Электронную доверенность сотруднику подписывает руководитель компании или другое лицо, которое вправе действовать от её имени без доверенности, своей УКЭП. МЧД представляет собой XML-файл. Его формируют на портале ФНС или на платформе Госуслуг, подписывают отсоединённой подписью, получают второй файл .sig, .p7s или .sgn и загружают оба файла в реестр ФНС. По инструкции ФНС обработка занимает 1-2 часа, максимум 24 часа. После регистрации сотрудник подписывает документы компании личной УКЭП физлица и передаёт номер доверенности либо XML с файлом подписи. Формат выбирают по принимающей системе. Для налоговой и контрагентов на одной МЧД используют единый формат 003, а доверенность для системы маркировки создают только в её личном кабинете.
Материал отвечает на четыре вопроса: кто вправе подписать МЧД и кому она не нужна, как выбрать формат и полномочия, какие файлы передать сотруднику и что ему сохранить. Отдельно разобраны передоверие, смена директора, увольнение и отзыв доверенности. В середине статьи находятся пошаговая инструкция и таблица форматов. Во второй половине собраны образец структуры XML, тарифы на подписи для сотрудников на октябрь 2026 года и ответы на частые вопросы.
XML-файл доверенности можно подписать в форме ниже: она создаёт отсоединённую подпись, на выходе получаются два файла, документ и .sig, для загрузки в реестр ФНС.
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Кто подписывает МЧД и кому она не нужна
Руководитель организации подписывает документы собственной квалифицированной электронной подписью юридического лица без доверенности. Он действует от имени компании по статье 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». МЧД нужна тому, кто подписывает за организацию и при этом не является её руководителем. Это бухгалтер, который сдаёт отчётность, сотрудник, который подписывает документы у оператора ЭДО, участвует в торгах или работает с системой маркировки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Первичную доверенность подписывает доверитель, то есть руководитель или другое лицо, которое вправе действовать без доверенности. Сам сотрудник свою МЧД не подписывает. Для подписи нужна УКЭП руководителя. Руководители коммерческих организаций получают квалифицированные сертификаты в УЦ ФНС. Сотруднику для работы по доверенности нужна собственная УКЭП физлица: ею он подписывает документы, а МЧД подтверждает его полномочия.
С 01.09.2024 представитель, который подписывает электронные документы от имени юрлица или ИП, обязан использовать связку из личной УКЭП физлица и МЧД. Переходный период закончился 31.08.2024. Для налогоплательщиков, обязанных сдавать отчётность в электронном виде, требование по налоговой отчётности действовало с 01.03.2024. Эту схему ФНС описывает на странице о применении электронной подписи представителями организаций. Там же указано, что доверенность подтверждает полномочия перед третьими лицами.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Раньше полномочия сотрудника записывали в сертификат, и по нему нельзя было понять, что именно ему разрешено подписывать. Теперь у человека один сертификат физлица, а полномочия вынесены в отдельный читаемый документ от каждой организации, за которую он подписывает. Бухгалтеру, который ведёт несколько компаний, вместо нескольких токенов нужен один. Проверьте, на кого выпущены сертификаты, которыми у вас сейчас подписывают отчётность.»
Когда доверенность не оформляют
Доверенность не нужна в трёх случаях:
- Директор подписывает документы компании сертификатом руководителя из УЦ ФНС.
- Индивидуальный предприниматель подписывает собственные документы.
- Руководитель и лицо, которое работает в системе, совпадают.
МЧД также не служит доверенностью работника на подписание собственных кадровых документов. Электронный кадровый документооборот регулирует статья 22.3 ТК РФ, и она касается подписей работника и работодателя в кадровых документах, а не представительства организации перед ФНС или контрагентом. В практике Добыто работник подписывает свои кадровые документы ПЭП или УНЭП, и доверенность для этого не оформляется.
Важный нюанс из практики: на вебинарах удостоверяющих центров вопрос «нужна ли доверенность директору» звучит по несколько раз за одну встречу. Причина в том, что люди не различают сертификат руководителя и сертификат сотрудника. До оформления МЧД проверьте, кто указан владельцем в сертификате, которым планируете подписывать: руководитель организации или физлицо-работник.
Единый формат 003 или налоговый 5.03: какую МЧД выбрать и сколько их нужно
Формат 5.03 принимают только налоговые органы. Если одной доверенностью нужно закрыть и налоговую, и контрагентов, ФНС с 15.09.2026 рекомендует выбирать единый формат 003. Он размещён на Госуслугах, а МЧД этого формата создают на платформе Госуслуг или на портале ФНС. По статье 17.5 63-ФЗ оператор государственной информационной системы вправе установить дополнительные требования, а ГИС и Банк России могут утверждать собственные формы для своих систем. Поэтому формат 003 не гарантирует, что доверенность примут все системы.
Каталог формата МЧД на partners.gosuslugi.ru содержит сам формат и материалы к нему. Его не путают с назначением ролей в личном кабинете организации. Права доступа к функциям конкретной системы сами по себе не подтверждают полномочие подписывать от имени юрлица перед третьими лицами.
Таблица показывает, где принимают каждый формат и какие у него ограничения на октябрь 2026 года.
| Формат или система | Где применяется | Статус и ограничения |
|---|---|---|
| Единый формат 003 | Налоговая и контрагенты на одной МЧД | Оператор ГИС вправе установить дополнительные требования (ст. 17.5 63-ФЗ); приём всеми системами не гарантирован |
| Налоговый формат 5.03 | Только налоговые органы | Приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@, действует с 01.03.2024; изменения внесены приказом от 16.10.2024 № ЕД-7-26/858@ |
| Форматы 5.01 и 5.02 | Налоговые органы | Новые 5.02 не принимаются с начала 2025 года; новые 5.01 и заявления об их отзыве не принимаются с 01.03.2025; ранее представленные сохраняют действие |
| Собственные формы ГИС и Банка России | Конкретная система | Доверенность, оформленная в личном кабинете системы маркировки, используется только в этой системе |
| Единая форма с Госуслуг по 315-ФЗ | Доверенности по ст. 17.2 и 17.3 63-ФЗ | С 01.09.2027; дополнительные формы сохраняются для отдельных ГИС, участников финансового рынка и нотариальных доверенностей; в октябре 2026 года не действует |
Для типовой задачи «сотрудник сдаёт налоговую отчётность и подписывает документы с контрагентами» подходит одна МЧД формата 003. Системы с собственной формой требуют отдельной доверенности. Ранее зарегистрированные 5.01 и 5.02 продолжают работать до окончания срока, указанного в них.
Количество доверенностей на одного сотрудника зависит от числа сценариев, а не от числа должностей. Часть полномочий объединяют в одной МЧД: работу с системой учёта алкоголя, маркировку, подписание таможенных документов и документов по сделкам с контрагентами. Работа с порталом закупок, отчётность в фонд и налоговую предъявляют разные требования, и для них оформляют отдельные доверенности.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Пять доверенностей на одного сотрудника появляются потому, что каждая принимающая система устанавливает свои правила. При планировании перехода считайте сценарии: сколько разных систем, столько потенциально и доверенностей. Ведите реестр по связке «сотрудник — система», тогда при увольнении сразу видно, что и где отзывать.»
Мы рекомендуем клиентам вести такой реестр с первого дня. В нём фиксируют номер МЧД, формат, систему, срок действия и наличие права передоверия.
Факт: для закупок по 44-ФЗ и закупок у субъектов малого предпринимательства по 223-ФЗ доверенность создаётся в личном кабинете на портале закупок. Для остальных закупок по 223-ФЗ и коммерческих торгов порядок устанавливает конкретная площадка, при этом большинство площадок принимает ранее созданную доверенность.
Что подготовить до подписания: сертификат, реквизиты, полномочия и срок
В МЧД указывают данные доверителя и представителя, полномочия, дату выдачи и срок действия. Состав обязательных полей зависит от формата и системы. С 01.02.2026 действует приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001, который внёс в формат три изменения:
- паспортные данные представителя больше не обязательны;
- реквизиты доверенности распространены на филиалы, представительства и иные обособленные подразделения;
- полномочие указывают названием вместе с идентификатором.
Полномочия вызывают больше всего вопросов при заполнении. Система может принимать их в текстовом виде или кодом из общего классификатора. С текстом проще: его формулируют по требованиям системы или по бумажной доверенности сотрудника. С кодами сложнее, потому что классификатор большой. В обоих случаях исходят из правил той системы, где доверенность будут применять.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: в общем классификаторе полномочий уже несколько тысяч записей. Возьмите бумажную доверенность, которая была у сотрудника, и переводите её пункт за пунктом, не пытаясь заново описать всю его работу.
Что проверить до подписания МЧД
- Сертификат УКЭП руководителя действует, и на компьютере установлен криптопровайдер, который умеет создавать отсоединённую подпись.
- Определены все системы, в которых сотрудник будет подписывать документы, и по каждой выбран формат: 003, 5.03 или собственная форма системы.
- Полномочия сформулированы по правилам принимающей системы, текстом или кодами классификатора.
- В доверенности указаны дата совершения и срок действия.
- Решено, разрешено ли передоверие и в каком объёме: отсутствует, однократное или последующее.
- У сотрудника есть личная УКЭП физлица или запланирован её выпуск к началу работы по доверенности.
Образец структуры XML машиночитаемой доверенности
Комплект состоит из одного файла: это DOCX с образцом и структурой XML МЧД для сверки полей перед заполнением, а не готовый XML для загрузки в реестр.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
Как подписать МЧД УКЭП руководителя и зарегистрировать её в реестре ФНС
Процедура ФНС на 2026 год состоит из четырёх действий. Сначала формируют XML доверенности, затем подписывают его УКЭП руководителя или ИП отсоединённой подписью. После этого загружают XML и файл подписи в реестр и проверяют статус в разделе «Мои доверенности». Экраны и порядок полей описаны в инструкции ФНС по созданию и регистрации МЧД. Официальные разъяснения требуют УКЭП доверителя, а обязательное использование приложения «Госключ» для создания или подписания МЧД в них не установлено.
Отсоединённая подпись: какие файлы получаются
Подписанная МЧД состоит из двух файлов: XML с доверенностью и отдельного файла подписи с расширением .sig, .p7s или .sgn. ФНС требует именно открепленную подпись и раздельную загрузку обоих файлов. Подпись внутри XML реестр не примет. В криптопровайдере при подписании отмечают пункт «Создать отсоединённую подпись» и выбирают сертификат руководителя. В Добыто.Подпись файл подписывается так же: загружаете документ и получаете на выходе документ и файл .sig.
Подписанный XML не редактируют. Портал ФНС перед загрузкой проверяет, менялся ли файл после подписания, а проверка подписи сравнивает контрольные значения документа. Если в доверенность внесена хотя бы одна правка, прежняя подпись её не подтверждает, и исправленный файл подписывают заново.
Как подписать и зарегистрировать МЧД: пошаговая инструкция
- Шаг 1. На портале ФНС или на платформе Госуслуг создайте доверенность, выберите формат (003 для налоговой и контрагентов, 5.03 только для налоговой), заполните сведения о доверителе и представителе, укажите полномочия, дату и срок, скачайте XML.
- Шаг 2. Подпишите XML УКЭП руководителя или лица, которое действует без доверенности, с отметкой «Создать отсоединённую подпись». Сохраните файл подписи .sig, .p7s или .sgn рядом с XML.
- Шаг 3. Не открывайте XML на редактирование после подписания. Если нужна правка, внесите её и подпишите файл заново.
- Шаг 4. Загрузите XML и файл подписи в распределённый реестр ФНС. Портал проверит формат и подпись, включая изменения после подписания.
- Шаг 5. Откройте «Мои доверенности» и дождитесь статуса «Зарегистрирована». Ориентир по инструкции ФНС — 1-2 часа, максимум 24 часа.
- Шаг 6. Сохраните номер доверенности и передайте сотруднику комплект файлов и реквизитов.
- Шаг 7. Если доверенность нужна в системе с собственными правилами, загрузите её туда только после регистрации в реестре ФНС.
Статус, GUID и номер доверенности
Идентификатор GUID создаётся автоматически. Он есть в названии файла и внутри XML. Сам по себе GUID не подтверждает регистрацию: подтверждением служит статус «Зарегистрирована» в реестре. Номер зарегистрированной доверенности сохраняют. Для проверки в форме ФНС указывают GUID, ИНН организации и ИНН поверенного. Открытого универсального перечня кодов ошибок регистрации ФНС не публикует, поэтому при отказе ориентируются на сообщение конкретной проверки и исправляют указанное в нём поле или подпись.
Как передать МЧД сотруднику и что он должен сохранить
Сотрудник получает от компании не токен, а комплект файлов и реквизитов. Порядок передачи зависит от принимающей системы. Для зарегистрированной доверенности представителю передают её реквизиты и адрес реестра, а он указывает их в электронном документе. В обороте между компаниями доверенность можно не прикладывать файлом, если с контрагентом договорились о её хранении в реестре. Тогда передают уникальный номер МЧД, ИНН компании и ИНН представителя. Другие системы принимают XML вместе с отсоединённой подписью.
Сотрудник сохраняет у себя пять элементов:
- XML-файл доверенности;
- файл отсоединённой подписи .sig, .p7s или .sgn к нему;
- GUID и номер МЧД;
- сведения о месте хранения в реестре;
- подтверждение статуса «Зарегистрирована».
Ключевой носитель директора в этот комплект не входит. ФНС прямо предупреждает: ключевой носитель третьим лицам не передают. Обязанность сохранять конфиденциальность ключа лежит на его обладателе по части 1 статьи 10 63-ФЗ.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Бухгалтер, который хранит токен директора и подписывает им отчётность, нарушает требования законодательства об электронной подписи, хотя такая практика распространена. Сохранять конфиденциальность ключа обязан его владелец по статье 10 63-ФЗ, и ссылка на то, что ключ был у другого человека, эту обязанность не снимает. Бухгалтеру выпускают его собственную УКЭП физлица и оформляют МЧД, а ключ директора остаётся у директора.»
Внимание: для системы учёта алкоголя доверенность сначала регистрируют в реестре налоговой службы и только потом загружают в саму систему. Незарегистрированную доверенность система не примет, порядок шагов менять нельзя.
Перед первым подписанием сотрудник может проверить доверенность и свой сертификат вместе. В форме проверки загружают сертификат представителя, XML доверенности и файл её отсоединённой подписи. Сервис сверяет действительность доверенности и соответствие сведений о представителе.
Важный нюанс из практики: организации редко отслеживают сроки доверенностей своих контрагентов. Бумажную доверенность получили и убрали в архив, а потом выясняется, что документ подписали после окончания полномочий. С МЧД просроченная доверенность не проходит программную проверку, поэтому при приёме документов от контрагента сверяйте статус и срок его МЧД по номеру в реестре.
Передоверие, смена директора и увольнение: когда МЧД отзывают
Передоверие допускается, только если его разрешает сама доверенность либо наступили обстоятельства, предусмотренные законом (пункт 1 статьи 187 ГК РФ). Форма МЧД предусматривает три варианта: без передоверия, однократное и последующее передоверие. По пункту 3 статьи 187 ГК РФ передоверие требует нотариального удостоверения. Исключение сделано для передоверия от имени юридического лица, руководителями филиалов и представительств. Последующее передоверие запрещено, если его не разрешили первоначальная доверенность или закон.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В системе маркировки отзыв родительской доверенности автоматически отзывает все дочерние. При увольнении это удобно, а при планировании это нужно учитывать: отзывая доверенность руководителя среднего звена, вы лишаете полномочий всех, кому он их передоверил. Перед отзывом доверенности с правом передоверия проверьте, кому по ней переданы полномочия.»
Смена руководителя не прекращает действующую МЧД. По разъяснению ФНС новую доверенность с УКЭП нового руководителя выдают после окончания срока прежней. Истечение сертификата, которым подписали доверенность, на её действительность тоже не влияет.
Полезно знать: в системе маркировки доверенность не ссылается на сертификат сотрудника, а система сверяет данные физлица. Поэтому при перевыпуске подписи сотрудника доверенность продолжает работать, если данные лица не изменились.
Увольнение не входит в перечень оснований прекращения доверенности по статье 188 ГК РФ. Если компания не хочет сохранять полномочия бывшего сотрудника, МЧД отменяют отдельно. В сервисе реестра МЧД ФНС создают заявление об отмене и указывают реквизиты доверенности. Заявление подписывают УКЭП руководителя или ИП и подают в налоговый орган. После подачи доверенность прекращает действие, а сведения об отмене появляются в системе в течение 12 часов после получения заявления.
Внесения отмены в реестр недостаточно. По пункту 1 статьи 189 ГК РФ доверитель обязан известить представителя и известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми выдана доверенность. Доверенности, оформленные в личном кабинете системы маркировки, отзывают только там. Сотрудник сам отозвать такую доверенность не может, это делает руководитель организации. В реестре ФНС представитель вправе подписать своей КЭП заявление об отказе от полномочий.
Ошибки при оформлении МЧД и их последствия
В официальных разъяснениях ФНС не названа специальная санкция именно за ошибку в МЧД. Штрафы за нарушения в КЭДО и трудовой документации на неё не переносятся. Цену ошибки определяют возврат документов, повторное подписание и регистрация, а для части налогоплательщиков — отказ в приёме отчётности.
- Бумажная доверенность или её скан вместо МЧД. Для налогоплательщиков, обязанных сдавать отчётность по ТКС, ФНС предупреждает, что налоговый орган может отказать в приёме (пункт 3 статьи 80 НК РФ). На бумажный документооборот это ограничение не распространяется.
- Формат 5.03 для контрагентов. Его принимают только налоговые органы. Если один и тот же сотрудник подписывает и отчётность, и договоры, доверенность оформляют в формате 003 либо выдают отдельную МЧД.
- Правка XML после подписания. Подпись перестаёт подтверждать файл, и реестр выявит изменение на предварительной проверке.
- Загрузка в целевую систему до регистрации в реестре. Система учёта алкоголя такую доверенность не примет.
- Доверенность без даты совершения. По пункту 1 статьи 186 ГК РФ она ничтожна.
- МЧД не отменили после увольнения. Полномочия бывшего сотрудника сохраняются до окончания срока доверенности.
Важный нюанс из практики: бухгалтеры, которые ведут несколько организаций и хранят токены всех директоров, сталкиваются с износом портов и потерей носителей. Альтернатива — просить директора подписывать каждый документ, но тогда бухгалтер не может оперативно проверить результат и рискует подписать несогласованную версию. С МЧД бухгалтер выпускает одну подпись физлица. При прекращении работы с одной из компаний он не перевыпускает подпись: соответствующую доверенность отзывают, а ключ остаётся прежним.
Тарифы КЭДО и стоимость подписей для сотрудников на октябрь 2026 года
Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников и набора видов подписи. Цена выпуска и регистрации МЧД на странице тарифов не указана, НДС тоже не указан. Данные приведены на 16.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указаны |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указаны |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | не указаны |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности, которую подключаете, и от того, нужна ли сотрудникам УКЭП. Условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними опубликованы в тарифах Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Доверенность сотруднику оформляет и подписывает доверитель своей УКЭП. Формат выбирают по системе, где доверенность будут применять: 003 закрывает налоговую и контрагентов, 5.03 работает только с налоговой, а системы с собственной формой требуют отдельной МЧД. Сотрудник работает своей подписью физлица и хранит XML, файл подписи и номер из реестра. Отзыв в реестре дополняют уведомлением представителя и контрагентов, а увольнение без отдельной отмены полномочия не прекращает.
Добыто подключает компании к КЭДО и выпускает сотрудникам подписи для кадровых документов. На тарифе «Бизнес» к ним добавляется УКЭП, которая вместе с МЧД закрывает подписание документов за организацию.
Частые вопросы о машиночитаемой доверенности
Можно ли выдать МЧД на организацию, а не на конкретного сотрудника?
Можно. Представителем вправе быть юридическое лицо: в памятке ФНС для него предусмотрены ИНН, КПП, ОГРН и сведения о руководителе. В налоговой доверенности выбирают категорию представителя «Физическое лицо» или «Юридическое лицо». Заранее уточните у оператора ЭДО, зарегистрирован ли представитель в ИРУД: формат допускает МЧД на юрлицо, но любая система её принять не обязана.
Нужно ли заверять МЧД у нотариуса?
Для обычной МЧД сотруднику от директора нотариальное удостоверение из общих правил не требуется. Нотариальная форма нужна в случаях, которые закон устанавливает для доверенности на конкретное действие (пункт 1 статьи 185.1 ГК РФ), а также при передоверии по пункту 3 статьи 187 ГК РФ. Исключение составляет передоверие от имени юрлица, руководителями филиалов и представительств.
Обязательно ли использовать «Госключ», чтобы подписать МЧД?
Официальные разъяснения ФНС требуют для подписания МЧД УКЭП доверителя, но не устанавливают обязательного использования приложения «Госключ» для создания или подписания доверенности. Конкретный пользовательский сценарий на Госуслугах проверяйте по интерфейсу на дату оформления.
Сколько действует МЧД, если в ней не указан срок?
По пункту 2 статьи 186 ГК РФ доверенность без указания срока действует 1 год со дня совершения. Дату совершения указывают обязательно, иначе доверенность ничтожна. Для сотрудников с плановой ротацией срок удобнее указывать явно и вносить его в реестр доверенностей компании.
Нужно ли отправлять в инспекцию сообщение о представителе при сдаче отчётности по ТКС?
Если отчётность представляется в формате XML, в неё вносят 36-значный GUID доверенности. При его наличии информационное сообщение о представительстве не требуется. Для отчётности не в формате XML ФНС оговаривает отдельный порядок, его уточняют по конкретной форме.
Может ли сотрудник сам отказаться от полномочий по МЧД?
В реестре ФНС представитель вправе подписать своей КЭП заявление об отказе от полномочий, а отмену доверенности подписывает руководитель или ИП. В системе маркировки сотрудник отозвать свою доверенность не может: это делает только руководитель организации в личном кабинете системы.
Что изменилось в оформлении МЧД в 2026 году?
С 01.02.2026 действует приказ Минцифры России от 05.11.2025 № 1001, опубликованный 21.01.2026. Паспортные данные представителя стали необязательными, реквизиты доверенности распространены на обособленные подразделения, а полномочия указывают названием вместе с идентификатором. Единая машиночитаемая форма с Госуслуг по Федеральному закону от 04.08.2026 № 315-ФЗ начнёт применяться с 01.09.2027.
