Номер доверенности МЧД — это GUID, идентификатор из 36 символов с дефисами. Сервис или программа генерирует его автоматически при создании XML-файла доверенности, налоговая этот номер после регистрации не присваивает. GUID стоит в верхнем поле формы, повторяется в имени XML-файла и записан внутри файла. По этому номеру доверенность проверяют в реестре МЧД ФНС. Если отчётность сдаёт представитель, в поле «НаимДок» указывают только GUID, без наименования и даты. Внутренний номер организация задаёт самостоятельно, и он входит в реквизиты доверенности вместе с датой. GUID идентифицирует электронную запись и нужен системам, которые проверяют полномочия автоматически.
Материал помогает развести два номера, найти GUID в файле, проверить статус доверенности до подписания и указать номер так, как требует принимающая система. Отдельно разобраны случаи, когда МЧД не нужна вовсе: директору, который действует без доверенности, и ИП, подписывающему свои документы. Во второй половине статьи собраны сценарная таблица по системам (ФНС, ЭДО с контрагентами, маркировка, закупки, СФР), порядок отзыва, изменения в сведениях доверенности с 1 февраля 2026 года и стоимость КЭДО с подписями для сотрудников.
Номер МЧД и внутренний номер доверенности: в чём разница
В машиночитаемой доверенности есть два номера, и принимающие системы требуют их в разных полях. GUID формируется автоматически и идентифицирует конкретную электронную доверенность. Внутренний номер организация присваивает сама. В форме Банка России разница видна по названиям полей: «Единый регистрационный номер доверенности» содержит GUID, сгенерированный при открытии формы, а поле «Внутренний номер доверенности» участник заполняет самостоятельно.
Реквизиты различаются по происхождению, месту в файле и по тому, где их требуют:
| Параметр | GUID (номер МЧД) | Внутренний номер доверенности |
|---|---|---|
| Кто формирует | Сервис или программа автоматически при создании XML-файла; в форме Банка России при открытии формы | Организация-доверитель самостоятельно |
| Вид | 36 символов с дефисами: b539f4a9-4e5f-4abb-bec6-aae430c254f2 | Определяет организация |
| Где найти | Верхнее поле формы, имя XML-файла, содержимое XML | В сведениях доверенности рядом с датой совершения |
| Нормативная роль | Идентификатор конкретной электронной доверенности | Реквизит «номер и дата совершения доверенности» по п. 2 Единых требований (приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 857 в ред. приказа № 1001) |
| Проверка в реестре ФНС | По GUID вместе с ИНН доверителя и ИНН представителя | Не используется |
| Налоговая отчётность, поле «НаимДок» | Указывается, без наименования и даты | Не указывается |
Когда налоговая, оператор ЭДО или контрагент просят номер МЧД, им нужен GUID. По внутреннему номеру сервис проверки ФНС доверенность не находит. В налоговой отчётности лишние реквизиты рядом с GUID создают риск отказа в приёме.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В карточке машиночитаемой доверенности всегда есть GUID, код из 36 символов. У бумажной доверенности такого номера нет, в лучшем случае у неё есть внутренний номер. Когда система или контрагент просят номер МЧД, копируйте GUID целиком из XML-файла. Внутренний номер указывайте только там, где форма прямо требует номер и дату доверенности.»
GUID сам по себе полномочий не даёт. Доверенность подписывает своей УКЭП доверитель, то есть лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. В предусмотренных законом случаях её подписывает нотариус или представитель с правом передоверия. Представитель подписывает документы своей УКЭП физического лица. Оба правила закреплены в части 1 статьи 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Важный нюанс из практики: бухгалтер на аутсорсе, который ведёт 3 компании, раньше получал 3 сертификата электронной подписи на имя каждой организации. По новой схеме у него 1 сертификат физического лица и 3 машиночитаемые доверенности, по одной от руководителя каждой компании. У каждой доверенности свой GUID.
Отличить номера можно по виду. GUID — это строка из 36 символов с дефисами в формате b539f4a9-4e5f-4abb-bec6-aae430c254f2. Если в реквизитах стоит номер другой длины и вида, это внутренний номер доверенности.
Где формируется GUID и как найти его в файле доверенности
GUID генерирует сервис или программа, в которой создают XML-доверенность. МЧД оформляют на сайте ФНС, в специализированных сервисах, на сайтах контролирующих органов, которые работают с доверенностями, и на портале закупок. Для системы маркировки доверенность формируется только в личном кабинете этой системы, и отзывают её тоже там.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Где GUID появляется при создании доверенности
В сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме» уникальный номер стоит в верхнем поле формы и создаётся автоматически. Вводить или выбирать его не нужно, а изменить GUID у готовой доверенности нельзя: он относится к конкретному XML-файлу.
Расположение номера показано в инструкции ФНС по созданию машиночитаемой доверенности: GUID находится в верхнем поле, входит в имя XML-файла и записан внутри файла. В готовой доверенности номер проще всего взять из имени XML-файла, где он записан строкой из 36 символов с дефисами. Копируйте её целиком, без пробелов и без расширения файла.
Факт: МЧД можно скачать в PDF, и выглядеть она будет как обычная доверенность, но изначально это XML-файл с электронной подписью. Бумажная доверенность, переведённая в PDF и подписанная УКЭП, машиночитаемой не становится: в ней нет структуры XML и GUID.
Что проверить до создания МЧД
Ошибку в выданной доверенности исправляет только новая МЧД с другим GUID. Поэтому до заполнения формы ответьте на пять вопросов:
- В какой системе будет работать доверенность. Правила площадок отличаются, а для маркировки и закупок по 44-ФЗ МЧД оформляют только в их личных кабинетах.
- Как система принимает полномочия: текстом или кодом из классификатора.
- Кто представитель и есть ли у него УКЭП физического лица для подписания документов.
- Кто подпишет доверенность УКЭП со стороны доверителя: руководитель, нотариус или представитель с правом передоверия.
- Как доверенность попадёт к получателю: через распределённый реестр ФНС или файлом в пакете с документами.
Загрузка доверенности в распределённый реестр ФНС
Подписанный XML-файл загружают в распределённый реестр ФНС. Узлы реестра есть у налоговой и у операторов ЭДО, и они обмениваются сведениями между собой. Доверенность, загруженная через одного оператора, доступна по номеру в системах других участников, а её статус обновляется синхронно.
После загрузки проверьте, что запись доступна по GUID в сервисе проверки доверенностей ФНС. С этого момента номер можно передавать контрагентам и указывать в отчётности.
Образец структуры XML-файла машиночитаемой доверенности
Шаблон показывает состав полей МЧД и подходит как справочник при заполнении формы, а юридическую силу имеет только подписанный XML-файл.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
Как проверить МЧД по номеру перед подписанием и при получении документа
Для проверки в реестре нужны три значения: GUID доверенности, ИНН организации-доверителя и ИНН представителя. Их вводят в сервисе ФНС для создания и проверки машиночитаемых доверенностей. Сервис показывает, действует ли доверенность, и выдаёт полные сведения о доверителе, представителе и полномочиях.
Статус «действует» не говорит, подходит ли доверенность к конкретному документу. Срок, полномочия и подпись сверяют с самим документом, потому что часть систем ЭДО полномочия автоматически не анализирует. Полномочие, записанное текстом, алгоритм не разберёт. Из договора в PDF система тоже не извлечёт, что именно подписано и на какую сумму. Поэтому получатель документа сверяет полномочия из реестра с видом документа сам.
Проверить доверенность вместе с сертификатом представителя можно и на портале Госуслуг. Для этого загружают 3 файла: сертификат представителя, XML-файл доверенности и файл отсоединённой подписи доверенности.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Машиночитаемость доверенности обеспечивает формат XML: системы считывают сведения автоматически, потому что файл собран по заданной структуре. Но XML сам по себе полномочия не подтверждает. К нему всегда идёт электронная подпись руководителя, как правило отдельным файлом. Передавая или проверяя МЧД, держите оба файла вместе.»
Полезно знать: доверенность не ссылается на конкретный сертификат. Система сверяет сведения о физическом лице из сертификата со сведениями о представителе в МЧД. Поэтому при перевыпуске подписи сотрудника МЧД продолжает действовать, если сведения о нём не изменились.
Проверьте электронную подпись представителя на полученном документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Для проверки понадобится сам документ, а если подпись отсоединённая, то и файл подписи к нему.
Как использовать номер МЧД в налоговой отчётности и электронном документообороте
Способ передачи номера определяет принимающая система. Налоговая принимает GUID в XML-файле отчётности, а контрагенту по общему правилу передают сам файл доверенности.
Налоговая отчётность по ТКС: GUID в поле «НаимДок»
С 1 марта 2024 года представитель, действующий по электронной доверенности, указывает в поле «Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя» только GUID. Правило следует из приказа ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@, разъяснения даны в письме ФНС от 20.05.2024 № 26-1-03/0018@.
В XML-файле номер записывают в поле «НаимДок» таблицы «СвПред» (сведения о представителе налогоплательщика): 36 символов, без наименования, даты и других реквизитов. Если GUID включён в документ, информационное сообщение о представительстве (ИСОП) дополнительно не направляют. Порядок заполнения поля описан в разъяснении ФНС для представителей, сдающих отчётность по ТКС.
Типичная ошибка переходит из бумажной практики: в поле пишут наименование, номер и дату доверенности или добавляют дату к GUID. Для бумажной доверенности реквизиты указывали именно так, и бухгалтеры повторяют привычный формат. ФНС предупреждает, что избыточные реквизиты в этом поле могут привести к отказу в приёме, и тогда отчётность придётся отправлять заново.
ЭДО с контрагентами: файл доверенности или её реквизиты
Пункт 2 части 1 статьи 17.2 63-ФЗ по общему правилу требует включать доверенность в пакет электронных документов вместе с документом, который подписал представитель. Стороны или правила информационной системы могут установить иной порядок. Тогда контрагенту передают реквизиты доверенности и сведения о месте её хранения в распределённом реестре. Инструкция ФНС отдельно предупреждает, что отказ от приложения МЧД к документу нужно согласовать с контрагентом.
Передача реквизитов внутри самого документа возможна только в формализованных XML-документах: место для номера, даты и места хранения доверенности есть только в них. В договор в PDF эти сведения встроить нельзя, поэтому операторы ЭДО передают их в метаданных документа.
Как найти и указать номер МЧД: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Откройте карточку доверенности в сервисе, где её создавали, или найдите XML-файл. GUID стоит в верхнем поле формы, входит в имя файла и записан внутри XML.
- Шаг 2. Скопируйте номер целиком: 36 символов вместе с дефисами. Внутренний номер и дату доверенности к GUID не добавляйте.
- Шаг 3. Проверьте доверенность в сервисе проверки ФНС по GUID, ИНН доверителя и ИНН представителя. Статус должен быть действующим, срок не должен истечь.
- Шаг 4. Сверьте полномочия с документом, который будет подписан, а ФИО представителя — с сертификатом УКЭП физического лица, которым он подписывает.
- Шаг 5. Укажите номер по правилам принимающей системы. В налоговой отчётности по ТКС это только GUID в поле «НаимДок». Контрагенту передают файл МЧД с подписью в пакете документов либо реквизиты доверенности, если это с ним согласовано.
- Шаг 6. Внесите GUID в реестр доверенностей компании с привязкой к сотруднику и системе, где доверенность применяется.
МЧД в кадровом электронном документообороте
В КЭДО машиночитаемая доверенность нужна тому, кто подписывает кадровые документы от имени работодателя, если это не руководитель. Такой сотрудник ставит свою УКЭП физического лица, а полномочия подтверждает МЧД. Работники, которые подписывают свои заявления и листы ознакомления от собственного имени, доверенность не оформляют. В 1С ЗУП 3.1 справочник таких доверенностей находится в разделе «Настройка», пункт «Машиночитаемые доверенности (КЭДО)».
В сервисе Добыто подписание по УКЭП доступно на тарифе «Бизнес», а ПЭП и УНЭП сотрудникам выпускаются бесплатно на всех тарифах. Для синхронизации документов с 1С:ЗУП есть готовый модуль. Перед запуском подписания по МЧД в КЭДО проверьте, что доверенность уполномоченного специалиста загружена в ту систему, где он подписывает документы.
Когда МЧД не нужна и когда одной доверенности недостаточно
Кому доверенность не нужна
МЧД не оформляют в 3 случаях. Директор подписывает документы организации по сертификату руководителя, полученному в удостоверяющем центре ФНС, и доверенность на самого себя ему не нужна. ИП подписывает свои документы по собственному сертификату. Физическое лицо, которое подписывает документ от своего имени, тоже обходится без МЧД.
Представитель, который подписывает документы квалифицированной подписью от имени организации или ИП, с 1 сентября 2024 года использует личную УКЭП физического лица вместе с доверенностью. Даты перехода и схема применения описаны на странице ФНС о применении электронной подписи и машиночитаемых доверенностей.
Универсального исключения для любого ЭДО из этих правил не следует. Статья 17.5 63-ФЗ допускает специальные формы доверенностей для отдельных информационных систем, и у такой системы свои требования к МЧД.
В практике Добыто разбор схемы подписания начинается с вопроса, чей сертификат стоит под документом: руководителя или сотрудника. По сертификату руководителя подписывают без МЧД. Сертификат физического лица подходит для подписи от имени организации только вместе с доверенностью. Эти два вида сертификатов путают чаще остальных, отсюда и повторяющийся вопрос о МЧД для директора.
Сколько доверенностей нужно на одного сотрудника
Правила работы с доверенностью устанавливает площадка, где её применяют, поэтому одна МЧД закрывает не все задачи сотрудника. Если он подписывает документы у оператора ЭДО, сдаёт отчётность, участвует в торгах и работает с маркировкой, доверенностей понадобится несколько:
| Сценарий | Где оформляют МЧД | Что учесть |
|---|---|---|
| Налоговая отчётность по ТКС | Сервис ФНС или программа, формирующая МЧД в формате, который принимает ФНС | Номер передаётся в XML отчётности, ИСОП при этом не нужен |
| ЭДО с контрагентами | Сервис ФНС, сервисы операторов ЭДО, собственная информационная система | По общему правилу МЧД с подписью идёт в пакете с документом; передача только реквизитов — по договорённости с контрагентом |
| Система маркировки | Только личный кабинет системы | Доверенность действует только в этой системе, отзывают её там же |
| Закупки по 44-ФЗ и закупки у субъектов МСП по 223-ФЗ | Личный кабинет на портале закупок | Отдельный сценарий, для него нужна отдельная доверенность |
| Остальные закупки по 223-ФЗ и коммерческие торги | По правилам конкретной площадки | Большинство площадок принимает ранее созданную доверенность |
| Отчётность в СФР | По требованиям СФР к полномочиям и реестру | Отдельный сценарий: доверенность для налоговой его не закрывает |
Часть полномочий объединяют в одну доверенность: работу с системой учёта алкоголя, с маркировкой, подписание таможенных документов и документов по сделкам с контрагентами. Портал закупок, отчётность в фонд и в налоговую относятся к разным сценариям с разными требованиями, и на каждый оформляют отдельную МЧД.
Важный нюанс из практики: 5 доверенностей на одного сотрудника объясняются правилами приёмных систем. Каждая система устанавливает свои требования, и доверенность из личного кабинета системы маркировки действует только в этой системе. При планировании перехода на МЧД считайте сценарии: сколько разных систем, столько потенциально и доверенностей.
Как отозвать МЧД и что происходит с её номером
Доверитель отменяет доверенность в той же форме, в которой она выдана, либо нотариально. Основание — подпункт 2 пункта 1 и пункт 2 статьи 188 ГК РФ. Для МЧД из реестра ФНС сервис ФНС формирует заявление об отмене и направляет его в систему хранения. Нотариальная отмена тоже передаётся в реестр ФНС и отображается в сервисе.
GUID после отмены остаётся прежним, меняется статус записи: по тому же номеру сервис проверки ФНС показывает, что доверенность уже не действует. Системы, подключённые к распределённому реестру, получают обновлённый статус синхронно. Для доверенностей, оформленных в личном кабинете системы маркировки, порядок другой: отозвать их можно только там.
Внимание: в системе маркировки отзыв родительской доверенности автоматически отзывает все дочерние, выданные в порядке передоверия. Отзывая МЧД руководителя среднего звена, вы лишаете полномочий всех, кому он их передоверил.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Любое изменение XML-файла нарушает подпись под доверенностью, поэтому дописать сотруднику полномочия в уже выданную МЧД нельзя. Расширенные полномочия оформляются новой доверенностью, и у неё будет свой GUID. Новый номер сразу вносите в реестр доверенностей и в настройки систем, где сотрудник подписывает документы.»
В практике Добыто мы рекомендуем вести реестр доверенностей по сотрудникам и системам. При увольнении сотрудника он показывает, какие МЧД и в каких системах отзывать. Без реестра восстановить это по памяти трудно, особенно когда у одного человека доверенности в 4-5 системах.
Что изменилось в сведениях МЧД с 1 февраля 2026 года
С 1 февраля 2026 года действует приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001. Он зарегистрирован в Минюсте 20.01.2026 под № 84990 и опубликован 21.01.2026. Приказ изменил пункт 2 Единых требований, утверждённых приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857, в 2 местах:
- сведения о документе, удостоверяющем личность представителя (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код выдавшего органа), перешли в дополнительные: доверенность может их содержать, но не обязана;
- для полномочий из классификатора указывают и идентификатор, и наименование полномочия.
Номер и дата совершения доверенности остаются в составе сведений по пункту 2. Полномочия указывают текстом или кодом из классификатора, и способ задаёт система, где будет работать доверенность. Если система принимает коды, при выпуске новой МЧД проверьте, что рядом с каждым кодом в XML стоит наименование полномочия.
Мария Ж, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции: «В классификаторе полномочий уже несколько тысяч записей, поэтому выбор кодов занимает время, и в нём ошибаются. Начинайте с правил системы, где будет работать доверенность: она может принимать полномочия текстом или только кодом. Если сотрудник раньше работал по бумажной доверенности, переводите её пункт за пунктом и не описывайте его работу заново.»
Стоимость КЭДО с электронными подписями для сотрудников
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа, отдельной цены за оформление МЧД на странице тарифов нет. Цены приведены на дату публикации, 1 ноября 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности сотрудников и набора функций: подписание по УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес». При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав и условия каждого тарифа опубликованы на странице тарифов сервиса КЭДО Добыто.
Выводы
Номером МЧД системы считают GUID: 36 символов, которые сервис создаёт вместе с XML-файлом и которые не совпадают с внутренним номером доверенности. По GUID доверенность проверяют в реестре ФНС, только его вписывают в поле «НаимДок» налоговой отчётности, а контрагенту по общему правилу передают сам файл МЧД с подписью. Одна доверенность покрывает не все системы: маркировка, закупки и отчётность в фонды требуют отдельных МЧД. Директору и ИП, которые подписывают от своего имени, доверенность не нужна.
Добыто помогает работодателям выстроить подписание кадровых документов в КЭДО: УКЭП для уполномоченных специалистов, ПЭП и УНЭП для сотрудников и синхронизация с 1С:ЗУП собраны в одном сервисе.
Частые вопросы о номере МЧД
Почему сервис ЭДО не находит доверенность по номеру?
Найти МЧД по GUID система может, только если доверенность загружена в распределённый реестр ФНС. Если её выпустили в собственной информационной системе и в реестр не загружали, оператор ЭДО попросит загрузить сам XML-файл вместе с файлом подписи. Вторая причина — неполный номер: GUID копируют целиком, все 36 символов вместе с дефисами.
Изменятся ли правила оформления МЧД в 2027 году?
Да. Федеральный закон от 04.08.2026 № 315-ФЗ меняет статьи 17.2 и 17.5 63-ФЗ и вводит обязательную единую форму МЧД, которую формирует и размещает уполномоченный орган на ЕПГУ. Закон вступает в силу 1 сентября 2027 года, поэтому на 1 ноября 2026 года действуют прежние правила: форма и формат зависят от системы, где применяется доверенность.
Чем МЧД в едином формате 003 отличается от доверенности для налоговой в формате 5.03?
Единый формат версии 003 (XML-схема EMCHD_1) размещён на ЕПГУ, налоговые органы принимают его с 1 марта 2025 года. Формат 5.03 ФНС использует для налоговых отношений. Доверенность в формате 003, оформленная на Госуслугах, не подходит автоматически для каждой системы: для ЕФС-1 в СФР может потребоваться полномочие SFR_000001 и регистрация в реестре СФР.
Может ли сотрудник сам отказаться от полномочий по МЧД?
Да, представитель вправе отказаться от полномочий по пункту 2 статьи 188 ГК РФ. Сервис ФНС формирует заявление об отказе и направляет его в систему хранения доверенностей. В системе маркировки порядок другой: отозвать доверенность там может только руководитель организации, сотрудник этого сделать не может.
Нужно ли переоформлять доверенности при смене директора?
Нет. Доверенность выдаёт юридическое лицо, а не конкретный руководитель, поэтому смена директора сама по себе не требует переподписывать выданные МЧД. Новому директору доверенность на себя не нужна: он подписывает документы организации по сертификату руководителя, полученному в удостоверяющем центре ФНС.
Можно ли выдать МЧД человеку, который не работает в организации?
Да. Представителем по МЧД может быть физическое лицо, ИП или другое юридическое лицо, и трудовой договор с доверителем для этого не нужен. С бумажными доверенностями правило то же. Доверенность подписывает УКЭП доверитель, а представитель подписывает документы своей УКЭП физического лица.
