Приём иностранного работника чек лист документов и уведомлений

Приём иностранного работника начинается с проверки его статуса. От статуса зависит, какой документ даёт право работать: патент, разрешение на работу, РВП или ВНЖ. Граждане ЕАЭС работают без патента и разрешения. Для всех статусов обязательны одни и те же шаги: документы по статьям 65 и 327.3 ТК РФ, проверка по реестру контролируемых лиц МВД, трудовой договор с реквизитами разрешительного документа и уведомление территориального органа МВД не позднее 3 рабочих дней с даты заключения договора. С 1 сентября 2026 года уведомление подаётся по формам приказа МВД от 12.05.2026 № 290. Безвизовый иностранец с патентом может работать только в регионе выдачи патента и только по профессии, если она указана в патенте. Визового работника нанимают в пределах квот, а до этого работодатель получает разрешение на привлечение иностранных работников.

В статье есть сводная таблица по статусам и чек-лист по этапам: от проверки кандидата до сведений в СФР. Разбираем, какие поля добавить в трудовой договор, и показываем, как считать 3 рабочих дня на уведомление. Отдельно перечислены ситуации, когда иностранца нельзя допускать к работе даже с подписанным договором. Во второй половине статьи — штрафы по статье 18.15 КоАП с учётом изменений с 3 ноября 2026 года, перечень документов, которые можно оформить в КЭДО, стоимость электронного оформления и ответы на частые вопросы.

Какие документы нужны иностранцу для работы в зависимости от статуса

Статья 327.3 ТК РФ добавляет к общему перечню статьи 65 документы по статусу. Временно пребывающий иностранец предъявляет разрешение на работу или патент, временно проживающий предъявляет РВП, постоянно проживающий предъявляет ВНЖ. Если временно пребывающий иностранец принимается как высококвалифицированный специалист (ВКС), он дополнительно предъявляет полис ДМС. Полис не нужен, если работодатель сам заключил с медицинской организацией договор на платные медицинские услуги. Уведомление МВД о заключении и расторжении договора обязательно для всех категорий, в том числе для граждан ЕАЭС и ВКС.

Больше всего документов у визового работника и у ВКС. Меньше всего — у гражданина ЕАЭС и у обладателя ВНЖ, но уведомление МВД обязательно и для них. Если статус указан в анкете неточно, сверьте его с оригиналом документа, а не с тем, что пишет кандидат.

Разрешение на работу и патент: зачем они нужны и почему важна должность

Разрешение на работу и патент подтверждают, что временно пребывающий иностранец вправе работать в конкретном субъекте РФ. Если в документе указана профессия, работать можно только по ней. Часть 1 статьи 18.15 КоАП называет нарушением три ситуации: иностранец работает без разрешения или патента, работает по профессии, которой нет в документе, или работает за пределами субъекта, где выдан документ или разрешено временное проживание. Поэтому должность в приказе и в штатном расписании сверяйте с профессией в патенте ещё до подписания договора. Иностранец получает патент в подразделении по вопросам миграции МВД или в миграционном центре своего региона. Для этого нужна миграционная карта, где целью въезда указана работа, а также медицинские документы и полис ДМС. С 2026 года по межрегиональному соглашению патент может действовать на территории двух субъектов, например Москвы и Московской области. До приёма проверьте, есть ли такое соглашение между вашими регионами.

Образцы документов для приёма иностранного работника

Начните с приказа о приёме по форме Т-1. Трудовой договор в комплекте — общий образец: сведения о патенте, разрешении на работу, РВП или ВНЖ впишите в него по правилам статьи 327.2 ТК РФ.

Чек-лист приёма иностранного работника по этапам

Шаги идут в строгом порядке. Проверку статуса делают до того, как иностранец приступит к работе, а уведомление МВД отправляют после подписания договора. Статья 18.15 КоАП понимает привлечение к труду широко: это допуск к работе в любой форме, в том числе без подписанного договора. Поэтому пробный день, который иностранец отработал без проверенного патента, уже считается нарушением.

1. До приёма. Определить статус иностранца и документ, который даёт ему право работать: патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ или гражданство ЕАЭС.
2. До приёма. Проверить кандидата по реестру контролируемых лиц МВД и сохранить результат с датой проверки.
3. До приёма. Сверить профессию и регион в патенте или разрешении на работу с должностью по штатному расписанию и фактическим местом работы.
4. До приёма. У работника с патентом проверить чеки об оплате фиксированного аванса по НДФЛ за весь прошедший срок действия патента.
5. До приёма. Проверить миграционную карту и уведомление о постановке на миграционный учёт.
6. До приёма. Получить согласие на обработку персональных данных.
7. В день оформления. Принять документы по статье 65 ТК РФ и дополнительные документы по статье 327.3 ТК РФ, снять копии разрешительных документов.
8. В день оформления. Ознакомить работника с ЛНА под подпись до подписания трудового договора.
9. В день оформления. Подписать трудовой договор с реквизитами разрешительного документа, издать приказ о приёме, завести личную карточку.
10. Не позднее 3 рабочих дней. Направить уведомление о заключении договора в территориальный орган МВД субъекта, где иностранец фактически работает.
11. После оформления. Подать ЕФС-1 в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Если у работника нет СНИЛС, передать в СФР сведения для его регистрации.
12. Весь срок работы. Поставить контрольные даты: окончание патента, разрешения, РВП или ВНЖ, даты оплаты патента, квартальные уведомления по ВКС. Повторно проверять работника по реестру контролируемых лиц.

Этапы 2–5 закрывают основной риск по статье 18.15 КоАП. Этапы 10–12 закрывают риск по части 3 этой статьи, которая наказывает за неуведомление и нарушение формы. Поставьте контрольные даты в кадровую систему в тот же день, когда подписан договор.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Проверка иностранца до допуска к работе: реестр контролируемых лиц и миграционный учёт

С 5 февраля 2025 года МВД ведёт реестр контролируемых лиц. В него вносят иностранцев, у которых нет законных оснований находиться в России. Основания для внесения: истёк срок временного пребывания, патента, разрешения на работу, трудового договора, РВП или ВНЖ; аннулирована виза, РВП или ВНЖ; принято решение о депортации или о неразрешении въезда; назначено выдворение. Кандидат, у которого патент закончился неделю назад, почти наверняка уже есть в реестре. Работодатель может проверить любого иностранца через форму проверки по реестру контролируемых лиц на сайте МВД России. В форму вводят ФИО, дату рождения, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность. Данные на сайте обновляются каждые 4 часа. Такая же проверка есть на Госуслугах.

Лицо из реестра ограничено не только в работе. Ему запрещено менять место пребывания без разрешения органа внутренних дел и выезжать за пределы своего субъекта РФ. Банковские операции для него ограничены: разрешены переводы на его собственный счёт, уплата обязательных платежей и выдача наличных не более 30 000 рублей в месяц. Прямого запрета на работу в законе нет, но само внесение в реестр означает, что у иностранца нет законных оснований находиться в России, а значит, и работать. При найме сохраняйте скриншот ответа с датой и временем. В споре с проверяющими он покажет, когда вы узнали о статусе работника. Действующих сотрудников-иностранцев в кадровой практике проверяют 1–2 раза в месяц.

Миграционная карта подтверждает законный въезд безвизового иностранца. На миграционный учёт иностранца ставит принимающая сторона: собственник жилья, организация, гостиница или работодатель. Уведомление о прибытии нужно подать в общем случае в течение 7 рабочих дней, для граждан ЕАЭС — в течение 30 дней с даты прибытия. Если принимающей стороной выступает ваша компания, этот срок идёт параллельно с приёмом на работу и не зависит от даты подписания трудового договора.

Проверку по реестру МВД, как и любую проверку кандидата по государственным базам, начинают с согласия на обработку персональных данных по 152-ФЗ. Без согласия проверка незаконна независимо от гражданства кандидата.

Когда иностранца нельзя допускать к работе

Иностранец не может приступить к работе, даже если договор подписан, в следующих случаях:

• патент или разрешение на работу закончились или аннулированы, в том числе из-за неоплаты аванса по НДФЛ по патенту;
• должность не совпадает с профессией, которая указана в патенте или разрешении на работу;
• место работы находится в другом субъекте РФ, чем тот, где выдан патент, разрешение на работу или разрешено временное проживание, и межрегионального соглашения нет;
• иностранец найден в реестре контролируемых лиц;
• визового работника нанимают, но у работодателя нет разрешения на привлечение иностранных работников;
• закончился срок РВП или ВНЖ.

Если такой срок истекает у работника, который уже работает, статья 327.5 ТК РФ обязывает работодателя отстранить его от работы. Отстранение длится не более 1 месяца, зарплата за это время не начисляется. Если за месяц работник не представит новый документ, договор прекращают по основаниям статьи 327.6 ТК РФ. О прекращении договора МВД уведомляют в те же 3 рабочих дня, что и о заключении.

Трудовой договор с иностранным работником: что добавить к стандартной форме

Статья 327.2 ТК РФ требует включить в договор с иностранцем реквизиты документа, который даёт ему право работать. Для временно пребывающего это разрешение на работу или патент, для временно проживающего — РВП, для постоянно проживающего — ВНЖ. Указывают номер, дату выдачи, срок действия и орган, который выдал документ. В договор с временно пребывающим ВКС дополнительно вносят условия медицинской помощи: реквизиты полиса ДМС или договора работодателя с медицинской организацией. Остальные условия такие же, как для граждан России: договор заключают в письменной форме в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Если работник фактически допущен к работе, работодатель обязан оформить договор письменно сразу после допуска.

Важный нюанс из практики: если договор занимает несколько листов, просите иностранного работника подписать каждую страницу. Норма этого не требует, но так нельзя подменить лист. Если возникнет спор о содержании договора, постраничные подписи сразу закрывают вопрос, а сшивка с печатью не всегда сохраняется.

В практике оформления часто просят лишние документы. Перечень статьи 65 закрытый, статья 327.3 дополняет его только документами по статусу иностранца. Требовать что-то сверх этого, например справку о доходах с прошлого места работы или характеристику, работодатель не вправе.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме может расширить только указ Президента или постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании для этого не подходят. Если служба безопасности просит у кандидата справку о доходах или характеристику, законного основания у неё нет. Кандидат вправе отказаться, и отказать ему из-за этого в приёме нельзя. Перед оформлением сверьте свой список документов со статьями 65 и 327.3 ТК РФ.»

Трудовой договор с иностранцем можно заключить в электронном виде, если в компании действует КЭДО и работник дал на это письменное согласие. На бумаге остаются трудовая книжка, акт о несчастном случае, журнал инструктажей и приказ об увольнении. В Добыто трудовой договор, приказ о приёме и ЛНА уходят работнику одним маршрутом. Метка времени в системе фиксирует, что ЛНА подписаны раньше договора, и эта фиксация надёжнее, чем на бумаге.

Уведомление МВД о заключении и расторжении договора с иностранцем

Пункт 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» обязывает работодателя или заказчика работ уведомить МВД о заключении и о прекращении договора с иностранцем. Срок — не позднее 3 рабочих дней с даты заключения или прекращения договора. Обязанность касается любого статуса, в том числе граждан ЕАЭС, лиц с ВНЖ и ВКС. Уведомление составляют отдельно на каждого иностранца. Его адресуют в территориальный орган МВД регионального уровня в том субъекте, где иностранец фактически работает. Юридический адрес компании для выбора адресата значения не имеет. Подать уведомление в районный отдел по вопросам миграции можно, только если региональное управление включило этот отдел в опубликованный перечень.

Формы менялись в 2026 году. По 31 августа 2026 года включительно подавали формы приказа МВД от 30.07.2020 № 536. С 1 сентября 2026 года действуют формы приказа МВД от 12.05.2026 № 290, зарегистрированного Минюстом 2 июня 2026 года. В новой форме уведомления о заключении договора есть поле о сроке его действия, и структура бланка тоже другая. Поэтому переносить данные из старого шаблона без построчной сверки нельзя. Если уведомления формирует кадровая программа, сначала проверьте её обновление на тестовой карточке.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в одном материале устарела хотя бы одна деталь, перепроверять приходится всё остальное. Поэтому сроки, названия форм и реквизиты мы берём только из действующей редакции нормативного акта, а не из пересказов и старых образцов. Для уведомлений МВД это особенно заметно: с 1 сентября 2026 года форма по приказу № 536 уже не подходит. Удалите старые шаблоны из рабочих папок и оставьте только формы приказа № 290.»

Срок считают в рабочих днях, выходные в него не входят. Например, договор заключён в пятницу, 24 июля 2026 года. Если следующие понедельник, вторник и среда рабочие, уведомление нужно подать не позднее среды, 29 июля. Отсчёт начинается с даты заключения договора, а не с даты выхода на работу. Если стороны подписали договор в разные дни, заранее определите юридически значимую дату по экземплярам договора.

Как подать уведомление в МВД о приёме иностранца: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите форму по дате подачи. С 1 сентября 2026 года подаётся только форма приказа МВД № 290.
2. Шаг 2. Укажите точное наименование территориального органа МВД субъекта, где иностранец работает, и реквизиты работодателя по регистрационным документам без сокращений.
3. Шаг 3. Перенесите ФИО, дату рождения, гражданство и реквизиты документа иностранца символ в символ с оригинала. Заполните сведения о патенте, разрешении на работу, РВП или ВНЖ, о профессии и месте работы.
4. Шаг 4. Укажите вид договора, дату заключения и срок действия. Исправления и зачёркивания не допускаются. Если места не хватает, используйте дополнительный лист по правилам приказа.
5. Шаг 5. Проверьте полномочия подписанта и подайте уведомление одним из способов: лично в уполномоченное подразделение, заказным письмом с описью и уведомлением о вручении или электронно, если этот канал доступен для нужной формы.
6. Шаг 6. Сохраните подтверждение приёма. При личной подаче это отметка с регистрационным номером, при почтовой — опись, чек и уведомление о вручении, при электронной — итоговая квитанция.

Ошибку в уже поданном уведомлении нельзя исправлять вручную на экземпляре, и второе уведомление без пояснения отправлять тоже нельзя. Порядок корректировки уточняют в подразделении МВД, которое приняло документ.

Штрафы по статье 18.15 КоАП за документы и уведомления

Штраф назначают отдельно за каждого иностранца. Так прямо сказано в примечании 2 к статье 18.15 КоАП. Суммы в таблице приведены по редакции, которая действует до 2 ноября 2026 года включительно.

Самое дорогое нарушение по нижней границе — пропущенное уведомление: от 400 000 рублей, хотя сам иностранец работает законно. Если компания в Москве не уведомила МВД о 10 работниках, максимальный штраф составит 10 000 000 рублей. За наём визовых работников сверх квот отдельно штрафуют по части 1 статьи 18.17 КоАП: юрлицо платит от 800 000 до 1 000 000 рублей или деятельность приостанавливают на 14–90 суток. Если ВКС платят меньше установленного минимума, штрафа нет, но работодатель на 2 года теряет право привлекать ВКС.

С 3 ноября 2026 года вступает в силу Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ. Он меняет санкции статьи 18.15 и повышает штрафы за незаконную трудовую деятельность. За нарушения, совершённые с этой даты, суммы проверяйте по новой редакции КоАП.

Электронное оформление иностранного работника в КЭДО

КЭДО по статьям 22.1–22.3 ТК РФ действует для иностранцев, работающих по трудовому договору, так же, как для граждан России. Статус работника на это не влияет. Однако уведомление МВД и ЕФС-1 идут по своим каналам: система КЭДО их не заменяет. Трудовой договор работник подписывает УНЭП или УКЭП. Внутренние документы и ознакомления можно подписывать ПЭП, если это предусмотрено положением о КЭДО и соглашением об использовании простой подписи. Дистанционный новичок может выпустить подпись через Госключ, но для этого нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах. Если её у иностранного работника нет, используют УНЭП, которую выпускают в системе оператора КЭДО.

В суде электронный документ проверяют по тому, как выдали подпись и как установили личность подписанта. Кейс из практики: работник уволился по электронному заявлению, поданному через систему КЭДО, а затем оспорил увольнение. Спор прошёл 4 инстанции. У работодателя было положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок создания личного кабинета. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя. Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил эти решения: в деле не было сведений о порядке идентификации, а работодатель не выяснил причины увольнения, когда получил электронное заявление. При новом рассмотрении (решение от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023) работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Все эти обстоятельства зафиксировала система самого работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Для победы в споре мало доказать, что заявление сформировано в системе от имени работника. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если совпадают дата выдачи подписи и дата заявления об увольнении, суд расценивает это не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО оформлено правильно. Проверьте, описана ли идентификация в вашем локальном акте и не совпадают ли эти даты в вашей системе.»

В Добыто выпуск подписи новому сотруднику и подписание первых кадровых документов разнесены во времени, а дата и обстоятельства выдачи подписи фиксируются в системе. Перед подключением всей компании мы запускаем КЭДО на пилотной группе. Так видно, кто из работников не справляется с интерфейсом, пока документы ещё не подписаны за них другими людьми. Если работник-иностранец увольняется, сначала отзовите выданные ему машиночитаемые доверенности, а затем сертификат подписи. Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним, а полномочия от компании нужно снять отдельно.

Стоимость КЭДО для оформления иностранных работников

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой. Гражданство работника на цену не влияет.

Для компании, где иностранцы составляют заметную часть штата и документы по приёму уже ведутся в 1С:ЗУП, обычно подходит тариф «Бизнес»: в нём есть УКЭП и синхронизация документов с учётной системой. Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду. Условия по вашей численности смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

При найме иностранца законность определяют три вещи: статус работника, соответствие профессии и региона разрешительному документу, а также срок уведомления МВД. Проверку по реестру контролируемых лиц и сверку патента проводят до допуска к работе. Уведомление по форме приказа № 290 отправляют в течение 3 рабочих дней в регион, где иностранец фактически работает. После приёма остаются ЕФС-1 и контроль сроков разрешительных документов, от которого зависит, придётся ли работника отстранять.

Кадровые документы приёма иностранного работника — трудовой договор, приказ и ознакомление с ЛНА — Добыто переводит в КЭДО. При этом дата выдачи подписи и идентификация работника фиксируются так, чтобы электронный документ выдержал проверку в споре.

Частые вопросы о приёме иностранного работника

Нужно ли уведомлять МВД о договоре ГПХ с иностранцем?

Да, если предмет договора — выполнение работ или оказание услуг. Заказчик уведомляет территориальный орган МВД о заключении и о прекращении такого договора в тот же срок — не позднее 3 рабочих дней. Часть 3 статьи 18.15 КоАП распространяется на трудовые договоры и на договоры ГПХ одинаково. Для юрлица штраф составляет от 400 000 до 800 000 рублей, в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — до 1 000 000 рублей.

Можно ли подписать договор с визовым иностранцем до получения разрешения на работу?

Можно, если оформленный трудовой договор нужен иностранцу для получения разрешения на работу. Так предусматривает статья 327.3 ТК РФ. Договор вступает в силу не раньше дня, когда иностранец получит разрешение. Сведения о разрешении вносят в договор по правилам части 3 статьи 57 ТК РФ. До этой даты допускать работника к работе нельзя.

Нужно ли требовать у иностранца документы воинского учёта?

Нет. По статье 327.3 ТК РФ иностранный гражданин и лицо без гражданства не предъявляют документы воинского учёта при заключении трудового договора. Исключения могут установить федеральные законы, международные договоры РФ, указы Президента и постановления Правительства. Остальные документы по статье 65 ТК РФ, включая паспорт и СНИЛС, предъявляются в общем порядке.

Куда подавать уведомление, если иностранец по патенту работает в двух регионах?

При работе по статье 13.3-1 Закона № 115-ФЗ на территории двух субъектов уведомление подают в территориальный орган МВД регионального уровня в каждом из них. Если работа во втором субъекте начинается позже, уведомление туда направляют в течение 3 рабочих дней с начала работы. Сначала проверьте, что между субъектами заключено соглашение, которое разрешает работу по одному патенту.

Что будет, если работник-иностранец просрочил оплату патента?

При неуплате фиксированного аванса по НДФЛ в срок патент аннулируется. Кадровая практика показывает, что аннулирование наступает даже при просрочке в 1 день. Без действующего патента иностранец не вправе работать, а его допуск к работе подпадает под часть 1 статьи 18.15 КоАП. Истечение срока патента — одно из оснований для внесения в реестр контролируемых лиц. Аннулирование патента — основание прекратить трудовой договор по статье 327.6 ТК РФ, и о прекращении договора МВД уведомляют за 3 рабочих дня.

Какую минимальную зарплату нужно платить ВКС?

По пункту 1 статьи 13.2 Закона № 115-ФЗ в общем случае ВКС платят не менее 750 000 рублей за квартал. Для научных, педагогических и медицинских работников порог — не менее 1 000 000 рублей в год. Законопроект № 1158407-8, принятый в третьем чтении, с 1 марта 2027 года устанавливает месячный минимум: 717 000 рублей для большинства ВКС и 358 500 рублей для научных и медицинских работников, преподавателей, сотрудников «Сириуса» и «Сколково». Если зарплата ниже порога, работодатель на 2 года теряет право привлекать ВКС. За пропуск квартального уведомления о выплатах штрафуют по части 5 статьи 18.15 КоАП.