Приём на работу иностранного гражданина через Госуслуги позволяет работодателю отправить в МВД уведомление о заключении договора. Сам трудовой договор оформляется отдельно: на бумаге либо в законно введённом кадровом электронном документообороте. Срок уведомления — не более 3 рабочих дней с даты заключения договора, независимо от даты выхода сотрудника. С 1 сентября 2026 года применяются формы приказа МВД № 290 и требуется отдельное согласие на обработку персональных данных. Гражданам ЕАЭС патент не нужен; для временно пребывающего безвизового иностранца без льготного основания проверяют патент, для визового — разрешение на работу.
Полный онлайн-маршрут начинается с проверки права на труд и доступа работодателя к нужному сервису. До подписания необходимо сверить регион работы, профессию и сроки миграционных документов; после отправки — сохранить сообщение о приёме уведомления. Электронная подпись под договором и подпись при обращении в государственный орган проверяются по разным правилам. Во второй половине материала приведены инструкция подачи, отдельные сроки МВД и Социального фонда России, резервный порядок при сбое портала, стоимость КЭДО и контрольный список для завершения оформления. Правила проверены на 2 октября 2026 года.
Что можно оформить через Госуслуги и что нужно сделать заранее
Государственный сервис принимает сообщение работодателя о договоре с иностранцем. Он не заключает за стороны трудовой договор и не выдаёт кандидату право работать. Последовательность для обычного приёма: проверить миграционный статус, оформить трудовые отношения, уведомить МВД, передать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР).
Обязанность уведомить МВД установлена пунктом 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Получатель — территориальный орган МВД на региональном уровне по месту фактической работы иностранца. Адрес головного офиса не определяет получателя, если сотрудник трудится в другом субъекте РФ. Выбранный регион сверяют с местом работы в договоре.
В поиске портала услуга называется «Уведомления по трудовым мигрантам». Для заключённого договора нужна ветка уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином. Подавать её следует от того работодателя, который указан в договоре; личный кабинет работника для этой обязанности компании не используется.
Какие формы действуют с сентября 2026 года
Приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 утвердил формы и порядки уведомления об осуществлении иностранцами трудовой деятельности. С 1 сентября 2026 года уведомление о заключении договора оформляют по приложению № 7, о прекращении — по приложению № 8; порядок подачи содержится в приложении № 9. Бланк из приказа № 536 для новой подачи брать нельзя.
В обновлённом уведомлении указывают дату заключения и срок действия договора. Для бессрочного договора выбирают соответствующий признак. К уведомлению прилагают согласие на обработку персональных данных; рекомендуемый образец для заключения договора находится в приложении № 2 к порядку подачи. Обычное кадровое согласие не следует автоматически считать подходящим: необходимо проверить цель, состав сведений и получателей. Комплект подготавливают до отправки.
Как определить право иностранца на работу
Наличие паспорта и учётной записи на портале не подтверждает право на труд. Режим зависит одновременно от гражданства и статуса пребывания или проживания. Отдельно проверяют ограничения для профессии, отрасли и региона; электронный способ оформления их не снимает.
Таблица помогает выбрать основание для обычного найма; специальные категории требуют проверки соответствующей нормы 115-ФЗ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация кандидата | Основание работы | Что проверить |
|---|---|---|
| Гражданин Армении, Беларуси, Казахстана или Кыргызстана | Статья 97 Договора о ЕАЭС от 29.05.2014; патент и разрешение на работу не требуются | Гражданство, законность пребывания, специальные ограничения допуска |
| Иностранец с видом на жительство (ВНЖ) | ВНЖ; разрешительные документы на работу не нужны | Действительность документа и ограничения выбранной деятельности |
| Иностранец с разрешением на временное проживание (РВП) | РВП; патент и разрешение на работу не нужны | По общему правилу работа в субъекте РФ, где разрешено проживание |
| Временно пребывающий безвизовый иностранец без основания для освобождения | Патент по статье 13.3 115-ФЗ | Оплаченный период, регион, профессия, если она указана |
| Временно пребывающий визовый иностранец без льготного основания | Разрешение на работу | Должность, территория, срок; разрешение работодателя на привлечение иностранцев, если требуется |
Право работать без патента не означает освобождения от проверки законности пребывания. В уведомлении вместо вымышленного номера разрешения указывают предусмотренное формой правовое основание работы без разрешительного документа.
Зачем нужно разрешение на работу и как сверить должность
Разрешение на работу подтверждает допуск иностранца к трудовой деятельности в установленном для него режиме. Оно отличается от разрешения компании на привлечение и использование иностранных работников. Для визового найма без исключений проверяют оба уровня разрешений по статье 13 115-ФЗ.
Сопоставляют профессию в разрешительном документе, трудовую функцию в договоре и фактическую работу. Если в патенте указана профессия, работа по другой профессии по общему правилу запрещена. Для разрешения на работу соответствующее ограничение закреплено пунктом 4.2 статьи 13 115-ФЗ. Свободное поле на портале не позволяет изменить установленный допуск. До оформления устраняют расхождение в правовом основании и документах.
Что проверить в миграционных и кадровых документах
До допуска к работе проверяют действительность патента или разрешения через официальный сервис МВД и сопоставляют результат с предъявленным документом. По патенту дополнительно сверяют квитанции фиксированных авансовых платежей по НДФЛ: срок действия продлевается оплатой, а пропуск установленного срока прекращает действие патента. Реквизиты и оплаченный период фиксируют для последующего контроля.
Запрос «реестр иностранных граждан» может означать разные базы. Для проверки законности нахождения используют реестр контролируемых лиц МВД, связанный с режимом высылки по статьям 9.1 и 31.2 115-ФЗ. Отсутствие записи не заменяет проверку остальных документов. При обнаружении кандидата в реестре сначала выясняют и устраняют основание включения через МВД; отправка уведомления о договоре сама по себе статус не исправляет.
Миграционная карта отражает сведения о въезде, миграционный учёт — место пребывания, уведомление работодателя — заключение договора. У этих процедур разные основания и заявители. Работодатель выполняет обязанности принимающей стороны, если становится ею по правилам Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учёте иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации». Сам факт найма не делает компанию принимающей стороной.
В бытовой речи встречаются названия «миграционная служба» и «отдел миграции». Для подачи ориентируются на подразделение по вопросам миграции территориального органа МВД. Миграционный центр может помогать с документами, но его полномочия на приём конкретного уведомления нужно проверить отдельно. Передачу посреднику без подтверждения подачи работодателем не считают завершённой процедурой.
Какие документы предъявляет работник
Для трудового договора применяют статью 65 и статью 327.3 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ. Комплект собирают с учётом статуса и характера работы:
- Паспорт или другой признаваемый документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности с предусмотренными законом исключениями, в том числе при первом трудоустройстве.
- Документ о регистрации в системе индивидуального учёта, содержащий СНИЛС. Если лицевой счёт ещё не открыт, работодателю необходимо передать сведения для регистрации.
- Документ об образовании или квалификации, когда работа требует специальных знаний или подготовки.
- Предусмотренные законом справки и медицинские документы для конкретной деятельности, включая справку о судимости, если она требуется для допуска.
- Патент или разрешение на работу либо РВП или ВНЖ в соответствующей ситуации. Для временно пребывающего высококвалифицированного специалиста (ВКС) — полис добровольного медицинского страхования или предусмотренная законом альтернатива.
Документы воинского учёта иностранцы по общему правилу не предъявляют; исключения перечислены в статье 327.3 ТК РФ. Требование ДМС при трудоустройстве нельзя распространять на всех иностранцев по старой инструкции. Миграционные сведения проверяют отдельно от общего кадрового перечня.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я сверяю запрашиваемые документы с установленным перечнем. Внутренний регламент компании и письмо ведомства не дают права требовать у кандидата дополнительные справки. Проверьте законное основание для каждого документа в своём списке.»
Полезно знать: ИНН не относится к обязательным документам для приёма на работу. Работник вправе предоставить его по своей инициативе.
Как заключить трудовой договор онлайн
В договор включают общие условия статьи 57 ТК РФ и сведения по статье 327.2: о патенте или разрешении на работу, РВП либо ВНЖ для соответствующего статуса. Для временно пребывающего ВКС указывают основание медицинского обеспечения. Место работы и трудовая функция должны соответствовать миграционному допуску.
Ограниченный срок патента сам по себе не даёт основания для срочного трудового договора. По статье 327.1 ТК РФ срочность допускается в случаях статьи 59. Дату заключения, дату начала работы и срок договора проверяют раздельно: в форме МВД это разные сведения.
КЭДО и Госключ: отдельный маршрут подписания
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) вводят по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, установленным Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. До подписания нужен локальный нормативный акт (ЛНА), определяющий систему и порядок взаимодействия, и согласие работника, когда оно обязательно. До заключения договора сотрудника знакомят с применимыми ЛНА. Скан договора в электронной почте эту процедуру не создаёт.
В информационной системе работодателя трудовой договор работодатель подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Работник использует УКЭП либо допустимую усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) с выполнением условий статьи 22.3. Простая электронная подпись (ПЭП) работника для такого договора в этой системе не подходит. Для платформы «Работа в России» предусмотрены отдельные правила.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Госключ используется для подписания документов при наличии необходимого сертификата и поддерживаемого маршрута. Для конкретного иностранного гражданина возможность идентификации и выпуска подписи проверяют до назначения даты онлайн-оформления. Иллюстрация показывает кадровое подписание, а не отправку уведомления в МВД.
В Добыто предусмотрены кадровые шаблоны и электронный архив. Для иностранного работника общий шаблон договора необходимо дополнить сведениями под его статус; наличие сервиса КЭДО не подтверждает автоматически право на труд и выполнение миграционных обязанностей.
Какие документы сохраняют бумажный порядок
Статья 22.1 ТК РФ исключает из общего режима КЭДО трудовые книжки, акты о несчастном случае, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Особые нормы, включая правила для дистанционной работы, проверяют отдельно. Перечень электронных документов компании сверяют с исключениями до запуска приёма.
Шаблоны для кадровой части электронного приёма
Это общие кадровые образцы, требующие адаптации; при введении электронного оформления первым проверяют положение о КЭДО.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы: дополнить по статье 327.2 ТК РФ | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО: не уведомление МВД | Скачать |
| Общее согласие на обработку персональных данных: не специальный образец к приказу № 290 | Скачать |
Для МВД используют действующую специальную форму уведомления и соответствующее согласие. Скачать общий трудовой договор и подписать его недостаточно для выполнения обязанности перед миграционным органом.
Как подать уведомление МВД через Госуслуги
До заключения договора проверяют подтверждённую учётную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), профиль организации или ИП, права представителя и работоспособность электронной подписи. Для создания профиля юридического лица руководителю требуется УКЭП. Если подаёт представитель, отдельно проверяют основание полномочий и возможность использования доверенности в выбранном сервисе.
С сентября 2026 года пункт 8.3 порядка к приказу № 290 отсылает к электронной подписи по пункту 10 Положения о Едином портале, утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.10.2011 № 861. Поэтому старую формулу «для любого заявителя обязательна только УКЭП» нельзя переносить без проверки. Допустимый способ зависит от заявителя, полномочий и условий портала; подпись для кадрового договора автоматически не становится подписью для уведомления.
Как отправить уведомление о заключении договора: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Авторизуйтесь как надлежащий заявитель. Для подачи от компании выберите её профиль и убедитесь, что доступен сервис уведомлений по трудовым мигрантам.
- Шаг 2. Выберите уведомление о заключении трудового договора. Определите территориальный орган МВД по субъекту фактической работы иностранца, а не по удобству расположения отдела.
- Шаг 3. Проверьте сведения работодателя: наименование, регистрационные реквизиты, адрес и вид деятельности. Автоматически заполненные поля также сверяют с документами.
- Шаг 4. Внесите данные иностранца, документа, удостоверяющего личность, патента или разрешения либо законного основания работы без них. Укажите профессию, вид договора, дату его заключения и срок действия. Все соответствующие поля должны быть заполнены.
- Шаг 5. Добавьте предусмотренное порядком согласие на обработку персональных данных и требуемые электронной формой приложения. Проверьте читаемость файлов, затем подпишите уведомление допустимым в сервисе способом и отправьте.
- Шаг 6. Сохраните отправленный комплект, номер обращения и сообщение о приёме уведомления. Проверьте ответ в личном кабинете; заполненный черновик не подтверждает подачу.
Уведомление подают по каждому иностранному гражданину. Запись об отправке и электронное сообщение о приёме имеют разные функции: первая подтверждает действие заявителя, второе — результат проверки поступившего уведомления. Если сообщение не пришло, проверяют состояние обращения, сведения получателя и ошибки доставки, не ожидая окончания законного срока подачи.
Какие действия остаются после отправки уведомления
Обязанность перед МВД и отчётность в СФР выполняются независимо. Сведения о приёме подают в подразделе 1.1 ЕФС-1. На 2 октября 2026 года применяется форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, утвердившему ЕФС-1 и порядок заполнения. В правилах представления ЕФС-1 СФР можно сверить срок и действующую форму.
Контрольные сроки относятся к разным действиям и отсчитываются от разных событий.
| Действие | Срок и точка отсчёта |
|---|---|
| Работодатель уведомляет МВД | Не более 3 рабочих дней с даты заключения договора |
| МВД направляет сообщение о приёме электронного уведомления, если оно принято | Не позднее рабочего дня, следующего за днём получения |
| Работодатель передаёт сведения о приёме в СФР | Не позднее рабочего дня после издания документа или принятия решения, подтверждающего оформление трудовых отношений |
| Работающий у компании или ИП иностранец с патентом подаёт своё уведомление | В течение 2 месяцев со дня выдачи патента, с копией договора, по пункту 7 статьи 13.3 115-ФЗ |
Сообщение работодателя не заменяет уведомление владельца патента. Работнику передают экземпляр договора и разъясняют его отдельную обязанность; подтверждения обеих процедур сохраняют раздельно.
Как сохранить доказательства электронного оформления
В кадровом архиве сохраняют исходный договор, подписи, сведения об ознакомлении с ЛНА и идентификации подписанта. В комплекте миграционной подачи — уведомление, приложения и результат приёма. Доступ к персональным данным ограничивают в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «При проверке файла я сначала определяю, как он создан. У скана бумажного документа и документа, изначально оформленного электронно, разные требования к подтверждению подлинности. Проверьте, сохраняете ли вы исходный файл с электронной подписью или только изображение подписанной страницы.»
Важный нюанс из практики: распечатка электронного документа остаётся его копией. Для подтверждения содержания нужно сохранить электронный оригинал и предусмотренное заверение копии, если она используется вместо него.
Внимание: судебная практика по ПЭП в договорах займа и оказания услуг не подтверждает допустимость той же подписи для любого кадрового документа. Для трудовых отношений вид подписи проверяют по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
Когда онлайн-подачу нужно заменить и как завершить проверку
Сбой портала или неработающая подпись не продлевают срок уведомления. При невозможности отправки используют предусмотренный приказом № 290 резерв: непосредственную подачу в надлежащий орган, подачу через уполномоченную организацию либо заказное почтовое отправление с уведомлением о вручении. Для бумажной подачи проверяют полномочия представителя, оформление многостраничного комплекта и подтверждение приёма.
Если у кандидата нет необходимого права на работу, сначала оформляют законное основание. Переход к бумажному договору или другому каналу уведомления это препятствие не устраняет.
Стоимость ошибки при подаче уведомления
Просрочка, нарушение порядка или формы уведомления могут повлечь ответственность по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ от 30.12.2001 № 195-ФЗ: для юридического лица штраф от 400 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях часть 4 предусматривает для юридических лиц от 400 000 до 1 000 000 рублей либо тот же срок приостановления. Это санкции, действующие на дату проверки статьи; повторная отправка не отменяет уже допущенную просрочку.
Проверка перед отправкой включает форму, получателя, обязательное согласие, даты договора и полномочия подписанта. Ошибку в сведениях исправляют без изменения действительной даты заключения договора.
Контрольный список завершённого приёма
- Право на труд проверено; регион, профессия и сроки документов соответствуют работе.
- Договор заключён; применимые ЛНА доведены до работника.
- При КЭДО выполнены условия его введения, идентификации и подписания.
- Уведомление МВД подано в срок по действующей форме; результат приёма сохранён.
- ЕФС-1 направлена отдельно; обязанность владельца патента проверена отдельно.
- Назначен контроль окончания миграционных документов и оплаты патента.
Важный нюанс из практики: наличие подписи и ознакомление с инструкцией не подтверждают, что сотрудник умеет пользоваться системой. Способность самостоятельно открыть документ и подписать его проверяют до рабочих кадровых действий.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы проверяем фактическую способность работника пользоваться системой. Для запуска закладываем пилотную группу. Перед расширением электронного оформления убедитесь, что работники самостоятельно выполняют действия в своём кабинете.»
В практике Добыто пилотная группа используется перед развёртыванием КЭДО на всю компанию. При миграционном оформлении готовность кадрового маршрута проверяют отдельно от готовности обращения в государственный орган.
Стоимость КЭДО для электронного оформления иностранного работника
Бюджет кадровой части зависит от численности и тарифа; стоимость патента, миграционных процедур и УКЭП не следует считать автоматически включённой в подписку КЭДО.
| Тариф или услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Старт: до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Срок внедрения не указан |
| Бизнес: минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Срок внедрения не указан |
| Корпорация | По запросу | Срок внедрения не указан |
| Выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам на всех тарифах | Бесплатно | Срок выпуска не указан |
Условия тарифов кадрового электронного документооборота проверены по предоставленной копии страницы на 2 октября 2026 года. Бесплатный выпуск ПЭП и УНЭП не означает бесплатную УКЭП для любого действия: её получение предусмотрено через партнёров-удостоверяющие центры. Для готового модуля 1С:ЗУП указана установка и настройка за 1 день; этот срок не относится ко всему миграционному оформлению.
Выводы
Онлайн-приём состоит из кадрового оформления и отдельных обязательных сообщений государственным органам. Его можно считать завершённым после проверки права на труд, подписания договора и сохранения подтверждений требуемых подач. Для уведомления МВД применяют актуальную форму и согласие; срок считают от заключения договора.
Добыто обеспечивает кадровые шаблоны и электронный архив для договоров и связанных документов. Миграционный допуск, правильность уведомления и результат его приёма остаются самостоятельными точками контроля работодателя.
Частые вопросы
Нужен ли приказ о приёме, если трудовой договор уже подписан?
По статье 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором; работодатель вправе издать приказ на его основании. Обязательность приказа не следует выводить из наличия иностранного гражданства. Если приказ издан, его содержание должно соответствовать договору; отчётность в СФР формируют по документу или решению, подтверждающему оформление отношений.
Можно ли оформить иностранца по договору ГПХ вместо трудового?
Договор гражданско-правового характера допустим для соответствующих отношений, но не для подмены фактической работы в штате. Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ распространяет обязанность уведомления МВД и на гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг. Поэтому выбор ГПХ сам по себе не освобождает от миграционной проверки и уведомления.
Можно ли работать по одному патенту в двух соседних регионах?
Статья 13.3-1 115-ФЗ допускает специальный межрегиональный режим при действующем соглашении для предусмотренных законом пар регионов: Москвы и Московской области либо Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Нужна проверка конкретного соглашения и его условий; соседство регионов само по себе права не создаёт. По приказу № 290 уведомления подают в каждом соответствующем субъекте; при начале работы во втором регионе после первоначальной подачи действует срок 3 рабочих дня с начала этой деятельности.
Что проверить у иностранного внешнего совместителя на вредной работе?
По статье 283 ТК РФ при совместительстве на вредных или опасных работах нужна справка о характере и условиях труда по основному месту работы. Запрет совместительства с такими же условиями на основной работе установлен статьёй 282 ТК РФ. Патент или другое основание права на труд эту проверку не заменяет.
Можно ли продолжить иностранную трудовую книжку?
Нельзя автоматически считать любую национальную книжку документом российского кадрового учёта. Для трудящихся ЕАЭС Роструд отдельно указывает на продолжение книжек образцов 1938 и 1973 годов; записи на другом языке требуют нотариально удостоверенного перевода. Для иных документов проверяют применимый порядок, а при первом трудоустройстве в России сведения оформляют с учётом статьи 66.1 ТК РФ.
Есть ли у работодателя ВКС дополнительные уведомления?
Да. Пункт 13 статьи 13.2 115-ФЗ предусматривает ежеквартальное уведомление об исполнении обязательств по выплате зарплаты ВКС: не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом. Оно подаётся отдельно от сообщения о заключении договора; с 1 сентября 2026 года применяют форму приложения № 5 к приказу МВД № 290 и соответствующий порядок.
