверенности или на отказ от полномочий и направляют его в распределённый реестр. Порядок работы с сервисом и перечень его функций ФНС описала в разъяснении о создании и проверке машиночитаемой доверенности. После отмены статус в реестре меняется, и контрагенты при проверке по GUID видят, что доверенность больше не действует.
Внимание: сотрудник не может сам отозвать выданную ему доверенность, это делает только руководитель организации. Доверенность, созданная в личном кабинете системы маркировки, отзывается только там же.
По статье 189 ГК РФ компания, которая отменила доверенность, обязана известить об этом представителя и известных ей третьих лиц. Отмена в реестре публикует статус для всех, кто проверяет МЧД, но уведомление представителю нужно направить отдельно. Для доверенностей, удостоверенных нотариусом, с декабря 2024 года сведения о нотариальной отмене автоматически передаются в цифровую платформу распределённого реестра ФНС. За первый год применения МЧД нотариусы удостоверили более 13,2 тысячи таких доверенностей.
Передоверие по МЧД подчиняется тем же нормам ГК РФ, что и бумажная доверенность, включая требование о нотариальном удостоверении. Доверенности в цепочке зависят от исходной: отзыв родительской доверенности отзывает дочерние.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Цепочка передоверия рушится сверху вниз автоматически. Для увольнения это удобно, но при реорганизации отдела опасно: отзывая доверенность руководителя подразделения, вы лишаете полномочий всех, кому он их передоверил. Перед отзывом проверьте по перечню, какие доверенности выданы в порядке передоверия от этого человека, и подготовьте новые до отмены старой.»
Перед отменой проверьте, какие документы представитель подписывает прямо сейчас: после смены статуса документы, подписанные по этой МЧД, при проверке покажут отменённую доверенность.
МЧД в кадровом электронном документообороте
В КЭДО документы от имени работодателя подписывают УКЭП. Если подписывает руководитель, он использует свой сертификат из УЦ ФНС. Если приказы, трудовые договоры и дополнительные соглашения подписывает специалист по кадрам, он делает это личной УКЭП физического лица с приложением машиночитаемой доверенности. Работники со своей стороны подписывают документы ПЭП или УНЭП по правилам статьи 22.3 ТК РФ, и доверенность им не нужна: они действуют от своего имени.
В 1С:ЗУП машиночитаемые доверенности для КЭДО заводятся в отдельном справочнике раздела «Настройка». Туда вносят GUID и файлы МЧД сотрудников, которые подписывают кадровые документы от имени работодателя.
При подключении КЭДО в Добыто мы разделяем подписантов со стороны работодателя: руководитель подписывает своей УКЭП без доверенности, специалист по кадрам — личной УКЭП с МЧД. Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается за один день, документы между системами синхронизируются автоматически. В кадровом перечне доверенностей МЧД для КЭДО отмечают отдельной строкой: она нужна только для кадровых документов и не заменяет доверенность на отчётность в СФР или ФНС.
Ошибки с подписью и доверенностями и во что они обходятся
Самая распространённая практика, которую ревизия выявляет первой, — бухгалтер хранит токен с подписью директора и подписывает ею отчётность. Второй вариант — специалист ведёт несколько организаций и держит у себя подписи всех директоров. Третий — сотрудник каждый раз просит директора подписать документ или отдаёт ему свой токен. Первые два варианта нарушают 63-ФЗ: по статье 10 владелец квалифицированной подписи обязан обеспечивать конфиденциальность своего ключа, а передача токена другому человеку этой обязанности противоречит. Третий законен, но медленный: сотрудник не может оперативно работать с сервисами, и появляется риск подписать несогласованный документ.
Важный нюанс из практики: известны случаи, когда бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал фиктивную отчётность с ошибками. Организация получала штрафы, а разбирательства шли долго. Замена выглядит так: бухгалтер выпускает одну УКЭП на себя как физическое лицо, компания выдаёт ему МЧД с нужными полномочиями и отзывает её, когда сотрудничество заканчивается.
Вторая ошибка касается чужих доверенностей. Организации обычно не отслеживают срок доверенностей контрагентов: доверенность пришла, её убрали в папку, срок никто не контролирует. Потом выясняется, что документ подписан человеком, у которого полномочий уже не было.
Важный нюанс из практики: с машиночитаемой доверенностью просроченное полномочие не срабатывает, программа обнаруживает истёкший срок и не даёт подписать документ. Для своих доверенностей это означает остановку подписания в день окончания срока, если замену не выпустили заранее: держите в перечне дату окончания каждой МЧД и выпускайте новую до неё.
Третья ошибка техническая. Файл МЧД подписывают откреплённой подписью, и файл подписи называется так же, как файл доверенности, с расширением .sig, .p7s или .sgn. Если XML подписан иначе или файл подписи потерян, загрузить доверенность в реестр и проверить её на Госуслугах не получится.
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, поэтому в КЭДО доверенность нужна только тем, кто подписывает документы от имени работодателя личной УКЭП. Такой перечень обычно короткий, и его проще держать в актуальном состоянии.
Стоимость КЭДО с подписанием кадровых документов по УКЭП
Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников и видов подписи: УКЭП для подписантов со стороны работодателя входит в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников, выбранного тарифа и того, нужна ли УКЭП подписантам работодателя. Условия и актуальные цены на дату публикации — на странице тарифов Добыто КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом.
Выводы
Машиночитаемая доверенность нужна каждому, кто подписывает документы от имени компании личной УКЭП, а руководитель и ИП обходятся без неё. Реестр ФНС отвечает на запрос по конкретной доверенности, поэтому контроль начинается с собственного перечня: кто, в какой системе, по какому GUID и до какой даты подписывает. Правка выданной МЧД невозможна, отзыв зависит от доверителя и системы, а доверенности уволенных сотрудников продолжают действовать, пока их не отменят.
В Добыто мы подключаем кадровый электронный документооборот с разделением подписантов работодателя и интеграцией с 1С:ЗУП, так что доверенности для КЭДО остаются в коротком и проверяемом перечне.
Частые вопросы о проверке и отзыве МЧД
Нужно ли переоформлять МЧД после перевыпуска сертификата сотрудника?
Нет, если данные сотрудника не изменились. Доверенность не содержит реквизитов сертификата: система сверяет ФИО, ИНН и СНИЛС представителя с открытой частью нового сертификата. Доверенность, выданная на 5 лет, может работать с несколькими сертификатами подряд. Если сотрудник сменил фамилию, выпускают новую МЧД с актуальными данными.
Почему доверенность не находится в реестре ФНС по номеру?
Чаще всего доверенность создали в стороннем сервисе или в собственной информационной системе и не загрузили в распределённый реестр. По номеру такую МЧД не найти: нужно загрузить XML-файл вместе с файлом отсоединённой подписи руководителя. Если доверенность хранится в другой системе, ссылка на место хранения указана в самом XML. Доверенности в формате 002 после 1 марта 2025 года в реестр не загружаются.
Какой срок действия у МЧД, если он не указан?
По статье 186 ГК РФ доверенность без указания срока действует 1 год со дня её совершения. Правило одинаково для бумажной и машиночитаемой доверенности. При ревизии проверьте, не истекает ли такой срок у доверенностей, выпущенных без явной даты окончания.
Можно ли выдать МЧД человеку, который не работает в компании?
Да. Представителем по машиночитаемой доверенности может быть любое физическое лицо, как и по бумажной: бухгалтер на аутсорсе, юрист, специалист сторонней организации. Для оформления понадобятся его ФИО, ИНН, дата рождения, СНИЛС, гражданство и паспортные данные. Представителем может быть и юридическое лицо: тогда в доверенность вносят его ИНН, КПП, ОГРН и сведения о руководителе.
Кто, кроме директора, может подписать машиночитаемую доверенность?
Доверенность подписывает руководитель организации или лицо, у которого есть право передачи полномочий. Доверенность в порядке передоверия, как правило, требует нотариального удостоверения по статье 187 ГК РФ. Исключения касаются в том числе передоверия юридическим лицом и руководителем обособленного подразделения.
Может ли контрагент проверить нашу доверенность без нашего участия?
Да, по GUID из реквизитов подписанного документа контрагент видит статус доверенности в реестре ФНС. Полномочия раскрываются только при вводе трёх параметров: GUID, ИНН доверителя и ИНН представителя. Операторы ЭДО показывают статус проверки доверенности у документа всем сторонам документооборота.
