Убедиться, что МЧД действующая перед подписанием кадрового документа, можно в распределённом реестре ФНС или в информационной системе, где доверенность размещена. По идентификатору (GUID) либо по ИНН доверителя и ИНН поверенного видны статус, полномочия и сведения об отмене, включая нотариальную. Статус закрывает только часть проверки. Дальше сверяют три вещи. Первая — срок на дату подписания: если срок в доверенности не указан, она действует год со дня совершения по статье 186 ГК РФ. Вторая — совпадение сведений о представителе с его сертификатом УКЭП физлица. Третья — полномочие на кадровые документы, в классификаторе это «Подписание кадровых документов от лица работодателя». Руководитель организации и ИП подписывают своим сертификатом без МЧД. Сотрудник кадровой службы подписывает от имени работодателя своей УКЭП физлица только по доверенности.
Материал помогает проверить полномочия подписанта до того, как документ уходит работнику. В статье показано, какие сведения сервисы статуса не анализируют и почему отметка «не найдена в ЦПРР ФНС» не доказывает, что доверенности нет. Отдельно разобрано, как отзыв основной доверенности прекращает передоверие и что изменил приказ Минцифры № 1001 с 1 февраля 2026 года. Таблица сверки МЧД, пошаговая инструкция, порядок отзыва, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому нужна МЧД для подписания кадровых документов
Когда от имени организации действует представитель, электронный документ подписывает УКЭП представителя-физлица. Его полномочия подтверждает доверенность, которую оформляют по правилам гражданского законодательства, в том числе в машиночитаемой форме. Эту модель задают статьи 17.2 и 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Переходный период по Федеральному закону от 19.12.2022 № 536-ФЗ закончился: с 1 сентября 2024 года МЧД применяется обязательно в предусмотренных законом случаях подписания представителем.
Для кадровых документов действует ещё и специальное правило статьи 22.3 ТК РФ, которую ввёл 377-ФЗ от 22.11.2021. Работодатель подписывает УКЭП в том числе трудовой договор, договор о материальной ответственности и приказ о дисциплинарном взыскании. Статья 22.3 не устанавливает, что для каждого кадрового документа нужна МЧД. Доверенность требуется, когда документ за работодателя подписывает уполномоченный сотрудник своей УКЭП физлица. В этом случае право подписи подтверждает МЧД, и перед подписанием проверяют её.
Важный нюанс из практики: раньше сведения о сотруднике и об организации записывали в один сертификат. По такому сертификату нельзя было понять, для каких действий организация его выдала. Теперь у сотрудника один сертификат со сведениями о нём как о физлице и отдельные МЧД от руководителя каждой организации, за которую он подписывает. Было много сертификатов, стал один сертификат и много доверенностей. Полномочия вынесены в отдельный читаемый документ, поэтому их можно сверить до подписания.
Когда МЧД для подписания не нужна
Руководителю организации доверенность не нужна: он подписывает сертификатом руководителя, полученным в удостоверяющем центре ФНС. Индивидуальный предприниматель, который подписывает свои документы, МЧД тоже не оформляет. Если руководитель и лицо, которое работает в системе, совпадают, используется сертификат руководителя или предпринимателя. В практике Добыто с этого различия начинается разбор схемы подписания: сертификат руководителя и сертификат сотрудника путают, и вопрос о МЧД для директора задают снова и снова.
Нужна ли проверка МЧД, зависит от того, кто ставит подпись под кадровым документом.
| Кто подписывает кадровый документ | Чем подписывает | МЧД |
|---|---|---|
| Руководитель организации | Сертификат руководителя, выданный удостоверяющим центром ФНС | Не нужна |
| ИП, который подписывает свои документы | Сертификат предпринимателя, выданный удостоверяющим центром ФНС | Не нужна |
| Сотрудник кадровой службы или другой представитель работодателя | УКЭП физлица | Нужна, с полномочием на подписание кадровых документов |
| Представитель по передоверию | УКЭП физлица | Нужна; действует, пока действует основная доверенность (статья 188 ГК РФ) |
Проверка МЧД относится к двум последним строкам: подписант действует как представитель, и его право подписать конкретный документ определяет доверенность. По маршруту согласования определите, кто из подписантов работает по МЧД, и проверяйте доверенность каждого из них.
Что показывает статус МЧД в реестре ФНС и что сверяют вручную
МЧД — это файл в формате XML, сформированный по определённой структуре. Благодаря формату площадки и системы считывают сведения из доверенности автоматически. К файлу всегда прилагается электронная подпись доверителя. Её создают отдельным файлом, и он подтверждает, что доверенность подписана сертификатом руководителя организации. Проверяющему нужны оба файла: XML-файл без подписи полномочий не подтверждает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Статус доверенности в распределённом реестре МЧД ФНС ищут по GUID доверенности либо по ИНН доверителя и ИНН поверенного. ФНС указывает, что контрагентам доступны статус, полномочия и сведения об отмене. Сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме» показывает статус МЧД и подробные сведения по ней. Его возможности ведомство описало в сообщении от 19 мая 2026 года.
Статус отвечает на вопрос, действует ли доверенность в реестре. Покрывает ли она конкретный приказ или договор, решает тот, кто проверяет. Отдельные сервисы проверки МЧД у операторов ЭДО прямо предупреждают, что состав полномочий они не анализируют. Там же оговорено, что статус «Указанная МЧД не найдена в ЦПРР ФНС» (ЦПРР — цифровая платформа распределённого реестра) сам по себе не означает, что доверенности не существует. МЧД может быть размещена в другой информационной системе, и проверяют её там, по ссылке или реквизитам из самой доверенности.
Перед подписанием кадрового документа сверяют 8 параметров. У каждого своё место проверки и своё нормативное основание.
| Параметр | Где смотреть | Что означает результат | Основание |
|---|---|---|---|
| Статус | Реестр МЧД ФНС, сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме» | Доверенность действует или прекращена | Статьи 17.2 и 17.5 63-ФЗ |
| Срок | Поле срока и дата совершения в XML-файле | Если срок не указан, МЧД действует год со дня совершения | Статья 186 ГК РФ; подпункт 7 пункта 2 требований приказа Минцифры № 857 |
| Отмена доверителем | Реестр ФНС; нотариальная отмена отображается автоматически | Доверенность прекращена | Статья 188 ГК РФ |
| Отказ представителя | Реестр ФНС; заявление об отказе формируется в сервисе ФНС | Доверенность прекращена | Статья 188 ГК РФ |
| Передоверие | Статус основной доверенности | Прекращение основной доверенности прекращает передоверие | Статья 188 ГК РФ |
| Представитель | Сертификат УКЭП представителя-физлица | Сведения о физлице в сертификате совпадают с МЧД | Статья 17.2 63-ФЗ |
| Полномочия | Раздел полномочий в МЧД: идентификатор и наименование из классификатора или текст | Полномочие покрывает конкретный кадровый документ | Приказ Минцифры от 05.11.2025 № 1001; статья 183 ГК РФ |
| Место размещения | Реквизиты информационной системы в самой МЧД | «Не найдена в ЦПРР ФНС» не доказывает отсутствие доверенности | Статья 17.5 63-ФЗ |
Реестр и сервисы ФНС показывают статус, отмену и отказ от полномочий. Остальное проверяет человек, который принимает документ к подписанию: срок по дате совершения, совпадение представителя с сертификатом и соответствие полномочий виду документа.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Полномочия представителя подтверждаются по своим правилам, и подпись на самом документе их не заменяет. Электронная подпись подтверждает, кто подписал, а право подписать за организацию подтверждает доверенность. Перед подписанием через представителя проверяйте отдельно два обстоятельства: действует ли доверенность на дату подписания и в каком виде она подписана.»
Где проверить МЧД перед подписанием: реестр ФНС, Госуслуги и система размещения
Место проверки зависит от того, где МЧД зарегистрирована. Доверенность из распределённого реестра ФНС проверяют сервисом ФНС по идентификатору или по ИНН. Если МЧД размещена в другой информационной системе, её проверяют там же, по ссылке или реквизитам, указанным в доверенности. Правила работы с МЧД устанавливают сами площадки, где она применяется, и требования у них различаются. В части систем доверенность проверяют по идентификатору, который присвоила сама система.
На портале Госуслуг есть раздел проверки МЧД вместе с сертификатом представителя. В нём проверяют действительность доверенности и соответствие сведений по трём файлам: сертификату представителя, XML-файлу доверенности и файлам отсоединённой подписи. Формат МЧД версии 003 Минцифры разместило на портале Госуслуг для партнёров, а налоговые органы принимают его с марта 2025 года.
Полезно знать: МЧД не ссылается на сертификат подписи. В сертификате указаны сведения о физлице, и система сверяет их с доверенностью. Поэтому после перевыпуска УКЭП сотрудника доверенность продолжает работать, если сведения о лице не изменились.
Как проверить МЧД перед подписанием кадрового документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Запросите у подписанта XML-файл доверенности и файл подписи к нему. Определите, где размещена МЧД: в распределённом реестре ФНС или в другой информационной системе, указанной в доверенности.
- Шаг 2. Проверьте статус по GUID доверенности либо по ИНН доверителя и ИНН поверенного. Если система показывает отметку «не найдена в ЦПРР ФНС», ищите доверенность в системе, где она размещена.
- Шаг 3. Сверьте срок с датой, которой будет подписан документ. Если срок в МЧД не указан, отсчитайте год со дня совершения доверенности по статье 186 ГК РФ.
- Шаг 4. Проверьте сведения об отмене, включая нотариальную, и об отказе представителя от полномочий. Если подписант действует по передоверию, проверьте и основную доверенность: её прекращение прекращает передоверие.
- Шаг 5. Сверьте доверителя. МЧД подписывает лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. При передоверии её подписывает представитель, у которого есть право передачи полномочий.
- Шаг 6. Сверьте представителя: сведения о физлице в сертификате УКЭП подписанта должны совпадать со сведениями о представителе в МЧД.
- Шаг 7. Сверьте полномочия с конкретным документом. В МЧД должно быть полномочие «Подписание кадровых документов от лица работодателя» или текстовое полномочие, которое покрывает этот вид документа. Если такого полномочия нет, документ по этой доверенности не подписывают.
Действующая МЧД и технически исправная УКЭП подтверждают право подписи представителя. В трудовом споре суд дополнительно оценивает процедуру, в которой документ создан.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Установить, что документ сформирован в системе от имени конкретного человека, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации работника не описан, спор вы проиграете даже при технически исправной подписи. Откройте свой ЛНА и проверьте, что этот порядок в нём записан.»
Проверьте электронную подпись на подписанном документе онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Срок действия МЧД и изменения требований с 1 февраля 2026 года
Приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001 с 1 февраля 2026 года изменил требования к сведениям о представителе и к описанию полномочий в МЧД. Сведения о документе, удостоверяющем личность, отнесены к дополнительным, и паспортные реквизиты представителя больше не обязательны. Полномочия из классификатора указывают вместе с идентификатором и наименованием, поэтому одного кода или одного названия недостаточно.
В профильных публикациях встречается утверждение, что с этой даты срок действия стал обязательным реквизитом МЧД. Приказ № 1001 этого не сделал. Подпункт 7 пункта 2 требований, утверждённых приказом Минцифры России № 857, по-прежнему называет срок действия доверенности реквизитом «при его наличии». Если срок не указан, доверенность по статье 186 ГК РФ действует в течение года со дня совершения.
Для проверки срока берут дату совершения из самой МЧД. Доверенность без указанного срока, совершённая больше года назад, на дату подписания прекратилась вследствие истечения срока по статье 188 ГК РФ, даже если её никто не отменял. Доверенность с указанным сроком сверяют с датой, которой будет подписан кадровый документ. Если подписание переносится, срок проверяют заново.
Факт: в классификаторе полномочий уже несколько тысяч записей. Система может требовать полномочие текстом или кодом из классификатора. Со текстом вопросов меньше, а при выборе кодов у компаний возникают трудности.
Как проверить, что полномочия в МЧД покрывают кадровый документ
Для кадрового ЭДО Минтруд указывает полномочие «Подписание кадровых документов от лица работодателя». Им дополнили классификатор полномочий Минцифры, который размещён в Единой системе нормативной справочной информации. При использовании МЧД это полномочие допустимо указывать в доверенности. Точную формулировку ведомство приводит в разъяснениях Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Полномочия в МЧД указывают текстом или кодом из классификатора. Ориентир — правила той системы, в которой доверенность применяется. Если полномочие указано кодом из справочника, система сопоставляет его с документом автоматически. ФНС предупреждает, что без кода машинная проверка полномочий затруднена. Текстовое полномочие сверяют вручную: читают формулировку и соотносят её с видом документа, который предстоит подписать. Если в МЧД есть права на подписание документов по сделкам с контрагентами, но нет полномочия на кадровые документы, приказ по личному составу по этой доверенности не подписывают.
Лайфхак: сначала сверьтесь с требованиями системы, где будет применяться доверенность. Затем возьмите бумажную доверенность, которая была у сотрудника, и переводите её в МЧД пункт за пунктом. Описывать работу сотрудника заново при этом не нужно.
В 1С:ЗУП 3.1 в разделе «Настройка» есть пункт «Машиночитаемые доверенности (КЭДО)». В нём кадровая служба видит доверенности подписантов и может сверить их перед отправкой документа. В Добыто на тарифе «Бизнес» подписанты работают с ПЭП, УНЭП и УКЭП. Документы синхронизируются с 1С:ЗУП через модуль, который устанавливается и настраивается за 1 день.
Образец машиночитаемой доверенности и структура XML-файла
Образец в формате DOCX показывает, из каких разделов состоит XML-файл МЧД, и помогает найти в полученной доверенности блок полномочий для сверки с кадровым документом.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
Как отозвать МЧД и что происходит с передоверием
Статья 188 ГК РФ называет основания прекращения доверенности, в частности истечение срока, отмену лицом, которое её выдало, и отказ представителя от полномочий. Отмену совершают в той же форме, в которой доверенность выдана, либо в нотариальной форме. Для МЧД это два пути: отменить её в системе или реестре, где она размещена, либо обратиться к нотариусу.
Сведения о нотариальной отмене МЧД передаются в цифровую платформу распределённого реестра ФНС автоматически после регистрации в реестре нотариальных действий. Об этом ФНС сообщила 26 декабря 2024 года. Такая отмена отображается при проверке статуса доверенности.
В сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме» формируют заявление об отмене доверенности или об отказе от полномочий. Отмену оформляет доверитель, отказ — сам представитель. Отдельные государственные системы устанавливают свои правила. В системе маркировки доверенность формируется и отзывается только в личном кабинете системы, отозвать её может руководитель организации, а сотрудник сам этого сделать не может.
Внимание: отзыв основной доверенности отзывает все доверенности, выданные по передоверию. Отзывая МЧД руководителя среднего звена, вы одновременно прекращаете полномочия всех, кому он их передоверил.
В практике Добыто мы рекомендуем вести реестр доверенностей по сотрудникам и системам. Число МЧД у одного человека зависит от числа сценариев, в которых он подписывает. Без такого реестра при увольнении подписанта не восстановить, что и где нужно отозвать. Перед подписанием кадрового документа тот же реестр показывает, по какой доверенности и в какой системе проверять подписанта.
Что будет, если кадровый документ подписан по недействующей МЧД
Представитель не вправе действовать сверх предоставленных полномочий. По статье 183 ГК РФ действие без полномочия или с его превышением создаёт, изменяет и прекращает права и обязанности представляемого только при последующем одобрении. Если документ подписан по прекращённой МЧД или без полномочия на кадровые документы, право подписанта действовать от имени работодателя на дату подписания ничем не подтверждено. Цена такой ошибки складывается из двух частей. Документ придётся заново подписывать лицом с действующими полномочиями. Кроме того, возникает риск в трудовом споре, где суд оценивает процедуру оформления.
Практика по КЭДО пока складывается на уровне районных судов и кассационных судов общей юрисдикции. Разъяснений Верховного Суда именно по трудовым спорам с электронной подписью нет. Суды оценивают процедуру, в которой создан документ: момент выдачи подписи, порядок идентификации и вид подписи для конкретного документа.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд решением от 03.06.2022 отказал работнику. У работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания, и апелляция это решение оставила в силе. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) акты отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. Суд также указал, что работодателю следовало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл. Подпись выдали в день заявления, подписывал за работника другой человек, и это зафиксировала собственная система работодателя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Электронная форма сама по себе нарушением не считается: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Проигрывают из-за дефектов процедуры. Это момент выдачи подписи, отсутствие идентификации, неверный вид подписи для конкретного документа и неоформленные полномочия представителя. Проверьте, оформлены ли полномочия у каждого, кто подписывает кадровые документы за работодателя.»
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.
Стоимость КЭДО с подписанием кадровых документов по МЧД
Стоимость КЭДО в Добыто зависит от тарифа и численности сотрудников. Отдельной цены на выпуск, проверку или регистрацию МЧД в тарифах нет. Цены указаны на 1 ноября 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Для подписания по МЧД представителю нужна УКЭП физлица. В карточке тарифа «Старт» указаны ПЭП и УНЭП, УКЭП входит в тариф «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия минимальной оплаты приведены на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
МЧД признаётся действующей, только если на дату подписания одновременно выполнены шесть условий. Доверенность найдена в реестре или в системе размещения. Срок не истёк, с учётом годового правила статьи 186 ГК РФ для доверенностей без срока. Отмены и отказа от полномочий нет. При передоверии действует основная доверенность. Представитель совпадает со своим сертификатом. Полномочие покрывает конкретный кадровый документ. Статус в сервисе ФНС служит отправной точкой сверки, а отметка «не найдена» означает, что доверенность ищут в другой системе. С февраля 2026 года паспорт представителя в МЧД необязателен, а полномочие из классификатора указывают с идентификатором и наименованием.
Сервис Добыто поддерживает три вида подписи, включая УКЭП для подписантов от имени работодателя. Тариф «Бизнес» включает интеграцию с 1С:ЗУП и электронный архив.
Частые вопросы о проверке МЧД
Можно ли подписывать кадровые документы доверенностью, оформленной для другой системы?
Правила применения МЧД устанавливают сами площадки, и единого универсального решения нет. Доверенность, оформленная в личном кабинете системы маркировки, используется только в этой системе. Для портала закупок, отчётности в фонд и налоговую требования различаются, и для них оформляют отдельные доверенности. Для кадрового документооборота проверяют две вещи: принимает ли система конкретную МЧД и есть ли в ней полномочие «Подписание кадровых документов от лица работодателя».
Чем скан бумажной доверенности отличается от МЧД?
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил два понятия. Электронный образ — это электронная копия документа, изготовленного на бумаге. Электронный документ изначально создан в электронной форме. Скан бумажной доверенности — электронный образ, и признак этого — изображение собственноручной подписи в файле. МЧД — XML-файл установленной структуры с отдельным файлом подписи доверителя. Системы считывают его автоматически и сверяют представителя с сертификатом.
Где оформить МЧД на сотрудника кадровой службы?
Доверенность создают на сайте ФНС в сервисе «Создание и проверка доверенности в электронной форме», в специализированных сервисах и на сайтах контролирующих органов, которые работают с МЧД. Выбор зависит от правил системы, где доверенность будет применяться. В системе маркировки МЧД формируют только в её личном кабинете. Доверенность подписывает своей УКЭП лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности.
Какие версии формата МЧД принимает ФНС?
С марта 2025 года налоговые органы принимают формат МЧД версии 003, разработанный Минцифры России. Этот формат размещён на портале Госуслуг для партнёров. Для налоговых доверенностей формат утверждён приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@. Если в доверенности полномочие указано кодом из справочника, система ФНС может автоматически проверить объём полномочий по идентификатору МЧД.
Что делать с МЧД, когда сотрудник-подписант увольняется?
Увольнение и прекращение доверенности оформляются отдельно. МЧД прекращается по основаниям статьи 188 ГК РФ, в том числе при отмене доверителем, поэтому её отменяют в системе или реестре, где она размещена, либо нотариально. В сервисе ФНС для этого формируют заявление об отмене доверенности. Перед отменой сверьте, кому сотрудник передоверял полномочия. Эти доверенности прекратятся вместе с основной, и тем подписантам понадобятся новые МЧД.
