Бланк уведомления о прибытии иностранного гражданина 2026

Бланк уведомления о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания утверждён приказом МВД России от 10.12.2020 № 856 в редакции приказа от 22.10.2024 № 628 и применяется с 5 февраля 2025 года. Это приложение к административному регламенту по миграционному учёту, других действующих форм у документа нет, и бланки прежних редакций в подразделениях по вопросам миграции не принимают. Подаёт уведомление принимающая сторона: работодатель, собственник жилья, гостиница, санаторий, медицинская организация. Общий срок — 7 рабочих дней со дня прибытия иностранца в место пребывания. Уведомление о прибытии по 109-ФЗ и уведомление о заключении договора с иностранным работником по 115-ФЗ — два разных документа: у первого форма не менялась с февраля 2025 года, у второго с 1 сентября 2026 года действуют новые бланки из приказа МВД от 12.05.2026 № 290.

Покажем, где взять бланк, чтобы он гарантированно оказался действующим, и по каким признакам отличить устаревшую версию от актуальной. Разберём поля, из-за которых уведомление возвращают на переподачу, и порядок расчёта сроков для граждан Беларуси, стран ЕАЭС, Таджикистана и Узбекистана. Сравнительная таблица двух уведомлений в МВД, размеры штрафов по КоАП с учётом поправок июня 2026 года, порядок электронной подачи и стоимость подключения кадрового документооборота — во второй половине статьи.

Какой бланк уведомления о прибытии действует в 2026 году

Форма уведомления о прибытии утверждена не отдельным приказом, а внутри административного регламента по миграционному учёту. Из-за этого её сложно найти: искать нужно не «бланк уведомления», а приложение к приказу МВД России от 10.12.2020 № 856. Приказ МВД России от 22.10.2024 № 628 изменил и регламент, и саму форму; изменения вступили в силу 5 февраля 2025 года. В обновлённом бланке появились поля, которых не было в предыдущей редакции: реквизиты записи акта о рождении и кадастровый номер земельного участка.

На сентябрь 2026 года это последняя редакция формы. Все справочные сервисы, публикующие «новый бланк 2026 года», воспроизводят ту же самую редакцию от 22.10.2024. Изменения 2026 года затронули соседний документ — уведомления работодателя о заключении и прекращении договора с иностранцем.

Бланк заполняется на русском языке и включает отрывную часть, которая оформляется теми же сведениями одновременно с основной. Отрывная часть с отметкой органа миграционного учёта — единственное подтверждение того, что иностранец поставлен на учёт по месту пребывания. Оригинал отрывной части остаётся у иностранного гражданина, копия хранится у принимающей стороны.

Кадровые шаблоны для оформления иностранного работника

Комплект собран под приём на работу: начните с согласия на обработку персональных данных, оно потребуется отдельным документом при подаче уведомления о заключении договора по новой форме.

Где взять бланк и как проверить, что он не устарел

Каналов получения бланка пять, и они различаются не удобством, а риском получить неактуальную версию. Ниже — что даёт каждый источник и на что смотреть.

Единственный источник, где ошибка невозможна в принципе, — это Госуслуги: там форма собирается системой, а не берётся файлом. Во всех остальных случаях бланк проверяют вручную.

Проверка занимает полминуты. В подвале или в шапке формы должна стоять отсылка к приложению к административному регламенту, утверждённому приказом МВД России от 10.12.2020 № 856, с указанием редакции от 22.10.2024. В бланке должны быть поля для реквизитов записи акта о рождении и кадастрового номера земельного участка: в редакции до февраля 2025 года их нет. Упоминание ФМС России в любом месте формы означает, что перед вами файл старше 2016 года: служба упразднена, а её функции переданы МВД. Скачанный файл лучше открыть целиком и убедиться, что отрывная часть в нём есть: в интернете часто выкладывают только первую страницу.

Два разных уведомления в МВД: не перепутайте формы

На одного и того же иностранного работника компания подаёт в МВД два принципиально разных уведомления. Первое относится к миграционному учёту и отвечает на вопрос, где человек живёт. Второе относится к трудовым отношениям и отвечает на вопрос, кто и на каких условиях его нанял. Их путают постоянно, потому что оба подаются в МВД и оба называются уведомлениями.

Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: в сентябре 2026 года бланки этих двух уведомлений находятся в разных стадиях жизни. Форму о прибытии менять не нужно, а вот шаблоны уведомлений о заключении и прекращении договора, сохранённые в компании до сентября, придётся заменить целиком.

Новые формы установил приказ МВД России от 12.05.2026 № 290, он действует до 1 сентября 2032 года. Помимо вынесенного за пределы бланка согласия на обработку персональных данных, в форме уведомления о заключении договора появилось поле о сроке действия договора: нужно либо указать срок, либо отметить, что договор бессрочный. В сведениях об иностранце добавилось поле «Пол».

В практике Добыто эти два уведомления путают чаще любых других кадровых форм: подают уведомление о прибытии и считают, что обязанность по трудовому договору закрыта. Просрочка получается сразу по второму документу, а узнаёт о ней компания уже от инспектора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Комплект на приём мы держим одним шаблоном с готовым маршрутом подписания, а поля подтягиваются из карточки сотрудника. Когда бланк меняется приказом, правится один шаблон, а не двадцать файлов на разных компьютерах. Проверьте у себя, где физически лежат формы уведомлений в МВД: если в личных папках кадровиков, к 1 сентября часть отдела продолжит подавать старые.»

Соберите согласие на обработку персональных данных для нового бланка

Кто подаёт уведомление о прибытии и в какие сроки

Принимающая сторона по 109-ФЗ — это тот, кто фактически предоставил иностранцу помещение для пребывания. Работодатель становится принимающей стороной не автоматически при приёме на работу, а только когда селит человека: в общежитии, служебной квартире, вахтовом посёлке, комнате при производстве. Если работник снимает жильё сам, принимающей стороной выступает собственник этого жилья, и обязанность подать уведомление лежит на нём, а не на компании.

Сроки постановки на учёт зависят от гражданства и от типа места пребывания. Это то место, где чаще всего ошибаются: общий срок применяют ко всем подряд и получают либо просрочку, либо преждевременную подачу.

Льготные сроки для граждан ЕАЭС, Беларуси, Таджикистана и Узбекистана считаются в сутках и днях от даты въезда, а общий срок — в рабочих днях от даты прибытия в конкретное помещение. Это разные точки отсчёта: человек может въехать в страну 1 числа, а приехать к вам в город 10-го.

До подачи уведомления имеет смысл проверить самого иностранца по реестру контролируемых лиц на сайте МВД России: если человек в нём есть, его правовое положение в стране уже ограничено, и постановка на миграционный учёт не решит проблему допуска к работе. Проверка бесплатная, согласия проверяемого не требует и занимает меньше минуты.

Как заполнить бланк уведомления о прибытии

До того как взять ручку, соберите комплект. Отсутствие одного документа из списка означает не отказ, а переподачу и потерянный рабочий день.

1. Документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина, с отметкой о въезде.
2. Миграционная карта: из неё берутся дата въезда, серия и номер, цель визита.
3. Документ на помещение, куда ставится иностранец: свидетельство о праве, выписка из ЕГРН или договор аренды.
4. Документ, подтверждающий полномочия принимающей стороны: паспорт физического лица либо сведения об организации и её представителе.
5. Виза или разрешительный документ на пребывание, если он предусмотрен для этой категории.

Как заполнить и подать уведомление о прибытии: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, кто в вашей ситуации принимающая сторона. Если помещение предоставила компания — подаёт компания, если собственник квартиры — подаёт он.
2. Шаг 2. Возьмите бланк действующей редакции и убедитесь, что в нём есть отрывная часть.
3. Шаг 3. Заполните сведения об иностранном гражданине строго так, как они написаны в документе, удостоверяющем личность, включая порядок имени и фамилии и транслитерацию. Сокращения и аббревиатуры не используются.
4. Шаг 4. Заполните сведения о месте пребывания и о принимающей стороне. Адрес указывается тот, где человек фактически будет находиться, а не юридический адрес компании.
5. Шаг 5. Заполните отрывную часть теми же данными и подпишите бланк. Исправления, зачёркивания и записи поверх текста не допускаются: при ошибке бланк заполняется заново.
6. Шаг 6. Подайте уведомление в срок по вашей категории: в подразделение по вопросам миграции, через МФЦ, в отделение почты или через Госуслуги.
7. Шаг 7. Передайте отрывную часть с отметкой иностранному гражданину, а копию оставьте у себя вместе с копией паспорта и миграционной карты.

Четыре ошибки дают почти все возвраты. Первая — расхождение написания имени с паспортом хотя бы на одну букву. Вторая — дата въезда, взятая из билета или из памяти, а не из миграционной карты. Третья — подпись принимающей стороны только на основной части, без отрывной. Четвёртая — адрес юридического лица там, где иностранец фактически не живёт: это уже не техническая ошибка, а состав фиктивной постановки на учёт.

Важный нюанс из практики: в компаниях, где кадровым оформлением иностранцев занимается один человек, комплект документов обычно собран правильно, но нигде не зафиксирован срок. Мы советуем вести срок подачи как отдельную задачу с датой, привязанной к дате прибытия, а не к дате приёма на работу: это разные события, и совпадают они редко.

Электронная подача через Госуслуги: что изменилось

Редакция регламента, действующая с 5 февраля 2025 года, отдельно описала работу с уведомлением в электронной форме: отрывная часть с отметкой о приёме направляется заявителю в электронном виде. До этого электронная подача существовала, но подтверждение всё равно нужно было получать в бумажном виде, и смысл онлайн-подачи терялся.

Подать уведомление онлайн может владелец подтверждённой учётной записи. Для организаций уведомление подписывается электронной подписью, а подтверждение постановки на учёт приходит в личный кабинет подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью ведомства. Услуга называется «Уведомления о прибытии и убытии иностранцев» на портале Госуслуг: там же подаётся уведомление об убытии, когда иностранец съезжает.

Электронная подача снимает две проблемы: очередь в подразделении и риск взять устаревший бланк. Взамен она требует, чтобы сканы страниц паспорта и миграционной карты были читаемыми, а данные в форме совпадали с документами посимвольно. Тот же принцип мы применяем в Добыто к кадровым документам: данные о сотруднике заполняются из одной карточки, а не переписываются в каждый файл заново.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда уведомление о прибытии подавать не нужно

Обязанность возникает не в каждом случае, и лишняя подача создаёт лишние данные о вас в информационных системах.

• Льготный период ещё не истёк. Гражданин Беларуси в первые 90 дней, гражданин Армении, Казахстана или Киргизии в первые 30 суток, гражданин Таджикистана или Узбекистана в первые 15 календарных дней на учёт не ставится.
• Иностранец живёт в гостинице. Уведомление подаёт администрация средства размещения в течение одного рабочего дня, работодателю делать ничего не нужно.
• Работник снимает жильё самостоятельно. Принимающая сторона — собственник помещения. Компания не может поставить человека на учёт по адресу, к которому не имеет отношения.
• Иностранец имеет вид на жительство и постоянно проживает по месту жительства. Тогда действует регистрация по месту жительства, а не учёт по месту пребывания.

Отдельный случай — Москва и Московская область. С 1 сентября 2025 года там идёт эксперимент по цифровому миграционному учёту: прибывшие в безвизовом порядке иностранцы передают сведения о своём фактическом местонахождении через мобильное приложение «Амина». С 1 сентября 2026 года эксперимент охватывает всех иностранных граждан, приехавших в московский регион более чем на 90 дней, независимо от цели приезда. Обязанность не распространяется на несовершеннолетних, граждан Беларуси, дипломатических работников и должностных лиц международных организаций с членами их семей.

Сколько стоит ошибка с уведомлением

Пропущенный срок обходится дороже, чем любая помощь с оформлением. Неисполнение принимающей стороной обязанностей по миграционному учёту наказывается по части 4 статьи 18.9 КоАП РФ: граждане платят 2 000-4 000 руб., должностные лица 40 000-50 000 руб., юридические лица 400 000-500 000 руб. Штраф считается за каждого иностранца, а не за нарушение в целом, поэтому на бригаде из десяти человек сумма умножается.

С 21 июня 2026 года Федеральный закон от 10.06.2026 № 169-ФЗ ввёл отдельную статью 18.9.1 КоАП для организаций и предпринимателей, оказывающих услуги размещения. Там штраф привязан к длительности просрочки: задержка до одного рабочего дня стоит 80 000-100 000 руб., повторная задержка до одного дня — 160 000-200 000 руб., просрочка больше одного дня — 400 000-500 000 руб. Логика поправки читается прямо: сутки опоздания и неделя опоздания теперь наказываются по-разному.

Постановка иностранца на учёт по адресу, где он фактически не находится, выходит за рамки административной ответственности. Фиктивная постановка на миграционный учёт — состав статьи 322.3 УК РФ, наказание доходит до трёх лет лишения свободы. Представление принимающей стороной заведомо ложных сведений при миграционном учёте наказывается по части 2 статьи 19.27 КоАП РФ.

Кадровая часть добавляет свои составы. Уведомление о заключении договора с иностранцем, поданное позже трёх рабочих дней или по недействующей форме, — это статья 18.15 КоАП. Отдельно проверяется соответствие фактической работы тому, что указано в разрешительном документе: работать по профессии, не указанной в патенте, иностранцу нельзя, и переоформлять здесь нужно патент, а не должность в штатном расписании.

Важный нюанс из практики: при проверке инспектор смотрит не только сам факт подачи, но и совпадение данных между документами. Расхождение написания фамилии между трудовым договором, приказом о приёме и уведомлением в МВД превращает формально поданный комплект в предмет разбирательства. Сверку по одному источнику данных мы закладываем до подачи, а не после запроса.

Что из оформления иностранного работника можно вести в КЭДО

Уведомления в МВД в кадровый электронный документооборот не переводятся: это взаимодействие с государственным органом по своим регламентам, а не обмен документами между работодателем и работником. А вот кадровый комплект вокруг них переводится почти целиком — трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы о приёме и переводе, ознакомление с локальными нормативными актами, заявления работника.

Для иностранного работника согласие оформляется на общих основаниях, отдельной формы для него закон не предусматривает. Практическая сложность в другом: подтвердить, что человек понял содержание документа. Локальный нормативный акт о КЭДО и порядок ознакомления с ним — то, что при споре проверяют раньше самой подписи.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре по электронному кадровому документу доказывают четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли он электронную подпись, получил ли он документ. Порядок здесь важен: если первое рассыпается, до четвёртого дело не доходит. Проверьте, есть ли у вас согласие на каждого иностранного работника — формулировка на русском языке нужна такая же, как для остальных.»

Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию, и подразделения с иностранными работниками обычно проходят её отдельно от офиса. Ошибки настройки маршрутов и шаблонов на такой группе видны за несколько дней и правятся до того, как в системе окажутся сотни человек.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска. Суды прямо рассматривают первичное использование системы как обстоятельство, при котором ошибка вероятна, и восстанавливают работника, если работодатель не разъяснил последствия его действия. Любое значимое действие новичка в первые дни стоит подтверждать вне системы.»

Стоимость подключения КЭДО Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с 1С. Актуальные условия на дату публикации:

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: у «Бизнеса» есть минимальный платёж, поэтому компании до 50 человек считают оба варианта и сравнивают. Полные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, включая состав поддержки и доступные виды подписи.

Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП для тех сотрудников, которым она нужна, оформляется через удостоверяющие центры-партнёры.

Выводы

Действующий бланк уведомления о прибытии один: приложение к приказу МВД России от 10.12.2020 № 856 в редакции приказа от 22.10.2024 № 628. Проверять скачанный файл нужно по реквизитам приказа, наличию новых полей и отрывной части, а надёжнее всего заполнять форму прямо на Госуслугах. Сроки считаются от гражданства и типа помещения, а не по единому правилу, и обязанность лежит на том, кто фактически предоставил помещение. Уведомление о заключении договора с иностранцем — другой документ с другой формой, и с 1 сентября 2026 года его бланки заменены полностью.

Миграционные уведомления остаются вне кадрового электронного документооборота, а всё, что вокруг них, переводится в электронный вид без потерь. В Добыто мы собираем комплект на приём иностранного работника одним шаблоном с маршрутом подписания и единым источником данных по сотруднику, чтобы написание фамилии и реквизиты документов совпадали во всех бумагах, которые потом увидит проверяющий.

Частые вопросы

Нужно ли подавать новое уведомление, если иностранец переехал в другую квартиру в том же городе

Да. Учёт привязан к конкретному месту пребывания, поэтому при смене адреса принимающая сторона по новому адресу подаёт новое уведомление в общий срок 7 рабочих дней со дня прибытия в это помещение. Отдельно сниматься с учёта по прежнему адресу иностранцу не нужно: постановка по новому адресу закрывает предыдущую.

Можно ли подать уведомление заранее, до фактического приезда работника

Нет. Срок отсчитывается от дня прибытия в место пребывания, и уведомление подтверждает фактическое нахождение человека по адресу. Указание даты прибытия, которая ещё не наступила, попадает в категорию недостоверных сведений со всеми последствиями по статье 19.27 КоАП РФ.

Что делать, если отрывная часть уведомления потеряна

При бумажной подаче за подтверждением обращаются в подразделение по вопросам миграции, которое принимало уведомление: сведения о постановке на учёт хранятся в информационной системе. При подаче через Госуслуги отрывная часть остаётся в личном кабинете заявителя в электронном виде, и её можно открыть повторно. Копия, которую принимающая сторона оставляет себе, тоже подтверждает факт подачи.

Влияет ли миграционный учёт на срок действия патента

Это независимые сроки. Патент продлевается авансовыми платежами по НДФЛ, а срок временного пребывания и срок учёта по месту пребывания определяются миграционными документами. Оплаченный патент сам по себе не продлевает постановку на учёт, и наоборот.

Можно ли указать в уведомлении юридический адрес компании

Только если иностранный гражданин действительно там находится: например, при проживании в помещении, принадлежащем организации. Указание адреса офиса, где человек не живёт, образует состав фиктивной постановки на миграционный учёт по статье 322.3 УК РФ с наказанием до трёх лет лишения свободы.

Нужно ли уведомлять МВД, если иностранца перевели на другую должность

Отдельного уведомления о переводе законом не предусмотрено, уведомления подаются о заключении и о прекращении договора. Но если разрешительный документ содержит профессию, работать по другой профессии иностранцу нельзя: приводить в соответствие нужно патент, а не запись в кадровых документах.

Кто подаёт уведомление, если работник живёт в общежитии подрядчика, а трудовой договор с вашей компанией

Принимающей стороной выступает тот, кто фактически предоставил помещение, то есть организация-владелец общежития. Обязанность работодателя по уведомлению о заключении договора при этом сохраняется в полном объёме: два уведомления подаются двумя разными лицами и в разные сроки.