Временно пребывающий иностранный гражданин какие документы и сроки у работодателя

Временно пребывающий иностранный гражданин работает у вас по трудовому договору и разрешительному документу. Безвизовый работник получает патент, визовый получает разрешение на работу, а гражданину ЕАЭС не нужно ни то, ни другое. К документам статьи 65 ТК РФ он добавляет патент или разрешение по статье 327.3 ТК РФ, и их реквизиты вносятся в трудовой договор. О заключении и прекращении трудового или гражданско-правового договора работодатель уведомляет орган МВД субъекта, где фактически идёт работа. Срок на это не более 3 рабочих дней, с 01.09.2026 действуют формы приказа МВД России № 290. Временное пребывание не делает договор срочным: по статье 327.1 ТК РФ он по общему правилу заключается на неопределённый срок.

Материал построен вокруг ведения комплекта после приёма. По каждому документу видно контрольную дату, обязанное лицо, подтверждение исполнения и действие при истечении. Обязанности работодателя, самого иностранца и принимающей стороны разведены. Показано, какие справки требовать нельзя и почему регистрация по месту пребывания не даёт права работать. Во второй половине статьи собраны календарь уведомлений с расчётом 3 рабочих дней, порядок при истечении патента и стоимость электронного ведения кадровых документов на 2026 год.

Определите статус и основание права на работу

По 115-ФЗ от 25.07.2002 «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» временно пребывающий иностранец не имеет ни разрешения на временное проживание (РВП), ни вида на жительство (ВНЖ). Временно и постоянно проживающие иностранцы оформляются по другим правилам, и в этом материале они не разбираются. Для временно пребывающего право работать даёт одно из четырёх оснований. От основания зависит, какую дату вы контролируете и что проверяете до допуска к работе.

Одна общая дата «окончания документов» в карточке работника не подходит ни для одной ветки. У работника с патентом это день, до которого оплачен аванс. Дату на бланке здесь использовать нельзя.

Разрешение на работу и патент дают личный допуск конкретного иностранца к работе. По пункту 4.2 статьи 13 115-ФЗ работать вне региона, на который выдан документ, нельзя, кроме установленных исключений. Должность работника должна соответствовать профессии в разрешении на работу. В патенте профессия ограничивает работу, только если она в нём указана (пункт 16 статьи 13.3). Регион ограничивает работу и в патенте без профессии. Миграционная карта подтверждает въезд, а миграционный учёт фиксирует адрес пребывания. Права работать не даёт ни то, ни другое.

До подписания договора сверьте регион в патенте или разрешении с адресом фактической работы, а профессию в документе с должностью по штатному расписанию. Проверьте и отраслевые ограничения на привлечение иностранцев: допустимые доли иностранной рабочей силы по отраслям Правительство устанавливает ежегодно.

Какие документы проверить и включить в кадровый комплект

Комплект временно пребывающего работника состоит из двух групп документов. Первую группу работник предъявляет при заключении трудового договора по статьям 65 и 327.3 ТК РФ. Вторая группа — миграционные документы, по которым работодатель сверяет законность пребывания и данные разрешительного документа. В перечень статьи 65 они не входят.

При заключении трудового договора временно пребывающий иностранец предъявляет:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случая, когда договор заключается впервые;
• документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, в том числе электронный; если договор первый и лицевого счёта нет, сведения для регистрации в СФР передаёт работодатель;
• документ об образовании, квалификации или специальных знаниях, если работа их требует;
• справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, если закон не допускает к этой работе лиц с такой историей;
• справку о том, подвергался ли он административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, если федеральные законы ограничивают допуск к этой работе;
• патент или разрешение на работу по статье 327.3, кроме случаев, установленных федеральными законами и международными договорами;
• полис ДМС либо договор работодателя с медицинской организацией, если работник — временно пребывающий ВКС.

Документы воинского учёта иностранцы по статье 327.3 не предъявляют, кроме случаев из нормативных актов. Дополнительные документы можно требовать, только если их прямо называют ТК РФ, федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства.

Для сверки законности пребывания в кадровое дело кладутся копии документов той ветки, по которой работает иностранец:

• виза, если работник визовый;
• миграционная карта, если она требуется;
• уведомление о прибытии либо подтверждение учёта в рамках регионального эксперимента.

Сверяйте ФИО, номер и дату документа, регион и срок с паспортом и договором. Копии всех страниц всех документов без системы и справки, которых нет в законе, в комплекте не нужны.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень в статье 65 закрытый. Расширить его может указ Президента или постановление Правительства, а приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании этого сделать не могут. Служба безопасности при приёме нередко просит справку о доходах с прошлого места работы или характеристику, хотя законного основания для этого нет. Кандидат вправе такой документ не приносить, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Сверьте свой внутренний список документов для приёма с текстом статей 65 и 327.3 и уберите из него всё, что закон не называет.»

Важный нюанс из практики: ИНН работодатель при приёме требовать не вправе. Налоговая не может отказать в приёме отчётности, где не указан ИНН физического лица — получателя дохода. Если работник принёс ИНН сам, вести учёт проще. Свидетельства о рождении детей работник передаёт по своей инициативе для налогового вычета или дополнительных гарантий. Их место в бухгалтерии, личное дело для них не предназначено.

Что указать в трудовом договоре

К обязательным условиям статьи 57 статья 327.2 ТК РФ добавляет реквизиты патента или разрешения на работу, кроме случаев, установленных законом. В договор с временно пребывающим ВКС вносятся ещё два условия:

• основания предоставления медицинской помощи на срок действия договора;
• реквизиты полиса ДМС или договора работодателя с медицинской организацией с покрытием первичной медико-санитарной и специализированной помощи в неотложной форме.

По статье 327.1 иностранный работник по общему правилу совершеннолетний, а договор с ним заключается на неопределённый срок. Срочный договор допустим только при основаниях статьи 59 ТК РФ. Конечный срок патента или разрешения таким основанием не является.

Если разрешение на работу нельзя получить без трудового договора, статья 327.3 разрешает предъявить его после заключения договора. Договор вступает в силу не раньше дня получения разрешения, а реквизиты разрешения добавляются в порядке части 3 статьи 57. До этого дня работника к работе не допускают.

По статье 68 приём оформляется трудовым договором. Приказ работодатель вправе издать, но обязанности такой нет. До подписания договора работника знакомят под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными актами, связанными с его работой, и коллективным договором.

Если договор подписывается в информационной системе работодателя, статья 22.3 ТК РФ требует от работодателя УКЭП. Работник подписывает одним из трёх способов:

• УКЭП;
• УНЭП с порядком проверки по соглашению сторон;
• УНЭП инфраструктуры электронного правительства.

ПЭП работника для трудового договора не подходит. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров — удостоверяющие центры.

Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника

Это общие кадровые шаблоны, миграционных форм МВД среди них нет. Первым откройте трудовой договор и дополните его условиями статьи 327.2 ТК РФ.

Календарь уведомлений: МВД, СФР и обязанность работника

Уведомления подают разные лица, и одно уведомление не заменяет другое. Срок работодателя считается с даты заключения или прекращения договора. Дата приказа и первый выход на работу на начало отсчёта не влияют.

По работнику с патентом в календаре минимум две собственные даты работника: 2 месяца на его уведомление и последний оплаченный день. Если пропущена первая дата, патент аннулируют. Если пропущена вторая, патент прекращается со следующего дня. Трёхдневное уведомление работодателя не заменяет ни одну из этих обязанностей.

Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ обязывает заказчика по договору ГПХ так же, как работодателя. Нормы ТК РФ об отстранении и прекращении трудового договора к исполнителю по ГПХ не применяются.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

С 01.09.2026 уведомления подаются по формам приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, который действует до 01.09.2032. Форма уведомления о заключении договора — в приложении 7, о прекращении договора — в приложении 8, порядок подачи — в приложении 9. В форме указывается срок договора или его бессрочность. К каждому уведомлению прилагается отдельное согласие иностранца на обработку персональных данных по рекомендуемым образцам к порядку. Общее кадровое согласие его не заменяет, хотя для обработки кадровых данных у работодателя есть и собственные законные основания.

Если приказ о приёме издан, первый срок наступает в СФР. Подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся не позднее следующего рабочего дня. Официальные сроки подачи ЕФС-1 при приёме и увольнении опубликованы на сайте Социального фонда России. Действующая форма утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяется с 30.12.2025.

Пример расчёта. Это учебный пример дат. Трудовой договор подписан в пятницу 02.10.2026, приказ издан в тот же день, работник выходит на работу 12.10.2026. Если 05, 06 и 07.10.2026 — обычные рабочие дни, уведомление МВД о заключении договора подаётся не позднее 07.10.2026. Подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся не позднее 05.10.2026. Дата выхода 12.10.2026 ни один из этих сроков не сдвигает.

Как оформить и подтвердить уведомление МВД: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зафиксируйте дату заключения или прекращения трудового либо гражданско-правового договора. От неё отсчитайте 3 рабочих дня. Дата приказа и первого выхода в расчёт не берутся.
2. Шаг 2. Возьмите форму приказа МВД России № 290: приложение 7 для заключения договора, приложение 8 для прекращения. Бланки по прежнему приказу № 536 после 01.09.2026 не используются.
3. Шаг 3. Заполните уведомление на каждого иностранца отдельно на русском языке. Заполните все соответствующие поля без зачёркиваний, исправлений и неофициальных сокращений. Сверьте ФИО, реквизиты паспорта, патента или разрешения, срок договора или указание на бессрочность. Если места не хватает, добавьте лист с номером и названием поля и ФИО иностранца.
4. Шаг 4. Приложите отдельное согласие иностранца на обработку персональных данных по рекомендуемому образцу к порядку из приложения 9.
5. Шаг 5. Определите адресата: орган МВД того субъекта, где фактически выполняется работа. Выберите канал подачи: лично в региональный орган, через уполномоченное МВД предприятие или организацию, уполномоченную Москвой, заказным письмом с уведомлением о вручении или электронно через Госуслуги.
6. Шаг 6. Если бумажное уведомление вместе с приложением занимает 2 листа и более, прошейте, пронумеруйте и заверьте его.
7. Шаг 7. Получите подтверждение приёма. При личной подаче это справка о приёме, при отправке почтой — уведомление о вручении. При электронной подаче приходит сообщение о приёме, не позднее следующего рабочего дня после получения уведомления. Черновик или отправка без сообщения о приёме исполнением обязанности не считаются. Подтверждение храните в кадровом деле.

Когда работодатель отвечает за миграционный учёт

Миграционный учёт и уведомление о трудовом договоре — разные процедуры с разными сроками и обязанными лицами. По статье 21 109-ФЗ от 18.07.2006 «О миграционном учёте иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» организация становится принимающей стороной по адресу работы в одном случае. Иностранец должен фактически проживать по её адресу или в её помещении, в том числе в помещении без адресных данных. Если работник снимает квартиру, принимающей стороной становится тот, кто предоставил жильё. Сам факт трудоустройства роли принимающей стороны не создаёт.

Кто и в каком случае выступает принимающей стороной, прокуратура объясняет в разъяснении о порядке миграционного учёта иностранцев. По общему правилу статьи 20 принимающая сторона уведомляет о прибытии в течение 7 рабочих дней с прибытия иностранца в место пребывания. Дата трудового договора этот срок не запускает. Для отдельных категорий иностранцев и по международным договорам сроки другие.

Срок пребывания и регистрация тоже разные вещи. У визового иностранца срок определяет виза. Безвизовый иностранец с 01.01.2025 может находиться в России не более 90 суток суммарно в календарном году и не более 90 суток непрерывно, если закон или международный договор не устанавливают иное. Как считаются эти сутки, разобрано в разъяснении прокуратуры о правиле 90 суток. Предел работы по патенту или договору это правило не задаёт. Патент, разрешение на работу и договор гражданина ЕАЭС дают основание продлить срок пребывания по правилам своей ветки. Отметка о регистрации не продлевает пребывание и не разрешает работать.

В Москве и Московской области с 01.09.2026 расширен эксперимент по учёту иностранцев через приложение «Амина». Он распространяется на безвизовых иностранцев, которые находятся в регионе дольше 90 дней с любой целью, с исключениями. Требования о продлении срока пребывания сохраняются. Несовершеннолетние, а также иностранцы с РВП и ВНЖ встают на учёт в обычном порядке. Свою категорию работник проверяет по официальным каналам миграционного центра Москвы. Трёхдневное уведомление МВД о договоре работодатель в Москве и области подаёт в прежнем порядке.

В запросах «миграционная служба» и «отдел миграции» обычно означают подразделения МВД по вопросам миграции. Районный отдел по вопросам миграции, региональный орган МВД и миграционный центр — разные адресаты. Уведомление о договоре подаётся в региональный орган МВД или в уполномоченную организацию по приказу № 290. Перед подачей уточните адресата на сайте МВД своего региона.

Как контролировать документы во время работы

Ниже приведён внутренний инструмент кадровой службы. Утверждённой государством формой он не является. Поля выведены из сроков и реквизитов, которые требуют ТК РФ и 115-ФЗ:

1. Статус и гражданство: безвизовый, визовый, ЕАЭС, ВКС.
2. Документ-основание: вид, номер, дата выдачи, срок.
3. Регион и профессия из патента или разрешения на работу.
4. Оплаченный период патента: последний оплаченный день по квитанциям.
5. Виза и основание продления пребывания.
6. Подтверждения уведомлений МВД о заключении договора и записи ЕФС-1.
7. Срок уведомления работника по патенту: 2 месяца со дня выдачи.
8. Принимающая сторона и адрес пребывания.
9. Дата следующей проверки и ответственный сотрудник.

КЭДО подходит для кадровой части этого комплекта. В Добыто трудовой договор, дополнительные соглашения и ознакомления иностранного работника проходят тот же маршрут, что у остальных сотрудников. Уведомление МВД сервис не отправляет: кадровая служба подаёт его отдельно по приказу № 290. Если учёт ведётся в 1С:ЗУП, документы синхронизируются через модуль для 1С:ЗУП. Даты патента и оплаченный период по этому списку всё равно контролирует ответственный сотрудник.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «По каждому файлу в кадровом деле сначала выясните, в каком режиме он создан. Скан патента или договора, подписанного от руки, — это электронный образ бумажного документа. Файл с криптографической подписью — электронный документ, и требования к ним разные. Суд вправе истребовать подлинник, если только он подтверждает обстоятельство дела, поэтому исходный файл с подписью храните вместе с документом. Посмотрите на свои файлы: изображение собственноручной подписи означает, что перед вами образ.»

Реестр контролируемых лиц (РКЛ) ведётся с 05.02.2025. В него вносят иностранцев, у которых нет законных оснований находиться в России, и к ним применяется режим высылки. Запрос «реестр иностранных граждан» обычно означает именно РКЛ. Перечнем всех иностранцев в стране этот реестр не является. Сведения проверяют на официальном сайте МВД или на Госуслугах. Отсутствие записи не заменяет паспорт, основание пребывания, патент или разрешение. Запись в РКЛ сама по себе не основание для автоматического увольнения. Сначала установите, что произошло с правом на работу: истечение, аннулирование или иное обстоятельство.

Что делать, если патент или разрешение на работу истекает

По статье 327.5 ТК РФ, если срок патента или разрешения на работу закончился, работодатель отстраняет работника от работы, то есть не допускает к ней, кроме случаев, установленных законом. Если обстоятельство не устранено, по пункту 5 части 1 статьи 327.6 трудовой договор прекращается по истечении 1 месяца. Работать в этот месяц нельзя, и срок пребывания он не продлевает.

Аннулирование патента или разрешения — самостоятельное основание по пункту 2 части 1 статьи 327.6. Месячный срок к нему не применяется. Ограничения нормативных актов субъектов по пункту 9 части 1 работают по сроку, указанному в региональном акте. Истечение визы или регистрации не всегда прямо названо отдельным основанием увольнения, поэтому перед приказом установите применимую норму. После прекращения договора в течение 3 рабочих дней подаётся уведомление МВД по приложению 8 и сведения ЕФС-1. Приказ об увольнении по статье 22.1 ТК РФ в электронном виде по правилам КЭДО не оформляется.

Ошибки ведения и стоимость нарушения

За нарушения при привлечении иностранцев юрлицо отвечает по статье 18.15 КоАП РФ. По примечанию 2 к статье штраф назначается за каждого иностранца отдельно. Диапазоны ниже — законные пределы риска на дату публикации. Расчётом убытка конкретной компании они не являются.

Для Москвы, Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей действует часть 4 статьи 18.15: от 400 000 до 1 000 000 руб. или приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Три первые строки таблицы закрываются одной проверкой до допуска и одной датой в календаре: последним оплаченным днём патента.

Когда КЭДО не решает задачу

КЭДО закрывает кадровую часть: договор, дополнительные соглашения, ознакомления, заявления. Права работать оно не создаёт. Если законного основания нет, электронная подпись договора его не появит. Если уведомление МВД не подано, система его не подаст. Подписание дополнительного соглашения с реквизитами нового патента не продлевает ни патент, ни срок пребывания. По статье 22.1 ТК РФ вне правил КЭДО остаются трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Сведения о трудовой деятельности при этом подаются в СФР в электронной отчётности по своим правилам.

Важный нюанс из практики: суды признают документы, подписанные простой электронной подписью через код из SMS, по займам, лизингу и договорам услуг на основании части 2 статьи 5 63-ФЗ. На кадровые документы эта практика не переносится. Для них действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, и для трудового договора ПЭП работника не подходит.

Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Отдельно проверьте, описан ли в локальном акте о КЭДО порядок идентификации работника при подписании.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Подпись работника в журнале ознакомления не показывает, умеет ли он работать в системе, а при споре оценивается именно фактическая способность. Если документы за работника подписывает другой человек, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет доказательственную конструкцию. Поэтому мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. Убедитесь, что каждый работник сам проходит маршрут подписания до первого кадрового документа.»

Стоимость электронного ведения кадровых документов иностранца

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа и численности. Это цена электронного ведения кадровых документов. Патент, госпошлины и миграционные услуги в неё не входят.

ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. УКЭП оформляется через партнёров — удостоверяющие центры, и её наличие в тарифе «Бизнес» не означает бесплатного выпуска. Состав каждого тарифа и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Тариф «Бизнес» оплачивается минимум за 50 сотрудников, то есть от 30 000 ₽ в год, даже если в КЭДО заведено меньше людей. Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Кадровое дело временно пребывающего работника держится на нескольких контрольных датах. Это последний оплаченный день патента, сроки визы и разрешения, 3 рабочих дня на уведомление МВД после заключения и прекращения договора и 2 месяца на собственное уведомление работника с патентом. Обязанности работодателя, иностранца и принимающей стороны не подменяют друг друга. Регистрация по месту пребывания и электронная подпись права работать не дают. Истечение документа ведёт к отстранению, договор прекращается только при неустранённом за месяц обстоятельстве, а аннулирование оформляется в своём порядке.

Добыто ведёт кадровую часть этого комплекта: договор, дополнительные соглашения и ознакомления подписываются в КЭДО по статье 22.3 ТК РФ и хранятся в электронном архиве. Контроль миграционных дат и уведомления МВД остаются задачей кадровой службы.

Частые вопросы

Нужно ли сразу ставить на миграционный учёт гражданина Беларуси или Армении?

Гражданам Армении, Казахстана и Кыргызстана статья 97 Договора о ЕАЭС даёт освобождение от регистрации на 30 суток с даты въезда. Граждане Беларуси по соглашению от 24.01.2006 в редакции от 03.03.2015 освобождены от регистрации на 90 дней. После этих сроков применяются общие правила 109-ФЗ. Уведомление МВД о трудовом договоре работодатель подаёт в течение 3 рабочих дней независимо от этих льгот.

Работник получил новый патент: что изменить в кадровых документах?

Реквизиты патента по статье 327.2 ТК РФ входят в трудовой договор, поэтому новые реквизиты вносятся дополнительным соглашением. Срок на уведомление об осуществлении трудовой деятельности считается со дня выдачи нового патента: 2 месяца по пункту 7 статьи 13.3 115-ФЗ. Работник подаёт его сам в орган МВД, выдавший патент, с копией договора. Пункт 8 статьи 13 связывает уведомление работодателя с заключением и прекращением договора, замену патента он отдельным событием не называет. Порядок для вашей ситуации уточните в региональном органе МВД.

Иностранец работает по совместительству: нужно ли уведомлять МВД?

Да. Совместительство оформляется отдельным трудовым договором, а пункт 8 статьи 13 115-ФЗ требует уведомления о заключении и прекращении каждого трудового или гражданско-правового договора. Срок тот же: не более 3 рабочих дней, в орган МВД субъекта фактической работы. Регион из патента или разрешения ограничивает и работу по совместительству, а должность должна соответствовать профессии в разрешении на работу.

Сколько у гражданина ЕАЭС времени на новый договор после досрочного расторжения?

По статье 97 Договора о ЕАЭС срок пребывания трудящегося связан со сроком его трудового или гражданско-правового договора. Если договор расторгнут досрочно и с даты въезда уже прошло 90 суток, у работника есть 15 дней, чтобы заключить новый договор без выезда из России. Прежний работодатель в течение 3 рабочих дней уведомляет МВД о прекращении договора, новый — о заключении. Свобода трудоустройства граждан ЕАЭС эту обязанность не снимает.

Можно ли принять иностранца, который въехал с нерабочей целью визита?

Пункт 2.1 статьи 13.3 115-ФЗ позволяет безвизовому иностранцу сменить нерабочую цель визита заявлением на патент. После выдачи патента целью визита считается работа. Нерабочая цель при въезде не исключает трудоустройство по патенту навсегда. Допустить работника к работе можно только с действующим патентом, а реквизиты патента вносятся в договор по статье 327.2 ТК РФ.

Обязан ли работник с патентом предъявить полис ДМС при приёме на работу?

Полис ДМС либо договор работодателя с медицинской организацией статья 327.3 ТК РФ требует от временно пребывающего высококвалифицированного специалиста, если федеральный закон или международный договор не устанавливают иное. На работника с патентом и визового работника это требование при заключении трудового договора не распространяется. Страхование и медицинские документы для получения патента — отдельная процедура. При приёме работодатель проверяет сам патент и его оплаченный период.