МЧД в ЛК компании как навести порядок в доверенностях

МЧД в ЛК компании на сайте ФНС собраны в разделе «Доверенности»: в нём видны доверенности для налоговых органов и для контрагентов, их статусы и карточки. Порядок строится так. У каждого, кто подписывает документы от имени организации, одна УКЭП физлица. К ней на каждую систему с собственными правилами выпущена отдельная машиночитаемая доверенность. Все доверенности сведены в реестр со сроками и статусами. Формат 5.03 принимает только налоговая, единый формат 003 подходит для ФНС и контрагентов, а доверенность для системы маркировки выпускают и отзывают только в её кабинете. Директору и ИП, которые подписывают документы сами, МЧД не нужна. Сотрудник, подписывающий своей УКЭП от имени юрлица, по статье 17.2 63-ФЗ представляет доверенность вместе с документом.

Материал помогает свести доверенности в реестр по сотрудникам и системам и выбрать формат под конкретного получателя. Он же показывает, как при увольнении отозвать все доверенности, включая выданные в порядке передоверия. Отдельно разбираем, что видно в личных кабинетах ЮЛ и ИП после обновлений ФНС 2025-2026 годов и почему кабинет налоговой не заменяет реестр компании. Таблицы «нужна ли МЧД» и «где выпускать» стоят в первых разделах. Пошаговый выпуск через сервис ФНС, чек-лист отзыва при увольнении, разбор ошибок, стоимость и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кому нужна МЧД на организацию: сертификат руководителя и сертификат сотрудника

С 1 сентября 2024 года закончился переходный режим, который установил Федеральный закон от 04.08.2023 № 457-ФЗ. Представители юрлиц и ИП уже не подписывают документы старыми квалифицированными сертификатами с указанием организации. Сертификат оформляют на представителя лично как на физическое лицо, а полномочия подтверждает доверенность. Механизм описан в статье 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: документ от имени юрлица подписывается УКЭП представителя, и одновременно представляется доверенность.

Старая схема скрывала полномочия. Из сертификата, где были указаны и сотрудник, и организация, нельзя было понять, для каких действий его выдали и что им можно подписывать. Доверенность в паре с сертификатом сотрудника показывает это явно: при подписании видно, какие действия руководитель разрешил конкретному человеку.

Технически МЧД — XML-файл, сформированный по утверждённой структуре. За счёт этого площадки и информационные системы считывают его автоматически. К файлу всегда идёт электронная подпись руководителя, как правило отдельным файлом отсоединённой подписи. Когда документ подписывает представитель, проверяют обе части: его сертификат и доверенность с подписью доверителя.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше полномочия были зашиты в сертификат, и увидеть их было нельзя. Теперь они вынесены в отдельный документ, который читает и человек, и программа. У сотрудника один сертификат физлица и по доверенности от каждой организации, за которую он подписывает. Тому, кто работает на несколько компаний, это заменяет стопку токенов одним. Ревизию доверенностей начинайте с того, что разделите сертификаты компании на два списка: сертификаты руководителя и сертификаты сотрудников.»

Когда доверенность не нужна и кому она обязательна

МЧД не нужна руководителю, который действует без доверенности, и ИП, который подписывает собственные документы. Оба работают по сертификату руководителя или предпринимателя, полученному в удостоверяющем центре ФНС. Если руководитель и лицо, работающее в системе, совпадают, доверенность тоже не требуется. Использование электронной подписи не делает директора представителем своей компании.

В практике Добыто обсуждение МЧД с HR-специалистами и бухгалтерами начинается с одного вопроса: чем сертификат руководителя отличается от сертификата сотрудника. Типовые ситуации разложены в таблице.

Для доступа представителя к ЛК ЮЛ и ЛК ИП нужна доверенность с полными полномочиями. Для ЛК ЮЛ она к тому же должна быть зарегистрирована в налоговом органе.

В сентябре 2026 года ФНС описала новый порядок доступа представителей в ЛК ИП. По МЧД и своей УКЭП представитель подаёт документы, подписывает отчётность, работает с контрольно-кассовой техникой и единым налоговым счётом. Для предпринимателя это способ передать бухгалтеру работу в кабинете, не отдавая ему собственную подпись.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Важный нюанс из практики: бухгалтер, который ведёт несколько организаций, выпускает одну УКЭП на себя как на физическое лицо, а права от каждой организации прикрепляются к ней доверенностями. Когда он прекращает работать с одной из компаний, подпись не перевыпускают. Доверенность этой компании отзывают, ключ остаётся прежним.

Проверьте, на кого выпущены сертификаты, которыми сейчас подписывают документы компании. Сертификат руководителя закрывает только его собственные подписи. У остальных подписантов должны быть УКЭП физлица и МЧД.

Сколько доверенностей нужно одному сотруднику и где их выпускать

Правила работы с доверенностью устанавливает площадка, где её применяют. Часть 1 статьи 17.5 63-ФЗ разрешает оператору информационной системы утвердить свою форму доверенности и дополнительные требования к ней. Если форма не определена и не размещена, применяется форма, которую Минцифры формирует и размещает на Госуслугах. Единые требования к форме установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Базовый единый формат версии 003 (ЕМЧД) вместе с руководством опубликован на портале Госуслуг.

У налоговой на дату публикации два параллельных варианта. Формат ФНС версии 5.03 предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами. ЕМЧД 003 подходит и для ФНС, и для контрагентов. Это разграничение ФНС повторила в разъяснении о форматах МЧД от 15 сентября 2026 года. С 1 марта 2025 года налоговая принимает ЕМЧД 003. При её использовании документы направляют без информационного сообщения о представительстве.

Одной доверенности не хватит сотруднику, который подписывает документы у оператора документооборота, сдаёт отчётность, участвует в торгах и работает с маркировкой. Их число определяется количеством систем с разными требованиями, в которых он подписывает документы от имени компании. В практике Добыто при планировании перехода сначала составляют перечень таких систем по каждому подписанту и только после этого считают доверенности.

Место выпуска доверенности и то, что нужно проверить заранее, зависят от системы-получателя.

Единого места выпуска и отзыва для всех доверенностей компании нет. Кабинет налоговой охватывает доверенности для ФНС и контрагентов, а доверенности маркировки и портала закупок оформляются в кабинетах этих систем.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Несколько доверенностей на одного человека появляются из-за правил приёмных систем, перестраховки в этом нет: каждая система устанавливает свои требования. Поэтому при планировании я советую считать системы, в которых сотрудник подписывает документы. Сколько разных систем, столько потенциально и доверенностей. Составьте этот перечень до того, как выпускать первую МЧД.»

Раздел «Доверенности» в ЛК ЮЛ и ЛК ИП: что в нём видно

2 сентября 2025 года ФНС описала обновлённый раздел «Доверенности» в личных кабинетах налогоплательщика ЮЛ и ИП. Раздел объединяет доверенности для налоговых органов и для работы с контрагентами. Для ревизии в нём есть такие инструменты:

• вкладка «Доверенности между организациями» с доверенностями, выданными для работы с контрагентами, и доступ к доверенностям для налоговых органов;
• хранение доверенностей в блокчейн-хранилище;
• поиск по номеру или реквизитам и фильтрация по статусу и роли пользователя;
• карточка каждой доверенности с актуальным статусом;
• скачивание PDF-визуализации доверенности.

Ревизию в разделе ведут через фильтр по статусу и роли: компания видит действующие доверенности и сверяет их со списком сотрудников. PDF-визуализацию удобно сохранять в реестр. Тогда у кадровой службы есть читаемый экземпляр, и XML открывать не нужно.

Раздел показывает доверенности, связанные с ФНС и контрагентами. Доверенность из личного кабинета системы маркировки применяется только в этой системе и отзывается только там. Доверенности для закупок по 44-ФЗ создаются в кабинете портала закупок. Поэтому кабинет налоговой не заменяет сводный реестр компании.

Представитель входит в ЛК ЮЛ по сертификату физлица, если у него есть зарегистрированная в налоговом органе доверенность с полными полномочиями. Требование действует с 1 сентября 2024 года и касается доступа к кабинету. Общим правилом для любой доверенности оно не становится.

Откройте раздел и отфильтруйте доверенности по статусу. Затем сверьте действующие со штатом: доверенность на уволенного сотрудника сразу попадает в список на отзыв, а истёкшие отмечаются в реестре как закрытые.

Как выпустить МЧД через сервис ФНС: подпись, полномочия, реестр

Сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме» формирует доверенности и для налоговой, и для обмена между организациями. В нём указывают сведения о доверителе и представителе, срок и полномочия, после чего файл подписывают КЭП. ФНС описывает сервис как бесплатный. Подписывает доверенность УКЭП руководитель, действующий без доверенности, либо представитель с правом передоверия. Для нотариально удостоверенной доверенности используют УКЭП нотариуса.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Последовательность действий ФНС описала в инструкции по созданию МЧД от 17 июля 2026 года. На первом экране сервиса три этапа: выбор типа, ввод сведений и просмотр результата. В единой форме сначала заполняют категорию доверителя, затем фамилию, имя, отчество, дату рождения и пол.

Полномочия в МЧД: код из классификатора или текст

Полномочия указывают кодами классификатора. Если подходящего кода нет, их пишут текстом. В налоговом обмене применяют справочник полномочий ФНС. Системы других ведомств вправе вести собственные классификаторы и требования: Банк России кодирует полномочия по классификатору ЕСНСИ.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В классификаторе полномочий уже несколько тысяч записей, поэтому подобрать коды за пять минут не получается, и компании на этом шаге ошибаются. С текстовыми полномочиями вопросов меньше. Их сверяют с требованиями системы или с бумажной доверенностью, которая была у сотрудника. Рабочий приём такой: возьмите бумажную доверенность и переводите её в МЧД пункт за пунктом, не описывая работу сотрудника заново. Сначала проверьте, что принимает система, где доверенность будут применять: код или текст.»

Как выпустить и зарегистрировать МЧД в сервисе ФНС: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите получателя и формат. Формат 5.03 используют только для налоговой, ЕМЧД 003 подходит для налоговой и контрагентов. Для системы маркировки сервис ФНС не используют: доверенность формируют в кабинете системы.
2. Шаг 2. В сервисе ФНС выберите форму, внесите сведения о доверителе и представителе, укажите дату совершения и срок действия.
3. Шаг 3. Выберите полномочия из справочника или впишите их текстом. Если представитель будет передоверять полномочия, отметьте признак передоверия.
4. Шаг 4. Сформируйте XML-файл доверенности и сохраните его.
5. Шаг 5. Подпишите XML сертификатом руководителя, сформировав откреплённую подпись в формате SIG, P7S или SGN.
6. Шаг 6. На странице реестра доверенностей выберите раздел «МЧД». Загрузите XML в поле «Исходный документ», а файл подписи — в поле «Файл с подписью».
7. Шаг 7. Проверьте статус регистрации на портале ФНС и внесите доверенность в реестр компании.
8. Шаг 8. Если доверенность нужна в системе учёта алкоголя, загрузите туда XML и подпись только после регистрации. Затем выберите роль доступа, укажите место ведения деятельности и сгенерируйте сертификат доступа. Незарегистрированную доверенность система не примет.

Образец доверенности МЧД и структура XML-файла

Шаблон показывает структуру XML машиночитаемой доверенности и пригодится как бланк для сверки полей перед загрузкой в реестр.

Срок действия МЧД и передоверие полномочий

Гражданский кодекс не устанавливает общего максимального срока доверенности. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня совершения. Доверенность без даты совершения ничтожна. Оба правила закреплены в пункте 1 статьи 186 ГК РФ. Для реестра из этого следуют две обязательные колонки: дата выдачи и дата окончания, взятая из текста доверенности или вычисленная по правилу одного года.

Передоверие возможно, только если его разрешает исходная доверенность. Срок доверенности по передоверию не может превышать срок основной: это пункты 1 и 4 статьи 187 ГК РФ. В МЧД разрешение задаётся отдельным признаком. Банк России в разъяснениях для своего кабинета перечисляет варианты: без права передоверия, однократное передоверие и передоверие с правом последующего передоверия.

Доверенность в порядке передоверия подписывает своей УКЭП представитель, который передоверяет полномочия, и право передоверия у него должно быть. В системе маркировки доверенность подписывает руководитель организации. Это также может сделать доверенное лицо, которое уже зарегистрировано в системе и имеет право передачи полномочий.

Важный нюанс из практики: срок доверенностей контрагентов в компаниях нередко не отслеживают. Доверенность пришла, её отложили, срок неясен, а потом выясняется, что человек подписал документ, когда полномочий у него уже не было. С машиночитаемой доверенностью просроченная подпись не сработает: программа обнаружит истёкший срок и не даст подписать документ.

Отфильтруйте реестр по датам окончания и выделите доверенности, выданные в порядке передоверия. Их проверяют первыми: срок дочерней доверенности ограничен сроком основной.

Как проверить и как отозвать МЧД: каналы по системам

Единой для всех ведомств процедуры отзыва нет. Статья 17.5 63-ФЗ поручает Правительству установить порядок хранения, использования и отмены доверенностей. Фактический канал отзыва зависит от системы, где доверенность выпущена.

Статус доверенности для налоговой и контрагентов проверяют в реестре машиночитаемых доверенностей ФНС. На этом же портале загружают новые доверенности.

Доверенность можно проверить вместе с сертификатом представителя. Для этого в сервис проверки загружают сертификат представителя, XML-файл доверенности и файлы отсоединённой подписи. Сервис проверяет действительность доверенности и соответствие сведений.

У системы маркировки есть собственный сервис проверки. Через него получают полные сведения по доверенности или проверяют её по идентификатору, который присваивает система.

Каналы отзыва различаются так:

• доверенности для налоговой и контрагентов отменяют в разделе «Доверенности» ЛК ЮЛ;
• доверенности старых налоговых форматов 5.01 и 5.02 отзывают заявлением в формате 5.03. Ранее зарегистрированные доверенности этих форматов продолжают действовать, хотя формат 5.02 налоговая перестала принимать с начала 2025 года, а 5.01 — с 1 марта 2025 года;
• доверенности системы маркировки отзывают только в личном кабинете системы, и сделать это может только руководитель организации;
• доверенности портала закупок и торговых площадок отзывают по правилам этих систем.

После отзыва проверьте статус в реестре ФНС или в сервисе проверки той системы, где доверенность выпускалась, и отметьте дату в реестре компании.

Реестр доверенностей компании и отзыв полномочий при увольнении

Кабинет ФНС, кабинет системы маркировки и портал закупок показывают каждый свою часть доверенностей. Сводный список по сотрудникам и системам компания ведёт сама. По нему при увольнении видно, что и где отзывать. Для каждой доверенности в реестре фиксируют:

• сотрудника: ФИО и должность;
• систему-получателя: налоговая, контрагенты, маркировка, портал закупок, торговая площадка, кабинет Банка России;
• формат: 5.03, ЕМЧД 003 или форма системы;
• номер доверенности и GUID для налоговой;
• полномочия: коды классификатора или текст;
• дату выдачи и дату окончания;
• кто подписал доверенность и есть ли признак передоверия;
• доверенности, которые этот сотрудник выдал в порядке передоверия;
• роль в системе, если система её задаёт;
• статус и дату последней проверки.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Реестр доверенностей ведите по двум осям: сотрудник и система. Без него при увольнении физически не вспомнить, что и где отзывать. Заведите строку на каждую доверенность и сверяйте реестр при каждом увольнении подписанта.»

Чек-лист отзыва МЧД при увольнении подписанта

1. Найдите в реестре все доверенности увольняемого сотрудника по всем системам.
2. Проверьте, выдавал ли он доверенности в порядке передоверия. Заранее оформите новые доверенности на сотрудников, которые продолжают работать.
3. Отзовите каждую доверенность в той системе, где её выпускали: ЛК ЮЛ, кабинет маркировки, портал закупок или торговая площадка.
4. Проверьте статус каждой отозванной доверенности в реестре ФНС или в сервисе проверки системы.
5. Отметьте в реестре дату отзыва и закройте строки.

МЧД кадровых подписантов в КЭДО и 1С:ЗУП

Действие статьи 17.2 63-ФЗ распространяется и на кадровые документы. Если HR-специалист или директор по персоналу подписывает документы от имени работодателя своей УКЭП, он представляет МЧД. В 1С:ЗУП 3.1 доверенности для КЭДО ведут в отдельном справочнике раздела «Настройка».

В практике Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, а документы между сервисом и учётной системой синхронизируются автоматически. Перед подключением сверьте справочник доверенностей в 1С:ЗУП с реестром компании.

Типовые ошибки с МЧД и во что они обходятся

Отдельного универсального штрафа за отсутствие МЧД или ошибку в ней официальные источники на дату публикации не называют. Прямое последствие, которое называет ФНС, — отказ в приёме документа.

Ошибка 1. Бухгалтер подписывает отчётность подписью директора. Практику сохраняют, потому что она избавляет от выпуска отдельной подписи и доверенности. Она нарушает требования законодательства об электронной подписи: по статье 10 63-ФЗ контроль над ключом подписи — обязанность её владельца. Есть и вариант, когда бухгалтер каждый раз просит директора подписать документ или забирает у него токен. Он медленный: бухгалтер не может оперативно работать с сервисами и проверять результат, и возникает риск подписать несогласованный документ.

Важный нюанс из практики: известны случаи, когда бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдавал фиктивную отчётность с ошибками. Организация получала штрафы, а разбирательства шли долго. Одна УКЭП бухгалтера и МЧД от организации снимают этот сценарий: при прекращении работы доверенность отзывают, и полномочий у бухгалтера не остаётся.

Ошибка 2. Лишние реквизиты рядом с GUID в налоговом XML. В налоговой отчётности доверенность указывают 36-значным GUID. Наименование, дату и другие реквизиты доверенности к нему не добавляют. ФНС предупреждает, что избыточные реквизиты могут привести к отказу в приёме документа. Основание — письмо ФНС от 20.05.2024 № 26-1-03/0018@.

Ошибка 3. Отзыв по памяти. Без реестра при увольнении отзывают ту доверенность, о которой помнят. Полномочия бывшего сотрудника в остальных системах остаются действующими до окончания срока.

Перед ближайшей отчётной кампанией проверьте шаблоны XML в учётной системе: в поле реквизитов доверенности должен стоять только GUID.

Стоимость КЭДО и электронных подписей для сотрудников, работающих по МЧД

Стоимость зависит от тарифа и численности сотрудников. Отдельной услуги по созданию, ведению или отзыву МЧД в тарифах на дату публикации нет: доверенности выпускают в сервисах ФНС и систем-получателей.

Итоговая сумма зависит от выбранного тарифа и количества сотрудников. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия каждого тарифа собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

УКЭП нужна сотрудникам, которые подписывают документы от имени работодателя по МЧД. Её выпускают через партнёрские удостоверяющие центры, и отдельная цена на странице тарифов не опубликована.

Выводы

Наведение порядка в доверенностях начинается с разделения подписантов. Руководитель и ИП подписывают своими сертификатами без доверенности. Остальные работают по личной УКЭП физлица и набору МЧД, а количество доверенностей равно количеству систем с разными требованиями. Кабинет налоговой показывает статусы доверенностей для ФНС и контрагентов, но маркировка и закупки ведут собственные кабинеты. Поэтому сводный реестр со сроками, передоверием и каналами отзыва компания ведёт сама.

Те же правила распространяются на кадровых подписантов в КЭДО. Добыто выпускает сотрудникам ПЭП и УНЭП в рамках тарифа и синхронизирует кадровые документы с 1С:ЗУП, где учитываются и доверенности для КЭДО.

Частые вопросы о машиночитаемых доверенностях

Нужно ли указывать паспорт представителя в МЧД в 2026 году?

С 1 февраля 2026 года действует приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001. По нему паспортные реквизиты уполномоченного лица в доверенности относятся к дополнительным сведениям и обязательными не считаются. Перед выпуском сверьтесь с требованиями системы-получателя. Часть 1 статьи 17.5 63-ФЗ разрешает оператору устанавливать дополнительные требования к доверенности, поэтому отдельная система может их запросить.

Можно ли продолжать пользоваться МЧД по форме Банка России?

С 02.10.2023 участники информационного обмена в личном кабинете Банка России используют ЕМЧД версии 003. МЧД, созданные ранее по форме Банка России, действуют до окончания своего срока. Новые доверенности для этого кабинета выпускают в едином формате.

Как отменить нотариально удостоверенную МЧД?

Нотариальную доверенность отменяют через нотариуса. ФНС 26 декабря 2024 года сообщила, что сведения о нотариальной отмене автоматически передаются из реестра нотариальных действий в цифровую платформу ФНС. Отмена отражается при проверке статуса. Результат проверяют в сервисах ФНС и Федеральной нотариальной палаты.

Нужно ли переоформлять МЧД после перевыпуска сертификата сотрудника?

Доверенность не ссылается на конкретный сертификат. В сертификате указаны сведения о физическом лице, и система сверяет их с доверенностью. Если при перевыпуске подписи ФИО и другие сведения о сотруднике не изменились, доверенность продолжает работать. Если сведения изменились, например после смены фамилии, они перестанут совпадать с доверенностью, и её переоформляют.

Может ли представитель ИП работать в ЛК ИП по бумажной доверенности?

Бумажная доверенность даёт представителю только просмотр сведений в ЛК ИП, без права совершать действия. Для подачи документов, подписания отчётности, работы с ККТ и ЕНС нужны две вещи. Первая — личная УКЭП представителя. Вторая — МЧД с полными полномочиями (код 99), подписанная КЭП предпринимателя. ИП вправе отозвать полномочия представителя в любой момент.

Что изменится в 63-ФЗ по МЧД в 2027 году?

Федеральный закон от 04.08.2026 № 315-ФЗ меняет часть 1 статьи 17.2 63-ФЗ. Новая редакция вступит в силу только 1 сентября 2027 года. На дату публикации действует прежний текст: представитель подписывает документ своей УКЭП и одновременно представляет доверенность. Доверенности, которые выпускают в 2026 году, оформляют по действующим требованиям.