Создать МЧД на сайте ФНС — значит пройти форму из нескольких блоков: вид доверенности, дата и срок, сведения о доверителе, представителе и полномочиях. После этого сервис выдаёт XML-файл. Этот файл руководитель подписывает своей УКЭП, доверенность вместе с файлом подписи регистрируют в реестре и только потом загружают в систему, где сотрудник подписывает документы своей УКЭП физлица. С 01.02.2026 о представителе обязательно указывают ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН, реквизиты паспорта можно добавить дополнительно. Формат 5.03 работает только с налоговыми органами, единый формат 003 нужен для обмена с контрагентами и госорганами, а для СФР оформляют МЧД формата СФР.
Материал разбирает каждый блок формы вместе с нормой, на которой он держится: что делает доверенность ничтожной, какой срок действует, если его не указали, какие коды полномочий ставят для налоговой и почему код 99 не стоит выбирать по умолчанию. Отдельно показано, в каком сервисе создавать доверенность под ФНС, СФР, закупки и маркировку и сколько доверенностей понадобится одному сотруднику. Пошаговая инструкция по подписи и регистрации, правила указания GUID, порядок проверки и отзыва, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда нужна МЧД и в каком сервисе ФНС её создавать
МЧД нужна, если документ от имени организации подписывает сотрудник, а не руководитель. По статье 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» такой документ подписывается квалифицированной электронной подписью представителя-физлица. Доверенность прилагается к документу или передаётся способом, который установлен для конкретного обмена.
Для налоговой с 01.03.2024 действует отдельное правило. Оно закреплено в пункте 3 статьи 29 НК РФ и связано с Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ: представитель организации, которая обязана сдавать декларации и расчёты в электронном виде, действует в ФНС на основании электронной доверенности. Бумажные доверенности, оформленные после 01.03.2024, налоговая не принимает. Исключение составляют случаи, когда бумажную форму требует ГК РФ. Для ИП и физлица статья 29 НК РФ допускает нотариальную или приравненную к ней доверенность либо электронную доверенность, подписанную электронной подписью доверителя. Исключения оговорены в самой норме.
Полезно знать: директору МЧД не нужна. Он подписывает сертификатом руководителя, полученным в удостоверяющем центре ФНС. ИП, который подписывает свои документы, доверенность тоже не оформляет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше данные организации и сотрудника прописывали в одном сертификате, и из него нельзя было понять, какие действия организация разрешила этим сертификатом подписывать. Сейчас у сотрудника один сертификат с его данными как физического лица и отдельная доверенность от руководителя каждой организации, за которую он подписывает. Полномочия вынесены в документ, который читает и человек, и принимающая система. Если сотрудник работает на несколько организаций, вместо нескольких носителей у него остаётся один: проверьте, что доверенность выдана от каждой из них.»
Какой формат выбрать под систему, где сотрудник будет подписывать
Формат и сервис определяет система, которая примет доверенность: правила работы с МЧД устанавливают сами площадки, и эти правила различаются.
| Где сотрудник подписывает | Формат МЧД | Где создать | Что учесть |
|---|---|---|---|
| Налоговые органы: отчётность, получение документов | 5.03 | Сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме» | В налоговом документе указывают только 36-значный GUID доверенности |
| Контрагенты и госорганы, которые принимают единый формат | Единый формат 003 | Портал m4d.nalog.gov.ru, загрузка в распределённый реестр | Портал бесплатный, на нём же доверенность проверяют |
| СФР, в том числе ЕФС-1 | Формат СФР по приказу СФР от 27.05.2024 № 848 | ПО, оператор электронного документооборота или «АРМ Доверенность», регистрация в реестре СФР через оператора | Для ЕФС-1 нужно полномочие SFR_000001 или вышестоящее; применять после статуса «Зарегистрирована» |
| Закупки по 44-ФЗ и закупки у субъектов малого предпринимательства по 223-ФЗ | По правилам ЕИС | Личный кабинет на портале закупок | Требования к формату проверяют в самой ЕИС |
| Остальные закупки по 223-ФЗ и коммерческие торги | По правилам площадки | Зависит от конкретной площадки | Преобладающая часть площадок принимает ранее созданную доверенность |
| Система маркировки | Доверенность системы маркировки | Только личный кабинет системы, отзыв — там же | Для другой государственной системы нужна отдельная доверенность |
| Система учёта алкоголя | Единая форма | Портал ФНС, регистрация в реестре ФНС | После регистрации доверенность и подпись загружают в систему, выбирают роль доступа и место деятельности |
Сколько систем с разными требованиями, столько доверенностей понадобится одному сотруднику. Единого универсального решения на дату публикации нет.
Важный нюанс из практики: в Добыто при планировании перехода на МЧД мы считаем не сотрудников, а сценарии: сколько разных систем, столько потенциально и доверенностей. Пять доверенностей на одного человека появляются потому, что каждая приёмная система устанавливает свои правила.
Доверенность для налоговых органов формируют в сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме». Сервис работает в АИС «Налог-3», собирает обязательные поля и проверяет готовый XML на соответствие форматам ФНС. Основаниями сервиса названы статья 185 ГК РФ, НК РФ и статья 17.2 63-ФЗ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Единый формат 003 создают на бесплатном портале самообслуживания m4d.nalog.gov.ru: там же доверенность проверяют и загружают в распределённый реестр. Инструкцию одного сервиса на другой без проверки не переносят, так как у них разные форматы и разные получатели.
Когда МЧД с сайта ФНС не подойдёт
Налоговая МЧД не заменяет доверенность для СФР. После перехода фонда на Единую цифровую платформу для документа, подписанного УКЭП физлица, требуется МЧД формата СФР, а саму доверенность регистрируют в реестре СФР через оператора. Перечень полномочий и порядок регистрации приведены в разделе СФР об электронном документообороте для работодателей.
Для ЕИС на дату публикации нет подтверждённого правила, по которому налоговая МЧД заменяет доверенность для закупки. Требования проверяют в самой закупочной системе. В систему маркировки доверенность с сайта ФНС не загружают: её формируют и отзывают только в личном кабинете системы.
Образец структуры XML-файла машиночитаемой доверенности
Шаблон показывает, как устроен XML-файл МЧД, и пригодится для сверки сформированного файла перед подписью руководителя.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
Что подготовить до заполнения формы МЧД
Важный нюанс из практики: в Добыто подготовку к оформлению МЧД начинают с вопроса, чей сертификат будет стоять под документами. Сертификат руководителя и сертификат сотрудника путают регулярно, а от этого зависит, нужна ли доверенность вообще.
Если документы будет подписывать сотрудник, до открытия формы соберите:
- УКЭП руководителя или иного лица, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Ею подписывают готовый XML.
- УКЭП физлица на имя представителя. ФНС рекомендует выдать сотруднику собственный ключевой носитель и сертификат на его имя и не передавать ему носитель руководителя.
- Сведения о представителе: ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Реквизиты документа, удостоверяющего личность, понадобятся, только если вы решите их указать.
- Сведения о доверителе. Если доверенность выдаётся от имени филиала, представительства или иного обособленного подразделения, подготовьте сведения о нём и о его руководителе.
- Перечень поручений: бумажную доверенность сотрудника или список действий, которые он выполняет в целевой системе.
- Требования целевой системы: формат МЧД и способ указания полномочий, текстом или кодом классификатора.
- Срок действия доверенности и решение о праве передоверия.
Недостающие сведения можно внести позже: сервис ФНС сохраняет черновик доверенности в XML и продолжает заполнение после загрузки этого файла.
Разбор полей формы МЧД на сайте ФНС по блокам
По инструкции ФНС от 17.07.2026 форма идёт в таком порядке: вид доверенности, сведения о доверенности, доверитель, представитель, полномочия, проверка сведений и формирование XML. Набор подполей внутри блоков зависит от выбранного вида доверенности и категории доверителя, а исчерпывающего перечня подполей с их обязательностью инструкция не содержит. Каждый блок разобран через требования норм: эти сведения обязательны для доверенности независимо от того, как их подписывает интерфейс.
Перед заполнением сверьте каждый блок с нормой, которая его регулирует.
| Блок формы | Что указывают | Основание | Что проверить |
|---|---|---|---|
| Вид доверенности | Единая форма или иной вид, который предлагает сервис | Инструкция ФНС от 17.07.2026 | Формат совпадает с требованиями целевой системы |
| Сведения о доверенности | Дата совершения, срок действия, право передоверия | Статьи 186 и 187 ГК РФ | Дата заполнена; срок передоверия не выходит за срок основной доверенности |
| Доверитель | Лицо, от имени которого выдаётся доверенность, включая филиал или обособленное подразделение и его руководителя | Приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001 | Доверитель совпадает с организацией или подразделением, за которое подписывает сотрудник |
| Представитель | ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН; паспорт — дополнительно | Приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001 | Сведения совпадают с сертификатом УКЭП представителя |
| Полномочия | Идентификатор и наименование из классификатора | Приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001 | Коды соответствуют реальным поручениям сотрудника |
| Проверка и формирование XML | Итоговый XML-файл доверенности | Форматы ФНС | Сведения выверены до подписи, GUID сохранён |
Три блока из шести регулирует приказ Минцифры № 1001, действующий с 01.02.2026. Шаблоны доверенностей, подготовленные до этой даты, сверяйте с новым составом сведений.
Согласие на обработку персональных данных
Работа в сервисе начинается с кнопки «Продолжить» и согласия на обработку персональных данных. Сервис предупреждает, что персональные сведения из доверенности передаются на сервер ФНС. В тексте согласия названа статья 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Вид доверенности
В первом блоке выбирают вид доверенности. В инструкции от 17.07.2026 ФНС называет вариант «Единая форма доверенности» подходящим для преобладающего числа случаев. Для налоговых органов действует формат 5.03: налоговая принимает его с 10.01.2025 по приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@ в редакции приказа от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@. По разъяснению УФНС по Пермскому краю, этот формат предназначен только для взаимодействия с налоговыми органами. Вид выбирают по системе, в которой доверенность будут применять: требования налоговой, единого формата и СФР различаются.
Сведения о доверенности: дата совершения, срок и передоверие
Дату совершения заполняют всегда. По пункту 1 статьи 186 ГК РФ доверенность без даты ничтожна, и представитель полномочий по ней не получает. Если срок действия не указан, доверенность действует 1 год со дня совершения. Максимального срока ГК РФ не устанавливает, срок задаёт доверитель.
Право передоверия включают, если представитель будет передавать полномочия дальше. По статье 187 ГК РФ передоверие возможно, если такое право есть в основной доверенности или передоверие предусмотрено законом. Срок доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок основной. Формат 5.03 передоверие поддерживает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сведения о доверителе
В блоке доверителя указывают лицо, от имени которого выдаётся доверенность. С 01.02.2026 приказ Минцифры № 1001 прямо включает в сведения о доверителе — российском юрлице филиалы, представительства и иные обособленные подразделения, а также их руководителей. Перед переходом к следующему блоку сверьте, что доверитель совпадает с организацией или подразделением, за которое сотрудник будет подписывать.
Сведения о представителе
Представитель — тот, чья УКЭП будет стоять на документах. По приказу Минцифры № 1001 о нём обязательно указывают фамилию, имя, отчество при наличии, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Реквизиты документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код выдавшего органа), с 01.02.2026 вносят дополнительно, по решению доверителя.
Важный нюанс из практики: в Добыто регулярно спрашивают, надо ли переделывать доверенности после перевыпуска подписи сотрудника. Оператор системы маркировки подтверждает, что доверенность не ссылается на сертификат: система сверяет сведения о физическом лице из сертификата со сведениями о представителе в доверенности. При перевыпуске подписи доверенность продолжает работать, если сведения о лице не изменились.
Полномочия: идентификатор и наименование из классификатора
С 01.02.2026 полномочия в МЧД указывают идентификатором и наименованием из классификатора. Система, где применяется доверенность, может принимать полномочия текстом или кодом. Текст сверяют с требованиями системы или с бумажной доверенностью сотрудника, коды подбирают по классификатору.
Факт: в классификаторе полномочий уже несколько тысяч записей. Подбор кодов требует сверки с правилами системы, в которой будет работать доверенность.
Для налоговой МЧД УФНС по Пермскому краю в разъяснении от 15.09.2026 приводит коды 03, 21 и 22 как типовой набор для подписания и представления документов и получения документов от налогового органа. Код 99 заменяет остальные полномочия. Набор кодов опубликован в разъяснении регионального управления, закон его не фиксирует. Коды выбирают по реальным поручениям сотрудника, а код 99 по умолчанию передаёт ему весь объём полномочий сразу.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Выбор полномочий начинайте с правил системы, где будет работать доверенность: она определяет, указывать их текстом или кодом из классификатора. Описывать работу сотрудника заново не нужно. Возьмите его бумажную доверенность и переведите её в коды пункт за пунктом: так электронная доверенность повторит объём полномочий, который у сотрудника уже был.»
Проверка сведений и формирование XML
На последнем шаге сервис показывает введённые сведения и формирует XML-файл, который проверяется на соответствие форматам ФНС. Опечатки в СНИЛС, ИНН и дате рождения представителя исправляют на этом шаге, до того как файл уйдёт на подпись руководителю.
Подпись руководителя и регистрация МЧД в реестре
Готовый XML подписывает руководитель своей УКЭП или другое лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Подпись создаётся отдельным файлом, и в реестр загружают оба файла.
Как создать отсоединённую подпись XML-файла
Подпись формируют в криптопровайдере. В «Инструментах КриптоПро» на вкладке «Создание подписи» выбирают сертификат руководителя, ставят галочку «Создать отсоединённую подпись», указывают XML-файл доверенности и место сохранения подписи. Результат — отдельный файл подписи в одном из форматов, которые ФНС перечисляет для загрузки в реестр: SIG, P7S или SGN.
Мария Ж, автор более 1000 статей о цифровой подписи и КЭДО: «Машиночитаемость доверенности обеспечивает XML: площадки считывают его автоматически, потому что файл собран по определённой структуре. Но к этому файлу всегда должна идти электронная подпись, как правило отдельным файлом, где отражено, что документ подписан сертификатом руководителя организации. Это та же конструкция отсоединённой подписи, что и при подаче документов в суд. Храните оба файла вместе и передавайте их парой.»
Загрузка в реестр, статус и GUID
В реестр загружают оба файла: XML доверенности — в поле «Исходный документ», файл подписи SIG, P7S или SGN — в поле «Файл с подписью». После загрузки проверьте статус регистрации и сохраните GUID доверенности. GUID содержится внутри XML и в имени файла, и в памятке ФНС по машиночитаемым доверенностям отдельно рекомендовано его не терять.
Для СФР последовательность своя: доверенность формата СФР подписывают УКЭП руководителя, направляют через оператора в реестр СФР и используют после статуса «Зарегистрирована».
Внимание: регистрация в реестре ФНС идёт до загрузки доверенности в целевую систему. Незарегистрированную доверенность система не примет, поэтому порядок шагов не меняют.
Как создать и зарегистрировать МЧД на сайте ФНС: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите систему, где сотрудник будет подписывать документы, и выберите сервис: для налоговых органов — «Создание и проверка доверенности в электронной форме», для единого формата 003 — портал m4d.nalog.gov.ru.
- Шаг 2. Нажмите «Продолжить» и дайте согласие на обработку персональных данных.
- Шаг 3. Выберите вид доверенности и заполните сведения о доверенности: дату совершения, срок действия, право передоверия.
- Шаг 4. Внесите сведения о доверителе и представителе. Для представителя обязательны ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН.
- Шаг 5. Выберите полномочия по реальным поручениям сотрудника, проверьте сводку и сформируйте XML. Если сведений не хватает, сохраните черновик в XML и вернитесь к нему позже.
- Шаг 6. Руководитель подписывает XML своей УКЭП и создаёт файл отсоединённой подписи.
- Шаг 7. Загрузите XML в поле «Исходный документ», файл подписи — в поле «Файл с подписью», дождитесь регистрации и сохраните GUID.
- Шаг 8. Загрузите доверенность и файл подписи в целевую систему.
Как проверить, применить и отозвать МЧД
Доверенность проверяют по полным сведениям или по идентификатору, который ей присвоен в системе.
Проверка доверенности и сертификата представителя
В сервисе проверки МЧД на Госуслугах загружают три файла: сертификат представителя, XML доверенности и файлы её отсоединённой подписи. Сервис проверяет действительность доверенности и соответствие сведений в ней сертификату представителя. Сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме» проверяет XML на соответствие форматам ФНС, портал m4d.nalog.gov.ru — доверенности единого формата.
Как указывать GUID в налоговых документах
В электронном документе для налоговой с 01.03.2024 в поле реквизитов документа о полномочиях указывают только 36-значный GUID доверенности. Прочие реквизиты в этом поле могут привести к отказу в приёме документа. Порядок изложен в письме ФНС от 20.05.2024 № 26-1-03/0018@ и в разъяснении ФНС о применении машиночитаемых доверенностей.
Отзыв МЧД
Электронную налоговую доверенность отзывают заявлением об отзыве. Заявление формата 5.03 по приказу ФНС от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@ распространяется на доверенности форматов 5.01, 5.02 и 5.03. Доверенность для системы маркировки отзывают только в личном кабинете этой системы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «При передоверии отзыв родительской доверенности отзывает и дочерние: в системе маркировки цепочка снимается сверху вниз автоматически. При увольнении это удобно, но при плановом отзыве доверенности руководителя среднего звена полномочий лишаются все, кому он их передоверил. Перед отзывом проверьте, кто получил полномочия по передоверию, и подготовьте им новые доверенности.»
Лайфхак: ведите реестр доверенностей по сотрудникам и системам. Без него при увольнении сложно восстановить, какие доверенности и в каких системах нужно отозвать.
Стоимость КЭДО с электронными подписями для сотрудников в 2026 году
Стоимость зависит от тарифа и численности: оплата считается за сотрудника в месяц, а набор видов подписи различается по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | до 25 сотрудников |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | неограниченно сотрудников; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | SLA 99.9% |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП для сотрудников | по запросу | через партнёров — удостоверяющие центры |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Сотрудник, который подписывает кадровые документы от имени работодателя своей УКЭП, действует по МЧД, поэтому для такой схемы подходит тариф с поддержкой УКЭП. Состав тарифов и условия перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Форма ФНС собирает сведения в фиксированном порядке, а юридическую силу доверенности определяют дата совершения, срок, сведения о представителе по приказу Минцифры № 1001 и полномочия из классификатора. Формат выбирают по принимающей системе: 5.03 для налоговой, 003 для контрагентов и госорганов, отдельный формат для СФР. Доверенность начинает работать после отсоединённой подписи руководителя и регистрации в реестре, а в налоговых документах на неё ссылаются только по GUID.
В Добыто сотрудники подписывают кадровые документы ПЭП, УНЭП и УКЭП, и мы советуем вести реестр доверенностей по сотрудникам и системам с первого дня перехода: при увольнении сразу видно, что и где отзывать.
Частые вопросы о создании МЧД на сайте ФНС
Можно ли оформить МЧД на сотрудника, у которого ещё нет УКЭП?
Можно. В МЧД указывают сведения о представителе как о физическом лице: ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН. В системе маркировки сертификат сотрудника при формировании доверенности необязателен: если его выбрать, сведения подтянутся из открытой части сертификата, если нет, поля заполняют вручную. Подписывать документы от имени организации сотрудник начнёт только после получения УКЭП физлица на своё имя: по статье 17.2 63-ФЗ документ подписывается квалифицированной подписью самого представителя.
Может ли сотрудник сам отозвать свою МЧД?
В системе маркировки нет: отозвать доверенность может только руководитель организации. Для налоговых доверенностей отзыв оформляют заявлением об отзыве формата 5.03 по приказу ФНС от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@. При увольнении сотрудника проверьте все системы, где у него есть доверенности, и отзовите каждую по правилам этой системы.
Кто может подписать МЧД вместо руководителя?
XML доверенности подписывает УКЭП лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Другой представитель выдаёт доверенность только в порядке передоверия по статье 187 ГК РФ, если такое право есть в его основной доверенности. В системе маркировки доверенность подписывает руководитель либо доверенное лицо, уже зарегистрированное в системе и имеющее право передачи полномочий.
Что изменится в оформлении МЧД с 1 сентября 2027 года?
Федеральный закон от 04.08.2026 № 315-ФЗ предусматривает с 01.09.2027 представление электронной доверенности в машиночитаемом виде по единой форме, которую формирует и размещает уполномоченный федеральный орган на Госуслугах. С этой же даты вступают изменения в статью 17.2 63-ФЗ. На дату публикации доверенности оформляют в действующих форматах: 5.03 для налоговой, единый формат 003 и формат СФР.
Можно ли объединить в одной МЧД полномочия для разных систем?
Частично. Полномочия для работы с системой учёта алкоголя, подписания таможенных документов и документов по сделкам с контрагентами объединяют в одной доверенности. Работа с порталом закупок, отчётность в СФР и в налоговую — разные сценарии с разными требованиями, для них оформляют отдельные доверенности. Доверенность, созданная в личном кабинете системы маркировки, работает только в этой системе.
Как оформить МЧД на сотрудника в системе маркировки?
Сотрудника добавляют в личный кабинет организации и формируют на него доверенность в этом же кабинете. При добавлении выбирают одну роль: администратор или сотрудник без права подписи, который может только просматривать информацию. Две роли одному сотруднику одновременно не назначают, а сотрудников с одной ролью может быть сколько угодно. После подписи доверенности сотрудник работает в системе самостоятельно.
