Разрешение на работу оформляет работодатель, и только для иностранцев, которые въезжают по визе: компания сначала получает разрешение на привлечение и использование иностранных работников в пределах квоты, оформляет приглашение на въезд и лишь затем подаёт документы на разрешение конкретному сотруднику. Госпошлина за разрешение на работу с 26 июля 2026 года составляет 5 000 рублей за работника, за разрешение на привлечение — 15 000 рублей за каждое рабочее место. Безвизовым иностранцам разрешение на работу не выдаётся: они сами оформляют патент и подают документы не позднее 30 календарных дней со дня въезда. Гражданам Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии не нужны ни патент, ни разрешение.
Разберём, что из этой процедуры компания вправе передать подрядчику по доверенности, а что закон оставляет на работодателе: уведомление МВД в течение 3 рабочих дней, миграционный учёт, ежеквартальные сведения по высококвалифицированным специалистам. Покажем, по каким критериям сравнивать миграционный центр, юридическую компанию и штатного специалиста, и что проверить до передачи задачи. Размеры штрафов по статье 18.15 КоАП, чек-лист подготовки, тарифы на подключение КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому нужно разрешение на работу, а кому патент или ничего
Порядок легализации иностранного работника определяется не должностью и не отраслью, а тем, как человек въехал в Россию и какой у него статус. Отсюда три сценария с разной ролью компании. В первом работодатель проходит всю процедуру сам и платит госпошлины. Во втором он не участвует в оформлении вовсе, но обязан контролировать чужой документ. В третьем оформлять нечего, а обязанности по уведомлению остаются.
| Категория работника | Что оформляется | Кто оформляет | Платежи |
|---|---|---|---|
| Визовый иностранец (общий порядок) | Разрешение на привлечение, приглашение на въезд, разрешение на работу сроком до 1 года | Работодатель | 15 000 руб. за рабочее место и 5 000 руб. за разрешение на работу |
| Высококвалифицированный специалист по статье 13.2 115-ФЗ | Разрешение на работу без разрешения на привлечение | Работодатель | 5 000 руб. за разрешение на работу |
| Безвизовый иностранец | Патент, подача документов не позднее 30 календарных дней со дня въезда | Сам работник | Ежемесячный авансовый платёж НДФЛ, в Москве с 1 января 2026 года 10 000 руб. |
| Граждане Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии | Ничего, разрешение и патент не требуются | Оформление не требуется | Нет |
Из таблицы видно, где вообще возникает предмет для делегирования. Услуга «оформим разрешение на работу за компанию» имеет смысл только в первых двух строках. В третьей подрядчик сопровождает работника при подаче на патент, но заявителем остаётся сам иностранец. В четвёртой оформлять нечего, и попытка продать компании «разрешение для гражданина Казахстана» означает, что исполнитель не разобрался в статусе работника.
Зачем разрешение нужно юридически: без него привлечение визового иностранца к труду образует состав по части 1 статьи 18.15 КоАП. Разрешение выдаётся под конкретную профессию, специальность или вид трудовой деятельности, поэтому перевод работника на другую должность требует отдельного действия, а не просто приказа по кадрам.
Что компания обязана делать сама, а что можно передать подрядчику
Передать можно исполнение, но не обязанность. Субъектом ответственности по статье 18.15 КоАП остаётся работодатель или заказчик работ, и договор с миграционным центром этого не меняет. На практике это означает простую вещь: подрядчик готовит и подаёт документы, а санкцию за просроченное уведомление получает компания. Взыскать сумму штрафа с исполнителя можно только гражданско-правовым порядком и только если такая ответственность прописана в договоре.
| Действие | Можно передать подрядчику | Что нужно для передачи |
|---|---|---|
| Сбор комплекта и заполнение заявлений | Да | Договор и поручение на обработку персональных данных по 152-ФЗ |
| Подача документов в подразделение по вопросам миграции | Да | Доверенность от организации, для юрлиц и ИП допускается простая письменная форма |
| Подача уведомлений о заключении и прекращении договора через Госуслуги | Да, технически | Усиленная электронная подпись и доступ к личному кабинету организации |
| Оплата госпошлин | Нет | Госпошлина за разрешение на привлечение платится с расчётного счёта компании |
| Соблюдение срока уведомления МВД | Нет, остаётся обязанностью работодателя | Внутренний контроль сроков независимо от подрядчика |
| Ежеквартальные сведения о зарплате высококвалифицированного специалиста | Подготовку да, ответственность нет | Срок — не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом |
Строка про доверенность выглядит формальной, пока обращение не разворачивают именно из-за неё.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «На полномочиях представителя обращения разворачивают чаще всего. Человек подписывает заявление своей подписью, прикладывает скан доверенности и получает отказ, потому что полномочия подтверждаются по своим правилам и подпись на самом заявлении их не заменяет. Перед подачей через представителя проверьте отдельно два обстоятельства: действует ли доверенность на дату подачи и в каком виде она подписана.»
Отдельный узел — персональные данные. Передавая подрядчику паспорт, миграционную карту и сведения о работнике, компания поручает обработку персональных данных третьему лицу. Основание для такого поручения оформляется до первой передачи файлов, а не после подписания акта.
Полезно знать: перевод работника на кадровый электронный документооборот требует письменного согласия каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, и ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Соберите согласие на обработку персональных данных перед передачей документов
Как оформить разрешение на работу визовому сотруднику
Процедура для визового иностранца растянута по времени, потому что состоит из трёх последовательных разрешительных этапов, и каждый следующий невозможен без предыдущего. Квоты на привлечение иностранных работников, прибывающих по визе, Правительство утверждает ежегодно; на 2026 год они установлены постановлением от 28.11.2025 № 1920. Заявку на потребность в иностранных работниках подают заранее, до начала того года, в котором планируется наём.
Как оформить разрешение на работу за компанию: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите статус работника: визовый, безвизовый или гражданин страны ЕАЭС. От этого зависит, нужна ли процедура вообще и кто в ней заявитель.
- Шаг 2. Подайте заявку на квоту и получите разрешение на привлечение и использование иностранных работников. В заявлении указываются наименование компании, ИНН, ОГРН, количество работников, должности, гражданство, срок действия разрешения не более одного года, вид экономической деятельности и адрес фактического места работы.
- Шаг 3. Оплатите госпошлину за разрешение на привлечение с расчётного счёта компании: 15 000 рублей за каждое рабочее место.
- Шаг 4. Оформите приглашение на въезд на конкретного работника и дождитесь его прибытия по рабочей визе.
- Шаг 5. Подайте документы на разрешение на работу и оплатите госпошлину 5 000 рублей. Проверьте, что профессия в заявлении совпадает с должностью в штатном расписании и в проекте трудового договора.
- Шаг 6. Заключите трудовой договор и направьте уведомление в территориальный орган МВД в течение 3 рабочих дней со дня заключения.
- Шаг 7. Поставьте работника на миграционный учёт как принимающая сторона и внесите даты окончания визы, разрешения и договора в календарь контроля.
Высококвалифицированные специалисты идут по укороченному маршруту: разрешение на привлечение для них не требуется по пункту 2 статьи 13.2 115-ФЗ, но появляется зарплатный порог не менее 750 тысяч рублей за квартал до вычета НДФЛ и ежеквартальная отчётность в МВД.
Кто оформляет за компанию: четыре типа исполнителя
Рынок предлагает четыре разных модели, и они не взаимозаменяемы. Штатный миграционный специалист держит процесс внутри, видит штатное расписание и сроки договоров, но окупается примерно от полусотни иностранных работников в компании. Многофункциональный миграционный центр закрывает массовые операции по безвизовым работникам: медосвидетельствование, экзамен, подача на патент, дактилоскопия. Юридическая компания нужна там, где есть квота, приглашение, ВКС или спор с подразделением по вопросам миграции. Кадровый аутсорсер ведёт весь кадровый учёт и встраивает миграционные сроки в общий календарь. В практике Добыто компании чаще всего комбинируют две модели: разрешительные процедуры отдают юристам, а контроль дат оставляют внутри кадровой службы.
Что проверить до того, как передать задачу
- Статус работника и его документы: миграционная карта, отметка о цели въезда, срок пребывания. Цель въезда «работа» для визового сотрудника обязательна.
- Сведения о работнике в реестре контролируемых лиц. С 5 февраля 2025 года к иностранцам, незаконно находящимся в России, применяется режим высылки, а проверить человека можно на странице реестра контролируемых лиц МВД России в формате запроса и ответа; сведения там обновляются каждые 4 часа.
- Допустимая доля иностранных работников по вашему виду деятельности на текущий год, включая ограничения регионального уровня.
- Наименование должности в штатном расписании: оно должно совпадать с профессией в заявлении на разрешение.
- Форма договора: трудовой или гражданско-правовой. Уведомление подаётся в обоих случаях, но комплект и формулировки различаются.
- Кто внутри компании отвечает за контроль сроков после того, как подрядчик сдал результат.
Когда услуга по оформлению не нужна
Компании с двумя-тремя работниками из стран ЕАЭС платят за сопровождение процедуры, которой не существует: оформлять разрешение или патент таким работникам не требуется, остаются только уведомление МВД и миграционный учёт. Аналогично не нужен подрядчик, если единственный иностранный сотрудник уже имеет вид на жительство: он трудоустраивается без разрешительных документов. Третий случай — разовый наём одного безвизового работника, который сам оформляет патент: компании достаточно проверить срок оплаты авансовых платежей и подать уведомление.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что остаётся на работодателе после передачи задачи
Уведомление МВД о заключении и о прекращении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем подаётся в течение 3 рабочих дней. С 1 сентября 2026 года применяются новые бланки, утверждённые приказом МВД России от 12.05.2026 № 290: в форме о заключении договора появилось поле о сроке его действия. Уведомление направляют в территориальный орган по вопросам миграции по месту работы иностранного гражданина — лично, заказным письмом или в электронной форме через Госуслуги с усиленной электронной подписью.
Вторая обязанность — миграционный учёт. Уведомление о прибытии в место пребывания подаёт принимающая сторона, общий срок составляет 7 рабочих дней со дня прибытия. Если работник размещён в гостинице или ином месте пребывания из пунктов 1-4 части 3 статьи 20 109-ФЗ, срок сокращается до одного рабочего дня, следующего за днём прибытия. Третья — контроль допустимой доли иностранной рабочей силы по отраслям, которую Правительство устанавливает ежегодно.
Внимание: с 1 марта 2026 года по Федеральному закону от 17.11.2025 № 419-ФЗ основание увольнения по пункту 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ работает и по ограничениям, установленным региональными нормативными актами, а не только федеральными. Трудовой договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте субъекта РФ, ответственность за несоблюдение допустимой доли — по статье 18.17 КоАП РФ.
Четвёртая зона — хранение. Копии разрешения, патента, миграционной карты, уведомлений с отметкой о принятии и квитанций об авансовых платежах должны предъявляться по запросу проверяющих в течение всего срока работы сотрудника и после его увольнения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Подлинник истребуют в двух ситуациях: когда его прямо запросили и когда только оригинал способен подтвердить обстоятельство, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или его отдельных реквизитов. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Кадровые документы для оформления иностранного работника
Комплект собран под приём и последующее сопровождение сотрудника; начните с трудового договора по основному месту работы, остальное подстраивается под конкретную ситуацию.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор: основное место работы | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
Сколько стоит ошибка в оформлении
Санкция по статье 18.15 КоАП считается не на компанию, а на каждого иностранного работника. Неподача уведомления о заключении договора влечёт для должностных лиц и ИП штраф от 35 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц — от 400 000 до 800 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях верхняя граница доходит до 1 000 000 рублей за каждого работника.
Арифметика на реальном масштабе выглядит так: бригада из 12 безвизовых работников, по которым уведомления ушли с опозданием, при минимальной санкции для юрлица даёт 4 800 000 рублей. Приостановление деятельности на 14 суток для розничной точки или производственного участка обычно обходится дороже самого штрафа.
Отдельная статья расходов — переоформление. Ошибка в наименовании профессии в заявлении означает новую подачу и новую госпошлину, а не исправление в выданном документе. При этом работник всё это время либо не работает, либо работает с риском для компании.
Как держать сроки под контролем: документы иностранца в КЭДО
Миграционные сроки живут отдельно от кадровых, и именно на стыке возникают просрочки: разрешение заканчивается раньше трудового договора, патент прекращает действие из-за пропущенного авансового платежа, виза истекает в отпуске работника. Кадровый электронный документооборот сам по себе миграционные обязанности не закрывает, но снимает две типовые причины срыва — потерянный документ и несогласованный календарь.
В сервисе Добыто у документа есть тип, маршрут и срок подписания, а список сотрудников ведётся по организациям и отделам, поэтому иностранных работников можно выделить в отдельную группу и видеть их документы одним фильтром. График отсутствий показывает, кто в отпуске или командировке, — это тот самый календарь, который расходится с датой окончания разрешения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки заявления и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Для миграционного комплекта это различие практическое. Копия патента, миграционной карты и уведомления с отметкой о принятии — электронные образы бумажных документов, они хранятся как сканы и не превращаются в электронные документы от того, что лежат в системе. А трудовой договор, дополнительное соглашение и приказ о приёме можно вести именно как электронные документы, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно даже при корректно введённой системе.
Почему электронный архив выигрывает при проверке
Спор с работником и проверка контролирующего органа устроены одинаково: доказывается не факт наличия документа, а соблюдение процедуры. По кадровому электронному документообороту работодателю приходится подтверждать четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли электронную подпись и получил ли электронный документ. Для иностранного работника к этому добавляется языковой момент: способность пользоваться системой оценивается фактически, а не по подписи в журнале ознакомления.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»
В практике Добыто миграционный блок обычно оформляют отдельным типом документов с собственным маршрутом: кадровик загружает скан, система хранит его в архиве вместе с датой и участниками маршрута, а по истечении срока действия документ виден в общем списке по фильтру. Это не заменяет уведомление МВД, но убирает ситуацию, когда о просрочке узнают от инспектора.
Стоимость подключения КЭДО для компании с иностранными работниками
Цена складывается из численности сотрудников и набора функций: виды доступных подписей, кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив различаются по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма зависит от численности и от того, нужны ли кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка. Актуальные условия по каждому пакету и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что тариф можно повысить или понизить в любое время с пропорциональным пересчётом разницы.
Отдельно закладывайте не деньги, а время кадровой службы: сбор согласий работников на КЭДО идёт дольше технического подключения и зависит от численности, а для иностранных работников — ещё и от языка.
Выводы
Услуга по оформлению разрешения на работу имеет смысл там, где процедура действительно существует: у визовых работников и высококвалифицированных специалистов. Подрядчику передаются сбор комплекта, заполнение заявлений и подача по доверенности, а срок уведомления МВД, миграционный учёт и контроль допустимой доли остаются обязанностью компании независимо от договора. Санкция по статье 18.15 КоАП считается на каждого работника, поэтому цена пропущенного срока растёт пропорционально численности, а не остаётся фиксированной.
Мы в Добыто работаем с той частью задачи, которая начинается после получения разрешения: типы и маршруты документов, сроки подписания, электронный архив и общий календарь отсутствий, где миграционные даты видны рядом с кадровыми. Это не заменяет миграционного специалиста, но убирает разрыв между двумя календарями, из-за которого чаще всего и возникает просрочка.
Частые вопросы
Кто платит госпошлину за разрешение на работу — компания или работник?
За разрешение на привлечение и использование иностранных работников госпошлина платится с расчётного счёта компании: платёж от физического лица по такому заявлению не принимается. Госпошлину 5 000 рублей за разрешение на работу конкретному сотруднику также вносит работодатель, поскольку заявителем выступает он. Удерживать эти суммы из зарплаты работника оснований нет: это расходы компании на привлечение персонала, а не задолженность сотрудника.
Нужно ли уведомлять МВД, если договор с иностранцем гражданско-правовой?
Да, срок тот же — 3 рабочих дня со дня заключения и со дня прекращения договора. Форма уведомления для гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг отдельная, она утверждена приказом МВД России от 12.05.2026 № 290 и применяется с 1 сентября 2026 года. Ответственность по статье 18.15 КоАП распространяется и на заказчика работ, а не только на работодателя по трудовому договору.
Что делать, если у работника закончился патент, а новый ещё не оформлен?
Патент прекращает действие в том числе при пропуске очередного авансового платежа НДФЛ, и с этого момента основание для работы отсутствует. Продолжать допускать такого сотрудника к работе нельзя: это состав по части 1 статьи 18.15 КоАП с санкцией до 800 000 рублей на юридическое лицо, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — до 1 000 000 рублей. Поэтому дату следующего платежа по патенту разумно вести в том же календаре, что и даты кадровых документов.
Можно ли подать уведомление о заключении договора через Госуслуги?
Да, в личном кабинете организации через раздел уведомлений по трудовым мигрантам. Для подписания понадобится усиленная электронная подпись, а организации и индивидуальные предприниматели вправе действовать через представителя по доверенности в простой письменной форме. Электронная подача не меняет срок: 3 рабочих дня отсчитываются от даты заключения договора, а не от даты, когда освободился специалист.
Нужно ли переоформлять разрешение при переводе работника на другую должность?
Разрешение на работу выдаётся под конкретную профессию, специальность или вид трудовой деятельности, поэтому одного приказа о переводе и дополнительного соглашения к трудовому договору недостаточно. Перевод на должность, не указанную в разрешении, требует отдельного обращения в подразделение по вопросам миграции. Проверять совпадение формулировок стоит на этапе штатного расписания: расхождение между наименованием должности в штатке и профессией в разрешении обнаруживается уже при проверке.
Что даёт проверка иностранца в реестре контролируемых лиц до приёма на работу?
Реестр показывает, применяется ли к человеку режим высылки, который действует с 5 февраля 2025 года при истечении срока пребывания, аннулировании визы, разрешения на временное проживание, вида на жительство, патента или разрешения на работу. Сведения обновляются каждые 4 часа, проверка идёт в формате запроса и ответа по данным документа. Оформлять на работу человека, находящегося в реестре, бессмысленно: его правовое положение сначала должно быть урегулировано.
Отвечает ли подрядчик, если он пропустил срок подачи уведомления?
Административную ответственность по статье 18.15 КоАП несёт работодатель или заказчик работ, а не исполнитель по договору оказания услуг. Возместить сумму штрафа с подрядчика можно только в гражданско-правовом порядке и только если в договоре прямо закреплены его обязанность соблюдать сроки и ответственность за нарушение. Поэтому в договоре с миграционным центром или юридической компанией имеет смысл отдельно прописать сроки подачи, порядок передачи подтверждений о принятии уведомлений и ответственность за просрочку.
